Elektronik Ortamda Defter ve Belge (Fatura) Onay Đşlemleri Sıkça Sorulan Sorular Dokümanı
Güncelleme Tarihi : 16.12.2011
Đçindekiler
1. Noter, Defter Onay Bildirimlerini Doğrudan Gelir Đdaresi Başkanlığına Yapamaz mı? ... 3
2. Neden Yazım.Net Uygulaması Yerine TNBOnline kullanılmıştır? ... 3
3. Muhasebeciler Defter Onaylama Listeleri Girebilecek mi, sistem nasıl olacak? ... 3
4. Meşruhat dökümü ne zaman nerelerden alınabilir? ... 4
5. Bildirime Tabi Olmayan Defter Onaylama Đşlemleri Var mı? ... 4
6. Eski sistemde belge(fatura) işlemlerinde föy numarası giriliyordu (1-50,51-100 biçiminde). Yeni sistemde bu bilgileri nasıl gireceğiz? ... 4
7. Mükellef sorgulama gerçek ya da tüzel şahısın bilgilerinde yanlışlık/hata var ise ne yapılmalıdır? 5 Bu işlem araç satış işlemi sırasında yapılan firma sorgulama ile aynıdır ve aynı yerden Gelir Đdaresi Başkanlığından sorgulama yapılmaktadır. Eğer gelen bilgilerde eksiklik ya da hata var ise bilgiler elle değiştirilmelidir. ... 5
8. Defter ve Belge (Fatura) onayına ait meşruhat belgesini yazdırmak istediğimizde ekran Xml formatında açılıyor, çıktı alınamıyor, ne yapılmalı? ... 5
9. Gelir Đdaresi Başkanlığına Bildirim Yaptığım Defter veya Belge (Fatura) Onay Đşlemi Hatalı veya Eksik Đse Nasıl Düzeltebilirim, Bildirimi Yeniden Yapabilir miyim? ... 5
10. Defter ve Belge (Fatura) Đşlemleri ne zamana kadar Gelir Đdaresi Başkanlığına bildirilmelidir? ... 5
11. Gerçek Kişilerde Yeni Đşe Başlamada Defter Onay Đşlemi Nasıl Yapılır? ... 5
12. Yeni Şirket Kuruluşu Đşlemleri Nasıl Yapılır? ... 6
13. Kapanış işlemlerini nereden yapacağız? Ayrıca bildirimi yapılacak mı?... 6
14. Ticaret sicile eski usuldeki gibi evrak ile bildirim yapılacak mı? Posta ücreti yine alacak mıyız? .... 6
15. Faturada seri numarası yok, ne yapmalıyız? ... 6
16. Đşyeri tasfiye oldu, nerden nasıl işlem yapacağım? Onay türünde ne seçeceğim?... 6
17. Ortak pay defterinde biri şahıs biri şirket iki ortak olabiliyor, hangisini seçerek işlem yapmalıyız? . 7 18. Adi ortaklık için birden fazla ortak varsa ikisinin de girilmesi gerekiyor ancak burada tek kişi seçilebiliyor? Bu durumda ne yapacağız? Tek kişi mi seçilmeli öyle ise hangisi seçilmeli? ... 7
Sayfa 2 / 9
19. Đşlem sırasında hangi bilgileri elle düzeltebiliriz? Mesela adres boş geliyor adresi elle girsem
sakıncası olur mu? ... 7
20. Yurtdışında ikamet eden bir kişi şahıs firması açmak isterse TC Kimlik No belirtmek zorunda mı? TC Kimlik No yoksa ne yapmalı? ... 7
21. Eskiden Ankara’daki bir noterlikte vergi dairesi Đstanbul olan bir mükellefin defteri onaylanmıyordu, şimdi yapabilecek miyiz? ... 7
22. Şubeleri Olan Şirketler Đçin Defter Onaylama Đşlemleri Nasıl Yapılır?... 8
23. Ek Bilgi alanının kullanım amacı nedir? ... 8
24. Meşruhat çıktısı almak zorunlu mudur? ... 8
25. Benden önceki vekil veya noterin Gelir Đdaresi Başkanlığı’na bildirilmeyen Defter veya Belge (Fatura) kayıtları bulunmaktadır. Dönem Đşlemlerinde TC Kimlik Numarası Değiştirip Kendi Numaram Đle Göndersem Sorun Olur mu?... 8
26. Gelir Đdaresi Başkanlığına Bildirimi Zorunlu Olmayan Belge (Fatura) Onayı Yaptım Ne Yapabilirim. ... 9
27. Özel Hesap Dönemi Defter Onayı Nasıl Yapılır ... 9
1.
