TÜRKİYE
KÖMÜR İŞLETMELERİ KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
İHALE UYGULAMA YÖNERGESİ
2005
Bu Yönerge, Yönetim Kurulunun 05/09/2005 tarih ve 36/334 sayılı kararı ile kabul edilmiştir. ( Zaman içerisinde yapılan güncellemeler;
a)Yönetim Kurulunun 08/02/2008 tarih ve 6/80 sayılı kararı ile yürürlüğe girmiştir.
b)Yönetim Kurulunun 31/07/2009 tarih ve 27/272 sayılı kararı ile yürürlüğe girmiştir.
c)Yönetim Kurulunun 04/11/2010 tarih ve 30/404 sayılı kararı ile yürürlüğe girmiştir.
TÜRKİYE KÖMÜR İŞLETMELERİ KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ İHALE UYGULAMA YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler Amaç ve kapsam
MADDE 1- (1) Bu Yönerge; Türkiye Kömür İşletmeleri Kurumu Genel Müdürlüğü Merkezi ile Taşra Teşkilatınca yapılacak olan mal veya hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde, uygulamada birlikteliği sağlamak amacıyla düzenlenmiş olup 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 5/1/2002 tarihli ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve bu Kanunlara ilişkin olarak yayımlanmış ve yayımlanacak olan ikincil mevzuat ile
“TKİ Kurumunun 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3/g Maddesi Uyarınca Yapacağı Mal ve Hizmet Alımlarında Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” ve bu Yönetmeliğe ilişkin olarak Kurumumuz Yönetim Kurulunca yürürlüğe konulan ikincil mevzuat çerçevesinde, gerçekleştirilecek ihaleleri kapsar.
Referans mevzuat
MADDE 2- (1) Bu Yönergenin uygulanmasında ilgisine göre aşağıdaki mevzuat referans alınır.
a) Kanunlar;
1) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanun,
2) 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, b) Bakanlar Kurulu Kararları;
1) Fiyat Farkı Hesabında Uygulanacak Esaslar, (Mal, Hizmet, Yapım İşleri) c) Yönetmelikler; (Kamu İhale Kurumunca Yürürlüğe Konulan)
1) İhale Uygulama Yönetmelikleri,
2) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik,
3) Muayene ve Kabul Yönetmelikleri, (Mal, Hizmet, Yapım İşleri) ç) Kamu İhale Kurulu Düzenleyici Kararları;
d) Tebliğler; (Kamu İhale Kurumu Tebliğleri) e) TKİ Yönetim Kurulunca Yürürlüğe Konulan;
1) TKİ Kurumunun 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3/g Maddesi Uyarınca Yapacağı Mal ve Hizmet Alımlarında Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,
2) Yönergeler ve Tamimler, 3) Şartnameler,
4) Sözleşme Tasarıları.
Tanımlar
MADDE 3- (1) Bu Yönergenin uygulanmasında;
a) İdare: Türkiye Kömür İşletmeleri Kurumunun Merkez ve Taşra Teşkilatını, b) Merkez: Türkiye Kömür İşletmeleri Kurumu Genel Müdürlüğünü,
c)Taşra Teşkilatı: Türkiye Kömür İşletmeleri Kurumu Genel Müdürlüğüne bağlı, Müessese Müdürlükleri ve Müessese Müdürlüklerine bağlı İşletme Müdürlükleri ile Genel Müdürlüğe bağlı Kontrol Müdürlüklerini ve müstakil Başmühendislikleri,
ç) TKİ 3/g Yönetmeliği: TKİ Kurumunun 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3/g Maddesi Uyarınca Yapacağı Mal ve Hizmet Alımlarında Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliği,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
İhale Yetkilileri ve İhale Yetki Limitleri İhale yetkilileri
MADDE 4- (1) İdarenin ihale yetkilisi “Yönetim Kurulu” dur.
(2)Bu yetki; bu Yönergenin 5 inci maddesinde belirtilen yetki limitleri dahilinde aşağıda belirtilen görevlilere devredilmiştir.
a) Merkezde ihale yetkilileri:
1) Genel Müdür.
