19. ULUSAL HALK SAĞLIĞI KONGRESİ GERÇEKLEŞEN BÜTÇE’YE YÖNELİK GÖRÜŞ-
SORUNLAR
ÖZET
Bu rapor, Halk Sağlığı Uzmanları Derneği ile Ege Üniversitesi Tıp Fakültesi Halk Sağlığı Anabilim Dalının, 15-19 Mart 2017
günlerinde Antalya Akka
Antedon Otelde düzenledikleri 19. Ulusal Halk Sağlığı Kongresi hesaplarına yönelik
değerlendirmeleri içermektedir.
1
Bu rapor Halk Sağlığı Uzmanları Derneği ile Ege Üniversitesi Tıp Fakültesi Halk Sağlığı Anabilim Dalının, 15-19 Mart 2017 günlerinde Antalya Akka Antedon Otelde düzenledikleri 19. Ulusal Halk Sağlığı Kongresi Hesaplarına yönelik hazırlanmıştır.
Rapor; Plaza Turizm Kongre Organizasyon A.Ş. (Plaza)tarafından kongre sonrası gönderilen “UHSK Akka Antedon-Finalize Bütçe” başlıklı excel dokümanının değerlendirmesini içermektedir. Değerlendirme, Plaza tarafından HASUDER’e yapılan tüm teklifler (Çeşme ve Antalya), Plaza’nın Akka Antedon Oteline yaptığı ödemelerin faturaları ve gerçekleşen bütçe üzerinden yapılmıştır. Rapordaki alt başlıklar, Plaza tarafından hazırlanan “UHSK Akka Antedon-Finalize Bütçe”
dokümanının Güncel Bütçe sayfasındaki başlıklara göre belirlenmiştir. Şekiller Plaza tarafından gönderilen belgelerden kesilerek bu rapora yapıştırılmıştır.
KONAKLAMA DETAYLARI:
Plaza tarafında “Finalize Bütçe” olarak gönderilen excel dosyasında güncel bütçe sayfasındaki Konaklama Detayları başlığında gelir olarak 204.351,35 TL kayıtlara geçmiştir (Şekil 1).
Şekil 1. Finalize Bütçe’de konaklama detayları bölümünde gelirler Aynı sayfada gider toplamı olarak 148.352,00 TL görünmektedir. Giderler içinde dış katılımcılar için ödenen bedel ve 26 personelin 6 gece konaklaması da yer
almaktadır (Şekil 2).
Şekil 2. Finalize Bütçe’de konaklama detayları bölümünde giderler
2
Konaklama detayları tablosunda yer alan “sadece dış katılım bedeli” (4.875TL) çıkarıldıktan sonra konaklama gideri (katılımcı + personel konaklamaları) toplamı 143.477 TL görünmektedir. Kısaca Plaza yapılan konaklamaların tümü için ödediği bedeli 143.477 TL olarak bildirmektedir.
Plaza, HASUDER’in talebi üzerine Akka Antedon Otele yaptıkları ödemeleri içeren faturaları elektronik ortamda göndermiştir. Plaza’nın Akka Antedon Otele yaptığı konaklama ödemeleri 23.03.2017 tarih ve 448 nolu faturada görünmektedir. Bu faturaya göre Plaza konaklamalar için toplam 123.527 TL ödemiştir (Şekil 3).
Şekil 3. Akka Antedon otelin Plaza’ya kestiği faturada konaklama bedeli
Sonuç olarak; Plaza Şekil 2 ve 3’de görüldüğü gibi HASUDER’e konaklama bedeli olarak 143.477 TL bildirirken Akka Antedon Otele 123.527 TL ödemiştir. Bu iki belge arasındaki 19.950 TL’lik büyük tutarsızlığın Plaza tarafından açıklanmaya ihtiyacı vardır.
Konaklama detayları Akka Antedon Otel tarafından kesilen faturada görüldüğü şekilde düzeltildiği ve dış katılımcı bedeli (4.875 TL) eklendiğinde toplam konaklama gideri 128.402TL olmaktadır.
