WorkCube Kullanıcı Eğitim Kitapçığı. Üye Yönetimi

WorkCube

Kullanıcı Eğitim Kitapçığı

Üye Yönetimi

[Bireysel ve Kurumsal Müşteriler – Bayiler – Servisler -

Tedarikçiler - İş Ortakları - 3. Parti Kişi ve Kuruluşlar]

İçindekiler Sayfa No

Bölüm I – Üye Yönetimine Giriş

• Üye yönetimi ile ilgili tanımlar 6

Bölüm II – Potansiyel Üye Yönetimi

Bölüm III – Bireysel Üye Yönetimi

• Bireysel Üye Kaydetme 9

• BİREYSEL ÜYE YÖNETİMİ 12

• Üye ile ilgili genel bilgiler 12

• Üye ek bilgi kaydı 12

• Üye ile ilişkili fırsat takibi 13

• Üyeye verilen tekliflerin takibi 13

• Üyeden alınan siparişlerin takibi 14

• Üye ile ilişkili projeler 14

• Üye ile ilişkili not kaydı 14

• Üye ile ilgili belgeler 14

• Üye ile ilişkili Muhasebe / Çalışma dönemleri 15

• Üye cari hesap ekstresi alma 16

• Üye kredi bilgilerini kaydetme 16

• Üye banka hesaplarını kaydetme 17

• Üye kredi kartı bilgisi kaydetme 18

• Üye ek kart bilgisi tanımlama 19

• Bireysel üye ilişkileri (referans sistemi) 20

• Üye analizleri 21

• Üye anketleri 22

• Üye ile ilişkili toplantılar/görüşmeler 22

• Bireysel Üyeler Listesinin Kuallanımı ve Listesinde Arama Yapma 23

Bölüm IV – Kurumsal Üye Yönetimi

• Kurumsal Üye Kaydetme 25

• Kurumsal Üyeler Listesinin Kullanımı 28

• Üye listesinde arama yapma 30

İçindekiler Sayfa No

• KURUMSAL ÜYE YÖNETİMİ 31

• Üye detay sayfası (Genel Bilgiler) 31

• Kurumsal Üye Çalışan Yönetimi 34

• Çalışan ekleme 34

• Çalışan bilgilerini güncelleme 36

• Çalışan kişisel bilgilerini kaydetme 37

• Çalışan ek bilgi kaydı 37

• Çalışana satış kotası verme 38

• Çalışan ile ilgili not kaydı 39

• Çalışan anketleri 39

• Kurumsal Üye Şube Yönetimi 40

• Şube ekleme 40

• Şube bilgilerini güncelleme 40

• Şube kotalarını görme ve güncelleme 42

• Şube ile ilgili not kaydı 42

• Üye ek bilgi kaydı 42

• Kurumsal üye fırsatları 43

• Üyeden alınan teklif takibi 43

• Üyeye verilen sipariş takibi 44

• Üyeye verilen teklif takibi 44

• Üyeden alınan sipariş takibi 44

• Üye ile ilişkili proje takibi 44

• Üye ile ilişkili not kaydı 45

• Üye ile ilişkili belge kaydı 45

• Kurumsal üyeye satış kotası verme 45

• Üye muhasebe/çalışma dönemleri 46

• Üyeye ait iş istasyonlarını görme 47

• Üye cari hesap ekstresini görme 47

• Üye kredi bilgileri tanımlama 48

• Üye banka hesapları 49

• Üye kredi kartları 50

• Kurumsal üye ekibi oluşturma 50

• Üyeye ait anlaşmalar 52

• Üye analizleri 52

İçindekiler Sayfa No

• Üye anketleri 53

• Üye ile ilişkili toplantılar/görüşmeler 54

• Kurumsal üye teminat kaydı ve takibi 54

• Kurumsal üye özet finansal bilgilere erişim 56

Bölüm V – Üye Analizleri

• Analiz formu oluşturma ve güncelleme 57

• Analiz formuna soru ekleme 60

• Üye analiz yapma 62

• Analiz sonuçları 62

BÖLÜM I – ÜYE YÖNETİMİNE GİRİŞ

• Üye yönetimi modülü, WorkCube kullanan işletmelerin, ilişkide oldukları aktif ve potansiyel tüm kişi ve kuruluşlarla ilgili her türlü bilgiyi kaydetmelerine, bu kişi ve kuruluşlarla gerçekleştirdikleri her türlü iletişim, ilişki ve işleri tek bir merkezden görmelerine ve yönetmelerine imkan tanır.

• WorkCube Üye yönetiminde ilşikiler iki farklı kategoride yürütülür. Kurumsal ve Bireysel üyeler gerçek üye haline gelmeden önce potansiyel üye olarak sisteme kaydedilebilir.

• Üye yönetimi modülü grup şirketlerinin müşteri, tedarikçi v.b. kayıtları tek bir yerden girmelerine ve ortak olarak kullanmalarına imkan tanır. Her bir üye birden fazla muhasebe dönemi ve grup şirketi ile ilişkilendirilerek bu üyelerle

bağımsız ticari ilişkiler yürürtülebilir. Bu konu hakkında bilgi için bkz. Üye İle İlişkili Muhasebe / Çalışma Dönemleri bölümü.

• Üye yönetimi modülünde tüm üyelere yönelik sınırsın sayıda analiz formu hazırlanabilir ve bu formlarla üyelerin farklı açılardan analizleri yapılabilir.

* Üye modülü giriş ekranı

Üye Modülünü Kullanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Müşteri veya tedarikçi kim olursa olsun, şirket ve kurumlarla yürütülen tüm ilişkilerde kurumsal üye yönetimi kullanılmalıdır.

• Sadece bireysel müşteriler ve ticari ilişki içerisinde olunmayan özel kişiler bireysel üye olarak kaydedilir. Bir kişi dahi olsa ticari alış verişte bulunulan tüm tedarikçiler kurumsal üyeler içinden yönetilmelidir.

• Kaydedeceğiniz kişi, kurumsal olarak ilişkide olduğunuz bir şirkete bağlı bir çalışan ise; o kişiyi bireysel üye olarak değil, ilgili şirketin çalışanı olarak sisteme

kaydetmelisiniz. Bunun için ilgili şirkete ait kurumsal üye yönetimi sayfasına girin ve kişiyi çalışan olarak ekleyin. Eğer şirket bilgileri sistemde kayıtlı değilse "Kurumsal Üye Ekle" butonunu kullanarak kurumsal bilgileri kaydedin ve daha sonra çalışan kaydı yapın. Bu konu hakkında yardım için bkz. "Kurumsal Üye Ekleme" , "Kurumsal Üye Yönetimi"

• Kaydettiğiniz kişi ticari alışveriş yapılan bir kişi ise veya partner portal'e eriştirmek istediğiniz bir kişi ise bu kişi ile ilgili kayıtların da kurumsal üye olarak yapılması gerekir.

PÜF: Bir şirketi temsil etmediği halde bağımsız olarak size hizmet üreten ve/veya fatura kesen ve/veya partner portalinize eriştirmek istediğiniz kişileri sisteme kaydetmek için "Kurumsal Üyeler" modülünde sanal bir şirket oluşturabilir ve her bir kişiyi (bağımsız iletişim bilgileriyle birlikte) bu sanal şirketin bir çalışanı olarak sisteme kaydedebilirsiniz.

Üye Yönetimi İle İlgili Tanımlar

Potansiyel Üyeler: Henüz ticari bir ilişki kurma seviyesine gelinmemiş tüm üyeler potansiyel üyeler olarak sisteme kaydedilir.

Örneğin: Satış modülünde bir fırsat kaydı girmek istiyorsak ve bu fırsat kaydı yeni tanıştığımız bir kişi veya kuruluşla ilgili ise bu üyenin önce potansiyel üye olarak kaydedilmesi ve ondan sonra fırsat kaydının yapılması gerekir. Bu üyeye sipariş verme veya sipariş alma aşamasına gelinceye kadar üye sistemde potansiyel üye olarak gözükebilir. (Bu tercihinize bağlıdır).

durumundan çıkarılması gerekir.

• Web üzerindeki başvuru formları kanalıyla müşteri ve iş ortaklarından gelen her türlü talep sistem tarafından potansiyel üye başvurusu olarak kaydedilir.

Kurumsal Üyeler: İşletmelerin ilişkide olduğu tüm şirket ve kurumlar (müşteri, tedarikçi, bayiii, servis, kamu kuruluşları v.b.) sisteme "Kurumsal Üye" olarak kaydedilmelidir.

• Kurumsal üyelerin çalışanları da yine o şirkete ait üye yönetimi sayfasından şirket çalışanı olarak sisteme kaydedilir. (Bireysel üye olarak değil)

• Mal veya hizmet satın alınan (şirketinize fatura kesmek durumunda olan tedarikçi) tüm kişi ve kuruluşlar mutlaka sisteme kurumsal üye olarak kaydedilmelidir.

