HAKEDİŞ DOSYASINDA BULUNMASI GEREKEN EVRAKLAR VE DOSYALARDA TESPİT EDİLEN EKSİKLİK VE HATALAR
Bilindiği gibi, Genel Müdürlüğümüz koordinatörlüğünde yürütülen Çoruh Nehri Havzası Rehabilitasyon Projesi kapsamında yapılan mal/hizmet alımları ile ilgili olarak, ihale hazırlık aşamasından iş teslim alınıncaya kadar olan tüm süreç ilgili Bölge Müdürlüklerimiz tarafından yürütülmektedir. Proje kapsamındaki işlerin maliyetleri belirlenen limitin (500.000.000 JPY) altında olduğu için, taşradaki tüm ihaleler kamu ihale kanunu hükümlerine göre yapılmaktadır. Bölge müdürlüklerimiz, ihale ve hakediş işlemlerini tamamladıktan sonra hazırladıkları hakediş dosyalarının biri asıl olmak üzere 2 nüshasını ödeme için genel müdürlüğümüze göndermektedir.
Alınacak hizmetin ve yapılacak işin niteliğine göre uygulanan ihale yöntemleri değişmektedir. Buna bağlı olarak da hakediş dosyalarında yer alması gereken evrakların cinsi ve sayısı da değişmektedir.
BİRİM FİYATLA ORMAN KÖYLÜLERİNE YAPTIRILAN EROZYON KONTROLÜ TESİS, BAKIM, REHABİLİTASYON, FİDAN DİKİMİ İŞLERİ
İlk hakediş dosyasında asgari aşağıdaki belgelerin bulunması gerekir.
1) Satınalma/Birim Fiyatla İş Yaptırma Komisyonu Oluru 2) Metraj cetveli
3) Birim fiyat kararı
4) Yaklaşık Maliyet hesap cetveli 5) Onay Belgesi
6) İlan yazıları ve ekinde ilan metni(imzalı olacak) 7) İdari şartname ve teknik şartname
8) Muhtarlıktan alınan ve ayrıca idarece düzenlenen ilan tutanakları
9) Köylülerin başvuruları (toplu başvurularda muhtarın imzası ve mührü de olacaktır.) 10) (Başvuranlara ilişkin) Tespit tutanağı
11) Birim fiyatla iş yaptırma/Satınalma komisyonu kararı 12) Birim fiyat hizmet alımı sözleşme ve şartnamesi 13) Yer teslim tutanağı
14) Ölçü tespit tutanağı
15) Hakediş raporu, özeti ve icmali 16) Çeşitli ödemeler bordrosu
17) Harcama Pusulası (vergi mükellefi ise fatura)
18) Köylülerin banka hesap no bilgileri 19) Dizi pusulası
Sonraki hakedişlerde, hakediş dosyasına 14, 15, 16, 17, 18 ve 19 nolu belgelerin konulması yeterlidir.
İşi yapacaklarda aranacak nitelikler ve istenecek belgeler ilanda belirtilecektir.
Yukarıdaki listede, 6852 sayılı birim fiyat tamiminde belirtilen evraklar ile birlikte kurum tarafından istenen diğer evraklar yer almaktadır.
BİRİM FİYATLA KOOPERATİFLERE YAPTIRILAN EROZYON KONTROLÜ TESİS, BAKIM, REHABİLİTASYON, FİDAN DİKİMİ İŞLERİ
İlk hakediş dosyasında asgari aşağıdaki belgelerin bulunması gerekir.
1) Satınalma/Birim Fiyatla İş Yaptırma Komisyonu Oluru 2) Metraj cetveli
3) Birim fiyat kararı
4) Yaklaşık maliyet hesap cetveli 5) Onay belgesi
6) İlan yazıları ve ekinde ilan metni(imzalı olacak) 7) İdari şartname ve teknik şartname
8) Koop. alınan ve ayrıca idarece düzenlenen ilan tutanakları
9) Kooperatifi temsile yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri 10) Kooperatifin ana sözleşmesinin çalışma konuları içersinde ormancılık faaliyetlerinin
bulunması ve bu maddelerin kooperatifi temsile yetkili kişilerce onaylanmış sureti, 11) Kanuni süre içerisinde son genel kurulunu yapmış olduğuna dair belge
12) İşi yapmak istediklerine dair yazılı müracaatı 13) Çalışacak ortaklar listesi
14) (Başvuranlara ilişkin) Tespit tutanağı
15) Birim Fiyatla İş Yaptırma/Satınalma Komisyonu kararı 16) Birim fiyat hizmet alımı sözleşme ve şartnamesi 17) Yer teslim tutanağı
18) Ölçü tespit tutanağı
19) Hakediş raporu, özeti ve icmali
20) Vergi borcu yoktur ve SGK borcu yoktur yazıları
21) Kooperatifin hakediş talep yazısı (banka hesap numarası da belirtilecektir.) 22) Fatura
23) Dizi pusulası
Sonraki hakedişlerde hakediş dosyasına 18, 19, 20, 21, 22 ve 23 nolu belgelerin konulması yeterlidir.
