İç Kontrol Sistemi ve İç Kontrol Eylem Planı Eğitimi
Bursa İl Sağlık Müdürlüğü Mali Hizmetler (İç Kontrol) Birimi
Eğitim Planı
1. Bölüm (40 Dk.): İç Kontrol Sisteminin tanımı ve temel unsurları ile Sağlık Bakanlığı İç Kontrol Eylem Planı.
2. Bölüm (40 Dk.): Eylem Planında bulunan ve birimlerce yapılması gereken işler.
Amaç
• İç Kontrol Sisteminin ve temel unsurlarının öğrenilmesi.
• Sağlık Bakanlığı İç Kontrol Eylem Planı kapsamındaki eylemlerle ilgili bilgilendirme yapılarak bunlarla ilgili örnek dokümanların kullanımının öğrenilmesi.
• İç Kontrol Sisteminin yalınlaşmaya katkı verecek şekilde uygulanması için beceri geliştirilmesi.
İç Kontrolün Tanımı
• İç Kontrol, kurumdaki yönetici ve personelin faaliyetlerde kontrol sahibi olmak için yaptığı kontroller bütünüdür.
• "Nasıl daha iyi yönetebiliriz?" sorusuna cevap arar.
• İş yapma şeklimizi sürekli olarak gözden geçirmektir.
İç Kontrolle İlgili Önyargılar
Neden İç Kontrol?
• Faaliyetlerde etkinlik ve verimliliğin artmasını sağlar.
• Güvenilir bilginin zamanında elde edilmesine yardımcı olur.
• İşlerin yasallık ve düzenliliğine ilişkin yeterli güvence sağlar.
• Kurum genelinde görev ve sorumlulukları netleştirir.
• Yeni yönetici ve personelin adaptasyon ve verim alınabilme süresini kısaltır.
• Küçük hataların büyük problemlere dönüşmeden önce fark edilmesini sağlar.
• Hesap verme mekanizmasını güçlendirir.
• Sonuçlar konusunda kanıtlara dayalı gerekçe sunma imkânı sağlar.
İç Kontrolü Kimler Uygular?
• İç kontrol tüm personelin görevinin bir parçasıdır.
Kurumda çalışan herkes iç kontrol sisteminin hayata geçirilmesinde rol oynar.
• İç kontrol yalnızca bir birimdeki personelin yürüteceği bir görev değildir.
• Kurumda çalışan herkesin yürüttüğü faaliyetlerin içine yerleşmiş bir süreçtir.
• Ne yaptığımızı ve nasıl yaptığımızı sorgulamayı gerektirdiğinden ilave bir iş ya da görev olarak
İç Kontrol Sisteminin Kalite Yönetim Sistemlerinden Farkı
• Kalite yönetim sistemleri olmasına rağmen iç kontrol kavramının ayrıca ortaya çıkmasının nedeni bu sistemlerin, işletmelerin amacına ulaşmasında yeterli olmamasıdır.
• İç Kontrol Sistemi, kalite yönetim sistemlerinden farklı olarak mali ve mali olmayan alanlarda; etkililik, etkinlik, risk yönetimi ve hesap verilebilirlik ilkesi üzerine kurulmuş, yönetimden ayrı bir sistem değil yönetim işlevleriyle iç içe geçmiş kontroller bütünüdür.
• İç kontrolün en önemli hedefi kurum faaliyet ve süreçlerinin olası risklere vereceği tepkinin tahmin edilmesi, risklere karşı önlemler alınması ve risk durumundaki zararın en aza indirilmesidir.
İç Kontrol Olmasaydı…
1. Kaynak kullanımında israf 2. İsabetsiz yönetim kararı 3. İtibar kaybı
4. Yolsuzluk ve usulsüzlük 5. Varlıkların kaybı
6. Yetersiz ve kalitesiz hizmet
İç Kontrolün Gelişimi-1
• İç kontrolün gündeme gelişi ABD’de 1977 yılında ana teması iç kontrol olan
“Yabancı Yolsuzluk Kanununun” (Foreign Corrupt Practices Act) yürürlüğe girmesi ile olmuştur. Bu Kanunla ABD’de ilk kez iç kontrol sisteminin kurulmasının zorunlu tutulması sağlanmıştır.
