PROSEDÜR Transfer, Gözetim, Takip ve Yeniden Denetim Prosedürü

(1)

Sistemer Uluslararası Belgelendirme Ltd. Şti. (1/11) F-010/02 Rev.2 01.08.2016

PROSEDÜR

Yayın Tarihi 15/10/2005

Transfer, Gözetim, Takip ve Yeniden Denetim Prosedürü

Revizyon No 12

Son Rev.Tarihi 01.02.2017

Departman İsim Tarih İmza

Hazırlayan Yön. Temsilcisi Eren İŞMAN 01/02/2017 Gözden Geçiren

Sistem

Belgelendirme Md. Eren İŞMAN 01/02/2017 Onaylayan Genel Müdür Ersin ÇETİN 01/02/2017

(2)

Revizyon Durumu

Rev.No Tarih Revizyon Açıklaması Ref.Doküman

0 1 2 3 4 5

6 7

8 9

10

11

12

15.10.2005 13.03.2006 20.04.2006 01.08.2006 20.07.2007 15.03.2008

02.11.2009 31.08.2010

01.03.2012 27.09.2012

27.01.2016

01.08.2016

01.02.2017

İlk Yayın

Takip Denetim Formunun sisteme dahil edilmesi Logo Değişikliği

Gözetim öncesi gözden geçirme faaliyetleri ISO 17021 standardının gerektirdiği şartların eklenmesi TÜRKAK 17021 denetimi sonucu bulunan uygunsuzluk

kapatmalarının yapılması ISO9001:2008’e geçiş

Belgesi İptal edilen kuruluşların yeniden başvurusunda referans numarası ile ilgili düzenleme

ISO 9001 ve ISO 13485 sistemlerinin entegrasyonu 3 yıllık belge periyodunun dolması durumunun

prosedüre eklenmesi

Gözetim bildirim ve Majör uygunsuz kapatma tarihlerinin uzatılması (TÜRKAK denetimi sonucu bulunan Bulgu

4/6 uygunsuzluk kapatması)

Logo değişikliği, ISO 17021-1:2015 standart revizyonu ile ilgili eklemeler

Kuruluş Temsilcisinin adresi ve tetkik planında sapma durumunun ve Belge Yenileme proses detayının açıklanması (TÜRKAK Denetimi sonucu bulunan Bulgu

No 05/07 uygunsuzluk kapatması)

P-130 F-130/04 T-080/02 P-130 P-130 P-130

P-130 P-130

P-130

(3)

1 AMAÇ

Bu prosedürün amacı, başka bir belgelendirme kuruluşundan belgeli bir kuruluşun SİSTEMER’ e transfer olma ile ilgili yöntemin belirlenmesidir, ayrıca Sistem Belgesine sahip veya ilk belgelendirme denetimleri tamamlanarak Takip Denetimi planlanmış olan kuruluşlarda Takip, Gözetim ve Yeniden Belgelendirme Denetimlerinin gerçekleştirilmesi için esasları belirlemektir.

2 TANIMLAR VE KAPSAM

Sistem Belgeli olan, transfer olmak isteyen ve Takip Denetimi planlanan tüm kuruluşları kapsar.

.

3 REFERANS DOKÜMANLAR

3.1 F-130/01- Transfer Denetim Raporu

3.2 MD-F-130/01- Medikal Transfer Denetim Raporu 3.3 F-130/02- Gözetim Denetim Raporu

3.4 MD-F-130/02- Gözetim Denetim Raporu 3.5 F-130/04- Takip Denetim Formu

3.6 F-130-05 Transfer Ön Gözden Geçirme Formu 3.7 MD-F-130/04- Medikal Takip Denetim Formu

3.8 ISO/IEC 17021-1:2015 Uygunluk Değerlendirme – Yönetim Sistem Belgelendirme ve Denetim Kuruluşları için Şartlar – Bölüm 1: Gereklilikler

4 SORUMLULUK

Baş denetçi, denetçi ve teknik uzmanlar, Sistem Belgelendirme Müdürü

5 UYGULAMA

5.1 Transfer Denetimleri

5.1.1Transfer Başvuruları İçin Kabul Şartları

Transfer başvurusu sadece EA, PAC, IAAC ve IAF MLA üyesi bir akreditasyon altındaki belgeler için kabul edilir.

