YENİ ÜYE GİRİŞ VE DANIŞMANLIK PROGRAMI
Rotary küluplerinin yaşam sigortası olan yeni üye kazanma konusunda üyeleri bilinçlendirme ve onları aday üye önermeye özendirme görevi Üyelik Geliştirme Komitesi’nindir.
Genel olarak her Rotary kulübü yıl içinde üyelerinin yüzde 10’a yakın bölümünü çeşitli nedenlerle (vefat, taşınma, işyeri nakli, istifa vb.) kaybeder. Bu demektir ki, her kulübün Rotary yılı başındaki üye sayısını koruması için bile, %10 düzeyinde yeni üye alması gerekir. Uluslararası Rotary kulüplerin her Rotary yılını o yılın başından daha ileri bir üye sayısı ve daha düşük yaş ortalaması ile bitirmeyi amaçlamalarını tasviye etmektedir. Yani yalnızca yeni üyeler kazanmakla kalmayacak, bu üyelerin 40’lı yaşların altında olmalarına da gayret edeceksiniz.
Uluslar arası Rotary’nin dünya genelindeki istatistik verileri,Rotaryenlerin ağırlıklı bölümünün 50-59 yaş aralığındaki üyelerden oluştuğunu,40 yaşın altındaki üyelerin genele oranının yalnızca yüzde 11 düzeyinde olduğu belgelenmektedir.. Bu yalın gerçek, üye seçiminde yaş kriterlerinin de önem taşıdığını ortaya koymaktadır.
Üyelikle İlgili Hükümler: Üyelikle ilgili Kulüp Ana ve İçtüzüğü’ndeki hükümlere eksiksiz uyunuz. Bu hükümlerin bir bölümü şöyledir.
Üyelik Başvurusu: Rotaryen olmayan bir kişinin kulüp üyeliğine aday olabilmesi için üye veya Üyelik Geliştirme Komitesi tarafından Yönetim Kurulu’na teklif edilmesi gereklidir. Rotaryen olmayan kişilerin üye olmak için kulübe doğrudan başvuruları kabul edilmez. Kulübe üye olmak için teklif edilen adayların Rotary’nin ilkelerine ilgi göstermeye,kulübün sınıflandırma planlamasına ,Uluslar arası Rotary’nin, Bölge’nin ve kulübün amacına uygun nitelikte olmasına dikkat edilir.
Bilgi Notu: U.R. kulüp üyeliğine uygun olan eski Rotarakt kulüp üyelerini, Grup İnceleme Değişimi gibi Rotary Vakıf Programlarından yararlananların ve gençlerin Rotary’e kazandırılmasın özel önem vermekte;
bu kişilerden girmelik alınmamasını tavsiye etmektedir.
Üyelik Hak ve Sorumlulukları: Her Rotary Kulübü üyesi aşağıda sıralanan haklara sahiptir:
Çalıştığı iş kolunu sınıflandırmada temsil etmek
Kulüp organlarında seçimle veya atama ile görev almak
Üye teklif etmek
Teklif edilen üyeler hakkında gerekçeli olarak itirazda bulunmak
Olağan ve olağanüstü Genel kurul toplantılarında ve haftalık Olağan toplantılarında oy kullanmak
Bölgede görev almak
Uluslararası Rotary’de görev almak
Kanun, Tüzük ve İçtüzük hükümlerinin öngördüğü şartlar çerçevesinde diğer üyelerle birlikte Genel Kurul’a ve Yönetim Kurulu’na öneriler ve önergeler vermek
Medeni Kanun’un ve Dernekler Yasası’nın sağladığı diğer yetkileri kullanmak.
Üyelerin yükümlendikleri sorumluluklar ise söyledir:
Oğalan ve Olağanüstü Genel Kurul toplantılarına katılmak
Haftalık Olağan toplantılara katılmak, katılım kurallarına uymak
Bölge toplantılarına katılmak
Başkan’ın ve Yönetim Kurulu’nun verdiği görevleri yapmak
Tüzük ve İçtüzük’te öngürülen mali yükümlülükleri yerine getirmek
Medeni Kanun’un ve Dernekler Yasası’nın yüklediği diğer yükümlülükleri ifa etmek
Üyelerin İşyeri ve Yaşadığı Yer: Kulübün bir faal üyesinin kulüpteki sınıfını, fiilen yaptığı ticari iş ve mesleği faaliyeti belirler.aksine bir kara olmadıkça bu üyenin işyeri veya yaşadığı yer,kulübün bulunduğu yer veya civarında olmalıdır.
