1
Türk Ticaret ve Sanayi Odası Japonya Tüzük
Madde1. İsim ve Yeri (Merkezi)
Bu kuruluş Türk Ticaret ve Sanayi Odası olarak anılacaktır; bundan böyle de (aşağıdaki maddelerde ise) “Oda” olarak geçecektir. Odanın bürosu (merkezi) Tokyo’da olacaktır.
Madde2. Kuruluş Amacı
Odanın (kuruluş) amaçları aşağıdaki gibidir:
1- Japonya ve Türkiye arasındaki ticaret ve sanayinin geliştirilmesi için önayak olmak (gayret etmek.)
2- Türkiye’deki bireylerin ve ticaret kuruluşlarının Japonya’daki çıkarlarının arttırılması yolunda girişimlerde bulunmak (çalışmak.)
3- Japonya’daki Türk iş topluluğunun ve şirketlerinin, ticaret, sanayi ve ilgili faaliyetlerinin temsili, etkinliği ve görüşlerinin etkili (bir şekilde) benimsenmesini sağlamak.
4- Üyelerin çıkarına olmak üzere, ticaret ve sanayi ve diğer kâr amaçlı çalışma alanlarına ilişkin konularda her türlü bilgi ve istatistikleri toplayıp değerlendirerek üyelerine yaymak (ulaştırmak.)
5- Ortak çıkarlara hizmet eden diğer kuruluşlarla yardımlaşmak ve işbirliğinde bulunmak.
6- Yukarıda belirtilen amaçlara erişebilmek için yardımı dokunabilecek (gerekebilecek) her türlü (amaca yönelik) çalışmaları gerçekleştirmek.
Madde3. Üyelerin Sınıflandırılması
Oda üyeleri aşağıda belirtilen sınıflandırılmaya uygun olacaktır.
a) Asıl üyeler
b) Yardımcı-ortak üyeler) c) Özel üyeler
Madde4. Üyelerin Tanımlanması a) Asıl Üyeler
1- Japonya’da kurulmuş veya Japonya’da temsilciliği bulunan, Türk Japon ticari iliskilerine katkıda bulunabilecek ticari kuruluşlar, dernekler ve yasal kurumlar.
2- Japonya'da bireysel olarak kaydolarak ticaret yapan ve Türk Japon ticari iliskilerine katkıda bulunabilecek avukat doktor vergi uzmanı gibi meslek sahipleri kisiler.
b) Yardımcı (Associate) Üyeler
1- Türk Japon ticari iliskilerine katkıda bulunabilecek Japonya dışında kurulu bulunan ticari kuruluşlar, dernekler, yasal kurumlar ve Japonyadaki tacir kişiler (kojin-jigyou).
2- Japonya’da veya Japonya dışında oturmakta olup, odanın amaçları
2
doğrultusunda ticari, kürtürel, bilimsel ve başka profesyonel faaliyetlerde bulunmuş ya da bulunmakta olan kişiler.
c) Özel Üyeler
1- Türkiye’nin Japonya büyükelçisi doğrudan doğruya odanın fahri başkanı konumuna sahip olacaktır. Kendisi, Japonya’daki görevi süresince bu konumu sürdürecektir. Kendisi asıl üyelerin sahip olduğu tüm hak ve ayrıcalıklara sahip olmakta birlikte, tüm aidat ve ödemelerden bağışık tutulacak, ancak oy verme ya da karar alma hakkından yoksun olacaktır.
2- Özel üyeler, yönetim kurulu tarafından seçilen kişiler olup, asıl üyelerin tüm hak ve ayrıcalıklarına sahip olmakla birlikte, oy verme ve karar alma yetkileri yoktur; ancak üye aidat ve ödeneklerinden bağışık tutulurlar.
Madde5. Üyeliğin Başlaması, Değişikliği ve Sona Ermesi 5.1 Başlangıç
Üyelik başvurusunun yönetim kurulunca onaylanması ve üyelerin içinde bulunan yıla ait aidatlarını ödenmesi ile üyelik başlar. Madde 4’teki ölçütlerin uygunluğu (yerine getirilmiş olması) adayların üye olmaları (kabul edilmeleri) hakkı kazanılmış olması anlamına gelmez. Üyelik başvurusu yazılı olarak yapılmalıdır. Hisse senetleri herhangi bir menkul kıymetler borsasına kayıtlı olan ve işlem gören büyük şirketler haricindeki adayların madde 4'teki sartların yerine getirildiğini kanıtlayacak (ticaret sicil kaydi, Tokibo tohon, imza sirkuleri, inkan-shomei ve bireysel tüccar kayıt formu kojin-jigyou toroku shomeisho gibi) geçerli tarihli resmi belgeleri yönetim kuruluna sunması gerekir.