2) Genel Müdür; ihale yetkisini kısmen veya tamamen yardımcılarından birine veya bir kaçına devredebilir.
b) Taşra teşkilatında ihale yetkilileri 1) Müessese Yönetim Komitesi.
2) Müessese Müdürü.
3) İşletme Müdürü.
c) Müessese Müdürü veya İşletme Müdürü İhale yetkisini kısmen veya tamamen yardımcılarından birine veya bir kaçına devredebilir.
ç) Genel Müdürlüğe bağlı Kontrol Müdürlükleri ve Müstakil Kontrol Başmühendislikleri, yalnızca 4734 sayılı Kanunun 22 inci maddesinin (d) bendindeki ve TKİ 3/g Yönetmeliğinin 15 inci maddesinin (ç) bendindeki limitler çerçevesinde yapılacak alımlarda yetkilendirilmiştir.
İhale yetkililerinin yetki limitleri:
MADDE 5- (1) Kurumumuz Merkezi ile Taşra Teşkilatında bu Yönerge kapsamında yapılacak ihalelerde, ihale yetkililerinin yetki limitleri aşağıdaki şekilde belirlenmiştir.
a) Genel Müdür için;
4734 sayılı Kanunun 8 inci maddesinin (b) bendinde belirlenen ve her yıl Kamu İhale Kurumunca yayınlanan limitin 5(beş) katıdır. (2009 yılı için 5.052.860,00 TL)
b) Müessese Yönetim Komitesi için;
4734 sayılı Kanunun 8 inci maddesinin (b) bendinde belirlenen ve her yıl Kamu İhale Kurumunca yayınlanan limitin 4(dört) katıdır. (2009 yılı için 4.042.288,00 TL)
c) Müessese Müdürü için;
4734 sayılı Kanunun 8 inci maddesinin (b) bendinde belirlenen ve her yıl Kamu İhale Kurumunca yayınlanan limitin 3(üç) katıdır. (2009 yılı için 3.031.716,00 TL)
ç) İşletme Müdürleri için;
4734 sayılı Kanunun 8 inci maddesinin (b) bendinde belirlenen ve her yıl Kamu İhale Kurumunca yayınlanan limitin 2,5 (iki buçuk) katı kadardır. (2009 yılı için 2.526.430,00 TL) (2) Müessese ve İşletme Müdürlüklerinin, limit üstü ihalelerde yetkilendirilmesi:
a) Müessese Yönetim Komitesi yetki limiti üzerinde, Yönetim Kurulu yetkisinde olan ihalelerde Yönetim Kurulu kararı ile, Genel Müdür’ün yetki limitleri içerisinde kalan ihalelerde ise Genel Müdür onayı ile ihalenin; Müessese veya İşletmede yapılmasına,
b) Müessese Yönetim Komitesi yetki limitine giren ihalelerde Yönetim Komitesi kararı ile, Müessese Müdürü yetki limitine giren ihalelerde ise Müessese Müdürü onayı ile ihalenin;
İşletmede yapılmasına, yetki verilebilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Hazırlık Sürecine İlişkin Hükümler Temel ilkeler
MADDE 6 - (1) İdare, yapacağı ihalelerde saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.
(2) Aralarında kabul edilebilir doğal bir bağlantı olmadığı sürece mal alımı, hizmet alımı ve yapım işleri bir arada ihale edilemez.
(3) Eşik değerlerin veya parasal limitlerin altında kalmak ya da ilgili mevzuatında yer alan diğer hükümlerin uygulanmaması amacıyla mal veya hizmet alımları ile yapım işleri kısımlara bölünemez.
(4) Yapılacak ihalelerde Açık İhale Usulü ve Belli İstekliler Arasında İhale Usulü temel usul olup, diğer usullere ilgili mevzuatında belirtilen özel hallerde başvurulabilir.
(5) Ödeneği bulunmayan hiçbir iş için ihaleye çıkılamaz.
İhale işlem dosyası
MADDE 7 - (1) İhalesi yapılacak her iş için bir işlem dosyası düzenlenir. Bu dosyada ihale yetkilisinden alınacak onay belgesi ve eki yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale dokümanı, ilan metinleri, adaylar ve istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, ihale komisyonu tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgeler bulunur.