Eğer sertifikalar için askıda ya da askıya alınma durumu söz konusu ise transfer işlemi yapılmaz.

(4)

Eğer önceki belgelendirme kuruluşu ile ilgili kapatılmamış uygunsuzluklar mevcutsa, transfer öncesi bunların kapatılması gerekir.

Bulunan her problemin yapısına ve kapsamına bağlı olarak yapılacak işleme ilişkin karar belirlenmeli ve kuruluşa açıklanmalıdır.

5.1.2 Transfer Başvurularının Alınması ve Transfer Denetiminin Gerçekleştirilmesi

Transfer başvuruları, ilk belgelendirme denetimine başvuru ile aynı şekilde gerçekleştirilmektedir. Transfer denetimlerinin denetçi gün sayıları Denetim Süresi Tablosunda denetim tipine göre belirlenmektedir. (gözetim veya yeniden denetim).

Denetçi gün sayısının tam olarak belirlenmesi için transfer için başvuruda bulunan kuruluşun sisteminin gözden geçirilmesi gerekmektedir.

Gözden geçirme ile ilgili olarak önceki belgelendirme kuruluşunun yaptığı denetim raporu ve sistem dokümanları istenir ve gerekli inceleme yapılır. Ayrıca gerek görülürse saha ziyareti de yapılabilir.

Yapılan inceleme ve gözden geçirmelerde aşağıdakiler kontrol edilir;

 firmanın sertifikalı faaliyetlerinin SİSTEMER’ in kapsamında yer alıp almadığı doğrulanması

 transferin sebebi

 belgenin doğruluğu, geçerlilik süresi, kalite yönetim sistemi altındaki faaliyetlerin kapsamı, akreditasyonun kapsamı yönlerinden elde bulunan ve transferi isteyen üretim yerlerinin akredite edilmiş belgelerini geçerliliği. Eğer elverişli ise belgelendirme/tescilin geçerliliği ve işlemi tamamlanmamış uygunsuzlukların durumu eğer faaliyetini hâlen sürdürüyorsa önceki belgelendirme/tescil kuruluşu ile doğrulanmalıdır

 önceki denetim raporları, takip eden gözetimler ve bunların sonucunda ortaya çıkan uygunsuzluklar ve Düzeltici Faaliyetlere ait destekleyici dokümanlar

 alınan şikayet ve yapılan faaliyetler

Transfer başvurusu yapan kuruluşun son denetim tarihi SİSTEMER gözetim periyodunu en fazla 3 ay geçebilir, aksi takdirde başvuru normal belgelendirme başvurusu gibi kabul edilir.

SİSTEMER tarafından belgenin geçerli kabul edilip edilmemesine göre aşağıda denetçi gün sayıları açıklanmıştır;

-Eğer belge SİSTEMER tarafından geçerli kabul ediliyorsa transfer denetimi için denetçi gün sayıları, Denetim Gün Sayısı Tablosundaki gözetim süreleri baz alınarak hesaplanır.

- Eğer belge SİSTEMER tarafından geçerli kabul edilmiyorsa transfer denetimi için denetçi gün sayıları, Denetim Gün Sayısı Tablosundaki yeniden denetim süreleri baz alınarak hesaplanır.

(5)

Belgenin transfer öncesi gözden geçirme prosesinde, başkaca işlemi tamamlanmamış veya potansiyel problem belirlenmemişse, transfer denetimi aşağıda belirtilen proseslere uygun olarak gerçekleştirilir:

Transfer denetimi, bu prosedürde anlatılan gözetim denetimlerine uygun olarak gerçekleştirilir.

