Đnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (ĐKBS) Kavramı

Bilgi toplumu anlayışının ve bilginin stratejik öneminin (Öğüt, 2001) vurgulandığı son zamanlarda insan kaynakları yönetiminde görülen en önemli değişimlerden birisi de insan kaynakları bilgi sistemlerinin (human resources information systems - HRIS) kullanımının yaygınlaşmasıdır (Sayın ve Şen, 2000). Bilgi çağında, bilgi üreticisi ve kullanıcısı olarak insan kaynaklarının yönetim sürecinde etkinliğini artırmak amacıyla kullanılan bu sistemler, organizasyonlarda insan kaynaklarına yönelik bilgileri sağlamak, depolamak, kullanmak, irdelemek ve bilgi paylaşımını sağlamak amacıyla

67

dağıtmak için kullanılan sistemlerdir (Tannenbaum, 1990). Bununla birlikte, insan kaynakları bilgi sistemlerinin salt bilgisayar donanımı ve ilgili insan kaynakları yazılımlarından oluştuğu düşüncesi bir yanılsamadır (Kovach ve Cathcart, 1999). ĐKBS yazılım araçlarına ek olarak, çalışanlar, politikalar, veriler, formlar ve prosedürleri de kapsamaktadır.

ĐKBS’nin temel amacı, sistemin kullanıcılarına ya da müşterilerine “bilgi” formunda hizmet sunarak verilere daha hızlı ulaşılmasında destek olarak rekabet avantajı sağlanmasıdır. ĐKBS çalışanların,

· Seçilmesi ve istihdam edilmeleri,

· Görevlerinin belirlenmesi,

· Performanslarının değerlendirilmesi,

· Ücret ve diğer ödemelerin analizi,

· Yetiştirme ve geliştirme,

· Sağlık ve sosyal güvenlik sorunlarının çözümü gibi konularda organizasyona destek sağlayan araçlardır (Bayraktaroğlu ve Tunçbilek, 2002).

ĐKBS’nin tarihi gelişimine baktığımızda, bu sistemlerin öncelikle “sınırsız dosyalama depoları” (Martinsons, 1994; Robinson, 1997) ve “alt düzey otomasyon” (Martinsons, 1996) şeklinde algılandığı görülmektedir. Konunun akademik anlamda uzun yıllardan beri gündemde olmasına rağmen (örneğin Ackoff, 1967; DeSanctis, 1986); ĐKBS ile ilgili uygulama sonuçlarının ancak 1992 yılından itibaren ortaya çıktığı dikkati çekmektedir (Ball, 2001).

ĐKBS’nin 1980’lerdeki görece düşük kullanımının sebepleri arasında özellikle ĐK departmanı ile bağlantılı konular gösterilmiş ve organizasyon büyüklüğü, örgüt kültürü, strateji, örgütsel güç ve politikalar, bilgi teknolojisi kullanımı gibi faktörlerin ĐKBS kullanımını belirlediği iddia edilmiştir (Hall ve Torrington, 1986).

ĐKBS kullanımıyla organizasyon büyüklüğü arasındaki ilişki ilk olarak Hall ve Torrington (1986) tarafından ortaya konmuştur. Thaler-Carter (1998) küçük ve büyük işletmelerin ĐKBS kurma taleplerini etkileyen en önemli sebebin “maliyet” ve “risk”

68

olduğunu söylemektedir. Küçük işletmelerin özellikle bütçe kısıtları nedeniyle (SAP ya da Peoplesoft benzeri) kurumsal kaynak planlama (ERP) çözümleri yerine kısmi modülleri (çözümleri) tercih ettiği dikkat çekmektedir. Maliyetin yüksekliği yanında küçük işletmelerin bu tür çözümlere ihtiyaç duymaması ve hem sistemin kullanılmasının zaman alıcı olması hem de sistemin adapte edilmesi konusundaki olası sıkıntılar nedeniyle “riskli” görülmesi bu durumu anlaşılır kılmaktadır.

