Operasyonel ÖGP ve/veya HACCP plânının oluşturulmasını takiben, gerekirse, kuruluş aşağıdaki bilgileri güncelleyecektir;
a) Ürün özellikleri, b) Tasarlanmış kullanım, c) Akış şemaları ,
d) Proses basamakları,
e) Kontrol önlemleri (Anon., 2006 a).
Yukarıda sıralanan bilgilerden birinde herhangi bir değişiklik meydana geldiğinde Gıda Güvenliği Takımı bir araya gelerek toplanır ve sistemi gözden geçirerek doğrulama yapar, ayrıca rutin olarak altı ayda bir sistem doğrulaması yapılır.
4.11 Doğrulamanın Planlanması
1. XYZ firması periyodik olarak iç denetimler düzenler ve Gıda Güvenliği Yönetim Sisteminin aşağıdakilere uyduğunu belirler:
a) Bu standardın isteklerine uyup uymadığını b) Etkin bir şekilde uygulanıp sürdürüldüğünü
2. XYZ firması denetim programını daha önceki denetim sonuçları ve denetlenen bölümün önemini de göz önüne alarak düzenler. Dokümante edilmiş olan yönetmelik denetim kapsamını, sıklığını ve metodunu anlatır. Ayrıca personel ve denetçi sorumluluklarını da belirtir.
3. Yönetim, denetim sırasında belirlenen sapmalar ile ilgili düzeltici faaliyetleri zamanında yapar ve sonucunu takip eder. Şirketimizde;
a) Denetimler için denetlenecek alanları da belirten detaylı bir plan hazırlanır. b) Denetim sıklığı belirlenir. Denetçiler, denetim konusunda eğitimlidirler.
c) Denetim sonuçlarının kaydedilmesi ve raporlanması için bir sistem kurulmuştur. d) Sapmaların belirlenmesi, uygunsuzlukların düzeltilmesi ve tekrar görülmesinin
e) Denetim sıklığı ve sonuçlarının organizasyon değişiklikleri yeni süreçler ve önceki problemlere de bakılarak gözden geçirilir.
4. XYZ Firması Gıda Güvenliği Yönetim Sisteminin etkin olarak çalıştığını denetim soru listesine göre doğrular. Gıda Güvenliği Yönetim Sisteminin doğrulama faaliyetleri arasında:
a) Tehlike analizi, GMP önlemleri ve Gıda Güvenliği Yönetim Sisteminin bu
standarda uyup uymadığını ve uygulamada Gıda Güvenliği Yönetim Sistemine
uyulup uyulmadığını doğrulamak için GGYS denetimleri,
b) Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi ve kayıtlarının gözden geçirilmesi, c) Ürün uygunsuzlukları, müşteri şikâyetleri ve KKN sapmalarının analizi
d) KKN’lerin kontrol altında olduğunun tespiti amacı ile rasgele örnekleme ve analizi,
e) Mümkün olan hallerde Gıda Güvenliği Yönetim Sisteminin uygun ve yeterli olduğunu doğrulamak için geçerliliğinin gösterilmesi.
5. Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi doğrulamaları, faaliyetlerin durumuna ve önemine dayalı olarak planlanmakta ve yeterli nitelikteki personel tarafından yapılmaktadır.
6. Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi doğrulaması sonuçları kaydedilmektedir.Çizelge 4.4 ‘te firmanın doğrulama planı örneği verilmiştir.
Çizelge 4.4. Doğulama planı örneği (Anon., 2009 o).
Kayıt
Faaliyet Sıklık Kullanılacak Yöntem Gerçekleştiren
Form no Rev.
Kritik limitlerin geçerliliği Yılda en az 2
kez ve
Gerektiğinde
İlgili yasa ve tüzüklerde
değişiklik varsa bakılır. Müşteri spektleri, şikâyetleri ölçme ve analiz sonuçları değerlendirilir.
GGYS Ekibi tarafından GGYS Formları 00 Süreç Akış Diyagramlarının, Tehlikelerin Analizinin, Risk analizinin ve KKN’lerin Doğrulanması 6 ayda bir ve değişen süreçlerde
Sürecin diyagramlara uygun
olarak işleyip işlemediğine, Tehlikelerde değişiklik olup
olmadığına ve KKN’ lerin doğruluğuna bakılır GGYS Ekibi tarafından GGYS Formları 00
Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi izleme kayıtlarının
(HACCP Planının)
doğrulanması
Yılda 2 kez İç Denetim soru Listesi
kullanılarak gerçekleştirilir.
