Um a possível hipót ese passaria pela form ação pr évia dos Sar gent os nom eados par a est a função, quer na EPAM, quer nos Cent r os de Finanças das r espect ivas zonas. Tal solução im plicar ia um sério invest im ent o no levant am ent o de um adequado program a de for m ação, com o cor r espondent e acom panham ent o das alt er ações decor r ent es das nor m as e r espect iva alt er ação do pr ogr am a, com o r espost a a essas alt er ações.
Alguns pr oblem as se podem apont ar a est a solução. Um pr im eir o aspect o envolve a localização da EPAM, assim com o a ex ist ência nest a de m eios hum anos suficient es par a absor ver m ais est e encar go de for m ação, par ecendo, em t er m os de localização, m ais viável a for m ação ser assum ida pelos CFin. No ent ant o, a est es poder em os apont ar as m esm as dificuldades em m eios hum anos, acr escida da dificuldade de coor denação da form ação dada nos v ários CFin, e da inex ist ência de condições de aloj am ent o.
Par a est a solução, que m e par ece, face ao act ual sist em a, que t rar ia um a m ais valia significat iva à gest ão de t esourar ia das UEO, e ao desem penho do pr ópr io sist em a, ser ia necessár io cont ar com um a em penhada colabor ação por par t e dos Com andos/ Chefias das UEO, nom eadam ent e no que diz r espeit o à nom eação ant ecipada dos t esour eir os, à sua disponibilização para frequência de um curso de for m ação na or dem das 2 sem anas, bem com o a um a gar ant ia de est abilidade do t esour eir o na sua função dur ant e pelo m enos 2 anos. A est as condições acr escer ia que os cur sos t er iam de se m inist r ar r egular m ent e, num a base bianual, obr igando à nom eação ant ecipada do t esour eir o ant es do inicio do cur so, bem com o a um hábit o de subst it uição dest e apenas em per íodos coincident es com os dos cur sos a m inist r ar .
Par ece- m e ser est a colabor ação, no sent ido de se cum pr ir sim ult aneam ent e t odas est as condições, o m aior ent r ave à ut ilização dest a solução, por r azões de or dem var iada e que não im por t a aqui refer ir .
A segunda hipót ese passar ia por um a t r ansferência ( gr adual ou não) da execução dos pagam ent os par a um ór gão cent ral, considerando que o m ais adequado ser ia o Cent r o
de Finanças, ao qual j á com pet e a realização da Cont abilidade. Daqui result ar ia segur am ent e um a super ior qualidade no pr ocessam ent o adm inist r at ivo dos pagam ent os, m elhor ando t am bém significat ivam ent e a celer idade de t odo o pr ocesso de pr est ação de cont as, cont r ibuindo ainda par a se cum pr ir cabalm ent e com as fases da despesa131. Recor dem os que o Regulam ent o dos Cent r os de Finanças132 prevê que com pet e à Secção de Ver ificação de Cont as “ Pr oceder à ver ificação, pr ocesso e liquidação das r eceit as e despesas das UEO...” e “ Dar quit ação das receit as e despesas e elabor ar as not as de liquidação e pagam ent o r espeit ant es às despesas liquidadas por cont a do or çam ent o do Exér cit o” , pelo que m e par ece que ser ia possível ao Cent r o de Finanças est ender as suas funções at é ao pagam ent o dir ect o aos fornecedor es das UEO. Convém aqui r efer ir que, se m ont ado um eficaz sist em a de pagam ent os, nom eadam ent e r ecor r endo a EDI133, à explor ação das pot encialidades da aplicação RFW, nom eadam ent e at r avés da ligação dos CFin às SSRF par a im por t ação dos dados
On Line das UEO, ent r e out r os m eios ao nosso dispor , não im plicar ia um aum ent o
subst ancial do t r abalho desenvolvido nos CFin, t endo com o cont r apar t ida um super ior cont rolo da ut ilização das disponibilidades financeiras, bem com o um m aior cum pr im ent o da confor m idade legal134 e da regularidade financeira135. Pode- se afir m ar que não ex ist ir ia um a aum ent o subst ancial de t r abalho um a vez que est ar iam clar am ent e sim plificadas as operações de verificação136, bem com o de em issão de not as de alt erações137 e de not as de liquidação e pagam ent o138.
A im plem ent ação de um t al sist em a de pagam ent os cent ralizado obrigaria ao est abelecim ent o de algum as pr em issas, consider adas com o fundam ent ais par a o êxit o do sist em a.
