Ajans Bünyesinde Bulunan Birimler

Ajans tarafından sunulan hizmetlerin paylaşımı, açıkta görev ve görevsiz kimse kalmaması ilkesi temel alınarak yapılmıştır. Söz konusu hizmetler; Planlama, Programlama ve Koordinasyon Birimi, Program Yönetim Birimi, İzleme Değerlendirme Birimi, İdari Mali İşler Birimi ve illerde Yatırım Destek Ofisleri tarafından gerçekleştirilmektedir (2014, Faaliyet Raporu).

3.3.4.1. Planlama, Programlama ve Koordinasyon Birimi (PPKB)

Planlama, Programlama ve Koordinasyon Biriminin görev ve yetkileri şu şekilde gösterilebilir (2012 Faaliyet Raporu)

 Van, Bitlis, Hakkâri ve Muş illerinde bölge planı ve operasyonel programlara yönelik, ekonomik, sosyal ve kültürel gelişmeyi hızlandırmak ve rekabet gücünü artırmak için araştırmalar yapmak veya yaptırmak,

 Bölge Planı’nda tanımlanan amaç ve önceliklerin bir veya birkaçının gerçekleştirilmesine yönelik olarak bölgesel operasyonel programları hazırlamak,  Diğer birimlerle iş birliği içinde bölge planı ve bölgesel operasyonel programlar

ile uyumlu olarak sağlanacak desteklerin çerçevesini oluşturmak, zamanlamasını ve mali desteklerin bütçe dağılımını planlamak,

 Ajans’ın altı aylık ara raporlarını ve yıllık faaliyet raporlarını hazırlamak,

 Birimle ilgili görev ve faaliyetler kapsamında ilgili yerel, ulusal ve uluslararası kurumlarla iş birliği ve kapasite geliştirmeye yönelik çalışmalar yapmak.

49

3.3.4.2. Program Yönetim Birimi (PYB)

Program Yönetim Biriminin görev ve sorumlulukları şu şekilde gösterilebilir (2011 Faaliyet Raporu);

 Proje başvurularını kabul etmek, kayıtlarını yapmak ve proje değerlendirme süreçlerini yönetmek,

 Bağımsız değerlendiricilerin seçim kriterlerini belirlemek, bağımsız değerlendiricilerin performanslarını değerlendirmek,

 Destek programları için, başvuru koşullarını ve değerlendirme kriterlerini belirlemek ve sağlanacak desteklerin uygulama mekanizmasının genel çerçevesini oluşturmak,

 Potansiyel Yararlanıcılara yönelik başvuru rehberi hazırlamak ve dağıtmak, destek programlarının bölgede tanıtımı için gerekli tedbirleri almak,

 Potansiyel başvuru sahiplerine yönelik proje hazırlama eğitimleri gerçekleştirmek ve herkesin aynı ve eşit düzeyde bilgi edinmesini sağlamak,  Destek almaya hak kazanan veya kazanamayan başvuruları gerekçeleriyle

birlikte kamuoyuna açıklamak,

3.3.4.3. İzleme ve Değerlendirme Birimi (İDB)

İzleme ve Değerlendirme Biriminin görev ve yetkileri şu şekilde gösterilebilir (2013, Faaliyet Raporu);

 Desteklenen faaliyet ve projeleri izlemek, denetlemek, değerlendirmek ve sonuçlarını Yönetim Kurulu ve Kalkınma Bakanlığına bildirmek,

 Desteklenen projelerin, bölgenin kalkınması bakımından yarattığı etki ve sonuçları ile başarı düzeylerini tespit etmek amacıyla etki değerlendirmelerini yapmak,

 Kalkınma Bakanlığı ile koordineli bir şekilde, Ajans’ın sağlayacağı mali ve teknik desteklerin izleme ve değerlendirmesine yönelik temel ilke ve kurallar, sorumluluklar, kullanılacak belge ve formların standartları, yararlanıcıların proje ve faaliyetlerini uygularken uymaları gereken kuralların yasal ve kurumsal altyapısının tasarlanmasına katkıda bulunmak,

50

 Ajans’tan destek almaya hak kazanmış proje/faaliyet sahipleri ile imzalanacak sözleşmeleri hazırlamak, sözleşme imzalanması sürecine aktif olarak katılmak,

 Yararlanıcılara, proje/faaliyet uygulama ve satın alma usulleri, izleme bilgi sisteminin kullanımı, raporlama gibi konularda eğitimler vermek; uygulamada karşılaştıkları problemlerin çözümüne yönelik destek vermek,