İşi yapacaklarda aranacak nitelikler ve istenecek belgeler ilanda belirtilecektir.
Yukarıdaki listede, 6852 sayılı birim fiyat tamiminde belirtilen evraklar ile birlikte kurum tarafından istenen diğer evraklar yer almaktadır.
Kooperatifler, imza yetkisinde aksi bir karar yoksa başkan ve yönetim kurulundan imza yetkili iki kişinin imzası ile temsil olunur. Ayrıca kooperatif mührü de şarttır.
İHALE YOLUYLA YAPTIRILAN EROZYON KONTROLÜ TESİS, BAKIM, REHABİLİTASYON, FİDAN DİKİMİ İŞLERİ
İlk hakediş dosyasında asgari aşağıdaki belgelerin bulunması gerekir.
1) İhale komisyonu görevlendirme yazısı (5 asil + 5 yedek üye) 2) Yaklaşık maliyet tespit komisyonu oluru (3 asil + 3 yedek üye) 3) Metraj cetveli
4) Yaklaşık maliyet hesap cetveli 5) İhale onay belgesi
6) Fiyat teklifleri
7) Açık ihale yöntemiyle yapılan ihalelerde ilan metninin bir örneği ve ilan tutanağı 8) İdari şartname
9) Teknik şartname
10) Teklif zarfları teslim alma ve ihale açılış tutanakları 11) İhale komisyonu kararı
12) Sözleşme
13) Damga vergisi ve sözleşme karar pulu alındısı 14) Kesin teminat mektubu
15) İşyeri teslim tutanağı
16) Ölçü tespit tutanağı
17) Ticaret odası faaliyet belgesi
18) Teknik eleman (mühendis) ile ilgili gerekli belgeler 19) İmza sirküleri
20) Ticaret sicil gazetesi
21) Firmanın yasaklı olmadığına dair sorgulama sonucu (EKAP) 22) Vergi ve SKG borcu yoktur yazıları
23) Hakediş raporu, özeti ve icmali 24) Yapılan işler listesi
25) Hesap nosu bildirir dilekçe 26) Fatura
27) Dizi pusulası
28) İşyeri ormancılık bürosu ise;
a) Orman Mühendisleri Odasından alınan “Serbest Ormancılık Bürosu Tescil belgesi”
b) Orman mühendisleri odasından alınan Serbest Meslek Ruhsat Belgesi ve Oda kayıt belgesi de dosyada bulunmalıdır.
Sonraki hakedişlerde hakediş dosyasına 16, 22, 23, 24, 25, 26 ve 27 nolu belgeler konulacaktır. Yüklenici, sözleşmede belirtilen işin tamamını bitirmişse Muayene Kabul tutanağı da düzenlenecektir.
Gerekli durumlarda geçici teminat alınacaktır.
ARILI KOVAN VE ELEKTROŞOKLU ÇİT SİSTEMİ ALIMI İŞLERİ
Kamu İhale Kanununun 3/a maddesi kapsamında Birim fiyat usuluyle Tarım Kredi Kooperatiflerinden alınan arılı kovan, güneş enerjisi ile su ısıtma sistemi, elektroşuklu çit alımlarıyla ilgili hakediş dosyasında asgari aşağıdaki belgeler bulunmalıdır.
Satınalma Komisyonu oluru Metraj cetveli
Birim Fiyat Kararı
Yaklaşık maliyet hesap cetveli Onay belgesi
Teknik Şartname ve İdari Şartname Sözleşme
Teslim-Tesellüm Belgesi (Bu belgeyi İdare yetkilileriyle beraber, malı teslim alan köylü ve ilgili köy muhtarı imzalayacaktır.)
Taahhüt senedi (Hibe verilen köylüye imzalatılacak.) Çiftçi puan formu
Muayene ve Kabul Tutanağı Hakediş Raporu
Vergi borcu sorgulama sonucu Fatura
Dizi Pusulası
ARAÇ KİRALAMA
Araç kiralama hizmet alımları doğrudan temin veya ihale yöntemleriyle yapılmaktadır. Araç kiralama hizmet alımı ile ilgili hakediş dosyalarında ilgili mevzuat gereğince ihalenin türüne göre, hakediş dosyasında yer alması gereken belgelere ilave olarak aracın ruhsat fotokopisi de konulacaktır. Aracın muayenesinin yapıldığını gösteren kaşe ruhsatın üzerine işlenmiş olmalıdır.
