T.C.
AYDIN ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ
GENEL SEKRETERLİK
2019 Yılı
Birim Faaliyet Raporu
HAZIRLAYANLAR
(*)Adı Soyadı İrtibat Tel
MELTEM KIRKAN 2313
ÖZLEM GÜLTEKİN 2601
YELDA ÇÜÇEN ÖKE 2404
(*) Bu bilgi, verilerle ilgili geri dönüş gerektiği durumlarda, doğrudan ilgili kişi/kişilerle irtibata geçebilmek amacıyla istenmektedir.
[ OCAK 2020
İçindekiler
Birim Yöneticisinin Sunuşu I- GENEL BİLGİLER
A- MİSYON VE VİZYON
B- YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR 1- Birimin Kuruluşu
2- Birimin Yetki, Görev ve Sorumlulukları C- BİRİME İLİŞKİN BİLGİLER
1- Fiziksel Yapı 2- Örgüt Yapısı
3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 4- İnsan Kaynakları
5- Sunulan Hizmetler
6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi D- DİĞER HUSUSLAR
II- AMAÇ ve HEDEFLER
A- BİRİMİN AMAÇ VE HEDEFLERİ
B- TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER C- DİĞER HUSUSLAR
III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- MALİ BİLGİLER
1- Bütçe Uygulama Sonuçları
2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar 3- Mali Denetim Sonuçları
4- Diğer Hususlar
B- PERFORMANS BİLGİLERİ 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri
2- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi 3- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi 4- Diğer Hususlar
IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- GÜÇLÜ YÖNLER
B- FIRSATLAR C- ZAYIF YÖNLER D- TEHDİTLER
E- DEĞERLENDİRME V- ÖNERİ VE TEDBİRLER
EK-1: HARCAMA YETKİLİSİNİN İÇ KONTROL GÜVENCE BEYAN
Birim Yöneticisinin Sunuşu
Genel Sekreterlik, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun ‘Yönetim Örgütleri’ başlıklı 51. maddesi uyarınca kurulmuştur. Genel Sekreterliğe bağlı olarak Genel Sekreter Yardımcılığı, Hukuk Müşavirliği ve Daire Başkanlıkları ile Arşiv, Basın-Halkla İlişkiler, Özel Kalem, Yazı-Kurul İşleri ve Güvenlik Şube Müdürlükleri hizmet vermektedir.
Genel Sekreterlik Üniversite idari teşkilatının en üst makamıdır ve bu teşkilatın çalışmasından Rektöre karşı sorumludur. Genel Sekreterlik; üstlendiği görev ve sorumluluklarını Üniversitemizin misyonu, vizyonu, stratejik planı, senato ve yönetim kurulu kararları ile kanun/yönetmelik hükümleri doğrultusunda yerine getirmektedir. Genel Sekreterlik beşeri, mali ve fiziki kaynakların etkin, verimli kullanılmasını idari görevlerin yapılmasını, idari birimlerin sistemli ve koordineli çalışmalarını sağlamaktadır. Birimler arası iletişim ve performansın arttırılması, kurumsal kimliğin oluşturulması bilinci içerisinde hizmetlerini sürdürmektedir. Üniversitemizin değişen ve gelişen dünya standartlarına senkronize olarak büyümesi ve gelişimi için; şeffaf, yenilikçi, paylaşımcı bir yönetim anlayışıyla birlik ve beraberlik içerisinde üstün hizmet kalitesini sağlamak amacımızdır. Üniversitemizi her zaman bulunduğu noktadan daha ileriye taşıma hedefini benimsemiş bir birim olarak, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu uyarınca mali saydamlık çerçevesinde hesap verme sorumluluğumuza dayalı yapmış olduğumuz faaliyetler bu raporla bilgilerinize sunulmaktadır.
Baki ASLANTAŞ Genel Sekreter
I- GENEL BİLGİLER
A- MİSYON VE VİZYON
Misyon
Üniversitenin idari teşkilatının verimli, düzenli ve uyumlu çalışmasını sağlamak, temelinde yatan araştırmacı, sorgulayıcı ve çözümleyici düşünce yapısı ile bilgiyi aramayı, üretmeyi, paylaşarak hayata dönüştürmeyi misyon edinmek, Adnan Menderes Üniversitesi Genel Sekreterliği ve bağlı birimleri, bu misyonun gerçekleştirilmesinde, Üniversite’nin gelişime açık, verimli, güçlü ve güvenilir bir mekanizma olmasında, bürokratik idari hizmetleri yürüterek bu mekanizmaya destek vermekte olup, şeffaf, yenilikçi, paylaşımcı bir yönetim oluşturma misyonunu taşımaktadır.
Vizyon
Paydaşlarıyla karşılıklı paylaşıma ve memnuniyete dayalı bir etkileşim içinde hızlı ve etkili çözümler üretmek, iç ve dış paydaşlarımıza karşı duyarlı olmak, hesap verme sorumluluğuna ve şeffaflığa dayalı yönetişim sistemi kurmak, kurumsallaşmayı gerçekleştirmek, kurum kültürünü geliştirmek, kaynakları en iyi şekilde kullanarak çağdaş ve etkin bir idari yapı oluşturarak, üniversitenin hedeflerinin gerçekleşmesine katkıda bulunmaktır.
B- YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR 1- Birimin Kuruluşu
Yükseköğretim kurumlarında idari yapı; 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 51.maddesi ile 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ile düzenlenmiştir.
2- Birimin Yetki, Görev ve Sorumlulukları
GENEL SEKRETER
Üniversite Genel Sekreteri, üniversite idari teşkilatının başıdır ve bu teşkilatın çalışmasından Rektöre karşı sorumludur.
