EKİP ÇALIŞMASI
• http://www.youtube.com/watch?
v=t9O5QQtHRDA
• Kovandaki balı tek bir arı yapamaz.
• Bir elin nesi var iki elin sesi var.
• El eli , elde yüzü yıkar.
Ekip Nedir?
• Ortak menfaatler, değerler çerçevesinde, belirlenmiş sürelerde bir amacın yerine getirilmesi veya bir hedefin
gerçekleştirilmesi için bir araya gelmiş ya da getirilmiş insan grubudur.
EKİP
Ekip belirli bir amaç için bir araya gelen insan topluluğudur.
• Ekip; etkinliğe katılan ve geri planda
bulunup onlara destek veren bütün kişileri içerir.
• Ekipler yaygın ve etkin olarak her sektörde kullanılmaktadır.
EKİP OLMASI İÇİN;
İki veya daha çok kişinin varlığı
Ekip amacının olması
Zaman, materyal ve çalışma alanının bulunması
Amaca ulaşmak için para kaynağının sağlanması
Kollektif iş ve ürünün bulunması
GRUP
• İki veya daha fazla sayıda kişinin bir araya gelmesidir.
GRUP
müzik-ekip.wmv
EKİP İLE GRUP ARASINDAKİ FARKLAR
Gruplarda rekabet içe dönüktür
Gruplarda her üye kendi bireysel hedeflerine
yönelmiştir
Gruplar hiyerarşik bir yapı eğilimindedir
Gruplarda üyeler birbirlerine karşı toleranslıdır
Ekiplerde rekabet
organizasyonun dışına yönelmiştir
Ekipler amaçlara yönelmiştir
Ekipler amaçları
doğrultusunda kendi kendini yönlendirirler
Ekiplerde farklı düşünce, tutum ve davranışlar cesaretlendirilir
Ekiplerde riski kabullenme
EKİPTE AMAÇ-1
• Kuruluşun gelişmesine katkıda bulunmak.
• İşyerini yaşanmaya değer, anlamlı bir ortam haline getirmek.
• İnsana saygıyı arttırmak ve iş gücünü sonsuz yeteneklerinden tam olarak yararlanmayı sağlamak.
• Motivasyonu arttırmak
2
• İlk kademe yöneticilerinin liderlik yeteneklerinin geliştirilmesi
• Yönetim ile işgören arasındaki iletişimin geliştirilmesi.
• Giderek yükselen maliyetlerin düşürülmesi.
• Ast – üst arasındaki işbirliğinin geliştirilmesi.
3
• İşgörenlerin problem çözme konusundaki yeteneklerinin geliştirilmesi.
• Grup çalışması anlayışını yerleştirerek sinerji etkisi yapmak.
• İş güvenliği bilincini arttırmak
• Liderlerin önderlik ve yönetimindeki yeteneklerini geliştirmek.
Neden Ekip Çalışması? -1
• Kurum içerisinde kişiler arasında
bağımsızlığı ve iletişimi geliştirip, güven
ortamının oluşmasına zemin hazırlayan ve bu ortamın kalıcı olmasını sağlayan bir
çalışma sisteminin başarıya ulaşması için en önemli araçtır.
2
• Problemleri çözmek, kararlar almak,
• Kişisel ilişkileri düzeltmek,
• Üyeleri gereksiz yakın gözetimden kurtarmak,
• Yaşamlarını zenginleştirerek,
yaptıkları işin efendisi olmalarına izin vermek,
3
İşleri başarıyla yapmaktan elde edilen
yararlara katılmalarını sağlayarak, çalışma
yaşamının niteliğini iyileştirmek için gereklidir.
YÖNETİCİ VE ÇALIŞANLAR ARASINDAKİ STATÜ FARKLILIĞININ ORTADAN KALKMASINA
YARDIM EDER.
EKİP ÜYELERİ
• Kurumun amaçlarını ve nasıl ulaşacaklarını bilmelidir.
• Katıldıkları kararları uygularlar.
• Ekibin parçası olmak onları rahatlatır.
• Ekibe katılmak, üyelere benlik saygısı, kabul ve kendini gerçekleştirme şansı
EKİP ÇALIŞMASI;
Varolan süreçleri geliştirir
Verimi arttırır
Yeni ürün ve hizmetler için fikirler geliştirir
Belirgin problemleri çözer
İnsanların işlerinden aldıkları tatmini arttırır
Hiyerarşik baskıları azaltır.
