PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI

(1)

PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI

PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI

Personel Şube Müdürlüğü Başkanlık Makamının talimatlarını Personel Daire Başkanlığına bağlı olarak 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun ile 5434 sayılı T.C. Emekli Sandığı Kanunu, 3030 sayılı Kanunun ve 1580 sayılı Belediye Kanunları ile bu kanunlara ek olarak çıkarılan tüzük, yönetmelik, tebliğ ile Kanun Hükmündeki Kararnamelere dayanarak Belediyemizde memur statüsünde görev yapan Personelin özlük işlerini sağlıklı bir şekilde yerine getirir.

2003 YILI FAALİYETLERİ

• Diğer Kanunlardan 657 Sayılı Yasaya tabii olarak görev yapan ve Belediyemize naklen tayin talebinde bulunan 14 memur Personelin naklen ataması yapılmış olup,

Kurumumuzda görev yapan 4 memurumuzda başka Kurumlara naklen tayin olmuştur.

• Kadroları tıkalı olup, bir üst dereceye terfi edemeyen Personelin kadrolarının açılması için Meclis Kararı alınarak İptal-İhdas sureti ile düzenlenen kadro teklifleri İçişleri Bakanlığının Onayına sunulmak üzere Valilik Makamına gönderilmiştir.

• 562 sayılı Kanun Hükmündeki Kararname ile değişik 657 Sayılı Yasanın 108.Maddesi gereğince 9 memur personel ücretsiz izne ayrılmıştır, 2 memur personel de istifa ederek görevinden ayrılmıştır.

• Emeklilik süresini dolduran 69 personel kendi isteği ile Emekliğe sevk edilmiştir.

• Yıl içinde bir üst öğrenimi bitiren Personelin ve daha önce S.S.K ve Bağ-Kur’ lu hizmetleri bulunan memurların bu hizmetleri değerlendirilerek intibakları yapılmıştır.

• Memur personelin hastalık nedeniyle almış olduğu sağlık raporları, çeşitli nedenlerle alınan heyet raporları, Bayan personelin doğum öncesi ve doğum sonrası almış olduğu izinler Bilgisayara işlenmiştir. Yıl içerisinde 7 günden fazla rapor alan personel tespit edilip gereğinin yapılması için Maaş Tahakkuk Şube Müdürlüğüne gönderilmiştir.

• ESHOT Genel Müdürlüğü ve İZSU Genel Müdürlüğü memur personelinin izin ve raporları takip edilerek Kurumlarına bildirilmiştir.

• Yıl içinde 40 günden fazla rapor alan memur personelin raporları ilgili Müdürlüğe iade edilerek Heyet raporuna dönüştürülmesi için gerekli yazışmalar yapılmıştır.

• Yurtiçinde ve dışında düzenlenen kongrelere katılma isteminde bulunan personele Başkanlık Olurları alınarak Müdürlüklere gönderilmiştir.

• Yaz stajını Belediyemizde yapmak isteyen Yüksekokul öğrencilerinin başvuruları değerlendirilerek branşları ile ilgili birimlerde ücretsiz staj yapmaları sağlanmıştır.

• Valilik Makamından gelen İl İdare Kurulu Kararları ilgili memurlara tebliğ edilmiştir.

• Belediyemize başka Kurumlardan gelen personelin özlük ve sicil dosyaları devren teslim alınmıştır.

• Memur Personelimize ait 2002 yılı gizli sicil raporlarının sicil yönetmeliğinde belirlenen esaslara uygun olarak doldurulup doldurulmadığı incelenmiş sicil kayıt defterine işlenerek Bilgisayara girilmiştir. 657 Sayılı Yasanın 37. ve 64. Maddeleri gereğince 01/01/2003 tarihinden itibaren 1 yıl kademe ilerlemesi almaya hak kazanan Personelin listesi düzenlenerek Başbakanlık Makamının Onayına sunulmuştur.

• Kurum içi ve Kurum dışı olmak üzere 2905 adet çeşitli konularda yazışmalar yapılmıştır.

• Yıl içinde kademe ve derece ilerlemesi yapmaya hak kazanan personelin kademe ve derece ilerleme terfileri yapılmıştır.

(2)

• Belediyemizden 389 kişi iş talebinde bulunmuş olup gerekli yazışmalar yapılmıştır.

• Başbakanlıktan Açıktan Atamalar için izin alınmıştır.

Kadro Sayısı : 2583 Dolu :1423

Boş :1160

2004 YILI HEDEFLERİ

• Kadrosu tıkalı olan memur personelimizin kadro tıkanıklığının giderilmesi için yeni kadro teklifleri hazırlanarak İçişleri Bakanlığı’nın Onayına sunulacaktır.