Yetki, Görev ve Sorumlulukları
Üniversite idari teşkilatında bulunan birimlerin verimli, düzenli ve uyumlu şekilde çalışmasını sağlamak,
Kendisine bağlı birimler aracılığı ile Üniversitenin tüm bürokratik ve idari hizmetlerini yürütmek,
Üniversitenin belirlenen amaç ve hedeflere ulaşabilmesi için idari görevleri yerine getirecek yeterli kadroyu kurmak,
Üniversite yazışmalarını yürütmek ve imza yetkisini kullanmak,
Üniversite Senatosu ve Yönetim Kurulu gündeminin belirlenmesi için gerekli çalışmaları yapmak,
Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunda oya katılmaksızın
raportörlük görevi yapmak; bu kurullarda alınan kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak,
Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulu'nun kararlarını Üniversite'ye bağlı birimlere iletmek,
Üniversite Senatosu ve Üniversite Yönetim Kurulu kararlarını uygulamak, izlemek ve sonuçlandırmak,
Üniversite idari teşkilatında görevlendirilecek personel hakkında Rektöre öneride bulunmak,
Basın ve Halkla İlişkiler hizmetinin yürütülmesini sağlamak,
Rektörlüğün yazışmalarını yürütmek,
Rektörlüğün protokol, ziyaret ve tören işlerini düzenlemek,
Daire Başkanlıkları ile periyodik toplantılar yapmak, görüş alışverişinde bulunmak,
Üniversite idari hizmetlerinin aksamaması için devamlı olarak Genel Sekreter Yardımcılarıyla koordinasyon halinde olmak,
Kanun, tüzük ve yönetmelikler çerçevesinde Üniversite Yönetim Kurulu, Senato ve Rektör tarafından verilen görevleri yapmak ve yaptırmak,
Bütçe harcamalarında harcama yetkilisi olarak;
Ödeneklerin yerinde ve zamanında kullanılmasından,
Harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından,
Ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından,
Giderin gerçek gereksinme karşılığı olmasından,
Programlanmış hizmetlerin zamanında yerine getirilmesinden,
Amaca uygun nitelikte en fazla mal veya hizmet sağlanmasından sorumludur.
Komisyon, kurul veya bir uzman tarafından düzenlenmiş keşif, hakediş, tutanak veya benzeri belgelere dayalı olarak yapılan ödemelerden Sayıştay’a karşı sorumlu ve görevli bulunmaktadır.
GENEL SEKRETER YARDIMCILARI
Üniversitemizde, idari teşkilatında bulunan birimlerin verimli düzenli ve uyumlu şekilde çalışmasını sağlamak üzere bir Genel Sekreter yardımcısı bulunmaktadır.
Yetki, Görev ve Sorumlulukları
Üniversite idari teşkilatında bulunan birimlerin düzenli ve uyumlu şekilde çalışmasını sağlamak üzere Genel Sekreter’e yardımcı olmak,
İdari görevin verimli bir şekilde yürütülmesi için gerekli koordinasyonu sağlamak,
Genel Sekreter’e karşı sorumlu olmak,
Genel Sekreter’in devrettiği yetki sınırları içinde Üniversitenin tüm bürokratik ve idari hizmetlerini yürütmekte Genel Sekreter’e yardımcı olmak,
Üniversite Yönetim Kurulu ve Senato kararlarının paralelinde Genel Sekreterlik faaliyetlerinin planlanmasında ve düzenlenmesinde Genel Sekreter’e yardımcı olmak,
Genel Sekreter’in vereceği diğer görevleri yapmak.
GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİSİ
5018 sayılı kanunun 33’üncü maddesi uyarınca gerçekleştirme görevlileri; harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütmektedirler.
Görev ve Sorumlulukları
5018 sayılı Kanun çerçevesinde, idari ve mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişinden,
Belgelerin tamam olup olmadığı, hususlarında önceki işlemlerin kontrolünü de kapsayacak şekilde ön mali kontrol yapılmasından,
Kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesi ve kullanılmasından, kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından,
Ödeme emri belgesi ve ekli belgeler üzerinde ön mali kontrol görevi, ödeme emri belgesi düzenlenmesinden sorumludur.
TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ
Görev ve Sorumlulukları
Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek,
Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek,
Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek,
Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek,
Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak,
Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek,
Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek,
Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak,
Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak,
Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmakla görevlidirler.
C- BİRİME İLİŞKİN BİLGİLER 1- Fiziksel Yapı
Açık ve Kapalı Alanların Dağılımı
Üniversitemiz genel sekreterliği ve yardımcılığı ofisleri; Rektörlük Binasının üçüncü katında genel sekreterlik ve genel sekreter yardımcısı ofisleri olmak üzere toplam 2 mekana sahiptir. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı ile Bilgi İşlem Daire Başkanlığı farklı binalarda hizmet vermektedir. Diğer daire başkanlıkları ve bağlı müdürlüklerimiz Rektörlük binası içinde bulunmaktadır. Genel Sekreterliğimize bağlı daire başkanlıkları aynı zamanda harcama yetkilisi olduklarından birim faaliyet raporlarını kendileri düzenlemektedirler. Güvenlik Şube Müdürlüğü örgütsel yapıda Genel Sekreterliğe bağlı olmakla beraber iş ve işlemleri İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı’nca yürütüldüğünden faaliyetleri hakkında bilgi ilgili dairece verilecektir.
Birim Adı Bulunduğu Yer (İlçe, Belde, Kampus)
Açık Alan Miktarı (m2)
Kapalı Alan Miktarı (m2)
Genel Sekreterlik Merkez Kampüs/ Rektörlük
Binası - 80
Genel Sekreter
Yardımcılığı Merkez Kampüs/ Rektörlük
Binası - 80
Özel Kalem Müdürlüğü Merkez Kampüs/ Rektörlük
Binası - 172
Arşiv Müdürlüğü Merkez Kampüs/ Rektörlük
Binası - 87
Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü
Merkez Kampüs/ Rektörlük
Binası - 150
Yazı-Kurul İşleri
Müdürlüğü Merkez Kampüs/ Rektörlük
Binası - 149
3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar
3.1- Yazılımlar
Yazı İşleri Evrak Kayıt Otomasyon Programı (ubs.adu.edu.tr).
Adnan Menderes Üniversitesi Elektronik Belge Yönetimi, Arşiv ve Elektronik İmza Uygulaması.
E-imza uygulaması.
Üniversitemizce gerçekleştirilen aktivitelerin kurgulanan video kayıtları film haline dönüştürülerek Adnan Menderes TV Channel’da takip edilmektedir.
