TOPLANTI
Dr. Öğr. Üyesi AYŞEM YANARTOPLANTI NEDIR?
Her türlü kurum, kuruluş, şirket,
kurumların bölümleri ve gruplarda
çalışanlar,
Aralarındaki iletişimi artırmak
Ortak bilinci geliştirmek
Bilgi paylaşmak
Ortak kararlar almak
Toplantı adı verilen bu birliktelik, belirli amaçlara ulaşmak için belirli kurallar doğrultusunda yapılır
Birçok toplantı türü bulunmaktadır
Ancak en önemli mesleki alanla ilgili olan toplantıların başında bilgi
paylaşım toplantıları
gelmektedir.
TOPLANTI TÜRLERINDEN ÖRNEKLER
BILIMSEL TOPLANTILAR
EĞITIM
TOPLANTILARI
KONFRERANS
Bir konuşması mesleki alanda, çok sayıda
izleyiciden oluşan bir kitleye bilgi vermek amacıyla uzun süreli hitap etmesi şeklinde yapılan toplantılardır
Kurum dışından çağrılan danışman veya uzman kişinin bir konuda bilgi vermesi, çeşitli
yeniliklerden söz etmesi, kendi görüş ve
düşüncelerini aktarması
şeklinde yürütülür.
KONGRE
Ulusal ve uluslararası düzeyde çok sayıda izleyicinin katıldığı belirli bir konu üzerinde bilgi alış verişi sağlayan toplantılardır.
Belirli bir konuda yıllık çalışma sonuçlarını raporlamak,
gelişmeleri özetlemek, yeni
hedefler ve stratejiler üzerinde görüşmek amacıyla yapılır. Genel oturumlar olduğu gibi yan
oturumlar da yapılarak sunumlar
ve paneller düzenlenir
TARTIŞMA TOPLANTIL ARI
Çeşitli konular üzerinde farklı ya da karşıt
görüşlerdeki kişilerin bir araya gelerek geniş halk kitlelerini ilgilendiren
konularda görüşlerini ifade etmek şeklinde geçen
toplantılardır. Bir kişinin yönlendiricilik yaptığı yani moderatör olarak
bulunduğu bu
toplantılarda önce ana konu kısaca açıklanır,
sonra katılımcılar tanıtılır
ve sırayla söz hakkı verilir.
PANEL
Bir izleyici kitlesi
önünde bir başkanın yönetiminde beş altı kişilik bir grubun
bilimsel sosyal ya da siyasi bir konuya
ilişkin görüşlerini, düşüncelerini dile getirdikleri tartışma ortamıdır. Konu
hakkında uzmanlığa
sahip kişiler, uzman
oldukları konunun ayrı
bir yönünü ele alarak
tartışırlar.
FORUM
Bir başkanın yönetiminde bir izleyici grubun belirli bir konuya ilişkin görüşlerini düşüncelerini serbestçe dile getirdikleri geniş katılımlı bir tartışma ortamıdır.
Panel gibi bir uzmanlar grubu da katılabilir ve konuşmalar
yapabilir. İzleyiciler söz alıp fikirlerini söyleyebilirler.
Oturumu yöneten başkan 30 civarında sayısı olan
katılımcıların ve izleyicinin düzenini sağlar.
Kısacası panel gibi bir
toplantıdaki tartışmaya daha çok katılımcı katılırsa ve
izleyicide bu sürece dahil olursa bu toplantı foruma dönüşür.
BILGI ŞÖLENI
Belirli bir konuyu tartışarak açıklık getirmek amacıyla o konuda bilgi ve deneyimi olan kişilerin bilim insanları ve araştırmacıların bir araya geldikleri geniş çaplı
toplantılardır. Uzmanlar konunun bir bölümünü sunarlar ve
tartışmaya açılır, izleyici de
tartışmaya katılabilir. Farklı konular
aynı bilgi şöleninde farklı paneller
şeklinde de ele alınabilir.