Yaklaşık maliyetin hazırlanması
MADDE 8- (1) Öncelikle ihale konusu işin yaklaşık maliyeti ilgili Yönetmeliklerde belirlenen esas ve usuller uyarınca, ayrıntılı fiyat araştırması yapılmak suretiyle tespit edilir.
Dayanakları ile birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Yaklaşık maliyete ihale ve ön yeterlilik ilanlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmi ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz.
(2) Talep birimi yaklaşık maliyeti kendisi hazırlayabilir veya bir komisyona hazırlatabilir.
(3) Talep birimince hazırlanması durumunda birim amirinin görevlendireceği kişiler tarafından, komisyona hazırlatılması durumunda ise idare yetkilisinin yazılı talimatıyla teşkil ettirilen bir komisyon tarafından hesaplanarak hazırlanan yaklaşık maliyet hesap cetveli hazırlayanlarca imzalanır.
(4) İmzalanan yaklaşık maliyet hesap cetveli; ihale onay belgesi ile birlikte ihale yetkilisince görülür, yaklaşık maliyetin dayanakları ile birlikte görüldüğü cetvel üzerinde imza ile belirtilir ve zarfa kapatılarak, talep birimince ihale işlem dosyası ile birlikte satınalma veya alım birimine gönderilir.
Ön yeterlilik ve ihale dokümanları
MADDE 9- (1) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında, Merkez ile Taşra Teşkilatınca yapılacak mal ve hizmet alımı, yapım işleri ve danışmanlık hizmet alımı ihalelerine ilişkin ihale dokümanlarının hazırlanmasında, 4734 ve 4735 sayılı Kanunlar ile ilgili güncel ikincil mevzuat esas alınacaktır.
(2) TKİ Kurumunun 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3/g Maddesi Uyarınca Yapacağı Mal Ve Hizmet Alımlarında Uygulanacak Esas Ve Usuller Hakkında Yönetmelik kapsamında yapılacak ihalelerde ise TKİ 3/g Yönetmeliği ile bu konuda Kurumumuz Yönetim Kurulunca yürürlüğe konulan ikincil mevzuat esas alınacaktır.
İhale ve ön yeterlik dokümanlarının hazırlanması
MADDE 10- (1) İhale ve ön yeterlik dokümanının hazırlanmasında gerek merkezde, gerekse taşra teşkilatında aşağıda belirlenen yol izlenir.
a) Talep birimince yapılacak işlemler;
1) Teknik şartnamenin hazırlanması, iş tanımlarının yapılması ve varsa uygulama projelerinin hazırlanması,
2) Yaklaşık maliyetin hazırlanması,
3) Ödeneğin belgelenmesi ve yıllara sari işlerde dağılım oranlarının belirlenmesi, 4) İdari şartname ve sözleşme tasarısı için gerekli öngörülerin ve bilgilerin tespiti.
5) Yukarıdaki işlemlerle oluşturulan hazırlık dosyası, yaklaşık maliyet ile birlikte ihale dokümanı hazırlanmak üzere Satınalma Dairesi Başkanlığına / Satınalma Birimine bir yazı ekinde gönderilir.
b) Satınalma Dairesi Başkanlığınca / Satınalma Birimince yapılacak işlemler;
1) (a) bendine göre hazırlanan dosyanın Satınalma Dairesi Başkanlığına / Satınalma Birimine ulaşması ile ihale dokümanlarının hazırlanması çalışmalarına başlanır. Bu çalışmalar; talep birimince belirlenen konunun uzmanı veya dosya sahibi eleman ile sürekli iletişim ve yardımlaşma içerisinde yürütülür.
2) İhale veya ön yeterlilik dokümanları mevzuatına uygun olarak düzenlenerek ihale işlem dosyası hazırlanır ve ihale yetkilisinin onayına sunulmak üzere talep birimine gönderilir.
c) Gerek yetki limitleri çerçevesinde ve gerekse Kurumumuz iş bölümü nedeniyle ihale yetkilisinin Kurumumuz Yönetim Kurulu veya Genel Müdür olduğu ihalelerde; talep birimince ön hazırlıkları tamamlanan dosyalar, Müessese Müdürlüklerince bu Yönergenin 13 üncü maddesinde belirlendiği gibi ilgili daire başkanlığı ilgilendirilerek Genel Müdürlüğe gönderilir. Bu aşamadan sonra ilgili daire başkanlığınca yapılacak incelemeyi müteakip bu maddenin (a) ve (b) bentleri doğrultusunda işlemlere başlanır.