• Daha sonra iç kontrol ile ilgili eğilimleri birleştirerek etkinliğin değerlendirilmesi için geniş kapsamlı kriterler geliştirmek amacıyla COSO (Comitte of Sponsoring Organizations of Treadway Comission- Sahte Mali Raporlama Ulusal Komisyonu) oluşturulmuştur.
İç Kontrolün Gelişimi-2
• İç kontrol kavramının ortaya çıkma sürecinde tüm dünyadaki gelişmelerden ülkemiz de etkilenmiştir. Avrupa Birliği uyum çalışmaları kamu mali yönetim ve kontrol sisteminin yeniden oluşturulmasını zorunlu hale getirmiştir. Avrupa Birliği, kamu iç mali kontrol alanında COSO’ nun standartlarını benimsemiştir.
Mevzuatımız da bu kapsamda COSO’ nun iç kontrol standartlarına uygun biçimde oluşturulmuştur.
• Bu kapsamda 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 24.12.2003 tarihinde yürürlüğe girmiştir.
İç Kontrolün Gelişimi-3
• 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nda İç Kontrol “İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünü" olarak tanımlanmıştır.
İç Kontrol Sistemi Mevzuatı
Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Genelgesi
Kamu İç Kontrol Rehberi Kamu İç
Kontrol Standartları Tebliğ
Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi İç Kontrol
ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar 5018 sayılı
Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu
07.02.2014 02.12.2013
04.02.2009 26.12.2007
31.12.2005 10.12.2003
Kamu İç Kontrol Standartları
Kontrol Ortamı
Etik değerler ve dürüstlük
Misyon, Organizasyon yapısı ve görevler
Personelin Yeterliliği ve performansı
Yetki Devri
Risk
Değerlendirme
Planlama ve Programlama
Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi
Kontrol Faaliyetleri
Kontrol Stratejileri ve yöntemleri
Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi
Görevler ayrılığı
Hiyerarşik kontroller
Faaliyetlerin sürekliliği
Bilgi sistemleri kontrolleri
Bilgi ve İletişim
Bilgi ve İletişim
Raporlama
Kayıt ve dosyalama sistemi
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi
İzleme
İç kontrolün değerlendirilmesi
İç denetim
İç Kontrolde Etkililik Ve Etkinlik Kavramları-1
• Etkililik kurumun hedeflerine ulaşmasına katkı sağlayan, kurumun stratejik planı ve görevlerine uygun, sadece değer yaratan faaliyetleri yapmaktır.
• Etkinlik (Verimlilik) elde bulunan kaynaklardan optimum çıktının sağlanması olarak tanımlanabilir. Faaliyetlerin verimli bir şekilde yapılmasıdır.
İç Kontrolde Etkililik Ve Etkinlik Kavramları-2
• Etkin şekilde yürütülen bir iş süreci belirlenen bir hedefe ulaşmayı da sağladığında etkili olabilmektedir.
• Etkililik doğru işi yapmak, Etkinlik (Verimlilik) ise işi doğru yapmaktır.
• Örnek:
Birinci basamak hizmet veren bir sağlık tesisinde küçük cerrahi müdahaleleri etkin bir şekilde yapmamız mümkün olabilir. Ancak bu birinci basamak için doğru bir faaliyet değildir ve birinci basamak hizmetlere değer katmaz. Değer katmadığı gibi birinci basamak hizmetlerin temel hedefi olan koruyucu sağlık hizmetlerinde hedefe ulaşmamızı zorlaştırır, ayrıca uzun vadede toplam sağlık harcamalarında da artışa neden olacaktır.
İl Sağlık Müdürlüklerinde İç Kontrol Çalışmaları
• Maliye Bakanlığınca yapılan düzenlemeleri müteakip Bakanlığımızda da 2009 yılında, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi doğrultusunda çalışmalar başlamıştır.
