Özdeğerlendirme Teknikler

Özdeğerlendirme, örgüt faaliyetlerinin ve faaliyet sonuçlarının mükemmel bir modelle karşılaştırılarak evrensel, sistematik ve düzenli bir şekilde sorgulanmasıdır (Benavent’den aktaran Emanet, 2007: 69).

Özdeğerlendirme, kuruluşun tümüne uygulanabileceği gibi her hangi bir bölümüne de uygulanabilmektedir (EFQM’den aktaran Türkyılmaz, 2009: 9). Kuruluş için hangi tekniğin kullanılması gerektiği konusunda bir kesinlik olmamakla birlikte her teknik tek başına yeterli olmayabilir. En uygun tekniği belirlemek için özdeğerlendirmeden beklenen sonuçlar ile birlikte kurum kültürü de dikkate alınmalıdır (KalDer 1999-2003: 14).

“Özdeğerlendirmeyi gerçekleştirmek için tek bir doğru yol yoktur. Kuruluş için en doğru yaklaşımın tanımlanmasında öncelikli faktörler; organizasyonun mevcut kültürü ve özdeğerlendirmeden beklenen sonuçlardır” (EFQM ‘den aktaran Andersen vd, 2000: 4). Kuruluş için hangi yöntemin "en iyi" olduğunun belirlenmesi Model hakkındaki bilgiye, Mükemmellik kavramını anlamış olmaya ve bu uygulamaya ayrılması düşünülen kaynaklara da bağlıdır (Ürüt, 2006: 64).

63 2.5.3.1. Anket Tekniği

Çalışanların algılarına yönelik bilgilerin toplanması için kullanılan bir yöntemdir. Evet / Hayır yanıtlı basit anketler olduğu gibi, sıralama ölçeği içeren karmaşık sorulu anketler de kullanılmaktadır. Tek başına kullanılabildiği gibi genellikle üst yönetim tarafından çalıştay tekniği gibi tekniklerde veri toplama amaçlı da kullanılabilmektedir. Anket tekniğinin kullanımı süreci, anket ve deneklerin seçilmesiyle başlar; anketin uygulanacağı denekler anket hakkında bilgilendirilir; sonuçlar analiz edilir ve değerlendirilir; beklenmeyen sonuçların nedenleri araştırılır ve son aşamada bulgular sunularak iyileştirme planı hazırlanır (KalDer, 1999-2003: 34).

Avantajları

 Kullanımı kolay ve hızlıdır.

 Katılım kolayca sağlanabilir.

 Kuruluşun geri bildirim almasını sağlar.

 Başlangıç için temel bir eğitime gerek yoktur.

 Yönetimin yayılım konusuna daha dengeli bakmasını sağlar.

Dezavantajları:

 Kullanılan soruların anlaşılırlığı ve kalitesi önemlidir.

 Çalışanların “ne” düşündüğünü belirtir; “neden” öyle düşündükleri hakkında bilgi vermez.

 Kuvvetli – zayıf yönlerin listesini vermez.

 Mükemmellik modeli alt kriterleri ile sorular arasında doğrudan ilişki kurmak zordur.

64 2.5.3.2. Özdeğerlendirme Çalıştayı ( Workshop ) Tekniği

Özdeğerlendirme uygulayacak birimin yöneticilerinin aktif katılımını gerektirir. Yöneticiler çalışmalarının sonucunda topladıkları verileri diğer yöneticilere sunarak uzlaşım sağlarlar. Çalışmada görev alacak değerlendiricilerin daha önceden tam bir eğitim almış olması gerekmektedir. Değerlendiricilerden biri değerlendirilen birimden, diğerinin ise kuruluşun bir başka bölümü ya da farklı bir kurumdan olmasında fayda vardır. Çalıştay yöntemi beş adımdan meydana gelir:

1.Eğitim: Eğitim öncesi EFQM örnek olaylarından oluşan bir ön okuma

çalışması gerçekleştirilir. Eğitimin ilk gününden sonra EFQM Modeli ve puanlama sistemi anlatılarak önceden verilen örnek olay üzerinde çalışma yapılır. Eğitimden 4- 6 hafta kadar sonra gerçekleştirilecek çalıştayın etkili olması amacıyla ele alınacak konular üzerinde bir fikir birliğine varılır.