GGYS Ekibi
tarafından F/8.1.02
00 HACCP planında yer alan
kritik kontrol noktalarında alınan tedbirlere ilişkin uygulamalar ile izleme kayıtlarının doğrulanması
6 ayda bir Tüm Gıda Güvenliği Yönetim
Sistemi kayıtları GGYS Ekip Lideri Tüm GGYS kayıtları 00 Ön Koşul Programlarının
Doğrulanması Ayda bir Tüm Gıda Güvenliği Yönetim
Sistemi Kayıtları GGYS Ekip Lideri GGYS/OG SL 00 Müşteri Şikâyetlerinin İncelenmesi Aylık veya 3 aylık olarak
Gıda emniyeti ile ilgili olarak gelen şikâyetlerin veri analizi yapılarak en çok tekrar edenler belirlenir. Kalite Güvence ve Hijyen Müdürü 00 Yardımcı dokümanlarının uygulanışının doğrulanması
Yılda 2 kez İç Denetim Yönetmelik ve Soru Listesine göre
İç Denetim
ekibi tarafından İç Denetim Planı (F/8.101) 00 Ön koşul programlarının doğrul. i) Gıda işleme yerlerinin tasarımı: ii) Taşıma ve depolama:
iii) Ekipman ve makine: iv) Personeli hijyeni: v) Sanitasyon ve haşere
kontrolü:
vi) Ürün geri çekme
Pros./uygulamaları: vii) Yabancı madde viii) Su
ix) Cam kontrolü
i) 6 Ayda bir, ii) Aylık iii) 6 Ayda bir iv) Günlük/ Haft /Aylık v) Günlük/ Haft /Aylık vi) Yıllık vii) Aylık viii) 6 ayda bir ix) Ayda 2 kez
Hazırlanan ön şart programı soru listesi ve diğer kontrol formları ile yapılır. GGYS Ekip Lideri ve Ekibi tarafından GGYS/OG SL GGYS Geçerli Kılma ve Doğrulama Formu (F/8.1.03) 00 Mikrobiyolojik doğrulma (el, su, ürün) El kont. Aylık Su kontrolü 6 ayda bir Ürün kontrolü yılda bir Dış kaynaklı laboratuar, KGH dept. 00
4.12 İzlenebilirlik Sistemi
XYZ Firması, ürün partilerinin ve bu partilerle ilgili hammadde yığınlarının, üretim süreçlerinin ve dağıtım kayıtlarının belirlenmesini sağlayabilecek bir izlenebilirlik sistemi oluşturmuştur ve bu sistemin uygulanmasını sağlar.
İzlenebilirlik, temel üretim tarihiyle beraber paketlerin üzerine basılan parti numarasıdır. Olası bir gıda güvenliği tehlikesi durumunda bu parti numarasından yola çıkarak
ürünün geri çekme işleminin kapsamına karar verilir. Müşteri şikâyetlerinin
değerlendirilmesinde parti numaralarından faydalanılır. Ürünün etiketindeki parti
numarasından yola çıkarak geriye dönük olarak analiz sonuçları, kullanılan paçal ve buğday gruplarına kadar izleme yapılabilir.
4.13 Uygunsuzluk Kontrolü
XYZ Firması, KKK’larında kritik limitler aşıldığında veya operasyonel ÖGP’ da kontrol kaybedildiğinde, etkilenen ürünlerin kullanılması ve piyasaya arzının önlenmesinin kontrolünü ve tanımlanmasını sağlayacak düzenlemeleri gerçekleştirir. Bu düzenlemeleri “Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü Yönetmeliğine” göre yapar.
Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü Yönetmeliği’nde amaç; ürünlerin müşteriye sunumunda sistemi olumsuz etkileyecek veya müşteriyi memnun etmeyecek, gıda güvenliği tehlikesi yaratma potansiyeli olan, ya da kalite açısından uygunsuz bir ürün / hizmetle karşılaşılması halinde izlenecek yöntemlerin tanımlanmasıdır.