Noter, Defter Onay Bildirimlerini Doğrudan Gelir Đdaresi Başkanlığına Yapamaz mı?
Gelir Đdaresi Başkanlığı, defter/belge onayı bildirimlerinin elektronik ortamda yapılması kapsamında, noterliklerle ayrı ayrı bağlantı kurulmasını teknik olarak kabul etmemektedir. 1600 ayrı noktadan yapılacak bağlantının kendi sistemlerine getireceği iş yükü ve olası güvenlik açıkları gerekçeleriyle tüm iletişimin Türkiye Noterler Birliği üzerinden, tek bir bağlantı noktası ile yapılmasının uygun olduğuna karar vermiştir.
Noterliklerin doğrudan Gelir Đdaresi Başkanlığına güvenli olarak bağlanabilmesi için, şu anda TNB ile var olan Özel Sanal Ağ (VPN) yapısının bir benzerinin daha Noterlik ile Gelir Đdaresi Başkanlığı arasında kurulması gereklidir. Bunun için her iki tarafa da mali ve teknik iş yükü düşmektedir. Gelir idaresi başkanlığı 1600 bağlantı yükü yerine TNB üzerinden bir tek bağlantı yükünü kabul etmiştir.
Yapılan düzenleme ve iş akışına göre her türlü bildirim Noterin kendi sorumluluğundadır. Bilgilerin TNB üzerinden bildirilebilir olması iş akışını etkilemez, çünkü Gelir Đdaresi Başkanlığına bildirim gene Noter tarafından yapılmaktadır.
Maliye Bakanlığı bu konudaki tebliğini (Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 406)
01.07.2010 tarihinde yayınlayacaktı. Bakanlık iş akışı olarak, onaylanan her defter ve belge için tek tek Maliye Bakanlığı internet sitesine girilip bildirimin yapılmasına karar vermişti. Bu akış TNB’nin çalışmaları sonucunda değiştirilmiş ve tebliğinin yayınlanması 3 defa ertelenerek noterliklerin iş yükünü en aza indirecek olan bu yöntemde anlaşma sağlanmıştır.
2.
Neden Yazım.Net Uygulaması Yerine TNBOnline kullanılmıştır?
Yoğun olarak Defter onayı işlemi yapan noterlikler tüm defter onayı işlemlerini Yazım.net’den yapmamaktadırlar. Dolayısıyla, elektronik ortamda, muhasebeciler, noterlikler ve Gelir Đdaresi Başkanlığı arasında oluşan doğal iş akışına uygun olabilmesi açısından TNBOnline internet sayfası kullanılmıştır.
3.
Muhasebeciler Defter Onaylama Listeleri Girebilecek mi, sistem nasıl olacak?
Aralık ayında çok yoğun olan defter onaylama işlemlerinde, noterliklerde en az sorunun yaşanması için, defter onaylama isteğinde bulunan muhasebecilere bu bilgileri internet üzerinden girebilecekleri gerekli yazılımlar ve kullanım kılavuzları hazırlanmıştır. Bu yazılımlar için duyurular henüz yapılmamıştır, öncelikle noterliklere açılan yazılımların kullanımı ve olası değişiklik istekleri değerlendirilecektir. Aralık
Sayfa 4 / 9
ayındaki yoğunluğun sağlıklı ve sorunsuz atlatılabilmesi için muhasebecilerin, onaylanacak defter listelerini internet üzerinden hazırlamaları, liste kontrol dökümlerini ve meşruhat dökümlerini TNBOnline internet sayfamız üzerinden alarak noterliklere gelmeleri önerilmektedir.
4.
Meşruhat dökümü ne zaman nerelerden alınabilir?