Bu aşamadan sonra aday üyeliğinin kabul edilmesi ile tüzuk koşullarına ve oda tarafindan konulan genel kabul görmüş etik kurallarına uyacağını beyan (kabul) etmiş sayılır. Başvurunun karara bağlanması tüm yönetim kurulu üyelerinin çoğunluk oyu ile (mümkün) olur. (Sonuç) adaya yazılı olarak bildirilir. Kabul edilmeme durumunda, nedenlerini açıklama zorunluğu yoktur.
5.2 Değişiklik
Üyelik sınıflandırılmasına ilişkin değişikler yönetim kurulu kararı ile yapılır.
5.3 (Üyeliğin) Sona Ermesi
Üyelik ölümü, istifa, çıkarılma,tasfiye veya isim (özel statü) değişikliği gibi nedenlerle sona erer. İstifa (üyelikten,) yalnızca takvim yılı sonu için kabul edilebilir olup, en az üç ay öncesinden yazılı olarak verilmelidir. Aşağıdaki hallerde, yönetim kurulu üyelerinden birinin yazılı önergesi ile, üye (asıl, yedek, özel,) yönetim kurulu üyelerinin sayısının (en az) üçte iki (2/3) çoğunluğu kararı ile ihraç edilebilir (çıkarılabilir:)
1- Eğer ilgili üye, yıllık aidatlarını altı aydan daha fazla bir süre geçtiği halde ödememişse,
2- Eğer ilgili üye, oda çıkarları ve amaçlarına zarar verici olarak değerlendirilirse veya başka önemli nedenleri bulunuyorsa. Böyle bir durumda, yönetim kurulu başkanı önerge konusunu ilgili üyeye gecikmeksizin bildirip şikayet konusundaki görüşlerini yazılı olarak istemelidir. Eğer yazılı bir şikayet iletilmişse, yönetim kurulu, (ilgili üyeye) bir açıklama (savunma) şansı verecek ve kurul yazılı oylama ile kararını verecektir.
Madde6. Sorumluluk (Maddi) Sınırı
Odanın maddi sorumluluk sınırı yalnızca kendi mal varlığını kapsar.
3 Madde7. Oda Organları (Kurulları)
a) Yıllık genel kurul b) Yönetim kurulu
c) Yürütme (icra) komitesi d) Denetçi (ler) (murakıplar)
Madde8. Yıllık (Olağan) Genel Kurul
Yıllık (olağan) genel kurul takvim yılının ilk iki ayı içinde yapılacak ve özellikle, aşagıdaki işler gündeme konacaktır:
a) Başkanın yıllık raporu (çalışma)nun alınması
b) Hesap ekstreleri, iş (faaliyet) raporu, bütçe planı ve iş (faaliyet) planının alınması ve kabulu
c) Yeni yönetim kurulu üyelerinin seçimi d) Denetçi (murakıpların) seçimi
Madde9. Aidatlar
Üyeler, olağan genel kurulda belirlenen aidatları ödemekle yükümlüdürler.
Madde10. (Olağanüstü) Kurulun Toplanması
Yönetim kurulu yıllık (olağan) genel kurulu toplar. Gerek gördüğü takdirde veya amacı da açıklanmak kaydıyla, üyelerin en az beşte birinin (1/5) başkana yazılı olarak başvurması durumunda, yönetim kurulu, olağanüstü genel kurulu toplar. (Toplantı) en az üç hafta öncesinden bildirilmelidir. (Toplantı) çağrısı gündemi belirtilmek kaydıyla yazılı olarak yapılmalıdır.