ç) Hazırlanan ihale dokümanlarının her bir sayfası hazırlayan birimlerce paraflanır.
İhale onayının alınması
MADDE 11- (1) İlgili mevzuatına göre hazırlanan ihale işlem dosyası talep birimlerince ihale yetkilisinin onayına sunulur.
(2) İhale yetkilisi, gerekli gördüğü hallerde ihale onayı öncesinde, ihale dosyası kapsamındaki belgelerin bir bölümünü veya tamamının irdelenmesi için bir komisyonu görevlendirebilir.
(3) Bu komisyon, yapacağı çalışmanın sonucunu bir tutanağa bağlayarak ihale dosyası ile birlikte ihale yetkilisine sunar.
(4) İhale yetkilisi gerekli değerlendirmeyi yaparak, ihale onayını verir veya ihale dosyasını talep sahibi birime iade eder.
(5) Ancak, ihale yetkilisinin Yönetim Kurulu olduğu ihalelerde hazırlanan dosya, işin konusunu bütün yönleri ile açıklayan bir takrir ekinde Yönetim Kurulumuza sunulmak üzere, ilgili Genel Müdür Yardımcısı tarafından Genel Müdürlük Makamına arz edilecektir. İhale yetkilisinin Müessese Yönetim Komitesi olduğu ihalelerde ise yukarıda açıklanan hiyerarşi içerisinde uygulama yapılır.
İhale komisyonunun teşkili
MADDE 12- (1) İhale komisyonları; ihale onay belgesinin imzalanması aşamasında ihale yetkilileri tarafından, ilgili mevzuatına göre, 4734 sayılı Kanunun 6 ncı maddesi ve TKİ 3/g Yönetmeliğinin 6 ncı maddelerinde belirtilen niteliklere haiz en az 5(beş) ve tek sayıda kişiden oluşacak şekilde asil ve yedekleri belirlenerek teşkil ettirilir.
a) Merkezde,
1) Yönetim Kurulunun ihale yetkilisi olduğu ihalelerde, Başkan : Daire Başkanı
Üye: İhale Mevzuatı Uzmanı Üye: İhale Konusu İşin Uzmanı (Talep Birimi) Üye: İhale Konusu İşin Uzmanı (Talep Birimi)
Üye: Yetkili Muhasebeci Üye: Müşavir
Üye: Müşavir/ Başuzman
2) Genel Müdür’ün ihale yetkilisi olduğu ihalelerde, Başkan : Daire Başkanı
Üye: İhale Konusu İşin Uzmanı (Talep Birimi) Üye: İhale Konusu İşin Uzmanı (Talep Birimi)
Üye: Yetkili Muhasebeci Üye: Müşavir / Başuzman
şeklinde teşkil ettirilen ihale komisyonunun, yedekleri de aynı derecede yetki ve sorumluluk sahibi kişilerden görevlendirilir.
b)Taşra Teşkilatında ise,
1)Teşkilatın kadrosu ve personel durumu ile merkezde komisyon teşkili için öngörülen yapı paralelinde değerlendirme yapılmak suretiyle, ihale komisyonları oluşturulur.
(2) Muayene, Kabul ve Denetim Komisyonlarının teşkili de bu aşamada yapılabileceği gibi ihalenin özelliğine ve işin gereklerine göre ileriki safhalarda da oluşturulabilir.