Fakat belgenin geçerlilik süresi bitim tarihinden 6 aydan daha az süre kalmışsa, transfer denetimi bu prosedürde anlatılan yeniden denetim kurallarına uygun olarak gerçekleştirilir.

Transfer öncesi gözden geçirme prosesinden sonra, mevcut veya önceden alınmış olan belgeye ilişkin güven duymama sürdüğü takdirde, kabul eden belgelendirme/tescil kuruluşu, duyulan kuşkunun seviyesine bağlı olarak :

- Başvuru sahibine yeni müşteri muamelesi yapılır, veya - Belirlenen problem alanlarına yoğunlaşarak tetkik yürütülür.

Mevcut periyot ve belgenin gözetim süresi aşağıda belirtilen transfer denetimin bir sonucudur:

1- gözetim denetiminde transfer gerçekleşmişse;

 Belge periyodu önceki belgelendirme kuruluşunun yayın tarihinden son kullanma tarihine kadardır.

 Gözetim süresi müşterinin yeniden denetlenme ve yeniden belgelendirilme için uygulanan süre baz alınarak belirlenir.

 Belgenin geçerliliği aşağıdaki bilgilerin gözden geçirilmesiyle doğrulanır;

- Önceki belgelendirme kuruluşu tarafından yayınlanan belge

- Önceki belgelendirme kuruluşu tarafından gerçekleştirilen gözetim denetim dokümanları

a) denetim planı veya uygunsuzluk raporu b) doküman gözden geçirme sonucu

 Eğer bilgi belge geçerliliğini ispat edemiyorsa, SİSTEMER müşterinin Kalite El Kitabını gözden geçirir.

2- Yeniden denetimde transfer gerçekleşmişse;

 Yeni belge, belge kararının verilme tarihinden itibaren 3 yıl geçerlidir.

 Gözetim süresi müşterinin yeniden denetlenme ve yeniden belgelendirilme için uygulanan süre baz alınarak belirlenir.

Transfer denetimlerinde transfer raporu doldurulur.

(6)

5.2 Gözetim Denetimleri

5.2.1 Sistem Belgelendirme Kuralları çerçevesinde belgeli kuruluşlar belgelendirme denetim tarihi temel alınarak ve maksimum 12 ayı geçmeyecek şekilde Gözetim Denetiminden geçirilirler. Aşama 2’ nin son denetim günü ile 1.gözetim denetimi arasındaki süre 12 ayı geçmemelidir. Müşteri İlişkileri Planlama Bölümü tarafından, belge tarihleri göz önüne alınarak, Gözetim Denetimi gerçekleştirilecek kuruluşlara 12 aylık periyotları dolmadan 3 ay içerisinde gözetim denetiminin yapılacağı tarih aralığı yazılı olarak bildirilir ve teyit istenir.

Ayrıca Gözetim Denetim Periyodu, belgelendirme denetimi sonunda firma tarafından belirlenir. Gözetim Denetimlerinin sayısı SİSTEMER’ e ulaşan müşteri şikayetleri, Gözetim Denetimi sırasında bulunan uygunsuzluğun derecesine göre veya Denetim Ekibinin görüşleriyle arttırılabilir.

5.2.2 Olağan üstü durumlarda aşağıdaki konularda denetim erkene alınabilir;

-İlgili müşterinin yönetim sisteminde büyük değişiklikler olursa,

-Müşteri kendi kalite sisteminde mevzuat, özel standartlar veya düzenlemeleri çiğnerse uygulamaya koymadıysa, büyük kazalar olursa, veya tüketicinin ciddi itirazları varsa -Müşteri sertifika ve logo kullanım kurallarını ihlal ederse,

Gözetim denetimleri için kuruluşlardan gelen erteleme talepleri Belgelendirme Komitesi tarafından değerlendirilerek özel durumlar için (örneğin sezonluk ürün/hizmetlerde, doğal afetler, ekonomik kriz v.b. durumlarda) en fazla 6 aya kadar erteleme yapılabilir.