Başka Kuruluşlara Üyelik: Rotaryenlerin, kulüp üyesi olarak kendilerinden beklenen sorumlulukları yerine getirme olanağını azaltacağından, benzeri bir toplum ya da hizmet kulübüne üye olmaları arzu edilemez. Rotary kulüp üyeliği için düşünülen bir kimsenin Rotaryen olmadan önce, üyesi olduğu diğer hizmet kuruluşlarını açıklaması beklenir. Benzeri toplum ya da hizmet kuruluşuna üye olmak isteyen Rotaryenlerin de üyesi oldukları Rotary kulübünün yönetim kurulundan izin almaları gerekir.
Onur Üyeleri: Yönetim Kurulu, kulübün amaçlarını yaymakta katkı ve hzimetleri ile öne çıkmış, çevresinde iyi tanınan, etik değerleri yüksek kişileri kulübün onur üyesi olarak seçilebilir. Alınan yönetim kurulu kararı bir olağan toplantıda üyelere duyurulur. Seçilen Onur üyesi daha sonraki bir olağan toplantıya davet edilerek kendisine törenle rozeti takılır ve onur üyeliği belgesi verilir.
Onur üyesi kulübün tüm toplantılarına katılmak, bir Rotaryenin misafiri olmaksızın diğer bir Rotary kulübünü ziyaret etmek, girmelik ve yıllık aidat ödememek hakkına sahiptir.
Onur üyesinin oy kullanmak, kulüpte herhangi bir yönetim görevi alma ve bunlara seçilme, sınıflandırma kapsamında iş kolunu temsil etme ve üye önerme hakkı yoktur.
Onur üyeliğinin süresi, kendisini seçen Yönetim Kurulu’nun görev süresi ile sınırlıdır. Yönetim Kurulu bir önceki dönemin Yönetim Kurulu’nun seçtiği onur üyesini kendi döneminde yeniden onur üyesi seçilebilir.
Üye Alım Prosedürü
Rotary kulüplerinde üye alımı altı aşamalı bir işlemler bütünü olarak gerçekleştirilir:
1. Yönetim kurulunca açıklana boş sınıflar için aday üye önerisi kulübün faal üyeleri veya Üyelik geliştirme Komitesi tarafından aday üye kartı doldurularak yapılır. Başvuru Kulüp Sekreteri tarafından Yönetim Kurulu’na iletilir. Bu aşamada öneri gizli tutulur; adayın adı, Yönetim Kurulu üyeleri ve ilgili komitelerin dışında açıklanmaz.
2. Aday üye kartını alan Yönetim Kurulu, adayın sınıflandırma yönünden uygunluğunun araştırılmasını Sınıflandırma Komitesi’nden; karakter, iş hayatı ve sosyal durumu yönünden üyeliğe uygun olup olmadığının araştırılmasını da Üyelik Komitesi’nden ister.
3. Yönetim Kurulu, Sınıflandırma ve Üyelik komiteleri tarafından hazırlanan aday üye ile ilgili raporları görüşür. Üyelik başvurusunun reddini ya da işlemin sürdürülmesi kararlaştırır (bu aşamada ret kararı alınmışsa karar, kulüp sekreteri aracılığıyla aday üye önerisini yapan üyeye bildirilir).
4. Yönetim Kurulu’nun aday üye ile ilgili kararı olumlu ise, adayı öneren üye ile Rotary Bilgileri Komitesi’nden bir veya birkaç üye adayını ziyaret eder. Bu ziyarette Rotary’nin amacı ve kulüp üzerine özet bilgiler verilir; Rotary kulübü üyeliğinin ayrıcalıkları, devam koşulları ve üyelerden beklenenler üzerine açıklamalarda bulunulur. Sonrasında adaydan Başvuru Formunu doldurması, adının ve önerildiği sınıfın kulüp üyelerine açıklanmasına izin verilmesi istenir.