• 2017-2018 yıllarını kapsayan İç Kontrol Eylem Planı ile İl Sağlık Müdürlükleri de çalışmalara dahil edilmiştir.
• 2018 yılında Sağlık Müdürlüklerinde de ayrı bir birim olarak İç Kontrol Birimlerinin kurulması sağlanmıştır.
• İç kontrol çalışmaları Sağlık Bakanlığı 2021-2022 Kamu İç Kontrol standartlarına Uyum Eylem Planı kapsamında devam etmektedir.
Dokümantasyon Alt Yapısı
• Müdürlüğümüz doküman yönetimi “DHB.PR.001 Doküman Yönetim Sistemi Prosedürü” kapsamında yürütülmektedir.
• Aşağıdaki dokümanlara bilgisayar sisteminde “bsmortak/Dokümanlar”
klasöründen ulaşılabilmektedir.
-Yürürlükte olan dokümanlar, -Doküman örnekleri,
-Resmi yazı, olur, boş antetli kağıt ve klasör sırtlığı örnekleri.
• Ayrıca Müdürlüğümüze ait iç kontrol çalışmaları ile eğitim dokümanlarına internet sitesinden (https://bursaism.saglik.gov.tr/) ulaşılabilmektedir.
İç Kontrol Eylem Planı
• Sağlık Bakanlığı 2021-2022 Kamu İç Kontrol standartlarına Uyum Eylem Planı 52 eylemden oluşmaktadır.
• İl Sağlık Müdürlükleri eylem planında yer alan 34 eylemden sorumlu olup 3’er aylık periyotlarla Sağlık Bakanlığına raporlamak ile yükümlüdür.
Teşkilat Şeması
Süreç Yönetimi-1
• Süreç: "Müşteri/Vatandaş “ için bir değer oluşturmak üzere, bir grup girdiyi kullanarak, bunlardan çıktılar elde etmeyi amaçlayan;
-Tekrarlanabilen, -Ölçülebilen,
-Sahibi ve sorumlusu (sorumluları) olan, -Organizasyonel hiyerarşi gerektirmeyen,
-Fonksiyonlar (birimler) arasında gerçekleşen, eylem ve işlemler dizisidir.
Süreç Yönetimi-2
• Süreçlerin yazılı hale getirilmesindeki amaç, mevcut sürecin aynısının dokümante edilmesi değildir. Asıl amaç, mevcut sürecin resminin görülmesi, süreçteki işlerde varsa fazla adımların çıkarılması, eksik adım varsa eklenmesi, risk analizlerinin yapılması ve süreç performansının iyileştirilmesidir.
• Birden fazla birimi ilgilendiren, bir birimde başlayıp başka bir birimde biten süreçlerde verimsizlik veya sorun daha fazladır. Bu durumlarda birimlerin koordineli çalışması ve ortak süreç oluşturmak önemlidir.
• Proje bir süreç değildir. Herhangi bir proje hayata geçirilip tekrarlayan nitelikte uygulanmaya başladığında süreç niteliğini taşır.
Süreç Yönetimi-3
Ana Süreç: Kurum faaliyetlerin temel ayrımını gösteren süreçlerdir.
Ör: Destek Hizmetleri Başkanlığı Ana Süreci
Süreç: Ana süreçleri oluşturan ve birbirleri ile karşılıklı etkileşimde olan süreçlerdir.
Ör: Mali Hizmetler Süreci
Alt Süreç: Süreçleri oluşturan ve iki veya daha fazla fonksiyonu ilgilendiren faaliyetler veya işlerdir.
