ANKARA HACI BAYRAM VELİ ÜNİVERSİTESİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ HASSAS GÖREV FORMU

(1)

ANKARA HACI BAYRAM VELİ ÜNİVERSİTESİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ

HASSAS GÖREV FORMU DEKAN HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

BİRİMİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ

ALT BİRİMİ DEKAN

Hassas Görevler Riskler(Görevin Yerine

Getirilmemesinin Sonuçları)

Risk Düzeyi

Prosedürü(Alınması Gereken Önlemler ve Kontroller) Hassas Görevi Olan Personel 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu’nun

4.ve5.Maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek

‐Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşmada aksaklıklar yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaşanması

Yüksek ‐İlgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilme yönünde gerekli çalışmaların tamamlanması

Dekan

Fakülte kurullarına başkanlık etmek ve kurul kararlarının uygulanmasını sağlamak. Fakülte birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak

‐Kurulların ve idari işlerin aksaması nedeniyle hak kaybı

Yüksek ‐Zamanında kurullara başkanlık etmek, kurul kararlarının uygulanmasını sağlamak

Dekan

Her yıl Fakülte stratejik bütçesinin gerekçeleri ile birlikte hazırlanmasını sağlamak

‐Bütçe açığı ve mali kayıp Yüksek ‐Bilinçli ve ileriki yıllarda oluşacak harcamanın öngörülerek hazırlanması

Dekan

Taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesini ve kullanılmasını, kontrollerinin yapılmasını, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi vasıtasıyla kayıtlarının saydam bir şekilde tutulmasını sağlamak

‐Cezai yaptırım ve görevin aksaması

‐Hizmet kalitesinde düşüş

Yüksek ‐Yasa ve yönetmeliklerin düzenli takibi ve uygulanması Dekan

Fakültenin birimleri üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak

‐Kaliteli eğitimin verilememesi

‐Hak ve adalet kaybı

Yüksek ‐Dekan Yardımcıları, Bölüm Başkanları ve Fakülte Sekreteri ile koordineli çalışma

Dekan Fakültenin kadro ihtiyaçlarını belirleyerek

üst yönetime sunmak

‐Gerekli ve yeterli personel olmaması nedeniyle hizmet kalitesinde düşme, işlerde aksaklık

Yüksek ‐Planlı ve programlı bir şekilde çalışarak, kadro ihtiyaçlarını belirlemek

Dekan

Üniversitenin amaç ve hedefleriyle değişen fırsatlar arasındaki uyumun korunması ve yönetilmesine destek vermek

‐Görevin aksaması Yüksek ‐Planlanan hedeflerin yerine getirilmesi için gerekli iç denetimi sağlamak

Dekan

Hazırlayan Onaylayan

Ayten OKYAY Prof .Dr. İsmet EMRE

Fakülte Sekreteri Dekan

(2)

ANKARA HACI BAYRAM VELİ ÜNİVERSİTESİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ

HASSAS GÖREV FORMU DEKAN YARDIMCILIĞI HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

BİRİMİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ

ALT BİRİMİ DEKAN YARDIMCILIĞI

Hassas Görevler Riskler(Görevin Yerine

Getirilmemesinin Sonuçları)

Risk Düzeyi

Prosedürü(Alınması Gereken Önlemler ve Kontroller) Hassas Görevi Olan Personel

2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu’nun 4.ve5.Maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek

‐Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşmada aksaklıklar yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaşanması

Yüksek ‐İlgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilme yönünde gerekli çalışmaların tamamlanması

Dekan Yardımcısı

Dekanın bulunmadığı durumlarda Fakülte Akademik Kurulu, Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu gibi kurullarına başkanlık etmek

‐Kurulların ve idari işlerin aksaması nedeniyle hak kaybı

Yüksek ‐Zamanında kurullara başkanlık etmek adına planlama ve diğer dekan yardımcıları ile koordinasyon

