KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ
PP.1.2.KLV.0001 OMÜ PROGRAM DEĞERLENDİRME
REHBERİ
1.GENEL BİLGİLER
Bu rehber Ondokuz Mayıs Üniversitesinde yürütülen program değerlendirme sürecini tanıtmak ve bu sürecin işleyişini açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.
1.1. Tanımlar
a- PP.1.2.R.0004 Öz Değerlendirme Raporu (ÖDR), öz değerlendirme komisyonu tarafından belirlenen ölçütler dikkate alınarak ilgili program için hazırlanan raporu,
b- PP.1.2.FR.0106 Eğitim Programı İzleme Formu (EPİF), ilgili programın gelişiminin ve performansının izlendiği formu,
c- PP.1.2.R.0005 Gelişme Raporu (GR), akran değerlendirme komisyonu değerlendirmeleri doğrultusunda program tarafından yapılan değişikliklerin belirtildiği raporu,
d- PP.1.2.R.0001 Akran Değerlendirme Raporu (ADR), belirlenen ölçütler dikkate alınarak akran değerlendirme komisyonu tarafından ilgili program için yapılan değerlendirmeleri içeren raporu, e- Akran Değerlendirme Komisyonu (ADK), program değerlendirme çalışmalarını gerçekleştirme üzere kalite koordinatörlüğü tarafından bir tanesi bölüm öğretim elemanları arasından, diğer ikisi program dışından olacak şekilde belirlenen 3 kişilik komisyonu,
f- Öz Değerlendirme Komisyonu (ÖDK), program öz değerlendirme raporunu hazırlamak üzere programın bağlı bulunduğu akademik birim tarafından programda görevli öğretim elemanları arasından belirlenen 3 kişilik komisyonu,
g- PP.1.2.R.0002 Akran Değerlendirme Raporu Program Cevabı (CADR), akran değerlendirme komisyonu tarafından program için hazırlanan ADR’ye, programı yürüten birimin cevabını,
h- PP.1.2.R.0003 Uzlaşılmış Akran Değerlendirme Raporu (UADR), akran değerlendirme komisyonu ile programı yürüten birimin üzerinde uzlaştığı ADR’yi,
ı- PP.1.2.FR.0107 Akran Değerlendirme Komisyonu Program Değerlendirme Çizelgesi (ADKPDÇ), akran değerlendirme komisyonunun program değerlendirmede kullandığı ve alt ölçütler itibariyle değerlendirmesini puanlandırdığı çizelgeyi,
i- Bölüm eğitim öğretim komisyonu (BEÖK), her bir bölümde oluşturulan ve bir tanesi bölüm başkanı olmak üzere en az 3 öğretim elemanından oluşan komisyonu,
j- Birim eğitim öğretim komisyonu (BREÖK), enstitü/fakülte/YO/MYO düzeyinde oluşturulan ve bir tanesi eğitim öğretimden sorumlu dekan/müdür yardımcısı olmak üzere en az 3 öğretim elemanından oluşan komisyonu,
k- PP.1.2.FR.0108 Akran Değerlendirme Komisyonu Performans Değerlendirme Formu (ADKPDF), birim yöneticilerinin akran değerlendirme komisyonu hakkındaki değerlendirmesini içeren formu ifade etmektedir.
2. DEĞERLENDİRME SÜRECİ
Program Değerlendirme, program öz değerlendirme ve akran değerlendirme olmak üzere iki ana bileşenden oluşmaktadır. Program değerlendirme süreci Şekil 2.1’de şematik olarak özetlenmiştir.
Program öz değerlendirme, PP.1.2.R.0004 Öz Değerlendirme Raporu'nun (ÖDR) ÖDK tarafından hazırlanması ile başlamaktadır. Program değerlendirmeye başlayan her program mutlaka ÖDR hazırlamalıdır. ÖDR’yi bir kez hazırlamış olan program, daha sonra her yıl hazırladıkları GR ile izlenecektir. Daha önce akredite olmuş birimler ÖDR hazırlayamayacaktır, akreditasyon kuruluşuna sunduğu öz değerlendirme raporlarını vereceklerdir. ÖDK, hazırladığı ÖDR/GR’yi BEÖK’e iletecektir. İncelemesini tamamlayan BEÖK, ÖDR/GR’yi yeterli bulması halinde BREÖK’ye gönderecektir. Eğer ÖDR/GR’de eksiklik olduğu tespit edilirse, tekrar değerlendirmek üzere ÖDK’ye geri iade edilecektir. BREÖK, kendisine ulaşan ÖDR/GR’leri inceleyerek, akademik birim yöneticisine (dekan/müdür) gönderecektir. Akademik birim kendisine bağlı olarak yürütülen bütün programlardan gelen ÖDR/GR’leri yönetim kurullarında yapacağı birinci aşama yönetimin gözden geçirmesi çalışmalarında değerlendirecek ve ebys aracılığıyla resmi olarak kalite koordinatörlüğüne iletecektir.
