2 İÇİNDEKİLER
ÖNSÖZ 4
1. HAKKIMIZDA 5
1.1. Misyonumuz 5
1.2. Vizyonumuz 5
1.3. Hedeflerimiz 5
1.4. Organizasyon Şemamız 6
1.5. İdari ve Akademik Kadro Görev ve Sorumlulukları 6
1.5.1. İdari Kadro Görev ve Sorumlulukları 6
Müdür 6
Müdür Yardımcısı (Akademik) 7
Müdür Yardımcısı (İdari) 7
Yabancı Diller Bölüm Başkanı 7
Yabancı Diller Bölüm Başkan Yardımcısı 8
Yüksekokul Sekreterine Bağlı Personelimiz 9
1.5.2. Öğretim Görevlisinin Görev ve Sorumlulukları 10
1.6. Birim ve Ofislerin Görev ve Sorumlulukları 10
Kalite Birimi 10
Akreditasyon Ofis 10
Engelli Öğrenci Birimi 10
Kurumsal Pazarlama Birimi 11
Sosyal Etkinlik Birimi 11
Program Geliştirme Birimi 11
Program Geliştirme Birim Koordinatörü 12
Koordinatörler Ofisi 12
Koordinatörler Ofisi Koordinatörü 13
Ölçme-Değerlendirme Ofisi 13
Ölçme-Değerlendirme Ofisi Koordinatörü 13
Kelime Becerisi Geliştirme Ofisi 14
Kelime Becerisi Geliştirme Ofis Koordinatörü 14
Etkileşimli Materyal Geliştirme Ofisi 14
Etkileşimli Materyal Geliştirme Ofis Koordinatörü 14
Dinleme ve Konuşma Becerisi Ofisi 15
Dinleme ve Konuşma Becerisi Ofisi Koordinatörü 15
3
Okuma ve Yazma Becerilerini Geliştirme Ofisi 16
Okuma ve Yazma Becerilerini Geliştirme Ofis Koordinatörü 16
Mesleki Gelişim Birimi 16
Mesleki Gelişim Birim Koordinatörü 17
2. ÖĞRETİM ELEMANLARINA İLİŞKİN HUSUSLAR 17
2.1. Çalışma Saatleri 17
2.2. Sistem Girişleri 18
2.3. Rapor, Görevlendirme ve İzin İşleri 18
2.4. Duyuruların Takibi 19
2.5. Ofis Malzemeleri Kullanımı 19
3. İDARİ PERSONELE İLİŞKİN HUSUSLAR 19
3.1. Çalışma Saatleri 19
3.2. Görev Bilinci 20
3.3. İzinler 20
3.4. Ofis Malzemeleri Kullanımı 20
4. İLGİLİ KANUN ve YÖNETMELİKLER 20
4.1. KANUNLAR 20
4.1.1. Yükseköğretim Kanunu 20
4.1.2. Yükseköğretim Personel Kanunu 21
4.2. YÖNETMELİKLER 21
4.2.1. Zonguldak Bülent Ecevit Üniversitesi Yabancı Diller Yüksekokulu Yabancı Diller Bölümü
Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği 21
4.2.2. Zonguldak Bülent Ecevit Üniversitesi Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği 21 4.2.3. Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği 22 4.2.4. Zonguldak Bülent Ecevit Üniversitesi Engelli Öğrenciler Eğitim-Öğretim ve Sınav
Uygulamaları Yönergesi 22
4.2.5. Öğretim Üyesi Dışındaki Öğretim Görevlisi Kadrolarına Yapılacak Atamalarda
Uygulanacak Merkezi Sınav ile Giriş Sınavlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik 22 4.2.6. Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim Görevlisi ve Memurları Disiplin Yönetmeliği 23 4.2.7. Zonguldak Bülent Ecevit Üniversitesi Birimlerinde Görevli Öğretim Üyeleri Dışındaki Öğretim Görevlilerinin Yeniden Atanmalarında Uyulacak İlkeler 23
5. FORMLAR 23
4 ÖN SÖZ
Değerli İdari ve Akademik Personelimiz,
Bu el kitabının hazırlanma amacı, şeffaflık ve iş birliği anlayışıyla kurumumuzun en yüksek potansiyeline erişmesini sağlamaya ve profesyonel davranış standartları geliştirmeye yardımcı olmaktır. Bu el kitabı, okulumuzun misyonu ve vizyonunun yanı sıra uyulması gereken kurallar ve uygulamaları da içermektedir. Kuralları belirlemenin ve standartlar oluşturmanın profesyonel davranışla ilintili olması, okulumuzda iyi ilişkiler kurulmasına ışık tutacak ve etkin bir çalışma ortamı sağlayacaktır. Bu ekip çalışmasına, sorumluluk bilinci ile katılmanızı gönülden diliyor; sizlere verimli, her anlamda eğlenceli ve başarı dolu çalışma hayatı diliyorum.
Okşan DAĞLI
Yabancı Diller Yüksekokul Müdürü
5 1. HAKKIMIZDA
1.1. Misyonumuz
Bilgiye ulaşma yollarını ve değerlendirme yöntemlerini öğreten, ikinci bir dil öğrenme becerilerini kazandıran, İngilizce öğrenmeyi öğreten, İngilizce bilgisi az ya da hiç olmayan öğrencilerimize, ileri eğitim teknolojilerini ve yöntemlerini kullanarak dili oluşturan temel parçaları öğreten; okuma, yazma, dinleme ve konuşma becerilerini kazandırmaktır.
1.2. Vizyonumuz
Zonguldak Bülent Ecevit Üniversitesi Yabancı Diller Yüksekokulu’nun vizyonu; Atatürk ilkelerine bağlı, takım çalışmasına yatkın, paylaşımcı, yenilikçi, dinamik, üretken ve yetkin eğitim kadrosuyla, ileri eğitim teknolojileri kullanılarak ve öğrenci odaklı çağdaş dil öğretim yöntemlerinden yararlanılarak ulaşılan başarılı konumunu sürekli geliştirerek Türkiye’deki en iyi dil eğitimi veren hazırlık programlarından biri olmaktır.