• Partner Portal'inize eriştirmek istediğiniz tüm kişi ve kuruluşlar mutlaka sisteme kurumsal üye olarak kaydedilmelidir.

Bireysel Üyeler: İşletmelerin ilişkide olduğu tüm bağımsız bireyler (genellikle bireysel müşteriler) "Bireysel Üye" olarak sisteme kaydedilmelidir.

• Bireysel üyeler kendilerine verilen kullanıcı adı ve şifreleriyle şirketinize ait public portalinizdeki (web sitenizdeki) şifreli alanlara erişebilirler.

• Partner Portal'e erişmesini istediğiniz kişilerin kurumsal üye olarak kaydedilmesi gerekir.

BÖLÜM II – POTANSİYEL ÜYELER

• Potansiyel bireysel veya potansiyel kurumsal üye kaydı bireysel ve kurumsal üye ekleme ekranlarından yapılır.

• Sisteme kaydedilen kurumsal üyeler aktif ve potansiyel olarak kaydedilir.

• Kayıt esnasında “Potansiyel” kutucuğu işaretlenen üyeler sistemde “Potansiyel” üye olarak kabul edilir ve potansiyel üye listesinde görüntülenir. Potansiyel olmayan üyeler sistem tarafından “Cari Üye” olarak algılanır.

• Kurumsal Üye Ekle ve Bireysel Üye Ekle linklerine tıklayarak yeni üye kaydı

yapılabilir. Bu konu hakkında yardım için bkz. "Kurumsal Üye Ekleme" , "Bireysel Üye Ekleme"

• Potansiyel üyelerden sipariş alınamaz veya sipariş verilemez. Bu işlemleri yapabilmek için üyenin potansiyel durumundan çıkarılması gerekir.

• Potansiyel üye listesini görmek için üye modülünde “Filtre” yazısının yanındaki üçüncü alandan “Potansiyel” ifadesini seçip, ikonuna tıklayın.

• Potansiyel Kurumsal üye listesi ekrana gelecektir.

• Bu listenin kullanımı kurumsal üyeler listesinin kullanımı ile aynıdır. Bununlar iligli yardım için bkz. Bölüm III - Kurumsal Üye Listesinin Kullanımı

• Potansiyel bireysel üyeleri görmek için “Bireysel üyeler” sayfasındaki filtre alanını kullanınız.

BÖLÜM III – BİREYSEL ÜYE YÖNETİMİ

Sayfa: Üyeler > Bireysel Üyeler

Bireysel Üye Kaydetme

• İlişkide olunan veya ilişki kurulmak istenen ve bir kurumu temsil etmeyen tüm özel kişiler ve tüm bireysel müşteriler, bireysel üye olarak sisteme kaydedilir.

Önemli: Kaydedeceğiniz kişi, kurumsal olarak ilişkide olduğunuz bir şirkete bağlı bir çalışan ise; o kişiyi bireysel üye olarak değil, ilgili şirketin çalışanı olarak sisteme kaydetmelisiniz.

• Kaydettiğiniz kişi ticari alışveriş yapılan (size fatura kesen) bir kişi ise veya partner portal'e eriştirmek istediğiniz bir kişi ise bu kişi ile ilgili kayıtların da kurumsal üye olarak yapılması gerekir.

Bireysel üye kaydetmek için

• Üyeler modülünde yer alan "Bireysel Üye Ekle" butonuna tıklayın.

• Bireysel Üye Ekle sayfası ekrana gelecektir.

• Alanlara değerler girdikten sonra "Kaydet" butonuna basılmalıdır.

• Bireysel üye kaydedildikten sonra o üyeye ait "Bireysel Üye Detay Sayfası"

açılır. Sisteme kaydedilen bireysel üye ile ilgili tüm bilgiler, ilişki ve iş süreçleri bu sayfadan yönetilir. Bu sayfanın kullanımı hakkında yardım için bkz. "Bireysel Üye Yönetimi"

Sayfada yer alan bölümler aşağıdaki gibidir.

GENEL BİLGİLER

• Ad Soyad alanı her kayıtta doldurulması zorunlu alanlardır.

• Kullanıcı Adı ve Şifre alanı bireysel üyenin public portal'de (Web Sitenizde) şifre ile girilen alanlara erişimi sözkonusuysa kullanılmalıdır. Bireysel üye, şifreli bölümlere burada belirtilen kullanıcı adı ve şifre ile girebilir.

• Kart No alanı müşteri kartı uygulaması olan şirketler tarafından kullanılır. O bireysel üyeye verilen kartın no'sunu ifade eder.

• Potansiyel kutucuğu Kaydedilen üyenin potansiyel veya gerçek bireysel üye

olup olmadığını belirlemeyi sağlar. Bu üyeler bireysel üyeler listesinde değil, bireysel üye başvuruları listesinde gözükür. Potansiyel halden çıkarılan üye otomatik olarak bireysel üyeler listesine eklenir.

• Üye Kategorisi alanı bireysel üyenin kategorisini seçmek için kullanılır. Bu alandaki bireysel üye kategorileri "Ayarlar" modülünün Üyeler / Bireysel Üyeler bölümünde tanımlanmıştır. Yeni kategori eklemek sadece

yetkilendirilmş kullanıcılar tarafından yapılır.

• Diğer alanlar (Mobil Telefon / Hızlı Mesaj -Chat adresi / e-mail ve internet) gerekli bilgiler ile doldurulur.

İŞ BİLGİLERİ

• Bireysel Üyeye ait iş bilgilerini ilgili alanlara girin.

• Sektör alanının üzerine tıklayıp, bireysel ilişkide bulunulan kişinin çalıştığı sektörü seçin.

Not: Bu alandaki sektör adları "Ayarlar" modülünün Üyeler / Sektörler bölümünde tanımlanmıştır. Yeni sektör eklemek sadece yetkilendirilmş kullanıcılar tarafından yapılır.

• Şirket Büyüklüğü alanı bireysel ilişkide bulunulan kişinin çalıştığı şirketin veya kurumun büyüklüğünü belirtmeyi sağlar.

İŞ ADRES BİLGİLERİ

• İlgili alanlara bireysel üyenin iş iletişim ve adres bilgilerini girin.

KİŞİSEL BİLGİLER

• Bireysel üyeye ait kişisel bilgileri ilgili alanlara girin.

• Bireysel üye evli ise karşısındaki kutucuğu seçili duruma getirin.

• Fotoğraf alanından bireysel üyenin kişisel fotoğrafını ekleyebilirsiniz. Bunun için alanın yanındaki "Gözat" butonuna tıklayın. Karşınıza gelen "Dosya Seç"

ekranından bireysel üyeye ait fotoğrafı seçin.

Not: Buraya ekleyeceğiniz fotoğrafın web'de yayınlanmaya uygun (72 pixel çözünürlükte) olması gerekmektedir.

EV ADRES BİLGİLERİ

• İlgili alanlara bireysel üyenin ev iletişim ve adres bilgilerini girin.

SATIŞ BİLGİLERİ

• Satış yapılan bireysel üyeler için bu bölümdeki alanlar doldurulmalıdır.

• Cari Hesap kutucuğunun işaretli olması o bireysel üyeye fatura kesmeyi ve kredilendirme yapmayı mümkün kılar.

• Muhasebe Kodu satış ilişkisinin yürütüleceği muhasebe hesabını seçmek için kullanılır. işaretine tıklayarak listeden ilgili muhasebe hesap kodunu seçin.

• Satış Bölgesi kaydedilen üyenin bağlı olduğu satış bölgesini seçmeyi sağlar.

Alan üzerine tıklayın. Eklediğiniz bireysel üye hangi satış bölgenizin kapsamına giriyorsa, listeden o bölgeyi seçin.

Önemli: Satış bölgelerine göre müşterileri görebilmek için yaptığınız her müşteri kaydı için bölge seçmeyi unutmayın. Bu listede, Satış > Planlama modülünde tanımlanan satış bölgelerinin adları görüntülenir.

• Temsilci alanı kaydedilen bireysel üye ile ilişkileri yürüten şirket çalışanını seçmeyi sağlar. Eklenen bireysel üye, burada seçilen kişinin kişisel ana sayfasındaki "Müşterilerim" listesinde görüntülenir. Alanın yanındaki

işaretine tıklayın. Karşınıza gelen çalışanlar listesinden kurumsal üyeden sorumlu temsilciyi seçin.

Önemli: Satış ekibinin müşteri bilgilerine daha hızlı ulaşabilmesi için yaptığınız her kayıtta buradan temsilci seçmeyi unutmayın.

• Üst Şirket alanı kaydedilen üyenin ilişkide olduğu üst şirketi seçmeyi sağlar.

Örneğin bir ana toptancınıza bağlı alt müşterileri kaydetmek için bu alanda ilgili ana toptancı adı seçilebilir.