Ör: İç Kontrol Eylem Planının Uygulanması Alt Süreci
Süreç Adımları (İş Adımları): Bir faaliyet veya işin yapılması için bir veya daha fazla kişi tarafından
ANA SÜREÇLER
SÜREÇLER
ALT SÜREÇLER
SÜREÇ ADIMLARI (İş Adımları)
Süreç Yönetimi-4
Süreç Yönetimi-5
İş süreçleri hazırlandıktan sonra
süreçlerle bağlantılı olarak yapılacaklar:
• Görev tanımı ve görev dağılımları
• İş akışlarının oluşturulması
• Sorumluluk matrislerinin hazırlanması
• Süreç risklerinin belirlenmesi ve belirlenen riskler için kontrol faaliyetlerinin planlanması
• Hassas görev envanterinin hazırlanması
Formlar Arası İlişkiler
Görev Tanımı Formu ve Görev Dağılım Formu
• İç Kontrolde bulunan görev yetki ve sorumlulukların belirlenmesi ile hesap verilebilirlik ilkesi gereğince birim sorumlusu ve birim çalışanları için görev tanımlarının oluşturulması gerekmektedir.
• Görev tanımları, kadrolar yerine görev unvanı (Birim Sorumlusu, Birimi Personeli, Temizlik Personeli, Teknik Personel vb.) esas alınarak oluşturulmalıdır. Bir birimde birden fazla iş alanı veya uzmanlık gerektiren alan varsa Görev Tanımı Formu her görev için ayrı ayrı hazırlanmalıdır.
• Görev tanımlarında bulunan görevlerin kişilere dağılımı ise Görev Dağılım
Görev Tanımı Oluşturma Formu
İş Akış Şemaları-1
• İş akış şemaları; bir süreç içinde yer alan işlerin ve bu işler arasındaki mantıksal işlerin belirli semboller kullanılarak şema üzerinde gösterimidir.
• Birimler tarafından iş süreçleri tanımlama formlarının hazırlanmasından sonra süreç adımları (faaliyetler) belirlenen alt süreçler için iş akış şemalarının çizilmesi gereklidir.
• İş akış şemalarının çizimleri Sağlık Bakanlığı İş Akış Şeması Çizim Standartlarına göre, Microsoft Visio Programı kullanılarak Mali Hizmetler (İç Kontrol)
İş Akış Şemaları-2
Sorumluluk Matrisi-1
• İmza ve onay mercilerinin eksiksiz olarak belirlenebilmesini sağlamak amacıyla birimlerin alt süreçlerine ait iş akış şemaları çizildikten sonra
“sorumluluk matrisleri” oluşturulmalıdır.
• Sorumluluk Matrisi Formu doldurulurken aşağıdaki açıklamalar dikkate alınacaktır.
➢ İş Süreçlerinin Sorumluları; İş süreçlerinden unvan gözetmeksizin direk sorumlu I. personel, o olmadığında II. sorumlu ve belirlenebiliyorsa III. sorumlunun belirlenerek yazılması,
➢ Onay Mercileri; Sürecin hangi makama kadar gittiği ve o makamların
Sorumluluk Matrisi-2
Hassas Görev (Hassas Pozisyon)-1
Hassas Görev Nedir?
Birimin temel işlevini etkin biçimde yerine getirmesini etkileyebilecek riskler içeren,
• Zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmesi halinde karar alma süreçlerini güçlendiren,
• Kaynakların etkin kullanımını sağlayan,
• Kritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevler HASSAS GÖREVDİR.
Hassas Görev (Hassas Pozisyon)-2
• Görevin hassasiyetini, görevdeki kişinin kendi şahsi özellikleri değil, görevin doğası ya da üçüncü kişiler için taşıdığı önem belirler.
• Görevde bulunan şahsa geniş bir takdir yetkisinin tanındığı ya da görevin aşırı teknik uzmanlık gerektirmesi nedeniyle görev yapanın çok geniş bir hareket alanının olduğu görevler ya da devlete ya da kuruma, personele ait gizli bilgileri bünyesinde barındıran bir pozisyon, hassas görev olarak değerlendirilir.
Hassas Görev (Hassas Pozisyon)-3
Hassas Görevler Belirlenirken Aşağıdaki Sorulara Yanıt
Aranmalıdır:
• Hangi görevler gizlilik statüsündedir?
• Hangi alanlardaki faaliyetlerde hata veya usulsüzlük yapılması ihtimali daha fazladır?