1.3. Hedeflerimiz
Hazırlık programının eğitim süresi bir akademik yıldır. Bu süre sonunda öğrenciler;
● İngilizce konuşurken ve yazarken uygun kelimeleri ve yapıları etkin olarak kullanabilecek ve böylelikle etkili iletişim kurabilecek,
● Kişisel ilgi alanları ile ilgili konularda ders içi ve ders dışında yapılan İngilizce konuşmaları anlayabilecek, bu konuşmalara katılabilecek, kişisel duygu, düşünce ve deneyimlerini ayrıntılarıyla anlatabilecek,
● Günlük bir konuşmayı ve konuşulan konuların ana hatlarını takip edebilecek, bilgi toplamak ve fikir oluşturmak gibi çeşitli amaçlar için İngilizce dinleme yapabilecek,
● İlgi duyduğu alanlarla ilgili metinleri okuyabilecek ve onlardan bilgi toplayabilecek,
● Duygular, deneyimler, olaylar, istekler ve planlar hakkındaki uzun kişisel mektupları ve mesajları anlayabilecek ve kısa iş mektubu gibi resmi yazışmaları anlayabilecek,
● İyi organize edilmiş İngilizce makaleler, raporlar, mektuplar yazabilmek için beyin fırtınası, listeleme, organize etme, taslak oluşturma gibi teknikleri kullanabilecek,
● Kişisel ilgi alanlarında bilgi toplamak için internette iletişim dili İngilizce olan sitelerden yararlanabilecek seviyeye ulaşacaklardır.
6 1.4. Organizasyon Şemamız
1.5. İdari ve Akademik Kadro Görev ve Sorumlulukları
1.5.1. İdari Kadro Görev ve Sorumlulukları Müdür
Zonguldak Bülent Ecevit Üniversitesi Yabancı Diller Yüksekokulu Müdür tarafından yönetilmektedir.
Müdür aşağıda belirtilenlerden sorumludur:
● Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulu gibi kurullara başkanlık etmek, bu kurullarda alınan kararların uygulanmasını sağlamak,
● Yüksekokulun personel ihtiyacını üst makamlara bildirmek,
● Yüksekokul birimleri arasında düzenli ve verimli çalışmayı sağlamak,
● Stratejik plan, faaliyet raporu, denetim raporu gibi Yüksekokulun genel işleyişi ve performans ile ilgili bilgilerin rapor halinde hazırlanarak ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak,
7
● Harcama yetkilisi olarak Yüksekokul bütçesinin hazırlanıp etkin, verimli ve ekonomik bir şekilde kullanılmasını sağlamak,
● Yüksekokulun ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek,
● Öğrenciler için verimli ve güvenli bir öğrenme ortamı oluşturmak,
● Kalite politikasını gerçekleştirmek ve devamını sağlamak,
● Dış ilişkiler Genel Koordinatörlüğünün yürüttüğü hareketlilik programlarının yabancı dil sınav koordinasyonunu yapmaktır.
Müdür Yardımcısı (Akademik)
Müdür Yardımcısı, Yabancı Diller Yüksekokulu’ndaki işlerde Müdüre yardımcı olur. YDYO bünyesindeki öğrenci ile ilgili disiplin ve şikâyet süreçlerini yönetir. Eğitim-öğretim ve akademik hizmetlerin en üst düzeyde yapılması ve yürütülmesinde, Yüksekokul Müdürü’ne yardımcı olur. Müdür Yardımcısı, aynı zamanda şu birimlerin yönetimi ve koordinasyonundan sorumludur:
• Akreditasyon Ofisi
• Mesleki Gelişim Birimi
• Proje Geliştirme Birimi
• Kalite Birimi
Müdür Yardımcısı (İdari)
Müdür Yardımcısı, Yabancı Diller Yüksekokulu’ndaki işlerde Müdüre yardımcı olur.
YDYO’da görevli akademik kadronun ve diğer personelin idari işleriyle ilgilenir. Öğretim Görevlileri ve diğer çalışanlar ile ilgili herhangi bir disiplin konusu Müdür Yardımcısının görevidir. Müdür Yardımcısı aynı zamanda şu birimlerin yönetimi ve koordinasyonundan sorumludur:
• Sürekli Eğitim Merkezi Koordinatörlüğü
• Engelli Öğrenci Birimi
• Kurumsal Pazarlama Birimi
• Sosyal Etkinlik Birimi
• Kalite Birimi
Yabancı Diller Bölüm Başkanı
Bölüm Başkanı, İngilizce hazırlık sınıflarının ve YDL derslerinin günlük işleyiş ve düzenlemelerinden sorumludur. Ders saatlerinin dağıtılması ve ders programının yapılması,
8 derslerin etkili bir biçimde yürütülmesi, telafi derslerinin takibi, yıllık izin, görev uzatımı, ek
9 derslerin onaylaması, bölümle ilgili yazışmaların yürütülmesi Bölüm Başkanının sorumluluklarıdır. Bölüm Başkanı Müfredat Geliştirme Birimine başkanlık eder. Bölüm Başkanı, okulun Müdürüne bilgi verir. Dönem başında YDL dersleri için uygulanan muafiyet sınavlarının hazırlanması, uygulanması ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına eksiksiz ve hatasız şekilde tebliğ edilmesini kontrol etmek de görevleri arasındadır. Ayrıca, dönem içinde yapılacak olan tüm sınavların sorunsuz bir biçimde uygulanması için gerek bölümdeki öğretim görevlileri gerekse sınavların uygulanacağı üniversitenin diğer eğitim-öğretim birimleri arasındaki organizasyonun sağlıklı biçimde yürütülmesini sağlar. Öğrenciler tarafından YDL derslerine ait sınav notlarına yapılan itirazları değerlendirir.
Yabancı Diller Bölüm Başkan Yardımcısı
Yabancı Diller Bölüm Başkan Yardımcısı, Bölüm Başkanı’na görev ve sorumluluklarında yardımcı olur. Öğrenci devamsızlıklarının ve başarı notlarının öğrenci işleri otomasyon sistemine düzenli olarak girilmesini sağlar ve denetler. Yukarıda belirtilenlerle ilgili yaşanan problemleri çözüme ulaştırır. Diğer fakülte, yüksekokul ve meslek yüksekokullarında verilen akademik İngilizce derslerini organize etmek, yürütmek ve öğrencilerin başarı takipleri konularında bölüm başkanına yardımcı olmakla yükümlüdür. Söz konusu dersler A1-A2 ve B1- B2 düzeylerindeki İngilizce dersleridir.