5. İznin alınması sonrasında, adayın ismi ve sınıfı yazılı olarak kulüp üyelerine duyurularak olası itirazlar için İçtüzük’te yazılı süre (10 gün) verilir. Süre sonunda eğer aday üye ile ilgili yazılı bir itiraz gelmemişse, önerilen üye İçtüzük’te belirtilen giriş aidatını ödediğinde üyeliğe seçilmiş olur. Aday üye ile ilgili yazılı itiraz gelmişse, yönetim kurulu bu itiraz/itirazları inceler ve adayın üyeliğini kapalı oya sunar.
İçtüzük’te belirtilen sayıdan az olumsuz oy çıkarsa adayın üyeliği, giriş aidatını ödediğinde kabul edilmiş olur. Kabulün ardından kulüp sekreteri yeni üye için üyelik kartı düzenler, üyenin adını yöntemine uygun olarak Böle Guvernörü ve U.R. Sekreterliği’ne bildirir.
6. Yeni üye kulübün tercihan eşli düzenlenen olağan bir toplantısında kulübe takdim edilir.
Kulübünüzü Canlı Tutmak: Yeni adaylar bulmak, nitelikli üyeler önererek kulübü canlı tutmak, öncelikle Üyelik Geliştirme Komitesi’nin görevidir. Bir Rotary kulübünün topluma yakın olması ve toplumun gereksinimlerine yanıt verebilmesi için her açıdan nitelikli üyeleri arasına katması gerekir.
Komiteniz kulüp üyelerinin üyelik gelişimine karşı olumlu bir tavır benimsemelerini sağlamalı; bazı üyelerin kulüp üye sayısına keyfi sınırlama koydurma eğilimlerine karşı durmalıdır. Üye sayısının artması, üye kalitesinin düşmesi anlamına gelmez. Üyelik ve Üyeliği geliştirme Ayı’nda (Ağustos) hazırlayacağınız bir kulüp programında, üye sayısının arttırılması ve büyümenin(yeni kulüpler kurulması) önemine dikkat ekin.
Kulübünüzün yaş ortalamasını çıkarın üyelerinizden bu tablonun 10 yıl sonrasını düşünmelerini isteyin.
Yöntem El Kitabı Ne Diyor?: Üyelik geliştirmenin üç ana unsuru; yeni üyelerin uyumu, eski üyelerin muhafazası ve yeni kulüpler kurulmasıdır. Kulüpler, üye kazanmak üzere mevcut yöntemlerini tam ve amaçları doğrultusunda kullandıkları taktirde, kendi yörelerinde daha başarılı hizmetler gerçekleştirebilecekleri gibi, mevcut üyelerin de etkin olarak faaliyetlere katılmalarını sağlayacak ve ilgilerini canlı tutabileceklerdir.
Üye Artışı sağlamada en önemli öğeler şunlardır:
Kulüp Başkanı tarafından üyelerin cesaretlendirilmesi ve desteklenmesi
Yeni üyeler için, kulübe uyum ve kulüp faaliyetlerine katılımı da içeren iyi tasarlanmış programlar düzenlenmesi
Üyelerini koruyarak büyüyen kulüplerin Bölge Guvernörü tarafından takdiri
Rotary’nin üyelerine getirdiği ekonomik yükün makul ölçülerde tutulması
Rotary kulüp üyelerinin Rotaryenlere ve ailerine sağladığı ayrıcalıkların tanıtılması
Uluslar arası Rotary, daha fazla sayıda üye kazanma ve üye kaybını azaltma konusunda kulüplere şu tavsiyelerde bulunmaktadır:
Kulüpler üyelik geliştirme ile ilgili mevcut yöntemleri eksiksiz olarak ve amaç doğrultusunda kullanılmalıdır
Kulüpler hizmetlerini toplum gereksinimleri doğrultusunda yapmalı ve bunları anlamlı kılmak için çalışmalıdır
Kulüp her üyeyi kulüp ile sürekli ilgili ve ilişkili tutmak için faaliyetlerde bulunmalıdır
Her kulüp kendi üye arttırma ölçülerini gözden geçirmeli, başarız ise bu ölçütleri değiştirmek için gerekeni yapmalıdır;
Guvernör ve bölge görevlileri üyelik arttırma konusunda tavsiyeye ihtiyacı olan kulüplerde birlikte çalışmalı, bu kulüplere üyelik geliştirilmesinin gerekçeleri anlatılmalıdır
Kulüpler işyeri veya ikametgâhını değiştirme nediyle istifa etmek zorunda kalan üyelerinin Rotaryen olarak kalmalarını sağlamak için gayret göstermeli; eski üyelerini, üyenin gideceği yöredeki bir veya biraç kulübe “aday üye”olarak önermelidirler
İşe Başlarken: Komite üyelerinizle yapacağınız ilk toplantıda, komitenizin görev ve sorumlukları ile Üyelik ve Sınıflandırma komitelerinin görev ve sorumlulukları arasındaki farkı belirtin.