Madde11. Oy (Seçme) Hakları
Yalnız asıl üyeler genel kurula katılabilir ve oy hakkına sahiptir. Her yılın 31 Aralık tarihi itibariyle asıl üye olanlar ve aidat borcu olmayanlar bir sonraki genel kurula katılabilirler. Asıl üyelerin yarısı çoğunluğu oluşturur. Eğer bu çoğunluk yıllık genel kurulda sağlanmazsa, üç hafta içersinde kurul yeniden toplanacak ve hazır bulunan veya temsil edilen (vekaleten) asıl üye sayısı kurulun yapılması (karar alınabilmesi) için yeterli sayılacaktır. Seçimler ve görevden çıkarmalar her zaman gizli oyla yapılır. Genel kurulda her üyenin bir oy hakkı vardır. Yazılı bir yetki belgesinin oturum başkanına sunulması koşuluyla, yalnızca asıl üyeler, en çok diğer üç üyeyi temsil edip, onların haklarını kullanabilir. Yedek (ortak) üyeler vekil olamazlar, seçme seçilme ve oy kullanma hakları yoktur.
Madde12. (Toplantıya) Çağrı / Davet
Tüm sınıflardaki üyeler yıllık (olağan) genel kurula davet edilirler. Yönetim kurulunca kabul edilmesi koşuyla, oda ile iyi ilişkiler içinde bulunan diğer kuruluşlar, ve benzeri de (kurula) davet edilebilirler.
Madde13. Yönetim Kurulu Oluşumu
13.1 Yönetim kurulu (bundan böyle “kurul” olarak geçecektir) üç (3) asıl üye, iki (2) yedek (ortak) üye olmak üzere beş (5) üyeden oluşacaktır.
13.2 Aday Gösterme (Olabilme)
4
Yönetim kurulu üyeleri Japonya’da oturuyor olmalıdırlar. Üye çoğunluğunun Türk vatandaşlarından oluşması gerekmektedir. Aday göstermeler (olmalar) üyelerce yalnızca yazılı olarak yapılabilir.
13.3 Müdürlerin (Yöneticilerin) Süresi
Yönetim kurulu üyeleri iki (2) yıllık bir süre için seçilirler. Olağanüstü genel kurulda benimsenen karar uyarınca, yönetim kurulu üyelerinden (herhangi) biri çıkarılabilir.
Yıllık (olağan) genel kuruldan sonra herhangi bir zamanda, yönetim kurulu üyelerinde bir eksilme olması durumunda, yönetim kurulu üyelerince belirlenen bir üye ile, bir sonraki yıllık (olağan) genel kurula kadar, boş üyelik doldurulacaktır.
13.4 Görevleri
Yönetim kurulu genel anlamda odanın işlerini yürütür ve özellikle de aşağıda yazılı görevleri yapar:
a) Genel kurulları toplama
b) Üyeleri arasında, tüm üyelerin çoğunluk oyuyla, yürütme komitesi üyelerini seçme c) Özel çalışma komitelerinin tayin edilmesi
d) Üyelerin karara bağlanması
e) Toplantı kurul düzeni olarak veya gerekli görüldüğünde toplanılacaktır.
Yürütme komitesinden en az iki (2) üye olmak koşuyla, dört (4) üye çoğunluğu oluşturur. Bu tüzükte yazılı diğer istisnalar ve yürüte komitesinin seçimi dışında, kararlar, hazır bulunan üyelerin oy çokluğuyla alınır. Oy eşitliği durumunda, oturum başkanın oyu ile karar verilir. İstisna olarak, oturum başkanı kurul üyelerinin yazılı oy vermesini istiyebilir.
Madde14. Yürütme Komitesi Oluşumu Yürütme komitesi şu kişilerden oluşur:
a) Başkan
b) İki başkan yardımcısı c) Bir muhasip (mali müşavir) d) Danışman(lar)
14.1
Başkan, başkan yardınmcısı ve muhasip yonetim kurulu üyeleri arasından ve yönetim kurulu uyeleri tarafindan seçilir. Seçilen yönetim kurulu üyeleri içinde son 3 yil içinde yönetim kurulunda en az 1 yıl çalışmış üye var ise başkanlık için öncelikli olarak aday gosterilir. Yok ise mevcut üyeler arasından bir kişi seçilir.
14.2
Yürütme komitesinin görev süresi yürütme komitesinin görev süresi konusunda, Madde13.3 fırkası yürürlüktedir.
14.3 Görevleri
Yürütme komitesi, odanın işlerinin yürütülmesinden ve oda varlıklarınin idaresinden soremlurur.
