1
ANKARA HACI BAYRAM VELİ ÜNİVERSİTESİ ERASMUS+ ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ YOL HARİTASI
A- ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ ÖNCESİ
1. Üniversite Tercihi: Erasmus Öğrenim Hareketliliğinden faydalanmaya hak kazanan öğrenciler, https://hacibayram.edu.tr/erasmus web sitemizde liste ile ilan edilen tarihler arasında Ankara Hacı Bayram Veli Üniversitesi Erasmus Koordinatörlüğüne başvurarak tercihlerini belirtmelidirler.
- Öğrencinin belirtilen tarihlerden Erasmus Ofisimize başvurması önem arz etmektedir.
Tercihlerini belirtmeyen öğrenciler Erasmus Öğrenim Hareketliliğinden faydalanma haklarından feragat etmiş olarak kabul edilirler.
- Özellikle dil (sertifika), konaklama, vize ve sigorta gibi koşullar iyi incelenerek tercih yapılmalıdır. Olası ön koşullarda bir eksiklik olmasına rağmen, ilgili üniversiteye başvuran ve sonrasında bu yeterliliği sağlayamayan öğrencilerin hak kayıplarının sorumlulukları kendilerine aittir.
- Üniversitemizin ikili anlaşmalar ve mevcut anlaşmaların kontenjanları bilgisine aşağıdaki bağlantı adresinden ulaşılabilir. Sadece bu listede yer alan ve ikili anlaşması bulunan birimlerden öğrenci gönderilebilecektir.
hacibay
Üniversitelerin çoğu online sistem üzerinden başvuruları almaktadır. Bu sebeple tercih sürecinde öğrencilerin gidecekleri üniversitelerin başvuru alım yöntem ve tarihlerini takip etmeleri büyük önem arz etmektedir.
2. Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement): Öğrenim Anlaşması öğrencinin Erasmus+
Öğrenim Hareketliliği süresince alacağı dersleri ve gideceği üniversitenin detaylarını içeren belgedir.
- Öğrenci, Öğrenim Anlaşmasını bağlı olduğu Fakülte/Bölüm Erasmus Koordinatörü ile eksiksiz ve titiz bir şekilde hazırlanmalı ve belgede “Commitment” kısmında belirtilen taraflarca imzalanmalıdır.
- Öğrenci öğrenim hareketliliğine başlamadan önce “Before Mobility” kısmını doldurmalıdır.
- Öğrenim Anlaşmasında “Commitment” kısmında öğrencinin öğrenim göreceği kurumun (Receiving Institution) imzası ile mührü de bulunmalıdır.
2
3. Akademik Tanınma Belgesi: Akademik Tanınma Belgesi öğrencinin öğrenim göreceği kurumda alacağı derslerin, Ankara Hacı Bayram Veli Üniversitesinde karşılığı olan dersleri gösteren ve bu derslerin sayılması için gerekli olan yönetim kurulu kararının çıkması için Bölüm Sekreterliğine verilmesi gereken belgedir.
- Akademik Tanınma Belgesi Bölüm Erasmus Koordinatörü ile hazırlanır.
- Akademik Tanınma Belgesi Bölüm Erasmus Koordinatörü ve Fakülte Erasmus Koordinatörü tarafından imzalandıktan sonra öğrencinin bağlı olduğu Bölüm Sekreterliğine teslim edilir.
- Öğrenci Öğrenim Hareketliliğine gitmeden bu belgeyi tamamlayarak Yönetim Kurulu kararı alınması için gerekli prosedürü takip etmek zorundadır.
- Yönetim Kurulu kararı alındıktan sonra öğrencinin gideceği kurumda alacağı dersler ve bu derslere denk olarak kurumumuzda kabul edilen dersler eşlenmiş olur. Böylece öğrencinin gideceği dönem için Öğrenci Bilgi Sisteminden ders seçmesine gerek kalmaz.