Ajans Press Medya Takip Merkezi’nden alınan ulusal ve bölgesel haberlerin takibi ile ilgili hizmet mevcuttur
3.2- Bilgisayarlar
Birim Adı Masaüstü
Bilgisayar
Taşınabilir Bilgisayar
Genel Sekreterlik 1 3
Genel Sekreter Yardımcılığı 4
Özel Kalem Müdürlüğü 4
Arşiv Müdürlüğü 4
Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü 16 2
Yazı-Kurul İşleri Müdürlüğü 10 2
TOPLAM 43 6
3.3- Kütüphane Kaynakları Arşiv Müdürlüğü
Türü Sayısı
(Adet)
Kitap 4
3.4- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar
Birim Adı Projeksiy
on
Fotoko
pi Mak. Faks Fotoğraf Makinesi
Kame
ra TV Yazıcı Tarayı cı
DVD Cihazı
Kağıt Kesme Makinesi (Manuel)
Posta Maki
nesi
Tepegö z (Slayt Cihazı)
Müzik Seti
Genel Sekreterlik 1 1 2 2 3
Genel Sekreter Yardımcılığı
Özel Kalem Müdürlüğü 1 3 2
Arşiv Müdürlüğü 1 1 1
Basın ve Halkla İlişkiler
Müdürlüğü 1 2 1 4 5 2 4
Yazı-Kurul İşleri Müdürlüğü 2 1 4 3
TOPLAM 1 5 4 6 5 7 12 5 1 1
4- İnsan Kaynakları
STATÜ Sayı (Kişi)
2018 2019
AKADEMİK PERSONEL 4 2
İDARİ PERSONEL (657;4/A - MEMUR) 25 19
SÖZLEŞMELİ PERSONEL (657;4/B) -
GEÇİCİ PERSONEL (657;4/C)
İŞÇİLER (657;4/D) 10 11
KISMİ ZAMANLI OLARAK ÇALIŞTIRILAN ÖĞRENCİLER 7 8
TOPLAM 46 40
4.1- Akademik Personel
4.1.1- Akademik Personelin Unvanlarına Göre Dağılımı
Unvan Sayı (Kişi)
2018 2019
Profesör 1
Doçent
Dr. Öğretim Üyesi
Öğretim Görevlisi 2 1
Araştırma Görevlisi 1
TOPLAM 3 2
4.1.6- Akademik Personelin Hizmet Süreleri İtibarıyla Dağılımı
0-3 Yıl 4-6 Yıl 7-10 Yıl 11-15 Yıl 16-20 Yıl 21 - Üzeri TOPLAM
Kişi Sayısı 1 1 2
Yüzde 50 50 100
Akademik Personelin Yaş İtibarıyla Dağılımı
21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51 - Üzeri TOPLAM
Kişi Sayısı 1 1 2
Yüzde 50 50 100
4.1.8- Akademik Personelin Cinsiyet İtibarıyla Dağılımı
Unvan Bayan Bay TOPLAM
2018 2019 2018 2019 2018 2019
Profesör 1
Doçent
Doktor Öğretim Üyesi
Öğretim Görevlisi 2 1 2 1
Araştırma Görevlisi 1 1
TOPLAM 2 1 1 1 3 1
4.2- İdari Personel (657; 4/A – Memur)
4.2.1- İdari Personelin Hizmet Sınıflarına Göre Dağılımı
Hizmet Sınıflandırması Sayı (Kişi) 2018 2019
Genel İdari Hizmetler Sınıfı 18 16
Sağlık Hizmetleri Sınıfı 1 1
Teknik Hizmetler Sınıfı 3 2
Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı
Din Hizmetleri Sınıfı
Yardımcı Hizmetler Sınıfı 3
TOPLAM 25 19
4.2.2- İdari Personelin Eğitim Durumu İtibarıyla Dağılımı
İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans
Yüksek Lisans ve
Doktora
TOPLAM
Kişi Sayısı 1 4 4 8 2 19
Yüzde 5,26 21,05 21,05 42,11 10,53 100
4.2.3- İdari Personelin Hizmet Süreleri İtibarıyla Dağılımı
0-3 Yıl 4-6 Yıl 7-10 Yıl 11-15 Yıl 16-20 Yıl 21 - Üzeri TOPLAM
Kişi Sayısı 1 4 3 6 5 19
Yüzde 5,26 21,05 15,79 31,58 26,32 100
4.2.4- İdari Personelin Yaş İtibarıyla Dağılımı
18-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51-Üzeri TOPLAM
Kişi Sayısı 1 4 3 10 1 19
Yüzde 5,26 21,05 15,79 52,64 5,26 100
4.2.5- İdari Personelin Cinsiyet İtibarıyla Dağılımı
4.2.5- İdari Personelin Cinsiyet İtibarıyla Dağılımı
Hizmet Sınıflandırması Bayan Bay TOPLAM
2018 2019 2018 2019 2018 2019
Genel İdari Hizmetler Sınıfı 9 8 9 8 18 16
Sağlık Hizmetleri Sınıfı 1 1 1 1
Teknik Hizmetler Sınıfı 1 1 2 1 3 2
Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı
Din Hizmetleri Sınıfı
Yardımcı Hizmetler Sınıfı 1 2 3
TOPLAM 12 10 13 9 25 19
4.4- Sürekli İşçiler (657; 4/D)
4.4.1- Sürekli İşçi Sayısı
Sayı (Kişi) 2018 2019 Sürekli İşçiler (657; 4/D) 10 21
4.4.2- Sürekli İşçilerin Eğitim Durumu
İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans
Yüksek Lisans ve
Doktora
TOPLAM
Kişi Sayısı 3 3 4 1 11
Yüzde 27,27 27,27 36,36 9,10 100
4.4.3- Sürekli İşçilerin Hizmet Süreleri
0-3 Yıl 4-6 Yıl 7-10 Yıl 11-15 Yıl 16-20 Yıl 21 - Üzeri TOPLAM
Kişi Sayısı 6 5 11
Yüzde 54,55 45,45 100
4.4.4- Sürekli İşçilerin Yaş İtibarıyla Dağılımı
18-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51-Üzeri TOPLAM
Kişi Sayısı 2 3 3 2 1 11
Yüzde 18,18 27,27 27,27 18,18 9,10 100
4.4.5- Sürekli İşçilerin Cinsiyet İtibarıyla Dağılımı
Bayan Bay TOPLAM
Kişi Sayısı 5 6 11
Yüzde 45,45 54,55 100
4.5- Kısmi Zamanlı Olarak Çalıştırılan Öğrenciler
Sayı (Kişi) 2018 2019 Kısmi zamanlı olarak çalıştırılan öğrenciler 7 8
5- Sunulan Hizmetler
ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
Özel Kalem Müdürlüğünce 2019 yılı içerisinde;
Rektörlük makamının özel ve kamu kurum, ve kuruluş ile kişilerle iletişim sağlanmış,
Rektörlük makamınca düzenlenen protokol, davet ve törenlerin işleyişinde görev alınmış,
Üniversitemiz birimleri arasında koordinasyon sağlanmış,
Kurum içi ve kurum dışı konukların karşılama, ağırlama ve uğurlama işleri gerçekleştirilmiş,
Rektörün, rektör yardımcılarının ve rektör danışmanlarının organize ettiği ve/veya katılacağı toplantılara ilişkin hazırlık işlemleri ve bilgilendirmeler yapılmış,
Rektörün, rektör yardımcılarının ve rektör danışmanlarının yurt içi ve yurt dışı seyahatleri organize edilmiştir.