Kulübünüzün sınıflandırma listesini, varsa üyelik soyağacını dikkatlice inceleyerek şu sorulara yanıt arayın:
Kulübünüzde toplumdaki iş ve profesyonel faaliyetler yeterince temsil ediliyor mu?
Tüm üyeler kulübe yeni üye kazandırmak için çalışıyor mu?
Kulübünüzün önceki dönemlerine ait Üyelik Geliştirme Komitesi raporlarını inceleyin. Yeni üye adayları belirlemek için nasıl bir strateji izlenmesi gerektiğini tartışın. Biliniz ki, üyelik büyümesi nadiren kendiliğinden gelişir. Yeni üye kazanmada gerçekçi amaçlar saptanmalı ve bir Üyelik Geliştirme Planı oluşturulmalıdır.
Üyelik Eğilimi Çizergesi: Öncelikle kulübünüzün 30 Haziran tarihi itibariyle üyelik bilgilerinin dökümünü yapın
Kulübün Mevcut Üye Sayısı:
Geçen Yıl 30 Haziran’daki Üye Sayısı :
Erkek Üye Sayısı : Bayan Üye Sayısı :
Üyelerin Yaş Ortalaması :
Rotary Kıdemlerine Göre Üye Sayıları
1 yıldan az: 1-3 yıl : 3-5 yıl :
5-10 yıl : 10-15 t-yıl: 15 yıldan fazla
Geçen iki yıl içerinde yeni üye önermiş olan üye sayısı :
Döküme bugüne kadar hiç aday göstermemiş kulüp üyelerinin listesini de ekleyin. Üyelik Geliştirme Planı hazırlarken ikinci iş olarak da son 5 veya 10 yıldaki toplam kulüp üyelerinin çizelgesini oluşturun.
Eğer çizelge düzenli bir artıio gösteriyorsa kulübünüz kuşku yok ki “iyi” konumdadır. Ama eğer inişler- çıkışlar ya da sürekli bir düşüş görüyorsanız, üyelik geliştirme için acilen harekete geçmelisiniz.
Büyüme Herkesin İşidir: Rotary’nin ana amacı, kişilerin toplumsal sorumluluk duyguları ile hizmet ideallerinin birleştirilmesidir. Her Rotaryen üye önerme sorumluluğunu taşımalı ve önereceği nitelikli kişilerle Rotary’i paylaşmanın, Rotary’nin büyüp güçlenmesine yardımcu olacağını bilmedir. Bu bağlamda komiteniz büyümenin yararını ve her üyenin yeni üyeler önermesinin ötelenemez bir sorumluluk olduğunu vurgulamalıdır.
Bu amaçla;
Kulüp toplantılarında boş sınıfları bildirin
Kulüp bülteninde üyelik büyüme haberlerine yer verin
Kulüp ilan panosunda ve kulüp bülteninde duyurular yapın
Üyelik geliştirme konusunda bir kulüp programı düzenleyin
Kulüp toplantıları ve tartışma gruplarında büyümenin önemini vurgulayın
Komiteniz kulüp üyelerini, tolumun nitelikli iş ve profesyonel çevrelerini etkileyecek etkin bir imaj yaratma konusunda özendirilmelidir. Unutmayın, yeni üye kazanma projesi değişik ilgi alanlarına sahip farklı yapıdaki kişilerin ilgisini çekme temeline dayanır. Bu da çeşitli hizmet programlarını ve iyi bir halkla ilişkiler çalışmasını gerektirmektedir.