Yüksekokul Sekreteri
Yüksekokul sekreterinin görevi, kendisine bağlı idari birimlerin mevzuata uygun ve düzen içinde çalışmasını sağlamak ve bu anlamda yüksekokul müdürüne yardımcı olmaktır.
Yüksekokul sekreterinin sorumluluk alanına giren hususlar:
● Resmi yazışmalar ve içerdiği iş akışı,
● Çeşitli kurulların gündeminin oluşturulması ve raportörlüğü,
● Okul binası ve çevresinin bakımlı, temiz ve güvenli olmasının sağlanması,
● Eğitim ve öğretim faaliyetleri ile yönetim görevlerinde kullanılan makine ve teçhizatın, hizmet araçlarının periyodik bakım ve onarımının sağlanması,
● Bütçe hazırlığı ve içerdiği iş akışı,
● İhtiyaç duyulan mal ve hizmetlerin alımı,
● Demirbaş kaydının tutulmasının, arşiv ve depo giriş ve çıkış işlemlerinin mevzuata uygun yapılmasının sağlanması,
● Personelinin özlük haklarına ilişkin uygulamalar ile idari personelin sicil işlemlerinin
10 yürütülmesi,
● Öğrenci ve personelden gelen dilekçeler hakkındaki iş akışının sağlanmasıdır.
Yüksekokul Sekreterine Bağlı Personelleriimiz
Yapı Teknik İşler Sorumlusu: Yapı Teknik İşler Sorumlusu her türlü mekanik, elektrik, teknik arızanın giderilmesi konularında Yüksekokul Sekreterine yardımcı olmak; bina ve tesislerinin mamur ve düzenli bir şekilde hizmete hazır halde tutulmasını sağlamak; ısıtma, temiz ve pis su, elektrik enerjisi ile haberleşme sistemleri, kameralı güvenlik sistemleri gibi temel alt yapı hizmetlerinin sağlıklı sunulmasını sağlamak, bina ve tesislerinin ihale edilmeyen (boya, badana, duvar örme vb.) tadilatlarının yapılmasını sağlamak ile yükümlüdür.
Akademik Personel İşleri Sorumlusu: Yüksekokul akademik personelinin özlük işlerine (görev uzatımları, görevlendirmeleri, izinleri, raporları vb.) ait evrak akışını yürüten kişidir.
Mali İşler Sorumlusu: Yüksekokul bütçesinin kullanımına ait iş akışını yürüten ve personeli ilgilendiren ödemeleri (maaş, ek ders, yolluk/yevmiye) mevzuata uygun olarak düzenleyen kişidir.
Öğrenci İşleri Sorumlusu: Yüksekokula bağlı bölümlerde eğitim-öğretim gören öğrencilerle ilgili belgeleri (transkript, öğrenci belgesi vb.) düzenleyen, öğretim görevlileri aracılığıyla yoklama girişlerini yapıp ilgili evrak akışını yürüten kişi/kişilerdir.
Ayniyat Sorumlusu: Yüksekokul demirbaşını ilgilendiren işlemlere (kayıt, düşüm, zimmet, depo takibi vb.) ait evrak akışını yürüten kişidir.
Bilgi İşlem Sorumlusu: Yüksekokuldaki bilgisayar, yazıcı, projeksiyon vb. cihazlarda ya da internet bağlantısında meydana gelen teknik, donanım ve yazılım arızalarını gideren kişidir.
Programcı olarak çalışan memur ise yüksekokulumuzda kullanılan ZBEUN YDYO otomasyon sisteminin yazılım kısmı ile web sitemizin içerik ve sayfa düzenlemesinden sorumludur.
Kütüphane Sorumlusu: Yüksekokulun kütüphanesinde merkez kütüphane tarafından kataloglanmış olan kitapların öğrenci veya personele ödünç verilmesi ile ilgili iş akışının yürütülmesinden sorumludur.
Teknik Arıza Sorumlusu: Yüksekokulun elektrik, su, kalorifer gibi bakım onarım gerektiren işlerde çözüme yönelik müdahaleyi yapan kişi/kişilerdir.
Revir Görevlisi: Yüksekokulda öğrencilerin veya personelin sağlık sorunlarında ilk yardım düzeyinde hizmet veren kişidir.
Arşiv Memuru: Yüksekokulun evrak ve belgelerinin mevzuata uygun şekilde resmi saklanma süreleri dolana kadar tutulduğu arşivin düzenli ve güvenli bir şekilde tutulmasından; ve ayrıca süresi dolan evrakların mevzuata uygun şekilde imha edilmesi hususundaki iş akışından sorumlu kişidir.
11 1.5.2. Öğretim Görevlisinin Görev ve Sorumlulukları
Yabancı dil derslerini yürüten kişidir. Öğretim görevlisinin görev ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:
● Eğitim programına uygun şekilde dersleri planlamak, hazırlamak ve etkili bir şekilde uygulamak,
● Eğitim-öğretim ve ders materyalleri hakkında sorumlu ofislere dönüt vermek,
● Yüksekokul, Bölüm Başkanlığı ya da çalıştığı birim/ofis tarafından verilen görevleri yerine getirmek,
● Yüksekokul, Bölüm Başkanlığı ya da çalıştığı birim/ofisin ilan ettiği toplantılara katılmak.
1.6. Birim ve Ofislerin Görev ve Sorumlulukları Kalite Birimi
Başkanlığını Müdürün yürüttüğü Kalite Biriminde Müdür Yardımcıları, Bölüm Başkanı, Eğitim Komisyonu, Ölçme-Değerlendirme Ofisi ve Mesleki Gelişim Ofisi çalışanları görev almaktadır. Yabancı Diller Yüksekokulu’nun stratejik planı ve hedefleri doğrultusunda, eğitim- öğretim ve araştırma faaliyetleri ile idarî hizmetlerinin değerlendirilmesi ve kalitesinin geliştirilmesi ile ilgili iç ve dış kalite güvence sistemini kurmak, kurumsal göstergeleri tespit etmek ve bu kapsamda yapılacak çalışmaları Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından belirlenen usul ve esaslar doğrultusunda yürütmek ve bu çalışmaları Senato onayına sunmakla yükümlüdür. Kalite birimi ayrıca bünyesinde Akreditasyon Ofisini de barındırmaktadır.
