Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel
Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma Grubu
Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma
Tarihi Açıklama
KOS1
KOS 1.1.1
İç kontrol sistemi kapsamında belirlenen eylem planları, Üniversitemiz üst yönetimi ile sürekli koordineli olarak, bütün paydaşlara eğitim, seminer, bilgilendirme toplantısı, el kitabı, web sayfası vb. yollarla duyurulacaktır.
KOS 1.1.2 Birim web sayfalarında "iç kontrol“ için bir başlık oluşturularak, iç kontrole ait gerekli bilgi ve belgelere ulaşım sağlanacaktır.
KOS 1.2.1
Her kademedeki birim yöneticilerinin iç kontrol sisteminin uygulanmasında, çalışanlarına öncülük ederek, çalışmaların uyum içerisinde yapılması sağlanacaktır.
KOS 1.2.2
İç kontrol sistemi eylem planları içerisinde belirlenen ve uygulama sırasında olumlu bildirimler alınan faaliyetlerin, diğer personele de örnek teşkil etmesi bakımından duyurulması sağlanacaktır.
KOS 1.3.1
AEÜ Etik Kurulu Yönergesi ile akademik /idari personelimizin yapacakları çalışmalarda ve karşılıklı ilişkilerinde uymaları gereken etik kurallar onaylanmış kodlar halinde belirlenip, broşür halinde basımı yapılarak tüm personelin bilgi sahibi olması sağlanacaktır.
KOS 1.3.2 Etik kuralların farkındalığını arttırmaya yönelik çalışmalar (pano, broşür, web sayfası vb.) yapılacaktır.
KOS 1.3.3
Hizmet içi eğitim/oryantasyon programları ve her türlü yazılı ve görsel araçlarla tüm personele ulaşılarak etik kurum kültürünün oluşturulmasına çalışılacaktır.
KOS 1.4.1
Akademik/idari tüm personel, ilgili mevzuat hakkında bilgilendirilecek, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkesi gereği Üniversitemizin tüm faaliyetleri raporlaştırılarak paydaşların ulaşımına açık hale getirilecektir.
1- KONTROL ORTAMI
01.12.2018 01.12.2017 KOS1.1
İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir.
KOS1.3
Tüm Birimler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
Eğitim,seminer,broşür, web sayfası,el kitabı.
Etik kurul yönergesi, etik kurum kültürü, etik kurallarla ilgili farkındalık oluşturulacaktır.
Bildirimler, duyurular
KOS1.2 01.12.2018
İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdırlar.
Birim Yöneticileri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
Personel Daire Başkanlığı Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde
bu kurallara uyulmalıdır. Tüm Birimler
1- 657 sayılı Kanun, 2- 2547 sayılı Kanun
1- Anayasanın ilgili maddeleri, 2- 657 sayılı Kanun,
3- 2531 sayılı Kanun, 4- 3628 sayılı Kanun, 5- 4982 sayılı Kanun, 6- 5018 sayılı Kanun, 7- 5176 sayılı Kanun, 8- 2547 sayılı Kanun, 9- Başbakanlık Genelgeleri.
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Tüm Birimler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı,
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve
hesap verebilirlik sağlanmalıdır.
KOS1.4
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
01.12.2018
1- 5018 sayılı Kanun, 2- 5176 sayılı Kanun,
3- 4982 sayılı Kanun, 4- 4734 sayılı Kanun, 5- 4735 sayılı Kanun, 6- 3071 sayılı Kanun, 7- 2547 sayılı Kanun, 8- 5510 sayılı Kanun, 9- 832 sayılı Kanun, 10- Stratejik Plan, Performans Programı, Birim ve İdare Faaliyet Raporları, İç Kontrol Güvence Beyanı, Mali Durum ve Beklentiler
Raporu.
1-Kurum faaliyetlerinin uygulanmasında şeffaflık sağlanacaktır.
2-Kurum faaliyetleri belirlenen takvim doğrultusunda yayınlanarak duyurulacaktır.
3-Bilgiye ulaşılması kolaylaşacaktır.
4-Paydaşlarla iletişim geliştirilecektir.
5-Web sayfasında link oluşturulacaktır.
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Üniversitemiz stratejik planı çerçevesinde belirlenen amaç ve hedeflerle ilgili performans programıyla, periyodik olarak izleme, raporlama ve değerlendirme yapılacaktır.