• Muhasebe Dönemi alanı kaydedilen üyenin dahil olduğu grup şirketi ve muhasebe dönemini seçmek için kullanılır.

• Fatura Adresi alanına bireysel üyeye kesilecek faturalarda kullanılacak adresi yazın.

Bireysel Üye Yönetimi

Sayfa: Üyeler > Bireysel Üyeler > Bireysel Üye Adı

• Bir bireysel üye ile ilgili tüm bilgiler, üye detay sayfasından girilir.

• Üye detay sayfası, bireysel üyeler ile gerçekleştirilen iletişim ve ilişkilerin yönetim merkezi olarak kullanılır.

• Bireysel üye detay sayfasına ulaşmak için, bireysel üyeler listesinden ilgili üye adına tıklayın.

Üye İle İlgili Genel Bilgiler

• Bireysel üye sayfasının sol kısmındaki alanlara bilgiler, Bireysel Üye Ekle ekranından gelir. Bu alanların kullanımı "Bireysel Üye Ekle" ekranı ile aynıdır.

Alanların kullanımı hakkında bilgi için bkz. "Bireysel Üye Ekleme"

• Sayfanın sağ tarafında o üyeye ait fotoğraf görüntülenir. Fotoğrafı silmek için

"Resmi Sil" kutucuğunu seçili duruma getirin ve sayfanın en altındaki "Kaydet"

butonuna tıklayın.

• Bireysel üyeye ait toplam ciro (mali yıl başından güncel tarihe kadar olan), hesap bakiyesi (borş veya alacak) ve kredi bilgileri finans ve muhasebe modüllerinde üye ile ilgili yapılan işlemler doğrultusunda sistem tarafından gerçek zamanlı olarak görüntülenir.

Bireysel Üye Ek Bilgi Kaydı

Bireysel Üye detay sayfasından o üye ile ilgili ek bilgi kaydı yapılabilir.

• Ek bilgi kaydı "Ayarlar" modülünde bireysel üyeler için kullanılmak üzere parametrik olarak hazırlanan ek bilgi formu üzerinden yapılır. Yani bireysel üyeleriniz hakkında hangi ek bilgileri kaydetmek istiyorsanız ek bilgi formunu buna göre ayarlayabilirsiniz.

Not: Ek bilgi formu oluşturmak ve güncellemek sadece yetkilendirilmiş kullanıcılar tarafından yapılır.

• Ek bilgi kaydı yapmak, kaydedilenleri okumak veya güncelleme yapmak

için bireysel üye detay sayfasının sağ üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın.

Karşınıza gelen formda alanlara ilgili bilgileri girdikten veya bilgileri değiştirdikten sonra "Kaydet" butonuna basın.

Aşağıda bir bireysel üye için doldurulmuş örnek ek bilgi formu bulunmaktadır.

Üye İle İlişkili Fırsat Takibi

• Sayfanın sağ üst bölümünde bulunan ikonuna tıklayın.

• O üyeyle ilgili tüm fırsat kayıtları listelenecektir.

• Fırsat başlığına tıklayarak fırsat detayını görebilirsiniz.

• Fırsat ekleme ve fırsat detay sayfası hakkında bilgi için bkz. WorkCube Satış- Satınalma-Anlaşma Yönetimi Kitapçığı

Üyeye (Müşteriye) Verilen Tekliflerin Takibi

• Sayfanın sağ üst bölümünde bulunan ikonuna tıklayın.

• O üyeye verilen tüm satış teklifleri listelenecektir.

• Teklif başlığına tıklayarak teklif detayını görebilirsiniz.

• Teklif vermek ve güncellemek hakkında yardım için bkz. WorkCube Satış- Satınalma-Anlaşma Yönetimi Kitapçığı

Üyeden (müşteri)

Alınan Siparişlerin Takibi

• Sayfanın sağ üst bölümünde bulunan ikonuna tıklayın.

• O üyeden alınan tüm satış siparişleri listelenecektir.

• Sipariş başlığına tıklayarak sipariş detayını görebilirsiniz.

• Sipariş Almak ve güncellemek hakkında yardım için bkz. WorkCube Satış- Satınalma-Anlaşma Yönetimi Kitapçığı

Üye İle İlişkili Projeler

• Sayfanın sağ üst bölümünde bulunan ikonuna tıklayın.

• O üye ile ilgili tüm projeler listelenecektir.

• Proje başlığına tıklayarak proje detayını görebilirsiniz.

• Eğer üye ile ilgili hiç proje kaydı yoksa sistem otomatik olarak “Proje Ekle”

ekranını açacaktır.

• Proje eklemek ve güncellemek hakkında yardım için bkz. Ajanda – Proje – Dijital Arşiv Yönetimi Kitapçığı

Üye İle

İlişkili Not Kaydı

Not Eklemek İçin: Notlar yazısının karşısındaki işaretine tıklayın. Karşınıza gelecek ekranda not başlığını ve notu girip kaydedin.

Notu Okumak veya Güncellemek İçin: Not başlığına tıklayın. Notu okuduktan veya değiştirdikten sonra "Kaydet" butonuna tıklayın. Notu silmek için "Sil"

butonuna tıklayın.

Üye İle İlgili Belgeler

Üye detay sayfasına üye ile ilgili belgeler eklenebilir. Eklenen tüm belgeler linkleri ile birlikte alt alta sıralanır.

Belge

Eklemek İçin: Belgeler yazısının karşısındaki işaretine tıklayın.

Karşınıza gelen ekrandan ilgili belgeyi ekleyin. WorkCube varlıklar modülüne daha önceden eklenmiş bir belgeyi eklemek için ikonuna tıklayın.

Eklenmiş Bir Belgeyi Açmak İçin: "Belgeler" yazısının üstüne tıklayın.

Sayfaya daha önceden eklenmiş belgeler isimleriyle birlikte alt alta sıralanır.

Belge ismine tıklayın. Karşınıza gelecek ileti size dosyayı açmak mı yoksa

bilgisayarınıza kaydetmek mi istediğinizi soracaktır. Buradan arzu ettiğiniz seçimi yapın. Aç butonuna bastığınızda belge oluşturulduğu program içerisinde otomatik olarak açılır. Dökümanı önce açıp kendi programı içinden de kaydedebilirsiniz.

Not: Burada yer alan iletide "Bazı dosyalar bilgisayarınıza zarar verebilir...." diye başlayan kısım genel bir uyarıdır. öyle bir yazı görüyorsanız gözardı edebilirsiniz.

Eklenmiş

Belgeyi Listeden Silmek veya Güncellemek İçin: Eklenmiş belge adının karşısındaki ikonuna tıklayın. Karşınıza çıkan ekranda gerekli

değişiklikleri yapıp "Kaydet" butonuna tıklayın. Belgeyi silmek için işaretine tıklayın.

Üye İle İlişkili Muhasebe/Çalışma Dönemleri

• İlgili bireysel üyeye yapılan tüm satış işlemlerinin muhasebeleştirilmesi için mutlaka üye ile ilişkili Muhasebe/çalışma dönemi tanımlanmalıdır.

• Bu fonksiyon, grup şirketleri için de kullanılmaktadır. WorkCube'de bireysel müşteri bilgisi tek bir yere (bireysel üye yönetimi) kaydedilir ve tüm grup şirketlerinin erişimine açılır.

• Böylelikle aynı müşteri için bir grup içerisindeki farklı ve yanlış kayıt girilmesi engellenmiş ve tüm şirketler ortak bir bilgi merkezi üzerinden iş yapabilir duruma gelmiş olur.

• Grup şirketleri tarafından erişim o şirkete ait muhasebe döneminin, üye detayında görüntülenebilmesi ile mümkündür.

Üyeyle ilişkili Muhasebe dönemlerini tanımlamak için:

• Üye Detay Sayfasının sağ üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın.

• Karşınıza şirketinize veya grup şirketlerine ait, sistemde tanımlanmış tüm muhasebe dönemleri listelenecektir.

• Burada bireysel üyenin ilişkili olduğu çalışma dönemlerinin yanlarındaki kutucukları işaretli duruma getirin.

• Muhasebe hesapları alanlarının yanlarındaki işaretlerine tıklayarak ilgili muhasebe hesaplarını seçin.

• Öncelikli olarak bireysel üyenin ilişkili olduğu muhasebe hesabında öncelik butonunu işaretleyin.

Üye Cari Hesap Extresi Alma

• Sayfanın sağ üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın.

• O mali yılın başından güncel tarihe kadar olan hesap extresi ekrana gelecektir.

(Sistem bu bilgileri finans ve muhasebe modüllerinden alarak ekrana getirir.)

• Hesap extresini döküman olarak kaydetmek için ikonunu kullanın.

• Hesap ekstresini PDF'e dönüştürmek için ikonunu kullanın.

• Hesap extresini kağıda dökmek için ikonunu kullanın.