• Hangi görevlerin belli bir zaman süreci içinde yerine getirilmesi önemlidir?
• Hangi görevler yerine getirilemezse mali kayba ve/veya kaynak israfa neden olur?
• Hangi işlerde hesap verme yükümlülüğü fazladır?
Bu sorulara cevap verildikten
sonra
Yanlış yapılması
durumunda kurumu idari açıdan, mali açıdan veya itibar açısından zor
durumda
bırakabilecek
pozisyonlar hassas görev (hassas
pozisyon) olarak belirlenir.
Hassas Görev (Hassas Pozisyon)-4
• Bilgi İşlem Biriminde çalışan personele tüm sisteme giriş yapma yetkisi verilmiş ise ve bu görevdeki bir aksaklık, birimin çok büyük maddi zarar / itibarının zedelenmesine ve faaliyetlerini tamamlayamaması ile karşılaşmasına neden olacaksa bu personelin işi hassas olarak belirlenebilir.
• Birim fonksiyonu açısından belirli dönemlerde bir belgenin belirli yerlere ulaşması gerekiyorsa, belgenin ulaşmaması birim açısından çok büyük sorunlara neden olacaksa; o belgenin dağıtımını yapan personelin bu görevi hassastır denebilir.
• Risk analizinde yüksek çıkan alanlardaki işlerde hassa görev daha fazla bulunabilir.Ancak riski yüksek olmayıp yönetici tarafından hassas olduğu düşünülen görevler de hassas görevler listesine eklenmelidir.
Hassas Görev (Hassas Pozisyon)-5
Risk Analizi-1
Risk: Meydana geldikleri takdirde kurumun hedeflerine ulaşılmasını ve faaliyetlerini gerçekleştirmesini olumsuz yönde etkileyebilecek kurum içinden veya kurum dışından oluşan durum veya olaylardır.
• Kurumun hizmet sunmasını engelleyecek veya hizmetin kalitesini düşürecek,
• Halkın kuruma olan güvenini sarsabilecek,
• Yolsuzluk yapılmasına meydan verecek,
• Faaliyetlerin mevzuata aykırı yürütülmesine neden olabilecek her türlü olay risk olarak adlandırılabilir.
Risk Analizi-2
• İç Kontrolde kurum faaliyet ve süreçlerinin olası risklere vereceği tepkinin tahmin edilmesi, risklere karşı önlemler alınması ve risk durumundaki zararın en aza indirilmesi en önemli hedeflerdendir.
• Yönetimin görevi kurumun misyonunu gerçekleştirmek için riskleri belirlemek ve tedbir almaktır.
• İç kontrol riskleri karşılamak için makul bir güvence sağlar.
• Risklerin tespit edilmesi, risk yönetimini uygulamada tek başına yeterli değildir. Risk yönetiminde etkinliğin sağlanabilmesi için riskin şiddet ve olasılık derecelerini ölçmek, risklere karşı önlem almak risk analizini yapmak gerekmektedir.
Risk Analizi-3
Risk Analizinin Aşamaları
Risklerinin Belirlenmesi ve Risk Skorlarının
Ölçümlenmesi
Risklere Ait Kontrol Faaliyetlerinin
Gözden Geçirilmesi
Yeni Kontrol Faaliyetlerinin
Planlanması
Risk Analizi-4
1. Risklerinin Belirlenmesi ve Risk Skorlarının Ölçümlenmesi
Alt süreç adımlarındaki risklerinin tespit edilmesinden sonra risk skorlarının
ölçümlenmesi kullanılacak formül;
Risk skoru= Risk Etkisi x Olasılık Risk Etkisi (1-5) : Riskin gerçekleşmesi durumunda yarattığı etki
Olasılık (1-5) : Riskin yüzdesel olarak gerçekleşebilme ihtimalidir.
Risk Analizi-5
2. Risklere Ait Kontrol Faaliyetlerinin Gözden Geçirilmesi
Risk skoru hesaplamasında çıkan risk puanına göre risklere karşı kontrol faaliyetleri uygulanır. Şiddeti yüksek olmakla birlikte olasılığı düşük olduğu için risk puanı düşük çıkan riskler yüksek risk /
çok yüksek risk grubunda
değerlendirilebilir.