Akreditasyon Ofis
Bu ofis, Yabancı Diller Yüksekokulu’nun idari, eğitim ve ölçme değerlendirme yapısı olmak üzere üç temel alanda akredite çalışmalarını yürütmekle görevlidir. Akreditasyon Birimi, Akademik Müdür Yardımcısına bağlıdır.
Engelli Öğrenci Birimi
ZBEÜ YDYO Engelli Öğrenci Birimi Zonguldak Bülent Ecevit Üniversitesi Engelli Öğrenci Birimi ile ortaklaşa çalışmaktadır. Her akademik yılın başlangıcında tüm öğrencilere engellerini ve sorunlarını belirttikleri bir anket uygulanır. Bu anketin sonuçlarına göre ZBEÜ YDYO bünyesindeki engelli öğrenciler belirlenir. Bu öğrencilerle düzenli aralıklarla birim üyesi hocalar tarafından ve yüksekokulumuz hemşiresi eşliğinde toplantılar yapılır. Engelli Öğrenci Birimi, İdari Müdür Yardımcısına bağlı bir birimdir. ZBEÜ Engelli Öğrenci Birimi’nin
amaçları şunlardır:
12
● Zonguldak Bülent Ecevit Üniversitesi’nin tüm engelli öğrencilerine eğitsel, sosyal ve kültürel alanda destek olmak,
● Engelli öğrencilerin akademik ve sosyal hayatta karşılaşabilecekleri fiziksel ve tutumsal engellerle başa çıkmalarına destek olmak ve yüksekokul personelini bilinçlendirmek.
Kurumsal Pazarlama Birimi
ZBEU YDYO Kurumsal Pazarlama Birimi, yüksekokul bünyesinde yapılan her türlü faaliyetin fotoğraf, yazı ve arşivinden sorumludur. Birimin amacı yapılan faaliyetlerin üniversite, yüksekokul, öğrenciler ve kamuoyu tarafından görünür ve bilinir olmasını sağlamaktır.
Kurumsal Pazarlama Birimi, Zonguldak Bülent Ecevit Üniversitesi Basın Yayın Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü ile ortaklaşa çalışmaktadır. Bu birim, İdari Müdür Yardımcısına bağlıdır.
Birimin sorumlulukları şunlardır;
● ZBEU YDYO’nun çalışma ve faaliyetlerinin fotoğraflarını çekmek ve metinlerini yazmak,
● Faaliyetleri web sitesinde yayımlamak,
● YDYO web sitesinin güncellenmesini sağlamak.
Sosyal Etkinlik Birimi
ZBEU YDYO bünyesinde bulunan Sosyal Etkinlik Birimi İdari Müdür Yardımcısına bağlıdır.
Birim, okulda gerçekleştirilen tüm sosyal etkinliklerin organizasyonundan sorumludur.
Program Geliştirme Birimi
• Program Geliştirme Birimi, ofisler ve birimler tarafından yürütülen vazifelerin yerine getirilmesinden sorumludur.
• Her bir seviye için (sınıf içi, sınıf dışı ve laboratuvarlardaki) bölüm ve ofislerle alakalı materyalleri seçmek ve değerlendirmek,
• Öğrenme çıktılarına/ kazanımlara paralel olarak her bir seviye için eğitim programına uygun ders programları ve içerik hazırlamak,
• Ofis ve bölümlerde ilave materyal/tamamlayıcı materyallerin ihtiyaç duyulduğu alanları belirlemek,
• Koordinatörlerin sorumlu oldukları her bir seviye için eğitim ve ders programının aynı doğrultuda olduğunu garanti etmek,
• Gerçekleştirilecek tüm kurslarda konuların ve ders programlarının kontrolünü sağlamak ve takibini yapmak,
• Ölçme-Değerlendirme ofisini derslerde işlenilen konuların gidişatı hakkında bilgilendirmek,
13
• Toplantı düzenleyerek öğrenmenin gerçekleşmesi için faaliyete geçirilen tüm eğitim materyallerini kullanan ve bu dönütler ışığında rapor hazırlayan öğretim görevlilerinden dönüt almak,
• Öğrencilerden, öğretmenlerden ve yıl boyunca müfredatla ilişkili ofislerden dönüt almak, dönütleri analiz etmek ve sonuçlarını öğretim görevlileri ile paylaşmak,
• Öğrenme çevresi ile ilgili materyallerin takibini yapmak,
• Müfredat dışındaki tüm materyalleri gözden geçirmek ve bu materyallerin kullanışlılık ve fayda durumunu değerlendirmek,
• Tüm testleri içerik, soru sayısı, süre ve cevaplar açısından detaylı kontrol etmek ve gerekli görüldüğü hallerde değişiklik yapmak (yeterlilik, yerleştirme, kısa, ara sınav, final, bütünleme) İşleyişteki tüm ofislerin faaliyetlerini yakından takip etmek,
• Sürekli mesleki gelişim ve eğitim faaliyetlerine katılmak,
• Bu faaliyetlerin sonuçlarını diğer grup üyeleriyle paylaşmak,
• Ofislerin tüm önemli kararlarını eğitim açısından analiz edip, uygulanabilirliğini değerlendirmek.
Program Geliştirme Birim Koordinatörü
Program Geliştirme Birim koordinatörü, birimde bulunan üyeler tarafından üç akademik yıl boyunca görev yapmak üzere seçilir. Birim koordinatörü aşağıdakilerden sorumludur:
● Toplantılarda birimi temsil etme,
● Birim üyeleriyle düzenli aralıklarla toplantı düzenlemek,
● Akademik Müdür Yardımcısına toplantı sonuçlarını rapor etmek,
● Diğer birim koordinatörleriyle toplantılara katılmak.