5. Online Language Support (OLS) Sınavı: Online Language Support Sınavı, Avrupa Komisyonu tarafından hazırlanır ve Erasmus programına katılacak tüm öğrenciler için zorunludur. Öğrencinin hareketliliğine herhangi bir etki etmeyecektir. Erasmus+
programından faydalanan öğrencilerin dil gelişimlerini test etmek ve geliştirmek üzere hazırlanmıştır.
- Sınav, öğrencilerin belirtmiş oldukları e-posta adreslerine gönderilir. Öğrenciler bu e-posta aracılığı ile gönderilecek bağlantı ve şifre ile sınava giriş yaparlar.
- Sınav gönderilen e-postada belirtilen süre içinde mutlaka tamamlanmalıdır.
- Sınav, hareketlilikten önce ve sonra iki kez uygulanır.
- Öğrenci tarafından alınması gereken asgari bir yeterlik puanı yoktur.
- Öğrenciler hareketlilik sırasında çevrimiçi dil kursu desteği alabilirler.
6. Sigorta Poliçesi: Öğenim Hareketliliğine katılacak öğrenciler için sağlık sigortası teminatı ve kaza sigortası teminatı zorunludur.
- Bu sigortalar öğrenci tarafından yapılır.
- Yapılan sigortanın öğrencinin
- Kaza ve Sağlık ve kapsayan sigortadan en az üç (3) kopya alınması tavsiye edilir. Zira bir kopyası Erasmus ofisine, bir kopyası vize başvurusunda elçiliğe teslim edilirken bir kopyasının da öğrencide kalması ve öğrenim süresince yanında bulunması önerilir.
7. Vize Başvurusu: Öğrencinin Öğrenim Hareketliliği için gerekli vize işlemleri öğrencinin sorumluluğundadır. Öğrencinin sahip olduğu pasaport çeşidine göre gerekli işlemleri elçilik veya vize merkezinden yaptırması gerekmedir.
3
- Vize başvurusu için AHBVÜ Erasmus Koordinatörlüğü gerekli vize türleri ve vize işlemleri hakkında bilgi vermez. Ofisimiz vize sürecinde gerekli olabilecek aylık hibe miktarını teyit eden dilekçe ve gerektiği takdirde dil yeterlilik belgesi’ni vermektedir.
- Öğrenci vizesini aldıktan sonra, pasaportun ilk sayfasında öğrencinin bilgilerinin belirtildiği sayfayı ve vizenin olduğu sayfanın fotokopisini Erasmus Ofisimize teslim etmelidir.
8. Hibe Sözleşmesi Formu: Hibe Sözleşmesi Formu, Erasmus hibesinin öğrencinin hesabına yatırılabilmesi için gerekli olan belgedir.
- Öğrenci hibesinin yatırılabilmesi için öğrencinin Halkbank şubesinde Euro hesabı açması gerekmektedir. Bu hesabın yurt dışında kullanımı ile ilgili bilgiler bu bankadan alınabilir.
- Hibe sözleşmesini hazırlayabilmek için yukarıda belirtilen tüm belge ve işlemler tamamlanmalıdır.
- Hibe Sözleşmesinde belirtilen alanları imzalamalıdır ve ayrıca her sayfanın altına paraf atılmalıdır.
- Hibe Ödemesi: Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği kapsamında öğrenci tarafından hak edilen hibeler, ülke grubu ve öğrenim süresi dikkate alınarak hesaplanır. Ulusal Ajans hibeyi üniversitelere aktardıktan ve öğrenci yukarıdaki (A) bölümünde belirtilen belgeleri hazırladıktan sonra ödeme yapılır.
- İlk ödeme olarak, öngörülen toplam faaliyet süresine göre hesap edilen toplam hibenin % 80
‘i ödenir.
- İkinci taksit, öğrenim dönemi sonunda, öğrenciye verilen katılım belgesi ve kesin gerçekleşen faaliyet süresi ve öğrencinin başarı ve sorumluluklarını yerine getirme düzeyi dikkate alınarak kalan %20 ödeme yapılır. Sorumluluklarını yerine getirmeyen ve/veya başarısız öğrencilerin hibelerinde kesinti yapılması söz konusudur. Başarısızlık veya sorumlulukların yerine getirilememesi durumunda %20 kesinti uygulanır.