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ T.C.
PROGRAM DEĞERLENDİRME REHBERİ
Program değerlendirmenin ikinci aşaması olan akran değerlendirme ise, kalite koordinatörlüğünün ADK’yi belirleyip, görevlendirmesiyle başlar. Kalite koordinatörlüğü ADK belirleme çalışmalarında, akademik birim yöneticileri tarafından doldurulmuş ADKPDF’larını dikkate alır. Kalite koordinatörlüğü tarafından görevlendirilmiş ADK, akran değerlendirme çalışmaları için programın bulunduğu bölümde iki günlük saha çalışması gerçekleştirir. ADK’nın saha çalışmasının genel formatı Ek-1’de verilmiştir. ADK, saha ziyaretlerine başlamadan önce, ziyaret planını program sorumlusu ve birim yöneticisi ile birlikte belirler. ADK, gerçekleştirdiği ziyaretler sonucunda değerlendirmesini kalite koordinatörlüğü tarafından belirlenen ölçütleri kullanarak yapar ve ölçüt bazındaki değerlendirmelerini ve kararını ADKPDÇ’ye aktarır. ADK saha ziyaretini tamamladıktan sonra, tespitlerini BEÖK, BREÖK ve program öğretim elemanlarının katılımıyla düzenlenen toplantıda bir çıkış bildirimi ile paylaşır. Daha sonra, ADK saha ziyareti sonrası hazırladığı ADR’yi, ilgili programa ulaştırmak üzere birim yöneticisine ulaştırır. Dekan/müdür kendisine ulaştırılan ADR’yi BREÖK aracılığıyla, BEÖK’e iletir. BEÖK, kendilerine ulaşan ADR’yi inceleyerek cevaplarını içeren CADR’yi hazırlar ve BREÖK aracılığıyla birim yöneticisine ulaştırır. Birim yöneticisi CADR’yi ADK’ya gönderir. ADK, CADR’yi inceleyerek ve birim yöneticisi ile iletişim halinde UADR’yi hazırlar ve UADR ile ADKPDÇ’yi kalite koordinatörlüğüne gönderir. Akademik birimler saha ziyareti sonrası, ADK hakkındaki görüşlerini ADKDF’yi doldurarak kalite koordinatörlüğüne iletir. Kalite koordinatörlüğü kendisine ulaşan UADR, GR ve ADKPDÇ’leri değerlendirerek, ilgili programın gelişiminin ve performansının izlendiği EPİF’leri oluşturur. Oluşturulan EPİF’ler kalite koordinatörlüğü tarafından geri bildirim olarak akademik birimler ve BREÖK aracılığıyla BEÖK’e ulaştırılır ve ikinci aşama yönetimin gözden geçirmesinde kullanılmak üzere senatoya sunulur.
2.1. Program Değerlendirme Çalışmaları Zamanlaması
Program değerlendirme kapsamında yapılacak çalışmalar Çizelge 2.1’de belirtilen takvim çerçevesinde yürütülecektir. Belirtilen tarihin hafta sonuna denk gelmesi halinde, takip eden ilk mesai günü dikkate alınmalıdır.
