BİLİŞİM SİSTEMLERİNİN PRENSİPLERİ
Bölüm 2
Organizasyonlarda Bilişim Sistemleri
Derleyen: Prof. Dr. Güngör BAL
2
Prensipler ve Öğrenme Hedefleri
• Organizasyona bir değer ilave etmek için bilişim sistemlerinin kullanımı; organizasyonel yapı, kültür ve değişimden şiddetli şekilde etkilenmektedir.
– Kaynak zincirindeki değer ilaveli süreçleri belirleyiniz ve bunların içinde bilişim sistemlerinin rolünü
açıklayınız.
– Organizasyonel yapı, kültür, değişim terimlerinin açık tanımlarını temin ediniz ve bunların bilişim sistemlerini nasıl etkilediklerini tartışınız
3
• Bilişim sistemleri çok önemli olduğu için iş/işletme iyileştirmelerin veya tamamen yeni sistemlerin şu hususlarda yardımcı olmasından emin olmak ister:
ü maliyetlerin azaltılması, ü kazançların artırılması, ü hizmetin iyileştirmesi,
ü rekabetçi avantajların elde edilmesi
Prensipler ve Öğrenme Hedefleri
(devam)
4
– Maliyeti azaltmak veya hizmeti iyileştirmek için uygulanacak bazı stratejileri belirleyiniz.
– Rekabetçi avantaj terimini tanımlayınız ve
organizasyonların bilişim sistemlerini kullanarak böyle bir avantajı nasıl kazandığını tartışınız.
– Organizasyonların bilişim sistemlerine olan ihtiyaçlarını nasıl savunacağını tartışınız.
Prensipler ve Öğrenme Hedefleri
(devam)
5
• İşletme yöneticileri ile bilişim sistemleri personeli arasında işbirliği her hangi bir yeni veya yeniden düzenlenmiş sistemin potansiyelinin açılması için bir anahtardır.
– Bilişim sistemlerinde var olan rollerin, fonksiyonların ve kariyerlerin tiplerini belirleyiniz
Prensipler ve Öğrenme Hedefleri
(devam)
6
Organizasyonlarda Bilişim Sistemlerini Niçin Öğrenmeliyiz?
• Maliyeti azaltmak ve kazancı artırmak için bütün organizasyon tipleri bilişim sistemlerini kullanır.
• Son yıllarda bilişim sistemleri organizasyonların çalışma şekillerini değiştirmektedir. Manuel işlemleri
otomatikleştirmek için bir defa bilişim sistemi
kullanıldığında bilişim teknolojisi işin doğasını ve organizasyonun biçimini dönüştürür.
• Çoğu alanlardaki öğrencilerin bilişim sistemlerini bilmeleri gerekir.
– Yönetim ağırlıklı öğrenciler verimliliği iyileştirmek amacıyla tasarım yapmak için işe alınabilirler
– Biyokimya ağırlıklı öğrenciler bilgisayar teknikleri kullanarak ilaç araştırmasını yapmak için işe alınabilirler.
7
Organizasyonlar ve Bilişim Sistemleri
• Organizasyon: Bir takım hedefi gerçekleştirmek için insanların ve diğer kaynakların yasal olarak bir araya gelmesidir. Organizasyonlar kar amaçlı ve kar amacı gütmeyen olmak üzere ikiye ayrılır.
• Bir organizasyon bir sistemdir: girişleri, işleme
mekanizmaları, çıkışları ve geri beslemesi vardır.
– Sistem girişleri: malzemeler, insanlar ve para gibi materyaller
– Çevreye çıkışlar: ürünler ve hizmetler.
