SAMSUN DEFTERDARLIĞI
İMZA YETKİLERİ VE YETKİ DEVRİ YÖNERGESİ
1 – AMAÇ:
Bu Yönerge ile Samsun Defterdarlığına 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu, 178 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname ve diğer Kanunlarla verilen görevlerin; Defterdar veya Defterdar adına belirli bir iş bölümü halinde yerine getirilmesi ve imza yetkilerinin belirlenmesi, hizmette verimli, hızlı ve doğru bir akışın sağlanması, bürokratik işlemlerin en aza indirilmesi, görev ve sorumluluk duygusunun alt kademelerle paylaşılarak güçlendirilmesi ve daha sağlıklı kararlar alınarak yürütülmesi amacıyla;
a) Defterdar adına imzaya yetkili görevlileri belirlemek, b) Verilen yetkileri belirli ilkelere bağlamak,
c) Hizmeti ve iş akışını hızlandırmak ve zaman kaybını önlemek,
d) Kırtasiyeciliği asgari düzeye indirmek, hizmetin verimliliğini ve etkinliğini arttırmak,
e) Üst düzey yöneticiye zaman kazandırarak, onu işlemlerin ayrıntılarına inmekten kurtarmak, çalışmalarını hizmetlerin organizasyonu, planlanması, koordine edilmesi ve denetlenmesine yöneltmek, sorunların çözümünde etkinliğini arttırmak,
f) Kendilerine yetki devredilenlerin, sorumluluk ve özgüven duygularını güçlendirmek, işlerine daha sıkı ve istekli sarılmalarını özendirmek,
g) Halka ve iş sahiplerine kolaylık sağlamak ve yönetime karşı saygınlığı ve güven duygusunu güçlendirmek, geliştirmek ve yaygınlaştırmak,
h) Bütçe ödeneklerini yerinde ve zamanında kullanmak, birimler arası koordinasyonu sağlamak ve kontrolleri yapmaktır.
2 – KAPSAM:
Bu Yönerge, 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu, 178 sayılı Maliye Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ve diğer ilgili mevzuat hükümleri gereğince hazırlanmış olup, aynı zamanda Samsun Valiliği İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi hükümleri doğrultusunda Defterdarlığa bağlı kamu hizmeti yürütmekte olan birimlerimizin çeşitli Kamu Kurum ve Kuruluşları ile birimler arası yapacakları resmi yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde Vali ve Defterdar adına imza yetkisinin kullanılmasının usul ve esaslarını kapsar.
3- YASAL DAYANAK:
1- 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu
2 - 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu
3- 3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun 4- 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Hakkında Kanun
5- 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu
6- 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun 7- 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
8- 178 sayılı Maliye Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında KHK
9- Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik
4- TANIMLAR:
Bu Yönergede yer alan;
YÖNERGE: Samsun Defterdarlığı İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesini, DEFTERDARLIK: Samsun Defterdarlığını,
DEFTERDAR: Samsun Defterdarını,
DEFTERDAR YARDIMCISI: Samsun Defterdar Yardımcılarını BİRİM AMİRİ: Birimlerin başında bulunan en üst amiri
ifade eder.
5- RESMİ YAZILARI İMZAYA YETKİLİLER:
a) Defterdar
b) Defterdar Yardımcıları c) Muhakemat Müdürü
d) Muhasebe ve Saymanlık Müdürleri e) Milli Emlak Müdürü
f) Personel Müdürü
g) Defterdarlık Uzmanları Koordinatörü
6 – İLKELER, USULLER VE SORUMLULUKLAR A) İLKELER VE USULLER:
1) İmza yetkilerinin sorumlulukla dengeli, eksiksiz ve doğru olarak kullanılması esastır.
2) Bu yönergede yapılacak ekleme ve çıkarmalar ile imza yetkisi devirleri Valilik Makamından alınacak onay ile yapılır.
3) Defterdar tarafından kendilerine yetki devredilenler bu imza yetkilerini kullanırken yazışmalarda “Defterdar a.” ibaresi kullanırlar.
4) Birim amirleri kendi aralarında “Defterdar a.” imzalı yazışma yapamazlar.
5) Defterdar adına yetki verilmiş yetkililerce imzalanacak “Defterdar a.” ibareli yazılar yalnızca yetkiyi kullanan tarafından imzalanır.
6) İmza yetkisi devrinde Defterdarın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır.
7) Defterdar Yardımcıları imzaladıkları yazılarda, Makamın bilmesi gereken hususlar hakkında zamanında bilgi vermekle yükümlüdürler.
8) İmza yetkisinin devri konusunda mevzuata ve yönerge hükümlerine uygunluğu sağlamak amacıyla ilgili Defterdar Yardımcıları gerektiğinde sorumlu oldukları birimlerde denetleme yaparlar, tespit ve tekliflerini Makama sunarlar.