3. Yeni Kontrol Faaliyetlerinin Planlanması
DHB.FR.058 Risk Belirleme ve Kontrol Faaliyetleri Formunda belirtilen kontrol faaliyetleri yetersiz olan risklere karşı eylem planlarının oluşturulması
RİSK DÜZEYLERİ
Risk Düzeyleri Risk Skor
Aralığı Renk
Çok Yüksek 25 Çok acil tedbir alınarak risk kontrolü yapılmalı
Yüksek 15-20 Hızlı ve makul sürede tedbir alınarak risk kontrolü yapılmalı
Orta 8-12 Belirlenen program çerçevesinde tedbir
alınarak risk kontrolü yapılmalı
Düşük Risk 2-6 İzleme yapılmalı, devam ediyorsa tedbir alınarak risk kontrolü yapılmalı
Çok Düşük Risk 1 İşlem yok
Risk Belirleme Ve Kontrol Faaliyetleri Formu
İş Takvimlerinin Hazırlanması
• Birimlerimizde yapılan işlerin planlanması amacıyla birim düzeyinde iş takvimlerinin hazırlanması gerekmektedir.
• İş takvimleri her yıl birinci çeyrekte yapılmalı, gerçekleşme durumları ise aynı form ile son çeyrekte bildirilmelidir.
Aralık
İŞ TAKVİMİ
Nisan
Daire Başkanlığı / Başkanlık Adı:
Birim Adı:
Harcama Birimi Adı: Bursa İl Sağlık Müdürlüğü
Doküman Kodu: İÇK-FR-10 Yayın Tarihi: 01/01/2020 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi: 01/01/2021
Sonuç**
(Gerçekleşme Durumu)
Mayıs Haziran Temmuz Ağustos Eylül
Şubat Mart Ekim Kasım
Ocak
Açıklama
2021 - 2022 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı E.13.6.1 ve E.13.6.2 eylemleri için doldurulacaktır.
Bu form Birim düzeyinde hazırlanacaktır.
İlgili iş için çalışma yapılması öngörülen ay(lar) "X" ile işaretlenecektir.
* Bir birimde yıl içerisinde yapılan işler. (Günlük olarak yapılan işler hariç)
** 1. çeyrekte 13.6.1 eylemine eklenen bu formun sonuç alanı 4.
çeyrekte doldurularak 13.6.2 eylemine eklenecektir. Bu alana, ilgili iş planlanan tarihte tamamlandı ise Tamamlandı yazılmalı;
tamamlanmadı ise Tamamlanmama gerekçesi belirtilmelidir.
İşin Adı*
Üç Aylık Durum Raporu
• Başkanlık düzeyinde görev alanları ile ilgili olarak 3'er aylık dönemler halinde durum raporu hazırlanmalıdır.
• Raporda Başkanlığın organizasyon yapısı, görevleri ve ilgili 3 aylık dönemde gerçekleştirdiği faaliyetlere yer verilir.
Rapor Döküm Formu
• Birimlerinin yürüttükleri faaliyetlere yönelik hangi işlerin, kime ve ne zaman raporlanacağının yazılı hale getirilmesi için rapor döküm formlarının oluşturulması gerekmektedir.
• Rutin aralıklarla gönderilen tüm raporlar forma yazılmalıdır. Merkezi bilişim sistemlerine belirli dönemlerde veri girişi yapmak suretiyle yapılan bildirimler de bu kapsamdadır.
Diğer İç Kontrol Çalışmaları-1
• İç Kontrol eğitimlerinin yapılması,
• İç Kontrole yönelik elektronik yayınların yapılması,
• Teşkilat şeması ile İç Kontrole yönelik faaliyetlerin kurumun internet sayfasında yayınlanması.