Dekan Yardımcısı

Fakülte binalarının işlevsel olarak kullanımını ve gerektiğinde onarım işlerini koordine etmek, binada ki odaların bölümlere dağılımını yapmak ve verimli bir şekilde sürdürülmesini sağlamak

‐Fiziki sorunlar ile hak kaybının ortaya çıkması

Yüksek ‐Bölümler ve idari birimler ile irtibat içerisinde gerekli düzenlemeleri yapmak

Dekan Yardımcısı

Fakültenin idari birimleri üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak, personelin seçimi ve denetlenmesi.

‐Eğitim öğretim ve idari işlerde aksamaların yaşanması ve hak kaybının ortaya çıkması

Orta ‐Bölümler ve idari birimler ile irtibat içerisinde gerekli düzenlemeleri yapmak

Dekan Yardımcısı

Fakültenin kadro ihtiyaçlarını belirleyerek üst yönetime sunmak

‐Gerekli ve yeterli personel olmaması nedeniyle hizmet kalitesinde düşme, işlerde aksaklık

Yüksek ‐Planlı ve programlı bir şekilde çalışarak, kadro ihtiyaçlarını belirlemek

Dekan Yardımcısı

Ders planları, dersliklerin dağılımı, sınav programları ile ilgili çalışmaları planlamak, bu işler için oluşturulacak kurullara başkanlık yapmak

‐Kaliteli eğitimin verilememesi, akademik takvim dışında hareket etme, haksız ders dağılımı olması durumunda hak kaybı

Yüksek ‐Planlanan hedeflerin yerine getirilmesi için gerekli iç denetimi sağlamak

Dekan Yardımcısı

Öğrencilerin düzenleyeceği her türlü etkinliği denetlemek

‐Öğrenciler arasında kanundışı faaliyetlerin baş göstermesi

Orta ‐Bölüm, öğrenci ve ilgili birimlerle sürekli irtibat halinde olmak

‐Kontrol mekanizmasını geliştirmek

Dekan Yardımcısı

Hazırlayan Onaylayan

Ayten OKYAY Prof. Dr. İsmet EMRE

Fakülte Sekreteri Dekan

(3)

ANKARA HACI BAYRAM VELİ ÜNİVERSİTESİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ

HASSAS GÖREV FORMU FAKÜLTE SEKRETERLİĞİ HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

BİRİMİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ

ALT BİRİMİ FAKÜLTE SEKRETERLİĞİ

Hassas Görevler Riskler(Görevin Yerine

Getirilmemesinin Sonuçları)

Risk Düzeyi

Prosedürü(Alınması Gereken Önlemler ve Kontroller) Hassas Görevi Olan Personel

Kanun yönetmelik ve diğer mevzuatın takibi ve uygulanması

‐Hak kaybı

‐Yanlış işlem

‐Kaynak israfı

‐Tenkit, soruşturma, cezai yaptırımlar

Yüksek ‐Kanun ve yönetmelik değişikliklerini takip etmek ve uygulamak Fakülte Sekreteri

Görevden ayrılan personelin yerine görevlendirme yapılması

‐Görevin aksaması

‐Özlük hakkı kaybı

Orta ‐Birimler arası koordinasyonu sağlamak ve görevlendirmeleri zamanında yapmak

‐Yeni görevlendirilen personelin bilgilendirilmesi ve görev tanımının tebliğ edilmesi

Fakülte Sekreteri

Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu, Fakülte Disiplin Kurulu kararlarının yazılması

‐İşleyişin aksaması, yanlış işlem Yüksek ‐Kurul kararlarının zamanında yazılmasını ve dağıtılmasını sağlamak