9) Birden fazla birimi ilgilendiren veya görüş alınmasını gerektiren yazıların paraf bloğunda, koordine edilen sıralı birim amirlerinin tamamının parafı bulunur.
10) Defterdar tarafından bu yönerge ile devredilen yetkiler, Valilik onayı olmadan daha alt kadrolara devredilemez. Tüm yetki devirleri bu yönerge ile yapılmış olup, ilave yetki devri talepleri aynı usulle yönerge değişikliği şeklinde yapılır.
11) Defterdar Yardımcılarının görevle ilgili olarak verdikleri emir ve talimatlar Defterdar tarafından verilen emir ve talimat hükmündedir.
12) Bütün yazışmalar Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yapılır.
13) Defterdar tarafından doğrudan yürütülecek iş ve işlemlere ait yazışmalar; yönetimde bütünlüğü sağlamak amacıyla ilgili Defterdar Yardımcısı tarafından parafe edilir.
14) Gizli konular; bilmesi gerekenlerin bilmesi gerektiği kadarıyla açıklanır.
15) Atama teklifleri, ilgilinin mevcut görev yeri ve atanacağı yerdeki personel durumunu belirten bilgi notuyla sunulur.
16) Defterdar Yardımcıları ile Birim Müdürleri personel, bina ve belge güvenliğini sağlamakla ilgili gereken tedbirleri alırlar.
17) Bütün birim amirleri, kendi konuları ile ilgili olan dilekçeleri doğrudan doğruya kabul etmeye, konuyu incelemeye ve eğer istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal durumun açıklanması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler.
Kendisine başvurulan birim amirleri konunun incelenmesini ve çözümünü kendi yetkisi dışında görürse, dilekçe ilgili Defterdar Yardımcısına sunulacak alınan talimata göre gereği yapılacaktır. Ayrıca dilekçelere yasal süresi içinde cevap verilir.
18) Defterdar ve Defterdar Yardımcısına imzalanmak üzere sunulan yazılar, imza makamınca düzeltme yapılması halinde, düzeltmesi yapılan yazı, yeniden yazılan yazının ekine konulur.
19) Tüm yazışmaların ilgili birimlerce hazırlanması esastır. Yazıda parafı ve imzası bulunanlar yazının mevzuata ve Türkçe dilbilgisi yazım kurallarına uygunluğunu dikkatlice incelemek durumundadırlar. Bu gerekçelerle Defterdarlık Makamınca iade edilen her yazının o yazıda parafı veya imzası bulunanlar için olumsuz bir kanaat oluşturduğu unutulmamalıdır.
20) Basında çıkan iddia, ihbar, şikayet, dilek ve temenniler ilgili birim amirince izlenip, değerlendirilerek ilgili Defterdar Yardımcısına iletilir. Defterdar Yardımcısı tarafından Defterdarlık Makamına bilgi verilir. Defterdar Yardımcıları görev dağılımında kendilerine bağlı olan birimler ve koordinasyonunda sorumlu oldukları ilçelerle ilgili basında yer alan hususların takibinden sorumludurlar.
21) İlçelerden gelen teklif ve onaylarda Kaymakam imzası ile gelmeyen hiçbir evrak işleme alınmayıp ilgili Kaymakamlığa iade edilecektir.
22) Birim amirlerinin hastalık raporu alması halinde durum kendileri tarafından Makama bildirilecektir.
B) SORUMLULUKLAR
1) Bu yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından, bağlı birimlerin yazışmalarından kendilerine yetki devredilen Defterdar Yardımcıları doğrudan sorumludur. Defterdar Yardımcıları kendilerine bağlı birimlerde yönerge hükümlerine riayet edilip edilmediğini zaman zaman denetler.
2) Birim amirleri, birimlerinde işlem gören ve çıkan yazılar ile ne surette olursa olsun işlemsiz evrak bırakılmamasından, görüşe sunulması gerekenlerin bekletilmeden gönderilmesinden sorumludurlar.
3) Evrak ve belgelerde paraf ve imzası bulunan her kademedeki memur ve amirler, attıkları paraf ve imzadan müştereken ve müteselsilen sorumludur.
4) Defterdar Yardımcılarının görevde bulunmadıkları durumlarda kendilerine ait görevler, aksine emir verilmedikçe görevde bulunan diğer Defterdar Yardımcısı tarafından yerine getirilecektir. Görevi yerine getiren Defterdar Yardımcısı konu ile ilgili sorumluluğu da üstlenmiş sayılır.