• Etik Davranış ilkeleri ile Etik Sloganın (Mesaj) belirlenerek tüm personele e-Posta yoluyla gönderilmesi,
• Bakanlığımızın Misyon ve Vizyonunun tüm personele e- posta yoluyla gönderilmesi,
Diğer İç Kontrol Çalışmaları-2
• Harcama birimi düzeyinde Yönetim Kararlılık Beyanının hazırlanarak EBYS üzerinden tüm personele gönderilmesi,
• Doğrudan temin limitleri ve ek bütçe kriterlerinin karşılanması,
• Mutemetlik denetimlerinin yapılması,
• Muhasebe yetkililerince ilgili harcama birimi personellerine eğitim verilmesi,
• Personel memnuniyet anketinin yapılması,
• İç Kontrol Sistemi Soru Formunun doldurularak Bakanlığa gönderilmesi,
Diğer İç Kontrol Çalışmaları-3
• Yeni başlayan yönetici ve personellere verilmek
üzere Genel Bilgilendirme Dosyasının hazırlanması,
• Standart dosya planının kodlarının kullanımına yönelik eğitim düzenlenmesi,
• Kurumsallaşma kapsamında tüm personel ile yöneticilerin toplantı düzenlemesi,
• Hastane ve ADSM'ler için mali iş süreçlerinin hazırlanması,
• Yeni başlayan yöneticilerin USES eğitimlerinin verilmesi,
Örnek: Personelin İşten Ayrılması İle İlgili Alt Sürecin Analizi
Organizasyon
yapısı Görev, Yetki ve Temel Süreçler Süreçler
Sorumluluklar
Organizasyon şeması Etik Değerler Misyon ve Vizyon
Görev tanımları
Görev dağılım çizelgeleri Örnek: Personel Hizmetleri Başkanlığı
Süreci
Örnek: Sağlık Personeli Atama Süreci
Alt Süreçler
Örnek: Personel Ayrılış İşlemleri
Sürece İlişkin Faaliyetler Süreç Analizi
• Tayin/Atama/Görevden alınma kararının personele resmi yazı ile tebliğ edilmesi,
• Ayrılış Formunun hazırlanması,
• Ayrılış Formunun personele verilerek ilgili yerlere yönlendirilmesi (Maaş, Ayniyat, Özlük),
• Personelin Ayrılış Formunu ilgili birimlerde doldurtarak ve Maaş Biriminden Maaş Nakil Belgesini alarak Atama Birimine geri gelmesi,
• Ayrılış yazısının yazılması,
• Personelin ayrılış yazısı ve Maaş Nakil Belgesi ile Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğüne yönlendirilmesi,
• Personelin Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğüne imzalattığı Maaş Nakil Belgesini teslim etmesi ve
• Gereksiz adım var mı? - Yok
• Risk analizi:
1. Risklerin belirlenmesi: (R1: Ayrılan personelin Bilgi Sistemlerindeki yetki ve şifrelerinin iptal edilmemesi nedeniyle yetkilerin kötüye kullanımı.)
2. Süreçteki risklere karşı kontrol faaliyetlerinin analizi. Mevcut durum ne, yeterli mi, yeni kontrol faaliyeti gerekli mi? (Ayrılış formuna Bilgi İşlem ile ilgili bölüm eklenmesi.) 3. Kontrol faaliyetlerinin planlanması ve izlenmesi. (Faaliyeti kimin, ne zaman yapacağının
planlanması. Kontrol faaliyetinin işe yarayıp yaramadığının takip edilmesi.)
• Hassas görev (hassas pozisyon) analizi: Süreçte görevli personellerde görevi kötüye kullanma veya kurumu idari/mali olarak zor durumda bırakma riski var mı? (Var/Yok)
R1
İç Kontrolde Sizlerden Ne Bekliyoruz?
• İç kontrol sisteminin sahiplenilmesi,
• Standardize edilmiş formlarla çalışma,
• İş odaklı çalışma kültürünün geliştirilmesi,
• Görev tanımları, süreçler, iş akış şemaları, oluşturma ve okuma,
• Risklerin belirlenmesi, ölçülmesi ve yönetilmesi,
