YÖNETİMİN İŞLEVLERİ
2- KARAR VERME 3- ÖRGÜTLENME
4- PERSONEL YÖNETİMİ 5- EŞGÜDÜM
6- LİDERLİK ETME
7- DENETLEME
YÖNETSEL İŞLEVLER
Düzgün bir şekilde uygulandığında, örgütsel verimlilik ve etkililiği sağlayan ortak işlemler veya işlevler dizisidir.
Yöneticilerin, yönetim konumlarının bir parçası olarak gerçekleştirdikleri görevlerdir.
Yöneticilerin şu temel işlevi yerine getirmesi beklenir:
Planlama,
Karar verme
Örgütleme,
Personel yönetimi,
Eşgüdüm
Liderlik/öncülük etme ve
Denetleme.
KARAR VERME
Karar verme; bilgi merkezlerinde hem yönetsel bir işlev hem de yönetsel bir süreç olduğu için çok önemlidir. Bu işlev karar verme ve verilen kararı uygulama olmak üzere iki bölümden oluşmaktadır.
Karar verme;
-Belli bir amaca ulaşmak için mevcut seçeneklerden birini tercih etmek -Sorun çözmek
Belli bir sorunun çözümüyle ilgili çeşitli seçeneklerden birini seçmeyi gerektirir. Bu seçeneklerden biri de sorunun çözümü için hiçbir şey yapmamak ya da verilmesi gereken kararı ertelemektir. Böyle bir seçim tatmin edici değildir.
Yönetim açısından karar vermede başarı, mevcut seçeneklerden en iyisini
seçmektir.
KARAR VERME AŞAMALARI
Kararın verildiği iç ve dış çevre gözlemlenir.
Sorun, sorunla ilgili gerekli ayrıntılar ve sorundan etkilenen kişiler araştırılır ve tanımlanır.
Ek veriler toplanır.
Sorunla ilgili çözüm seçenekleri ortaya çıkarılır. Sorunu azaltma ya da çözme yolları gözden geçirilir.
Çözüm seçenekleri başarı olasılığına göre değerlendirilir.
Çözümlerden biri seçilir. Seçilen çözümün uygulamaya geçmeden önce onaylanması gerekebilir.
Sonuçlar gözden geçirilir ve değerlendirilir.
KARAR VERME ÖZELLİKLERİ
Zihinsel bir faaliyettir. Kararın önem derecesine göre karmaşıklaşan ve güçleşen bir süreçtir.
Bir zaman boyutu vardır. Uygulama, karar verme sürecinden sonra olduğu için kararlarda gelecek zaman boyutu vardır.
Psikolojik boyutu vardır. Karar veren kişilerin geçmişte yaşadıkları deneyimler, önyargıları, zeka düzeyleri, kompleksleri vs. karar vermeyi etkileyecektir.
Kararların etki boyutu vardır. Kararlar örgütte çalışanları ve örgütün hizmet ettiği kesimleri olumlu ya da olumsuz etkileyecektir.
Kararların katılım boyutu vardır. Bazı yöneticiler tek başlarına karar
verirken, bazıları da örgüt çalışanlarına danışarak onların öneri ve
düşünceleri dikkate alabilmektedirler.
ÖRGÜTLEME
Örgütleme, yönetimin üçüncü işlevidir.
Yöneticiler, alt çalışma birimlerinin düzenlendiği resmi otorite yapısını (organizasyon şeması) oluşturmalıdır.
Önce bireyleri ve yeteneklerini, işi yapmak için gerekli olan hangi işlevler ve yapı türleri ile eşleştirileceğine karar vermelidirler.
Sonra birimler arasında kolay iletişim kurulması için örgütün nasıl
yapılandırılacağına karar vermelidirler.
ÖRGÜTLENME
Örgütsel amaçların gerçekleştirilmesi için uygun örgütsel yapıyı kurmak ve bu yapı çerçevesinde örgütsel faaliyetlerin yürütülmesi ile geliştirilmesini sağlamaktır. Bu işlev;
Örgüt için uygun yapıyı seçme
Örgütsel faaliyetleri, işleri ve onları gerçekleştirecek elemanları belirleme
Örgüte eleman alma ve onlara belli yetki ve sorumluluk yüklemek gibi işlemleri kapsamaktadır.
Çalışanların planlama sürecinde oluşturulan örgüt amaçlarına
ulaşabilmelerinde önemli rol oynayan bir işlevdir.
ÖRGÜTLENME
Örgütsel amaçların gerçekleştirilmesi için uygun örgütsel yapıyı kurmak ve bu yapı çerçevesinde örgütsel faaliyetlerin yürütülmesi ile geliştirilmesini sağlamaktır. Bu işlev;
Örgüt için uygun yapıyı seçme
Örgütsel faaliyetleri, işleri ve onları gerçekleştirecek elemanları belirleme
Örgüte eleman alma ve onlara belli yetki ve sorumluluk yüklemek gibi işlemleri kapsamaktadır.
Çalışanların planlama sürecinde oluşturulan örgüt amaçlarına
ulaşabilmelerinde önemli rol oynayan bir işlevdir.
Örgütlenmede, resmi ve gayri resmi olmak üzere iki örgüt türünden söz edilebilir.
Resmi örgüt, yasal olarak meydana getirilen bir kuruluştur.
Gayri resmi örgüt ise belli bir örgütte kendiliğinden oluşan ve resmi
örgütten bağımsız örgütlerdir : çalışanların kendi aralarında oluşturduğu
gruplar.