Taşra teşkilatından bağlı bulunulan üst teşkilata intikal ettirilecek talepler
MADDE 13- (1) Taşra Teşkilatınca; gerek yetki limitleri ve gerekse Kurumumuz iş bölümü nedeniyle, bu Yönergenin 10 uncu maddesinde belirtilen şekilde hazırlanan dosyalar, konuları itibariyle aşağıdaki daire başkanlıkları veya şube müdürlükleri ilgilendirerek bağlı oldukları üst teşkilata gönderilir.
a) Makine İkmal Daire Başkanlığı veya Şube Müdürlüğü 1) İş makinaları, makine ve teçhizat alımları,
2) Akaryakıt ve madeni yağ alımları, 3) Yedek parça alımları,
4) İş makinası lastikleri, 5) Güç kabloları v.b. konular, 6) Büyük tamir ve revizyon işleri.
b) İşletme Daire Başkanlığı veya İstihsal Şube Müdürlüğü 1) Dekapaj,
2) Kömür üretimi, ara kesme ve nakliye işleri, 3) Patlayıcı madde temini,
4) Patlatma hizmet alımı, 5) Maden direği temini,
6) Lavvar, torbalama, biriketleme, kriplaj v.b. tesis işletme hizmet alımları, 7) Ölçü ve değerlendirme işleri,
8) Yer altı hazırlık işleri
c) İdari ve Sosyal İşler Dairesi Başkanlığı veya Şube Müdürlüğü 1) İnşaat yapım ve onarım işleri,
2) Temizlik hizmetleri, 3) Personel taşıma,
4) Yemek pişirme,
5) Isı merkezi işletme, bakım ve onarım hizmetleri v.b. konular.
6) Büro, araç gereçleri bakım onarımları
ç) Etüd Proje Tesis Daire Başkanlığı veya Şube Müdürlüğü 1) Kömür hazırlama, zenginleştirme, torbalama tesisleri yapımı, 2) Kriblaj tesisleri yapımı,
3) Kompanzasyon tesisi yapımı, 4) Danışmanlık ve proje hizmetleri,
5) Briket tesisi yapımı,
6) Bir proje kapsamında komple yerüstü ve yer altı tesis ve ekipman alımı.
7) İnşaat yapım işleri
d) Satınalma Daire Başkanlığı 1) Kırtasiye ve demirbaş alımları,
2) Muhtelif büro sarf malzemesi alımları
3) Yurt dışından temin edilecek her türlü mal ve hizmet alımlarına ilişkin dış alım ihaleleri, İhale Mevzuatının yanı sıra, Dış Ticaret Mevzuatı, Kambiyo Mevzuatı, Gümrük Mevzuatı ve Uluslararası Ticari Teamüllere göre yürütüleceğinden, bu ihaleler sadece Kurum merkezinde yapılır ve Genel Müdürlük Satınalma Daire Başkanlığınca yürütülerek sonuçlandırılır.
e) Diğer konular
1) Yukarıda belirtilen konuların dışındaki ihale talepleri ise, ilgili daire başkanlığı veya şube müdürlüğü ilgilendirilmek suretiyle bağlı bulunulan teşkilata gönderilir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM İhale Sürecine İlişkin Hükümler
İhale işlem dosyasının satınalma veya alım birimine gönderilmesi
MADDE 14- (1) İhale yetkilisinden onay alınması ile ihale süreci başlamış olur.
Onaylanan ihale işlem dosyası, Merkezde Satınalma Daire Başkanlığına, Taşrada ise, Satınalma Müdürlüğü veya Alım Birimine intikal ettirilir. İhale işlem dosyalarının Satınalma veya Alım Birimlerine gönderilmesi sırasında 4734 sayılı Kanunun 13 üncü maddesi ve TKİ 3/g Yönetmeliği hükümleri dikkate alınarak ihalenin ilan süresi mutlaka belirtilir.
(2) Satınalma veya Alım Birimine intikal ettirilen ihale işlem dosyaları kayda alınmak suretiyle ilan veya daveti izleyen 3 gün içerisinde ihale komisyonu üyelerine verilir.
İhalenin ilanı ve ihale dokümanının aday veya isteklilere verilmesi
MADDE 15- (1) Satınalma veya Alım Birimi, 4734 sayılı Kanunun 13 üncü maddesindeki süreleri veya ilgisine göre TKİ 3/g Yönetmeliğinin 9 uncu maddesindeki hükümleri dikkate alarak, ihale onay belgesinde belirlenen esaslara göre ihaleyi ilan eder.