ARŞİV MÜDÜRLÜĞÜ
2019 Yılı içerisinde birim arşivlerinden gelen 2013 yılına ait evraklar incelenerek, arşivleme işlemleri yapılmıştır. Aynı zamanda 2007 yılına ait evrakların Ayıklama- İmha işlemi yapılarak imha listeleri düzenlenmiştir. Söz konusu listeler incelenmek üzere Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’na gönderilmiştir. Devlet Arşivleri Başkanlığınca imha listelerinin onaylanmasını takiben imhaya ayrılan evraklar kağıt kesme makinası ile kesilerek imha işlemi gerçekleştirilmiştir.
Saklanmasına lüzum görülen arşivlik evraklar düzenlenerek merkez arşivde yerlerini almışlardır.
Faaliyet Türü Evrak Adedi
2019 Yılında Kurum Arşivine
Devredilen Evrak (Arşivlenen 1993-….
2010-2011-2012-2013 Yılı Evrakları)
107.207
Ayıklama ve İmha İşlemine Tabi Tutulan
Evrak (2007 Yılı Evrakları) 28.552
İmha Edilen Evrak 26.542
İmhadan Sonrada Merkez Arşivde Kalan Evrak (Saklanmasına Lüzum Görülen Evrak)
2010
2019 Yılı içerisinde Üniversitemiz Arşiv Müdürlüğü 2018 Yılı Faaliyet Raporu hazırlanarak Devlet Arşivleri Başkanlığına Ocak ayında gönderilmiştir.
Posta kurumları aracılığıyla Üniversitemize gönderilen ve birimlerimizce getirilen tüm evraklar teslim alınmış kurum içi ve dışı dağıtım işlemi yapılmıştır. Posta kurumları aracılığıyla gönderilecek evraklar türlerine göre ayrılarak, posta makinesi ile ücretlendirme işlemi yapılmış, ilgili posta kurumlarına teslim edilmiştir. Rektörlüğe ait kargo gönderileri gerçekleştirilmiş ve takibi yapılmıştır.
Gönderi Türü Gönderi Sayısı Harcanan Tutar
Posta 2.462 12.330,60
Kargo 6.429 62.447,65
BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ
Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğümüz Üniversitemizin dışarıya açılan penceresi olarak çalışmalarını yürütmektedir.
Üniversitemiz Web sayfasındaki haber ve duyuru girişlerinin sorumluluğu birimimizde olup kurum içi yayınlanması öngörülen bilimsel, sosyal ve kültürel etkinlikler birimimiz tarafından duyurulmaktadır. Üniversitemizde gerçekleştirilen önemli etkinliklerin haberleri Birimimizce hazırlanmakta yerel ve ulusal basın kuruluşlarına birimimizce servis edilmektedir.
Üniversitemiz diğer birimleri tarafından gerçekleştirilen sosyal, kültürel, sportif ve bilimsel etkinliklerin organizasyonunda davetiye-afiş tasarımı ile dağıtımı, yerel ve ulusal basına duyurulması, protokol düzenlemesi, program sunumunun yapılması, fotoğraf ve kamera çekiminin yapılması hususlarında çeşitli destekler sağlanmaktadır.
Kurumsal standart oluşturmak adına hazırlanan “Katılım Belgesi”, “Teşekkür Belgesi” çeşitli etkinlikler için tüm birimlerimizin kullanımına sunulmaya devam etmektedir.
Üniversitemizde gerçekleştirilen etkinliklere ait video ve fotoğraf çekimleri arşivlenmekte, Üniversitenin geriye dönük kayıtları birimimizce alınmaktadır.
Müdürlüğümüz, “Gelişim için sürekli değişim” ilkesinden hareket ederek Üniversitemizi en iyi şekilde tanıtıp hedef kitlemizi genişletmek ve kaliteli öğrenci sayımızın artışına doğru oranda katkı sağlamak için aralıksız çalışmaktadır. Bu bağlamda farklı illerde birçok tanıtım fuarlarına katılarak ve Üniversitemize gelen okullara teknik geziler düzenleyerek Üniversitemizi tanıtmaktayız.
Birimimiz dönem içerisinde düzenlenen etkinlikleri ulusal ve yerel basına duyurulmasını sağlamış ve önemli gün/haftalarla ilgili olarak basın açıklamalarını, rektör mesajlarını basın kuruluşlarına ileterek kamuoyunu bilgilendirmiştir.
2019 yılı içinde her ay yayımlanan 12 adet Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Haber Dergisinin (ADÜ HABER) hazırlanması ve toplamda 7100 adet derginin dağıtımı gibi tanıtım işlemleri Birimimiz tarafından yürütülmektedir. 2019 yılında Ajans Press medya takip merkezinden alınan hizmet ile ulusal ve bölgesel haberlerimizin takibi yapılmış, yönetim haberler konusunda bilgilendirilmiştir.
Üniversitemizin çeşitli yerlerine monte edilen bilboardlar Üniversitemiz hakkında bilgiler içeren Rektörümüzün mesajlarının yayınlandığı bölümler, Birimimiz tarafından düzenlenmekte, Üniversitemize görsel olarak zenginlik katmaktadır.
8 tanıtım fuarına katıldığımız 2019 yılında Üniversitemiz birçok ilde temsil edilmiş, yaklaşık 50 bin öğrenciye ulaşılmıştır. İlimizden ve il dışından Üniversitemizi tanımak için gelen 155 okula, personelimiz eşliğinde Üniversitemiz imkanları ve bölümleri hakkında bilgiler verilmiştir.
