Örgütlerin, rakiplerinden daha farklı olmasını, aynı işi rakiplerine göre daha farklı yapmasını ve tüm örgütlerin aynı yöntemleri uyguladığı bir ortamda rekabet güçlerinin artmasını sağlayacak tek bir güç vardır: “Örgütsel bilgi”. (Bayraktar ve Yıldız, 2007, 283).
Pek çok kaynakta kurumsal bilgi olarak da ifade edilen örgütsel bilgi kavramı, kısaca bir örgütün sahip olduğu ve örgüte mal olmuş bilgi anlamına gelmektedir (Zaim, 2005, 77). Örgütsel bilgi, örgüt içerisinde bilgi - kişi, ekip, departman, bölüm veya örgüt düzeyinde - çeşitli seviyelerde bulunmaktadır.
Teknolojiler, teknikler ve insanlar arasındaki karşılıklı etkileşim sonucunda oluşan örgütsel bilgi kavramının içine müşteriler, ürünler, süreçler, hatalar ve başarılar hakkındaki her tür bilgi girer. Örgütsel bilgi belli bir zaman süreci içinde oluşur ve örgütün değişmeyle mücadele etmesine ve rekabet avantajı sağlamasına olanak verir. (Bayraktar ve Yıldız, 2007, 283-284).
Örgütsel bilgi, örgüt için sürdürülebilir rekabet avantajı sağlayan bir kaynaktır. Örgütün rekabet avantajı elde etmesi ve sürdürebilmesi, o örgütün rakiplerinin uygulayamayacağı ya da taklit edemeyeceği, kendine özgü bir strateji geliştirebilmiş olmasına bağlıdır (Barca, 2002, 65). Örgütün kendine özgü bir strateji geliştirebilmesi ise, gerekli bilgi ve kaynak birikimi ile mümkündür (Bayraktar ve Yıldız, 2007, 284). Örgütsel bilgi, bireysel bilgiye göre çok daha güvenlidir ve örgüt açısından stratejik önemi daha fazladır. Bu bakımdan bireylerin tek tek sahip oldukları bilginin örgütsel bilgiye dönüştürülmesi bilgi yönetiminin temel amaçlarından biridir (Zaim, 2005, 77).
Drucker’a göre, örgütlerin birbirinden farklı ekonomik değerlere sahip olması, aslında birbirlerinden farklı olmalarının sonucudur. Bu farklılığın kaynaklarından biri de örgütte çalışanlardır. Örgütün varlığını sürdürmesi, büyümesi ve rekabet avantajı kazanması, örgütte çalışan bir grup insanın elinde tuttuğu özel ve farklı bilgide gizlidir (Bayraktar ve Yıldız, 2007, 287).
Örgütsel bilgi, teknolojiler, teknikler ve insanlar arasındaki etkileşimle oluşan bilgilerdir. Burada söz konusu olan karşılıklı etkileşimin yapısı ve biçimi örgütün geçmişi ve kültürüne bağlıdır. Örgüt için bilgi, örgüt çalışanlarının, müşteriler, ürünler, süreçler, hatalar ve başarılar hakkında bildiği şeydir. Örgütsel bilgi, veri tabanları veya deneyimler ve en iyi uygulamaların paylaşılmasında veya örgütün içsel ve dışsal diğer kaynaklarında yer almaktadır. Örgütsel bilgi, belirli bir zaman süreci içinde toplanmakta ve örgütün anlama ve algılama düzeyinin artmasına imkan tanımaktadır (Tiryaki, 2005, 14).
Örgütsel bilgi, örgüt içimde üretilen veya örgüte dışarıdan gelen, o örgütle ilgili kayıtlı ya da kayıtsız her türlü bilgiyi ifade etmektedir. İnsanların kafasında olan, örgütsel faaliyetler sonucunda oluşmuş ve yazılı bir şekilde kaydedilmemiş bilgiler de örgütsel bilgi kapsamında değerlendirilmektedir. Bu, yöneticilerin ve örgütte çalışan kalifiye elemanların deneyimleri ya da örgütte çalışan herhangi bir görevlinin örgütü ilgilendiren en ufak bir bilgi parçası şeklinde de olabilir (Odabaş, 2003, 359). O halde, bilgi yönetiminin özetle doğrudan ve dolaylı amacının örgütte var olan kayıtlı ve kayıtlı olmayan her türlü bilginin ortaya çıkarılması, değerlendirilmesi, organize edilmesi, gereken yerlere ulaştırılması ve örgüte dolaylı bir katma değer kazandırılması olduğu söylenebilir (Odabaş, 2003, 359).
Her ne kadar örgütler için ihtiyaç duyulan bilginin bir şekilde elde edilmesi önemli olsa da örgütlere esas rekabet avantajı kazandıran husus, bilgi üreten bir örgüt olmaları yeni bilgiler üretebilme kapasitesidir. McKinsey firmasının ABD, Avrupa ve Japonya’daki önde gelen işletmeleri kapsayan araştırma sonuçlarına göre başarılı örgütlerin %80’inin yeni fikirleri ve projeleri destekledikleri ve tamamının yeni bilgi üretilmesi konusunda sistematik çalışmalar yaptıkları ve önemli miktarda kaynak ayırdıkları ortaya konulmaktadır. Bu bağlamda, örgütler açısından başarının anahtarı enformasyon işlemekten sürekli buluşçuluğa ve yeni bilgi üretilmesine kaymıştır (Tiryaki, 2005, 49).