Şekil 2.1: Bir organizasyonun genel bir modeli 8
Organizasyonlar ve Bilişim Sistemleri
(devam)
9
• Değer zinciri: Giren lojistikleri, ambarı ve depolamayı/
saklamayı, üretimi, tamamlanan ürünleri depolamayı, çıkan lojistikleri, pazarlama ve satışı, müşteri hizmetini kapsayan aktiviteler serisi veya zinciri
• Giriş yönetimi (Upstream management): ham materyallerin, giren lojistiklerin, depo (ambar) ve saklama araçlarının yönetimi
• Çıkış yönetimi (Downstream management) : Tamamlanmış ürünü depolamayı, çıkan lojistikleri, pazarlama ve satışlar ile müşteri hizmetlerinin yönetimi
Lojistik: organize bir sistem içinde belirli amaçlar için insanların ve/veya ekipmanın ve destek faaliyetlerin yer değiştirmelerinin ve
yerleştirilmelerinin planlanması, uygulanması ve kontrolu
Organizasyonlar ve Bilişim Sistemleri
(devam)
Şekil 2.2: İmalat şirketinin değer zinciri 10
Organizasyonlar ve Bilişim Sistemleri
(devam)
11
Organizasyonel Yapılar
• Organizasyonel yapı: organizasyona ait alt üniteler ve bunların bütün organizasyonla olan ilişkilerinin yolu
• Organizasyon yapısının kategorileri
– Geleneksel – Proje
– Takım – Sanal
12
• Hiyerarşik bir yapı
• Ana bölüm (department ) yöneticileri başkana veya üst seviye yöneticiye rapor hazırlar
• Yönetim piramidi karar verme ve otoritenin hiyerarşisini gösterir.
Geleneksel Organizasyonal Yapı
13
Şekil 2.4: Bir organizasyonun basitleştirilmiş modeli. Yönetimsel piramidin üst seviye yöneticisinden alt seviye (yönetici olmayan) çalışanlarına kadar göstermektedir.
Geleneksel Organizasyonal Yapı
(devam)
Piramidin üstüne doğru karar verme yetkisi artmaktadır.
14
Proje ve Ekip Organizasyonel Yapıları
• Proje organizasyonel yapısı: Ana ürünler veya hizmetler üzerine merkezli
– Çoğu proje ekipleri geçicidir.
• Ekip organizasyonel yapısı: İş (work) ekipleri veya grupları merkezli
– Ekip, hedeflere bağlı olarak geçici veya devamlı olabilir.
15
Sanal Organizasyonel Yapı ve Ortak Çalışma
• Sanal Organizasyonel Yapı:
Ø Coğrafyasal dağınık alanlarda işletme birimlerini istihdam eder
Ø İnsanlar asla yüz yüze gelmeyebilirler Ø Ortak çalışmaya izin/fırsat verir
ü Yöneticiler ve çalışanlar gruplar içinde etkin
olarak çalışabilirler, dünyanın farklı yerlerinden oluşmuş üyeler bile
16
Organizasyonel kültür ve değişim
• Organizasyonel kültür
– İş, şirket veya diğer organizasyon için önemli anlayışları ve varsayımları kapsar
– Anlayış; ortak inançları, değerleri, karar vermede yaklaşımları içerir ve amaçlar ve resmi politikalar olarak beyan edilmez veya raporlanmaz.
– Organizasyon kültürüne destek olan bilişim sistemlerinin gelişimine pozitif etki yapar
• Organizasyonel değişim
– Kar amaçlı veya kar amaçlı olmayan organizasyonlarda değişimi uygulamak ve idare etmek için planlamanın nasıl yapılacağı ile uğraşır. Değişime her seviyedeki çalışanlar gibi dahili faktörler veya
rakipler, paydaşlar, kanunlar ve yönetmelikler, doğal afetler ve genel ekonomik şartlar gibi harici faktörler neden olabilir.
§ Kültür: Bir ülke veya etnik grup içinde paylaşılan ana anlayışlar ve kabullerin bir takımıdır.
17
Yeniden Yapılandırma ve Sürekli İyileştirme
(Reengineering and Continuous Improvement)
• Rekabetçi kalabilmek için organizasyonlar iş yapma yollarında/yöntemlerinde nadiren ana değişiklikler
yapmak zorunda kalabilirler. Yani, organizasyonlar amaçlarını gerçekleştirmek için kullandıkları aktiviteleri, hedefleri veya süreçleri değiştirmelidirler.
• Yeniden yapılandırma
– Prosesin yeniden tasarımı
– İş süreçlerinin, organizasyonel yapıların, bilişim sistemlerinin ve iş/
işletme neticelerinde bir atılım gerçekleştirmek için organizasyonun değerlerinin radikal olarak yeniden tasarımı
– Bir organizasyonun değerleri ve bilişim sistemlerinde değişikliklere sebep olabilir.
