• Rapor yazmanın neden bu kadar önemli olduğu, yukarıda
olabildiğince ayrıntılı olarak ifade edilmiştir. Raporun bu öneminin yanında, rapor konusunda bazı gerçekleri ve dikkat edilmesi gereken noktaları da ifade etmek gerekir. Aslında bu gerçekler, rapor
yazmanın neden önemli olduğu ile ilgili ipuçları vermektedir:
Gerçek 1: Rapor, yazmak işinizin bir parçasıdır.
• Rapor yazmaya sıradan bir iş, bir angarya olarak bakmamak gerekir.
Rapor yazma, işin bir parçasıdır. Hatta bazen işin tamamıdır.
• Yazdığınız rapor ile önemli bir görevi yerine getirirsiniz. Bu raporda verdiğiniz bilgi sayesinde karar verici daha iyi karar verir. Raporda sıraladığınız tavsiyeler belki bir dizi önemli karara zemin hazırlar.
Bunun sonucunda, görevini yerine getiren birçok kişi ile birlikte kurumunuzun hedeflerine varmasında yerinizi almış olursunuz.
• Örneğin sosyal inceleme raporları, hakimlerin müracaatçıların yaşamlarına dair kararlar almasında önemli araçlardır.
• Gerçek 2: Raporunuzun okuyucuları çok değişik altyapıdan olabilir.
• Raporunuzun okuyucusu genelde tek kişi olmayacaktır. Yapılan araştırmalar
göstermektedir ki, bir raporu okuyan kişiler değişik altyapıdadır ve raporunuzu okuyanlar genelde bu konuda sizden daha az bilmektedir.
• Raporda izleyeceğiniz yol, bu değişik altyapıdaki insanların da raporunuzu anlayabileceği yönde olmalıdır. Raporda okuyucuların altyapısındaki ortak paydayı yakalamak çok önemlidir.
• Gerçek 3: Raporunuz, vizyonun beklenen filmi değildir.
• Rapor konusu çok önemlidir ama sakın hayal görmeyiniz. Şu gerçeği gözden ırak tutmayınız: İnsanlar, "Ah şu rapor çıksa da bir okusak" diye ellerini ovuşturup
beklemezler. Raporunuzu yazarken bu gerçeği göz ardı etmeyiniz.
• Gerçek 4: Raporunuz,
okunacak/okunmayacak yığına bir ek yüktür.
• Bugünün iş yaşamında çalışanlar çok yoğun bir bilgi bombardımanı altındadır.
Yazacağınız rapor da bu yığının içine düşecektir.
• Yazdığınız şeyler ne denli önemli, ne kadar doğru olursa olsun, raporunuzun bu yığın içinden kendini seçtirebilmesi, kendisini okutturabilmesi gerekir.
• Gerçek 5: Raporunuz, tanıdığınız ve tanımadığınız kişilerce de okunacaktır.
• Rapor sizden çıktıktan sonra nerelere gideceğini, kimler tarafından okunacağını kontrol
edemezsiniz. Bunlar arasında sizi tanıyanlar
olduğu gibi, tanımayanlar da olacaktır ve belki de raporunuza bakarak sizin hakkınızda bir hüküm vereceklerdir.
• Eğer rapor belli bir kalitenin altındaysa, sizi
tanıyanlar "Herhalde aceleye geldi" deyip belki hoş görebilirler ama sizi tanımayanlar için
ellerindeki tek belge raporunuz olacaktır. Bu nedenle raporunuzun, göreve bakış açınızı yansıtacak kalitede olması gerekir.
Gerçek 6: Raporunuzun ömrü sınırsızdır.
• Tarih, yazının icadı ile başlar. Yazı önemlidir. Yazılı belge de öyle. Sözlü sunumlarda söylediğiniz şeylerin hatırlanma süreleri, toplantıya katılanların hafızalarının gücü ile sınırlıdır. Ama yazdığınız raporun ömrü için bunu söylemek mümkün değildir.
• Rapor bir kere yazıldı mı ölümsüzleşti denilebilir. Bu gerçeği hep hatırlamanız gerekir. Kötü bir rapor
yazdıysanız, kentlerdeki çarpık yapılar gibi öylece kalacaktır. Bu kötü yapıları yapan mimarların adları
binalarda olmaz. Ama kötü raporun önünde sizin adınız ebediyen kalacaktır. İşin güzel tarafı, iyi bir rapor
yazdıysanız orada da isminizin kalmasıdır.