(2) Merkez ve Taşra Teşkilatında talep birimince, standart ihale dokümanları dışındaki teknik şartname, varsa proje harita ve benzeri dokümanlar yeterince çoğaltılarak Satınalma Dairesine / Satınalma Birimine gönderilir.
(3) Satınalma veya Alım birimlerince hazırlanan diğer ihale dökümanları ( idari şartname, sözleşme, standart formlar v.b.) aynı birim tarafından çoğaltılır.
(4) Satınalma veya alım birimlerince; aday ve isteklilerin, ihale ve/veya ön yeterlik dokümanı üzerinde, ihale dokümanında belirtildiği şekilde inceleme yapmalarını teminen gerekli ortam hazırlanır ve kolaylık sağlanır.
(5) İhale dokümanı bir dizi pusulasına bağlanır ve tespit edilen satış bedeli üzerinden aday veya isteklilere satışa sunulur.
Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi
MADDE 16- (1) Ön yeterlilik başvuruları, yeterlilik başvuruları veya teklifler; ihale ilanında belirtilen adreste, yine ilan metninde belirtilen gün ve saate kadar İdarenin Genel Evrak ve Arşiv Şefliklerince, uygulama yönetmelikleri ekinde yer alan “Alındı Belgesi”
karşılığında teslim alınır.
(2) Genel Evrak Servisleri son teklif verme saatine kadar gelen yeterlilik başvurularını veya teklif zarflarını, İhale Uygulama Yönetmelikleri ekinde yer alan Standart Tutanak Formunu düzenlemek suretiyle ihale komisyonuna teslim eder.
(3) İhale ve/veya yeterlik komisyonları; komisyon çalışmalarını ilgili mevzuatında (4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında yapılan ihalelerde, Kamu İhale Kurumunca yürürlüğe konulan ikincil mevzuat, TKİ 3/g Yönetmeliği çerçevesinde yapılan ihalelerde ise bu yönetmelik ile kurumumuz yönetim kurulu tarafından yürürlüğe konulan ikincil mevzuat, yönerge ve tamimler) belirlenen esaslar çerçevesinde yürütür ve sonuçlandırır .
(4) İhale komisyonu gerekçeli kararını alır ve ihale yetkilisine sunar. Kararlarda ve takrirlerde ihale safahatı ve yapılan işlemler, istekliler, teklifler ve değerlendirmeler, v.b.
hususlar ile ihalenin hangi istekli üzerinde kaldığı veya ihalenin iptal edilmesi yönünde karar alınması halinde nedenleri geniş bir biçimde açıklanır. Bu karar, ihale yetkilisinin onayına sunulur.
(5) Bu komisyon çalışmaları ile ilgili olarak, idare adına yapılacak bütün yazışmalar satınalma veya alım birimlerince yürütülür.
İhale onayı ve sözleşme
MADDE 17- (1) İhale komisyonları tarafından yapılan değerlendirme ve alınan gerekçeli karar, satınalma veya alım birimlerince ihale yetkilisinin onayına sunulur. İhale yetkilisi ilgili mevzuatı doğrultusunda kararı onaylar veya gerekçesini belirtmek suretiyle iptal eder.
(2) Kesinleşen ihale kararının bildirimi, sözleşmeye davet, sözleşme veya sipariş işlemleri gibi süreçler ilgili mevzuatı doğrultusunda satınalma veya alım birimlerince yürütülür.
(3) Sözleşmeler, satınalma veya alım birimlerince ihale işlem dosyasındaki Sözleşme Tasarısı esas alınarak hazırlanır. Talep birimi tarafından kontrol edilerek paraflanır.