• 2004 yılı sicil notu ortalamaları dikkate alınarak 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 243 Sayılı Kanun Hükmündeki Kararname ile değişik 37. ve 64. Maddeleri gereğince son 6 yıllık sicil notu ortalamaları 90 ve daha yukarı olan memurlara 01/01/2004 tarihinden geçerli olmak üzere 1 kademe ilerlemesi uygulanacaktır.

• Yan Ödeme ve Özel Hizmet Tazminatlarına ilişkin cetveller düzenlenerek Valilik Makamının Onayına sunulacaktır.

• İçişleri Bakanlığından Belediyemize gelen İptal-İhdas kadrolarının memur personele göre düzenlenmesi yapılacaktır.

İŞÇİ PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI

İzmir Büyükşehir Belediyesi’nin tüm birimlerinde çalışan kadrolu İşçi Personel’e ait ayni ve nakdi ödemelerin Yasal süresini aksatmadan yapılmasını sağlamak, 01.09.1971 tarih ve 4857 sayılı İş Kanunu, 854 sayılı Denizcilik Kanunu, 17.07.1964 tarih ve 506 sayılı Sosyal Sigortalar mevzuatındaki kanun, 15.04.1988 tarih, 3417 sayılı Tasarrufu Teşfik Fonu Kanunu ile Toplu İş Sözleşmesinde yer alan Maddeler doğrultusunda kazanılan sosyal hakların hak sahibi işçilere verilmesini sağlamak için bir sistem oluşturmaktadır.

• Belediyemizde mevcut çalışan işçilerin her ay maaş bordroları tanzim edilerek hesap işlerine gönderilip ödemelerin yapılması sağlanmıştır.

• 01.01.2002-31.12.2004 dönemini kapsayan, Belediye-İş Sendikası ile Belediyemiz arasında İmzalanan toplu iş sözleşmelerinden doğan maaş farkları düzenlenerek ödenmek üzere Hesap İşleri Müdürlüğü’ne gönderilmiştir.

• Müdürlüklere ait aylık ve dört aylık sigorta prim bildirgeleri, sosyal yardım zammı, tasarruf teşvik aylık ve dört aylıklar yasal süresi içerisinde hazırlanarak Hesap İşleri Müdürlüğü’ne ve ilgili kurumlara gönderilmiştir.

• Emekli olan 24 işçimizin tasarruf teşvik, kesintileri ile bunlara ait nemaların Ziraat Bankası’ndan hak sahiplerine ödenebilmesi için gerekli evraklar tanzim edilerek verilmiştir.

• Yıl içinde kadrolu işçilerimizden 1 kişi vefat etmiş olduğundan gerekli işlemleri yapılmıştır,

• 13.11.1995 gün ve 4131 sayılı Kanunun 3.maddesi hükmü gereğince İçişleri bakanlığınca hazırlanan "Terör Eylemleri Nedeniyle Şehit ve Malül olanların Yakınlarının ve

çalışabilecek durumda Malüllerin Kamu Kurum ve Kuruluşlarında istihdamı hakkındaki Yönetmelik"in 11.maddesi gereği 1 işçinin girişi yapılmıştır.

• 3308 sayılı çıraklık ve meslek eğitimi kanununa göre Belediyemizde 129 stajyer öğrencinin staj yapması sağlanmıştır.

• Belediyemiz Müdürlüklerinde çalışan 653 işçinin her türlü ayni ve nakdi alacakları ile ilgili işlemler müdürlüğümüzce yapılmıştır.

• Müdürlüklere ait aylık ve dört aylık sigorta prim bildirgeleri hazırlanarak hesap işleri ve ilgili kurumlara gönderilmiştir.

• Sosyal Yardım Zammı listeleri yasal ödeme süresi içerisinde hazırlanarak ilgili kuruma ödenmek üzere, hesap işleri müdürlüğüne gönderilmiştir.

(3)

• Tasarrufu Teşvik Kesintisi aylık ve dört aylık bildirgelerin hazırlanarak yasal süresi içerisinde ödenmek üzere hesap işleri müdürlüğü ve ilgili kurumlara gönderilmiştir.

• 2003 yılı içerisinde 24 işçimiz emekliye ayrılmış olup, bunlara ait emeklilik işlemleri ve Kıdem Tazminatları müdürlüğümüzce hazırlanmış ve kendilerine ödemeleri yapılmak üzere hesap işlerine gönderilmiştir.

• Müdürlüklerde yapılan işlerin daha verimli ve akıcı olabilmesini sağlamak amacıyla 10 işçinin kurum içi kadro değişikliği yapılmıştır.

• Müdürlüğümüzde rutin olarak yapılan işlerin yasal süresi içerisinde yerine getirilerek ilgili birimlere ulaştırılmıştır.