Meşruhat dökümleri, Defter listeleri hazırlandıktan sonra “Defter Onay Listesi“
ekranından, makbuz kesildikten sonra ise “Gelir Đdaresi Başkanlığı Defter Onay Listesi” ekranından alınabilmektedir. Bu ekrandan meşruhat dökümü alabilmek için Gelir Đdaresi Başkanlığına bildirimin yapılmamış olması gerekmektedir. Meşruhat çıktısı alınmaması teknik açıdan bir sorun doğurmamaktadır. Bu dökümler noterliklerin iş akışları için gereklidir.
5.
Bildirime Tabi Olmayan Defter Onaylama Đşlemleri Var mı?
Vergi Usul Kanunu 406 sıra numaralı tebliğine göre, “7.9 Sendika Defteri”, “7.10 Apartman, Dernek defteri” kodlarından onaylanan defter türlerinin Gelir Đdaresi Başkanlığına bildirilmesine gerek yoktur. Bu durumda adı geçen kodlardan onaylanan defter türleri için Vergi No, TC kimlik No vb. bir ek bilgi girişine gerek yoktur. Ayrıca kapanış işlemleri Gelir Đdaresi Başkanlığına bildirilmemektedir.
Bilanço esasına göre tasdik olunan defterlerden Defter-i Kebir, Karar Defteri ve Pay Defteri de bildirime tabi değildir. Bu Defterler program tarafından TNB’ye gönderimi yapılmakta ancak Gelir Đdaresi Başkanlığı’na bildirimi yapılmamaktadır. Gelir Đdaresi Başkanlığına bildirimi yapılmayacak deterler TNBOnline internet sitemizin “Gelir Đdaresi Başkanlığına Bildirilmeyecek Defterler” bölümünde görülebilmektedir.
6.
Eski sistemde belge(fatura) işlemlerinde föy numarası giriliyordu (1-50,51-100 biçiminde). Yeni sistemde bu bilgileri nasıl gireceğiz?
Belge (Fatura) onaylama işlemlerinde Gelir Đdaresi Başkanlığı’na bildirilen alanların arasında “belge seri no” ve “sıra no” alanları bulunmaktadır. Bu nedenle bu alanların doğru doldurulması gerekmektedir.
“Seri no” alanı belgenin (faturanın) seri numarası bilgisi, “sıra no” alanı ise faturanın kaçıncı sayfadan başladığı bilgisini, sayfa miktarı alanı ise faturanın kaç sayfa olduğunu gösterir. Örneğin 1-50 bir belgenin girişi sırasında, sıra no alanına 1 sayfa miktarı alanına 50, seri no ya ise sayfanın seri nosu ( örneğin A) girilmelidir. Benzer şekilde 51-100 bir belgenin girişi ise “sıra no” 51 “sayfa miktarı” 50 girilmelidir. Nüsha ise belgenin kaç nüsha olduğunu gösterir ( bir belge (fatura) en az 2 nüshadır) ve
tahakkuktaki onay sayfa adedini etkilemektedir. Onay sayfa adedi = nüsha * sayfa miktarıdır.
7.
Mükellef sorgulama gerçek ya da tüzel şahısın bilgilerinde yanlışlık/hata var ise ne yapılmalıdır?
Bu işlem araç satış işlemi sırasında yapılan firma sorgulama ile aynıdır ve aynı yerden Gelir Đdaresi Başkanlığından sorgulama yapılmaktadır. Eğer gelen bilgilerde eksiklik ya da hata var ise bilgiler elle değiştirilmelidir.
8.
Defter ve Belge (Fatura) onayına ait meşruhat belgesini
yazdırmak istediğimizde ekran Xml formatında açılıyor, çıktı alınamıyor, ne yapılmalı?
TNB Online internet sayfası “Program Yükleme” “Genel” sayfasından XML_YAZDIR.exe yüklenmelidir.
9.
Gelir Đdaresi Başkanlığına Bildirim Yaptığım Defter veya Belge (Fatura) Onay Đşlemi Hatalı veya Eksik Đse Nasıl Düzeltebilirim, Bildirimi Yeniden Yapabilir miyim?