Belirtilen durumlar haricindeki erteleme talepleri, Sistem Belgelendirme Müdürü tarafından değerlendirilerek maksimum (1) bir ayı geçmeyecek şekilde ertelenir.

Erteleme durumunda yapılan gözetim denetimine ait tarih bir sonraki tetkik tarihini bağlamaz.

5.2.3 Kuruluş, gözetim denetiminde ilgili standardın Yönetimin Gözden Geçirmesi ve İç Denetim maddeleri ile ilgili uygulamalarını yılda en az bir kez yapmakla yükümlü olup, Denetim ekibine bu uygulamalara ait kayıtları Gözetim Denetimlerinde İbraz etmek zorundadır.

5.2.4 Gözetim planı en azından aşağıdakileri içermelidir:

- iç tetkik ve YGG

- önceki tetkiklerde tespit edilen uygunsuzluklara ilişkin yapılan faaliyetlerin gözden geçirilmesi

- şikayetlerin ele alınması, bertarafı

- müşterinin amaçları bakımından sistemin etkinliği

- sürekli iyileştirmede amaçlanan planlı faaliyetlerdeki gelişmeler - sürdürülen operasyonel kontrol

- sistemdeki her değişikliğin gözden geçirilmesi - marka kullanımı/belgelendirmeye yapılan atıflar

(7)

Kuruluştan teyit alınması ile gözetim denetimi Aylık Denetim Planına alınır.

5.2.5 Belgelendirmeye esas teşkil eden standartların şartları üç yıllık belge kullanım süresi içerisinde en az bir kez ve varsa bir önceki denetim raporu ekinde yer alan uygunsuzluklar her gözetim denetiminde mutlaka incelenir.

Ayrıca birden fazla ürün gerçekleştirme prosesi bulunan kuruluşların proseslerinin tamamı 3 yıllık belge kullanım süresi içerisinde en az bir kez incelenecek şekilde Baş Denetçi tarafından kuruluşa ait denetim planına alınır.

5.2.6 Kuruluşta 1.Gözetim Denetimini gerçekleştiren baş denetçi bir sonraki gözetim denetimi için öngördüğü planı Gözetim Denetim Raporunda belirtir.

5.2.7 Baş Denetçi tarafından her iki gözetim denetiminde ilgili standardın tüm maddelerinin incelenmesi sağlanır. Gözetim denetimlerinde de firma bilgilerindeki son durum yani firma ünvanı, Yetkili ve Kuruluş Temsilcisinin adı, adresi (kardeş firmalarda ortak Kuruluş Temsilcisi var ise hangi firmada çalışmakta olduğu vb),kapsamla ilgili değişiklik olup olmadığı vb. denetimde incelenir. Tetkik planında herhangi bir sapma olursa F-130/02 Gözetim Denetim Raporu Formundaki Plan revize edilerek, Plandaki revizyon nedeni form üzerinde kayıt altına alınır. Kuruluşa ait Gözetim Denetim Raporu Baş denetim görevlisi tarafından Sistem Belgelendirme Müdürüne teslim edilir.

5.2.8 Gözetim denetimlerinde bulunan tüm uygunsuzluklar (minör ve/veya majör) için Uygunsuzluk Raporu düzenlenir. Kuruluş, denetimde tespit edilen uygunsuzluklar ile ilgili yapacağı düzeltici faaliyetleri ve bu faaliyetler için öngörülen tamamlama tarihlerini uygunsuzluk raporları üzerinde belirterek denetimden sonra SİSTEMER’ e göndermelidir. Minör uygunsuzluklar için belirlenen düzeltici faaliyet süresi (1) bir ay, Majör uygunsuzluklar için belirlenen düzeltici faaliyet süresi (3) üç aydan uzun tutulamaz.