EĞITIM
TOPLANTIL ARI
Seminer
Derslikte eğitim
Çalıştay
ÇALIŞTA Y
Belirli bir konuda
katılımcıların bilgi ve becerilerini geliştirmek, bireysel çalışmaları bir araya getirerek toplam verimliliği artırmak üzere yürütülen kısa sürekli ve sonuç odaklı toplantılardır.
Ortak kullanıma açık bir belgenin hazırlanması için birlikte yürütülen
çalışmalar da bu kapsama
girer.
TOPLANTI HAZIRLIĞI
Toplantılardan beklenen verimi elde etmek için önceden
planlama yapılması zorunludur
Planlama
Konferans, kongre gibi büyük toplantılar için gerekli parasal kaynaklar, salon, ulaşım, yeme içme, konaklama gibi
gereksinimler profesyonel bir ekip tarafından ayrıntılı olarak planlanmalıdır.
Gündem
Toplantının konusu, Düzenleyen birim, Katılımcılar,
Görüşülecek konular
Toplantının türüne ve konusuna göre
katılımcıların belirlenmesi önemlidir
Toplantı da zaman önemlidir
Toplantının yapılacağı yer
önemlidir
SUNU
HAZIRLI KLARI
Araç seçimi
Kaynakların toplanması Plan
Zamanlama
Düşünsel hazırlık Kurgu
Soyutlama
Sunuyu oluşturma
ARAÇ SEÇIMI
Sununun hangi araçla hazırlanacağı önemlidir
Her türlü hazırlığın yapılıp da son anda eldeki dosyanın sunu
makinesinde yüklü bulunan araç ile uyumlu olmaması sunumun yapılamamasına sebep
olmaktadır. Bu yüzden önemli
sunumlardan önce mutlaka araç
ve kullanılan sürümün uyumlu
olup olmadığı kontrol edilmelidir
DÜŞÜN SEL HAZIRLI K
Her türlü sunumun bir hedefi vardır
Bazen bu hedef sadece izleyiciyi bilgilendirmek olabileceği gibi bazen ikna etmek bazen de eğitmek amaçlı olabilir
Hedefin ne olduğunu önceden ortaya koymak, sunumun
başarıya ulaşması için yapılması gereken ilk şeydir
Ben ne anlatmak istiyorum?
KAYNAK LARIN TOPLAN MASI
Düşünsel hazırlığın tamamlanıp notların
çıkarılması, neler yapılacağı hakkında ilk odaklanmayı sağlar. Buna göre hangi kaynakların toplanmasının iyi olacağı hakkında belirgin bir görüş oluşmuş olur.
Tüm kaynakların ve
çalışmaların toplanacağı
düzenli bir çalışma ortamı,
sunuyu kolayca hazırlamak
için gerekli bir disiplindir.
KAYNAK LARIN TOPLAN MASI
Konu ile ilgili
benzer sunular Konu ile ilgili makale, kitap, web sayfası gibi
belgeler
Sunu içinde kullanılacak bilgileri içeren
raporlar
Tablolar,
şekilller Resimler, video
parçaları Taslak şekiller ve küçük şablonlar içeren
sunu dosyaları
KURGU
Sunu için gerekli kaynakların
toplanması ile sunu içeriği daha fazla belirgin hale gelir. Belirlenen amaca ulaşmak sununun yapısının
tasarlanması yani kurgunun yapılması gerekir.
Sunu başlığı ve kişi tanıtımı Konuların listesi
Giriş: konunun öncesi, mevcut durumu, nedenler, örnekler
Gelişme: ortaya konan amaç, getiriler, tanımlar, ayrıntılı açıklamalar
Sonuç: kazanımlar, olumlu ve olumsuz yanlar, alınması önerilen kararlar
Sorular
Başlık ve kişisel tanıtım 2
PLAN
dakika
Konunun tanıtımı 5 dakika
Konu hakkında genel bilgiler 5 dakika
Konunun ayrıntılı özelliklerinin verilmesi 5 dakika
Fiziksel, teknik, yapısal özellikler vb.
Sonuca bağlama 5 dakika
Toplam plan dahilinde ön görülen süre 22 dakika