Güçlerin, çabaların, yeteneklerin uyum
içerisinde birleştirilmesi için ekip çalışması gerekir.
Beraber yönetim anlayışı olan çağdaş
işletmelerde ekip çalışması daha kolaydır.
Ekip çalışmasında başarılar birlikte kutlanır,
• Çağdaş yönetim anlayışları “ekip
çalışmasını” zorunlu hale getirmektedir.
• Ekiplerde etkili çalışma yapabilmek için
üyelerin karakteristik davranış özelliklerini de bilmek gerekir.
JOHARİ PENCERESİ
• 1. Kendinizle ilgili bildikleriniz,
• 2. Kendinizle ilgili bilmedikleriniz.
• 3. Sizinle ilgili diğerlerince bilinenler.
• 4. Sizin hakkınızda diğerlerince bilinmeyenler.
Johari Penceresi
Sizin Bildikleriniz Sizin Bilmedikleriniz Diğerlerinin
Bildikleri
Diğerlerinin Bilmedikleri
AÇIK ALAN
KÖR ALAN
GİZLİ ALAN
BİLİNMEYEN ALAN
Ekibin Özellikleri-1
• Büyüklük
• Üzerinde çalışılacak sorunun ya da konunun niteliğine bağlı olarak üye
sayısının azlığı ya da çokluğu çalışmaları etkiler.
• Ekibin üye sayısının büyüklüğü 5 - 7 olması (5-11) tercih edilir.
2
• Çalışmanın nihai hedefi önceden belirlenmiş olmalıdır.
• Ekipteki elemanlar hiyerarşik düzendeki konumlarına bakılmaksızın birbirlerini
çalışma arkadaşı olarak kabul etmeli ve çıkar çatışmasına yol açacak bir ortam bulunmamalıdır.
• Ekip elemanları, farklı alanlarda
uzmanlıklara sahip olmalı ve birbirlerini tamamlayıcı özellikte olmalıdırlar.
3
• Ekipteki Roller (örneğin, oturum başkanlığı) sürekli değişir.
• Ekipte görev dağılımı olmalıdır.
• Fikirler düzenli olarak açıklanır,
anlaşmazlıklar örtbas edilmez, aksine ortaya konulur ve tartışılır.
• DİNLEMEK, KONUŞMAK KADAR ÖNEMLİDİR.
4
• Fikir ayrılıkları, farklı bilgi kaynakları ve düşünme tarzları olarak kabul
edilir.
• Eleştiriye her zaman yer vardır ama suçlama yoktur.
• Öğrenme gereksinimi her zaman açıkça belirtilir.
5
• Bilgiler sürekli paylaşılır.
• Tüm dokümanlar, her zaman ekipteki herkesin kullanımına açık olur.
• Kararlar mümkün olduğunca oy birliğiyle alınır.
• Hiç kimse, daha önceden
kararlaştırılmamış bir işi, gurup
elemanlarının hepsini haberdar etmeden
6
• Herkesin yapacağı işler, diğerlerinin gözlemlerine açık olmalıdır.
• Kararlar, tartışmalar ve çalışma sonuçları düzenli olarak kağıda dökülerek tablo ve çizelgelerle kolay anlaşılır şekle
dönüştürülür.
7
• Değişiklikler ve hedeften sapmalardan bütün elemanlar haberdar edilir ve yeni durum hep beraber değerlendirilir.
• Kurallara uyulur. Gerektiğinde kurallar üzerinde yeniden tartışılır.
8
• Ekip, önceden belirlenmiş sınırlı bir zaman diliminde çalışmalıdır.
• Ekip elemanlarının daha önce birlikte
çalışmamış olmaları durumunda, çok kısa süreli projelerde yer almamalarına dikkat edilmelidir.
• Ekip, çalışma bitiminde dağılmalı ve elemanlar gerektiğinde yeni bir projede ya da ekipte
görevlendirilmek üzere rutin işlerine dönmelidirler.
• Ekip oluşum süreci
1. Adım : ÇOCUKLUK
• Grup üyeleri farklı beklentilere sahiptir.
• Belirsizlik nedeniyle endişeler vardır.
