Düzeltme Mektupları
Çeşitleri
• Ödeme veya fatura yanlışları
• Krediler
• Hasarlar
• Değişimler
• Görülmeyen yanlışlara karşı açıklamalar
• Tekzipler
• Geri ödemeler
• Zaman uzaması
• Yer değiştirmeler ve diğerleri.
Neler söylenmeli
• Samimi cümlelerle Başlayabilirsiniz; We were sorry to hear that/duyduğumda çok üzülmüştüm.
• Yanlışlığın ne olduğunu söyleyin, Tarih, miktar, fatura numarası yada kod ..
• Eğer müşteri haklıysa söyleyin.
• Karışıklık için üzgün olduğunuzu belirtebilirsiniz.
• Eğer uygunsa şirket politikasını böyle olduğunu yazabilirsiniz.
• Olası çözümlerden söz edin ve «acilen», «olur olmaz» «as soon as possible» gibi ibareler kullanın.
Neler söylenmemeli !
• How to suprised you are/Türkçesi : Ne ayaksın!...
• Böyle bir şey olduğuna inanamıyorum..
• Bütün ayrıntıları tekrar etmeyin. Belirli referansları vurgulamanız yeterlidir.
• Aşırı özür dileme cümleleri kurmayın. Basit olarak; «yanlışlık için üzgünüz»
• Bilgisayarları ya da makinaları suçlamayın.
• İsteksiz, sabırsız, küçümseyici cümleler kurmayın.
• Mektubun sonunu probleme atıf yaparak bitirmeyin. «tekrar sizin de tatilinizi zehir ettiğimizi biliyoruz».
İpuçları
• Derhal cevap verin, bu sizin iyi niyetiniz belirtecektir.
• Kendinize özgü olun; probleme özgü, attığınız adımlara özgü, müşterinin beklentisine özgü,
• Müşterileri belirsizlik içinde bırakmayın.
• Bazı durumlar için bonus uygulamaları yapın.
Format
• Problemi hangi yolla öğrendiyseniz o yolla cevap verin.
• Rutin bir mektup yazacaksanız sayfanın yarısı problemle diğer yarısı da diğer ayrıntılarla dolu olsun.
• Eğer küçük bir şirketseniz bu mektubu el yazısı ile yazabilirsiniz.
Örnek kelimeler
• Karşılamak
• Düzeltme, değiştirme
• Özür
• Hazırlamak, düzenlemek
• Telafi etmek
• İndirim
• Zararı karşılamak
• Onarmak
• Çözüm bulmak
Örnek cümleler
• Bu memnuniyetsiz durumdan dolayı gerçekten çok üzgünüz(m).
• Öğrendiğim bu durum için özür dilerim.
• Lütfen dikkate almayın
• Bu durumu düzeltebileceğimizi sanıyorum.
• Bundan sonra bizde krediniz var.
Örnek cümleler
• I’m sorry about the errorin filling your order- the correct posters are being shipped today.
• Bu yanlışlığı düzeltmek için bize verdiğiniz fırsat için çok teşekkür ederiz.
Örnek mektuplar