5) Defterdara paraf veya imzaya sunulan yazılar Özel Büroya elden teslim edilecektir. Özel Büro yazıların muhafazasından ve kontrolünden sorumludur. Eksik bulunarak imzalanmayan yazı ve olurlar Defterdar Yardımcısına teslim edilir. İlgili birim ile gerekli koordinasyon sağlanıp, düzeltme işlemi yapıldıktan sonra Özel Büroya teslim edilen evrak tamamlanmış hali ile Makama sunulur.
6) Süreli, gizli ve özellik arz eden yazılar ilgili birim amiri tarafından Makama bizzat getirilir.
7) UYGULAMA ESASLARI
1) 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmeliğe göre yapılacak başvurular, Defterdar adına ilgili Defterdar Yardımcısı imzasıyla cevaplandırılır. Gerekli hallerde Defterdarlık Makamına bilgi sunulur.
2) Defterdarlığımıza başvurularda mutat işlemlere ilişkin hizmetlerin akışı ve vatandaşların hangi gerekçe ile olursa olsun hiçbir şekilde bekletilmemesi esastır. Başvurularda tereddüt edilen hususlar ilgili Defterdar Yardımcısı tarafından çözülür. Yazılan talimatlarda ve verilen görevlerde süre konulması usul haline getirilecektir.
3) Yazılı ve görsel basında yer alan şikayet, yazı, açıklama, haber ve programlar Birim Amirleri tarafından doğrudan dikkatle incelenecek ve sonucu en kısa zamanda Defterdar Yardımcılarına iletilecek, Defterdar Yardımcıları tarafından da Defterdara bilgi sunulacak, alınacak talimata göre işlem yapılacaktır.
4) Kurumun faaliyetleri ile ilgili olarak Basına bilgi verme Defterdar tarafından yapılacaktır.
8) YAZIŞMALARA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR
1) İlçe birimlerince yapılacak yazışmalar Kaymakam imzası ile ve Valilik kanalı ile yapılır.
2) Yazılar yazıcı görevliden başlayarak imza aşamasına kadar, ( en fazla 5 parafçı) sıralı yöneticilerce paraf edilir. İmzaya, varsa ekleri ve evveliyatı ile birlikte sunulur. Defterdar tarafından imzalanacak her tür evrakta evrakın türüne göre Defterdar Yardımcısının parafı veya “uygun görüşü” bulunacaktır.
9) EVRAK HAVALESİ, GELEN VE GİDEN YAZILAR
1) “ÇOK GİZLİ” ve “KİŞİYE ÖZEL” yazılar Personel Müdürlüğü evrak kayıt memuru tarafından gizli evrak föyüne işlendikten sonra açılmadan bizzat Defterdarlık Makamına, Defterdarın bulunmadığı zamanlarda yerine vekalet eden Defterdar Yardımcısına arz edildikten sonra, diğer bütün yazıların ise havaleyi takiben kayıt işlemine alınarak ilgili birimlere ulaştırılması sağlanacaktır.
2) Defterdar veya Defterdar adına Defterdar Yardımcıları ve Defterdarın imza yetkisi vermiş olduğu Birim Müdürleri tarafından imzalanacak tüm yazılarda Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Hükümlerine göre işlem yapılacaktır.
Defterdarın Havale Edeceği Evrak;
1- Merkez Teftiş ve Denetim Elemanlarından gelen yazılar,
2- “Gizli” ve “Hizmete Özel” işaretli tüm yazılar,(Kapalı zarf içerisinde Makama sunulacaktır.) 3- İhbar ve şikâyetlere ait yazı ve dilekçeler,
4- Personel atamaları ile ilgili tüm dilekçeler, 5- Personel görevlendirilmesine ait yazılar,
6- Defterdarlık Uzmanlarının (Defterdar emrinde görev yapan) turne, teftiş, inceleme programları ile görevlendirme onay ve yazıları.
Defterdar Yardımcılarının Havale Edeceği Evrak;
1- Maliye Bakanlığı, diğer Bakanlıklar, Genel Müdürlükler, Başbakanlık, Valilik Makamından gelen ve kendine bağlı olan birim yazıları (Personel Müdürlüğüne gelen yazılar hariç), 2- Kişi ve kuruluşlardan gelen mukteza talep ve kendine bağlı olan birim yazıları,
3- Personel atamasına ilişkin onaylar hariç olmak üzere, diğer İl Defterdarlıklarından gelen yazılar,
4- Bütçe harcamaları ile ilgili olarak gönderilen ödeme emirleri ve kendine bağlı olan birim yazıları.