• Hesap extresini e-mail olarak göndermek için ikonunu kullanın.

Önemli: Üye detay sayfasında hangi muhasebe dönemi seçili ise o şirket ve döneme ait hesap extresi görüntülenir. Diğer şirket veya dönemlere ait hesap extrelerini görmek için muhasebe dönemi alanından ilgili dönemin seçilmesi gerekir.

Üye Kredi Bilgileri

Bireysel üye risk tanımı ekranından o üyeye yapılan satışlardaki maksimum açık hesap limiti, vadeli ödeme aracı limiti, geç ödeme faizi, erkan ödeme faizi, ödeme yöntemi, ödeme vadeleri tanımlanır.

• Bireysel üyeye ait kredi bilgilerini tanımlamak, görmek veya güncellemek

için sayfanın sağ üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın. "Risk Tanımı" ekranı karşınıza gelecektir.

• Alanlara değer girdikten veya değişiklik yaptıktan sonra "Kaydet" butonuna tıklayın.

Üye Banka Hesaplarını Kaydetme

Bireysel üyeye ait banka hesap bilgileri bu bölüme kaydedilebilir.

Banka Hesabı

Eklemek İçin:

• Banka Hesapları yazısının karşısındaki işaretine tıklayın.

• Karşınıza gelecek ekrandaki alanlara bireysel üyeye ait banka hesabı ile ilgili, banka ve şube adını, şube kodunu, hesap numarasını yazın

ve hesabın para birimini seçin.

• "Kaydet" butonuna basın.

• Eklediğiniz banka hesabı "Banka Hesapları" bölümünde banka ve şube adı ile birlikte görüntülenecektir.

Hesap bilgilerini görmek, güncellemek veya silmek için:

• Banka Hesapları yazısının üzerine tıklayın. Üyeye ait banka hesapları alt tarafta görüntülenecektir. Hesap linkine tıklayın.

• Hesap bilgilerini okuduktan veya değiştirdikten sonra "Kaydet" butonuna tıklayın.

• Hesabı silmek için "Sil" butonuna tıklayın.

Üye Kredi Kartları

Bireysel üyeye ait kredi kartı bilgileri bu bölüme kaydedilebilir.

Kredi Kartı Bilgisi Eklemek İçin:

• Kredi Kartları yazısının karşısındaki işaretine tıklayın.

• Karşınıza gelecek ekrandan kredi kartı tipini seçin.

• Kredi kartı numarasını rakamlar arasında boşluk olmayacak şekilde yazın.

• Son Kullanma Tarihi alanlarından kartın üzerindeki son kullanma tarihi ay ve yıl bilgisini seçin.

• CVS No alanına kartın arka yüzünde bulunan beyaz alandaki numaranın son 3 rakamını yazın.

• "Kaydet" butonuna basın.

• Eklediğiniz kredi kartı "Kredi Kartları" bölümünde kart tipi, kart numarasının ilk üç rakamı ve son kullanma tarihi bilgileri ile birlikte görüntülenecektir.

Kart

bilgilerini görmek, güncellemek veya silmek için:

• "Kredi Kartları" yazısının üzerine tıklayın. Üyeye ait kredi kartları alt tarafta görüntülenecektir. İlgili kart linkine tıklayın.

• Kart bilgilerini okuduktan veya değiştirdikten sonra "Kaydet" butonuna tıklayın.

• Kart bilgisini silmek için "Sil" butonuna tıklayın.

Üye Ek Kart Bilgisi Tanımlama

Müşteri kartı uygulamalarında, bir bireysel üyeye ait müşteri kartına ek kart vermek için gerekli bilgiler bu bölümde tanımlanır.

Ek Kart Bilgisi

Eklemek İçin:

• Ek Kartlar yazısının karşısındaki işaretine veya sayfanın sağ üst

kısmındaki ikonuna tıklayın.

• Karşınıza "Ek Kart Ekle" ekranı gelecektir.

• Ek Kart No alanına kart numarasını rakamlar arasında boşluk olmayacak şekilde yazın.

• Ek kart sahibinin adını ve soyadını ilgili alanlara yazın.

• "Yakınlık" alanına Ek kart sahibinin bireysel üye ile olan yakınlığını tanımlayan bir ifade yazın. (Örn. Kızı, Annesi v.b.)

• Açıklama alanına gerekli gördüğünüz bir açıklama varsa yazın.

• "Kaydet" butonuna basın.

• Eklediğiniz ek kart numarası "Ek Kartlar" bölümünde görüntülenecektir.

Ek Kart

bilgilerini görmek, güncellemek veya silmek için:

• "Ek Kartlar" yazısının üzerine tıklayın. Eklenmiş ek kart numaraları alt tarafta görüntülenecektir. İlgili kart nosuna tıklayın.

• Kart bilgilerini okuduktan veya değiştirdikten sonra "Kaydet" butonuna tıklayın.

• Kart bilgisini silmek için "Sil" butonuna tıklayın.

Bireysel Üye İlişkileri (Referans Sistemi)

• Bireysel üyelerle kuruduğunuz ilişkilerde o üye ile ilgili başka bireysel üyelerin de kaydının girilmesi gerekebilir. Örn.Kefil bilgileri

• Bireysel üye ilişkisi tanımlama referans sistemi ile yapılan satışlarda da aktif olarak kullanılabilir.

• Bireysel üye ilişkilerinde diğer birey ile olan ilişki derecesi tanımlanabilir.

Bireysel Üye İlişkisi Tanımlamak için

• Bireysel üye ilişkisi tanımlamak için "Bireysel Üye İlişki" yazısının hizasındaki işaretine tıklayın.

• Karşınıza bireysel üye ilişki ekranı gelecektir. Bu ekranda ilk alanların yanındaki işaretine tıklayarak listeden ilgili bireysel üye adını, yan alanlardaki listeden ise üyeler arasındaki ilişkiyi tanımlayan ifadeyi seçin.

• "Kaydet" butonuna tıklayın.

• İlişkide olunan bireysel üye adları bireysel üye sayfasında listelenir.

Not: İlşiki tanımları Ayarlar modülü Üyeler > Bireysel Üye İlişkisi bölümünde yapılır. Yeni ilişki tanımlamak veya güncellemek sadece yetkili kullanıcılar tarafından yapılır.

İlişkili üyeyi

listeden silmek için

• Çalışan adının hizasındaki işaretine tıklayın.

Yeni bireysel üye ilişkisi eklemek

için

• Bireysel üye ilişkisi bölümündeki işaretine tıklayın.

• Ekleyeceğiniz üye adını ve ilişki ifadesini seçin. "Kaydet" butonuna tıklayın.

• Üye adı "Bireysel Üye İlişki" listesine eklenecektir.

Önemli: Aynı üye ile birden fazla ilişki var ise, her bir ilişki tanımı için o üye adını ayrı ayrı seçmelisiniz.

Üye Analizleri

Bireysel üyeleri "Analizler" bölümünde hazırlanan analiz formları ile değerlendirmek, üyeler hakkında ek bilgi sahibi olmak mümkündür.

Bireysel Üye sayfasındaki Analizler bölümünde, bulunduğu kategoriye göre o üye için kullanılabilecek analiz formları başlıkları ile birlikte alt alta listelenir.

Analiz Formunu Doldurmak (Bireysel Üye Değerlendirmesi Yapmak) İçin:

• Analiz formu başlığının hizasındaki işaretine tıklayın.

• Karşınıza gelen analiz fomunu doldurduktan sonra "Kaydet" butonuna tıklayın.

Önemli: Analiz formları hazırlanırken belli bir puan hesaplattırılabileceği gibi hiç puan hesabı yaptırmayan formlar da hazırlanabilir. Puan hesabı yapılan formları doldururken açık uçlu sorulara yazılan cevaplar

doğrultusunda kendiniz puanlama yapabilirsiniz. Bunun için açık uçlu sorunun altındaki ikonunu kullanın.

Doldurulmuş analiz formunu görmek veya güncellemek için

• Analiz formu başlığının hizasında işaretini olması, analiz formunun o üye için doldurulmuş olduğunu ifade eder. Dolu form bilgilerini görmek veya güncellemek için bu ikona tıklayın.

• Formdaki soru cevaplarında veya bilgilerinde değişiklik yaptıktan sonra

"Kaydet" butonuna tıklayın.

• "Temizle" butonuna tıklamanız halinde formdaki cevaplar ve bilgiler silinerek, form o üye için yeniden doldurulabilecek duruma gelir.

O analiz formu ile yapılan tüm değerlendirmeleri görmek için

• İlgili form başlığına tıklayın.

• O analiz formu ile değerlendirmesi yapılmış tüm üye adları ve analiz sonucu aldıkları puanlar liste halinde ekrana gelir.

• ikonlarına tıklayarak, üyelerin form detaylarını görebilirsiniz.