Fakülte Sekreteri Kadro talep çalışmalarının yapılması ‐Hak kaybı Orta ‐Eksiklerin belirlenerek, konu ile ilgili çalışmaları planlı ve programlı

bir şekilde yürütmek

Fakülte Sekreteri Fakültenin kadro ihtiyaçlarını belirleyerek üst

yönetime sunmak

‐Gerekli ve yeterli personel olmaması nedeniyle hizmet kalitesinde düşme, işlerde aksaklık

Yüksek ‐Planlı ve programlı bir şekilde çalışarak, kadro ihtiyaçlarını belirlemek

Fakülte Sekreteri

Bütçenin hazırlanması ve yürütülmesi Bütçe açığı

Yüksek ‐Geçmiş yıllardaki harcamaları göz önünde bulundurarak gelecek yıllarda oluşacak harcamaları öngörmek

Fakülte Sekreteri Temizlik hizmetleri ile çevre düzenlemelerinin

kontrolünü sağlamak

‐Çalışma veriminin ve kalitesinin düşmesi

Orta ‐Günlük rutin kontrollerin yapılmasını denetlemek, gerekli uyarı ve düzenlemeleri sağlamak

Fakülte Sekreteri Gizli yazıların hazırlanması ‐İtibar ve güven kaybı Yüksek ‐Kanun ve yönetmelikler çerçevesinde işlemleri yapmak Fakülte

Sekreteri

Hazırlayan Onaylayan Ayten OKYAY Prof. Dr. İsmet EMRE Fakülte Sekreteri Dekan

(4)

ANKARA HACI BAYRAM VELİ ÜNİVERSİTESİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ

HASSAS GÖREV FORMU PERSONEL –İNSAN KAYNAKLARI BİRİMİ HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

BİRİMİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ

ALT BİRİMİ PERSONEL‐İNSAN KAYNAKLARI BİRİMİ

Hassas Görevler Riskler(Görevin Yerine

Getirilmemesinin Sonuçları)

Risk Düzeyi

Prosedürü(Alınması Gereken Önlemler ve Kontroller) Hassas Görevi Olan Personel

Atama işlemleri ‐Görevin aksaması

‐Zaman kaybı

‐Personelin mağdur olması,hak kaybı

Yüksek ‐Mevzuata uygun şekilde ve zamanında atamaların yapılması, atanan personele ve atandığı birime bilgi verilmesi

Fakülte Personel Birimi Çalışanları İdari ve akademik personele ait tüm özlük işleri ‐Hak kaybı Yüksek ‐Personelin askerlik, öğrenim, daha önce çalışmış olduğu hizmet

sürelerine ilişkin başvurusunda dilekçesi alınır

‐Dilekçe üst yazı ile personel daire başkanlığına iletilir

‐Onaylanan belge birimlere dağıtılır

Fakülte Personel Birimi Çalışanları

Kurum içi ve dışı yazışmaları yapmak, süreli yazıları takip etmek

‐İşlerin aksaması ve evrakların kaybolması

Yüksek ‐Süreli yazılara zamanında cevap verilmesi Fakülte Personel Birimi Çalışanları

Personel kayıtlarının tutulması ‐Görevde aksaklıklar

‐Zaman kaybı

‐Bilgi ve belgeye ulaşamamak

Yüksek ‐Personel bilgilerinin planlı ve programlı bir şekilde yürütülerek, güncel kayıtların tutulmasının sağlanması

Fakültenin kadro ilan işlemleri ‐İtibar kaybı

‐Zaman kaybı

Yüksek ‐İlan süresi içinde başvurular alınır

‐Ünvanlara göre atamaya ilişkin yönetim kurulu kararı alınır

‐Atama evrakı tamam olan adayların başlamaları yapılır

Görevde yükselme ve unvan değişikliği sınavı işlemleri

‐Güven kaybı

‐Personelin mağdur olması

‐Zaman kaybı

Orta ‐Görevde yükselme ve unvan değişikliğine ait talep listelerinin hazırlanması ve takibi

Muhteviyatı gereği gizli bilgi içeren dosyaların güvenliğinin ve korunmasının sağlanması ile gerekli yazışmaların yapılması

‐İtibar ve güven kaybı Yüksek ‐Kanun ve yönetmelikler çerçevesinde işlemleri yapmak.