• Durumu kontrol altında tutmak isterler.
• Otorite ve hiyerarşi önemlidir.
• Roller belirsizdir.
• Bireyler kendilerine yer edinmek isterler.
2
• “Kabul edilebilecek miyim ?” sorusu kafalarda yaygındır.
• Enerji, dinamizm ve performans nötrdür.
• İnsan ilişkilerinde kibarlık ve nezaket en üst safhadadır.
• Aynı bölümden gelen kişiler bir grup oluştururlar.
• Ağırlıklı dil “Ben” dir
• Bu aşama, oluşum aşamasıdır.
2. Adım : ERGENLİK
• Kişisel beklentiler ile gerçek arasındaki farklılıklar ortaya çıkmaya başlar ve
rahatsızlık oluşur.
• Otorite konumundakine karşı güvensizlik ortaya çıkar.
• Bazen kızgınlık, amaca ve göreve karşı isteksizlik olur.
• Öne çıkmak, hakimiyet kurmak isteyenler kendilerini gösterirler.
2
• Bazı kişiler kendilerini yetersiz ve şaşkın görebilir.
• Fikirler değil kişilikler tartışılır.
• Diğer grup üyeleri ve lidere karşı tepki, karşı çıkma olabilir.
• Herkes konuşur, kimse diğerini dinlemez.
İletişim sorunu yaşanır.
3
• Enerji yüksektir, gerilim vardır, fakat performans düşüktür.
• Ortak bir anlayış oluşturulmaya çalışılır.
• Bilgi paylaşılmaz, saklanır.
• Ağırlıklı dil “Ben” den, kutuplaşmayı anlatan “Biz” e değişir.
• Bu aşama çatışma aşamasıdır.
• Memnuniyetsizlik azalır.
• Fikir ayrılıkları ve farklılıklar olumlu ve gerekli karşılanır.
• Kişilikler değil, fikirler tartışılmaya başlanır.
• Gruplaşmalar ve itirazlar çözülmeye başlar.
• Uyum, destekleşme ve saygı gelişir.
• Özgüven ve gruba güven artar.
• Aktif katılım ve katkı artar.
3. Adım : YETİŞKİNLİK
2
• Ortak sorumluluk ve kontrol paylaşılır.
• Ortak dil oluşur ve kullanılır.
• İnsanlar birbirlerini anlamaya ve nasıl
yardım edeceklerini konuşmaya başlarlar.
• Bilgi paylaşımı ve akışı etkinleşir.
3
• Enerji olumluya doğru değişim gösterir ve performans artmaya başlar.
• Sosyal paylaşım artar.
• Ağırlıklı dil gerçek anlamda BİZ olmaya başlar.
• Bu aşama çözülme aşamasıdır.
4. Adım : OLGUNLUK
• Grup, artık takım olmuştur.
• Takım üyesi olmak heyecan ve gurur verir.
• Duygusal paylaşım başlamıştır, üyeler birbirlerini tanır ve saygı duyarlar.
• Takım kendini güçlü hisseder.
• Liderlik paylaşılır.
2
• Başarı ve başarısızlık paylaşılır.
• Sorulan soru “ Nasıl daha iyi oluruz?”
sorusudur.
• Yüksek performans elde edilir.
• Coşku ve verimlilik yüksektir.
• Ortak dil oluşmuştur “Biz” .
• Bu aşama performans aşamasıdır.
5. Adım : SÜREKLİ GELİŞME
• Kurallar oturmuştur.
• Bütünleşme tamamlanmıştır.
• Yeniliklere dayalı uyum vardır.
• Gelecekle ilgili stratejiler ve yenilik konuşulur.
Başarılı Ekip Üyelerinin Nitelikleri-1;
• Tartışma başlatabilme
• Öneri getirebilme
• Konuları özetleyebilme
• İşi ve ekibi sahiplenme
• Birlik anlayışı içinde olma
• Verilere dayalı konuşma
2
• Farklı çözümler getirmede yaratıcı olma ve uzlaşma
• Eleştiriye tahammül etme
• Standartlar konusunda grupla beraber hareket etme
• Hoşgörülü olma
• İletişim becerilerine sahip olma.
Ekip Organizasyonunda;
• Ekip lideri,
• Ekip lideri yardımcısı (veya ekip asistanı)
• Ekip üyeleri bulunur.
