KAMU İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI: KOS 2.4.1
TAŞINIR GİRİŞ VE ÇIKIŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İlgili Birim: Mali İşler
Satın alma, bağış, yardım ve devir yoluyla taşınır edinilir
Harcama Yetkilisi adına taşınır mallar sayılarak, tartılarak, ölçülerek teslim alınır ve taşınır işlem fişi düzenlenerek muhasebe kaydı yapılır
Malzemeler doğrudan kullanıma verilecek mi?
Hayır Evet
Taşınır mallar ambara alınır
1- Kişilerin kullanımına verilen dayanıklı taşınırlar için Taşınır teslim belgesi düzenlenir (TYM Örnek no: 6/A) ve imza karşılığı teslim edilir.
2- Oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına verilen dayanıklı taşınırlar için dayanıklı taşınır listesi düzenlenir ve istek yapan birim yetkilisi veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusuna imza karşılığı teslim edilir
Tüketim malzemeleri taşınır istek belgesi (TYM Örnek No:7) karşılığında teslim edilir. Ve taşınır işlem fişi ile çıkış kaydı yapılır
Ambardan taşınır istek belgesi ile talep edilen dayanıklı taşınırlar için Taşınır teslim belgesi düzenlenir (TYM Örnek no: 6/A) ve imza karşılığı teslim edilir.
Ambardan talep edilen
Çıkışı yapılan tüketim malzemelerinin taşınır 2. Düzey detay kodları bazında düzenlenen onaylı listesi SGDB
tarafından belirlenen 3’er aylık
periyotlarda SGDB’na teslim edilir
DAYANIKLI TAŞINIRLARIN NUMARALANDIRMA İŞLEMİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İlgili birim: Mali İşler
KBS Taşınır Yönetim ve Kayıt sistemine giriş yapılır
Barkod işlemleri menüsünden, barkod basım listesi seçilir
A4 kağıda toplu barkod çıktısı oluşturma işlemi için yazdırılacak barkodlar seçilerek “seçilen A4 kağıda bas” butonu tıklanır
Seçilen barkodların yer aldığı sayfa açılır ve barkodlar yazdırılarak ilgili taşınırların üzerine yapıştırılır
Dayanıklı taşınırlar için barkodlama yapıldıktan sonra Dayanıklı Taşınır Listesi oluşturularak harcama yetkilisinin onayını müteakip kendisine dayanıklı taşınır teslim edilen kişinin çalıştığı yerde liste duvara asılı bir şekilde bulundurulur
TAŞINIR HURDAYA AYIRMA VE DEVİR SURETİYLE ÇIKIŞ İŞ AKIŞ ŞEMASI İlgili Birim: Mali İşler
Harcama yetkilisinin onayı ile biri işin uzmanı olmak üzere en az üç kişilik komisyon oluşturulur
Birim envanterinde kayıtlı taşınırlardan ekonomik ömrünü tamamlamış veya teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyen malzemeler tespit edilir
Komisyonun incelemesi neticesinde taşınırın
hurdaya ayrılması gerekiyor mu?
Hayır Evet
Malzemenin kullanımına izin verilir Kayıttan Düşme Teklif ve
Onay Tutanağı düzenlenir
Mevzuatta belirlenen sınırlar dahilinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağının harcama yetkilisince onaylanmasını müteakiben taşınır işlem fişi ile kayıttan düşülür
Taşınır İşlem Fişi Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı eklenerek Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Gönderilir
Devir Suretiyle Çıkış için Taşınır İşlem Fişi düzenlenir
TAŞINIR YIL SONU İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İlgili Birim: Mali İşler
Taşınır sayımları için, Harcama yetkilisi tarafından,
kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında, Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisinin de aralarında bulunduğu en az üç kişilik sayım kurulu oluşturulur
Kurul tarafından fiili sayım yapılır ve sayım tutanağı düzenlenir
Fiili sayım tutanağı ile kayıtlar karşılaştırılır
Taşınır kayıtları ile fiili sayım sonuçları örtüşüyor mu?