5.2.9 Gözetim denetiminde tespit edilen minör uygunsuzluklar için firma düzeltici faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgeleri öngördüğü düzeltici faaliyet tarihinin bitiminde Belgelendirme Komitesine sunulmak üzere SİSTEMER’ e gönderir.

5.2.10 Bir önceki denetimde tespit edilerek doküman veya kayıt incelenmesi ile kapatılan minör uygunsuzluklar, yerinde doğrulanamaması sonucunda majör uygunsuzluğa çevrilir ve uygunsuzluk raporu düzenlenir ve max (3) üç ay sonrasında takip denetimi gerçekleştirilir. Söz konusu uygunsuzluk kapatılmış ise belgenin geçerliliğinin devamına, kapatılmamış ise belgenin askıya alınmasına Belgelendirme Komitesi tarafından karar verilir. Firmaya yazılı olarak bildirilir.

5.2.11 Gözetim denetimi sırasında majör uygunsuzluk tespit edilirse uygunsuzlukla ilgili düzeltici/önleyici faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için (3) üç ay süre verilir ve süre sonunda takip denetimi gerçekleştirilir. Söz konusu uygunsuzluk kapatılmış ise belgenin geçerliliğinin devamına, kapatılmamış ise belgenin askıya alınmasına Belgelendirme Komitesi tarafından karar verilir. Firmaya yazılı olarak bildirilir.

(8)

5.2.12 Müşterinin standardın şartlarını tatmin edici düzeyde karşılamaya devam ettiği kanıtlanmak suretiyle belgelendirme sürdürülebilir. Aşağıdaki hususlar sağlandığı sürece tetkik ekibinin olumlu sonuç bildirmesine dayanarak belgelendirme ileri bir bağımsız gözden geçirmeye gerek olmaksızın sürdürülebilir.

-Belgelendirmenin askıya alınması veya geriye çekilmesine yol açabilecek herhangi bir uygunsuzluk veya diğer durumlar için belgelendirmenin sürdürülüp sürdürülmeyeceğini belirlemek üzere, belgelendirme kuruluşunun bir sisteminin olması, bu sisteme göre, tetkik ekip liderinin tetkiki yapanlardan farklı uygun yetkinlikteki başka bir personele gözden geçirmeyi yaptırması gerekir.

Bu yetkin personelin belgelendirme prosesinin etkin bir şekilde çalıştığını teyit etmek için, tetkikçilerin raporlarının izlenmesini içeren gözetim faaliyetlerini takip etmesi gerekir.

Uygun nitelikteki bağımsız bir denetçi tarafından gözetim denetimi öncesi, gözetim raporları, ilk belgelendirme raporları veya yeniden belgelendirme denetimine ait raporlar, tetkik personelinin ve raporun uygunluğu, verilen belgelendirme kararının uygun olup olmadığı yönünden geçirilir. Bu gözden geçirme ile ilk karar prosesinin tekrar uygulanması gerekmemektedir. Her belgelendirme/tescil için gözden geçirme en az yılda bir kez olarak yürütülmelidir. Gözden geçirme sonucu Gözetim Denetim Raporuna kaydedilir.

5.3 Takip Denetimleri

5.3.1- Belgelendirme denetimi sonucunda kuruluşun belge almaya hak kazanamaması, yapılan denetimler esnasında tespit edilen uygunsuzluklar ile ilgili düzeltici faaliyetlerin etkin olarak uygulandığının belirlenmesi veya belgeli kuruluşun Askıya Alma maddesinde belirtilen nedenlerden dolayı belgesinin askıya alınması durumunda gerçekleştirilen denetimlerdir. Takip denetimleri için Takip Denetim Formu diğer raporlar doldurulur. Takip denetiminde bir önceki denetim uygunsuzlukları doğrultusunda karar verilir, bu karar düzeltici faaliyetlerin etkin olarak kapatıldığı yönünde olabilir veya düzeltici faaliyetlerin etkin uygulanmadığı yönünde kanaat oluşabilir, bu duruma göre baş denetçi askıya alma tavsiyesi verebilir, kuruluş uygunsuzlukları kapatmamış ve kapatma yönünde de eğilim göstermemekte ise başarısız tavsiyesi kararını komiteye vermek üzere alabilir.