10) İMZA VE ONAY YETKİLERİ
A- DEFTERDARA AİT İMZA VE ONAY YETKİLERİ
a- VALİ TARAFINDAN DEFTERDARA DEVREDİLEN YETKİLER
1- Valilik atamalı Defterdarlık Personelinden kurum değiştirmek veya il dışına naklen gitmek isteyenlerin muvafakat yazıları ile yer değiştirme, birimler arası görev yeri değiştirme, Bakanlık ve Valilik atamalı personelin vekalet ve görevlendirme onayları,
2- Ataması Valiliğe ait Defterdarlık Personelinin özlük işlerine ilişkin yazı ve onaylar,
3- Disiplin hükümlerine göre incelemeci, soruşturmacı görevlendirilmesine ilişkin onaylar, 4- Bakanlık tarafından çıkartılan yönetmelik, genel tebliğ ve genelgelere göre Defterdar
tarafından imzalanması ve onaylanması gereken iş ve işlemler,
5- Devletin hüküm ve tasarrufu altında veya Hazinenin özel mülkiyetindeki taşınır ve taşınmaz mallarla ilgili bilgi ve belgelerin kamu kurum ve kuruluşları ile ilgili odalardan istenilmesine ait yazılar,
6- Tereke araştırması yapılmasıyla ilgili yazıların imzalanması,
7- Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığından gelecek yazılara verilecek cevaplara ilişkin yazılar.
8- Bakanlık, Valilik ve Kaymakamlıklara yapılan yazışmalar,
b- DEFTERDAR TARAFINDAN İMZALANACAK ONAYLAR, YAZILAR VE DİĞER İŞLEMLER
1- Kanun, Tüzük, Yönetmelik ve Yönergeler gereği mutlaka Defterdar tarafından imzalanması gereken işlem ve konular,
2- Kadro değişikliği talep yazıları,
3- Bakanlık ve Valilik atamalı personelin yıllık izin, mazeret izni, hastalık izni, refakat izni, aylıksız izin, yurtdışı izin onayları ile bu süreçte yerlerine vekalet edecek personelin görevlendirme onayları ve bu konularla ilgili yapılacak yazışmalar,
4- Kamu Kurum ve Kuruluşları ile kişilere giden bir takdir, bir direktif, bir görüş özelliği taşımayan, herhangi bir hak doğurmayan, bir işlemin, dosyanın veya evrakın tamamlanmasına yönelik olarak bilgi isteme, bilgi verme, sonuçların izlenmesi, tebligat işlemleri ile ataması yapılan personelin özlük dosyasını gönderme ve isteme yazıları (Adli, askeri teşkilatlar ve üniversiteler ile yapılan yazışmalar hariç)
5- Birimlere ve ilçelere gönderilecek genelgelerin duyurulmasına ilişkin yazılar, 6- Hizmet içi eğitim ve kurslar sonrası düzenlenen belge ve sertifikaların imzalanması,
7- Belirli dönemlerde Bakanlıklara mutat gönderilecek istatistiki bilgilere ait yazı ve cevaplar, 8- Valilik genel emirlerinin merkez ve ilçe birimlerine duyurulmasına ilişkin yazılar,
9- Ödeneklerin merkez ve ilçe birimlerine duyurulması ve gönderilmesine ilişkin yazılar, 10- Meslek içi eğitim kurslarının başlayış ve bitişlerinin Bakanlığa ve birimlere bildirilmesine
ilişkin yazılar,
11- Yanlış gelen yazının ilgili kuruma gönderilmesine ilişkin yazılar, 12- Personelin askerlik erteleme işlemleri,
13- Adli ve idari yargı tarafından (İcra daireleri dahil) Valilik aracı kılınmadan doğrudan gelen yazılara verilecek cevabi yazılar,,
14- Defterdarlığımızın hizmet alanına giren taleplere ilişkin başvuru ve dilekçeleri kabul etmek, gereğini yerine getirmek ve sonucundan ilgiliye bilgi verme mahiyetindeki yazılar,
15- Valilik atamalı kurum personelinin ve emeklilerin kimlik belgelerini imzalamak,
16- Valinin takdir yetkisi dışında kalan her türlü inceleme, araştırma, soruşturma, disiplin onayları ve disiplin cezalarına ilişkin yazılar.