 Uygulama aşamasına geçmiş proje ve faaliyetlerde öngörülen amaç ve hedeflere ulaşılmasına yardımcı olmak, uygulamanın belirlenen ilke ve kurallara, usul ve esaslara ve sözleşme hükümlerine uygun yürümesini sağlamak,

 Riskleri önceden tespit ederek düzeltici ve önleyici tedbirler almak, gerekiyorsa sözleşme değişiklikleri, fesih, usulsüzlükler, geri ödemeler vb. ilgili işlemleri yapmak,

 Yararlanıcılar tarafından sunulan raporları ve ödeme taleplerini değerlendirmek, ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak, yapılan harcamaların usule uygunluğunu denetlemek,

3.3.4.4. İdari Mali İşler Birimi (İMİB)

İdari ve Mali İşler Biriminin görev ve yetkileri aşağıda görüldüğü gibidir (2014 Faaliyet Raporu);

 Ajansın çalışma programını ve bütçesini hazırlamak,  Ödenek takibini yaparak, gelirleri tahsil etmek,

 Muhasebe işlemlerinin kayıt altına alınmasını ve raporlanmasını sağlamak,  Ajans’ın demirbaş, bina, teçhizat ve sahip olduğu araçların etkin kullanımını

sağlamak ve bunları kayıt altına almak,

 Arşiv ve dokümantasyon yönetimini sağlamak, gelen ve giden evrakları kayıt altına almak,

 Kurum toplantılarını organize etmek, alınan kararları duyurmak ve arşivlemek,

 Ajansın Bilgi işlem ihtiyaçlarını tespit etmek ve teminini sağlamak,

 Ajansa alınacak personel ile ilgili işlemeleri yürütmek ve personele yönelik eğitimler düzenlemek,

51

 Ajans’ın tanıtım ve iletişimle ile ilgili faaliyetlerini yürütmek.

Görüldüğü gibi İdari ve Mali İşler birimi çok fonksiyonlu bir yapıda hareket etmektedir. Bunun en önemli göstergesi, Muhasebe-Finans, Yazı İşleri, İnsan Kaynakları, Bilgi İşlem, Halkla İlişkiler, Yönetici Asistanı, İdari işler, Arşiv ve Satın alma gibi alt birimlerden meydana gelmiş olmasıdır.

3.3.4.5. Yatırım Destek Ofisleri (YDO)

Yatırım Destek Ofisleri görev ve yetkileri şunlardır (Daka.org.tr);

 Yatırım destek ofisinin Bitlis, Hakkâri, Muş ve Van illerindeki teşkilatlanmasını tamamlamak, bu illerde yatırımcıya bilgi vermek ve koordinasyonu sağlamak,

 Yatırımcıların başvurularını kabul ve takip etmek, yapılan başvuruların ön incelemesini yapmak,

 Bitlis, Hakkâri, Muş ve Van illerindeki yatırımcıların karşılaşabilecekleri engel ve sorunları tespit ederek sorunların çözümü konusunda ilgili merciler nezdinde girişimde bulunmak,

 Bitlis, Hakkâri, Muş ve Van illerindeki kamu kurum ve kuruluşları ve özel sektör kuruluşlarınca uluslararası düzeyde yürütülen yatırım destek ve tanıtım faaliyetlerini koordine etmek ve desteklemek,

 Genel sekreterlik tarafından verilen görevleri yerine getirmek, gerektiğinde PYB ve İDB gibi birimlerin görevlerini bulunulan ilde yerine getirmek,  Aylık faaliyet raporu düzenlemek ve bunları Genel Sekreterliğe ve Bitlis,

Hakkâri, Muş ve Van Valiliklerine vermek,

3.3.4.6. İç Denetçi

Kalkınma Ajansları Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin on birinci maddesine iç denetçinin görüşü alınmak suretiyle, genel sekreterin teklifi ve Yönetim Kurulunun kararı ile ajanslarda bir iç kontrol sisteminin kurulması gerekmektedir. Ancak Doğu Anadolu Kalkınma Ajansı bünyesinde iç denetçi istihdam edilmemektedir. (2014, Faaliyet Raporu). İlerleyen yıllarda bu konuda çalışmaların yapılması ve iç denetçi istihdamının sağlanması gerekmektedir.

52

3.4. DAKA TARAFINDAN SAĞLANAN DESTEK TÜRLERİ