- Faaliyet başlamadan önce yapılacak planlamada gidilecek kurumdaki akademik takvim, öğrencilerin davet mektuplarında yer alan süreler gibi bilgi ve belgelere göre süre ve hibe konusunda üst sınır Erasmus Seçim Komisyonu tarafından belirlenir.
- Faaliyet tamamlandığında yurt dışında gerçekleşen fiili faaliyet süresine ve öğrencinin sorumluluklarını yerine getirme düzeyine bakılarak öğrencinin toplam nihai hibesi yeniden hesaplanır. Kesin faaliyet süresi, katılım sertifikasında bulunan faaliyet başlangıç-bitiş tarihleri ve pasaportta yer alan giriş-çıkış tarihlerine göre hesaplanır.
- Öğrenim Anlaşmasında belirlenen ders programını takip etmeyen, derslere veya diğer çalışmalara katılım sağlamayarak başarısız olan öğrencinin kalan ödemesinin kısmen veya tamamen yapılmaması veya yapılmış bulunan ödemesinin iadesinin istenmesi hakkı saklıdır.
Ödenmeyen ve/veya geri istenen tutar, hibe kaynaklarına iade edilir.
4
- Mücbir sebepler (doğal afet, ölümcül salgın, acil hastalık vb.) dışında hareketliliklerini tamamlamayan, erken dönen, yarıda bırakan öğrencilerden sözleşme gereğince ödenen hibenin iadesi istenir.
HİBE MİKTARLARI:
Ülke Grupları Hareketlilikte Misafir Olunan Ülkeler Aylık Hibe Öğrenim ( Avro)
1. ve 2. Grup Program
Ülkeleri
Danimarka, Finlandiya, İrlanda, İsveç, İzlanda, Lihtenştayn, Lüksemburg, Norveç, Almanya, Avusturya, Belçika, Fransa, Kıbrıs, Hollanda, İspanya, İtalya,
Malta, Portekiz, Yunanistan
500
3. Grup Program
Ülkeleri
Bulgaristan, Çek Cumhuriyeti, Estonya, Hırvatistan, Letonya, Litvanya, Macaristan, Makedonya, Polonya, Romanya, Slovakya, Slovenya, Sırbistan
300
9. Dönem Uzatma Belgesi: Dönem Uzatma Belgesi, öğrencinin bir dönemden fazla kalmayı tercih ettiği durumda doldurulması gereken belgedir.
- Dönem uzatmayı tercih eden öğrencilere ikinci dönem için hibe ödemesi yapılmaz.
- Dönem Uzatma Belgesi eksiksiz bir şekilde doldurulmalı ve gerekli bölümleri imzalatılmalıdır.
5
B- ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ SIRASINDA
1. Confirmation of Arrival and Departure: Varış ve Ayrılış Onayı belgesi öğrencinin öğrenim yapacağı kuruma vardığı gün öğrenimine başladığı ve öğreniminin son günü tamamladığını onaylayan belgedir.
- Belgenin ilk kısmı olan “Varış Onayı” öğrenime başlanılan gün imzalatılmalı ve damgalanmalı ve öğrenim bitimine kadar saklanarak “Ayrılış Onayı” kısmı imzalatılmalı ve damgalanmalıdır.
- Varış ve Ayrılış Onayı belgesinin orijinal kopyası Erasmus Ofisine teslim edilmelidir.
- Varış ve Ayrılış Onayı belgesi eksiksiz doldurulmalı ve ıslak imzalı ve mühürlü olmalıdır.
2. Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement During Mobility): Hareketlilik sırasında öğrencinin Hareketlilik Öncesi Öğrenim Anlaşmasında (Learning Agreement Before Mobility) belirttiği bilgilerde değişiklik olması durumunda (Aldığı derslerin kapanması, yeni dersler açılması vb.) öğrencinin bağlı olduğu Erasmus Bölüm Koordinatörüyle iletişime geçerek Öğrenim Anlaşmasının “Hareketlilik Sırasında” kısmının doldurulması gerekmektedir.