Koordinatörler Ofisi
Koordinatörler Ofisi aşağıdakilerden sorumludur:
● Diğer birim ve ofislerle, öğretim görevlileri ile etkin iletişimin sürdürülmesi,
● Öğretim görevlileriyle düzenli toplantılar yaparak, müfredatın hedeflediği kazanımların her seviyede gerçekleştirildiğinden emin olmak,
● Akademik yıl boyunca öğretim görevlilerinden; öğretim materyalleri, öğrenciler, değerlendirme sistemi ve müfredata ilişkin geri dönüt almak,
● Alınan geri dönütleri ilgili ofis ve birimlerle paylaşmak,
● Ofis ve Birimler tarafından hazırlanan materyalleri kontrol etmek,
● İlgili materyalleri koordinatörlük altında bulunan öğretim görevlilerine iletmek,
● İlgili mesleki gelişim etkinliklerine katılmak,
14
● Koordinatörlük dâhilinde yapılan sınavlara ilişkin geri dönüt vermek.
Koordinatörler Ofisi Koordinatörü
Ofis koordinatörü aşağıdakilerden sorumludur:
● Toplantılarda ofisi temsil etmek,
● Tüm seviyelerin koordinatörleri ile düzenli toplantılar yapmak,
● Toplantı sonuçlarını program geliştirme birimine rapor etmek,
● Diğer birim ve ofislerin koordinatörleri ile toplantılara katılmak.
Ölçme-Değerlendirme Ofisi
Ölçme-Değerlendirme Ofisi yüksekokul bünyesinde gerçekleştirilen her türlü ölçme- değerlendirme çalışmalarını yürütür. Sınavların içeriği, uygulaması ve değerlendirilmesi aşamalarından sorumludur. Ofisin çalışma alanına giren başlıca sorumlulukları şunlardır:
● Öğretim programının çıktıları ile uyumlu değerlendirme maddeleri hazırlamak,
● Diğer ofis ve birimler ile birlikte hazırlık programına ve Uluslararası Değişim Programlarına sınav hazırlamak,
● Öğrenci ve öğretim görevlilerini sınav içeriği ve tarihleri ile ilgili bilgilendirmek,
● İçeriği ve değerlendirme ölçütleri farklı ofislerce belirlenen öğrenci dil portfolyosu hakkında öğretmenleri bilgilendirmek,
● Kısa sınavlar (quiz), vize sınavları, final sınavları ve seviye belirleme sınavları için soru bankası oluşturmak,
● Sınavlar için ilgili birimlerle sınavları ve cevap anahtarlarını hazırlamak,
● Sınav öncesi gerekli hazırlıkları yapmak (yazdırma, fotokopi, görevlendirme, sınav salonlarını düzenlemek, sınavı çevrimiçi ortama taşıma vb.)
● Kısa sınav, ara sınav ve final sınavlarını yürütmek,
● Kısa sınav, ara sınav ve final sınavlarının sonuçlarını analiz etmek,
● Kısa sınav, öğrenci dil portfolyosu, ara sınav ve final sınavlarını şikâyet durumunda tekrar değerlendirmek,
● Sorularda gerekli değişiklikleri yapmak,
● İlgili mesleki gelişim aktivitelerinde yer almak.
Ölçme-Değerlendirme Ofisi Koordinatörü
Ölçme-Değerlendirme Ofis koordinatörü, ofis üyeleri tarafından üç akademik yıl boyunca görev yapmak üzere seçilir. Koordinatör aşağıdakilerden sorumludur:
15
● Ofisi, toplantılarda temsil etmek,
● Ofis üyeleri ile düzenli toplantılar yapmak,
● Toplantı sonuçlarını Koordinatörler Ofisine bildirmek,
● Diğer birim ve ofis koordinatörleri ile birlikte toplantılara katılmak,
● Öğrencilerin yıl içi sınavlarına yönelik itirazlarını değerlendirmek.
Kelime Becerisi Geliştirme Ofisi
Kelime Ofisi aşağıdakilerden sorumludur;
● Dönem içerisinde yapılacak olan kelime kısa sınavları hazırlamak,
● Etkileşimli materyal geliştirme ofisine kelime öğretiminde kullanılacak materyallerde destek olmak,
● Öğrencilere verilecek olan kelime öğretme aktivitelerini akademik yılın başında hazırlamak.
Kelime Becerisi Geliştirme Ofis Koordinatörü
Kelime Becerisi Geliştirme Ofis koordinatörü, birim üyeleri tarafından üç akademik yıl boyunca görev yapmak üzere seçilir ve aşağıda belirtilenlerden sorumludur;
● Ofisi, toplantılarda temsil etmek,
● Kelime Ofisi üyeleri ile düzenli olarak toplantılar düzenlemek,
● Toplantı sonuçlarını Koordinatörler Ofisine rapor etmek,
● Diğer birim ve ofis koordinatörleri ile toplantılara katılmak.
Etkileşimli Materyal Geliştirme Ofisi
Etkileşimli Materyal Geliştirme Ofisi aşağıdakilerden sorumludur:
● Yüksekokul bünyesinde yer alan programların ihtiyaçları doğrultusunda okutulmakta olan ders kitabını destekleyecek veya ana ders malzemesi olarak kullanılacak görsel, işitsel ve yazılı malzemeyi oluşturmak ve gerektiğinde çevrimiçi ortama taşımak.
● Öğretim görevlilerinin isteklerine ve ihtiyaçlarına cevap verecek malzeme arşivinin oluşturulması için gerekli araştırmaları yapmak ve çalışmaları yürütmek.
