Uygun/Uygun Olmayan Harcamalar Detaylı Tabloları (Ek A3.1, A3.2, A3.3, A3.4, A3.5, )’nın tüm sayfaları numaralandırılmalı, paraflanmalı ve Tabloların (Ek A3.1, A3.2, A3.3, A3.4, A3.5)’nın son sayfalarında imza, tarih ve tüzel kişiler için kaşe olmalıdır.
Başvuru sahibi, planladığı yatırım kapsamında yapacağı satın alımları, ilgili tedbirin uygun harcamalar listesinde yer alan kalemlere göre belirlemekte ve bu kalemleri 4 harcama alanına göre ayırarak (Yapım işleri, makine ve ekipman alımı, hizmet alımı ve görünürlük harcamaları) teklife çıkmaktadır.
Uygun harcamalar listesinde yer alan yatırım kalemleri içerisinde sadece yapım işleri veya sadece makine ve ekipman alımı olabileceği gibi her ikisi de beraber yer alabilmektedir. Ayrıca makine ve ekipman alımı, ilgili tedbirin uygun harcamalar listesinde birden fazla yatırım kaleminin altında da olabilmektedir.
Bu nedenle, başvuru sahibi uygun harcamalar listesine göre belirlediği ve harcama alanlarına göre ayırarak teklif aldığı yatırım kalemleri ile ilgili teklifte yer alan bilgileri (satın alımın adı, birimi, miktarı, birim fiyatı ve toplam fiyatı) başvuru formu eklerinde yer alan detaylı harcama
Sayfa 25 / 42 listelerine yerleştirme aşamasında dikkatli olmalı ve teklifte yer alan her bir kalemi ilgili uygun harcama kalemi altına yazmalıdır.
IPARD Programı’nda belirlenen azami ve asgari uygun harcama tutarları A 3.1 ve A 3.2 nolu formlarda Avro cinsinden belirtilmiştir. Azami uygun harcama tutarının üzerindeki bütün harcamalar, uygun harcama kapsamına giren harcamalar olsa dahi, A 3.5 uygun olmayan harcamalar tablosunda beyan edilmelidir.
A 3.1 Yapım Đşleri - Uygun Harcamalar Detaylı Tablosu
Seçilen teklifte poz numarası (Bayındırlık Bakanlığı birim fiyatları) seviyesinde listelenen harcama tutarları TKDK web sitesindeki online “Proje Başvuru Đşlemleri” menüsü kullanılarak TKDK başvuru sistemine kaydedilir. Başvuru sahibi sisteme kayıt yaparken sırasıyla, yatırım türü ve harcama kalemini kayar menüden seçtikten sonra “Yeni Yapı Đsmi Ekle” seçeneğine tıklayarak inşa edilecek yapının ismini yazar ve kaydeder. “Ek-1 Yapı Đşleri Grubu” kayar menüsünden ise ilgili inşaat işleri grubu seçilir. “Poz No” kutusu poz numaralarını filtreleyerek sadece o grup altında tanımlanan poz numaralarının seçilebilmesine izin verecektir. Poz numarası seçildikten sonra sistem “Đşin Tanımı” bölümünü otomatik olarak dolduracak ve başvuru sahibi “Yüklenici”, “Birim”, “Miktar” ile “Birim Fiyat”
bilgilerini girecektir. Bütün bilgiler girildikten sonra “EKLE” ye tıklandığında sistem bu harcamayı “Yapı Đsmi” ve “Ek-1 Yapı Đşleri Grubu” başlıkları altında listeleyerek Ek A3.1’i oluşturacaktır.
Teklif davetinde yer alan keşif özeti bu tablo için referans doküman olmalıdır. Bu yüzden A3.1 Yapım Đşleri - Uygun Harcamalar Detaylı Tablosu doldurulurken keşif özetini hazırlayan mühendise danışılmalıdır. Aynı yapı için ilgili bütün harcamalar girildikten sonra, varsa diğer yapılar için “Yeni Yapı Đsmi Ekle” seçeneği tıklanır ve yukarıdaki işlemler tekrar edilir.
Başvuru sahibi, Ek A3.1’i yazdırdıktan sonra, sözleşme tarihinden itibaren ne kadar süre sonra taksit ödemelerini almayı planlıyorsa, bu süreleri formun üzerinde yer alan; “Sözleşmenin imzalanmasını takip eden ……….. ay ve …….. gün” ifadesindeki boşlukları doldurarak beyan eder.
A 3.2 Makine- Ekipman - Uygun Harcamalar Detaylı Tablosu
Seçilen teklifteki makine ekipmanlar, TKDK web sitesindeki online “Proje Başvuru Đşlemleri”
menüsü kullanılarak TKDK başvuru sistemine kaydedilir. Başvuru sahibi sisteme kayıt
Sayfa 26 / 42 yaparken sırasıyla, yatırım türü ve harcama kalemini kayar menüden seçtikten sonra Makine – Ekipman Adı kutusundan satın almak istediği makine – ekipmanı seçer. Satın alınmak istenen makine – ekipman listede yer almıyorsa “Diğer” seçeneği seçilerek makine – ekipmanın adı açılan kutuya yazılır. Başvuru sahibi daha sonra “Tedarikçi”, “Teknik Özellikler”, “Birim”,
“Miktar” ve “Birim Fiyat” bilgilerini de girip “Ekle” ye tıklayarak makine ekipman harcamasını kaydeder.