• Toplu İş Sözleşmesinden doğan Zehirleyici ve boğucu işlerde çalışan işçilerimize günlük 500 gr. olmak üzere yoğurt yemeleri sağlanmıştır, Temizlik yardımı olarak aylık 1 kg.

olmak üzere 1.kalite sabun, yıllık 1 adet banyo havlusu ve 2 adet el, yüz havlusu her işçimize verilmiştir. Koruyucu malzemeler, işçi sağlığı ve iş güvenliğini sağlamak amacı ile temin edilerek ilgili personellere verilmiştir. Ayrıca Toplu Sözleşme haklarından doğan yazlık ve kışlık olmak üzere melbusat yardımı yapılmıştır.

2004 YILI HEDEFLERİ

İşçilerimizin; kadro, sınıf, ücret, ikramiye, Tayin-Terfi vb bilgilerinin daha sağlıklı ve süratli olması, aynı zamanda çağdaş belediyeciliğin de gereği, kurulmuş olan bilgisayar ağını birimlerimizde yaygınlaştırmak, eldeki kaynakların planlı hacim ve verimli kullanılmasını sağlamaktır.

MAAŞ TAHAKKUK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI

Maaş Tahakkuk Şube Müdürlüğü, Personel Daire Başkanlığı ‘na bağlı olarak görev yapan bir iç hizmet birimidir.

Bu bakımdan müdürlük olarak görevimiz, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununa bağlı olarak görev yapan Memur personelin (Genel İdari Hizmetler, Sağlık Hizmetleri, Teknik Hizmetler, Din Hizmetleri, Yardımcı Hizmetler, Avukat Hizmetleri, Eğitim ve Öğrenim Hizmetleri) maaş tahakkuklarının hazırlanıp, maaşlarını alabilecekleri düzeye getirmektir.

Bunun için Personel Şube Müdürlüğünden aldığı bilgiler doğrultusunda gerekli tahakkukları yaparak koordineli olarak Hesap İşleri Şube Müdürlüğünce gerekli ödemelerin yapılmasını sağlar.

Maaş Tahakkuku Yapılan Memur Sayısı Genel İdari Hizmetler Sınıfı 817 kişi Teknik Hizmetler Sınıfı 210 kişi Sağlık Hizmetleri Sınıfı 253 kişi Avukatlık Hizmetleri Sınıfı 13 kişi Din Hizmetleri Sınıfı 7 kişi

Eğitim ve Öğrenim Hizmetleri Sınıfı 3 kişi Yardımcı Hizmetler Sınıfı 93 kişi

TOPLAM 1396 kişi

Fazla Çalışma Ücreti Tahakkuku Yapılan Memur Sayısı Zabıta Müdürlüğü 78 kişi

Güvenlik Amirliğİ 53 kişi İtfaiye Müdürlüğü 309 kişi

Eşrefpaşa Hastanesi Baştabipliği 83 kişi TOPLAM 523 kişi

İDARİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ

(4)

Müdürlüğümüz evrak kaydına gelen 01.01.2003-31.12.2003 tarihleri arasında 2470 adet evraka cevap verilmiş olup, Satınalma ve Ayniyat Şube Müdürlüğünce gönderilen evrakların tahakkukları yapılıp, ambarımızca tüm malzemeler ambar memuru tarafından eksiksiz olarak teslim alınmış, ihtiyacı bulunan birimlere talep karşılığı verilmiştir. 2003 yılı demirbaş mazbataları hazırlanmıştır.

Başkanlık Makamı ve ünitelerinde kullanılan telefonlarla ilgili yazışmalar yapılmış 155 adet normal telefon, 3 adet araç telefonu, 1 adet turpak, 4 adet kablolu TV., 3 adet data faturasının 259.491.160.148 TL.’lik tahakkuku hazırlanarak ödemesi yapılmıştır.

Personel servisimizce kadroları müdürlüğümüzde 198 kişi şirket elemanı 111 adet daimi işçi ve 28 adet memura ait puantaj cetvelleri, müdürlüğümüzden 8 adet personel emekli olmuştur. Vizite kağıtları hazırlanmıştır. Tüm personel ile ilgili yazışmalar yapılıp, Belediye hizmet binamızın 382.487.477.000 TL. elektrik, 70.017.300.000 TL. su tahakkukları hazırlanıp, Hesap İşleri Şube Müdürlüğünce ödemesi sağlanmıştır.

SEÇİM BÜROSU

01.01.2003-31.12.2003 tarihleri arasında İl seçim kurulu tarafından bildirilen 16 adet parti seçiminde 18380 adet sandık, 8000 adet hücre, 1 Adet muhtarlık seçiminde 23 adet sandık, 23 adet hücre, 73 Adet Dernek ve oda seçiminde 27 adet sandık, 101 adet hücre gönderilip teslim alınmıştır. İl seçim kurulu demirbaşlarında bulunan seçim sandıklarının bakımı yapılıp, numaralandırma işlemlerine devam edilip, sandık ve seçim hücrelerinin tamiri yapılmaktadır.