Hiç aday üye önermemiş kulüp üyelerinizle görüşün, nedenlerinin ne olduğunu saptamaya çalışın. Belki de üye alımı konusunda neler yapmaları gerektiğini bilmiyorlardır.
Yeni üye kazanma hedefiniz ile ilgili hazırlayacağınız grafik ve büyüme çizelgelerini toplantı salonunun çeşitli yerlerine asın.
İş değişiklikleri nedeniyle bölgenize gelen iş ve meslek insanları , eski Rotaryenler,toplumda oluşan yeni profesyonel faaliyetler ,üyelik büyüme stratejinizi etkileyebilecektir. Gelişmeler konusunda kulüp üyelerinizin komitenizi haberdar etmesini sağlayın.
Geri Çevirmekten Sakının: İyi planlanan bir yaklaşımla, Rotary kulübü üyeliğinden geri çevrilenlerin sayısı en aza indirilebilir. Aşağıda sunulan yaklaşım tarzları denenmiş ve başarı olunmuştur:
Komite çalışmalarınız sonrasında belirlediğiniz potansiyel üye adaylarını ziyaret edin. Kendilerine üyelik sözü vermeden Rotary ve kulübünüz ile ilgili kısa bilgiler aktarın; üyeliğin getireceği hak ve sorumlulukların neler olduğunu belirtin. Bu ziyaret size adayın kişilik yapısı ve Rotary sorumluluklarını ne ölçüde taşıyabileceği hakkında önemli bilgiler kazandırmış olacaktır. Sonrasında izlenimlerinizi komite üyelerine aktarın. Adayı, üyeliğe davet etmek için kulübünüzden en uygun Rotaryeni seçin. Üye adayını, ona ilginç gelebilecek kulüp toplantılarından bir kaçına davet edin.
Unutmayın! Hiçbir kişi, Rotary kulübünün amacı ve bu kulüpte üstlenmesi gereken görevleri yeterince anlamadan üye olarak alınmamalıdır. Aday üye özellikle devam, komitelerde hizmet, kulüp projeleri ve
diğer etkinlikler üzerinde aydınlatılmalıdır. Üye adayını bilgilendirmek, Rotary Bilgileri Komitesinin desteğiyle birlikte adayı öneren üyenin görevidir.
Üyelik ve Üyeliği Geliştirme Atı: Rotary Hizmet takvimi’nde bu özel aydan (Ağustos) yararlanmak için komiteniz titiz bir hazırlık yapmalıdır. Bu süreci yalnızca kulübünüze yeni üye kazanmak için değil, mevcut üyeleri kulüp bünyesinde tutmak için gereken çabaları da gözden geçirmek için bir fırsat olarak değerlendirin. Kulüp üyeliğinde yıpranmanın önlenmesinin, üyelik geliştirme programının en önemli bölümünü oluşturduğunu unutmayın. Ayrıca bu ay, bölgenizde yeni bir Rotary kulübünün kurulabilmesi için mevcut potansiyelin incelenmesi açısından da iyi bir fırsattır.
Yeni Üye Oryantasyonu: Çoğu kulüpler, nitelikli birçok üyeyi Rotay hakkında yeterince aydınlatamadıkları için kaybetmektedir. Bu nedenle yeni üyelerin uyumunun sağlanması, kulübünüzün geleceği için büyük önem taşıyan bir sorumluluktur.
Yeni üyelerin kulübün işleyişine ve etkinliklere, Rotaryen olmanın sorumluluklarına uyum sağlayabilmeleri için zamana gereksinimleri vardır. Bu nedenle Rotarye giriş sürecinin her aşaması eksiksiz olarak gerçekleştirilmelidir. Yeni üyelerin Rotary’nin dünya çapındaki gücünü görebilmeleri için ilk kuruluş yıllarındaki zolukları bilmeleri gerekir. Bu çerçevede Rotary Bilgileri Komitesi ile Üyelik Geliştirme Komitesi arasında düzenli bir işbirliği şarttır.