• Sayfanın sağ üst kısmında bulunan ikonuna tıklayarak formda değişiklik yapabilir yeni soru ekleyebilirsiniz. Bu konu hakkında yardım için bkz.Bölüm V - Analiz Formunu Güncelleme

• Yeni analiz formu hazırlamak hakkında yardım için bkz. Bölüm V - Üye Analiz Formu Oluşturma

Üye Anketleri

• WorkCube Kampanya modülünde kurumsal ve bireysel üyeler için,

kategorilerine göre farklı anketler hazırlanması ve bu anketlerin web, email, sms üzerinden üyelere ulaşması ve cavaplanması mümkündür.

• Üye yönetimi sayfasından o üyenin bulunduğu kategoriye göre cevaplaması gereken anketleri, anket sorularını, üyenin ankete cevap verip vermediğini ve verdiyse ne cevap verdiğini takip edebilirsiniz.

Üyeyle ilişkili anketleri görmek için sayfanın sağ üst bölümünde bulunan ikonuna tıklayın.

• O üyeyle ilgili tüm anket kayıtları başlıkları, soruları ve üyenin verdiği cevap bilgileriyle birlikte listelenecektir.

• Anket başlığına tıklayarak o ankete diğer üyeler tarafından verilen cevapları ve cevap grafiğini görebilirsiniz.

• Anket sonuçları sayfasındaki ikonuna tıklayarak anket bilgilerini güncelleyebilirsiniz.

Üye İle İlişkili Toplantılar / Görüşmeler

• Ajandaya kayıtlı, üye ile ilişkili toplantı/görüşme v.b. olay kayıtlarını görmek için sayfanın sağ üst bölümünde bulunan ikonuna tıklayın.

• Üye ile ilişkili tüm olay başlıkları listelenecektir.

• Bu ekrandan ilgili olay başlığına tıklayarak olay detay sayfasını görebilirsiniz.

Not: Olay kaydı ve olay detay sayfasının kullanımı hakkında bilgi için bkz.

WorkCube Ajanda ve Proje Yönetimi Kitapçığı

• Ekrandan olay başlıkları arasından kelime araması yapabilir, kategorilerine göre ve/veya belli bir tarih aralığındaki olayları görüntüleyebilirsiniz.

Bireysel Üyeler Listesinin Kullanımı ve Listede Arama Yapma

Bireysel üyeler listesi, Ad Soyad, Üyelik kategorisi ve iletişim bilgileri ile birlikte sıralanır.

Sayfada Yer Alan Bilgi ve Linkler

• Üye Ad ve Soyadı: Bireysel üye adını görüntüler. Bireysel üye yönetimi sayfasına giriş yapar.

• Kategori: Üyenin dahil olduğu bireysel üye kategorisini görüntüler.

• İletişim: O üyeye ait kayıtlı iletişim bilgileri birer ikon yardımı ile gösterilir.

• Eğer üye iş telefon numarası kayıtlı ise bu alanda ikonu görüntülenir.

Ekranda ok işaretini bu ikon üzerine getirip beklediğinizde alt tarafta kayıtlı telefon numarası görüntülenir.

• Eğer bireysel üyenin fax numarası kayıtlı ise bu alanda ikonu görüntülenir.

Ekranda ok işaretini bu ikon üzerine getirip beklediğinizde alt tarafta kayıtlı fax numarası görüntülenir.

• Eğer üye email adresi kayıtlı ise bu alanda ikonu görüntülenir. Ekranda ok işaretini bu ikon üzerine getirip beklediğinizde alt tarafta kayıtlı email adresi görüntülenir.

İkon üzerine tıklayarak üyeye email gönderebilirsiniz.

• Eğer üye mobil telefon no'su kayıtlı ise bu alanda ikonu görüntülenir. Ekranda ok işaretini bu ikon üzerine getirip beklediğinizde alt tarafta kayıtlı mobil telefon numarası görüntülenir.

ikonuna tıklayarak üyeye sistem üzerinden SMS gönderebilirsiniz.

• Üye adının başındaki gülenyüz ikonunun sarı renkte olması, o üyenin o anda public portalde (web sitesinde) online olduğunu gösterir. Bu ikon üzerine tıklayarak üyeye hızlı mesaj gönderebilirsiniz.

Bireysel

Üyeler Listesinde Arama

Sayfanın, sağ üst tarafında yer alan filtre yazısının yanındaki alanlara değer veya

değerler girilerek üye araması yapılabilir. Arama yapmak için aşağıda belirtilen alanlara değer girip ikonuna tıklayın.

• 1. Boş Alan: Bireysel üye adları arasından kelime araması yapmaya imkan tanır. Arama yapacağınız hece veya kelimeyi yazın.

• Kategori: Kategorilerine göre bireysel üyeleri görüntülemeyi sağlar. Alan üzerine tıklayarak listeden arama yapmak istediğiniz kategoriyi seçin.

• Aktif: Aktif olarak ilişkide olunan bireysel üyelerin, pasif bireysel üyelerin veya tüm üyelerin gösterilmesini sağlar. Bireysel üyeler listesi ilk açıldığında daima aktif üyeleri görüntüler. Pasif üyeleri veya üyelerin tümünü görüntülemek istiyorsanız listeden ilgili kelimeyi seçin.

• Son Alan: Bu alanda 20 rakamı yazılıdır ve arama sonuçlarının bir sayfada en fazla kaç adet gösterileceğini belirtir. Bir sayfada görüntülemek istediğiniz arama sonucu adetini buraya yazınız. Bu alana hiç dokunmazsanız arama sonuçları 20'şerli gruplar

halinde ekrana gelecektir.

Not: Birden fazla alana değer girip arama yapmanız halinde bu değerlerin birarada karşılandığı arama sonuçları ekrana gelecektir.

BÖLÜM IV – KURUMSAL ÜYELER

Sayfa: Üyeler > Kurumsal Üyeler

Kurumsal Üye Kaydetme

Sayfa: Üyeler > Kurumsal Üye Ekle

• İlişkide olunan tüm müşteri şirketler, tedarikçi firmalar, kurumsal iş ortakları v.b.

kurumsal üye olarak sisteme kaydedilir.

• İlişkide olunan bir şirket aktif kurumsal üye olarak sisteme kaydedildiğinde o şirketle olan tüm ilişkiler (satış, satınalma, finans, anlaşma v.b.) sistem üzerinden

yürütülebilir hale gelir.

Önemli: Kaydedilen şirket (kurumsal üye) bünyesindeki tüm çalışanlar bu

şirketin bir çalışanı olarak sisteme kaydedilir. "Bireysel Üye" olarak kaydedilmez.

"Bireysel Üye Yönetimi" ilişkide olunan bağımsız bireyler, yani sizinle kurduğu ilişkide hiçbir şirket veya kurumu temsil etmeyen bireyler için kullanılır.

Kurumsal üye Eklemek İçin

• Üyeler modülünde yer alan "Kurumsal Üye Ekle" butonuna tıklayın.

• Kurumsal Üye Ekle sayfası ekrana gelecektir.

• Bu ekrandaki alanlara ait bilgiler aşağıda sıralanmıştır.

• Alanlara değerler girdikten sonra "Kaydet" butonuna basılmalıdır.

• Bu ekranın ardından Kaydettiğiniz kurumsal üyeye çalışan ekleyebileceğiniz “Kişi Ekle” ekranı karşınıza gelecektir. Bu ekranda da ilgili alanlar doldurulduktan sonra “kaydet” butonuna basınız. Ekranın kullanımı hakkında yardım için bkz.

"Kurumsal Üye çalışan Yönetimi"

• Kurumsal üye kaydedildikten sonra o üyeye ait "Kurumsal Üye Detay Sayfası"

açılır. Sisteme kaydedilen kurumsal üye ile ilgili tüm bilgiler, ilişki ve iş süreçleri bu sayfadan yönetilir. Bu sayfanın kullanımı hakkında yardım için bkz.

"Kurumsal Üye Yönetimi"

Sayfada yer alan alanların kullanımı aşağıdaki gibidir.

No alanına isterseniz kendiniz bir kurumsal üye numarası yazabilirsiniz. Bu alanı boş bıraktığınızda sistem kendisi numaralandırma yapacaktır.

Alıcı / Satıcı

alanı

• Kaydedilen kurumsal üyenin satış yapılan bir kurum mu yoksa mal veya hizmet satınalınan bir kurum mu olduğunu belirlemeyi sağlar.

• "Alıcı" olarak kaydedilen kurumsal üyeler "Müşteriler" listesinde,

"Satıcı" olarak kaydedilen kurumsal üyeler "Tedarikçiler" listesinde gözükür. Kaydettiğiniz kuruma hem satış yapıyor hem de bu kurumdan satınalma yapıyorsanız her iki kutucuğu da işaretleyin.

• Kaydettiğiniz kurumla satış veya satınalma dışında bir ilişkiniz var ise bu kutucukları işaretsiz bırakın.