‐Muhteviyatı gizlilik içeren evrakın iletilmesinde kurye (personel)görevlendirilerek zimmet karşılığı ilgili kişiye teslim edilmesi, aynı evrakın muhafazası sağlanacaksa kilitli ve doğal afetlere karşı korunaklı yerlerde arşivlenmesinin sağlanması

Hazırlayan Onaylayan Ayten OKYAY Prof. Dr. İsmet EMRE Fakülte Sekreteri Dekan

(5)

ANKARA HACI BAYRAM VELİ ÜNİVERSİTESİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ

HASSAS GÖREV FORMU BÖLÜM SEKRETERLİĞİ BİRİMİ HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

BİRİMİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ

ALT BİRİMİ BÖLÜM SEKRETERLİĞİ BİRİMİ

Hassas Görevler Riskler(Görevin Yerine

Getirilmemesinin Sonuçları)

Risk Düzeyi

Prosedürü(Alınması Gereken Önlemler ve Kontroller) Hassas Görevi Olan Personel

Bölüm ile ilgili yazışmaların zamanında yapılması, bölümden istenen istatistiki bilgilerin hazırlanması

‐ Görevin aksaması

‐Zaman kaybı

‐Öğrencinin mağdur olması

‐istatistiksel bilgi ve veri eksikliği

Yüksek ‐Bölüm içi koordinasyonun sağlanması Bölüm Sekreteri

Bölüm kurulu çağrılarının yapılması, kurul kararlarının yazılması ve ilgililere tebliğ edilmesi

‐Kurul toplantılarının aksaması

‐Zaman kaybı

Yüksek ‐Bölüm içi koordinasyonun sağlanması

‐Bölüm kurullarının zamanında toplanması

‐Bölüm kurulu yazışmalarının zamanında yapılması

Bölüm Sekreteri

Bölüm başkanlığına ait resmi bilgi ve belgelerin muhafazası ve bölümle ilgili evrakların arşivlenmesi

‐Hizmetin aksaması Yüksek ‐Yönetmelik takibi

‐Zamanında ve düzenli çalışma

Bölüm Sekreteri

Giden‐gelen evrak gibi bölüm yazışmalarının koordinasyonunu sağlamak

‐Bölümün idari işlerinde aksaklıkların doğması

Yüksek ‐Bilgi ve belgeleri doğru, tam ve güvenilir şekilde muhafaza etmek Bölüm Sekreteri

Bağlı birimlerle koordinasyonu sağlamak (dekanlık,enstitü,bölüm)

‐Zaman kaybı

‐Personelin mağdur olması

Yüksek ‐Kişisel ve kurumsal iletişimin elektronik belge yönetim sistemi ve e‐posta yoluyla sağlanması

Bölüm Sekreteri

Eğitim‐Öğretim ile ilgili ders

görevlendirmelerinin zamanında yapılmasını sağlamak

‐Programların ilgili dönemde açılmaması

Yüksek ‐Ders görevlendirmelerin zamanında ve usul ve esaslara uygun olarak hazırlanması

‐Bir sonraki yıla hazır olunması

Bölüm Sekreteri

Üniversite Akademik Takviminde yayınlanan ders programlarının, sınav tarihleri, not girişleri gibi bilgilerin zamanında yapılmasını sağlamak

‐Programlarda aksaklık yaşanması

Yüksek ‐Bölüm içi koordinasyonun sağlanması

‐Usul ve esaslara uygun hazırlanması

Bölüm Sekreteri

Hazırlayan Onaylayan

Ayten OKYAY Prof. Dr. İsmet EMRE

Fakülte Sekreteri Dekan

(6)