Eğitim Programları: Yeni üyeler için uygulanacak Rotary Eğitim Programları üç aşamalı olarak gerçekleştirilir:
Seçim öncesi bilgilendirme
Üyenin kabulü ve kulübe giriş
Üye olarak ilk altı ay
Seçim Öncesi Bilgi: Üye adayını, Rotary’nin getirdiği sorumluluklara alışabilmesi ve sağlıklı bir karar verebilmesi için bir bilgilendirme toplantısına davet edin. Bu davetinizi iletirken üye adayına, bu toplantıyı düzenlemek ve katılmakla, kulübün ve kendisinin herhangi bir taahhüt altına sokulmadığı belirtilmedir. İlk toplantının üye adayını öneren Rotaryenin evinde düzenlenmesi uygun olur. Adayın grup üyelerine tanıştırlması sorumluluğu öneriyi yapana aittir. Toplantıya ikiden fazla Rotary Bilgileri Komitesi üyesinin katılması daha uygundur.
Önerilen Toplantı Gündemi:
Toplantının amacını açıklayın. Rotary’nin amacını, dünyada ve ülkemizdeki gelişimini özetleyin.
Kulüplerin hizmet komitelerinin bu amacın gerçekleştirilmesi sağlayan etkili birer araç olduğunu vurgulayın. Rotary Vakfı’nın insanı programlarını, özellikle de PolioPlus kampanyası ve eğitim programlarıyla ırk, dil, din ayrımı yapmaksızın genç kuşaklara verdiği desteği aktarın.
Uluslararası, bölge ve kulüp düzeyinden örnekleyerek Rotary’nin gönüllü hizmet yapısını özetleyin.
Rotary’nin bulunduğu ülkeler ve dünya çapındaki yaygın konumu üzerine sayısal bilgiler verin.
Anlatacaklarınız üye adayı için etkileyici olacaktır.
Rotary kulübünün organizasyon yapısını, yönetim kurulu ve hizmet komitelerinin nasıl çalıştığını, kararların nasıl alınıp, nasıl uygulandığını anlatın. Geçmişteki hizmet projeleri ve halen devam eden hizmetler üzerine bilgi verin.
Üye adayının kulübe kabul edilmesinden sonra ilk aşamada üstlenmesi gereken yükümlülükleri anlatın.
Aidatların ödenmesi, kulüp toplantılarına düzenli devam; bölge ve kulübün yeni üyeler için düzenleyeceği Rotary bilgileri seminerine katılımın gerekliliğini vurgulayın.
Yeni Üyenin Kulübe Takdimi: Uluslararası Rotary her Rotary kulübünün yeni üyelerin kulübe takdimi (üye kabul töreni) konusunda özel ve etkileyici bir yöntem geliştirmesini istemektedir. Aşağıda sunulan plan, kulübünüzün özel koşullarına uygun bir yöntem geçiştirmenize yardımcı olacaktır.
Başkan, olağan kulüp duyurularını yaptıktan sonra, kulübe yeni bir üye kabul edileceğini duyurur; yeni üyeyi ve onu öneren Rotaryenş kürsüye davet eder (toplantı eşli düzenleniyorsa, eşler kürsüye davet edilir).
Öneriyi yapan kişi, yeni üye hakkında kişisel yakınlığına dayanarak bir konuşma yapar. Üye hakkında akratacağı bilgilerin yanı sıra, onu neden üye adayı olarak önerdiği konusunda da açıklamalarda bulunur.
Başkan yeni üyeye hitaben “hoş geldin” konuşması yapar. Bu konuşmada Rotary’nin amacını, Rotaryenin bu büyük organizasyon içinde işlevini, yeni üye ile kulübün kazanımlarını aktarır.
Başkan konuşmasının sonunda yeni üyenin görevlendirildiği hizmet komitesini, ona yardımcı olmak üzere atadığı danışmanı, katılacağı Ocakbaşı grubunu açıklar ve yeni üyenin rozetini takarak töreni bitirir.
Yeni üyeye kısa bir konuşma için söz verilir.