Etkileşimli Materyal Geliştirme Ofis Koordinatörü
Etkileşimli Materyal Geliştirme Ofis koordinatörü; ofis çalışanları tarafından üç akademik yıl boyunca görev yapmak üzere seçilir ve aşağıda belirtilenlerden sorumludur;
● Ofisi toplantılarda temsil etmek,
● Etkileşimli Materyal Geliştirme Ofisi üyeleri ile düzenli olarak toplantılar düzenlemek,
● Diğer birim ve ofis koordinatörleri ile toplantılara katılmak,
16
● Toplantı sonuçlarını Koordinatörler Ofisine rapor etmek
Dinleme ve Konuşma Becerisi Ofisi
Dinleme ve Konuşma Ofisi aşağıdakilerden sorumludur;
● Bir akademik yıl içerisinde konuşma dersi ile ilgili gerekli çalışmayı yürütmek;
● Program Geliştirme Birimine gerçekleştirilen toplantılar hakkında rapor hazırlamak,
● Her seviye için ofis üyeleri ile birlikte dönemlik ve yıllık programlar hazırlamak ve bu programları Program Geliştirme Birimi ile paylaşmak,
● Koordinatörlerin ve sınıf danışmanlığı olan öğretim görevlilerinin her seviye için hazırlanan programlar hakkında bilgilendirilmesini sağlamak,
● İlgili mesleki gelişim etkinliklerine katılmak,
● Katıldıkları etkinlik ve eğitimlerin ürünlerini diğer ofis üyeleri ile paylaşmak,
● Konuşma dersi içerisinde kullanılan her türlü aktivite ile ilgili öğretim görevlilerinden geri dönüt almak ve bu dönütler ışığında değerlendirmeleri yapmak,
● Eğitim programı doğrultusunda ihtiyaç duyulan alanlarda ek materyalleri ve etkinlikleri hazırlamak
● Hazırlanan materyalleri öğretim görevlileri ve öğrenciler ile paylaşmak üzere gerekli düzenlemeleri yapmak,
● Ek materyalleri düzenli olarak güncellemek,
● Örnek yönerge ve sorular hazırlayarak, sınav formatı hakkında öğrencileri ve öğretim görevlilerini bilgilendirmek,
● İlgili becerileri ölçmek için sınavlar hazırlamak ve bu sınavların ölçme değerlendirme süreci hakkında öğretim görevlilerini bilgilendirmek
● Konuşma sınavlarını organize etmek ve yönetmek,
● Bir itiraz durumunda öğrencilerin konuşma ve dinleme sınavlarını tekrar değerlendirmek,
● Öğrencilerin dönem içinde uygulanacak sunumlarına karar vermek,
● Sunum ölçütlerini ölçme değerlendirme kuralları kapsamında nesnel tutmak.
Dinleme ve Konuşma Becerisi Ofisi Koordinatörü
Dinleme ve Konuşma Becerisi Ofisi koordinatörü ofis üyeleri tarafından üç akademik yıl boyunca görev yapmak üzere seçilir ve aşağıda belirtilenlerden sorumludur;
● Ofisini toplantılarda temsil etmek,
● Ofis üyeleri ile düzenli toplantılar yapmak;
17
● Toplantı sonuçlarını Koordinatörler Ofisine rapor etmek,
● Diğer Birim ve Ofis Koordinatörleri ile toplantılara katılmak,
● Dinleme ve Konuşma sınavı ile ilgili öğrenci itirazları konusunda gerekli düzenlemeleri yapmak.
Okuma ve Yazma Becerilerini Geliştirme Ofisi
Okuma ve Yazma Becerilerini Geliştirme Ofisi aşağıda belirtilenlerden sorumludur:
● Eğitim programı doğrultusunda ilgili dil becerilerine yönelik ek materyalleri ve etkinlikleri hazırlamak,
● Hazırlanan materyalleri öğretmen ve öğrencilerle paylaşmak üzere gerekli düzenlemeleri yapmak,
● Ek materyalleri düzenli olarak güncellemek,
● İlgili dil becerilerine yönelik sınavlar hazırlamak, uygulamak ve bu sınavların değerlendirilmesi konusunda öğretim görevlilerini bilgilendirmek.
Okuma ve Yazma Becerilerini Geliştirme Ofis Koordinatörü
Okuma ve Yazma Becerilerini Geliştirme Ofisi koordinatörü, birim çalışanları tarafından iki akademik yıl boyunca görev yapmak üzere seçilir ve aşağıda belirtilenlerden sorumludur.
● Ofisi toplantılarda temsil etmek,
● Okuma ve Yazma Becerilerini Geliştirme Ofisi üyeleri ile düzenli olarak toplantılar düzenlemek,
● Toplantı sonuçlarını Koordinatörler Ofisine rapor etmek,
● Diğer ofis ve birim koordinatörleri ile toplantılara katılmak
Mesleki Gelişim Birimi
Mesleki Gelişim Birimi aşağıdakilerden sorumludur;
● Yeni göreve başlayan akademik personel için hizmet içi eğitim ve oryantasyonlar düzenlemek,
● Öğretim görevlilerinin mesleki anlamda kendilerinde geliştirmeye ihtiyaç duydukları konuları belirlemek ve gerekli hizmet içi eğitim faaliyetlerini düzenlemek,
● Sürekli mesleki gelişime yönelik yapılan faaliyetlerin kayıtlarını tutmak,
● Yabancı dil eğitimi alanındaki konferans, sempozyum, çalıştay, seminer gibi eğitim olanakları hakkında öğretim elemanlarını bilgilendirmek,
● Sürekli mesleki gelişim etkinliklerini takip etmek ve katılmak,
18 Mesleki Gelişim Birim Koordinatörü
Mesleki Gelişim Birim koordinatörü birim üyeleri tarafından üç akademik yıl boyunca görev yapmak üzere seçilir ve aşağıdakilerden sorumludur;
● Birim toplantılarına başkanlık etmek,
● Birim üyeleriyle toplantılar düzenlemek,
● Toplantı sonuçlarını rapor halinde Müdür Yardımcısına (Akademik) teslim etmek,
● Kurumdaki diğer birim koordinatörleriyle irtibat halinde olmak ve gerektiğinde toplantılara katılmak,
● Sürekli mesleki gelişim alanlarında uzman konukların davet edilmesinde ve gerekli düzenlemelerin yapılmasında rol almak.
2. ÖĞRETİM GÖREVLİLERİNE İLİŞKİN HUSUSLAR
2.1. Çalışma Saatleri
Öğretim görevlilerinin çalışma saati aktif eğitim-öğretim faaliyetlerinin olduğu dönemde o akademik yıla ait ders programlarına göre belirlenir.
19 Öğretim görevlilerinin derslere başlama ve bitirme saatleri üniversitenin yönetmeliğinde belirtilen saatler arasındadır ve tüm öğretim görevlileri bu ders saatleri aralığında sorumlu oldukları dersleri usul ve esaslara göre işlerler ve öğrencilerin derslere katılıp katılmadıklarını kontrol ederler. Öğretim görevlilerinin ders saati aralıkları birinci ve ikinci öğretim ile beraber 09:00- 20:00 aralığındadır.
.