Başkan tarafından toplatılır, ek olarak, aşağıdaki görevleri vardır:
1- Oda çalışmaları hakkında kurula ve üyelerine düzenli rapor vermek
2- Kurul toplantılarının ve özellikle, gündemi ile birlikte yıllık (olağan) genek kurulun hazırlanması
3- Sürekli bir idari sekreterin görevlendirilmesi ve denetimi 4- Odaya ait mal ve mülklerin bakımı
5- Özel üyelikler ve başkanlarının atanması
6- Özel çalışma komitelerinin (çalısmaların) denetlenmesi
5
7- Genel toplantıları, kurul toplantılarını ve yürütme komitesi toplantılarını tutanağa geçirmek
Bunlarından dışında, yürütme komitesi, bu tüzüğün, odanın başka bir organına vermediği tüm görevlerden sorumludur. Kararlar çoğunluk oyuyla alınır.
Madde15. Görevlilerin (Kurul Üyelerin veya Diğer) Görev ve Yetkileri a) Başkan
Başkanm odayı temsil eder. Odanın iş çalışmaları üzerinde genel denetim ve yaptırım yetkisi vardır.
b) Başkan Yardımcıları
Bunlar başkana yardımcı olacaklar ve yokluğunda başkanın görevlerini üstleneceklerdir.
c) Muhasip (Mali Müşavur)
Muhasip, odanın bütçesini ve maddi gelir, giderlerin sorumluluğunu taşıyacaktır.
d) Danışmanlar
(i) Türkiye büyükelçiliği’nin ekonomi ve ticaret müşavirleri ile turizm (enformasyon) müşavirlari Japonya’da görevde bulundukları sürece, başkanın sorularına yanıt amacıyla beya yönetim kurulu, yürütme komitesi ve özel çalışma komiteleri toplantılarında tavsiyelerde bulunmak süretiyle danışman olacaktır.
(ii) Başkan tarafından atanan ilgili kişiler
Madde16. Özel Çalışma Komiteleri
Özel (nitelikleri) görevlerin yerine getirilmesi içinm kurul, özel çalışma komiteleri belirlerler ve bunların başkanları yürütme kurulu taraafından atanır. Prensip olarak, her çalışma komitesinde kuruldan bir üye de bulunur. Bu komitelerin başkanları, bu komitelerin başkan yardımcıları ve diğer üyelerini seçer, ancak bunlar oda üyesi olmalıdırlar ve yürütme komitesince teyit (kabul) edilmelidirler.
Madde17. Muhasip(ler) (Mali Müşavirler)
Muhasip(ler) yıllık (olağan) gener kurul tarafından seçilip, hesapları kontrol eder ve onaylarlar.
Muhasip(ler)in görev süresi bir yıldır.
Madde18. Mali Yılı
Odanın mali yılı her yıl 1 ocak ile 31 aralık arasında olacatır.
Madde19. Değişiklikler
(Tüzükte) kurulun isteği doğrultusunda veya asıl üyelerden en az üçte birinin (1/3) yazılı başvurusyla, bir genel kurul kararıyla, bu tüzükte değişiklik yapılabilir. Böyle bir genel kurul toplanması ve izlenecek yöntem, yıllık (olağan) genel kuruldaki gibidir. Ancak, kararlar hazır bulunan ve (vekaleten) temsil edilen asıl üyeler toplam sayısının ücte iki (2/3) çoğunluk (oyuyla) alınır.
Madde20. Feshetme
Bir önceki maddenin şartlarını yerine getirerek, sadece bu amaçla toplanabilir. Genel kurulda, dörtte üç (3/4) çoğunluk oyuyla (odanın) feshine karar verilebilir.
6 Ek Maddeler (Şartlar)
Orijinali 17 Şubat 1995’te kabul edilen ve Japonya Ticaret ve Sanayi Bakanlığına sunulmuş olan bu tüzük 1 şubat 1995 tarihinden itibaren yürürlükte idi. 22 Kasım 2015 tarihindeki olağanüstü genel kurul ile getirilen değişiklikler ile oluşan yeni tüzük 22 Kasım 2015 tarihinden itibaren geçerli olacaktır.
Odanın tüzüğü İngilizce şekliyle geçerli olup (Japon kurallarına göre Japoncası gerekli olmadıkça,) Türk üyelere yardımcı ve açıklayıcı olmak amacıyla hazırlanmıştır. “Resmi olmayan Türkçe çeviridir.”