Birçok kulüp, yeni üyeye kabul töreni sonrasında içerinde çeşitli Rotary bilgileri materyali, kulüp üye listesi, bölge kılavuzu, kulüp bayrağı bulunan bir eğitim kiti sunar (üye kabul töreni ile ilgili detay bilgi için Rotary Temel Kitabının üyelik bölümüne bakınız).
Kabul Sonrası Oryantasyon: Bu aşamaya kadar yeni üye, Rotary organizasyonun geniş yapısına yalnızca yakınlık kazanmıştır. Artık sıra kulübün işleyişi ve etkinlikleri ile ilgili bilgilerin edinilmesine gelmiştir.
Bazı kulüpler yeni üyelerini hemen değişik komitelerde görevlendirir; bazıları ise bir süre beklerler.
Uygulanan yöntem ne olursa olsun, yeni üye kulübe kabul edilişinin ilk altı ayı içerisinde yeterli Rotary bilgisini kazanmış olmalıdır.
Üyenin aklına birçok soru gelebilir. Bu sorulara alacağı yanıtların, onun Rotaryen olarak geleceğini biçimlendireceği unutulmamalıdır. Üyeye Rotary yolunda ilerlemesine yardımcı olmak için komiteniz, onu da davet edileceği küçük grup toplantıları düzenlemelidir. Rotaryenlerin evlerinde yapılması tavsiye edilen bu bilgilendirme toplantılarında Meslek Hizmetleri, Toplum Hizmetleri, Uluslararası Hizmetler, Gençlik Hizmetleri ve Rotary Vakfı için birer oturum, Kulüp Hizmetleri için iki seans yapılmalıdır. İdeal olan bu bilgilendirme programının, üyenin kabulünü izleyen ilk üç ay içerisinde tamamlanmasıdır. Toplantılar, soru sorulmasına ve genel tartışmaya olanak sağlayacak esneklikte ve samimi bir havada olmalıdır.
Yeni Üyenin İşe Yerleştirilmesi: Bilgilendirme toplantılarına katıldıktan sonra yeni üye artık kulüp işlerinde yer almaya hazırdır. Ama yine de yeni üyenin ilk 6 ve 12 aylık dönemlerde rehberliğe ve yardıma gereksinim duyacağı unutulmamalıdır. Üyeye mümkün olan en kısa sürede artık kulübün bir parçası olduğu hissettirilmelidir. Bu konudaki çalışmalarınıza katkı sağlamak amacıyla kulüplerin geliştirdikleri bazı teknikleri ilgileri bilginize sunuyoruz:
Yeni üyenin ilk yılında aktif olarak olmasa da gözlemci olarak komite çalışmalarına katılmasında yarar vardır. Yeni üyeler genellikle başlangıçta Dostluk Komitesinde görevlendirilirler. Ancak yeni üyenin, aylık değişimlerde çeşitli komitelerde görevlendirilmesi de mümkündür.
Kulüpte düzenlenecek “Yeni Üye Paneli” etkili bir yöntemdir. Yeni üyeler bu panellerde, kulüp programlarındaki işleri öğrenme, diğer üyelerle hobileri ve genel ilgi alanları üzerine sohbet etme olanağı bulurlar.
Yeni üyeyi ısındırmanın etkin bir yolu da, ona Program Komitesince “ Benim İşim” konuşması yapma görevinin verilmesidir. Ancak bu konuşma Rotary Bilgileri Komitesinin yeni üye ile ilgili eğitim takvimini tamamlanması sonrasında olmalıdır.
Diğer bir kulübün ziyaret edilmesi yeni üyeye Rotary’i daha geniş kapsamda tanıma olanağı sağlar. Bu ziyarette yeni üyeye, kendisini öneren veya kulüpçe görevlendirilen bir üyenin eşlik etmesinde yarar vardır.
Üye ilk fırsatta bir bölgesel toplantıya (Bölge Semineri, Rotary Vakfı Semineri, Bölge Asamblesi, Bölge Konferansı) ve eğer mümkünse uluslar arası bir toplantıya katılmaya teşvik edilmelidir.
İlk yılını aşan üyeler için özel dostluk programları hazırlanmalıdır. Bazı kulüpler eski üyelerle yeni üyelerin kaynaşmasını sağlayacak özel toplantılar düzenlemektedir.