Ünvan alanı

• Kuruma ait resmi ünvanı yazmak için kullanılır.

• Şirketin veya kurumun resmi ünvanını yazın.

Örn: WorkCube E-İş Sistemleri A.Ş.

Kısa Ad alanı

• Kaydedilen kurumun sistem içerisinde kullanılacak olan kısa adını yazmak için kullanılır.

• Kurumsal üyeler listelerde genellikle kısa adları ile görüntülenir.

• Şirketin veya kurumun kısa adını yazın.

Örn: WorkCube Kategori alanı

• Kurumsal üyenin kategorisini seçmek için kullanılır.

• Alan üzerine tıklayıp, listeden üyenin dahil olduğu kategoriyi seçin.

Not: Bu alandaki kurumsal üye kategorileri "Ayarlar"

modülünün Üyeler / Kurumsal Üyeler bölümünde tanımlanmıştır.

Yeni kategori eklemek sadece yetkilendirilmş kullanıcılar tarafından yapılır.

Vergi Dairesi ve vergi No alanları kurumsal üyenin bağlı bulunduğu vergi dairesini ve vergi no'sunu yazmak için kullanılır.

Muhasebe Dönemi alanı kaydedilen üyenin bağlı olduğu grup şirketi ve muhasebe dönemini seçmek için kullanılır.

Satış Bölgesi alanı

• Kaydedilen üyenin bağlı olduğu satış bölgesini seçmeyi sağlar.

• Alan üzerine tıklayın. Eklediğiniz kurumsal üye hangi satış bölgenizin kapsamına giriyorsa, listeden o bölgeyi seçin.

Not: Bu listede, Satış > Planlama modülünde tanımlanan satış bölgelerinin adları görüntülenir. Yeni satış bölgesi ekleme veya güncelleme sadece yetkilendirilmiş kullanıcılar tarafından yapılır.

Temsilci alanı

• Kaydedilen kurumsal üye ile ilişkileri yürüten şirket çalışanını seçmeyi sağlar.

• Eklenen kurumsal üye, burada seçilen kişinin kişisel ana sayfasındaki

"Müşterilerim" ve/veya "Tedarikçilerim" listesinde görüntülenir.

• Alanın yanındaki işaretine tıklayın. Karşınıza gelen çalışanlar listesinden kurumsal üyeden sorumlu temsilciyi seçin.

Üst Şirket alanı

• Kaydedilen üyenin ilişkide olduğu üst şirketi seçmeyi sağlar.

Örneğin bir ana toptancınıza bağlı alt müşterileri kaydetmek için bu alanda ilgili ana toptancı adı seçilebilir.

Ya da bir tedarikçinize bağlı alt tedarikçileri kaydederken bu alanda ilgili ana tedarikçi adı seçilebilir.

• Alanın yanındaki işaretine tıklayın. Karşınıza gelecek listeden ilgili üst şirketi seçin.

Sektör alanı

• Kaydedilen kurumun faaliyette bulunduğu sektörü seçmeyi sağlar.

• Alan üzerine tıklayıp, listeden kurumun faaliyette bulunduğu sektörü seçin.

Not: Bu alandaki sektör adları "Ayarlar" modülünün Üyeler / Sektörler bölümünde tanımlanmıştır. Yeni sektör eklemek sadece yetkilendirilmiş kullanıcılar tarafından yapılır.

Şirket Büyüklüğü alanı

• Çalışan sayısına göre kaydedilen şirketin veya kurumun büyüklüğünü belirtmeyi sağlar.

• Alan üzerine tıklayıp, listeden kurumun büyüklüğünü gösteren ifadeyi seçin.

Öncelik katsayısı alanı

• Aynı durumda ve konumda olan kurumsal üyeleri (örneğin tedarikçileri) birbirinden ayırd etmek için bu alan kullanılabilir.

• Örneğin kurumsal olarak iyi çalışılan ve tercih edilen tedarikçiler için % 80 ve üzeri öncelik katsayısı verilirken, arada sırada ihtiyaç uduyulan ve diğerlerine göre daha az tercih edilen tedarikçiler için % 50 ve altı katsayı verilebilir.

• Bir teklif istenmesi durumunda katsayısı yüksek tedarikçilere öncelik verilebilir veya aynı anda aynı şartlarda teklif veren tedarikçilerden

önceliği yüksek olan tercih edilebilir.

• Böyle bir değerlendirme sisteminiz varsa, şirket politikanıza uygun şekilde, tüm ilişki ve çalışma durumlarını gözününe alarak kurumsal üye ile ilgili öncelik katsayısını yazın.

Üyelik başlama tarihi alanına üyenin sisteme aktif üye olarak kaydedildiği tarihi girin.

Aktif / Potansiyel kutucukları

• Kaydedilen üyenin potansiyel veya cari kurumsal üye olup olmadığını belirlemeyi sağlar.

• Henüz ticari bir alışveriş yapma durumuna gelmemiş, yeni ilişki

kurulan üyeler potansiyel üye olarak kaydedilebilir. Bu üyeler kurumsal üyeler listesinde değil, potansiyel üyeler listesinde gözükür.

• Aktif olmayan potansiyel veya gerçek üyeler kurumsal veya potansiyel üyeler listesinde listelenmez.

• Potansiyel halden çıkarılan üye otomatik olarak kurumsal üyeler listesine eklenir.

• Kaydettiğiniz üye potansiyel üye ise "Potansiyel" kutucuğunu seçili duruma getirin.

• Üyenin aktif olarak listelenmesini istiyorsanız "Aktif" kutucuğunu seçili duruma getirin.

• Bu kutucuk işaretli olmazsa kaydettiğiniz üyeyi potansiyel veya kurumsal üyeler listesinde göremezsiniz.

İletişim Bilgileri alanları

• Kurumsal üyeye ait telefon, adres, fax, e-mail v.b. iletişim bilgilerini kaydetmek için kullanılır.

• Her üye için en az bir telefon no'su kaydedilmelidir.

• Kurumsal üyeye ait adres ve diğer iltişim bilgilerini ilgili alanlara girin.

Kurumsal Üyeler Listesinin Kullanımı

Sayfa: Üyeler > Kurumsal üyeler

• Sisteme kaydedilen kurumsal üyeler, Şirket Adı, Üye kategorisi, Yönetici Adı, Hesap Bakiyesi ve iletişim bilgileri ile birlikte sıralanır.

• Kurumsal üyeler listesini görmek için Üye modüölündeki “Kurumsal üyeler”

butonuna tıklayın.

* Kurumsal üyeler listesi

Sayfada Yer Alan Bilgi ve Linkler

• Şirket Adı: Kurumsal üye adını görüntüler. Kurumsal üye yönetimi sayfasına giriş yapar.

• Kategori: Üyenin dahil olduğu kurumsal üye kategorisini görüntüler.

• Yönetici: Şirket yönetcisinin adını görüntüler. Tıklandığında yöneticiye ait iletişim bilgilerini ekrana getirir. Bu ekrandan e-mail adresine tıklayarak yöneticiye email çekebilir. ikonuna tıklayarak sms gönderebilirsiniz.

• Temsilci: Kurumsal üyeden sorumlu çalışan adını gösterir. Tıklandığında çalışana ait iletişim bilgilerini ekrana getirir. Bu ekrandan e-mail adresine tıklayarak çalışana email çekebilir. ikonuna tıklayarak sms gönderebilirsiniz.

• İletişim: O kurumsal üyeye ait kayıtlı iletişim bilgileri birer ikon yardımı ile gösterilir.

• Eğer şirket telefon numarası kayıtlı ise bu alanda ikonu görüntülenir.

Ekranda ok işaretini bu ikon üzerine getirip beklediğinizde alt tarafta kayıtlı telefon numarası görüntülenir.

• Eğer şirket fax numarası kayıtlı ise bu alanda ikonu görüntülenir. Ekranda ok işaretini bu ikon üzerine getirip beklediğinizde alt tarafta kayıtlı fax numarası görüntülenir.

• Eğer şirket email adresi kayıtlı ise bu alanda ikonu görüntülenir. Ekranda ok işaretini bu ikon üzerine getirip beklediğinizde alt tarafta kayıtlı email adresi görüntülenir.

İkon üzerine tıklayarak ilgili kişiye email gönderebilirsiniz.

• Şube: Buradaki ikon yardımıyla kurumsal üye şirkete yeni bir şube eklemek mümkündür.

• Yeni şube eklemek için ikonuna tıklayın. Konu hakkında yardım için bkz.

"Kurumsal Üyeye Şube Yönetimi"

• Kişi: Buradaki ikon yardımıyla kurumsal üye şirkete yeni bir çalışan eklemek mümkündür.