2.2. Sistem Girişleri
Yabancı Diller Bölümü öğretim görevlilerinin ZBEUN YDYO otomasyon sistemine kendilerine duyurulmuş zaman dilimleri içerisinde danışmanı oldukları sınıf öğrencilerin “aylık devamsızlık saatlerini (ay bitiminde en geç bir hafta içinde)”, “sınav, quiz vb. notlarını (quiz için bir hafta, vize için iki hafta içinde),” “haftalık müfredata göre tamamlanan kısımları (haftanın son günü)” “sınıf temsilcilerinin iletişim bilgilerini” varsa “başkanlığını yürüttükleri ofisin toplantı bilgilerini” girmeleri gerekmektedir.
Devamsızlık bilgileri ZBEUN YDYO otomasyon sistemi üzerinden öğretim görevlileri tarafından kontrol edilir, devamsız öğrenciler hakkında gerekli işlemler yapılır ve öğrenci işlerine bildirilir.
YDL dersleri öğretim görevlilerinin tüm sınav notu girişleri ile Yabancı Diller Bölümünün Genel Başarı Notu girişleri akademik takvimde belirtilen süreler içerisinde danışman hoca tarafından https://obs.beun.edu.tr/ adresinden ve ZBEUN YDYO otomasyon sistemi üzerinden yapılarak bir çıktı alındıktan sonra imzalanıp öğrenci işlerine teslim edilmelidir.
2.3. Rapor, Görevlendirme ve İzin İşleri
Öğretim görevlilerinin sağlık sorunları sebebiyle rapor almaları durumunda en geç üç gün içerisinde raporlarını Yüksekokul Personel İşlerine teslim etmeleri gerekmektedir. Öğretim
20 görevlisine raporlu olduğu günler için ek ders ödemesi yapılmaz.
Yabancı Diller Bölümü’nde raporlu olunan gün sayısı üç günden fazla ise Bölüm Başkanlığı’nca öğretim görevlisinin girdiği sınıflara ait öğrenciler diğer sınıflara dağıtılır.
Öğrencilerin yoklamaları atandıkları şubenin danışmanı tarafından tutulmaya devam eder ve daha sonra tüm öğrenciler raporlu olan öğretim görevlisine göreve başladığı gün öğretim görevlisinin daha önceden ders verdiği şubede derslerine devam eder. Tüm kayıtlar bölüm başkanlığınca tutulur. Üç günden az süreli raporlar için sınıf dağıtımı yapılmaz.
Öğretim görevlisi telafi dersi yaparak ek ders ücretini almak üzere Bölüm Başkanlığına dilekçe verebilir.
Öğretim görevlisi telafi yapacağı günler için ZBEUN YDYO otomasyon sistemindeki Telafi Formu’nu doldurmak zorundadır.
Öğretim görevlisi mazeretli olduğu günlerdeki derslerini bir başka öğretim görevlisi ile değişim yapabilir. Ders değişikliği ile ilgili öğrencilerin bilgilendirilmesinden öğretim görevlisi sorumludur. Yapılan değişiklik bir dilekçe ile ilgili Bölüm Başkanlığı’na da bildirilmelidir.
Öğretim görevlisinin izin ve görevlendirme işlemlerinde de aynı akış geçerlidir.
Yıllık izin talebinde bulunmak için öğretim görevlisi Yüksekokul Personel İşleri’nden istemde bulunur. Daha sonra talebini önce ilgili Bölüm Başkanı’na daha sonra müdüre onaylatmak zorundadır.
2.4. Duyuruların Takibi
Tüm öğretim görevlileri idari birimden gelen duyuruları takip etmek ve belirtilen hususlara riayet etmekle yükümlüdür. İdari ve akademik duyurular http://ebysbilgi.beun.edu.tr/
adresinden kişiye doğrudan tebliğ ile ya da müdürlük ilgili bölüm başkanlığı e-mail adresi yolu ile iletilebilir. Öğretim görevlileri kayıtlı iletişim bilgilerini güncel tutmalıdır.
2.5. Ofis Malzemeleri Kullanımı
Öğretim görevlilerinin zimmetine verilmiş teknolojik aletlerin kullanımında titiz davranılması beklenmektedir. Bozuk aletlerin/eşyaların tamiri ya da sarf malzemelerinin yenilenmesi için öğretim görevlisi “bakım/onarım dilekçesi” doldurarak yüksekokul müdürlüğüne başvurabilir.
3. İDARİ PERSONELE İLİŞKİN HUSUSLAR
3.1. Çalışma Saatleri
İdari personelimizin çalışma saatleri Valilik tarafından belirlenen 08:30-17:30’dur. Mesaiye başlamada mümkün olduğunca 5-10 dakikadan fazla süreli gecikme yapılmaması, eğer
21 belirlenenden daha fazla sürede bir gecikme yaşanacaksa vakit geçirilmeksizin Yüksekokul Sekreterinin haberdar edilmesi beklenmektedir.
3.2. Görev Bilinci
İdari personelimizden sorumlulukları altındaki çeşitli programlara veri girişlerini son tarihlere uygun olarak itina ile yapmaları beklenmektedir. Verilen görevlerin yerine getirilmesinde gereken hassasiyeti göstermeleri ve takım çalışmasında kendi paylarına düşeni layığı ile yapmaları istenmektedir.
3.3. İzinler
Personelimiz mevzuata uygun şekilde yıllık/idari izin kullanabilirler. Ancak yoklukları nedeniyle oluşabilecek iş yükünün eşit paylaşılabilmesi adına özellikle yıllık izin istemlerinde belli bir program dâhilinde izin verilebilmektedir. Personelin sağlık sorunları sebebiyle rapor almaları durumunda en geç üç gün içerisinde raporlarını yüksekokul sekreterliğine teslim etmelidir.
3.4. Ofis Malzemeleri Kullanımı
Personelin zimmetine verilmiş teknolojik aletlerin kullanımında titiz davranılması beklenmektedir. Bozuk aletlerin/eşyaların tamiri ya da sarf malzemelerinin yenilenmesi için personelimiz bakım/onarım dilekçesi doldurarak yüksekokul müdürlüğüne başvurabilir.