Essas pr em issas, ent r e out r as de m enor im por t ância, ser iam as seguint es:
¾ Ligação por m eio elect r ónico ent r e as aplicações em uso nas SSRF e os CFin139;
131 Aut or ização da despesa; Realização da despesa; Processam ent o; Ver ificação; Liquidação; Aut or ização de pagam ent o; Pagam ent o
132 Apr ov ado pelo Desp. 334/ 94, nos t er m os do dispost o no n.º 3 do ar t .º 4º do Dec.Regul. 69/ 94; 133 EDI – Elect r onic Dat a I nt er change
134 Confor m idade legal - Ent ende- se a pr év ia ex ist ência de lei que aut or ize a despesa e que est a se faça nos seus pr ecisos t er m os ( ar t .º 22º , Dec. Lei n.º 155/ 92 de 28 Jul.) .
135 Regular idade financeir a - Depende da inscr ição or çam ent al, cor r espondent e cabim ent o or çam ent al e adequada classificação da despesa. O pr incípio do cabim ent o or çam ent al v isa gar ant ir que o equilíbr io
pr eviam ent e est abelecido ent r e r eceit as e despesas não sej a dest r uído. Há, no ent ant o, cer t as despesas que só podem ser r ealizadas se for em cobr adas r eceit as que as cubr am ( consignação das r eceit as) . Nest es casos ex ige- se duplo cabim ent o da despesa: na ver ba da despesa e na ver ba da r eceit a que a financia.
136 Nom eadam ent e na v er ificação dos r equisit os dos r ecibos, na confr ont ação dos valor es dos docum ent os com os inscr it os nos r espect ivos r esum os e nos RT e ROD.
137 Os er r os que event ualm ent e sej am v er ificados nos docum ent os de despesa, t ant o no que se r efer e ao cum pr im ent o de for m alidades a obser var na r ealização das despesas, com o no que r espeit a à sua inscr ição nos RT e ROD e r equisit os a que devem obedecer , dão or igem a “ abat es” , cuj o r egist o é efect uado em docum ent o pr ópr io, designado por “ not a de alt er ações” .
138 Após a confer ência dos valor es ver ificados e liquidados em cada per íodo, os CF em it em um a “ not a de liquidação e pagam ent o”
¾ Recolha de NI B140 dos for necedor es, passando o pagam ent o a r ealizar - se por t r ansfer ência bancár ia;
¾ Pr om oção da ut ilização da EDI na ligação ent r e CFin e Fornecedores, perm it indo um a r ápida r ecepção do r ecibo por t r ansfer ência de dados;
¾ Reor ganização int er na dos CFin, para fazer face às novas funções e à r edução de out r as;
¾ Event ual adapt ação do Regulam ent o dos Cent ros de Finanças, quer par a incluir inequivocam ent e est a função, com o out ras que se pr opõem ainda nest e t r abalho;
¾ Em issão pelas UEO da aut or ização de pagam ent o, devidam ent e assinada pelo Cm dt / Dir / Chefe da UEO, de acor do com o n.º 2 do Art .º 23º , do Decr et o Lei 275- A/ 93141
Convém aqui r efer ir t am bém o t r at am ent o a dar ao m aior núm er o de pagam ent os feit o pelo t esour eir o: a ADME.
Nest e caso, considero que a t ar efa de r ecolha e pr ocessam ent o dos docum ent os é da r esponsabilidade da Secção de Pessoal, que os enviar ia par a a Repar t ição da ADME na DSF, a qual, por sua vez, com unicar ia à ChAT os valor es a deposit ar na cont a de cada indivíduo, j unt o com o seu vencim ent o.
Quant o à quest ão das r eceit as pr ópr ias, as que obr igam a m aior pr ocessam ent o por par t e do Tesour eir o são as r eceit as de bar es e da cent r al t elefónica. Quer est as, quer out r as que im pliquem a cobr ança em num er ár io, t êm sem pr e um r esponsável por efect uar a sua ent r ega na t esour ar ia142, sendo per feit am ent e viável que, ao invés de pr oceder à sua ent r ega na Tesour ar ia, se fizesse um depósit o dir ect o na cont a bancár ia em uso pela UEO, ent r egando o r espect ivo t alão de depósit o na SSRF par a confer ência das cont as m ensais.
140 Núm er o de ident ificação Bancár ia
141 “ As saídas de fundos por oper ações de t esour ar ia t êm com o supor t e docum ent al as aut or izações de pagam ent o...”