ANKARA HACI BAYRAM VELİ ÜNİVERSİTESİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ

HASSAS GÖREV FORMU ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

BİRİMİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ

ALT BİRİMİ ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ

Hassas Görevler Riskler(Görevin Yerine

Getirilmemesinin Sonuçları)

Risk Düzeyi

Prosedürü(Alınması Gereken Önlemler ve Kontroller) Hassas Görevi Olan Personel

Öğrencilerin kayıt, kayıt yenileme ve kayıt silme işlemleri

‐Eğitim ve öğretimin aksaması

Yüksek ‐Evrakların titizlikle incelenerek, kayıt için gerekli belgelerin eksiksiz alınması, öğrenci dosyaların kişiye özel olarak oluşturulması, muhafaza edilmesi

‐Yönetmelik takibi

‐Zamanında ve düzenli çalışma

Öğrenci İşleri Birimi Çalışanları

Fakülte Kurulu ve Fakülte Yönetim Kurulu kararlarının hazırlanması

‐Yanlış karar alınması

‐Hak kaybı

Yüksek Öğrencilerin her türlü işlemlerini ve uygulamalarını 2547 Sayılı Kanun, YÖK Kararları, Üniversite Eğitim‐Öğretim ve Sınav Yönetmeliği uygun olarak hazırlamak

Mezuniyet işlemleri ‐Mezuniyete hak kazanamayan

öğrencilerin mezun edilmesi

‐Kamu zararına sebebiyet vermek

Yüksek Öğrenci bilgi sistemindeki karnenin ve transkriptin müfredata göre titizlikle incelenerek işlemlerin başlatılması

Kısmi zamanlı çalışmak isteyen öğrencilerin başvurularını almak, gerekli işlemleri yapmak

‐Personel eksikliği nedeniyle kısmı zamanlı öğrenci çalıştırılmak istenen birimlerde işlerin zamanında yetiştirilememesi

Orta ‐Bilgi ve belgelerin doğru ve zamanında ilgili birime yönlendirilmesi

‐Kısmi zamanlı çalıştırma yönergesi uyarınca işlem yapılması

Öğrencilerin ders muafiyeti ve sınıf intibaklarının hazırlanması

Yüksek ‐Bölüm intibak komisyonunca muafiyeti yapılacak derslerin kredi ve içeriklerinin incelenerek öğrencinin muafiyetinin kredi toplamına uygun olarak sınıf intibakının yapıldığının kontrol edilmesi

Staj başvurularının ve sigorta giriş işlemlerinin yapılması

‐Kamu zararına sebebiyet vermek

Yüksek ‐Staj belgelerinin eksiksiz alınarak, sigorta girişinin zamanında yapılması

Üniversite Akademik Takviminde yayınlanan ders programlarının, sınav tarihleri, not girişleri gibi bilgilerin zamanında yapılmasını ve ilan edilmesini sağlamak

‐Programlarda aksaklık yaşanması

Yüksek ‐Bölüm Sekreterliği ile koordineli çalışma

‐Programların usul ve esaslara uygun olarak hazırlanması

Hazırlayan Onaylayan Ayten OKYAY Prof. Dr. İsmet EMRE Fakülte Sekreteri Dekan

(7)

ANKARA HACI BAYRAM VELİ ÜNİVERSİTESİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ

HASSAS GÖREV FORMU MALİ İŞLER BİRİMİ HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

BİRİMİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ

ALT BİRİMİ MALİ İŞLER BİRİMİ

Hassas Görevler Riskler(Görevin Yerine

Getirilmemesinin Sonuçları)

Risk Düzeyi

Prosedürü(Alınması Gereken Önlemler ve Kontroller) Hassas Görevi Olan Personel

İdari ve akademik personelin özlük hakları ile ilgili değişiklik ve güncellemelerinin maaş hazırlanma aşamasından önce temin edilmesi