Gelir Đdaresi Başkanlığı’na bildirimi yapılan işlemler üzerinde elektronik ortamda düzeltme ve yeniden bildirim imkanı bulunmamaktadır. Konu hakkında Vergi Usul Kanunu 406 Sıra Numaralı Tebliğ gereği cezai işlem uygulanabileceğinden Gelir Đdaresi Başkanlığı’na bildirim yapılmadan önce mutlaka bildirilecek kayıtların kontrol edilmesi önem arz etmektedir.
10.
Defter ve Belge (Fatura) Đşlemleri ne zamana kadar Gelir Đdaresi Başkanlığına bildirilmelidir?
Yapılan işlemin yevmiye tarihi esas olmak üzere, defter onayı işlemlerini takip eden 2.
ayın sonuna kadar, Belge ( Fatura) işlemleri ise takip edecek 15.güne kadar Gelir Đdaresi Başkanlığına bildirilmelidir.
11.
Gerçek Kişilerde Yeni Đşe Başlamada Defter Onay Đşlemi Nasıl Yapılır?
Gerçek kişilerde yeni işe başlamada, T.C Kimlik numarası girilerek işlem yapılır.
Mükellef Türü “Gerçek Kişi,” Defter türü “Yeni Şirket Kuruluşu – Đlk Đşe Başlama”
seçilir. (Bu seçenek ile ilgili ayrıntılı bilgi Defter Onaylama Kılavuzu’nun DEFTER ONAY TÜRÜ SEÇENEKLERĐ başlığında açıklanmıştır. Ayrıca yeni Şirket Kuruluşu ile ilgili bilgi Defter Onaylama Kılavuzu’nun “DEFTER ONAY ĐŞLEMLERĐNDE MAKBUZ KESĐMĐ” Başlığı altında Yeni Kuruluş Đşlemleri (Yeni Đşe Başlayan Şahıs ve Yeni
Sayfa 6 / 9
Kurulan Şirketler) başlığında ayrıca açıklanmıştır. Gelir Đdaresi Başkanlığından gelen bilgilerde tüm alanlar gerektiğinde elle değiştirilebilir. Yeni kuruluş işlemleri TNBOnline Đnternet sayfasından veya Vezne programından yapılabilir hale getirilmiştir.
12.
Yeni Şirket Kuruluşu Đşlemleri Nasıl Yapılır?
Yeni kurulan şirketlerin defter onaylama işlemleri sırasında tüzel kişiliğin varsa Vergi Numarası, yoksa Ticaret Sicil Numarası bilgisi kullanılmaktadır. Bu bilgilerden hiçbirinin olmaması durumunda bu alanlar boş geçilerek bilgiler elle doldurulmalıdır. Yeni kuruluş işlemleri TNBOnline Đnternet sayfasından veya Vezne programından yapılabilir.
13.
Kapanış işlemlerini nereden yapacağız? Ayrıca bildirimi yapılacak mı?
Kapanış işlemleri için vezne programına yeni kodlar (7.11, 7.12, 7.15, 7.16, 7.17 ) eklenmiştir. Kapanış işlemlerinin bildirimi yapılmamaktadır. Kapanış işlemleri TNBOnline internet sitesine girilmemeli vezne programından doğrudan makbuzu kesilmelidir.
14.
Ticaret sicile eski usuldeki gibi evrak ile bildirim yapılacak mı? Posta ücreti yine alacak mıyız?
Ticaret Sicile eski usulde olduğu gibi bildirime devam edilecek olup posta ücreti alınacaktır.
15.
Faturada seri numarası yok, ne yapmalıyız?
2004/53 sayılı genelge kapsamında işlem yapılmalıdır.
16.
Đşyeri tasfiye oldu, nerden nasıl işlem yapacağım? Onay türünde ne seçeceğim?
Tasfiye halindeki şirketlerde, eğer sorgu yapıldığında, gelen unvan bilgisinde “Tasfiye Halinde ………..Şirketi” ibaresi bulunmuyorsa, ilgiliden tasfiye halinde olduğunu gösterir belge (mahkeme başvurusu belgesi veya ticaret sicilden verilen belge) istenmelidir. Belgedeki bilgiye dayanarak “Ek bilgi” kısmına “Tasfiye Halindedir”
ibaresini yazabilir ve işlemi onaylanabilir.