Fiili sayım eksik Uygun Fiili sayım fazla
Hesaplar detaylı incelenir, eksik nedenleri tespit edilir, düzeltme işlemleri yapılır
Hesaplar detaylı incelenir, fazlalık nedenleri tespit edilir ve düzeltme işlemleri yapılır Taşınır Sayım ve Döküm
Cetveli(TYM Örn.13) ile Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli (TMY Örn.14) hazırlanır ve Yıl sonu itibariyle
düzenlenen en son taşınır işlem fişinin sıra
numarasını gösterir tutanakla birlikte Strateji Geliştirme Daire
Başkanlığına gönderilir
SATINALMA YÖNTEMİ BELİRLEME İŞ AKIŞ ŞEMASI İlgili Birim : Mali İşler
Birimler ihtiyaçlarını tespit eder ve ihtiyaç talep listeleri varsa teknik şartnamelerle birlikte talep yazısı ekinde mali işler birimine verilir.
Gelen talepler mali işler birimi tarafından incelenir.
Ödenek durumu, mevzuata uygunluğu, ihtiyacın önceliği gibi durumlar açısından harcama yetkilisinin de görüşü alınmak suretiyle; iş uygun mu?
Hayır
Evet
Revize edilmek veya iptal edilmek üzere iade edilir
Alım şekline karar verilir.
İş ihale edilecek mi
Evet Hayır
Alıma ilişkin teknik şartname, yaklaşık maliyet vs. tüm belgelerle birlikte işin konusuna göre ilgili Daire Başkanlığından talepte bulunulur.
DMO’dan satın alınacak 4734 Sk. 22. Maddesi
kapsamından alım yapılacak
DMO alımları iş akış süreci başlatılır 22/D
Doğrudan temin iş akış süreci başlatılır
Tek kaynaktan alım iş akış süreci başlatılır
TEK KAYNAKTAN ALIM İŞ AKIŞ ŞEMASI İlgili Birim : Mali İşler
Özelliğine göre tek kaynaktan yapılacak alım için verilen karar üzerine firmanın tek kaynak olma durumu sorgulanır
EKAP’ta Doğrudan temin sekmesi altında ihtiyaç listesi işlemleri yapılır
İhtiyaç listesi ile ilişkilendirilerek doğrudan temin kaydı yapılır
İdare tarafından her yılın başında belirlenen satın alma sürecinde görevlendirilecek personeller arasından bu süreci yürütecek piyasa fiyat araştırma görevlileri ile muayene kabul komisyonu üyeleri seçilir ve onay belgesine isimleri yazılır
Doğrudan temin maddesi seçilir (22/a,b,c) doğrudan temin onay belgesi oluşturulur.
Doğrudan temin onay belgesi sırasıyla, gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin onayına sunulur
Firmadan fiyat teklifi alınır
Ekap üzerinde doğrudan temin hazır belgeler tıklanarak dökümler alınır.
Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı Düzenlenir
Doğrudan temin sonuç onay belgesi onaylatılır
Sipariş onayı yapılır
Alım sonuçlandırma iş akış şeması
DEVLET MALZEME OFİSİ ALIMLARI İŞ AKIŞ ŞEMASI İlgili Birim : Mali İşler
İhtiyacın DMO’dan karşılanacağına karar verilir
DMO resmi sitesi e-satış portalı üzerinden, teknik özellikleri de göz önünde bulundurularak ihtiyaç listesinde talep edilen ürünler kataloglardan tespit edilir
Katalog kod numaralarından oluşan DMO malzeme istem listesi oluşturulur
DMO’ya kredi açılır ve alım karşılığı tutar DMO hesabına havale edilir
Ödemeye ilişkin belgeler ve malzeme istem listesi üst yazı ekinde DMO’ya gönderilir
Alım sonuçlandırma iş akış şeması Liste doğrultusunda MYS’den ödenecek tutar karşılığında DMO’ya kredi açılması için harcama talimatı oluşturulur.
Harcama talimatı onayının ardından Ödeme Emri belgesi ve ekleri SGDB gönderilir.
DOĞRUDAN TEMİN (22/d) ALIMLARI İŞ AKIŞ ŞEMASI İlgili Birim: Mali İşler
İhtiyacın 4734 sayılı kanunun 22. Maddesinin d fıkrası kapsamında doğrudan temin usulü ile karşılanmasına karar verilir.