17- Çeşitli mali ve idari kanunlara göre kurulan ve Defterdar veya mahallin en büyük mal memurunun katılacağı yazılı bulunan komisyon toplantılarına katılmak,
18- “Gizli” ve “Hizmete Özel” yazılarının cevapları,
19- Defterdar Yardımcısı ve Birim amirlerinin yurtiçi ve yurtdışı geçici görev yolluk bildirimlerindeki birim yetkilisi bölümünün imzalanması,
20- Vergi Müfettişleri ve Maliye Uzmanlarınca düzenlenen teftiş raporlarına verilen cevaplar, 21- Dış ilçelere araç görevlendirme onayları
22- Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerinin işlemlerinin mevzuata uygun yapılıp yapılmadığını denetlemek için görevlendirme yazıları.
c- PERSONEL MÜDÜRLÜĞÜNE AİT İŞLEMLER VE YAZILAR 1- Personelin her türlü eğitim işlemleri,
2- İnceleme, araştırma ve disiplin soruşturması yaptırılması işlemleri,
3- Personelin açıktan atama, derece yükselmesi, asalet tasdiki, ödül, görevden uzaklaştırma, müstafi sayma, istifa, emeklilik, kadro değişikliği, intibak, eğitim programları, il dışı geçici görevlendirme, 657 sayılı Kanunun 4/C maddesine göre istihdam edilecek geçici personelin sözleşme onaylarını Valilik Makamına önerme işlemleri,
d- MUHASEBE MÜDÜRLÜĞÜ VE SAYMANLIK MÜDÜRLÜKLERİNE AİT İŞLEMLER VE YAZILAR
1- Kredi talep onayları,
2- Kefalet Kanunu ve 5018 sayılı Kanunun 61.maddesine dayanılarak çıkarılan Muhasebe Yetkilileri Mutemetlerinin Görevlendirme, Yetki Denetim ve Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 5. maddesi gereğince Muhasebe yetkilisi mutemedi olarak görevlendirme onayları.
e- DEFTERDARLIK UZMANLARI KOORDİNATÖRLÜĞÜNE AİT İŞLEMLER VE YAZILAR
1- Defterdarlık Uzmanlarının yıllık çalışma ve turne programlarının onayları,
f- MİLLİ EMLAK MÜDÜRLÜĞÜNE AİT İŞLEMLER VE YAZILAR
1- Hazine Taşınmazları ile ilgili olarak Bakanlığa yazılan yazılar, 2- Tapu ferağ işlemleri,
3- Tapu tahsis belgelerinin onaylanması,
4- Mera Komisyonu ve diğer komisyonlar için görevlendirme onayları,
5- 327 sayılı Milli Emlak Genel Tebliği ve diğer tebliğlere göre devredilen yetki çerçevesinde yapılacak işlemler.
g- MUHAKEMAT MÜDÜRLÜĞÜNE AİT İŞLEMLER VE YAZILAR
1- Valilik ve Bakanlık Makamınca yazılan yazılar (Dava ve icra işlerine ait yazışmalar hariç) 2- Diğer kurumlara yapılacak görevlendirme onayları,
11- DEFTERDAR YARDIMCISI FAHRETTİN PALAOĞLU’NUN DEFTERDAR ADINA BAĞLI BİRİMLERE İLİŞKİN İMZALAYACAĞI YAZILAR VE DİĞER İŞLEMLER
BAĞLI BİRİMLER
A) MERKEZ BİRİMLERİ
Personel Müdürlüğü, Muhasebe Müdürlüğü, Ondokuzmayıs Üniversitesi Döner Sermaye Saymanlık Müdürlüğü, Kurumlar Döner Sermaye Saymanlık Müdürlüğü, Defterdarlık Uzmanları Koordinatörlüğü.
B) İLÇE BİRİMLERİ
Canik, Asarcık, Çarşamba, Ladik, Salıpazarı, Tekkeköy, Terme Malmüdürlükleri.
1- 10. Bölümde Defterdar tarafından imzalanacağı belirtilenler dışındaki iş ve işlemlerden kendine bağlı olan birimlere ait imza ve havale işlemleri (Kişiye Özel ve Gizli yazılar hariç), 2- Diğer kamu kurum ve kuruluşlarının alt birimlerine, bizzat Büyükşehir Belediye Başkanının imzasıyla gelen yazılar hariç olmak üzere Büyükşehir Belediye Başkanlığına yazılan yazılar, İlçe Belediye Başkanlıklarına yazılan ve görüş, emir, mukteza niteliği taşımayan, soruşturma, bilgi ve belge isteme amaçlı yazılan yazılar,
3- Emeklilik İşlemleri ile ilgili onay safhasına kadar yapılan ara yazışmalar,
4- Kendine bağlı harcama birimlerinin, harcama talimatlarının onaylanması; her türlü özlük hakları ile ilgili yapılan ödemeler (maaş, doğum yardımı, ölüm yardımı, ön ödeme verilmesi vb.) ihale onay safhasına kadar olan ara yazışmalar ile ihale onay belgesinin imzalanması, Harcama Yetkilileri Hakkında Seri No:1 Genel Tebliğin 4. maddesi gereği her bir harcama işlemi itibariyle mal ve hizmet alımları ile yapım işleri için belirlenen tutara kadar olan harcamalara ilişkin işlemlerle ilgili harcama yetkililiği görevini yürütmek, bunlara ilişkin ödeme emri belgesini imzalamak.