5.3.2- Belgelendirme Denetimi sonrası Takip Denetimi söz konusu olduğunda, uygunsuzlukların önemi dikkate alınarak takip denetimi gözetim denetim süresine göre planlanır ve gerçekleştirilebilir. Firma Takip denetimi gerektiren belgelendirme denetimi tarihini takiben 3 aylık süre içinde takip denetimi yapılabilmesi için teyit vermez ise müracaatı iptal edilir.

5.3.3- Belgelendirme Komitesinin belgenin askıya alınması yönünde verdiği karar tarihini takiben 6 ay içerisinde firma tarafından takip denetimi için müracaat olmamışsa Belgelendirme Sözleşmesi fesih edilir ve belgesi geri alınır.

(9)

5.4 Belge Yenileme Denetimleri

5.4.1 Kalite Sistem Belgesinin üç (3) yıl sonunda geçerliliğinin sona ermesi nedeni ile bu sürenin bitimine üç (3) ay kala firma yazı ile uyarılır. Eğer firma bildirim tarihinden itibaren 3 ay süresinde cevap vermez ve/veya belgenin devamını talep etmediğine dair yazı gönderir ise belgenin bitim süresi sonucunda, firmaya bilgilendirme amaçlı belge periyotlarının bittiği ve logo ve belge kullanımlarının durdurulmasına ilişkin yazı gönderilir ve belge iptal edilir.

5.4.2 Belge yenileme denetimlerinde ilk belgelendirme gibi düşünülerek işlem yapılır ve firma son durumu hakkında bilgi almak için Belgelendirme Talep Formu alınır ve değişiklik olup olmadığı değerlendirilir. Belge Yenileme Denetimi başvurusunda, Ücret Talimatında belirtilen Müracaat ve Doküman İnceleme Ücreti alınmaz.

5.4.3 Belge yenileme denetimi ilgili standardın bütün şartlarının karşılandığını değerlendirmek üzere planlanmalı ve gerçekleştirilmelidir. Amacı bir bütün olarak yönetim sisteminin etkinliğinin ve uygunluğunu sürdürdüğünün teyit edilmesi, belgelendirme kapsamı için ilginin ve uygulanabilirliğin devam ettirildiğinin teyit edilmesidir.

Yeniden belgelendirme tetkiki, yenilemeye olanak sağlamak için zamanında (belge bitiş tarihinden önce) planlanmalı ve gerçekleştirilmelidir.

5.4.4 Bu denetim belgelendirme periyodu boyunca yönetim sisteminin performansının dikkate alınmasını ve önceki gözetim denetimi raporlarının gözden geçirilmesini kapsamalıdır.

5.4.5 Yönetim sistemi, müşteri, yönetim sisteminin işletildiği metin kapsamında (örneğin organizasyon değişikliği, yönetim sisteminin faaliyet gösterdiği bağlamda değişiklik, mevzuat değişikliği ) önemli değişiklikler olması durumlarında Aşama 1 denetiminin yapılması gerekebilir.

Böyle değişiklikler belgelendirme çevrimi süresince herhangi bir zamanda meydana gelebileceği için iki aşamadan oluşan veya oluşmayan özel bir tetkik gerçekleştirilerek özel denetim yapılır.