İşletmeler açısından örgütsel süreçlerden bahsederken, bireysel düzeydeki bilginin örgütsel düzeye nasıl eriştiğinden de söz etmek gerekir. Örgütsel bilginin yaratılması olarak ifade edilebilen bu süreç, örgütlerde bireysel düzeyde üretilen bilgi
kapsamının genişlemesine imkan sağlayacak ortamların yaratılması şeklinde de ifade edilebilir. Bu ortamın genişlemesi için, öncelikle çalışanların bütünleşmesi ve örgütteki sosyalizasyon sürecine katılımlarının teşvik edilmesi gerekir (Barutçugil, 2002, s.82). Yani öncelikle bireysel düzeydeki bilginin içeriği zenginleştirilmeli ve örgüt tarafından desteklenerek bu yolla örgüt içi grupların oluşturulması sağlanmalıdır. Daha sonra, bu gruplar arasında birliktelik sağlanarak sosyalleşme gerçekleştirilmeli, böylece bireysel düzeydeki bilgi örgütsel düzeye çıkartılmalıdır. Tabii ki bu işlemler esnasında, bilginin içsel ve dışsal iletişim noktaları gruplar tarafından esnekleştirilmeli ve desteklenmelidir. Sonuçta, bireysel düzeydeki bilgi grup seviyesine, oradan da örgütün amacına uygun hale getirilebilmektedir (Sağsan, 2002, 22).
Argyris’e göre örgütsel bilgi, örgütsel araştırmaların bir sonucudur ve örgütsel bilginin hangi koşullar altında oluştuğuna ilişkin iki farklı ve tümleyici yanıtın olduğunu söylemektedir. Bunlardan birincisi, örgütsel soruşturma sonucunda ortaya çıkan bilgi ile örgüt üyelerinin zihinlerindeki işle ilgili görüşlerinin, örgütle ilgili düşüncelerinin, yapılan düzenlemelerin ve uygulanan politikalar hakkındaki resmi ve gayri resmi yansımaların bulunduğu yönündeki bilgilerini oluşturan etmenleridir. İkincisi ise, karmaşık görevleri yerine getirmek için oluşturulan stratejilerin ortaya çıkardığı bilgi gereksinimidir. Argyris, karmaşık görevler sonucu oluşan sorunların ve bunlara aranan bir dizi cevabın örgütsel bilgiyi oluşturduğunu savunmaktadır (Sağsan, 2002, 25-26).
Örgütsel bilgi, bir örgütteki bireylerin sahip oldukları bilginin toplamının ötesinde bir anlam taşımaktadır. Burada örgüt açısından önemli olan husus, örgütün sahip olduğu entelektüel sermayeden - bireylerin entelektüel birikiminden - sistematik biçimde kolektif bir değer üretebilme yeteneğidir. Söz konusu kolektif değerin üretilmesi ve geliştirilmesi günümüz örgütlerinin başarısı açısından hayati bir önem arz etmektedir. Zira örgütler, enformasyonu bir girdi olarak alan ve bunları işleyerek bilgi üreten sistemler olarak ele alınmaktadır. Dolayısıyla burada önemli olan, söz konusu sistemde bireylerin tek tek sahip oldukları - ve çoğu zaman öznel ve örtük durumda bulunan - bilgiyi ne ölçüde örgüte mal edebildikleridir. Aksi takdirde kişilerin sahip oldukları bilgi örgüte mal edilememekte ve bunun sonucunda eğer o kişi veya kişiler örgütten ayrılırsa, örgüt en değerli sermayesi olan bilgi sermayesinin bir bölümünü kaybetmektedir (Zaim, 2005, 77).
Bilginin iletildiği ve paylaşıldığı sürece yenilendiği, yeni bir şekle dönüştüğü ve değerli bir meta haline geldiği, günümüzde genel kabul gören bir gerçektir. Bilgi yönetiminde de örgütsel bilginin örgüt içinde düzenli olarak iletimi ve paylaşımı esastır. Örgütsel bilginin paylaşımı aslında, o bilginin sorumlularına ulaştırılması, örgütsel çalışmalardan haberdar edilmesi, çalışanlardan tepkilerin alınması, gelen tepkilerin değerlendirilmesi, yorumlanması ve tekrar sorumlularına iletilmesi gibi bir döngü anlamına gelmektedir. Bu döngü ile yapılan çalışmalarda olası aksaklıklar örgütte çalışan uzmanlar tarafından birçok açıdan ele alınacak, değerlendirilecek ve başarı yüzdesi artırılacaktır (Odabaş, 2003, 365).
İşte örgütsel bilginin yaratılması sürecinden kullanılmasına kadar geçirdiği aşamaya örgütsel bilgi yönetimi denilmektedir. Bu da, ancak örgütsel öğrenme sayesinde devamlılık kazanmaktadır. Yani bilgi yönetiminin belkemiğini örgütsel öğrenme oluşturmaktadır. Bunun sonucunda örgütte oluşan kolektif bilgiler, bilgi yönetiminin bir parçası niteliğini taşımaktadır. İşte bu nedenlerden ötürü örgütsel öğrenme ile bilgi yönetimi birbirinden ayrılmayan ve birbirini tamamlayan bir yapı içerisindedir (Sağsan, 2002, 26).