GÜVENLİK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
Üniversitemiz Merkez Kampüs’te bulunan; Rektörlük Protokol, Personel girişi, Fen Edebiyat Fakültesi A, B ve C blok, Eğitim Fakültesi ve ek binası, Aydın Meslek Yüksekokulu, Aydın Menderes Derslikleri, Tıp Fakültesi, Sağlık Bilimleri Fakültesi, Kütüphane, Spor Bilimleri Fakültesi, SKS Spor salonu, Yabancı Diller, Güney nöbet noktası ve kampüs ana girişi doğu nöbet noktasında 24 saat esasına göre nöbet tutulmaktadır. Kampüs alanı içerisinde yer alan Uygulama ve araştırma hastanesi, otoparklar, zeytinlik, yeni derslik inşaatları ve varyant bölgesi güvenlik devriye aracıyla 24 saat esasına göre sürekli devriye atılmakta, ayrıca güvenlik kameraları tarafından sürekli kontrol edilmektedir.
5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine dair Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde özel güvenlik izni, personel yer değişikliği ve gerekli bildirimler, Valilik özel güvenlik Komisyonuna ve sorumluluk bölgelerine göre de İl Jandarma Komutanlığı ve İl Emniyet Müdürlüğüne EBYS üzerinden ve elden teslim edilmektedir.
5188 sayılı özel güvenlik hizmetlerine dair Kanun ve Yönetmeliğe göre Aydın Valiliği denetleme komisyonu tarafından, İl Jandarma Komutanlığı ve İl Emniyet Müdürlüğü vasıtasıyla Merkez Kampüs ve bağlı yerleşkelerimizdeki güvenlik 2019 yılı denetlemeleri başarılı bir şekilde gerçekleşmiştir.
5188 sayılı özel güvenlik hizmetlerine dair Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde yapılan değişiklikler EBYS üzerinden ADÜ Merkez Kampüs ve İlçelerde bulunan Üniversitemiz Meslek Yüksekokulları ve Fakültelerine bildirilmekte ve takibi yapılmaktadır.
Üniversitemizde İl Emniyet Müdürlüğü, İl Jandarma Komutanlığı ve Rektörlüğümüz tarafından yapılan güvenlik toplantılarından çıkan kararlar ve alınması gereken tedbirler EBYS üzerinden ilgili birimlere dağıtımı yapılarak güvenlik personelimiz bilgilendirilmiş ve gerekli tedbirlerin alınması sağlanmıştır.
Görev yapmakta olan Koruma güvenlik personelimize, Güvenlik Şube Müdürlüğümüzün talebi doğrultusunda Emniyet Genel Müdürlüğü özel güvenlik şube müdürlüğü tarafından hizmet içi eğitim verilmekte ve toplantılar yapılarak personelimizin bilgi ve becerileri güncellenmektedir.
Görevli personelimize Üniversitemiz İş Sağlığı ve Güvenliği eğitim merkezi tarafından gerekli eğitimler verilerek bilgilendirilmiştir. Üniversitemiz İş Sağlığı ve Güvenliği faaliyetlerine istenilen düzeyde katılım sağlanmaktadır.
Üniversitemiz Merkez Kampüs ve yerleşkelerinde bulunan Meslek Yüksekokulu ve Fakültelerimizde izinsiz broşür, el ilanı dağıtılmaması ve izinsiz pankart astırılmaması hususunda müdürlüğümüz tarafından EBYS üzerinden gerekli bildirimler yapılmış olup Merkez kampüs ve yerleşkelerimizdeki güvenlik personelleri konu hakkında bilgilendirilmiştir.
Üniversitemiz Merkez Kampüs ve bağlı birimlerinde bulunan Fakülte ve Meslek Yüksekokullarımızın öğrenci sayısının artması ve ek bina yapılmasından dolayı çalışabilecek güvenlik personel sayıları güncellenerek sorumluluk bölgelerine göre İl Emniyet Müdürlüğü ve İl Jandarma Komutanlığıyla gerekli yazışmalar yapılarak; gerekli güvenlik personel sayıları için Özel güvenlik izni alınmıştır.
Meydana gelen olay ve yangınlarda ilk müdahaleler güvenlik birimimiz tarafından yapılmış olup büyümesi engellenmiştir. Gerekli birimlere (110-155) bilgi verilip gerekli yazışmaları yapılmıştır. Yangın olaylarına karşı tüm personelimize hizmet içi eğitim verilmiştir.
Merkez Kampüs ve İlçelerdeki ihale usulü ve taşeron firma eliyle yapılan derslik inşaatlarındaki çalışan işçilerden gerekli evraklar alınarak emniyet araştırması yaptırılmakta ve
sonucu olumsuz çıkanlar hakkında Üniversitemiz yöneticileri ve inşaat şirketi sorumluları bilgilendirilmektedir.
Güvenlik personelimizin toplumsal olaylarında kullanmak üzere izni alınan göz yaşartıcı gaz spreyi ve kask kalkanların izinleri EBYS üzerinden İl Emniyet Müdürlüğü Özel Güvenlik Komisyonuna gerekli yazışmalar yapılarak güncellenmiştir.
Merkez kampüste bulunan Fakülte ve Yüksekokullarımızda açık bırakılan kapı, pencere, bilgisayar, lamba ve projeksiyon cihazları konusunda güvenlik zafiyeti yaşanmaması için Fakülte ve Yüksekokullara EBYS üzerinden gerekli bilgilendirme yapılmıştır.
06 Kasım 2019 ve 10 Aralık 2019 tarihinde gerçekleştirilen Öğrenci toplulukları tanıtım günleri için gerekli güvenlik önlemleri alınmış olup Emniyetle EBYS üzerinden gerekli yazışmalar yapılmıştır.
Güvenlik Şube müdürlüğünde bulunan kamera kayıt cihazları ve kameraların periyodik bakımları yaptırılarak daha sağlıklı çalışmaları sağlanmıştır. Bilgisayar ve elektronik cihazlar kontrol edilmiş olup gerekli bakımları yaptırılmıştır. Bu konuda gerekli yazışmalar yapılmıştır.