– Teslim süresinde kısalma, ürün ve servis kalitesinde artış, müşteri
memnuniyetinde iyileştirme, gelir ve karlılıkta artışa katkı sağlayabilir.
Şekil 2.8: Yeniden yapılandırma 18
Yeniden Yapılandırma ve Sürekli
İyileştirme
(devam)19
• Sürekli iyileştirme
– Ürünlere ve servislere değer ilave etmek için iş süreçlerini iyileştirmenin yollarını sürekli aramak – Faydalar
• Artırılmış müşteri sadakati
• Müşteri memnuniyetsizliğinde azalma
• Rekabetçi baskınlar için fırsatları azaltılma
Yeniden Yapılandırma ve
Sürekli İyileştirme
(devam)20 İş süreç yeniden yapılandırması Sürekli iyileştirme
Ciddi problemleri çözmek için güçlü aksiyonlar yapılır
Küçük iyileştirmeler yapmak için rutine aksiyonlar yapılır
Yukarıdan aşağı değişim üst seviye yöneticiler tarafından yürütülür
Aşağıdan yukarı değişim çalışanlar tarafından yürütülür
Geniş kapsamlı; bölümler arası kesintiler Dar kapsamlı; odak, belirli bir alanda görevler üzerinedir
Hedef ana atılımı gerçekleştirmektir Hedef süreklidir, kademeli iyileştirmeler Üçüncü kişiler (harici) tarafından yönetilir İşi yapanlar tarafından yönetilir
Bilişim sistemi çözümün ayrılmaz bir tamamlayanıdır
Bilişim sistemleri iyileştirme ekibine rehberlik etmek için veri sağlar
Yeniden Yapılandırma ve
Sürekli İyileştirme Karşılaştırması
21
Kullanıcı Memnuniyeti ve Teknoloji Kabulü
(User Satisfaction and Technology Acceptance)
• Etkin olması için yeniden yapılandırma ve sürekli
iyileştirme çabaları, kullanıcıların memnun edilmesi ve teknolojinin kabul edilmesi ve organizasyonlarda kullanılması ile sonuçlanmalıdır.
• Teknoloji kabul modeli (TAM): teknolojinin yüksek seviyede kabulü ve kullanımına yönelten faktörleri belirler
• Teknoloji yayılması: bir organizasyon içine teknolojinin ne kadar geniş yayıldığının ölçüsü
• Teknoloji aşılama: teknolojinin bir departmana nüfuzunun bir ölçüsü
22
Kalite
(Quality)
• Kalite: bir ürünün (servisler de dahil) veya hizmetin müşteri beklentilerini karşılama veya geçme yeteneği
• Kaliteyi garanti etmek için kullanılan teknikler
– Toplam kalite yönetimi (Total quality management): müşteri beklentisinin aşılmasını hedefleyen, ekip çalışmasını
destekleyen, tüm süreçlerin gözden geçirilmesini ve iyileştirilmesini sağlayan bir yönetim felsefesidir.
– Altı sigma (six sigma): operasyonlarda mükemmelliğin
sağlanması amacıyla işletmelerde süreçlerin tanımlanması, ölçülmesi, analiz edilmesi, iyileştirilmesi ve kontrolü için
kolay ve etkili istatik araçlarının kullanıldığı bir yönetim stratejisi
23
• Hem stratejik avantajları hem de maliyetleri dikkate alır
• Verimliliği, yatırım karlılığını, net mevcut değeri ve diğer performans ölçülerini kullanır. Bu dengeli
yaklaşım maliyetleri azaltmaya ve kazancı artırmaya çalışır.
Performans-Tabanlı Bilişim Sistemleri
Performance Based Information Systems
24
Performans-Tabanlı Bilişim Sistemleri
(devam)
Şekil 2.9: İşletmede bilişim sistemi kullanımında üç aşama
25
Verimlilik
(Productivity)
Verimliliği ölçen ve kontrol eden bilişim sistemlerini geliştirme çoğu organizasyonlar için ana unsurdur.