5- Defterdarlık Uzmanları Koordinatörlüğünün yıllık çalışma ve turne programlarının hazırlanması ve onaya sunulması,
6- Mazeret, hastalık izin onaylarının ilgili birimlere gönderilmesi,
7- Atama, derece terfii, kadro değişikliği, vekalet ve atama işlemlerinin ilgili merkez birimlerine gönderilmesi,
8- Personel ile ilgili bilgilerin aylık dönemler itibarıyla güncelleştirilmesi ve brifing raporları ile ilgili verilerin hazırlanması,
9- Araçların periyodik bakım, tamir, sigorta, akaryakıt sarfiyatının takibi vs. işlemlerin yaptırılarak denetlenmesi,
10- Eğitimlerin takibi ve eğitim sonucu yapılan sınavların komisyon başkanlığı,
11- Kendine bağlı olan birimlerin imha komisyonuna başkanlık etmek, bununla ilgili işlemleri sonuçlandırmak,
12- Kendine bağlı olan Birim Amirleri, Defterdarlık Uzmanları ve Yardımcılarının yıllık ve mazeret izinlerinin kullanılmasında uygun görüş belirtmek,
13- Bölgesel Eğitim Merkezi ve Misafirhanenin Yönetim Kurulu Başkanlığını yürütmek, hesap ve işlemlerini denetlemek,
14- Mal bildirimlerinin kontrol onayları,
15- Kendine bağlı olan Saymanlık hizmetleri ile ilgili mukteza ve görüş niteliğinde olmayan tüm yazışmalar,
16- Maliye Bakanlığı, Toplam Kalite Uygulama ve Ödül Yönergesi gereğince Defterdarlığımızdaki Toplam Kalite Çalışmaları ile Bakanlığımız (Strateji Geliştirme Başkanlığı) iç kontrol standartlarına uyum planı kapsamında hazırlanan 2013/1 sıra no.lu Defterdarlıklar iç kontrol eylem planı genelgesi gereğince oluşturulacak komisyona başkanlık etmek.
17- Kendine bağlı birimler hakkında şahıslar tarafından yazılıp, Defterdarlık Makamına verilen dilekçe ve yazılara verilen cevaplar. (Defterdarın bilmesi ve takdir etmesi gereken durumlarda makama bilgi verilecektir.)
18- Hastalık izin onaylarında uygun görüş bildirmek, 19- Defterdarın vereceği diğer görevleri yapmak.
12 - DEFTERDAR YARDIMCISI YURDAKUL TAŞÇI’NIN DEFTERDAR ADINA BAĞLI BİRİMLERE İLİŞKİN İMZALAYACAĞI YAZILAR VE DİĞER İŞLEMLER
BAĞLI BİRİMLER A- MERKEZ BİRİMLERİ:
Muhakemat Müdürlüğü, Milli Emlak Müdürlüğü.
B- İLÇE BİRİMLERİ:
Atakum, İlkadım, Alaçam, Ayvacık, Bafra, Havza, Kavak, 19 Mayıs, Vezirköprü, Yakakent Malmüdürlükleri .
1- Onuncu Bölümde Defterdar tarafından imzalanacağı belirtilenler dışındaki iş ve işlemlerin kendine bağlı olduğu birimlere ait imza ve havale işlemleri. (Kişiye Özel ve
Gizli yazılar hariç)
2- Diğer kamu kurum ve kuruluşlarının alt birimlerine, bizzat Büyükşehir Belediye Başkanının imzasıyla gelen yazılar hariç olmak üzere Büyükşehir Belediye Başkanlığına yazılan yazılar, İlçe Belediye Başkanlıklarına yazılan ve görüş, emir, mukteza niteliği taşımayan, soruşturma, bilgi ve belge isteme amaçlı yazılan yazılar,
3- Kendine bağlı harcama birimlerinin, harcama talimatlarının onaylanması; her türlü özlük hakları ile ilgili yapılan ödemeler (maaş, doğum yardımı, ölüm yardımı, ön ödeme verilmesi vb.) ihale onay safhasına kadar olan ara yazışmalar ile ihale onay belgesinin imzalanması, Harcama Yetkilileri Hakkında Seri No:1 Genel Tebliğin 4. maddesi gereği her bir harcama işlemi itibariyle mal ve hizmet alımları ile yapım işleri için belirlenen tutara kadar olan harcamalara ilişkin işlemlerle ilgili harcama yetkililiği görevini yürütmek, bunlara ilişkin ödeme emri belgesini imzalamak,
4- Araçların İl içerisindeki (merkez ilçeler dahil) taşıt görev emirlerinin imzalanması, işlemlerini yapmak ve takip etmek,
5- Kendine bağlı olan birimlerin imha komisyonuna başkanlık etmek, bununla ilgili işlemleri sonuçlandırılmak.