Ekip lideri;
• Ekip toplantılarını yöneten ve ekip
faaliyetlerinden sorumlu olan ekip üyesidir.
• Diğer ekip üyelerinden herhangi bir farkı yoktur.
• Ekip liderini takımın üyeleri açık oylama yoluyla kendileri belirler.
LİDERİN GÖREVLERİ-1
• Düzenli aralıklarla toplantıları gerçekleştirmek.
• Toplantıların gündemini hazırlamak ve toplantı öncesinde üyelere dağıtmak.
• Toplantı tutanaklarının tutulmasını sağlamak.
2
• Geliştirilen önerileri raporlaştırıp yönetime sunmak.
• Yönetimce uygun görülen önerilerin uygulanmasını sağlamak.
• Ekip faaliyetleriyle ilgili olarak işletme içi iletişim araçlarını hazırlamak.
• Gerekli duyuruları yapmak.
EKİPTE İPEK
• İletişim nasıl?
• Paylaşım nasıl?
• Etkileşim nasıl?
• Katılım nasıl?
gözlemini sürekli yapınız.
EKİP ÇALIŞMASININ GEREKTİRDİĞİ BİLGİLER
Ekibin misyonu, hedefleri, kuralları olma,
Görevleri bölerken mantıksal bir yol izleme,
Görev yaparken mantıksal sırayı anlama,
Gerekli bilgiye sahip olma,
Görevin nasıl yerine getirileceğini
EKİP ÇALIŞMASINI GEREKTİRDİĞİ BECERİLER
Ekip üyelerinin morallerini yükseltme
Planlama, işbirliği ve paylaşma
Ekip üyelerinin performansını izleme
Ekip üyelerinin eylemlerini düzeltme yada güçlendirme
Gelişmeler karşısında hızla adapte olabilme
Bilgiyi zamanında ve doğru şekilde ekip üyelerine verme.
EKİP ÇALIŞMASININ GEREKTİRDİĞİ TUTUMLAR
Bireysel değil ekip yönelimli olmak
Ekip birliğine inanmak
Ekip üyelerine bağlılık
Karşılıklı güven ve dürüstlük
Ekip üyelerinin değerli olduğu inancı.
EKİP OLUŞTURMA PRENSİPLERİ
Biz merkezli işbirliği anlayışıyla ekibi tanımlamak
Ekip kurmaktaki amacın bilincinde olmak
Ekibe kimlerin dahil edileceğine karar vermek –KONTROL LİSTESİ
Ekibin başarısını değerlendirmek
Kurumun genel yapısında ekibin yerini
Etkili Ekip Çalışması İçin Önemli Elementler
- Liderlik - İletişim
- Verimli Ekip Toplantısı - Problem Çözme
- Çatışma Yönetimi
ETKİN BİR EKİP ÇALIŞMASI İÇİN-1;
Ekiplerin görevleri açık bir şekilde belirlenmelidir.
Verilen görev kişi tarafından kabul edilmelidir.
Ekip üyeleri birbirini dinlemeli ve düşüncelerine saygı göstermelidir.
Yapılacak eleştiriler yıkıcı değil yapıcı olmalıdır.
.
2
Herkesin yeteneğinden azami ölçüde faydalanılmalıdır.
Çalışanların kendisinin dışlandığını hissetmemesi sağlanmalıdır
Sağlıklı bir iletişimin var olması için ekip üyelerinin birbirlerine saygı ve güven duyması gerekir.
3
• Ekip üyeleri arasında bağlılığın geliştirilmesi gerekir.
EKİP MODELLERİ
Yüksek performans ekipleri
Potansiyel ekip
Boş ekip
Tıkanan ekipler
YÜKSEK PERFORMANS EKİPLERİ
Değişen liderlik anlayışı dahil her şeyi uygulayan, birbirlerine bağlılığı ve tarzları ile daha yüksek performans hedeflerine ulaşabilecek ekiplerdir.
