ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL
İLETİŞİM
BİÇİMLERİ
Örgütsel Ve Yönetimsel İletişim Biçimleri
• İletişimin olmadığı yerlerde örgütler de olamayacağına göre; iletişim örgüt için çok önemlidir. İletişim etkenliğinin ve iletişim veriminin sağlanması organizasyonlarda bir iletişim sisteminin kurulmasını gerekli kılar.
• Bunlar Formel (Biçimsel Olan) ve İnformel (Biçimsel Olmayan) iletişim sistemleridir.
Formel İletişim (Biçimsel Olan) Ve İletişim Kanalları
• Organizasyonun hiyerarşik yetki yapısı formel iletişim sistemini şekillendirir.
• Formel iletişim organizasyon içindeki ve organizasyonun çevresi ile ilgili bilgi akışını sağlayan kanalları ifade etmektedir.
• Belli iş talimatlarını verir.
• İşin anlaşılmasını sağladığından diğer organizasyonel görevlerle ilişkisini de beraberinde getirmek,
• Uygulamalar ve süreçler hakkında bilgi sağlar,
• Astlara performansları hakkında geri bildirim sağlar.
• Örgütün amaçlarıyla ilgili çalışanların sırrı saklaması gerektiği bir görev anlayışı edindirir.
YUKARIDAN AŞAĞIYA DOĞRU (HİYERARŞİK) İLETİŞİM
• Organizasyonun hiyerarşik yapısı içerisinde olması, tepedeki yöneticiden başlayıp, emir komuta zincirini izleyerek aşağıya doğru uzanan iletişim türüdür.
• Yukarıdan aşağıya doğru iletişim genellikle, yalın bir dil kullanılarak, anlaşılır, yoruma yer vermeyecek biçimde yazılı olması gerekir.
Aşağıdan Yukarıya İletişim
• Astların gerekli bilgileri üst yönetime verme aracıdır.
Aşağıdan yukarı doğru iletişim genellikle astların verdiği rapor ve tepkilerden oluşur. Öneri ve şikayet kutuları, grup toplantıları gibi yöntemler .
Yatay İletişim
• Örgütteki aynı düzeyde çalışan kişi ve bireyler arasındaki iletişimdir. Çeşitli örgütsel birimler içinde faaliyetlerin etkinliğini ve uyumunu sağlar.
• Modern ve büyük organizasyonlarda aşırı iş bölümünün ortaya koyduğu farklılaşma ve uzmanlaşma, birimler arası uyumun önemini arttırmıştır. Bu sebeple yatay iletişimin önemi artmıştır .
Çapraz İletişim
• Formel iletişim "Yukarıdan-Aşağıya", "Aşağıdan-Yukarıya"
ve "Yatay" biçimde olmak üzere üç şekilde gelişmesinin yanı sıra, bazı durumlarda iletilen bilgi ya da mesajın niteliğine göre çapraz bir yol izlemektedir.
İnformal (Biçimsel Olan) İletişim Ve İletişim Kanalları
• Organizasyonlarda formel yapının eksik kalması nedeniyle, iş görenlerin ihtiyaçlarını karşılamada doğal gruplar oluşmaktadır. İnformel iletişim genellikle dedikodu ve söylenti şeklinde gerçekleşir
• Organizasyon içinde informel ilişkiler kendiliğinden bir iletişimin doğmasına yol açmıştır.
Merkezi Model
• Otorite ve karar alma inisiyatifinin örgütün en üst yöneticisinde toplanmasını temel alan, geleneksel (klasik) örgüt yapısı modelidir.
• Merkezileşme derecesi yüksektir. Grup tatmini az olmakla birlikte kişisel tatmin yüksektir. Dolayısıyla, iletişimin hızı ve doğruluk derecesi çok yüksektir
Y Modeli
• Önderlik tatmini, merkezileşme derecesi ve iletişim hızı çok yüksektir. Kişisel tatmin ve doğruluk derecesi yüksektir. Ancak, grup tatmini ve haberleşme kanal sayısı düşüktür.
Zincir Modeli
• Üyelerin birbirine yakınlık derecesine göre ilişkilendirilir.
Grubun bazı üyeleri izole durumda kalabilir.