• Gerçekleştirilen çıkışın gerekli girişe bölünmesiyle elde edilen bir ölçü
• Verilen bir giriş seviyesi için daha yüksek bir çıkış seviyesinin anlamı daha büyük verimliliktir.
Verimlilik; ham madde miktarı, elde edilen kalite, mal veya hizmetleri üretmek için geçen zaman gibi
faktörlere dayalıdır.
26
Risk
• Yöneticiler bilişim sistemlerinin tasarım, geliştirme, ve gerçekleştirilmesinde dikkatli olmalıdırlar.
• Bilişim sistemleri bazen maliyetli başarısız olabilirler.
• Bir sistemin geliştirme ve gerçekleştirme maliyetleri ondan sağlanacak kazançlardan büyük olabilir.
27
Bilişim Sistemlerinde Kariyerler
(Careers in Information Systems)
• Derece programları
– Bilişim sistemlerinde dereceler
– Küresel veya uluslar arası yönelime sahip iş/işletme dereceleri
• Bilgisayar sistemleri, bilişim sistemleri uzmanlarının kolay iş almasını sağlar.
• Bilişim sistemlerindeki fırsatlar tek bir ülkeyle sınırlı değildir.
28
Bilişim sistemleri departmanlarındaki roller, fonksiyonlar ve kariyerler
(Roles, Functions, and Careers in the IS Department)
• Bilişim sistemlerinde birincil sorumluluklar
– Operasyonlar: Bilişim sistemlerinin fonksiyonlarının etkinliğine odaklanır.
– Sistem geliştirme: Özel geliştirilen projeler ve
sürmekte olan bakım ve gözden geçirmeler üzerine odaklanır.
– Destek: Kullanıcıya yardım, veri yönetimi, kullanıcı eğitimi, Web yönetimi sağlar.
29
Bilişim Sistemi Unvanları ve Fonksiyonları
• Üst düzey bilişim yöneticisi
– Organizasyonun hedeflerine ulaşmak için bilişim sistemi bölümündeki donanımı ve personeli
sağlar
• LAN yöneticisi
– Ağ donanımı, yazılımı tesis eder ve güvenlik süreçlerini yönetir
30
• Internet kariyerleri
– Internet stratejistleri ve yöneticileri – Internet sistemleri geliştiriciler
– Internet programcılar
– Internet veya Web sitesi operatörleri
• Belgelendirme
– Örnekler: Microsoft Certified Systems Engineer,
Certified Information Systems Security Professional (CISSP), and Oracle Certified Professional
Bilişim Sistemi Unvanları ve Fonksiyonları
(devam)
31
Diğer Bilişim Sistemi Kariyerleri
• Bilgi güvenliği
• Mahremiyet
• Siber güvenlik
• Çevrim içi sahtekarlıkla mücadele
• Video-oyun geliştirme
32
• Evden çalışma
• Bir danışmanlık firması için çalışma
• Ürün geliştiren veya satan tedarikçinin donanım ve yazılım işlerinde çalışma
Diğer Bilişim Sistemi Kariyerleri
(devam)
33
Özet
• Bir organizasyonu bir sistemdir- girişleri, işleme mekanizmaları, çıkışları ve geri beslemesi vardır.
• Organizasyonel yapının katogorileri: geleneksel, proje, ekip ve sanal
• Organizasyon kültürü: Önemli kavrayışlar ve varsayımlar
• Yeniden yapılandırma: iş süreçlerinin,
organizasyonel yapıların, bilişim sistemlerinin ve iş/
işletme neticelerinde bir atılım gerçekleştirmek için organizasyonun değerlerinin radikal olarak yeniden tasarım
34
• Performansa-dayalı bilişim sistemleri: Hem stratejik avantajları hem de maliyetleri dikkate alır
• Verimlilik: Gerçekleştirilen çıkışın gerekli girişe bölünmesiyle elde edilen bir ölçü
• Bilişim sistemlerinde birincil sorumluluklar:
operasyonlar, sistem geliştirme, destek
• Tipik Bilişim sistemleri unvanları:
Şef bilişim görevlisi, Internet stratejistleri ve
yöneticileri, Internet sistemleri geliştiriciler, Internet programcılar, Internet veya Web sitesi operatörleri
Özet
(devam)