Başvuru sahibi, Ek A3.2’yi yazdırdıktan sonra, sözleşme tarihinden itibaren ne kadar süre sonra taksit ödemelerini almayı planlıyorsa, bu süreleri formun üzerinde yer alan;
“Sözleşmenin imzalanmasını takip eden ……….. ay ve …….. gün” ifadesindeki boşlukları doldurarak beyan eder.
A 3.3 Genel Giderler (Hizmetler) - Uygun Harcamalar Detaylı Tablosu
Seçilen teklifte uygun harcama olarak kabul edilen hizmet alımları A 3.3 - Genel Giderler (Hizmetler) - Uygun Harcamalar Detaylı Tablosu’nda listelenir. Đşlemler TKDK web sitesindeki “Proje Başvuru Đşlemleri” menüsü kullanılarak yapılır. TKDK tarafından uygun harcama olarak kabul edilen hizmet alımları “Genel Gider Tipi” kayar menüsünden seçilir ve
“Potansiyel Tedarikçi Firma” ile “Tutar” bilgileri de girilerek hizmet alımı kaydedilir. Hizmet alımlarından Đş Planı ve Diğer Danışmanlık Hizmetleri Desteği kapsamındaki harcamalar için, bu hizmetlerde çalışan toplam danışman ve gün sayısı da belirtilmelidir. Çalışan danışmanlar tam sayı olarak belirtilmelidir. Tabloya yazılacak gün sayısı şu şekilde hesaplanır; hizmetlerde görev alan her bir uzmanın çalışma gün sayısı toplanır ve toplam uzman sayısına bölünür. Bu harcamaların toplam değeri yapım işleri ve makine ekipman alımı uygun harcamalar toplamının % 12’sini aşamaz, bu sınır değer kontrolüne ek olarak hizmet alımları için geçerli piyasa fiyatları dikkate alınarak her bir hizmet alımı TKDK tarafından ayrıca incelenecektir.
A 3.4 - Görünürlük - Uygun Harcamalar Detaylı Tablosu
Başvuru sahibi seçilen teklifteki malzeme tipi, tabela büyüklüğü ve tedarikçi firma bilgilerini bu TKDK web sitesindeki “Proje Başvuru Đşlemleri” menüsünden giriş yaparak kaydeder.
Beyan edilen harcama niteliğinin ve tutarının uygunluğu bu bilgiler değerlendirilerek belirlenecektir.
A 3.5 Uygun Olmayan Harcamalar Tablosu
Sayfa 27 / 42 TKDK web sitesindeki “Proje Başvuru Đşlemleri” menüsü kullanılarak giriş yapılan sistemde
“Yatırım Türü” seçildikten sonra uygun olmayan harcamalara ait bilgiler girilir ve “Ekle” ye basılarak bu bilgiler kaydedilir. Uygun Harcamalar Listesi’nde bulunmayan harcama türleri ile yatırım dönemi mali giderleri ve işletme sermayesi ihtiyacı uygun olmayan harcamalar olarak tanımlanmıştır. Ayrıca azami uygun harcama tutarının aşılması durumunda uygun harcama kapsamına giren harcamalar da A 3.5 uygun olmayan harcamalar tablosunda listelenmelidir.
Uygun olmayan yapım işi harcamaları bu harcamaların yapıldığı bağımsız yapı birimleri bazında ahır, yem deposu vb gibi gruplandırılmalıdır ve Bayındırlık Bakanlığı birim fiyatlarında bu işlere karşılık gelen poz numaraları da belirtilmelidir. Yapım işi Bayındırlık Bakanlığı birim fiyatlarında yok ise poz numarası kısmına ( X ) işareti yazılır. Uygun olmayan harcamalardan mali giderler doldurulurken sadece yatırım döneminde tahakkuk eden faiz ödemeleri uygun olmayan harcama olarak beyan edilmelidir.
Uygun Olmayan Harcamalar Tablosu başvuru sahibinin talep ettiği taksit sayısı ile uyumlu olarak doldurulmalıdır. Uygun olmayan harcamalardan, birinci taksit döneminde yapılacak harcamalar birinci taksit dönemi tablosuna, varsa, ikinci ve üçüncü taksit dönemleri içerisinde yapılacak olan harcamalar da bu taksit dönemleri için hazırlanan tablolarda beyan edilmelidir.
Projeye destek kararı verilmesi halinde, proje faaliyetlerinin planlandığı şekilde devam ettiğinin teyidi ve olası gecikmeleri önlemek amacıyla uygun olmayan harcamaların da belirtilen taksit döneminde gerçekleşip gerçekleşmediğinin kontrolü TKDK tarafından yapılacaktır. Bu sebeple, uygun olmayan harcamaların hangi tarihlerde gerçekleşeceğinin de başvuru sahibi tarafından ciddiyetle planlanması gerekmektedir.