6- Kendine bağlı olan Birim Amirleri ve Hazine Avukatlarının yıllık ve mazeret izinlerinin kullanılmasında uygun görüş belirtmek,
7- Yemekhane Yönetim Kurulu başkanlığını yürütmek hesap ve işlemlerini denetlemek, 8- Milli Emlak Müdürlüğünce hazırlanan “Taşınmaz Mal Mahalli Tespit Programı“ nın
onaylanması,
9- Devlet binalarının yangından ve sabotajlardan korunması ile ilgili işlemlerin yürütülmesi, takibi ve yazılarının imzalanması,
10- Bina Daire Amirliği görevini yürütmek,
11- Defterdarlığımız hizmet binasının güvenlik ve temizlik işlemlerinin koordinesi ve kontrolü, 12- Milli Emlak Müdürlüğünce her türlü satış, kira, irtifak hakkı tesisi ve/veya kullanma izni
verilmesine ilişkin ihale suretiyle yapılan işlemleri müteakip düzenlenecek sözleşmeleri idare adına imzalamak,
13- Tapu ferağ işlemlerinin ön hazırlık işlemleri ve paraf edilmesi, 14- Vergi Dairesine yazılan ecrimisil tahsil yazıları.
15- Merkez harcama birimlerinin Taşınır Mal Yönetmeliğinin uygulanmasına ilişkin onaylar ve diğer yazılar ile taşınır yönetim hesabı cetvellerinin onaylanması,
16- Kendine bağlı birimler hakkında şahıslar tarafından yazılıp, Defterdarlık Makamına verilen dilekçe ve yazılara verilen cevaplar. (Defterdarın bilmesi ve takdir etmesi gereken durumlarda makama bilgi verilecektir.)
17- 3561 sayılı Yasa gereğince Kayyımlıkla ilgili yapılan yazışmalar,
18- AFAD (Afet ve Acil Durum) işlemlerinin yürütülmesi, takibi ve yazılarının imzalanması, 19- 4207 sayılı yasanın gereklerini yerine getirmek ve cezai işlem uygulama yetkisini
kullanmak
20- Hazinenin mülkiyetinde ve Devletin hüküm ve tasarrufu altındaki taşınmazların satış, trampa, kiraya verme ve benzeri işlemleriyle ilgili olarak diğer kamu kurum ve kuruluşlarına yazılan bilgi ve belge isteme yazıları.
21- Defterdarın vereceği diğer görevleri yapmak.
13 - BİRİM AMİRİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR:
1- Birim amirleri kendi mevzuatından doğan ve mukteza niteliği taşımayan kanun, yönetmelik, yönerge, genel tebliğ ve genel yazı hükümlerine bağlı kalınarak cevap verilmesi ve ayrıca takdire dayalı görüş belirtmemek şartıyla yazacağı yazılar,
2- 2013/1 sıra no.lu Defterdarlıklar iç kontrol eylem planı genelgesi gereğince oluşturulacak komisyon üyeliği görevini yürütmek (Ana birim amirleri).
3- Basında çıkan ihbar, şikâyet ve dilekler ilgili birim amiri tarafından herhangi bir emir beklenilmeksizin dikkatle incelenecek, sonucu en kısa zamanda Valilik Makamına arz edilecek şekilde ilgili Defterdar Yardımcısına, Defterdar Yardımcısı tarafından da Defterdarlık Makamına sunulacaktır.
4- Müdür Yardımcısı ve diğer personelin yurtiçi ve yurt dışı geçici görev yolluk bildirimlerindeki birim yetkilisi bölümünün imzalanması,
5- Günlük ve fazla mesai cetvellerinin titizlikle kontrolünün yapılması,
6- Merkez birimlerinin kendi aralarında yaptıkları emir ve talimat içermeyen bilgi ve belge isteme amaçlı yazılan yazıların imzalanması, (Defterdarın bilmesi ve takdir etmesi gereken olması durumunda Makama bilgi verilecektir.)
7- Birim amirleri kendi birimleri ile ilgili iş ve işlemlerin etkin, süratli ve zamanında yerine getirmesinden sorumlu olup, tasarruf tedbirlerine azami özen göstereceklerdir.
8- Taşınır Mal Yönetmeliği çerçevesinde yapılması gereken işlemlerin düzenli bir şekilde yapılmasını sağlamak,
9- Merkez harcama birimlerdeki gerçekleştirme görevlilerine harcama yetkilisi adına şifre verilmesi (Personel Müdürü tarafından),
10- Şahıslar tarafından direkt Müdürlüklere hitaben yazılan dilekçe ve yazılara verilen cevaplar (Defterdarın bilmesi gereken bir husus olması durumunda Makama bilgi verilecektir).