YÜKSEK PERFORMANS EKİPLERİNİN SORUNLARI
Zaman kaybı
Ücret giderlerinin artması
Eğitim giderlerinin yükselmesi
Beklentilerin karşılanamaması
Çatışmaların çıkması
YÜKSEK PERFORMANS EKİPLERİNİN ÖZELLİKLERİ
Ortak bir amacı benimseme
Güven ve saygı
Bireysel performansı ödüllendirme
Grup çatışmalarını tespit etme ve çözme
Tartışma yerine etkin diyalog
İş ile özel yaşam arasında denge kurma
Bağımsızlığa önem verme
Etkin iletişim
YÜKSEK PERFORMANS EKİPLERİNİN DİĞER EKİPLERDEN FARKLILIKLARI
Eğer birimiz başarısız olursak, hepimiz başarısız sayılırız duygusu
Gelişmiş eğlence ve espri duygusu
Kaliteli gelişme arzusu
Kendi kendine yeterlilik.
BOŞ EKİP
Kollektif iş ve ürün için çaba göstermeyen, grup çalışması yerine ekip çalışmasını deneyen, ancak ekip olmanın gerektirdiği riskleri almak istemeyen ekiplerdir.
POTANSİYEL EKİP
Ekip olma aşamasında engellere takılan ama ekip temel taşlarını yerine oturtma
konusunda çaba gösteren ekiplerdir.
GERÇEK EKİP
Amaç ve sonuçlarına ulaşan ekiplerdir.
EKİP PERFORMANS EĞRİSİ
EKİP ETKİNLİĞİ
POTANSİYEL EKİP
GERÇEK EKİP
YÜKSEK PERFORMANSLI EKİP
PERFORMANS ETKİSİ
TIKANAN EKİPLERDE SORUNLAR
Enerji ve istekliliğin yok olması
Amaç ve kimlik belirsizliği
Art niyet ve güvensizlik
Yardıma muhtaç liderlik
İlgisizlik, karışıklık
İmkansızlık duygusu
Tek taraflı tartışmalar
Hoşgörü eksikliği
Beceri farkı
Dışarıdan yapılan saldırılar
TIKANAN EKİPLERE ÖNERİLER
Ekip temel taşlarına yeniden dönülmesi
Küçük kazançlara yönelinmesi
Yeni bilgi girişi sağlanması
Eğitim yada dış yardım kullanılması
Lider yada ekip üyelerinin değiştirilmesi
EKİP ÇALIŞMASININ OLUMLU YÖNLERİ-1
• Ekip, bir kişinin tek başına üretebileceğinden daha fazla fikir üretebilir ve çözüm önerisi geliştirebilir. Böylece tek kişi tarafından çözümlenmesi güç vakaları daha kolay sonuca ulaştırma gücüne sahip olur.
• Çeşitli uzmanlık alanlarından oluşturulan ekibin ortak çalışması sonucu, düşünme kapasitesi yükselmiş ve sorunlar çok yönlü ele alınmış olur.
2
• Karşılıklı hoşgörüye dayalı, uyumlu bir
ekip çalışması ortamı yaratılması, farklı ve çeşitli fikir ve önerilerin değerlendirilmesini de sağlar.
• Herkes birbirinin düşüncesini dinlemeyi, analiz etmeyi ve bu düşünceler üzerinde tartışmayı, değerlendirmeyi öğrenir.
3
• Yanlış karar verme ve yanlış uygulama riski ekip çalışmasıyla en aza indirilmiş olur.
EKİP ÇALIŞMASININ OLUMSUZ YÖNLERİ
• Ekipte yer alan kişiler birbirlerinin çalışma tarzına ve temposuna alışık değillerse,
ekip çalışması gerektiğinden uzun zaman alabilir.
Türk Kültürünün Ekip Çalışmasını Zorlaştıran Özellikleri-1
• Gerçek anlamda profesyonellik eksikliği:
Profesyonelliğin, kriz yaratmayan tam
tersine kriz çözen” ve “krizleri önleyen” bir rol gerektirdiğini bilmemek.
• Uzlaşma geleneğinin olmayışı: Uzlaşmayı
“taviz” ve “güçsüzlük” saymak.
2
• Belirsizliğe karşı düşük tolerans: Bunun sonucunda hiyerarşik yapıyı tercih etme
eğilimi ve yatay ilişkilerde zorlanmak.
• Eleştirmek, ancak çözüm önermemek:
Bir eleştirinin ancak ilgili bütün tarafları içine alacak çözüm önerisi getirmekle değer kazanacağının sorumluluğunun farkında olmamak.