Üniversitemizde gerçekleştirilen etkinliklerde ve basın açıklamalarında günün hassasiyeti ve Ülkemizin içinde bulunduğu durum da göz önüne alınarak emniyet müdürlüğü ile EBYS üzerinden gerekli yazışmalar yapılarak güvenlik önlemleri 2 katına çıkarılmış ve gerek görülen etkinliklerde nöbet izninde olan personel görevlendirilerek, etkinliklerde sıkıntı yaşanmadan sorunsuz bir şekilde gerçekleşmesi sağlanmıştır. Olağandışı herhangi bir taşkınlığa izin verilmemiş olup etkinliklerin güven ortamında geçmesi sağlanmıştır.
29 Temmuz – 02 Ağustos 2019 tarihleri arasında gerçekleşen Spor Bilimleri Fakültesi özel yetenek sınavında istenilen sayıda güvenlik personeli görevlendirilmiş olup sınavlar esnasında sıkıntı yaşanmadan sorunsuz bir şekilde gerçekleşmesi sağlanmıştır. Olağandışı herhangi bir taşkınlığa izin verilmemiş olup etkinliklerin güven ortamında geçmesi sağlanmıştır. Konu hakkında EBYS üzerinden İl Emniyet Genel Müdürlüğü bilgilendirilmiştir.
26-29 Ağustos 2019 tarihleri arasında gerçekleşen Eğitim Fakültesi güzel sanatlar bölümü özel yetenek sınavında istenilen sayıda güvenlik personeli görevlendirilmiş olup sınavlar esnasında sıkıntı yaşanmadan sorunsuz bir şekilde gerçekleşmesi sağlanmıştır.
Olağandışı herhangi bir taşkınlığa izin verilmeyerek etkinliklerin güven ortamında geçmesi sağlanmıştır. Konu hakkında EBYS üzerinden İl Emniyet Genel Müdürlüğü bilgilendirilmiştir.
Milli Bayramlarda ve özel günlerde merkez ve bağlı yerleşkemizdeki binalara bayrak asma işleri koordine edilmekte ve takibi yapılmaktadır.
Kampüs alanı güvenlik devriye aracıyla sürekli kontrol edilerek, özellikle varyant boyu yol güzergâhında dolaşılarak alkollü, uygunsuz park ve davranışta bulunanlar engellenmekte ve gerekli müdahaleler yapılmaktadır.
Üniversitemizde meydana gelen olaylarla ilgili kamera görüntüleri istenildiği takdirde EBYS veya yazı işleri aracılığıyla CD veya Hard disk ortamında Emniyet il Müdürlüğüne teslim edilmektedir.
Merkez Kampüste bulunup emanete alınan para veya değerli eşyalar tutanaklandırılarak İdari ve Mali İşler Dairesi başkanlığı Maaş Tahakkuk birimine teslim edilmektedir.
15 Temmuz Şehitleri Anma, Demokrasi ve Birlik Günü etkinliklerde sıkıntı yaşanmadan sorunsuz bir şekilde gerçekleşmesi sağlanmıştır. Olağandışı herhangi bir taşkınlığa izin verilmeyerek etkinliklerin güven ortamında geçmesi sağlanmıştır.
Diğer üniversitelerden gelen mezun bilgi sistemi güncellemesi için varsa ilgili personel bilgilendirilerek güncelleme yapması sağlanmıştır.
Savcılık tarafından hakkında gözaltı veya yakalama kararı olan öğrencilerin alınması işlemlerinde veya öğrencilere ulaşılması işlemlerinde gelen Emniyet ekibine yardımcı
olunmuş, öğrenciler Güvenlik Şube Müdürlüğüne davet edilerek emniyet ekiplerine sorunsuz bir şekilde teslimi gerçekleşmiştir. Durum hakkında üst yönetim bilgilendirilmiştir.
Yukarıda belirtilen güvenlik tedbirleri alınarak tüm faaliyetlerin; özgür, huzur ve güven ortamında devam etmesi sağlanmıştır.
YAZI-KURUL İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
Birimde rutin olarak Rektörlük kurum dışından gelen evrak kayıtları, Rektörlüğün diğer kurum/kuruluşlarla yazılı iletişimi ile üniversite üst kurullarında alınan kararların yazımı ve dağıtımı faaliyetleri sürdürülmüş, KEP işlemleri, EBYS sistem yöneticiliği ve EBYS programının kullanılmasında birimlere rehberlik edilmiştir.
Üniversitemizde 1 Ocak 2016 tarihinden itibaren “Elektronik Belge Yönetimi, Arşiv ve Elektronik İmza Uygulamasına geçilmiş ve 2019 yılında da kullanılmaya devam edilmiş bulunmaktadır. Bu kapsamda;
Kurum yazışmalarının elektronik ortamda yürütülmesine yönelik olarak yetki, sorumluluk, iş akışı ve evrak süreçlerinin tanımlanması, standartlaşması ve evrak akışının etkili hale getirilmesini sağlayacak çalışmalar yürütülmüş,
PTT’den kurum için KEP adresi alınmış, sisteme KEP Entegrasyonu yapılarak kurum dışı evraklar gönderilen kurumun kep adresi varsa kep sistemi üzerinden çıktı alınmadan gönderilmiştir.
Kurumumuzda yeni açılan birimler EBYS sistemine eklenmiştir.
EBYS sisteminde üç kişi tarafından sistem yöneticiliği ve EBYS programının kullanılması konusunda birimlere rehberlik yapılmıştır.
Ayrıca;
Üniversite akademik ve idari Organizasyon şemasının periyodik olarak güncellemesini yaparak, web sayfasında da düzeltilmesi sağlanmıştır.
YÖK tarafından veya kurum tarafından onaylanan yönetmeliklerin mevzuata uygun hale getirilmesi ve Resmi Gazetede yayımlanmak üzere Cumhurbaşkanlığına gönderilme işlemleri yürütülmüştür.
Genel Sekreterlik Biriminde görevli personelin izinleri takip edilmiş, hastalık onaylarını çıkarılmış, Personel Daire Başkanlığı'na ve ilgili birimlere bildirimleri yapılmıştır.
Rektör, Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcılarının vekalet ve görevlendirme evrakları hazırlanmıştır.
Hizmet Türü YIL (2019)
Üniversite Senatosu 21
Üniversite Yönetim Kurulu 28
Üniversite Disiplin Kurulu 4
2019 yılında EBYS Sisteminde KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ile Gönderilen Evrak Sayısı
5014
2019 yılında EBYS Sisteminde KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ile Gelen Evrak Sayısı
5680
II- AMAÇ VE HEDEFLER
A- BİRİMİN AMAÇ VE HEDEFLERİ
Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler
Stratejik Amaç -1
Üniversitenin idari birimlerinin verimli, düzenli, uyumlu ve koordineli bir biçimde çalışmasını sağlamak.
