Şubelerin Merkezden Denetlenmesi ile İlgili Örnekler

Merkezden denetim ekibince oluşturulan kontrol noktaları üzerinden yapılacak periyodik incelemelerle (günlük, haftalık, aylık) şubede gerçekleştirilen hata ve hileler, söz konusu hileler daha da büyümeden başlangıç aşamasında önlenebilecektir. Bu bölümde şubelerin merkezden denetim ekibi tarafından nasıl denetlenebileceği ve bazı hilelerin nasıl önceden önlenebileceği hususunda bilgiler ve öneriler verilecektir. Ancak unutulmaması gereken bir nokta vardır: banka bilgi sistem altyapısı sağlıklı değilse ve tüm şubeler tarafından sistem üzerinden yapılan işlemler genel müdürlükçe anında izlenemiyorsa merkezden denetim genel olarak da iç kontrol birimi sağlıklı incelemelerde bulunamayacak, sistem açığını bilen personelce yapılan hilelerin tespiti de zorlaşacak ya da yerinden denetimle tespit edilse bile suiistimale konu tutar daha da büyümüş olacaktır.

Merkezden denetim ekibince kontrol noktalarının çeşitli program ve yazılımlarla hazırlanan ya da hazırlattırılan denetim modülü ile yapılacak incelemelerde manuel işlem olmamasının sağlanması gerekmektedir. Günlük, haftalık veya aylık şekilde modül kapsamındaki her bir program haline dönüşmüş kontrol noktası ilgili döneminde çalıştırılacak ve program otomatik olarak banka veri tabanından çekip istenilen formatta kullanıma sunacaktır.

Bankalar modülün kapsamını kendi ihtiyaçlarına ve risk doğurucu işlemlerine göre belirleyebilirler. Ayrıca söz konusu modüller yerinden denetim yapan iç kontrol personelinin diz üstü bilgisayarına da yüklenebilir ve böylece şubede de incelemeler hızlanabilir. Diğer taraftan merkezden sorgulamalar yapılıp banka portalından yerinden denetim yapan personelin erişimi de sağlanabilir. Aşağıda modül kapsamına örnek verilebilecek sorgulamalar bulunmaktadır.

a) Sıfır faizli krediler: Bu sorgulama ile sıfır faizli kredilerin açılış tarihlerindeki kendi türünden kredilerin faiz oranları ile karşılaştırılması sağlanmaktadır. Bu sorgulama banka ihtiyaçlarına göre haftalık veya aylık çalıştırılabilir. Bu sorgulama ile şube personeline verilen yetki haricinde kredilere düşük ya da sıfır oranlı kredi verilmesinin tespiti yapılmış olur.

b) Geçici hesaplar: Burada çeşitli sorgulamalar yapılabilir. Şubelerce çalıştırılmaması gereken geçici hesaplar, şubelerin yetkisinde olup manuel fiş kesilebilen geçici hesaplar, gün içinde açılıp gün sonunda mutlaka kapanması gereken geçici hesaplar, muhasebe fişinde karşı bacağı personel mevduat hesabı olan geçici hesaplar örnek

olarak verilebilir.

c) Personel mevduat hesapları: Personel mevduat hesapları çeşitli zamanlarda kontrol edilebilir. Personelin maddi gücü ile orantısız para hareketlerine özellikle dikkat edilir. Burada örnek olarak bilgiler süzülürken 10 bin TL üstü para hareketi bulunan personel mevduatlarını bul komutu verilerek sadece bu nitelikteki personel hesabı bulunabilir ya da karşı bacağında geçici hesap çalışan personel hesaplarına süz komutu verilebilir. d) Geciken kredi taksitleri: Bu sorgulama ile gecikmiş kredi taksitleri tespit edilebilir. e) İzin kullanmayan personel: Bazı usulsüzlüklerin gizlenebilmesi maksadıyla o

personelinin hiç izin kullanmadığı düşünüldüğünde uzun bir dönem izin kullanmayan (örneğin 2 yıldan fazla) personeller tespit edilebilir. Şubelere dönüp sebebi sorulabilir. Tabi ki bu kontrollerin yapılabilmesi için izin kullanımlarının sisteme doğru bir şekle girilmesi gerekmektedir.

f) Teminatı görülmeyen krediler: Teminatsız olarak görülen krediler sorgulanabilip söz konusu işlemlerin banka içi düzenlemelerle ve kredi kullandırım koşullarıyla uyumu kontrol edilebilir.

g) Geçmişe yönelik kesilen fişler: Bankaların bilanço çıkarma dönemlerinde şubelere belirli bir zaman aralığında(genellikle birkaç günlük bir periyot) geçmişe yönelik fiş kesebilmeleri için yetki verilmektedir. Bu dönemde geçmişe yönelik kesilen fişlerin yetki kapsamı dışında usulüne uygun olmayacak bir şekilde özellikle valör tarihleri oynanarak yapılanların tespiti sağlanmalıdır. Ayrıca söz konusu dönem dışında sistemin açıklarından yararlanılarak kesilebilen geçmişe yönelik fişler sorgulanabilir.