2.Veri Toplama: Veri toplama, yönetim ekibi için öğrenme fırsatlarından

biridir. Üst Yönetimin bu işin gereğince yapılabilmesi için yeterli zamanı veri toplamaya ayırması gerekmektedir.

3.Puanlama: Üst Yönetimden bir üyenin belli bir alt kriter sunumunu nasıl

yapacağına yönelik çalışmadır. Dokuz kriterin nasıl bir sırayla inceleneceği değişebilir.

4.İyileştirme Faaliyetleri Üzerinde Uzlaşma: Çalıştayın tamamlanmasından

sonra iyileştirme planının hazırlanması aşamasına geçilir. Uygulama çalışmalarının daha zor olacağı düşünüldüğünde, sürecin bir parçası olarak iyileştirme planlarının tartışılması için bir plan yapılmalı, sonraki toplantı için bir dizi öneri geliştirilmelidir.

5.Gözden Geçirme: Kaydedilen ilerlemeler iyileştirme planları ile

karşılaştırılır. Bu aşamanın ayrı bir faaliyet olarak görülmemesi, normal iş süreçlerinin bir parçası haline getirilmesi iyileştirmenin sürekliliği için önemlidir.

Avantajları:

 Modeli anlamak için çok iyi bir yöntemdir.

 Uzlaşıma vararak ortak bir görüş oluşturulması sağlanır.

65

 İyi bir kuvvetli yönler ve iyileştirmeye açık alanlar listesi oluşturulur.

Dezavantajları:

 Çok iyi bir hazırlık gerektirir.

 Süreçlerin yayılımını gösteren kanıtların değerlendirilmesi zor olabilir.

 Değerlendirmede kişisel algılamalar olduğundan uzlaşım süreci zor olabilir ve gerçekçi olmayan puanlamalara sebep olabilir.

 Avrupa Kalite Ödülü ile karşılaştırma yapmaya uygun değildir.

2.5.3.3. Özdeğerlendirme Formu Tekniği

Her alt kriter için bir sayfalık özdeğerlendirme formu hazırlanır. Alt kriterin açıklaması sayfanın en üstünde yapılır ve ele alınacak konular burada belirtilir. Sayfanın geri kalan kısmına kuvvetli yönler, iyileştirmeye açık alanlar ve kanıtlar yazılır. Özdeğerlendirme formu kuruluş içinde kişiler ya da ekipler tarafından hazırlanabilir. Özdeğelendirme formu eğitimli değerlendiriciler tarafından değerlendirilir. Yaklaşımın kritik başarı faktörü veri toplamanın kalitesidir. Değerlendiricilerin çalışanlarla görüşüp kanıt toplamalarından önce Yaklaşım, Yayılım, Değerlendirme ve Gözden Geçirme ile Sonuçlar ve Kapsam verilerinin nerede olduğunu tam olarak belirlemeleri çok önemlidir (Çarıkçı, 2006: 46-48).

Avantajları:

 Kuvvetli yönleri ve iyileştirmeye açık alanları belirler ve iyileştirme için itici güç oluşturur.

 Veri toplama sürecinde farklı bölümlerin ve farklı düzeylerde pek çok çalışanın katılımı sağlanır.

66 Dezavantajları:

 Veri toplamak konusu hakkında tüm bilgileri vermez; bireysel bilgiler ön plandadır.

 Veri toplamadaki bu zayıflık sonuçları değerlendirmede güvensizlik oluşturabilir.

2.5.3.4. Ödül Benzetimi Tekniği

Uluslar arası Kalite Ödülü ya da ulusal ödüllerden bir tanesine başvurma sürecinin bir kopyasıdır. Özdeğerlendirmenin yapılacağı kuruluş, kalite ödül kitapçığında açıklanan kurallara uygun olarak baştan sonra bir başvuru belgesi hazırlar. Daha sonra bu rapor eğitimli bir grup değerlendirici tarafından değerlendirilir.