• Yeni çalışan eklemek için ikonuna tıklayın. Konu hakkında yardım için bkz. "Kurumsal Üye Çalışan Yönetimi"

• Bakiye: Burada finans ve muhasebe modüllerindeki kayıtlar doğrultusunda, kurumsal üyeye ait hesap bakiyesi sistem tarafından otomatik gösterilir.

Kurumsal Üyeler

Listesinde Arama

Sayfanın, sağ üst tarafında yer alan filtre yazısının yanındaki alanlara değer veya

değerler girilerek kurumsal üye araması yapılabilir. Arama yapmak için aşağıda belirtilen alanlara değer girip ikonuna tıklayın.

• 1. Boş Alan: 3. alanda yapılan seçime göre şirketler, şirket çalışanları ve temsilci adları arasından kelime araması yapmaya imkan tanır. Arama yapacağınız hece veya kelimeyi yazın.

• Kategori: Kategorilerine göre kurumsal üyeleri görüntülemeyi sağlar. Alan üzerine tıklayarak listeden görüntülemek istediğiniz kategoriyi seçin.

• Şirketler: Şirket adları veya çalışan adları arasından arama yapmayı sağlar. Şirketler arasından arama yapacaksanız bu alana dokunmayın. Çalışanlar arasından arama yapmak istiyorsanız alanı "Çalışanlar" konumuna getirin.

• Aktif: Aktif olarak ilişkide olunan kurumsal üyelerin, pasif kurumsal üyelerin veya tüm üyelerin gösterilmesini sağlar. Kurumsal üyeler listesi ilk açıldığında daima aktif üyeleri görüntüler. Pasif üyeleri veya üyelerin tümünü görüntülemek istiyorsanız listeden ilgili kelimeyi seçin.

• Son Alan: Bu alanda 20 rakamı yazılıdır ve arama sonuçlarının bir sayfada en fazla kaç adet gösterileceğini belirtir. Bir sayfada görüntülemek istediğiniz arama sonucu adetini buraya yazınız. Bu alana hiç dokunmazsanız arama sonuçları 20'şerli gruplar

halinde ekrana gelecektir.

Not: Birden fazla alana değer girip arama yapmanız halinde bu değerlerin birarada karşılandığı arama sonuçları ekrana gelecektir.

Kurumsal üye Yönetimi

Sayfa: Üyeler > Kurumsal Üyeler > Kurumsal üye Adı

Üye Detay Sayfası

• Bir kurumsal üye ile ilgili tüm bilgiler kurumsal üye detay sayfasına kaydedilir.

• Kurumsal üye detay sayfası Müşteri, tedarikçi v.b. ticari ilişkide olunan tüm şirket ve kurumlar ile gerçekleştirilen iş, iletişim ve ilişkilerin yönetim merkezi olarak kullanılır.

• Üye Detay sayfasına ulaşmak için Kurumsal Üyeler listesinde ilgili şirket adına tıklayın.

• O kurumsal üyeye ait üye detay (yönetim) sayfası ekrana gelecektir.

* Kurumsal Üye Detay Sayfası

Kurumsal Üye

Genel ve İletişim Bilgileri

• Kurumsal üye sayfasının üst kısmındaki alanlara bilgiler, Kurumsal Üye Ekle ekranından gelir. Bu alanların kullanımı "Kurumsal Üye Ekle" ekranı ile aynıdır. Alanların kullanımı hakkında bilgi için bkz. "Kurumsal Üye Kaydetme”

• Sayfanın sağ üst kısmında o kurumsal üyeye ait toplam ciro (mali yıl başından güncel tarihe kadar olan), Hesap Bakiyesi (borç veya alacak) ve Kredi bilgileri yer alır.

Bu bilgiler finans ve muhasebe modüllerinde üye ile ilgili yapılan işlemler doğrultusunda sistem tarafından gerçek zamanlı olarak görüntülenir.

Şirket Çalışanları

• Kurum olarak ilişkide olunan şirketlerin çalışanları yine o şirkete ait üye yönetim sayfasından sisteme kaydedilir. Bireysel üye olarak kaydedilmezler.

• Şirkete kayıtlı çalışan adları üye detay sayfasında Ad, Soyad, Şube, Departman, Görev ve İletişim bilgileriyle birlikte listelenir.

• Çalışan adına tıklayıp o çalışana ait bilgi sayfasına ulaşabilirsiniz

• Çalışan adının başındaki gülenyüz ikonunun sarı renkte olması, o çalışanın o anda partner portalde online olduğunu gösterir. Bu ikon üzerine

tıklayarak çalışana hızlı mesaj gönderebilirsiniz.

• Çalışan adının hizasında girilen iletişim bilgilerine göre yer alır. Ok işaretini bu ikonların üzerlerine getirip beklediğinizde alt tarafta o çalışanın e- mail adresini, telefon numarasını ve mobil telefon numarasını görebilirsiniz.

• ikonuna tıklayarak çalışana e-mail çekebilirsiniz.

• ikonuna tıklayarak çalışana sistem üzerinden SMS gönderebilirsiniz.

Çalışan Eklemek İçin: Ekranın sağ üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın.

Çalışan Bilgilerini Görmek ve Güncellemek İçin: Çalışan adına tıklayın.

Şirket Çalışanları kaydetme ve yönetme hakkında yardım için bkz. "Kurumsal Üye Çalışan Yönetimi"

Şubeler

• Şirkete bağlı şubeler üye detay sayfasında Şube Adı, İletişim, Bölge ve Şehir bilgileriyle birlikte listelenir.

• Şube adına tıklayıp o şubeye ait bilgi sayfasına ulaşabilirsiniz

• Şube adının hizasında girilen iletişim bilgilerine göre ikonları yer alır. Ok işaretini bu ikonların üzerlerine getirip beklediğinizde alt tarafta o şubenin e- mail adresini ve telefon numarasını görebilirsiniz.

• ikonuna tıklayarak şubeye e-mail çekebilirsiniz.

Şube

Eklemek İçin: Ekranın sağ üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın.

Şube

Bilgilerini Görmek ve Güncellemek İçin: Şube adına tıklayın.

Şube eklemek veya güncellemek hakkında yardım için bkz. "Kurumsal Üye Şube Yönetimi"

Kurumsal Üye Çalışan Yönetimi

Kurumsal Üyeye Çalışan Ekleme

• Kurumsal Üye sayfasının sağ üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın.

• Karşınıza kişi ekle ekranı gelecektir. Bu ekranın üst kısmında kişi (çalışan) eklediğiniz kurumsal üye adı görüntülenir.

• Çalışanın ad ve soyadını ilgili alanlara yazın.

• Çalışan partner portal'inize erişecekse Kullanıcı Adı alanına çalışan için bir kullanıcı adı yazın.

• Şifre alanında bir şifre belirleyin.

Önemli Not: Daha sonra ilgili üye çalışanı ilk girişte bu kullanıcı adı ve şifresi ile partner portale giriş yapabilir. Şifre alanına yazılan şifre sistem tarafından hafızada tutulur ancak bu alanda gösterilmez. Bu yüzden buraya yazdığınız şifreyi unutmayın. Eğer unutursanız ilgili üye çalışanına ait bilgi ekranına girerek yeni şifre tanımlayabilirsiniz.

• Departman alanına çalışanın bulunduğu departmanı yazın.

• Görev alanına çalışanın bulunduğu görevi yazın.

• Ünvan alanına çalışanın ünvanını yazın.

• Şube alanından çalışanın bulunduğu kurumsal üye şubesini seçin.

Önemli Not:

Çalışanın bağlı bulunduğu şube bilgisi henüz kurumsal üye sayfasına eklenmemişse bu alanı boş bırakın. Çalışanı kaydettikten sonra, kurumsal üye sayfasından çalışanın dahil olduğu şube bilgilerini ekleyin.

Daha sonra çalışan detay sayfasından bu alanda ilgili şubeyi seçebilirsiniz.

Şube ekleme hakkında yardım için bkz. "Kurumsal Üye Şube Yönetimi"

• Dil alanından çalışanın partner portali kullanacağı dil seçeneğini işaretleyin.

Burada yaptığınız seçime göre ilgili çalışan partner portal arayüzünü o dilde görüp kullanacaktır.

• Fotoğraf Ekle alanından çalışanın kişisel fotoğrafını ekleyebilirsiniz. Bunun için alanın yanındaki "Gözat" butonuna tıklayın. Karşınıza gelen "Dosya Seç"

ekranından çalışana ait fotoğrafı seçin.

Önemli not: Buraya ekleyeceğiniz fotoğrafın web'de yayınlanmaya uygun (72 pixel çözünürlükte) olması gerekmektedir.

• Cinsiyet alanından eklediğiniz çalışanın cinsiyetini seçin.

• Kart No alanına eğer varsa üyelerinize verdiğiniz üyelik kartının no'sunu yazın.

• Kullanıcı Grubu alanı eklediğiniz çalışanın Partner Portale erişim yetkilerini tanımlamak içindir. Üye çalışanının erişim yetkisi iki şekilde tanımlanabilir.