Martinsons (1994) ĐKBS’ni sofistike olma düzeylerine göre sınıflandırmıştır. Bu sınıflandırmaya göre özlük işleri, personel devam durumları ve ödemelerle ilgili elektronik düzenlemeler “sofistike olmayan”; bilgi teknolojilerinin personel seçim ve tedariki, eğitim ve geliştirme, ĐK planlaması ve performans değerlendirme gibi ĐK fonksiyonlarının elektronik ortamda yürütülmesi ve özellikle karar verme sürecinde yöneticilere destek vermesi ise “sofistike” ĐKBS olarak nitelendirilmektedir (Martinsons, 1994). Bu sınıflandırma Ball (2001:679) tarafından “idari” ve “analitik” ĐKBS olarak ifade edilmiştir. Kovach ve diğerleri (2002) ĐKBS’lerin “idari” ve “stratejik” avantajlarından bahsetmiştir. Bir başka ifadeyle, ĐKBS rutin yazışma ve dosyalama işlerinde destek sağlamanın ötesinde, stratejik karar vermeye kadar uzanan bir dizi yönetsel destek hizmetini de yerine getirmektedir (Duff, 1989). Bu sınıflandırmalar Zuboff’un (1988) otomatikleştirme (automating) ve bilgilendirme (informating) diye ifade ettiği düzeylere karşılık gelmektedir. Buradaki otomatikleştirme ve bilgilendirme birbirinden ayrı ve bağımsız iki boyuttan çok, birbirini tamamlayan hiyerarşik düzeyleri ifade etmektedir (Tansley vd., 2001:368).

ĐKBS’nin geçmişte sadece ĐKY işlemlerini desteklemek ve yönetim kontrolünü sağlamak olan görevinin günümüzde karar verme ve rekabetçiliği artırma şeklinde devam ettiği görülmektedir (Kovach ve Cathcart, 1999). Dolayısıyla, bu sistemlerin yönetim kontrolüne de imkân sağladığı söylenebilir (Haines ve Petit, 1997). ĐKBS’de yer alan kişisel bilgilerin korunmasıyla ilgili yasal ve etik konular da dikkate alınmalıdır. ĐKBS bu problemi, teknik anlamda oluşturulan “güvenlikli ve şifreli” alanlarla aşmaya çalışmaktadır (Hubbard ve diğerleri, 1998). ĐKBS’nin sağladığı destek hizmetlerinden biri de organizasyonel hedeflere ulaşmada geri bildirim imkanı sağlayan kontrol boyutudur.

69

sürecinin bileşimidir. Şekil 9’da bu iki temel bölümün unsurları gösterilmektedir. Bilgisayar sistemi; çalışana ilişkin verileri, işe, pozisyona, örgüt yapısına ilişkin verileri, yazılımı ve donanımı kapsar. Yönetim süreci ise; çalışanları, elle yapılan işlemleri, kuralları, prosedürleri ve kullanıcıları içerir. Bu unsurlardan herhangi birinin yokluğu insan kaynakları bilgi sistemini eksik ve ihtiyacı karşılamaz hale getirir.

Şekil 9: Đnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Yapısı

Kaynak: Ceriello (1998: 7)

Đnsan kaynakları bilgi sistemi, işletmedeki çalışanlara ve görevlere ait verilerin toplanması, saklanması, işlenmesi ve bu konulardaki bilgilere erişimi sağlayan bilgisayar destekli bir teknik olarak da tanımlanabilir (Targowski, 2001: 44).

Đnsan kaynakları bilgi sistemleri; planlama, faaliyetler ve kontroller için kesin ve zamanında bilgi sağlar. Bilgisayarlar aritmetik hatalar yapmadığından ve işlemleri insanlardan çok daha hızlı bir biçimde gerçekleştirdiğinden, elle hazırlanması saatler sürecek bir rapor elektronik ortamda birkaç saniyede hazırlanabilmektedir.