Rapor oluşturma aşamasında süreci yönetmek üzere bir proje yöneticisi atanır, rapor ekipleri belirlenip eğitilir, veri toplama işlemi yapıldıktan sonra rapor yönetim tarafından onaylanır, 75 sayfalık rapor için yapılan bireysel değerlendirmenin ardından uzlaşım toplantısı sonrasında geri bildirim raporu hazırlanır ve üst yönetime sunulur. Son olarak yönetim ekibi tarafından iyileştirme planı hazırlanır.

Avantajları:

 Kuruluş performansı ve kültürünü yansıtır.

 Kuvvetli yönleri ve iyileştirmeye açık alanları belirtir.

 Çalışanların katılımı ve iletişimini gerektirir.

 Ödül Başvurusu için ön hazırlık niteliğindedir.

 Kuruluş içindeki birimlerin süreç ve sonuçlarını karşılaştırmalarını ve iyi uygulamaları görmelerini sağlar.

67 Dezavantajları:

 Fazla kaynak gerektirir.

 Yönetim işleri çalışanlara devrederek katılımı sağlamayabilir.

 Mükemmellik yolculuğunun başında olan kurumlar için fazla ayrıntılı bir uygulama olabilir.

2.5.3.5. Matris Şema Tekniği

Ekip üyelerine matris şemaları tanıtılır, kişiler matris üzerinde işletmenin değerlendirmesini yaparlar. Fikir birliğine varılması için moderatör eşliğinde çalıştay yapılır, buna göre iyileştirme planları oluşturulur. İşletmenin yönetim ekibi, matris şemaları oluşturmak, tartışma ve uzlaşma ve her bir dokuz kriter için bunları gerçekleştirmek durumundadırlar (Akaydın, 2010: 139-140).

Avantajları:

 Modelin kriterlerini anlamak için pratik bir yoldur.

 Yönetim ekibinin sürece katılımını sağlar.

Dezavantajları:

 Kuvvetli yönler ve iyileştirmeye açık alanlar ile ilgili bir liste oluşturulmaz.

 Matris şemasında kullanılan adımlar ile modelin alt kriterleri arasında doğrudan bir ilişki yoktur.

Her bir tekniği seçerken avantaj ve dezavantajları göz önünde bulundurmak önemlidir. Birden fazla tekniğin bir arada kullanımı da mümkündür. Örneğin anket tekniği, üst yönetimin de katılımının sağlandığı çalıştay tekniği için bilgi oluşturmak amacıyla kullanılabilmektedir (Steed, 2002: 79). Kuruluş için özdeğerlendirme yöntemlerinin hangisinin "en iyi" olduğunun belirlenmesi model hakkındaki bilgiye, mükemmellik kavramının doğru şekilde anlaşılmış olmasına ve özdeğerlendirmeye

68

ayrılacak kaynaklara bağlıdır (Ürüt, 2006: 65). Hangi yöntem uygulanırsa uygulansın, sonuç itibariyle uygulamayı yapan kuruluş çalışanları için bir öğrenme faaliyeti gerçekleştirilmiş olacaktır.

Şekil 2: Değerlendirme Seçenekleri

Kaynak: EFQM’ den aktaran Steed, 2002: 79

Tablo 5: Özdeğerlendirme Tekniği Seçilirken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Kuvvetli Yönler ve İyileştirmeye Açık Alanlar Puanlamanın doğruluğu Model hakkında bilgi Saha ziyareti Eğitimli Değerlendirici ihtiyacı Kaynak ihtiyacı

Anket HAYIR DÜŞÜK HAYIR HAYIR HAYIR DÜŞÜK-

ORTA

Çalıştay EVET ORTA EVET HAYIR EVET ORTA

Özdeğerlendirme Formu

EVET ORTA-

YÜKSEK

EVET HAYIR EVET ORTA Ödül Benzetimi EVET YÜKSEK EVET EVET EVET YÜKSEK

Kaynak: Özdeğerlendirme Yöntemi ve Uygulama Rehberi’nden aktaran Ürüt, 2006: 64