YİYECEK İÇECEK GİDERLERİ
Kongrenin son günü (19 Mart 2017) otelden ayrılırken alınan öğle yemeği bedeli 4.545 TL tutmuştur. Bu bedeli, programda görünmesine ve günler öncesinden belirlenmiş olmasına dayanarak, öngörülebilecek bir sorun olarak değerlendiriyor, Plaza tarafından otel ile herhangi bir görüşme yapılmadığı nedeniyle sorun yaşandığını düşünüyoruz.
3 Şekil 4. Finalize Bütçe’de yiyecek içecek giderleri
UÇAK BİLETİ/TRANSFER GİDERLERİ
Bu başlık altında belirtilen uçak biletleri ayrıntısı Plaza tarafından finalize bütçede sunulmuştur. Transfer bedeli olarak 18.120 TL gider ve 2.600 TL gelir gösterilmektedir.
Gelir, Plaza’nın havaalanı-otel-havaalanı transferlerinde hizmeti satın alanların ödedikleri bedellerdir. Toplanan 2600 TL’nin kimlerden alındığı dokümanda yer almamaktadır (Şekil 5).
Şekil 5. Finalize Bütçe’de uçak bileti/transfer giderleri
Plaza tarafından Finalize Bütçe eki olarak transferlerin ayrıntısı listelenmiştir (Şekil 6).
Bunun üzerinden oluşturulan, sefer sayısı ve kullanılan araç tipinin günlere göre dağılımı Tablo 1’de sunulmaktadır.
Şekil 6. Finalize Bütçe ekindeki transfer ayrıntısı sayfasından görünüm
Plaza transferleri için 18.120 TL talep etmektedir.
Tablo 1. Sefer sayısı ve araç tiplerinin günlere göre dağılımı Tarih Sefer sayısı Araç tipi
13 Mart 3 Mini
14 Mart 11 Mini
15 Mart 13 Mini
4
Kongre boyunca toplam 82 sefer gerçekleştirilmiştir. Transferlerin büyük çoğunluğu çift yöndür. Tek yönlü transferlerin sayısı 7’dir (M. Ali Kurçer, Sevgi Güler, Raika Durusoy, Polat Zontur, Zeliha Öcek, Burcu Tokuç+Gamze Varol, Aslı Davas).
Plaza transfer bedelini, mini araçlar için 220 Tl ve midi araç için 260 TL üzerinden belirlemiştir (Şekil 6). Bu ücretlendirme Plaza tarafından kongre web sayfasında yayınlanan transfer ücretleri ile farklı olup daha fazladır ( Şekil 7).
Tüm seferler tek yön ve özel sefer kabul edilse bile 190X82=14.580TL transfer bedeli oluşmasına karşın Plaza’nın finalize bütçesinde transfer bedeli olarak 18.120TL görülmektedir(Şekil 5).
Transfer bedeli olarak dernekten istenen ve kongre sayfasında yayınlanan farklı iki rakam Plaza’nın, katılımcılara sunduğu bedelin üzerinde bir bedeli
HASUDER’den talep ettiğini düşündürmektedir.
Şekil 7. Kongre web sayfasında duyurulan transfer ücretleri
Bu bilgiler ışığında;
Tek yön özel transfer = 7 X 190 =1.330 Çift Yön toplu transfer=75 X 120 =9.000
Transferler Toplamı =1300 + 9000 =10.330 TL’dir.
Sonuç olarak; Uçak bileti/transfer giderleri toplamı=21.040 TL’dir.
16 Mart 11 Mini
17 Mart 18 Mini
18 Mart 17 Mini
19 Mart 6 Mini
2 Midi
20 Mart 1 Mini
Toplam 82
5
Hesaplar arasındaki 7.790 TL’lik fark ve tutarsızlık Plaza tarafından açıklanmaya gereksinim duymaktadır.
DEKORASYON GİDERLERİ
Dekorasyon giderlerine ilişkin Plaza tarafından verilen teklif (Şekil 8) ve finalize bütçede gerçekleşen (Şekil 9) durum aşağıda sunulmuştur.