70

ĐKBS; rutin işlerin otomasyonu, işe alımlarda başvuranlarla ilgili özet bilgileri içeren bir aday havuzunun oluşturulması, ücret yönetimi, eğitim ve geliştirme yönetimi, yedek planlaması, çalışan devir hızı ve devamsızlık gibi birçok konu ile ilgili analizler, işgücü planlaması ve raporlamalar konularında insan kaynakları bölümüne önemli destek sağlar (Byars, 1991: 503-504).

Đnsan kaynakları bilgi sistemleri, yakın dönemde, birçok firmanın yapısında ve literatürde yerini almıştır. Đnsan kaynakları yönetim sistemi, personel veri sistemi veya çalışan bilgi sistemi kavramları da insan kaynakları bilgi sistemi ile aynı veya benzer anlamlarda kullanılmaktadır.

Đnsan kaynakları bilgi sistemi, tüm sistemlerde olduğu gibi üç temel fonksiyona sahiptir. Bunlar; girdi fonksiyonu, veri işleme fonksiyonu ve çıktı fonksiyonudur.

Girdi fonksiyonu, insan kaynakları verilerinin insan kaynakları bilgi sistemine aktarılması için ihtiyaç duyulan özellikleri ifade eder. Đlk olarak, gerekli verilerin toplanmasında kullanılacak prosedürler ve süreçler ortaya konmalıdır. Bu prosedür ve süreçler, verilerin nereden, ne zaman ve nasıl elde edileceğini belirtir. Veriler elde edildikten sonra, gerekiyorsa kodlama işlemi de yapılarak sisteme girilir.

Girilen veriler, veri işleme fonksiyonuna geçilmeden kontrol edilmeli, onaylanmalıdır (Byars, 1991: 505). Sisteme veri girişi öncesinde tanımlanan verilere ilişkin geçerli aralıklar sayesinde, hatalı giriş olasılığı veri girişi sırasında çok düşük seviyelere çekilebilir. Ayrıca günümüzde tarayıcılar sayesinde birçok belge, bilgisayar ortamına anında ve aynı görünümde aktarılabilmekte, istenirse sistemde yer alan biçimlere dönüştürülebilmektedir.

Đnsan kaynakları bilgi sisteminin en görünür fonksiyonu, üretilen çıktılardır. Đşe yarar çıktılar üretilmesi için gerekli işlemler sistem tarafından yapılır ve kullanıcının anlayacağı bir biçime getirilerek sunulur. Sunulan bilgilerin niteliği, sistemin değerini belirleyen en önemli faktördür (Kovach, 1999: 278).

Đnsan kaynakları bilgi sisteminin etkin işlemesinde ve işletmeye güvenilir bilgiler sağlamasında tüm çalışanlara görev tanımları doğrultusunda bazı sorumluluklar düşer ve ilgili tüm birimlerin ortak çalışması önem taşır. Đnsan kaynakları uzmanları; kullanıcı dostu insan kaynakları bilgi sistemlerinin

71

geliştirilmesinden, uygun yetki alanlarının saptanmasından, kuralların ve prosedürlerin belirlenmesinden, sistemin iyi şekilde uyarlanmasından, yetki dışı kullanımının önlenmesinden, sistemin sürekli değerlendirilmesinden ve geliştirilmesinden sorumludurlar. Hat yöneticileri de sisteme tam ve doğru bilgi sağlamalı, sistemi ilgili bölümün amaçları doğrultusunda yeterince kullanmalı ve sistemin kalitesinin artırılmasında insan kaynakları bölümüne katkı sağlamalıdır. Çalışanlar ise kendilerine ait bilgilerin güncel tutulması, sistem tarafından istenen bilgilerin zamanında ve doğru girilmesi, sistemin değerlendirilmesinde aktif rol alınması gibi görevleri yerine getirmelidirler. Gelişmiş insan kaynakları bilgi sistemlerinde çalışanlar kendi kariyer planlamalarına da bilgi sistemi yoluyla dahil olabilmektedirler (Schuler, 1995: 701).