3
• İnsan ilişkilerinde beden dilinin duyguları aktarım aracı olarak kullanılması:
Sarılmak, öpmek, koluna girmek, temas gibi beden dili öğelerini rahatça
kullanmak.
Türk Kültürünün Ekip Çalışmasını Kolaylaştıran Özellikleri
• Aile bağlarının güçlü olmasından
kaynaklanan birliktelik duygusu: Uygun
liderlikle, iş hayatında kurumun vizyonuna bağlılık ve kurumun misyonunu kendiyle özdeşleştirme.
• İmece geleneğinin varlığı: Türk insanının genlerinde bulunan imece geleneğinin
izlerinin üst düzeyde bağlılık ve karşılıklı bağımlılık duygusunun pekişmesi.
İLETİŞİM VE ÇATIŞMA İLE İLGİLİ TEMEL PRENSİPLER -1
• Ekip oluşturmak,
• Kurum vatandaşlığını aşılamak,
• Ortak hedefe yönlendirmek,
• Problem belirleme, önleme ve çözmeyi öğretmek,
2
• Alışkanlıkları yok etmek,
• Çatışma yönteminden önce iletişim yöntemini geliştirmek,
• Olumsuz bakış açısı değişmeyenleri uzaklaştırmak,
• İnsanların odaklandıkları noktayı iyi belirlemek,
3
• Kurumda işsiz kişi olmamasına dikkat etmek,
• Dedikoduyu yok etmek,
• Çatışmayı açığa çıkarmak, gizli çatışmaya müsaade etmemek,
4
• Güçlü bir örgüt iletişimi oluşturmak,
• Çözümü daha çok ekibe bırakmak,
• Problemi değil, çözümün bir parçası olmayı öğretmek,
EKİBİN SÜREKLİLİĞİNİ SAĞLAMAK
• Bilginin paylaşılması
• Sorumlulukların paylaşılması
• Ödüllerin ve kazancın
paylaşılması
EKİPLERİN BAŞARISIZLIK NEDENLERİ
• Takım içi uyum ve uzlaşmaya aşırı önem verilmesi
• Aşırı anlaşmazlık ve çatışmaların
varlığı
• Bireyselliğin fazla öne çıkması
2
• Özgüven ve sahiplenme eksikliği
• Sahte görüş birliği
• Takım çalışmasının tek çare olarak görülmesi
• Yönetimin destek vermemesi
• Amaç ve hedeflerin belirsizliği
• Başarının kriterinin olmaması
3
• Yetersiz ve uygun olmayan eğitim
• Bilgiye ulaşamama ve paylaşılmaması
• İletişimsizlik
• Takım üyelerinin devir hızlarının çok yüksek olması , değişimin hızlı olması
• Uygun olmayan takım kompozisyonu
• Yanlış lider seçimi
EKİPLERİ BAŞARIYA GÖTÜREN NOKTALAR
Değişiklik isteğinin içtenlikle paylaşılması
Belirli ilkelere dayalı, bütünleşmiş bir felsefe
Destek
Mantıklı bir uygulama planı
Birbirine bağlanmış halkalardan oluşan bir ağ
Sürekli gelişimin alışkanlık oluşturması.
“ Bu masada, hiçbir kimse bir diğerinden ne
daha üstte, ne de daha alttadır. Herkes eşittir.”
Kral Arthur ve Yuvarlak Masa Şövalyeleri
GÜVEN ORTAMI YARATMANIN 10 YOLU
Taktir etme
Dikkatli seçim
Günlük iltifatlar
Tam yetki
Müşterilerle ortaklık
Bilgi
Sahiplenme duygusu
Önemseme ve içtenlik
Performansa göre ödeme
Karşılıklı güven
UYGULAMA
• Organizasyonunuzda departmandan ayrı çalışma ekipleri veya grupları nasıl kurulur?
• Üyesi olduğunuz bir proje ekibini ya da çalışma grubunu anlatır mısınız? Gruptaki rolünüz neydi?
• Sürekli çalışmak durumunda olduğunuz bir departmanla yaşadığınız zor bir durumu
anlatır mısınız? Bu zor durumu nasıl çözdünüz?
• http://www.youtube.com/watch?feature=fv wp&v=4xOYASG4c0I&NR=1