• Gerçek 7: Raporunuzun yasal boyutu da olabilir.
• Rapor yazılı bir belgedir. Bu yazılı belgede yazdıklarınız, sizi veya kurumunuzu yasal olarak bağlayabilir.
• Yazdığınız her şey, hukuki bir durumda sizin veya kurumunuz aleyhine
kullanılabilir. Bu nedenle, yazdıklarınıza bu açıdan da dikkat etmeniz gerekir.
Sosyal Hizmet Uygulamalarında Kullanılan Raporların Türleri
Mülakat Raporları
• Mülakat, genelci sosyal hizmet
uygulamasındaki “mikro uygulama”
olarak değerlendirilebilir.
• Mülakat raporları, yazılma amacına göre süreç raporu ve özet rapor olarak
yazılabilmektedir.
Süreç Raporu
• Hikâye (narrative) şeklinde yazılan bu rapor,
karşılıklı ilişkileri göstermek için kullanılan rapor türüdür. Bu raporda mülakattaki süreç ya da
etkileşim kaydedilir.
• Süreç raporunda, mülakatın başladığı andan itibaren kronolojik olarak konuşulanlar,
müracaatçının genel görünümü, davranışları, tepkileri, etkileşim süreci, sosyal hizmet
uzmanının katkısı, düşünce, yorum ve
değerlendirmeleri ayrıntılı bir biçimde yazılır.
• Bununla birlikte objektif birtakım bilgilerin bu
raporda özetlenmesi tercih edilebilir. Buna örnek olarak müracaatçının kimliği, gelir durumu, konut durumu verilebilir.
• Süreç raporunda genelde;
• çalışılan kurumun adı,
• müracaatçının adı soyadı,
• mülakat tarihi ve süresi,
• sosyal hizmet uzmanının adı ve soyadı yazılır.
• Her defasında süreç raporu için bu bilgilerin
verilmesine gerek olmayabilir. Birinci mülakattan sonraki raporlarda müracaatçının adı soyadı ve mülakatın tarihini yazmak yeterli olabilir.
• Süreç raporu, sosyal hizmet öğrencilerinin
genellikle uygulama (staj) dönemlerinde sıklıkla yazdıkları bir rapordur.
• Süreç raporunda bu bilgilerin ardından, başlıklar altında önce mülakata ilişkin amaç kısaca
belirtilir.
• Daha sonra mükalatın içeriği, süreç biçiminde ayrıntılı olarak anlatılır. Bu içerik, gazete ve
dergilerde olduğu gibi günlük olayları anlatan bir üslup ile yazılır.
• Ayrıca kasete kaydedilmiş raporlar da diyalog şeklinde yazılır. Bu şekilde yazılmış raporlarda sosyal hizmet uzmanı sadece konuşmayı aktarmaz; parantez içinde gözlemlerine de yer verir.
• Süreç bölümünden sonra ise sosyal hizmet uzmanının müracaatçı, mülakat süreci ve kendisi hakkında yaptığı değerlendirme yer alır.
• Değerlendirme, o mülakattaki bilgiler, davranışlar, tepkiler ve etkileşim ile ilgilidir. Diğer bir deyişle bu bölümde sürecin değerlendirmesi yapılır.
• Raporun bitiminde de gelecek mülakat ile ilgili bir uygulama planı yer alır.
• Süreç raporunun yazılması ve okunması zaman aldığı için kimi kurumlar bu raporun yazılmasını istemez.
• Bununla birlikte sosyal hizmet öğrencileri ile işe yeni başlayan sosyal hizmet uzmanlarının
eğitimi açısından süreç raporu gereklidir.
• Tecrübe kazanan sosyal hizmet uzmanlarının da ihtiyaç duyulduğu zaman süreç raporu yazdıkları görülmektedir. Buna sosyal hizmet uzmanının
kendisi ya da yöneticisi karar verebilir.
• Kamuoyuna yansımış olgularda (özellikle cinsel istismar durumunda) yöneticiler
ayrıntılı bilgiye ihtiyaç duydukları için süreç raporu istemektedir.