11- Kendi konuları ile ilgili olan dilekçeleri doğrudan doğruya kabul etmek, konuyu incelemek ve eğer istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal durumun açıklanması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmek.
12- Defterdarın vereceği diğer görevleri yapmak
14 – DEFTERDARLIK UZMANLARI KOORDİNATÖRÜNÜN İMZALAYACAĞI YAZILAR
İlimiz dahilinde bulunan Kamu Kurum ve kuruluşlarıyla sadece denetim ve inceleme hakkında yapılan yazışmaları zamanında ve geciktirilmeden sonuçlandırılabilmek için Defterdar adına imzalamak.
15- UYGULAMADA GÖREV YETKİLERİNE AİT ORTAK HÜKÜMLER:
a) Defterdar Yardımcıları;
1- Kendine bağlı birimlerin istatistiki bilgilerinin aylık ve yıl sonu hesap cetvellerinin zamanında ve doğru olarak hazırlanarak Bakanlığa gönderilmesinden, değerlendirilip, gerekiyorsa ilgili birimlerin uyarılması ve Makama bilgi verilmesinden,
2- Kendine bağlı birimlere ait personelin günlük mesai cetveli ile kılık kıyafeti, uyum ve davranışlarının yerinde kontrolü,
3- Kendine bağlı hizmet birimlerinin döşeme, demirbaş ihtiyaçlarının tespit ve temini ile bakım ve onarım, temizlik düzeninden,
4- Kendine bağlı birimlerin cevaplı raporlarla ilgili Defterdarlık görüşlerinin hazırlattırılıp paraflanmasından,
5- Defterdarlık Birimlerinin küçük onarım işlemlerinin koordinesi ve kontrolünden,
6- Makamımca yapılacak denetim ve gözetim saklı kalmak şartı ile etkin, düzenli, disiplinli ve örnek bir biçimde çalışılmasını sağlamak için gereken tedbirleri almaktan,
7- Tüm basılı kağıtların dağıtımı, ihtiyaçların tespiti ve temininden, Sorumludur.
b) Defterdar Yardımcısı dışındaki, Müdür ve Müdür Vekillerinin Defterdar adına imza yetkisi yoktur.
c) Birimlerin veya memurların istek ve şikayetleri, ilgisine göre önce birinci derecedeki birim amirine, daha sonra Defterdar Yardımcısına, sonuç alınmadığı takdirde konu Makamıma intikal ettirilecektir.
d) Görevde bulunduğum ancak Makamımda olmadığım zamanlarda, acil veya gecikmesinden dolayı kişi, kurum, kuruluş ve devletin zaman kaybından dolayı zarar görmesi muhtemel hallerde adıma Defterdar Yardımcısı paraf ve imza etmeye yetkilidir. Ancak Makamıma döndüğümde ilgili yazı hakkında kesinlikle bilgi verilecek, ilgili yazı hakkındaki görüşüm alınacaktır.
e) Genel evraktan gelen tüm yazılar öncelikle Makam kontrolünden geçtikten sonra Defterdar Yardımcılarına havale için gönderilecektir. Defterdar önemli gördüğü yazıyı kendisi havale ederek görüşelim şerhi ile birlikte (“D”) rumuzu koymak suretiyle havale işlemi tamamlanmış olacaktır.
f) Defterdar Yardımcılarının birinin görevde olmaması halinde diğeri kendi görevleri ile birlikte diğer Defterdar Yardımcısının görevlerini de yürütecektir.
16 – YÜRÜTME VE SORUMLULUK:
1- Bu yönerge hükümleri Defterdar tarafından yürütülür.
2- Bu yönerge hükümlerine titizlikle uyularak herhangi bir aksaklık ve aykırılığa meydan verilmemesinden ve yönergenin yürütülmesinden, başta Defterdar Yardımcıları olmak üzere bütün Birim Amirleri Defterdara ve her derecedeki amir ve memurlar hiyerarşik olarak üstlerine karşı sorumludurlar.
3- Bu Yönergenin yürürlüğe giriş tarihinden itibaren 02/08/2013 tarihli Samsun Defterdarlığı İmza ve Yetki Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır.
4- Birimlerce bu yönerge yeteri kadar çoğaltılmak suretiyle dağıtılacak ve personel bu konuda eğitilecektir.
5- Bu yönerge Valilik Makamının onay tarihini izleyen işgünü yürürlüğe girer.
Olurlarınıza arz ederim.
Hayati DİNÇ Defterdar