Bu işlemler için Onay Türü yapılan işleme göre seçilecek onay seçeneği olmalıdır.
Tasfiye halindeki kurumlar için farklı bir durum yoktur.
17.
Ortak pay defterinde biri şahıs biri şirket iki ortak olabiliyor, hangisini seçerek işlem yapmalıyız?
Ortaklar Pay Defteri için tüzel kişiliğin vergi numarası ile işlem yapılır. Defter adi ortaklık türüne ait ise adi ortaklığın KDV ve Muhtasar işlemleri için verilen vergi numarası ile işlem yapılır. Bu defterin bildirimi zorunlu değildir..
18.
Adi ortaklık için birden fazla ortak varsa ikisinin de girilmesi gerekiyor ancak burada tek kişi seçilebiliyor? Bu durumda ne yapacağız? Tek kişi mi seçilmeli öyle ise hangisi
seçilmeli?
Adi Ortaklık durumunda Ortaklığa verilen KDV veya Muhtasar Beyanı için verilen Vergi Numarası girilmeli bu numara yok ise, Boş seçeneği seçilerek işlem yapılmalıdır.
Ortakların kişisel Vergi veya TC Kimlik numaraları girilmemelidir.
19.
Đşlem sırasında hangi bilgileri elle düzeltebiliriz? Mesela adres boş geliyor adresi elle girsem sakıncası olur mu?
Tüm alanlar beyan edilen bilgiler doğrultusunda el ile düzeltilebilmektedir..(Örnek;
Adres, Meslek, Ek Bilgi)
20.
Yurtdışında ikamet eden bir kişi şahıs firması açmak isterse TC Kimlik No belirtmek zorunda mı? TC Kimlik No yoksa ne yapmalı?
Yeni kuruluş onay işlemlerinde, Đlgili, 6 aydan uzun süreli ikamet ediyor ve Yabancılara mahsus gerçek T.C. Kimlik Numarası sahibi ise, işlemlerde, Mükellef Türü Gerçek Kişi seçilerek Yabancılara Mahsus gerçek T.C. Kimlik numarası kullanılmalıdır.
99 ile başlayan ve Yabancılar için verilen Kimlik Numarası bulunmayan yabancı gerçek kişiler için “Mükellef Türü Yabancı Gerçek Kişi “seçilerek varsa Vergi Numarası girilmelidir, yoksa boş bırakılmalıdır.
21.
Eskiden Ankara’daki bir noterlikte vergi dairesi Đstanbul olan bir mükellefin defteri onaylanmıyordu, şimdi yapabilecek miyiz?
Bu konudaki kurallarda bir değişiklik olmamıştır, bu sebeple yapılmaz.
Sayfa 8 / 9
22.
Şubeleri Olan Şirketler Đçin Defter Onaylama Đşlemleri Nasıl Yapılır?
Đlgili Genel Yazı 2011–117 ‘dir.
Defteri Onaylanacak tüzel kişiliğin şubeleri olması durumunda;
• Şube, defterlerini şubenin bulunduğu yerdeki Noterlikte onaylatıyorsa; Onay işlemi için Merkez Vergi Numarası kullanılmalıdır. Yapılan sorgu sonucu gelen merkezin adres bilgisi kullanılabilir ancak eğer istenirse şubenin adres bilgisi de yazılabilir. Unvan kısmına şube adı bilgisi mutlaka girilmelidir.
• Merkez, merkezin bulunduğu yerdeki noterlikte şube defteri onaylatıyorsa; Onay işlemi için Merkez Vergi Numarası kullanılmalıdır Yapılan sorgu sonucu gelen merkezin adres bilgisi kullanılabilir ancak eğer istenirse şubenin adres bilgisi de yazılabilir. Unvan kısmına şube adı bilgisi mutlaka girilmelidir.
• Merkez, merkezin defterlerini onaylatıyorsa; Onay işlemi için Merkez Vergi Numarası kullanılmalıdır. Ek bilgi kutusu boş bırakılmalıdır.
23.
Ek Bilgi alanının kullanım amacı nedir?
Meşruhatta çıkması istenen bilgi olarak düşünülmüştür. (Örnek: tasfiye halinde olan bir kuruluşu belirtmek, çok şubeli kurumların ilgili şubesini belirtmek gibi).