• Merkezileşeme derecesi, haberleşme kanalı sayısı, önderlik tatmini, grup tatmini, kişisel tatmin, hız ve doğruluk derecesi yüksek değildir.
Daire Modeli
• Grupta bir lider yoktur. Bireylerden herhangi biri iletişimi başlatabilir.
• Merkezileşme derecesinin azdır. Haberleşme kanalının ve grup tatmininin orta derecededir. Önderlik tatmini, hız ve doğruluk derecesi de düşüktür.
Serbest Model
• Tüm haberleşme kanallarının her zaman ve herkese açık olduğu, herkesin herkese hiçbir kısıtlama olmadan iletişimde bulunduğu modeldir.
• Merkezileşme ve önderlik tatmin çok az, haberleşme kanalı sayısı ve kişisel ve grup tatmini ise çok yüksektir. Fakat, hız ve doğruluk derecesi düşüktür.
Örgütsel İletişim Araçları
• Örgütsel yapı içerisindeki ilişkilerin düzenli ve bilinçli olması her ne kadar önemliyse, bu ilişkilerin nasıl ve hangi araçlarla gerçekleştirileceği de bir o kadar önemlidir.
• Örgütlerde kullanılacak iletişim araçlarının seçiminde ise, araçların bilgi aktarımını kolaylaştırıcı, mesajın biçimini ve özünü değiştirmeksizin iletici, anlaşılır ve hızlı olmasına dikkat edilmelidir .
Yazılı İletişim Araçları
• Eğer mesajın kalıcı olması isteniyorsa, birkaç basamaktan geçer. Öncelikle iletilecek olan bilginin geçerlilik ve doğruluğunu kaybetmeden iletilmesini sağlamak için, yazılı iletişim araçları kullanılmaktadır.
• Yazılı raporlar;
- İşletme gazetesi
- Broşür ve el kitapları
- Afiş, ilan tahtası, bültenlerdir
Sözlü İletişim Araçları
• Herhangi bir konuda çalışanları aydınlatmak ve bilgi akışını sağlamak amacıyla kullanılan bir iletişim aracıdır.
• Sözlü iletişim araçları şunlardır;
- Konferans ve seminerler - Görüşme ve toplantılar.
-Telefon görüşmeleri.
Görsel İletişim Araçları
• İletişim ve eğitim alanlarında kullanılan ses, resim prodüksiyonları ve bilgisayarla sağlanan iletişimdir.
• Bu araçlar,
- Radyo, teyp,
-Tv, Bilgisayar, Maket v.b.)
Sözsüz İletişim
• Beden dili, ses tonu, fısıldama, jest ve mimikler mesajı gönderen ile alan arasındaki uzaklığı kapsamaktadır. Bu iletişim türünde insanların ne söylediği değil ne yaptığı ön plana çıkmaktadır.
Elektronik Posta
• 21. yüzyılda Elektronik Postanın yarattığı fırsatlar örgüt içindeki telefon, faks ve diğer iletişim araçları dışında, Elektronik Postanın” da kaçınılmaz bir iletişim aracı olduğu ortadadır.
• Örgüt içinde kullanımı yaygınlaşan Elektronik Posta, dokümantasyon konusunda işletmelere aynı zamanda tasarruf sağlamıştır.
• Örgütler günümüzde çalışanları ile iletişimi Elektronik Posta yoluyla gerçekleştirmektedir.
Örgütsel İletişim Araçları
• Yüz ve Beden : Yüzümüzün ifadesi, el ve vücut duruşumuz ve göz temasımız .
• Bedensel Temas : Farklı bedensel temaslar vererek karşımızdakine farklı mesajlar vermeye çalışırız.
• Mekan Kullanımı : İnsanlar, kendi çevrelerinde oluşturdukları boş mekanlar yoluyla iletişimde bulunurlar.
• Araçlar: İletişimde mesaj iletmek için başvurulan yollardan biri de bir takım araçlar kullanmaktır .
Organizasyonlarda Etkin İletişimi Engelleyen Unsurlar
• Kişisel Faktörler
• Fiziksel Faktörler
• Semantik Faktörler
• Zaman Baskısı
• Algılamada Seçicilik
• Aşırı Bilgi Yükü