TEMİZLİK EKİBİ

Belediye hizmet binamızın temizliğini yapmaya devam etmekte olup, dışarıda bulunan birimler ile Başkanlık konutlarımızın temizliklerini gelen talepler çerçevesinde

karşılamaya devam etmektedir.

TÖREN EKİBİ

01.01.2003-31.12.2003 tarihleri arasında Protokol ve Özel Kalem Müdürlüğünce bildirilen 852 adet tören, karşılama, plaket verme, basın toplantısı vb. etkinlikler yerine getirilmiştir.

SES VE IŞIK YAYIN DÜZENİ EKİBİ

01.01.2003-31.12.2003 tarihleri arasında Protokol ve Özel Kalem Müdürlüğünce bildirilen 852 adet etkinlik ve toplantı salonlarına muhtelif güçte ses ve ışık düzeni kurulmuş,

çalışmalarımız devam etmektedir.

MERKEZ 1 TELSİZ AMİRLİĞİ

01.01.2003-31.12.2003 tarihleri arasında Belediyemiz ve ilçe belediyelere ait muhtelif telsizleri (el, araç) bakım ve onarımını yapmıştır. Telsizler arasında haberleşmeyi sağlamış olup, acil haber merkezi halktan gelen istek ve şikayetleri gerekli yerlere ileterek takibini yapmıştır.

ARAÇ SEVK AMİRLİĞİ

01.01.2003-31.12.2003 tarihleri arasında emrinde bulunan 10 adet binek oto, 9 adet minibüs ile 2 kamyonet başkanlığımızdan gelen talimatlar çerçevesinde yönlendirilmiş olup, 33 personel ile işlevini sürdürmektedir.

TEKNİK SERVİS

01.01.2003-31.12.2003 tarihleri arasında Teknik İşler Servis personeli tarafından her gün periyodik olarak aşağıda belirtilen işler yapılmıştır.

Belediye hizmet binamızın tüm asansörlerinin periyodik olarak bakımları yapılarak arızalı olan personel girişi ve halk girişi asansörlerinin tamiratı yapılarak çalışır duruma

getirilmiştir.

Belediye hizmet binamız ve dış müdürlüklerin telefon arızaları giderilmiştir.

(5)

Meclis Salonunun meclis toplantıları ve etkinlikler için hazırlanmasına devam edilmiştir.

Belediye hizmet binamız içindeki arızalı lambalar değiştirilip, genel kontrolü yapılmıştır.

KAZAN DAİRESİ

01.01.2003-31.12.2003 tarihleri arasında kazan dairesi personeli tarafından her gün periyodik olarak aşağıda belirtilen işler yapılmıştır.

Bina içindeki tuvaletler gezilerek kontrol edilip, arızalı olanların tamiratı yapılmıştır.

Belediye hizmet binamız ve dış müdürlüklerde bulunan su tesisatları ile lavabo çeşme bataryalarının arızaları giderilmiştir.

Gerekli yerlerdeki boya işleri yapılmıştır.

Belediye binamızın kırık olan camları değiştirilmiştir.

Belediye hizmet binamızdaki Servis oda ve kapıların arızalı olan kilitlerin yenileri takılmıştır.

Bina içerisindeki masa ve çelik dolapların kilitleri arızalı olup, yenilerin takılması ve müdürlüklerden gelen koltuk ve masaların kırık olan eşyaların kaynaklarının yapılması bina içindeki cam tipi klimaların bakımları yapılmıştır.

KURUM ARŞİVİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

İzmir Büyükşehir Belediye Meclisinin 31.07.1992 gün ve 05-157 sayılı kararı ile kurulan Müdürlüğümüzde 2003 yılında da kurumlaşma devam etmiş olup, 2003 yılı başında ilgili Müdürlüklere periyodik olarak yapılan duyuru ile bünyelerinde bulunan evraklarından teslim edilmeleri gerekenlerin Müdürlüğümüze gönderilmesi istenmiştir.

Ayrıca Satınalma Şube Müdürlüğüne ait 1985-1995 yılları arası arşivimizde yer alan evraklarının imhası için oluşturulan komisyon çalışmalarını tamamlayarak 1835 adet dosyanın imhasına karar verilmiş olup, bunun için Katı Atıklar Şube Müdürlüğü ile temasa geçilmiştir.

Bu arada diğer Müdürlüklerde 2003 yılı içinde evraklarını Müdürlüğümüze göndermeye devam etmişlerdir.

Bütün bu işlemler 1 Müdür, 3 Şef, 1 Memur tarafından yürütülmektedir.

2003 yılı içinde Müdürlüğümüzde 71 çıkan 31 gelen evrak işlem görmüştür.

Müdürlüğümüz 2004 yılında faaliyetlerine devam etmektedir.