h) Uzun dönemdir hareket görmeyen mevduat hesapları: Bir yıldan daha uzun süredir mevduat hesaplarında hareket olup olmadığı sorgulanabilir. Bazı usulsüzlükler bu hesaplar oynanarak yapılabilmektedir. Banklarca söz konusu mevduat hesaplarından mahsup,tahsil ya da tediye fişi kesilebilmesinin sitemce engellenmesi ve personelin üstü olan operasyon yetkilisi yada şube müdürlerinin onayının gerektirmesi şeklinde banka sisteminde gerekli değişikliğin yapılması yerinde olacaktır.

i) Vadesinden önce bozulan hazine bonosu/devlet tahvili işlemleri: Vadesinden önce bozulan hazine bonosu ve devlet tahvillerinde ilgili müşterilerin talimatlarının olup olmadığı sorgulanabilir.

j) 012-013 skontlu yoldaki paralar hesabının gün sonunda bakiye vermesi: Söz konusu hesaplarda gün sonunda bakiye verenlerin sorgulamalarla bulunduktan sonra sebebi araştırılabilir.

k) 292-293-294-295 skontlu hesaplar: Bu hesapların karşı bacağında gelir ve gider hesapları çalışan fişler tespit edilebilir ve bu fişlerden usule uygun olmayanları kontrol

edilebilir. Ayrıca, söz konusu hesaplarda kullanılan kurlar bankanın o günkü ve işlem zamanındaki kurlarla karşılaştırılabilir.

l) İptal edilen faiz hesapları: Faiz geliri hesabı çalışıp akabinde iptal edilen faiz hesapları dikkat edilmesi gereken önemli noktalardan biridir. Faiz geliri takibe atılan krediler dışında iptale uğruyorsa sebebi araştırılmalıdır.

m) Manuel faiz tahakkuk işlemleri: Bu sorgulama ile normalde sistem tarafından otomatik olarak hesaplanması gereken fiş tahakkukunun personel tarafından manuel kesilerek usulsüzlük yapabilmesi tespiti sağlanabilecektir.

n) TC Kimlik No Sorgulama: Yeni mevduat hesabı açılan müşterilerle ilgili olarak tanımlanan TC kimlik numaralarının Mernis sorgulama ekranlarıyla doğru tanımlanmadığı kontrol edilebilir. Böylece, fiktif mevduat hesabı açılması ve personelin bu fiktif hesap üzerinden usulsüzlük yapması engellenmiş olur.

o) Vadesinden Önce Hareket Gören Mevduat Hesapları: Müşterinin talimatı dışında vadeli mevduat hesaplarının hareket görmesi ve vadesinden farklı tarihlerde kapanması önemli usulsüzlük yollarından biridir. Bu sorgulama ile olası usulsüzlükler çok ilerlemeden önlenebilecektir. Burada sorgulamalarda özellikle belli bir yaş üstü müşterinin (60 yaş üzeri gibi) hesaplarına dikkat edilmelidir. Ayrıca Yurtdışında yaşayan yılda bir defa ya da uzun aralıklarla bankaya uğramak durumunda olan müşterilerin hesapları üzerindeki hassasiyet de önemlidir.

p) Mevduat Hesabına Para Akışı: Herhangi kurumsal ya da tüzel niteliği olmayan bireysel müşteri hesabına iç kontrol birimi tarafından belirlenmiş bir sayının üzerinde para akışı oluyorsa bu hesaplar sorgulanabilir.

q) Farklı Mevduat Hesabından Ödenen Krediler: Bu sorgulama ile bireysel müşterinin kullanmış olduğu kredinin farklı bir mevduat hesabından ödenmesi görülebilmektedir. Bu durum genellikle bir şirketin ticari kredi kullanma amacıyla krediyi çalışanlarının üzerinden tüketici kredisi şeklinde kullandırtmasıyla oluşmaktadır. Bu sorgulama ile genellikle farklı bireysel müşterilerin kredi ödemelerinin kendileri ile ilgili olmayan farklı bir mevduat hesabından ödenmesi ve bu hesabın şirkete ait olması tespit edilebilmektedir.

r) İptal edilen fişler: Şubelerce gün içinde iptal edilen fişler sorgulanıp şüphe uyandıranlar üzerinde özellikle durulabilir ve sebebi öğrenilebilir.

s) Yukarda verilen sorgulamalar örnek olarak verilmiştir. Bankalar önceden de belirttiğimiz gibi kendi ihtiyaçlarına göre bu sorgulamaları istedikleri gibi belirleyebilirler. Diğer taraftan, sorgulamalarda tespit edilen eksiklikler üst yönetime ve yazılım geliştirme birimine sunularak şube sistemlerinde gerekli değişiklikler

sağlanabilir.