- Öğrenim faaliyeti ile ilgili herhangi bir değişikliği olmayan öğrencilerin Learning Agreement During Mobility kısmını doldurmaları gerekmez.
- Öğrenci öğrenim hareketliliği süresince aldığı derslerin değişmesi durumda bağlı olduğu bölümün Erasmus Koordinatörü ile iletişime geçerek derslerini düzenlemesi ve “Learning Agreement During Mobility” kısmını doldurması gerekmektedir.
- Öğrenci Öğrenim Anlaşmasında değiştirdiği dersler doğrultusunda Akademik Tanınma Belgesini de Erasmus Bölüm Koordinatörü ile yeniden düzenlemelidir.
6
C- ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ BİTTİĞİNDE
1. Hareketlilik Sonrası Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement After Mobility): Öğrenci Öğrenim Anlaşmasının son kısmı olan “After Mobility” kısmını eksiksiz ve titiz bir şekilde doldurarak ve gerekli taraflarca imzalatıp mühürleterek belgeyi kendisi ile birlikte getirmelidir.
- Learning Agreement After Mobility belgesi, Learning Agreement Before Mobility belgesinden veya Learning Agreement During Mobility belgesinden farklı olmasa, herhangi bir değişiklik yapılmamış olsa bile doldurulması zorunludur.
- Learning Agreement After Mobility belgesinin öğrencinin öğrenim gördüğü kurumdaki Erasmus Koordinatörü tarafından imzalanmalı ve kurum mührü bulunmalıdır.
2.Katılım Sertifikası: Katılım Belgesi öğrencinin öğrenim gördüğü kurum tarafından öğrencinin öğrenim hareketliliğine katıldığını doğrulayan belgedir.
- Öğrenim görülen üniversitenin kendi “Katılım Sertifikası” yoksa Ankara Hacı Bayram Üniversitesi Erasmus sayfasından alınacak örnek sertifika doldurulabilir.
- Katılım Sertifikası eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurulmalıdır.
- Katılım Sertifikasında Erasmus yetkilisinin imzası ve mührü olmalıdır.
4.Online Language Support (OLS) Sınavı: Online Language Support Sınavı, Avrupa Komisyonu tarafından hazırlanır ve Erasmus programına katılacak tüm öğrenciler için zorunludur.
- Sınav, öğrencilerin belirtmiş oldukları e-posta adreslerine gönderilir. Öğrenciler bu e-posta aracılığı ile gönderilecek bağlantı ve şifre ile sınava giriş yaparlar.
- Sınav gönderilen e-postada belirtilen süre içinde mutlaka tamamlanmalıdır.
- Sınav, hareketlilikten önce ve sonra iki kez yapılmalıdır.
5. Pasaport Giriş-Çıkış Mührü Olan Sayfaların Fotokopisi: Öğrenciler pasaportlarında bulunan giriş çıkış mühürlerinin olduğu sayfaların fotokopisini Erasmus Koordinatörlüğüne teslim etmelidir. Fotokopiler teslim edilirken pasaport öğrencinin yanında bulunmalıdır.
6. Online EU Survey:
Öğrenim Hareketliliği sonrası öğrenciler gerekli evrakları AHBVÜ Erasmus Ofisine teslim ettikten sonra Değerlendirme Anketi öğrencinin belirtmiş olduğu e-posta adresine gönderilir.
7 - Öğrenci bu anketi çevrimiçi olarak doldurmalıdır.
- Kalan hibenin yatırılabilmesi için Değerlendirme Anketinin doldurulması zorunludur.
D. DİĞER BELGELER
1. Yönetim Kurulu Kararı: Öğrencinin hareketlilik süresince aldığı derslere dair yönetim kurulu kararı Erasmus Bölüm Koordinatörü ile hazırlanmalı ve imzalanmalıdır.
- Yönetim Kurulu Kararı, Erasmus Fakülte Koordinatörünce de imzalandıktan sonra öğrencinin bağlı olduğu Fakülte Sekreterliğine teslim edilmelidir.