EKAP’ta Doğrudan temin sekmesi altında ihtiyaç listesi işlemleri yapılır
İhtiyaç listesi ile ilişkilendirilerek doğrudan temin kaydı yapılır
İdare tarafından her yılın başında belirlenen satın alma sürecinde görevlendirilecek personeller arasından bu süreci yürütecek piyasa fiyat araştırma görevlileri ile muayene kabul komisyonu üyeleri seçilir ve onay belgesine isimleri yazılır
Doğrudan temin maddesi seçilir (22/d) doğrudan temin onay belgesi oluşturulur.
Ekap üzerinde doğrudan temin hazır belge dökümleri alınır.
Doğrudan temin onay belgesi sırasıyla, gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin onayına sunulur
Alım konusu sektörde faaliyet gösteren firmalardan teklifler alınır
Gelen teklifler doğrultusunda Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı Düzenlenir
Doğrudan temin sonuç onay belgesi onaylatılır
Sipariş onayı yapılır
Alım sonuçlandırma iş akış şeması
ALIM (4734 SK.) SONUÇLANDIRMA İŞ AKIŞ ŞEMASI İlgili Birim: Mali İşler
İdarenin bildirimi üzerine Onay Belgesi veya Harcama
Talimatında isimleri belirtilen muayene kabul komisyonu üyeleri muayene kabul ve teslim için hazır bulunur
Sipariş teslimi yapacak olan firma teslim süresi içinde satın alma konusu mal/hizmet teslimi ve kabulü için idareye başvurur.
Mal veya hizmet kabule uygun mu?
Hayır Evet
Tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesi için firmaya süre verilir
Verilen süre içerisinde eksiklikler giderilip kabule uygun hale getirildi mi?
Muayene kabul tutanağı/
hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenir.
Hayır
Mal/malzeme iade edilir, Hizmet için hakkediş
düzenlenmez, varsa sözleşme hükümlerine göre yasal yaptırımlar uygulanır, hiçbir şekilde ödeme yapılmaz
1-Fatura teslim alınır ve kontrol edilir.
2- Mal/Malzeme alımı ise TİF düzenlenir.
3- MYHBY’ne uygun olarak tüm kanıtlayıcı belgeler eklenerek Ödeme emri Belgesi düzenlenir.
Ödeme Emri Belgesi ve eki kanıtlayıcı belgelerin birer nüshası, harcama yetkilisinin onayını müteakiben ilgiliye ödeme yapılmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.
PERSONEL MAAŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İlgili Birim : Mali İşler
Memur maaşları için her ayın 8-10’u gibi KBS Maaş sisteminden maaş
hesaplaması yaptırılır.
PERSONEL MAAŞLARI
İşçi Kadrosunda bulunan personel için her ayın 8-10’u gibi puantajlar ve varsa fazla mesai çizelgeleri düzenlenerek maaş birimine iletilir.
KBS üzerinden bordro dökümleri alınır ve kontrolleri yapılır
Kontrol işlemi sonucunda varsa hatalar düzeltilir ve ödeme Emri Belgesi için gerçekleştirme görevlisi onayına gönderilir.
Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin onayının ardından ödeme emri belgesi dökümü alınır. Tüm ekleriyle birlikte gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisine 2’şer nüsha olarak ıslak imza ettirilir.
Maaşlar Ayın 15’inde personelin hesabına yatırılmak üzere, Islak imzalı ödeme emri belgesi ve eki belgeler Strateji Geliştirme daire Başkanlığına gönderilir.
Maaşlar Ayın 15’inde personelin hesabında olacak şekilde, banka maaş listesine uygun olarak anlaşmalı bankanın sistemine yüklenir
Ayın 15’ ile 25’i arası emekli keseneklerinin bildirilmesi
STRATEJİK PLAN HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI İlgili Birim : Mali İşler
Üst yönetici tarafından stratejik plan çalışmalarının başlatılmasına ilişkin çağrının yapılması
1 Dekan yardımcısı, bölüm başkanları veya yetkilendireceği akademik personeller ile fakülte sekreteri ve mali işler personelinden oluşan stratejik plan hazırlama kurulu oluşturulur.
Mali işler biriminin teklifi üzerine dekanlıkça belirlenen tarih, yer ve saatte kurul toplantıya çağrılır.