ÖRGÜTLENME İŞLEVİ İLE İLGİLİ OLARAK YAPILMASI GEREKEN İŞLER
Kurum, bölüm ya da birim amaçları belirlenmelidir.
Amaçlara ilişkin politikalar belirlenmeli, yapılması gereken iş ve işlemler analiz edilerek gruplanmalı ve tanımlanmalıdır.
Bu işlemlere dayanarak örgütte çeşitli bölüm ve birimler oluşturulmalıdır.
Hangi işin kim tarafından yapılacağı, örgütü ve birimleri kimin yöneteceği saptanmalıdır.
Böylece örgütlenmede işbölümü, uzmanlaşma, yönetsel hiyerarşi ve denetim
alanları belirlenmiş olacaktır.
ÖRGÜTSEL YAPI TÜRLERİ
Ürüne göre örgütlenme = ÖR: kitaplar, süreli yayınlar vb. materyallere göre örgütlenme
İşleve/hizmete göre örgütlenme = ÖR: Teknik hizmetler, yararlandırma hizmeti, e-yayın hizmeti
Coğrafi konuma göre örgütlenme = ÖR: Merkez kütüphane ile farklı ilçelerde bulunan fakülte kütüphaneleri ayrı olarak örgütlenir, ama aralarında örgütsel iletişim sürekliliği sağlanmalıdır.
Müşteriye göre örgütlenme = ÖR : kullanıcı grupları göz önüne alınarak
çocuk, genç, yetişkin gibi örgütlenme biçimi
ÖRGÜTSEL YAPI TÜRLERİ 2
Proje tipi örgütlenme = Belli bir görevin yerine getirilmesi için, görevle ilgili uzman ve diğer elemanlar, başlarında bir yönetici ile birlikte çalışırlar.
Karma örgütlenme = örgütlenme türlerinin bir kısmının bir arada
kullanılması. ÖR: İşleve göre örgütlenmenin yanında proje tipi örgütlenme ve müşteriye göre örgütlenmenin de kullanılması
Sürece göre örgütlenme = Birbirini izleyen süreçlerin uygun biçimde örgütlenmesi. ÖR: Kataloglama ve sınıflama süreçleri
Zamana göre örgütlenme = ÖR: Gündüz ve gece çalışan elemanların işe
alınması
PERSONEL YÖNETİMİ
İnsan kaynakları, dördüncü yönetsel işlevdir.
Bu işleve çoğunlukla personel yönetimi denmektedir.
Örgütsel hedeflere ulaşmak için gerekli olan kişileri işe alma, eğitme, terfi etme ve destekleme eylemlerini içerir.
Kurumda çalışan insanlar, kurumun en değerli kaynaklarıdırlar.
Çünkü çalışanlar kurumun amacına güçlü katkıda bulunurlar.
EŞGÜDÜM/İŞBİRLİĞİ
Örgütlerdeki çeşitli bölüm ve birimlerin ortak örgütsel amaçları
gerçekleştirmek üzere uyum içinde çalışmasıdır. Dolayısıyla örgüt verimliliğinin
arttırılmasını sağlar.
EŞGÜDÜM TÜRLERİ
Hiyerarşiye dayanan eşgüdüm: Üstlerin astlara emir vermesi, astların verilen emirleri yerine getirmesi
İnandırıcı eşgüdüm: Kişileri işbirliğine inandırarak birlikte çalışma duygusunu yaratmak
Komisyonlar yoluyla eşgüdüm: Sorumluluğu komisyonlara yüklemek (karar almada güçlük çıkarır)
Yatay ve dikey eşgüdüm: Yatay eşgüdüm, bir kuruluşun birbirine denk yetki ve sorumluluklara sahip aynı düzeydeki birimleri arasında; dikey eşgüdüm, üst kuruluşlarla alt kuruluşlar arasında ya da yetki ve sorumlulukları eşit değerde olmayan kuruluşlara arasında sağlanan eşgüdümdür.
Yapı ve görevle eşgüdüm: Yapıyla ilgili eşgüdüm, bir örgütün ilk kuruluş döneminde;
görevle ilgili eşgüdüm, kuruluşun işleyişi sırasında uygulanır.
İç ve dış eşgüdüm: İç eşgüdüm, örgüte bağlı birimler arasında; dış eşgüdüm, çeşitli
örgütler arasında olur.
LİDERLİK ETME
Öncülük etme, paylaşılan bir kültür ve bu kültürün değerlerini yaratmayı, kurumun amaçlarını çalışanlara iletmeyi ve organizasyonun her düzeyinde bulunan çalışanların motive edilmesini içerir.
"Öncü" kategorisini kapsayan alt işlevlerin tamamı, kuruluştaki insan unsuruna odaklanmaktadır.
İnsan unsuru çok önemlidir, çünkü çalışanların tutumları, kişilik özellikleri ve
algıları, çalışma biçimini etkilemektedir.
DENETLEME
Denetleme, bir organizasyonun amaçlarını gerçekleştirirken doğru yolda olduğundan emin olmak için faaliyetlerini izlemek demektir.
Denetim, öncelikle kuruluşun çalışma biçimini analiz eder ve daha sonra bu bilgiyi planlama sürecinde kullanılmasını sağlar.
Böylece kuruluşun mevcut bilgileri ışığında hedeflerini sürekli olarak incelemesi ve düzeltmesi için bir yol sağlar.