Şekil 8. Plaza tarafından verilen teklifte dekorasyon giderleri
Şekil 9. Plaza tarafından verilen finalize bütçede gerçekleşen dekorasyon giderleri
Kongre düzenleme sürecinde dekorasyon maliyetini düşürmek için karşılıklı görüşme ile değişiklik yapıldığı ve ana salon sahne giderinin 1000 Euro’ya indirildiği, teklifte değişiklik yapılmadığı ancak finalize bütçede düzeltme yapılmış olduğu
görülmektedir.
Plaza’nın kongre öncesi verdiği € birimindeki tüm kalemleri kuru 4TL kabul ederek hesapladığı görülmektedir. Oysa € 4TL olmamıştır. Raporda Euro kuru kongre sürecindeki değeri olan 3,89TL üzerinden değerlendirilmiştir.
Poster panosu için belirlenen bedel 60 TL olarak hesaplanmıştır. Oysaki Plaza diğer tekliflerinde poster panoları için pano başına 10€ kira bedeli bildirmiştir (Şekil 12).
Nisan 2017 itibarıyla da poster pano kiraları yaklaşık olarak 40 TL civarındadır. Bu hesapla poster panosu gideri 2.918 TL olmalıdır.
Şekil 8 ve 9 birlikte değerlendirildiğinde ve kongre sırasında Euro’nun 3,89 TL olduğu göz önüne alındığında (Ana yan salon sahne 1000 €, kayıt masası 750 €, hoş geldin backdrop 270 € üzerinden ve teklifte yer almayan kalemler finalize bütçede
sunulduğu şekilde TL olarak hesaba katıldığında) dekorasyon gideri 13.314 TL olarak hesaplanmaktadır.
6 ANA SALON TEKNİK EKİPMAN
Ana Salon teknik ekipman giderlerine ilişkin Plaza tarafından verilen teklif (Şekil 10) ve finalize bütçede gerçekleşen (Şekil 11) durum aşağıda sunulmuştur.
Şekil 10. Plaza tarafından verilen teklifte ana salon teknik ekipman giderleri
Şekil 11. Plaza tarafından verilen finalize bütçede gerçekleşen ana salon teknik ekipman giderleri Finalize bütçe ana salon teknik ekipman başlıklı tabloda üç sorun dikkat
çekmektedir. İlki, otelin konuşmacı kürsüleri dışında 2 adet konuşmacı kürsüsünün kullanıldığının görünmesidir. Kürsü bedeli teklifte 40 € ve gerçekleşen bütçede 160TL (40X4)olarak görünmektedir. Kürsülerin özellikleri de teklifte (Şekil 10) “kürsü önü LCD TV ve kürsü üzeri sunum monitörlü” olarak tanımlanmıştır. Oysa 19. Ulusal Halk Sağlığı Kongresinde bu özelliklerde kürsü kullanılmamıştır. İkinci dikkat çeken “Ana salon ve yan salonlar için plazma cover ve ekranlar (2’şer adet)” başlığıdır. Yine 19. Ulusal Halk Sağlığı Kongresinde yan salonlarda 2’şer adet ekran kullanılmamıştır. Son olarak 8 teknik personelin 60€ günlük ile 5 gün çalışması üzerinden ücretlendirme yapılmıştır. Oysa Plaza’nın Ilıca Otel ve diğer oteller ve için verdiği tekliflerin
tamamında 6 teknik personelin 4 gün çalışacağı ve ücretlerinin günlük olarak 80€
olacağı bildirilmiştir (Şekil 12). Ücretlerde önemli bir fark vardır ancak çalışılacak gün bellidir.
Hesaplar düzeltildiğinde teknik personel bedeli 5.601 TL olmaktadır. Teknik personel ücretlendirilmesindeki artış ve çalışılan gün konusunda Plaza’nın açıklamasına gereksinim duyulmaktadır.
7
Şekil 12. Plaza tarafından Ilıca ve diğer oteller için verilen teklifte teknik personel durumu
Sonuç olarak; kullanılmayan malzemeler çıkarıldığı, teknik personel ücreti ve çalışma süreleri düzeltildiği durumda ana salon teknik ekipman giderleri toplamı 35.237 TL olmaktadır.