Çizelge 2.1. Program Değerlendirme Faaliyetleri Zamanlaması
Faaliyet Tarih
ÖDR/GR’nin kalite koordinatörlüğüne sunulması Ekim ayının son cuması
ADK belirlenmesi ve görevlendirilmesi Kasım ayının ilk pazartesi günü
ADK’nın saha ziyareti Kasım ayının ikinci pazartesi ve salı günü ADR’nin, ADK tarafından akademik birimlere
ulaştırılması ADK ziyaretinden sonraki haftanın
Cuma günü CADR’nin ADK’ye iletilmesi
UADR ve ADKPDÇ’nin kalite koordinatörlüğüne gönderilmesi
ADKPDF’lerin kalite koordinatörlüğüne
iletilmesi ADK ziyaretinden sonraki haftanın
Cuma günü EPİF’in akademik birimlere gönderilmesi ve
senatoya sunulması UADR’nin kalite koordinatörlüğüne
iletilmesinden sonraki Cuma günü Akreditasyon olgunluk düzeyinin web sayfasından
duyurulması UADR’nin kalite koordinatörlüğüne
iletilmesinden sonraki Cuma günü
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ T.C.
PROGRAM DEĞERLENDİRME REHBERİ
ADR’nin akademik birimlere
ulaşmasından 1 hafta sonraki Cuma günü CADR’nin ADK’ye iletilmesinden 1 hafta sonraki Cuma günü
2.2. Akran Değerlendirmenin Sonuçlandırılması ve Akreditasyon Olgunluk Düzeyinin Belirlenmesi OMÜ program değerlendirmelerinde toplam 49 ölçüt bulunmaktadır. ADK tarafından yapılan değerlendirme sonucunda incelenen programların alacağı toplam puan 49 ile 245 arasında değişmektedir. Puanlamayı ADK yapacaktır ve ADKPDÇ’yi kullanarak kalite koordinatörlüğüne bildirecektir. Kalite koordinatörlüğü EPİF’i oluştururken, kendisine ulaşan ADKPDÇ’yi esas alacaktır. ADK, değerlendirmelerini “eksiklik”, “zayıflık”, “kaygı”, “gözlem” ve “uygunluk”
ifadeleri ile açıklayacaktır. Eksiklik, programın ilgili ölçütü karşılayamadığının ve ölçütün sağlanması için program tarafından önlemlerin alınması gerektiğini ifade etmektedir. ADK, bir ölçütün güçlükle ve kısmen sağlandığını ve bir sonraki değerlendirmeye kadar programın niteliğinde kayıplar olabileceğini göstermek için zayıflık ifadesini kullanacaktır. Bu durumda, ölçütleri sağlayacak önlemlerin alınması hususunda programın daha kararlı olması gerekmektedir.
Kaygı, bir ölçütün sağlandığını, ancak bu ölçütün yakın bir gelecekte sağlanamayabileceğine ilişkin kanaatin varlığını ifade etmektedir. Ölçütün sağlanmasında süreklilik için program tarafından iyileştirici çalışmalar yapılmalıdır. Gözlem, programların sürekli iyileştirme anlayışını pekiştirmek için akran değerlendirme komisyonu tarafından ölçütlerle ilgili olarak yapılan yorum veya önerilerdir. Program ölçütleri tam olarak sağlandığında ADK, uygunluk ifadesini kullanacaktır.
ADK, yapacağı değerlendirmede Çizelge 2.2’de verilen puanlama tablosunu kullanacaktır.
Çizelge 2.2. Akran Değerlendirmede Kullanılacak Puanlama
Karar Puan (her bir ölçüt için)
Eksiklik 1
Zayıflık 2
Kaygı 3
Gözlem 4
Uygun 5
ADK tarafından yapılan program değerlendirmeleri sonucunda, programların akreditasyon olgunluk düzeyi Çizelge 2.3’te belirtilen tanımlamalar ve puan aralıkları kullanılarak belirlenecektir.
Belirlenen akreditasyon olgunluk düzeyi kalite koordinatörlüğü tarafından hazırlanan EPİF’ler ile ilgili birimlere gönderilecek ve kalite koordinatörlüğü web sayfasından ilan edilecektir.
Çizelge 2.3. Akreditasyon Olgunluk Düzeyi Karar Ölçütleri
Olgunluk düzeyi Skor (yıldız) Puan aralığı Tanımlama
Başlangıç * P<73 Ölçütlerin sağlanmasında programın gidermesi gereken önemli eksiklikleri bulunmaktadır.
Hazır değil ** 74<P<123 Ölçütlerin sağlanmasında programın gidermesi gereken bazı eksiklikleri ve çok sayıda zayıflıkları bulunmaktadır.