‐Hak kaybı oluşması

Yüksek ‐Birimler arası koordinasyon sağlanması Mali İşler Birimi Çalışanları

Fakülte bütçe taslağını hazırlamak ‐Bütçe açığı ve mali kayıp Yüksek ‐Bilinçli ve ileriki yıllarda oluşacak harcamanın öngörülerek hazırlanması için verilerin doğru bir şekilde üst yönetime sunulması

Mali İşler Birimi Çalışanları

Maaş hazırlanması sırasında kişilerden yapılan kesintilerin doğru ve eksiksiz olarak yapılması

‐Kamu zararı

‐Kişi zararı

Yüksek ‐Özlük bilgilerinin düzenli olarak güncellenmesi ve birimler arası koordinasyon sağlanması

Ödeme emri belgesi düzenlenmesi ‐Hak kaybı oluşması Yüksek ‐Kontrollerin ve işlemlerin yasa ve yönetmeliklere uygun olarak bilinçli ve doğru bir şekilde yapılması

SGK sistemine elektronik ortamda gönderilen keseneklerin doğru, eksiksiz ve zamanında yapılması

‐Kamu zararı Yüksek ‐Kontrollerin yasa ve yönetmeliklere uygun olarak bilinçli ve eksiksiz bir şekilde yapılması

‐Hata kabul edilemez

Doğum ve ölüm yardımlarının ödeme işlemleri ‐Hak kaybı oluşması

Orta ‐Kontrollerin ve işlemlerin yasa ve yönetmeliklere uygun olarak bilinçli ve doğru bir şekilde yapılması

Yolluk ödemelerinin yapılması ‐Hak kaybı oluşması Orta ‐Kontrollerin yasa ve yönetmeliklere uygun olarak bilinçli ve doğru bir şekilde yapılması

Hazırlayan Onaylayan Ayten OKYAY Prof. Dr. İsmet EMRE Fakülte Sekreteri Dekan

(8)

ANKARA HACI BAYRAM VELİ ÜNİVERSİTESİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ

HASSAS GÖREV FORMU İDARİ İŞLER BİRİMİ HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

BİRİMİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ

ALT BİRİMİ İDARİ İŞLER BİRİMİ

Hassas Görevler Riskler(Görevin Yerine

Getirilmemesinin Sonuçları)

Risk Düzeyi

Prosedürü(Alınması Gereken Önlemler ve Kontroller) Hassas Görevi Olan Personel

Temizlik çalışanlarının sevk ve idaresi ‐İtibar zedelenmesi

Orta ‐İşlerin takibinin zamanında yapılması

‐İşlerin zamanında yapılması

İdari İşler Birimi Çalışanları

Binada gerekli tamir ve bakım işlerinin takibi ‐Çalışma veriminin düşmesi Yüksek ‐İşlerin zamanında yapılması İdari İşler Birimi Çalışanları Temizlik hizmetleri ile çevre düzenlemelerinin

zamanında yapılması

‐Çalışma veriminin ve kalitesinin düşmesi

Orta ‐Günlük rutin kontrollerin üst yetkililer aracılığıyla denetlenerek gerekli uyarı ve düzenlemelerin yapılması

İdari İşler Birimi Çalışanları Sınav evraklarının çoğaltılması ‐Eğitim ve öğretimin aksaması Yüksek ‐Taleplerin alınarak zamanında karşılanması İdari İşler Birimi

Çalışanları

Hazırlayan Onaylayan Ayten OKYAY Prof. Dr. İsmet EMRE Fakülte Sekreteri Dekan

(9)

ANKARA HACI BAYRAM VELİ ÜNİVERSİTESİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ

HASSAS GÖREV FORMU KÜTÜPHANE BİRİMİ HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

BİRİMİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ

ALT BİRİMİ KÜTÜPHANE BİRİMİ

Hassas Görevler Riskler(Görevin Yerine

Getirilmemesinin Sonuçları)