Plaza’nın iki teklifi (Şekil 10 ve 12) arasındaki tutarsızlık dikkat çekici olup anlaşılamamıştır. Plaza aynı başlık altında (Sunum altyapısı) birim fiyatı bir teklifinde 125€, diğerinde 750€ olarak bildirmektedir. Benzer şekilde barkovizyon için 100€ ve 300€ olarak çok farklı bedeller sunabilmiştir. Plazanın aynı hizmet için yaptığı 3-6 kat farklı ücretlendirmeleri şüphe ile karşılanmalıdır.
ORGANİZASYON HİZMET PERSONEL GİDERLERİ
Organizasyon hizmet personel giderlerine ilişkin Plaza tarafından verilen teklif (Şekil 13) ve finalize bütçede gerçekleşen (Şekil 14) durum aşağıda sunulmuştur.
Şekil 13. Plaza tarafından verilen teklifte Organizasyon hizmet personel giderleri
Şekil 14. Plaza tarafından verilen finalize bütçede gerçekleşen Organizasyon hizmet personel giderleri
Kongrede toplam olarak 9’u teknik personel ve 15’i organizasyon hizmet personeli olmak üzere toplam 24 kişi çalışmıştır. Personel konaklamaları bölümünden
anlaşıldığı kadarıyla 2 kişi de yönetici pozisyondadır.
8
Salonlar 4 gün kullanılmış olmasına karşın hesaplamalar 6 gün üzerinden yapılmıştır.
Plaza’nın diğer tekliflerinin tamamında 4 gün üzerinden ücretlendirme yapılmıştır.
Hesaplar Plaza’nın teklifine uygun düzeltildiğinde organizasyon hizmet personel gideri toplamı 11.670TL’dir.
DİĞER SERVİSLER
Diğer servis giderlerine ilişkin Plaza tarafından verilen teklif (Şekil 15) ve finalize bütçede gerçekleşen (Şekil 16) durum aşağıda sunulmuştur.
Şekil 15. Plaza tarafından verilen teklifte diğer servis giderleri
Şekil 16. Plaza tarafından verilen finalize bütçede diğer servis giderleri
Plaza çantalar için kargo bedeli olarak 220 TL talep etmektedir. Oysaki Uniteks tekstil;
ürettiği çantaları 13.03.2017 günü ve 82072 nolu 3 koli ile gönderilmiş ve kargo bedeli olan 71,19 TL’yi ödemiş olduğunu belgelemektedir. Bu durumun sehven yapıldığı
9
öğrenilmiştir. Plaza’nın 220 TL olarak talep ettiği kargo bedeli kalem ve bloknotlar için yapılan ödemeye aittir (Şekil 17)
Şekil 17. Kargo bedelleri dökümü
Hesaplar düzeltildiğinde diğer servis bedeli 7.027 TL’dir.
SONUÇ
Plaza’nın finalize bütçe olarak sunduğu belgenin değerlendirilmesi sonucunda;
1. Konaklama gideri olarak belirtilen 143.477 TL ile Akka antedon Otele yaptıkları 123.527 TL arasındaki 19.500TL farkın nereden kaynaklandığı Plaza tarafından açıklanması ve belgelendirilmesi gereken bir konudur.
2. Kongre sürecinde kullanılmayan (LCD ekranlı kürsü, yan salonlarda 2 ekran gibi) malzemelerin bedellerinin istenmiş olduğu görülmektedir.
3. Euro kuru 4TL olarak hesaplara katılmıştır.
4. Teklifler ile finalize bütçedeki personel sayıları, günlük ücretleri ve çalışılan gün tutarsızlıkları ve böylelikle artırılan bedel Plaza tarafından açıklanması gereken bir durumdur.
5. Kongrenin son günü öğlen yemeği için ödenen bedel, öngörülebilir olduğu halde Plaza tarafından önlemi alınmamış bir durumdur.
Sonuç olarak; hesaplarda tutarsızlıklar, fazlalıklar ve kimi haksız talepler görülmektedir.