Sözleşmeler;
a) Merkezde;
1) İhale yetkilisinin Yönetim Kurulu olduğu ihalelerde, Genel Müdür ile talep sahibi daire başkanlığının bağlı olduğu Genel Müdür Yardımcısı,
2) İhale yetkilisinin Genel Müdür olduğu ihalelerde ise talep sahibi daire başkanı ile bağlı olduğu Genel Müdür Yardımcısı tarafından,
b) Taşra Teşkilatında;
1) İhale yetkilisinin Yönetim Komitesi olduğu ihalelerde Müessese Müdürü ile talep sahibi birimin bağlı olduğu Müessese Müdür Yardımcısı,
2) İhale yetkilisinin Müessese Müdürü olduğu ihalelerde ise talep sahibi birim amiri ile bağlı olduğu Müessese Müdür Yardımcısı tarafından,
3) İşletme Müdürünün ihale yetkilisi olduğu ihalelerde İşletme Müdürü ile talep sahibi birim amirinin bağlı olduğu İşletme Müdür Yardımcısı veya İşletme Müdürü ile talep sahibi birim amiri tarafından,
4) Yukarıda belirtilenlerin ihale yetkilisi olmadığı ihalelerde ise talep sahibi birim amiri ile bağlı olduğu, İşletme Müdür Yardımcısı, Müessese Müdür Yardımcısı veya Genel Müdür Yardımcısı tarafından,
imzalanır.
(4) Sözleşmenin, TKİ 3/g Yönetmeliği çerçevesinde, iadeli taahhütlü sipariş mektubu gönderme şeklinde yapılması hallerinde, bu belgeler satınalma veya alım birimi amiri ile bu birimin bağlı olduğu üst makam tarafından imzalanır. Bu görevlilerin, görevleri başında bulunmadıkları zamanlarda, bu görevleri yürütmek için vekalet eden veya görevlendirilen kişiler tarafından imzalanır.
(5) Yapılan sözleşme ve eklerinin bir sureti satınalma veya alım birimlerince sözleşme sürecindeki işlemlerin yürütülmesi için talep sahibi birime gönderilir.
İhale sonucunun bildirimi :
MADDE 18- (1) İhalenin sonucu, ilgisine göre 4734 sayılı Kanunun 47 nci maddesine veya TKİ 3/g Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak satınalma veya alım birimlerince bildirilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM Doğrudan Temin Doğrudan temin ile ilgili yapılacak uygulamalar
MADDE 19-(1) 4734 sayılı Kanunda, 4964 sayılı Kanun ile yapılan değişiklik sonucu ihale usulü olmaktan çıkarılan doğrudan temin bir iş yapma ve yaptırma yöntemi olarak düzenlenmiştir.
a) 4734 sayılı Kanunun 22 nci ve TKİ 3/g Yönetmeliğinin 15 inci maddelerinin (a), (b),(c) bentlerinde belirtilen alımlar; ilgili mevzuat hükümlerine göre gerçekleştirilecektir.
b) 4734 sayılı Kanunun 22 nci maddesinin (d) bendine göre Büyükşehir Belediyesi sınırları dahilinde bulunan İdarelerin otuzüçbin yetmişaltı TL, diğer belediyeler sınırları içinde bulunan İdarelerin onbirbin yirmibir (2009 Yılı için KİK tarafından belirlenen) TL’sını aşmayan ihtiyaçları ile temsil ağırlama faaliyetleri kapsamında yapılacak konaklama, seyahat ve iaşeye ait alımlar kanun koyucunun küçük ölçekli günlük ihtiyaçlarının karşılanmasına kolaylık sağlanmasını amaçlayarak bir iş yapma ve yaptırma yöntemi olarak doğrudan teminle yapılabilecektir.
c) Doğrudan teminde, ihale komisyonu kurulmadan, teminat alınmadan ve 4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinde sayılan yeterlik kriterlerini arama zorunluluğu bulunmaksızın ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilir.
ç) Buna göre Kurumumuz İdari ve Sosyal İşler Birimince yürütülen hizmetlerden günlük küçük ölçekli ve anında karşılanması, yapılması, alınması ve kullanılması gereken tamir- bakım (araçlar, büro makineleri, tesisat, ve benzeri cihazlarla, makinalar ), seyahatlerde akaryakıt alımı, misafirhane, lokal, tabldot ile eğitim ve dinlenme tesislerinin günlük ihtiyaçlarının alımında Kanunun 22 nci maddesinin (d) bendinde belirtilen parasal sınır içinde kalınmak kaydı ile, her yıl ihale yetkilisince görevlendirilecek kişilere verilecek limitle avans kullanımı suretiyle piyasadan araştırma yapılarak ihtiyaçların karşılanması sağlanır. İhale yetkilisi alımları belgelerin ilişik olduğu onay belgesi ile onaylar.