• Eğer eklediğiniz çalışan bir yetki grubuna dahil ise listeden ilgili grubu seçin. Çalışan o grup için tanımlanan erişim yetkilerine sahip olacaktır.

• Çalışana özel yetki belirlemek için "Kullanıcı Grubu" yazısının üzerine tıklayın. Ekranın alt kımında Partner Portal'de yer alan tüm modül adları listelenecektir. Burada her bir modül için kullanıcıya gerekli yetkilendirmeleri yapın.

Önemli Not: Kullanıcı yetki grupları "Ayarlar" modülü Sistem Yönetimi > Yetkiler > Partner Yetki Grupları bölümünde

tanımlanmıştır. Yetki grubu oluşturma yalnızca yetkili kullanıcılar tarafından yapılabilir.

• Instant Message alanından çalışana ait hızlı mesaj yöntemini ve no'sunu girin.

• Alt taraftaki ilgili alanlara çalışana ait iletişim ve adres bilgilerini girin.

• "Kaydet" butonuna tıklayın.

• Eklediğiniz çalışan adı "Kurumsal Üye" sayfasındaki şirket çalışanları bölümünde listelenecektir.

Çalışan Bilgilerini Güncelleme

* Kurumsal Üye Çalışanı Detay Sayfası

• Kurumsal üye detay sayfasında, şirket çalışanları bölümünde bulunan çalışan adına tıklayın.

• Karşınıza gelen ekranda çalışan bilgilerinde değişiklik yapabilirsiniz.

• Eğer çalışan için bir fotoğraf eklemişseniz, bu fotoğrafı silmek veya değiştirmek için "Fotoğraf Sil" kutucuğunu işaretleyin.

• Kullanıcıya özel yetki tanımlamak istiyorsanız sayfanın alt kısmında bulunan

"Yetkiler" yazısının üzerine tıklayın. Alt tarafta görüntülenen modüller için kullanıcı erişim yetkilerini tanımlayın.

• Yaptığınız her değişiklikten sonra "Kaydet" butonuna tıklayın.

Çalışan Kişisel Bilgilerini Kaydetme

• Kurumsal üye çalışanlarına ait kişisel bilgileri kaydetmek için, üye çalışanı detay sayfasının sağ üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın.

• Karşınıza gelen ekranda ilgili alanları aşağıdaki örnektekine benzer şekilde doldurun.

• “Kaydet” butonuna tıklayın.

Çalışan Ek Bilgi Kaydı

• Üye Çalışanı detay sayfasından o çalışanla ilgili ek bilgi kaydı yapılabilir.

• Ek bilgi kaydı "Ayarlar" modülünde kurumsal üye çalışanları için kullanılmak üzere parametrik olarak hazırlanan ek bilgi formu üzerinden yapılır. Yani kurumsal üye çalışanları hakkında hangi bilgileri kaydetmek istiyorsanız ek bilgi formunu buna göre ayarlayabilirsiniz.

Not: Ek bilgi formu oluşturmak ve güncellemek sadece yetkilendirilmiş kullanıcılar tarafından yapılır.

Ek bilgi kaydı yapmak, kaydedilenleri okumak veya güncelleme yapmak için

• Çalışan detay sayfasının sağ üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın.

Karşınıza gelen formda alanlara ilgili bilgileri girdikten veya bilgileri değiştirdikten sonra "Kaydet" butonuna basın.

Aşağıda bir kurumsal üye çalışanı için doldurulmuş örnek ek bilgi formu bulunmaktadır.

Çalışana Satış Kotası Verme

Kurumsal üyelere eklenen kotalar mutlaka bir kurumsal üye çalışanına eklenir.

Kota ekleme kurumsal üye sayfasından yapılacağı gibi, kurumsal üye çalışanına ait detay sayfasından da yapılır.

Çalışana kota eklemek için :

• Kotalar yazısının yanındaki işaretine veya sayfanın sağ üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın.

• Karşınıza kota ekle ekranı gelecektir. Bu ekrandan çalışan için kota kaydı yapabilirsiniz. Ekranın kullanımı hakkında yardım için bkz.

WorkCube Satış – Satınalma – Anlaşma Yönetimi Kitapçığı

Önemli Not: Aynı çalışana aynı dönem için birden fazla kota kaydı yapılamaz. Böyle bir durumda sistem sizi bir mesajla uyaracaktır.

Çalışanın Kotalarını Görmek ve Güncellemek için:

• Kotalar yazısının üzerine tıklayın.

• Aşağıda dönem başlıklarıyla çalışana verilen kotalar listelenecektir.

• Kota detayını görmek veya güncelleme yapmak için ilgili kota linkine tıklayın. Satış Kotası detay sayfası ekrana gelecektir. Bu ekranın kullanımı hakkında yardım için bkz. WorkCube Satış – Satınalma – Anlaşma Yönetimi Kitapçığı

Çalışanla İlgili Not Kaydı

Not Eklemek İçin: Notlar yazısının karşısındaki işaretine tıklayın. Karşınıza gelecek ekranda not başlığını ve notu girip kaydedin.

"Notlar" yazısının alt kısmında sayfaya eklenmiş notlar başlıklarıyla birlikte listelenir.

Notu Okumak veya Güncellemek İçin: Notlar yazısının üzerine tıklayın.

Eklenmiş notlar başlıkları ile birlikte listelenecektir. Not başlığına tıklayın. Notu okuduktan veya değiştirdikten sonra "Kaydet" butonuna tıklayın. Notu silmek için

"Sil" butonuna tıklayın.

Çalışan Anketleri

• WorkCube Kampanya modülünde kurumsal ve bireysel üyeler için,

kategorilerine göre farklı anketler hazırlanması ve bu anketlerin web, email, sms üzerinden üyelere ulaşması ve cavaplanması mümkündür.

• Üye Çalışanı detay sayfasından o üye çalışanı ile ilişkili anketleri, anket sorularını, çalışanın ankete cevap verip vermediğini ve verdiyse ne cevap verdiğini takip edebilirsiniz.

Üye çalışanı İle ilişkili anketleri görmek için

• Çalışan detay sayfasının sağ üst bölümünde bulunan ikonuna tıklayın.

• O üye çalışanı ile ilgili tüm anket kayıtları başlıkları, soruları ve kurumsal üye çalışanlarının verdiği cevap bilgileriyle birlikte listelenecektir.

• Anket başlığına tıklayarak o ankete diğer çalışanlar tarafından verilen cevapları ve cevap grafiğini görebilirsiniz.

• Anket sonuçları sayfasındaki ikonuna tıklayarak anket bilgilerini

güncelleyebilirsiniz. Konu hakkında yardım için bkz WorkCube Kampanya Yönetimi Kitapçığı

Kurumsal Üye Şube Yönetimi

Kurumsal Üyeye Şube Ekleme

• Kurumsal Üye sayfasının sağ üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın.

• Karşınıza şube ekle ekranı gelecektir. Bu ekranın üst kısmında şube eklediğiniz kurumsal üye adı görüntülenir.

• Bu ekrandaki ilk alana eklediğiniz şubenin adını yazın.

• Alt kısımdaki ilgili alanlara şubeye ait iletişim bilgilerini girin.

Not: Şube kaydederken en az bir telefon numarası kaydı yapmalısınız.

• Açıklama alanına şube ile ilgili ayrıntı bilgisi girebilirsiniz.

• Eğer eklediğiniz şube aktif olarak faaliyette ise aktif kutucuğunu seçili duruma getirin.

• Yönetici alanının üzerine tıklayıp listeden şube yöneticisini seçin.

Önemli Not: Bu alanda kurumsal üyeye kayıtılı çalışan adları görüntülenir.

Eğer henüz şube yöneticisini kaydetmediyseniz bu alanı boş bırakın. Daha sonra şube yöneticisini çalışan olarak kaydedin ve şube güncelleme

sayfasından ilgili yöneticiyi seçin. Kurumsal üyeye çalışan eklemek hakkında yardım için bkz. Kurumsal Üye Çalışan Yönetimi

• Temsilci alanının yanındaki işaretine tıklayın. Karşınıza gelen çalışanlar listesinden, o şubeden sorumlu olan çalışanınızın adını seçin.

• Alt taraftaki ilgili alanlara şubeye ait adres bilgilerini girin.

• "Kaydet" butonuna tıklayın.

Kaydettiğiniz şube adı, kurumsal üye sayfasındaki şubeler bölümünde listelenecektir.

Şube

Bilgilerini Güncelleme

• Kurumsal üye detay sayfasında, şubeler bölümünde bulunan şube adına tıklayın.

• Karşınıza gelen ekranda şube bilgilerinde değişiklik yapabilirsiniz.

• Yaptığınız her değişiklikten sonra "Kaydet" butonuna tıklayın.