Hedef -1 Takım ruhunu oluşturmak ve iş gören memnuniyetini arttırmak.
Hedef -2 Teknolojik alt yapıyı ve donanımı güçlendirmek.
Hedef -3 Çalışanlar arasındaki birlik ve dayanışmanın sürekliliğini sağlamak.
Stratejik Amaç -2
İç paydaşlarla olan etkileşimi arttırmak, gelişimlerini sağlamak ve hizmetlerin kalitesini yükseltmek
Hedef -1 Kurumumuz iç paydaşları olan Daire Başkanlıkları ile personelin gelişimine katkı sağlayacak yılda en az iki eğitim programı düzenlenmesi.
Hedef -2 Kurumuyla bütünleşen, işini seven ve sahip çıkan bireyler yetiştirmek.
Stratejik Amaç -3
Kurumun örgüt verimliliğini arttırarak, kamuoyunda var olan olumlu intibasını güçlendirmek.
Dış paydaşlarla etkin ve verimli iletişim kurmak.
Hedef -1 Dış paydaşların memnuniyetini arttırmak.
Hedef -2 Kurumun tanıtılması çalışmalarını geliştirmek ve yön vermek.
Hedef -3 Kurumun ilgili kişi ve kurumlara hesap verme sorumluluğu içinde şeffaflık politikasını devam ettirme konusundaki kararlılığını sürdürmek.
B- TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER
Kurum misyonumuzun istenilen seviyede gerçekleştirilmesi ve hizmetlerin kaliteli olarak yürütülmesi için mesleki ve kişisel nitelikleri yüksek personel istihdamı yapılacaktır.
Personelimizin mesleki gelişim açısından yetkin hale getirilmesi için, değişen ve gelişen çağdaş yönetim anlayışımıza paralel hizmet içi eğitimler sağlanacaktır.
Birimimiz yöneticileri arasında tecrübelerinin paylaşımı sağlanarak, bu tecrübelerin en etkin şekilde kullanılması teşvik edilecektir.
Birimimizdeki personelin görev tanımları belirlenerek, yetki karmaşası ve işlerin aksaması engellenecektir.
Hizmet içi eğitimler yaygınlaştırılıp desteklenerek, eğitimlerin tekrarının yapılması teşvik edilecektir.
Tüm çalışanların bir ekip olarak çalışması, bu çalışmalarda problem çözümlerinde yararlanılmasına önem verilecektir.
Birim çalışanlarının memnuniyet düzeylerinin artırılması için ödül, gezi, kutlama vb.
özel uygulamalar teşvik edilecek ve bunun için gerekli tedbirler alınacaktır.
Birimimizin yönetim anlayışında şeffaf olunacak, hizmetlerin hangi yollarla ve nasıl yürütüldüğü bilgisi ilgililerle paylaşılacaktır.
Yöneticilerin sağlayacağı şeffaf ortam, çalışanları arasında da yaygınlaştırılacak ve yanlış anlaşılmalar sona erdirilecektir.
Birimizde yapılan işlerde teknolojiden en üst düzeyde yararlanılacaktır.
Gelir – gider dengesi sağlanarak, faaliyet-bütçe ilişkisi etkinleştirilecektir.
Tüm bunların ışığında Temel Değerler ve Politikalarımız
Etkin Koordinasyon
Performansa Dayalı Değerlendirme
Sağlıklı İletişim
Uyumlu Ekip Çalışması
Sürekli Gelişme ve Geliştirme
Kurumsal Sahiplenme ve Özveri
Sorumluluk
Hesap Verebilme
Şeffaflık
III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER
A- MALİ BİLGİLER
1- Bütçe Uygulama Sonuçları
1.1- Bütçe Giderleri
GENEL SEKRETERLİK
GİDER TÜRÜ
2019 Yılı Bütçe Başlangıç
Ödeneği (TL)
2019 Yılsonu Ödeneği
(TL)
2019 Yılı Toplam Harcama
(TL) 01. Personel Giderleri 1.779.000,00 1.632.697,00 1.632.696,75 02. Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet
Primi Giderleri 333.000,00 319.216,00
319.215,89 03. Mal ve Hizmet Alım Giderleri 141.000,00 141.000,00 128.936,36 05. Cari Transferler
06. Sermaye Giderleri
GENEL TOPLAM 2.253.000,00 2.092.913,00 2.080.849,00
ÖZEL KALEM
GİDER TÜRÜ 2019 Yılı Bütçe Başlangıç Ödeneği
(TL)
2019 Yılsonu Ödeneği
(TL)
2019 Yılı Toplam Harcama
(TL) 01.Personel
Giderleri
349.000,00 130.180,00 130.179,04
02.Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Gİderleri
53.000,00 20.903,00 20.902,89
03.6 Temsil Tanıtma
Giderleri 23.000,00 7.393,81 15.606,19
05.4 Hane Halkına
Yapılan Transferler 0,00 361.437,00 1.614.324,00
05.6 Yurtdışına
Yapılan Transferler 0,00 663,74 36.336,26
GENEL TOPLAM 425.000,00 520.577,55
1.817.348,38
3- Mali Denetim Sonuçları
Genel Sekreterliğimizce 2019 yılı bütçesinde öngörülmüş olan hizmetler ile yatırımların zamanında gerçekleştirilebilmesi için etkin bir bütçe uygulama süreci uygulanmıştır. Yapılan harcamalar, 5018 sayılı yasa gereğince ödenek miktarlarımız dahilinde ve tasarruf tedbirleri doğrultusunda, kaynakların verimlilik ve etkinlik ilkelerine göre gerçekleştirilmiştir. İç mali denetim, iç denetçiler tarafından yapılmaktadır.