Üyeliğin Sona Ermesi Şekilleri:
İstifa: Kulüpten ayrılmak isteyen üye bu isteğini yazılı olarak Başkana bildirir. İstifa istediği, bildirildiği tarihten sonraki ilk Yönetim Kurulu toplantısında görüşülerek karara bağlanır. Alınan karar, Karar Defterine yazılır. Üye Defterindeki o üyeye ait sayfaya gerekli açıklama kaydedilir.
Şartlı istifa: Çalışma ve özel yaşamındaki değişiklikler, önemli sağlık sorunu gibi nedenlerle bir üye, bu olumsuz şartların düzelmesi sonrasında tekrar kulübe dönmek isteği ile şartlı istifa olarak edebilir. Üye bu isteğini ve gerekçesini belirten istifa dilekçesini Başkana verir. Yönetim Kurulu, üyenin iyi niyetini dikkate alarak istifayı şartlı olarak kabul eder ve Karar Defterine şartı ile birlikte kaydeder. Yönetim Kurulu bu kişinin sınıfını açık bekletme kararı alabilir. Bu şekilde istifa eden kişi, olumsuz şartların giderilmesinden sonra kulübe tekrar üye olmak için yazılı olarak başvurduğunda, aday üye kabulü ile ilgili işlemler yapılmadan, Yönetim Kurulu kararı ile yeniden üyeliğe alınır. Tekrar üyeliğe kabul edilen kişinin bu durumu Üyelik Defterindeki sayfasına işlenmek suretiyle kaydedilir. Bu üyeden girmelik alınmaz.
Üye Kaydının Yasal Zorunluluk Nedeni ile Silinmesi: Bir üyenin yasal nedenlerle ve yargı kararı ile dernek üyesi olma hakkını kaybetmesi halinde, bu durumun öğrenilmesinden sonraki ilk Yönetim Kurulu toplantısında gerekli karar alınarak bu kişinin üyeliği düşürülür ve Üye Defterinde bu üyeye ait sayfaya gerekli açıklamalar kaydedilir.
Devamsızlık Nedeni İle Üyeliğin Kendiliğinden Son Bulması: Geçerli nedenlerden dolayı Yönetim Kurulunca izin verilmeyen ve devamdan muaf tutulmayan ve arka arkaya 4 toplantıya katılmayan ve katılmadığı toplantıyı telafi edemeyen üyeye, devamsızlık nedeniyle üyeliğinin sona erebileceği Yönetim Kurulu tarafından bildirilerek açıklama istenir. Yönetim Kurulunca kabul edilecek bir neden olmadığı takdirde, bu üyenin üyeliği kendiliğinden son bulur. Bu durumda Yönetim Kurulu, üyeliğin kendiliğinden son bulduğunu saptayan tesbit kararını Karar Defterine işler.
Rotary Kurallarına,genel Kurul ve Yönetim Kurulu kararlarına uymamak nedeni ile üyelikten çıkarılma: Alınan ve uygulanan Genel Kurul ve Yönetim Kurulu kararlarına, Rotary’nin ve kulübün genel prensip ve etik kurallarına uymayan davranışlarda bulunan üye,Yönetim Kurulu kararıyla üyelikten çıkarabilir. Ayrıca kanun,tüzük ve içtüzük hükümlerinin yükümlü tutulduğu hususlara uymayan herhangi bir Yönetim Kurulu üyesi de Yönetim Kurulu kararı ile üyelikten çıkarılabilir.
Aidatın ödenmemesi nedeni ile üyelikten çıkarılma: Sayman tarafından saptanan günden itibaren 30 gün içinde aidatını ödemeyen üyenin son bilinen adresine Kulüp Sekreteri tarafından hatırlatma mektubu gönderilir. Mektup tarihinden itibaran 10 gün içinde cevap alınmayan ve aidatını ödemeyen üyenin Yönetim Kurulu kararı ile üyeliği son bulur. Üyenin uyarı üzerine Yönetim Kurulu’na başvurması halinde, kabul edilecek geçerli bir nedeni olmadığı görülür ve aidatın ödemesi yapılmazsa Yönetim Kurulu üyenin üyeliğine son verir.