d) Satınalma veya alım birimlerince 4734 sayılı Kanunun 22 nci maddesinin (d) bendi ile TKİ 3/g Yönetmeliğinin 15 inci maddesinin (ç) bendinde belirtilen değerin 2009 yılı için 3.500 TL’ sine kadar olan alımlar piyasada fiyat araştırması yapılarak çarşı pazarlığıyla, 2009 yılı için 3.500 TL ile Kanunun 22 inci maddesinin (d) bendi ve TKİ 3/g Yönetmeliğinin 15 inci maddesinin (ç) bendinde belirtilen üst limit arasındaki alımların ise en az 3 tedarikçiden teklif almak ya da teklif istemek suretiyle gerçekleştirilir.
e) Bu alımlardan satınalma veya alım birimlerince, fiyat araştırması yapılarak çarşı pazarlığıyla gerçekleştirilecek olan alımlar ile İdari ve Sosyal İşler Birimlerince bu
Yönergenin 19 uncu maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendinde belirtilen alımlar fatura karşılığı, alım anında ödeme yapılarak temin edildiği için onay belgesi düzenlenmeyecek ve sözleşme yapılmayacaktır. Dolayısıyla alım bedeli üzerinden ‰ 4,5 (bindedörtbuçuk) Karar Damga Vergisi ve ‰ 7,5 (bindeyedibuçuk) Sözleşme Damga Vergisi alınmayacaktır.
f) En az 3 tedarikçiden teklif almak suretiyle ya da yazı ile teklif istenerek yapılacak alımlar, bir tutanağa bağlanacak ve evrak kaydına alınarak düzenlenecek alım tutanağı ihale yetkilisi tarafından onaylanacaktır. Bu alımlar için tedarikçilerden sadece ‰ 4,5 (bindedörtbuçuk) Karar Damga Vergisi tahsil edilecektir.
g) Bu Yönergenin 19 uncu maddesinin birinci fıkrasının (f) bendinde belirtilen alımlarda, malın teslimi veya hizmetin yada yapım işinin belli bir süreyi gerektirmesi durumunda Tip Sözleşme yerine 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununun 7 nci maddesi de dikkate alınarak İdarenin ihtiyacına uygun sözleşme düzenlenir. Ayrıca tedarikçilerden ‰ 4,5 (bindedörtbuçuk) Karar Damga Vergisi ve ‰ 7,5 (bindeyedibuçuk) Sözleşme Damga Vergisi tahsil edilir. Bu alımlar sonucunda yapılacak sözleşmeler ihale yetkilisi tarafından imzalanır.
ğ) Gerçek ve tüzel kişilerce düzenlenen kurs, seminer, sempozyum v.b. gibi etkinliklere katılım ile ilgili işlemler 4734 sayılı Kanunun 22 nci maddesinin (b) ve (d) bendi esasları dahilinde eğitim birimlerince yürütülür.
Güncelleme
MADDE 20 – (1) Bu Yönergenin 5 inci maddesinde belirtilen ihale yetkililerinin yetki limitleri ve 19 uncu maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde belirtilen değerler 4734 sayılı Kanunun 67 nci maddesine paralel olarak her yıl 1 Şubat tarihinden geçerli olmak üzere otomatikman güncellenir.
Yürürlük
MADDE 21- (1) Yönetim Kurulumuzun 05.09.2005 tarih ve 36/334 sayılı kararıyla kabul edilerek aynı tarihte yürürlüğe girmiş olan Yönergede, Yönetim Kurulumuzun 08.02.2008 tarih ve 6/80 sayılı kararı ile gerekli değişiklik yapılmıştır. Ayrıca, aynı Yönergede yine, Yönetim Kurulunun 31.07.2009 tarih ve 27/272 sayılı kararı ile değişiklikler yapılmış ve aynı tarihte onaylanarak yürürlüğe girmiştir.
Yürütme
MADDE 22- (1) Bu Yönerge hükümlerini Türkiye Kömür İşletmeleri Genel Müdürü yürütür.