B- PERFORMANS BİLGİLERİ
1.1.1.1- Birim Tarafından Gerçekleştirilen Bilimsel Faaliyetler
Faaliyet Türü Faaliyet Sayısı Çalıştay
Kongre
Sempozyum 2
Konferans 3
Panel (Açık oturum) Seminer
Toplantı 4
Akademik Açılış Töreni 1
TOPLAM 10
1.1.2- Sosyal ve Kültürel Faaliyetler
1.1.2.1- Birim Tarafından Gerçekleştirilen Sosyal ve Kültürel Faaliyetler
Faaliyet Türü Faaliyet Sayısı Söyleşi
Tiyatro Konser Sergi
Teknik Gezi 8 Fuar
TOPLAM 8
2-Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi
Tablo: Performans hedefinin izlenmesi ve değerlendirmesi
Yıl/Dönem 2019
İdare Adı 38.34 AYDIN ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ
Amaç Hedef
Performans Hedefi Üniversitemizin ulusal ve uluslararası tanınabilirliğini arttırarak saygın, tercih edilen üniversiteler arasında olmasını sağlamak
AÇIKLAMA Üniversitenin toplumsal hizmet üretme sunma kapasitesini geliştirmek, Üniversitenin ulusal ve uluslararası tanınabilirliğini artırmak, topluma katkı amaçlı sosyal, kültürel ve sanatsal etkinlikler düzenlemek
Sıra Performans Göstergeleri Ölçü
Birimi Hedef
Gerçekleşme Hedefin
Gerçekleşme Oranı (%)
Hedefin Sapma Oranı
(%)
Hedefe Ulaşma Derecesi I. Üç
Aylık II. Üç
Aylık III. Üç
Aylık IV. Üç
Aylık Kümülatif 1 Üniversitemiz Etkinliklerinin Haberleştirilme
Oranı %100 %100 %100 %100 %100 %100
2 Üniversitemiz Etkinliklerinin Web Sayfasında
Duyurulma Oranı %100 %100 %100 %100 %100 %100
3 El Broşürleri Sayısı ( Taban- Tavan Puanları
Broşürü, Hoş Geldin ADÜ’lü Broşürü) 11 500 10 000 1 500 11 500 %100
4 ADÜ- HABER 12 000 3000 2000 1500 600 7 100
5 6 7
Değerlendirme Düzenlenen etkinlik sayısındaki artışa paralel, haberlerimiz artmakta, bu durum yerel ve ulusal basında Üniversitemizin imajına olumlu katkılar sunmaktadır.
Bir önceki yıla göre Üniversitemizi ziyaret eden okulların sayısındaki artış Üniversitemizin merak edilirliğini ve cazip oluşunu göstermektedir. ADÜ’nün tercih edilme oranları da bu artışa paralellik göstermektedir.
IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN
DEĞERLENDİRİLMESİ
A- GÜÇLÜ YÖNLER
Personelin iş disiplinine sahip ve özverili olması,
Yetişmiş insan gücünün varlığı,
Hiyerarşik yapının bilgi akışını engellememesi
Elektronik Belge Yönetim Sistemi, Arşiv ve Elektronik İmza Uygulamasına geçilmesi nedeniyle;
o Belgelerin üretiminden imhasına kadar tüm aşamalarda hızlı, etkin, kolay ve ekonomik kullanım olanağı sunulması,
o Doküman oluşturma, paylaşma ve yönetim kolaylığı, o Kişiler için yetki seviyeleri tanımlayabilme,
o Bilginin kalıcılığı ve sürekliliği,
o Kalite ve verimlilik ve zaman tasarrufu artışını sağlama,
o Web tabanlı uygulamalar sayesinde dokümanlara tek noktadan erişim sağlanması,
Gelişim için sürekli değişim” ilkesinden hareketle, Üniversitemizin en iyi şekilde tanıtılıp hedef kitlemizin genişletilmesi
Öğrenci sayımızın artışına yapılan aktivitelerle katkı sağlanması
Hızlı ve dinamik olmamız nedeniyle teknolojik gelişimlere açık ve çabuk adapte olabilen bir yapımızın olması.
Üst yönetimin desteğiyle alınan kararların hızlı bir şekilde uygulamaya koyulması ve sonuçlandırılması.
C- ZAYIF YÖNLER
Yetersiz bütçe ödeneği
Bilgi ve teknolojinin hızla eskimesi
Birimler arası iletişim ve koordinasyonda sorunlar yaşanması
Başarı ve performansı ödüllendirmede eksiklik.
Özellikle Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü olarak geniş bir yelpazede çalışıyor olmamız nedeniyle birim iş tanımlarının sürekli değişmesi,
Üniversitemiz birimlerinden bazılarının aktivitelerinin Basın ve Halkla Müdürlüğü aracılığıyla gerçekleştirmek istemeleri nedeniyle birim harici gelen iş yükü
Basın ve Halkla Müdürlüğü’nde işin niteliği gereği çalışma yükünün fazlalığı, diğer kurum ve kuruluşların programlarına göre hareket etme zorunluluğu vb benzeri nedenlerle çalışma saatlerinin mesai saatlerini aşması.
E- DEĞERLENDİRME
Genel Sekreterlik ve bağlı birimler olarak 2019 yılında da, kurum kimliğimizi ve imajını üstlerde tutmak adına görev ve sorumluluklarımız yerine getirilmiştir. Üst yönetimden en alt çalışana kadar sorumluluğumuzun bilincinde olup, Üniversitemizi en iyi şekilde temsil etme ve geliştirme yönündeki kararlılığımız Genel Sekreterlik çalışma prensibimiz olmuştur.
V- ÖNERİ VE TEDBİRLER
Üniversitemiz genelinde etkin bir hizmet vermek amacıyla birimlerimizin çalışma ortamlarının, kullanılan donanım ve yazılımların günün koşulları ve işin gerekliliklerine göre yapılandırılması planlanmaktadır.
İç ve dış paydaşlar ile iletişimi kuvvetlendirerek, üniversitemiz imajını ve kurum kültürünü güçlendirmek asıl hedeftir.
EK-1: HARCAMA YETKİLİSİNİN İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI
İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI
Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde;
Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim.
Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm.
Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, benden önceki harcama yetkilisi/yetkililerinden almış olduğum bilgiler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır.
Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. (AYDIN 24/01/2020)
İmza İmza
Ad-Soyad:Dr.Öğr.Üyesi Mustafa ASLAN Ad-Soyad:Baki ASLANTAŞ Unvan :Genel Sekreter V. Unvan :Genel Sekreter Göreve Başlama Tarihi: 01/01/2019 Göreve Başlama Tarihi:22/01/2019 Görevden Ayrılış Tarihi: 22/01/2019