Risk Düzeyi

Prosedürü(Alınması Gereken Önlemler ve Kontroller) Hassas Görevi Olan Personel

Otomasyon ve güvenlik sistemlerinin kesintisiz çalışmalarını zağlamak

‐Zaman kaybı

‐Kamu zararı

Yüksek ‐Otomasyon ve güvenlik sistemlerinin kesintisiz çalışmalarını sağlamak için elektrik sisteminin kesintisiz çalışmasının sağlanması

‐İnternet kesintilerinin önlenmesi

Kütüphane Çalışanları

Kütüphanedeki gerekli tamir ve bakım işlerinin takibi

‐Çalışma veriminin düşmesi Orta ‐İşlerin zamanında yapılması Kütüphane

Çalışanları

Kütüphanedeki envanterlerin düzenli olarak

güncellenmesi, sayımlarının yapılması

‐Zaman kaybı

‐Çalışma veriminin düşmesi

Yüksek ‐Düzenli ve sürekli kontrollerin sağlanması Kütüphane Çalışanları

Hazırlayan Onaylayan Ayten OKYAY Prof. Dr. İsmet EMRE Fakülte Sekreteri Dekan

(10)

ANKARA HACI BAYRAM VELİ ÜNİVERSİTESİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ

HASSAS GÖREV FORMU DEKANLIK YÖNETİCİ SEKRETERLİĞİ BİRİMİ HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

BİRİMİ POLATLI FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ

ALT BİRİMİ DEKANLIK YÖNETİCİ SEKRETERLİĞİ BİRİMİ

Hassas Görevler Riskler(Görevin Yerine

Getirilmemesinin Sonuçları)

Risk Düzeyi

Prosedürü(Alınması Gereken Önlemler ve Kontroller) Hassas Görevi Olan Personel

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden Fakültenin tüm iç ve dış yazışmalarının sevkini yapmak, günlü

yazışmaların düzenli bir şekilde yürütülmesi ve zamanında ilgili yerlere ulaşmasının

sağlanması

‐İtibar zedelenmesi

‐Aranan bilgi ve belgeye ulaşılamaması

Yüksek ‐İşlerin takibinin zamanında yapılması

‐İşlerin zamanında yapılması

Dekanlık Yönetici Sekreterliği Çalışanı

Fakülte Kurulu ve Yönetim Kurulu

toplantılarının gündemini oluşturmak ve ilgili akademik personele duyurmak. Bu

toplantılarda alınan kararları imzaya sunmak ve kararları arşivlemesini sağlamak

‐Kurul toplantılarının aksaması

‐Zaman kaybı

‐Eğitim‐öğretim ve diğer hizmetlerin aksaması

Yüksek ‐Fakülte içi koordinasyonun sağlanması

‐Yazışmaların zamanında yapılması

‐Duyuru vb. işlemlerin titizlikle takip edilmesi

‐Bilgi ve belgelerin güvenilir şekilde muhafaza edilmesi

Dekanlık Yönetici Sekreterliği Çalışanı

Duyuru amaçlı gelen tüm evrakların akademik ve idari personele EBYS sitemi üzerinden ve mail yoluyla duyurusunun yapılması

‐İtibar zedelenmesi

‐Zaman kaybı

Yüksek ‐Sistemin sürekli ve günlük olarak takip edilmesi

‐Evrakların sürekli ve düzenli olarak takibinin zamanında yapılması Dekanlık Yönetici Sekreterliği Çalışanı Gizli ve Hizmete Özel Belgelerin Tebliğ‐

Tebellüğ Belgesi ile teslim edilmesinin sağlanması, Fakültede tüm Fax‐Afiş‐Duyuru evraklarının ilgili yerlere iletilmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi

‐Eğitim‐öğretim ve diğer hizmetlerin aksaması

Yüksek ‐Zamanında ve düzenli çalışma yapılması

‐İş ve evrak takibi