Orta düzeyde
olgunlaşmış *** 124<P<176 Zayıflıkları gidermek üzere program tarafından alınan bir takım önlemler vardır. Ancak, ölçütleri sağlayacak önlemlerin alınması hususunda programın daha kararlı olması gerekmektedir.
Akreditasyon başvurusuna yakın
**** 177<P<220 Program akreditasyona hazır olma durumuna yaklaşmıştır. Programın akreditasyon başvurusu yapabilmesi için, kaygı ve gözlemlere ilişkin düzeltici önlemlere odaklanmış bir rapor vermesi gerekir.
Akreditasyona
başvurabilir ***** P>221 Program ölçütleri tam olarak sağlamaktadır ve akreditasyon başvurusu yapabilir.
3. SÜREÇ DEĞERLENDİRMESİ VE İYİLEŞTİRME
Değerlendirme sürecinde, akademik birim yöneticileri ADKPDF’yi kullanarak süreç yürütme ve değerlendirme kalitesi bakımından ADK’yı değerlendirir ve kalite koordinatörlüğüne geri bildirimde bulunur. Ayrıca, program değerlendirme sürecinin sürekli iyileştirilmesini sağlamak amacıyla süreçte yer alan tarafların gereksinimlerini, şikâyetlerini ve önerilerini OMÜ’nün tanımlı geri bildirim kanalları aracılığıyla kalite koordinatörlüğüne ulaştırması beklenmektedir.
4. DEĞİŞİKLİKLER
Bu rehberdeki değişiklikler OMÜ Doküman Kontrolü ve Kayıt Yönetimi Prosedüründe belirtilen usul ve esaslara göre gerçekleştirilir.
5. YÜRÜRLÜK
OMÜ program değerlendirme rehberi kalite komisyonundan geçtiği tarihten itibaren yürürlüğe girer.
EK-1. ZİYARET PROGRAMI
1. GÜN: Kasım Ayının İkinci Pazar Günü 10:30-12:30 ADK Toplantısı
12:30-13:15 Öğle yemeği 13:15-13:45 Serbest zaman
13:45-14:30 Tanışma Toplantısı (Dekan Yardımcısı ve Program Sorumlusu) 14:30-18:00 Belge Üzerinden İnceleme ve Değerlendirme
18:00-19:30 Serbest zaman.
19:30-20:30 Akşam yemeği 20:30-23:00 ADK toplantısı
2. GÜN: Kasım Ayının İkinci Pazartesi Günü 08:00-08:30 Akademik Birime Gidiş
08:30-09:30 Bölüm Başkanının ADK’ya yapacağı sunuş (BREÖK, BEÖK/Kalite elçileri) 09:30-10:30 ADK başkanı: Dekanla toplantı
09:30-10:30 ADK üyeleri: Bölüm öğretim elemanları ile toplantı.
10:30-12:30 ADK üyeleri: Program ziyaretleri (Bölüm Başkanı planlayacak) 12:45-14:00 Öğle yemeği
14:15-14:45 ADK (başkan+üyeler): Dış paydaşlarla toplantı
14:50-18:00 ADK üyeleri: Program ziyaretleri (Bölüm Başkanı planlayacak)
14:50-17:30 ADK başkanı: Destek birimleri ile görüşmeler (Komisyon başkanı ve Dekan planlayacak) 17:30-18:00 ADK başkanı: Dekan ile 1. gün sonu toplantısı
18:00-19:30 Serbest zaman 19:30-20:30 Akşam yemeği 20:30-23:00 ADK toplantısı
3. GÜN: Kasım Ayının İkinci Salı Günü 08:30-09:00 Akademik Birime Gidiş
09:00-10:30 ADK üyeleri: Program alt yapısının gezilmesi
09:30-10:30 ADK başkanı: Eğitimden sorumlu Dekan Yardımcısı ile toplantı
10:30-12:30 ADK (başkan+üyeler): İdari personel ile toplantı (Bölüm Başkanı planlayacak) 12:45-14:00 Öğle yemeği
14:15-16:00 ADK (başkan+üyeler): Öğrenciler ile toplantı (Bölüm Başkanı planlayacak) 16:00-17:00 ADK toplantısı
17:00-18:00 Çıkış toplantısı (Çıkış bildirimi yapılacak)
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ T.C.
PROGRAM DEĞERLENDİRME REHBERİ