HAKEDİŞ DOSYALARINDAKARŞILAŞILAN HATALAR VE UYULMASI GEREKEN HUSUSLAR
Bazı bölge müdürlüklerimiz hazırladıkları hakediş dosyasının tüm nüshalarını olduğu gibi genel müdürlüğe göndermekte, kendilerine bir dosya ayırmamaktadır. Bu durum ileride bölge için sıkıntı yaratmaktadır. Bölge müdürlüklerimiz 3 nüsha olarak düzenledikleri hakediş dosyasının 1 nüshasını kendilerine ayıracak, diğer 2 nüshasını ödeme için genel müdürlüğe gönderecektir.
Sözleşme ve şartnamelerin sadece son sayfası imzalı oluyor, diğer sayfalar imzalanmıyor.
Sözleşmenin her sayfası hem idare yem de yüklenici tarafından imzalanmalıdır. Şartnamelerin her sayfası İdare tarafından imzalanmalıdır.
Hakediş özeti, icmali ve yapılan işler listesi bazen parafsız gelmektedir. Bu belgeler mutlaka paraflı olacaktır.
KDV tevkifatı uygularken 117 sayılı KDV genel tebliğine göre işlem yapılmalı, tereddüde düşülen hususlarda OGM Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı ile görüşülerek bilgi alınmalıdır. Hizmet alımıyla yaptırılan toprak muhafaza tesis, bakım, rehabilitasyon, fidan dikimi, tohum ekimi vb. işler için uygulanacak KDV tevkifatı ile ilgili olarak ekte yer alan Maliye Bakanlığının 26.06.2014 tarih ve 68160 sayılı yazısı dikkate alınarak işlem yapılacaktır.
Birim fiyatla orman köylüleri veya kooperatiflere yaptırılan işler ile ilgili ilanların (6852 sayılı birim fiyat tamiminde de belirtildiği üzere) köy muhtarlığı veya kooperatif tarafından 7 gün süreyle duyurulması gerekmektedir. Fakat bazen ilan süresinin daha kısa tutulduğu görülmüştür.
Evraklarda, yanlış yazılan yerlerin üzerini tükenmez kalemle çizerek veya daksil çekerek yapılan düzeltmelere sıkça rastlanmaktadır. Yapılan düzeltmeler paraflanmamaktadır. Bu şekilde düzenlenen evrak geçerliliğini yitirmektedir. Bu nedenle evraklarda elle yapılan düzeltmeler mutlaka paraflanacaktır. Ödeme ile ilgili evraklarda (Örn. Hakediş raporu) daksille düzeltme olmaz ve kalemle yapılan düzeltme yanlışın üzerine tek çizgi çizilerek doğrusu yanına yazılıp paraflanarak yapılır.
İşlemler yapılırken öncelik sırasına uyulmalıdır. Örneğin; yer teslim tutanağı sözleşmeden sonra yapılır. Birim fiyatla orman köylüsüne yaptırılacak bir iş için köylünün yaptığı başvurunun tarihi İdarenin düzenlediği karar tutanağının tarihinden sonra olamaz.
Fotokopi belgelerde mutlaka Asli Gibidir kaşesi ve imzası olacaktır.
İhale Onay Belgesi, Harcama Pusulası ve Fatura’ nın aslı Genel Müdürlüğümüze gelen dosyada mutlaka bulunmalıdır. Sadece Aslı Gibidir yapılmış fotokopisi kabul edilmez.
Orköy faaliyetleri kapsamında köylülere verilen hibeler ile ilgili olarak köylülere imzalatılan taahhüt senetleri mutlaka hakediş dosyasına konulacaktır.
KDV tevkifatı olan faturaların kesildiği ay içerisinde Genel Müdürlüğümüze ulaştırılması gerekmektedir.
İster doğrudan temin yoluyla ister ihale yöntemiyle yapılmış olsun, yapılan ihale sonucunda eğer bir sözleşme imzalanmışsa, yüklenici firma sözleşmenin damga vergisini yatıracak ve makbuzunu İdareye teslim edecektir. Bu makbuz ilk hakediş dosyasına konulacaktır.
Komisyon kararı varsa ayrıca karar pulu da yatırılıp makbuzu konulacaktır. Eğer yüklenici damga vergisinden muaf ise bu durumda damga vergisi ödemesi gerekmez.
Sözleşme, resmi yazı, tutanak, hakediş raporu gibi evraklarda tarih kısımlarının boş bırakıldığı tespit edilmiştir. İmzalanan evrakların tarih kısmı boş bırakılmayacaktır.
İlanda ve idari şartnamede istenen belgelerin hepsi hakediş dosyasında yer alacaktır.
4734 sayılı kamu ihale kanununda olacak değişiklikler saklı kalmak şartıyla istenen tüm belgeler gönderilecektir.
Tüm ödeme evrakları ve ekleri ile ilgili olarak Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve Çoruh Nehri havzası Rehabilitasyon Projesi İhale ve Harcama Esasları Kitapçığındaki hususlar uygulanmalıdır.