Belirtilen tarih, yer ve saatte Dekan yardımcısının başkanlığında ilk toplantı yapılır.
Başkanın katılmadığı toplantılara başkanlık etmek üzere üyeler arasından bir başkan vekili seçilir
Stratejik plan hazırlama takvimi oluşturulur.
Belirlenen takvime göre tekrar çağrıya gerek kalmadan süreç yürütülür.
Görev Dağılımı
Yapılır.
Bölüm taslakları birleştirilerek fakülte stratejik planı oluşturulur ve dekan onayına sunulur.
Onaylanan Fakülte Stratejik planı Strateji Geliştirme daire
Başkanlığına gönderilir.
STRATEJİK PLANIN İZLENMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İlgili Birim: Mali İşler
Mali İşler Birimi tarafından, her yılın sonunda cari yıl ve bir önceki yılın İdare performans programı çıkarılır.
Fakülte Stratejik plan hazırlama kuruluna sunulur. Kurul izleme ve değerlendirme yapmak üzere toplanır.
Stratejik planda belirlenen İdare performans programına göre performans hedefleri ve göstergeleri doğrultusunda gerçekleşme sonuçları ve faaliyet raporları karşılaştırılır.
Karşılaştırmalar sonucunda stratejik planın uygulama başarısı değerlendirilir
Uygulama Başarılı mı
Evet Hayır
Tespit edilen eksiklik ve aksamalar
doğrultusunda performans programı revize edilerek tekrar onaya sunulur
Stratejik plan hazırlama iş akış şeması
Stratejik plan değerlendirme ve izleme raporları sonuç tutanağıyla birlikte dekan onayına sunulur
Dekan tarafından onaylanan raporlar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.
BÜTÇE HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI İlgili Birim: Mali İşler
Her yıl üst yönetici tarafından yapılan bütçe çağrısı üzerine hazırlık süreci başlatılır.
Bir önceki yıl ve cari yıl gerçekleşme raporları çıkarılır.
Fakülte Stratejik planında belirlenen orta ve uzun vadeli amaçlar, temel ilke ve politikalar, hedef ve öncelikler, performans
ölçütleri, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarına göre birimin ihtiyaçları doğrultusunda hazırlık bütçe taslağı oluşturulur.
Hazırlanan taslak fakülte sekreteri tarafından Strateji geliştirme daire başkanlığı ile paylaşılarak görüş alışverişinde bulunulur.
Fakülte stratejik planı ile gerçekleşme raporları karşılaştırılır
Görüş ve direktifler doğrultusunda revize edilmesi gereken hususlar gözden geçirilir ve uygun hale getirilir.
Son şekli verilen hazırlık bütçe taslağı dekan onayına sunulur ve onayı müteakiben strateji geliştirme daire başkanlığına
gönderilir.
YOLLUK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İlgili Birim: Mali İşler
Yurtiçi ve yurtdışı sürekli görev yolluklarında Başvurucu;
-Atamalarda atama onayı, diğer hallerde harcama talimatı,
- Resmi mesafe haritasında gösterilmeyen yerler için yetkili mercilerden alınacak onaylı mesafe cetveli,
-Yurtiçi/Yurtdışı Sürekli Görev Yolluğu Bildirimi (MYHBY örnek:28) ile başvurur
6245 sayılı Harcırah kanunu kapsamında harcırah almayı hak eden personel mali işler birimine başvurur
YOLLUK TALEBİ
Yurtiçi ve yurtdışı geçici görev yolluklarında;
-Görevlendirme yazısı (Rektörlük oluru) veya harcama talimatı,
-Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi (MYHBY örnek:27)
-Varsa yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura,
- Uçakla seyahat edilmişse fatura/e-fatura - Kurs veya Kongre Katılım Belgesi ve kurs kongre katılım ücreti ödemesine ilişkin belge, ile başvurur.
Kanıtlayıcı belgeler ve görev yazısının uygunluğu kontrol edilir.
Uygundur Uygun değildir.
Mevzuata aykırılık varsa talep reddedilir.
Eksiklikler varsa tamamlatılır Ödeme emrine bağlanır
ve ödenmek üzere Strateji Daire
Başkanlığına gönderilir.