24.
Meşruhat çıktısı almak zorunlu mudur?
Meşruhat çıktısı almak Defter ve Belge (Fatura) onayı iş akışı için zorunlu bir işlem değildir. Bu döküm alınmadan da onay işlemi yapılabilir. (Bu durumda Defterin üstüne ve Ticaret Sicil’e gönderilen meşruhat dökümleri elle hazırlanmalıdır.)
25.
Benden önceki vekil veya noterin Gelir Đdaresi Başkanlığı’na bildirilmeyen Defter veya Belge (Fatura) kayıtları bulunmaktadır. Dönem Đşlemlerinde TC Kimlik Numarası Değiştirip Kendi Numaram Đle Göndersem Sorun Olur mu?
Yapılan defter ve belge(fatura) onay işlemleri mevcut noter veya vekilin dönem bitişi günü sonunda Gelir Đdaresi Başkanlığı’na bildirilerek yeni noter/vekil dönemine bildirilmemiş kayıt bırakılmamalıdır. Kayıt bırakıldığı takdirde;
1. Önceki noter/vekil döneminde Makbuzları kesilmiş ve bildirimi Türkiye Noterler Birliği’ne bildirimi yapılmış defter ve belge (fatura) onaylama işlemleri, makbuzunun kesilerek bildirildiği anda Vezne Dönem Đşlemlerinde belirtilen T.C. Kimlik Numarası ile kayıt altına alınmaktadır. Bu nedenle dönem sona erdiğinde, yeni bir noter/vekil dönemi “Vezne Dönem Đşlemleri”nde işlense bile Gelir Đdaresi Başkanlığı’na bildirim işlemin yapıldığı günde “Vezne Dönem Đşlemleri”nde kayıtlı bulunan T.C. Kimlik Numarası adına yapılır.
2. Önceki noter/vekil döneminde Makbuzları kesilmiş, Türkiye Noterler Birliği’ne bildirimi yapılmamış işlemler, yeni dönem açılmadan eski vekil/noter döneminde yapıldığı için eski vekil/noter dönemindeki T.C Kimlik numarası adına yapılmalı daha sonra yeni dönem açılmalıdır.
3. Önceki noter/vekil döneminde Makbuzları kesilmiş, Türkiye Noterler Birliği’ne bildirimi yapılmış defter ve belge (fatura) onay işlemleri yeni dönem başlangıcı yapıldıktan sonra Gelir Đdaresi Başkanlığı’na bildirilir ise, yeni dönemde T.C. Kimlik Numarası bulunan noter/vekil adına bildirim yapılmış sayılır. Gelir Đdaresi Başkanlığı, bildirimi yapan T.C.Kimlik Numarası kontrolü yapmamaktadır.
26.
Gelir Đdaresi Başkanlığına Bildirimi Zorunlu Olmayan Belge (Fatura) Onayı Yaptım Ne Yapabilirim.
Gelir Đdaresi Başkanlığına bildirimi zorunlu olmayan bir Belge (Fatura) onayı işleminin yevmiyesi 21.1 işlem kodundan kesildiğinde program TNB’ye gönderimi zorunlu tutmaktadır. TNB’ ye gönderimini yapıp TNBOnline Đnternet sitesindeki Gelir Đdaresi Başkanlığına Bildirilecek Belgeler (Faturalar) bölümünden silinebilir. Eğer bu belge işlemi Gelir Đdaresi Başkanlığına bildirilmiş ise, TNB’ye yazı ile baş vurulup işlem düzelttirilebilir.
27.
Özel Hesap Dönemi Defter Onayı Nasıl Yapılır
Mali yılın dışındaki hesap dönemleri özel hesap dönemidir. Yeni Mali Dönem şeklinde onaylaması yapılır. Dönem Bilgisi defterin onaylandığı yıldır. (Örnek: 01.06.2011 – 31.05.2012 dönemi için yapılacak defter onayında dönem bilgisi 2011 girilir. Onay Türü: Yeni Mali Dönem seçilmelidir.) Ek Bilgi alanına özel hesap döneminin başlangıç ve bitiş tarihleri yazılmalıdır.