5.4.6 Belge yenileme saha denetimi aşağıdaki hususları ele almalıdır;

a) iç ve dış kaynaklı değişiklikler ışığında, kendi bütünlüğü içerisinde yönetim sisteminin etkinliliği, yönetim sistemi etkinliğinin belgelendirme kapsamıyla sürdürülegelen ilgisi ve buna uygulanabilirliği,

b) toplam performansı arttırmak için yönetim sisteminin etkinliği ve iyileştirilmesini sürdürmeye yönelik gösterilmiş taahhüdü,

c) Belgelendirilmiş müşterinin hedefleri ve ilgili yönetim sistemlerinin tasarlanan sonuçlarına ulaşılması bakımından yönetim sisteminin etkinliği

(10)

5.4.7 Majör Uygunsuzluklar bulunduğu veya uygunluk delillerinin yetersiz kaldığı durumlarda, SİSTEMER belge geçerlilik süresi dolmadan önce düzeltme ve düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmesine yönelik süre limitlerini tanımlamıştır.

Bu faaliyetler, belge geçerlilik süresi dolmadan önce uygulanmalı ve doğrulanmalıdır.

5.4.8 SİSTEMER, belgelendirmenin süresi dolmadan önce yeniden belgelendirme tetkikini tamamlamamışsa veya herhangi bir majör uygunsuzluğa ilişkin düzeltmeler ve düzeltici faaliyetlerin uygulandığını doğrulayamamışsa , bu durumda yeniden

belgelendirme tavsiye edilmez ve belgelendirmenin geçerliliği uzatılmamalıdır.

Müşteri bu konuda bilgilendirilmeli ve sonuçları açıklanmalıdır.

5.4.9 Var olan belgelendirmenin süresi sona ermeden yeniden belgelendirme faaliyetleri başarı ile sonuçlandığında, yeniden belgelendirmenin geçerlilik süresi için var olan belgelendirmenin geçerlilik süresi esas alınarak , yeni belgenin düzenleme tarihi, yeniden belgelendirme karar tarihi veya sonraki bir tarih olabilir.

5.4.10 SİSTEMER , yeniden belgelendirme faaliyetlerinin tamamlanması koşuluyla belgelendirme süresinin dolmasından sonra 6 ay içerisinde belgelendirmeyi aktif (restore) hale getirebilir; aksi taktirde en azından bir Aşama 2 yürütülmelidir. Belge üzerindeki yürürlük tarihi, belgelendirme kararının alındığı tarih veya sonrasındaki bir tarih olmalı ve belgenin sona erme tarihinde, önceki belgelendirme çevrimi esas alınmalıdır.

Örnek Senaryo :

(11)

5.4.11 Çoklu adreste veya çoklu sistemde çalışılıyorsa planlama yeterli düzeyde saha denetimine imkan verecek şekilde(belgelendirme güven uyandıracak düzeyde) yapılmalıdır.

5.4.12 Firma belge yenileme talebinde bulunursa, Firmanın yazılı talebi doğrultusunda belge yenileme denetimi gerçekleştirilir. Belge yenileme denetimleri esnasında öncelikle en son denetimde tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesine yönelik olarak gerçekleştirilen düzeltici faaliyetler inceleme altına alınır. Ayrıca sistemde revize edilen veya kapsama dâhil edilen dokümanlar gözden geçirilerek uygulamaları denetlenir.

Firmanın belge ve logo kullanımı gözden geçirilir.

5.4.13 Kuruluş, Belge Yenileme Denetimi başvurusunda bulunmaz ise, yazışmalar arşivde muhafaza edilmek kaydıyla dokümanları iade edilir.

Kuruluş ileri bir tarihte (Belge süresi bitiminden sonra 6 ay içinde) yeniden belgelendirme talebinde bulunursa, aynı referans numarası verilerek işlemler yürütülür.

Ancak kuruluş belge süresi bitiminden sonra ilk 6 ay içinde yeniden başvurmadığı takdirde, Başvuru ve Doküman İnceleme Ücreti alınır.

5.4.14 Belge yenileme kararı, belge yenileme denetimi sonuçlarına, belgelendirme periyodu boyunca sistemin gözden geçirilmesi sonuçlarına ve kullanıcılardan gelen şikayetlere dayanılarak alınmalıdır.