4. İLGİLİ KANUN ve YÖNETMELİKLER
4.1. KANUNLAR
4.1.1. Yükseköğretim Kanunu
(Kanun Numarası: 2547 Kabul Tarihi: 4/11/1981) Bağlantı:
http://mevzuat.basbakanlik.gov.tr/Metin.Aspx?MevzuatKod=1.5.2547&MevzuatIliski=0&sour ceXmlSearch=
Bu Kanun yükseköğretimle ilgili amaç ve ilkeleri belirlemek ve bütün yükseköğretim kurumlarının ve üst kuruluşlarının teşkilatlanma, işleyiş, görev, yetki ve sorumlulukları ile eğitim - öğretim, araştırma, yayım, öğretim elemanları, öğrenciler ve diğer personel ile ilgili esasları bir bütünlük içinde düzenlemektir.
22 4.1.2. Yükseköğretim Personel Kanunu
(Kanun Numarası: 2914 Kabul Tarihi : 11/10/1983)
Bağlantı: http://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/1.5.2914.pdf
Bu Kanunun amacı, 4/11/1981 tarih ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununda yer alan öğretim elemanları tanımına giren personeli sınıflandırmak, aylıklarını ve ek göstergelerini düzenlemek, derece yükseltilmesi ve kademe ilerlemesinin şekil ve şartları ile sosyal haklardan yararlanma, ek ders ücreti, üniversite, idari görev ve geliştirme ödeneklerinin miktarını tespit etmek, emekli ve yabancı öğretim görevlilerinin sözleşmeli olarak çalıştırılma usul ve esaslarını belirlemektir.
4.2. YÖNETMELİKLER Öğrencilerimiz için
4.2.1. Zonguldak Bülent Ecevit Üniversitesi Yabancı Diller Yüksekokulu Yabancı Diller Bölümü Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği
Resmi Gazete Tarihi: 18.08.2016.
Resmi Gazete Sayısı: 29805 Değişiklik:
Resmi Gazete Tarihi: 10.01.2019 Resmi Gazete Sayısı: 30651
Bağlantı: http://ydyo.beun.edu.tr/genel-bilgiler/yonetmelik.html
Bu yönetmelikte ilgili bölüme ait aşağıdaki konular hakkında bilgi bulunmaktadır:
● yabancı dil yeterlilik sınavı
● ortak zorunlu yabancı dil dersleri sınavlarının muafiyet şartları
● zorunlu hazırlık sınıfı öğrencileri ders geçme ve başarısızlık durumları
● isteğe bağlı hazırlık sınıfı öğrencileri ders geçme ve başarısızlık durumları
● devam zorunluluğu
● sınavlar ve değerlendirme
● sınavlara itiraz
● rapor ve mazeret
● başarı sertifikası
4.2.2. Zonguldak Bülent Ecevit Üniversitesi Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Resmi Gazete Tarihi: 28.08.2009
23 Resmi Gazete Sayısı: 27333
Bağlantı: http://ogrenci.beun.edu.tr/wp-content/uploads/2011/03/lisans06.07.2015.docx.pdf Bu yönetmelik ortak zorunlu dersleri (YDL dersleri) alan öğrencilerin başarı notu ile sınav notuna itirazlarda izlenecek yol hakkında düzenlemeler içermektedir.
4.2.3. Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği Resmi Gazete Tarihi: 18.08.2012
Resmi Gazete Sayısı: 28388
Bağlantı: http://ogrenci.beun.edu.tr/dosyalar/2016/12/tek/disiplinyon.pdf
Bu yönetmelikte disiplin suçlarının tanımı, cezai yaptırımları ve disiplin soruşturmasının nasıl yürütüleceği hakkında bilgi bulunmaktadır.
4.2.4. Zonguldak Bülent Ecevit Üniversitesi Engelli Öğrenciler Eğitim-Öğretim ve Sınav Uygulamaları Yönergesi
26.12.2013 tarih ve 2013/24-10 sayılı Üniversite Senato Kararı ile kabul edilmiştir.
Bağlantı: http://ogrenci.beun.edu.tr/wp-content/uploads//2011/03/beuengellisinyon.pdf Bu yönergede aşağıdaki hususlar hakkında bilgi bulunmaktadır:
● Hangi Öğrencilerin Engelli Kapsamında Değerlendirilmesi Gerektiği
● Ders Uygulamaları
● Ders Muafiyeti
● Sınav Uygulamaları Akademik ve İdari Personelimiz İçin:
4.2.5. Öğretim Üyesi Dışındaki Öğretim Elemanı Kadrolarına Yapılacak Atamalarda Uygulanacak Merkezi Sınav ile Giriş Sınavlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
Resmi Gazete Tarihi: 31.07.2008 Resmi Gazete Sayısı: 26953 Değişiklik:
Resmi Gazete Tarihi: 09.11.2018 Resmi Gazete Sayısı: 30590
Bağlantı: http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2018/11/20181109-3.htm
Bu yönetmeliğin amacı öğretim görevlisi alımında aranacak şartlar ile değerlendirme esasları hakkında bilgi vermektedir.
24 4.2.6. Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim Elemanı ve Memurları Disiplin Yönetmeliği
Resmi Gazete Tarihi: 21.08.1982 Resmi Gazete Sayısı: 17789 Bağlantı:
http://www.mevzuat.gov.tr/Metin.Aspx?MevzuatKod=7.5.9897&MevzuatIliski=0&sourceXml Search=
Bu yönetmelikte disiplin suçlarının tanımı, cezai yaptırımları ve disiplin soruşturmasının nasıl yürütüleceği hakkında bilgi bulunmaktadır.
4.2.7. Zonguldak Bülent Ecevit Üniversitesi Birimlerinde Görevli Öğretim Üyeleri Dışındaki Öğretim Elemanlarının Yeniden Atanmalarında Uyulacak İlkeler
07.12.2006 tarih 2006/13-7 sayılı Üniversite Senato Kararı ile kabul edilmiştir.
Bağlantı: http://personel.beun.edu.tr/icerik/12/mevzuat.html
Bu ilkelerde öğretim görevlilerinin görev uzatımları hakkında izlenecek hususlar belirtilmiştir.
5. FORMLAR
Bu kitapçıkta bahsi geçen tüm form ve dilekçe örneklerine http://ydyo.beun.edu.tr/index.php?lang=tr adresindeki “Formlar” linkinden ulaşabilirsiniz.