Yönetmeliğe göre Üretimi yapan ve kontrol eden personel, üretim esnasında ve sonunda kalite planları ve kontrol talimatlarına göre gerekli kontrolleri yaparlar. Yapılan kontroller sonucunda bir uygunsuzluğa rastlanmışsa uygunsuzluğun sebebi ve uygunsuz ürün miktarı tespit edilir. Üretim esnasında veya sonunda tespit edilen uygunsuz ürünler Ölçme ve Analiz Yönetmeliğine göre tanımlanır. Uygunsuz ürünlerin kullanılması veya sevkıyatı İşletme Genel Müdür Yardımcısı ve Üretim ve Üretim Planlama Müdürü, Kalite Güvence ve Hijyen Müdürü tarafından engellenir. Tespit edilen uygunsuz ürünler, Kalite Güvence
personeli tarafından incelenir, eğer uygunsuzluk herhangi bir düzeltici işlemle
giderilebiliyorsa gerekli işlem başlatılır. Düzeltici işleme tabi tutulan ürünler kalite güvence tarafından kalite planlarına göre yeniden kontrol edilir ve yapılan işlemler ve kontrol sonuçları düzeltici ve önleyici faaliyet formuna kaydedilir. Eğer uygunsuz üründe herhangi bir gıda güvenliği açısından tehlike tespit edilmişse ürün ilgili vardiyadaki Üretim Sorumlusu
Gıda güvenliği veya kalite açısından tehlike arz etmeyen uygunsuz ürün
Üst sınıf ürünle paçal yapılarak, ürünler kalite planlarındaki uygun değerlere getirilebilir.
Bir alt sınıf ve tipe indirilerek sevkıyatı yapılabilir. Yeniden işlenebilir. (Geri dönüşümü sağlanır) Hayvan yemi olarak satılabilir.
İmha edilebilir.
Uygunsuz ürün, Üretim ve Üretim Planlama Müdürü ve yükleme esnasında Lojistik
Yönetmeni tarafından takip edilir ve uygunsuzlukların tekrarını önlemek için
düzeltici/önleyici faaliyet başlatılır. Potansiyel ve mevcut uygunsuzluklarla, müşteri şikâyetlerinin önlenmesi veya düzeltilmesi ile ilgili sistem Düzeltmeler ve Düzeltici Faaliyet Yönetmeliği ve Önleyici Faaliyetler Yönetmeliğine göre yürütülür.
Satın alma Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde satın alınan ürün ve / veya malzemelerde yapılan giriş kontrollerinde uygunsuzluk ile karşılaşılırsa ilgili formlar ile birlikte DFF doldurularak tedarikçiye iade edilir. Ürünün Firmaya girişine izin verilmez.
Uygun olmayan ürün değerlendirmenin ardından yeniden işleme tabi tutulduğunda, sevkinden önce Ölçme ve Analiz Yönetmeliğine göre tekrar kontrol işlemine tabi tutulur.
Talep edilen düzeltici faaliyetler periyodik olarak yapılan Yönetimin Kalite Sistemini Gözden Geçirme Toplantılarında değerlendirilerek ileriye yönelik gerekli önlemler alınır. Ürünler sevk edildikten sonra uygunsuzluk tespit edildiğinde; müşteri bilgilendirme ve geri çağırma işlemlerinde Ürünlerin Korunması Yönetmeliğine ve Geri Çağırma Yönetmeliğine göre hareket edilir.
Müşteri şikâyetleri, süreçler ve kalite sistemi ile ilgili mevcut ve potansiyel uygunsuzlukların sebeplerini araştırarak çözümünde uygulanacak düzeltmelerin veya düzeltici faaliyetlerin aşamalarını belirlemek ve bunları bir sistem dâhilinde açıklamak için Düzeltmeler ve Düzeltici Faaliyetler Yönetmeliği oluşturulmuştur. Bu yönetmelik kapsamında, tespit edilen tüm uygunsuzluklarla, müşterilerden gelen yazılı veya sözlü şikâyetlerden meydana gelen hoşnutsuzluğun sebeplerinin araştırılması ve ortadan kaldırılması için düzeltici faaliyet uygulanır. Düzeltmeler ve Düzeltici Faaliyetler Yönetmeliği Ek 7. 7 ’de verilmiştir.