KOS 1.4.2
Etik Değerler ve Dürüstlük : Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- İç Kontrol ve Ön Mali
Konrtrole İlişkin Usul ve Esaslar, 3- SGB Birimlerinin Çalışma Usul
ve Esasları Hakkında Yönetmelik, 4- Kamu İç Kontrol Standartları
Tebliği
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel
Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma Grubu
Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma
Tarihi Açıklama
KOS 1.5.1 Akademik ve idari personelin özlük işlerinde (kadro, muvafakat, atama, görevlendirme, lojman vb.) adil ve eşit davranılacaktır.
KOS 1.5.2 Üniversitemiz personeline yönelik olarak kurum içi görevde yükselme ve unvan değişikliği sınavları düzenlenecektir.
KOS 1.5.3
İstek, öneri ve şikayetlerle ilgili Üniversitemiz ve birimlerimizin web sayfalarında link açılması sağlanarak şikayet ve önerilerle ilgili değerlendirilmeler yapılacak ve gerekli çözümler aranacaktır.
KOS 1.5.4
Üniversitemiz çalışanlarına ve hizmet verilenlere Üniversitemizden beklentileri ile sorunları konusunda yılda en az bir kez anket çalışması yapılarak, sonuçlar üst yöneticiye raporlanacaktır.
KOS 1.6.1
Kurum faaliyetlerine ilişkin olarak yapılan işlem ve süreçlerin tanımlanarak otomasyona geçirilmesinin sağlanabilmesi için gerekli yazılım programları temin edilecektir.
KOS 1.6.2 İdarenin kullandığı tüm belgeler, kalite standartlarına uygun hale getirilerek kullanılan tüm evraklara doküman numarası alınacaktır.
KOS 1.6.3 Üniversitemiz bünyesinde yapılan tüm faaliyetlere yönelik olarak süreç kontrolünün oluşturulması sağlanacaktır.
KOS 1.6.4
Uygulamada birliği sağlamak ve bilgi / belgelere kolayca erişilmesi amacıyla tüm birimlerde standart dosyalama ve arşivleme sisteminin oluşturulması, ayrıca elektronik arşiv dokümantasyon sistemi kurulumu sağlanacaktır.
1-Hizmet kalitesi artacaktır.
2-Görevde yükselmede fırsat eşitliği sağlanacaktır.
3-İstihdam ve terfilerde liyakat esas alınacaktır.
4- Paydaşların memnuniyet düzeyleri iyileştirilecektir.
5-Anket Çalışması yapılacaktır.
01.12.2018 KOS1.5
1- KONTROL ORTAMI
İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- 657 sayılı Kanun, 3- 2547 sayılı Kanun, 4- AEÜ Görevde Yükselme Ünvan
Değişikliği ve Atama Yönetmeliği, 5- Kamu Hizmetleri Sunumunda
Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin
Yönetmelik, 6- Kamu Konutları Yönetmeliği, 7- Etik Kurallara İlişkin
Düzenlemeler
Personel Daire Başkanlığı, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı.
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Tüm Birimler
Üst Yönetim, Kalite Koordinatörlüğü,
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
1-Otomasyona geçilmesiyle uygulamada etkinlik ve verimlilik sağlanacaktır.
2-Tüm harcama birimlerinde standart arşiv sistemi oluşacaktır.
3-Tüm iş ve işlemlerde standart belge- doküman ve dosyalama sistemi kullanılacaktır.
4-Bilgi ve belgelerin güvenilirliği sağlanacaktır.
5-Kalite standartlarına ulaşılacaktır.
Üst Yönetim
İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.
1- 5018 sayılı Kanun,
2- İç Kontrol Güvence Beyanı, 3- İdari Faaliyet Raporu,
4- Performans Programı, 5- Say2000i, e-bütçe, SGDB.net
KOS1.6 01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel
Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma Grubu
Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma
Tarihi Açıklama
KOS2
KOS 2.1.1
Üniversitemiz yöneticileri ve personelinin kurum misyonunu benimsemelerini sağlamak amacıyla belirlenen misyon yazılı ve görsel çeşitli iletişim araçlarıyla duyurulacaktır.
KOS 2.1.2 Üniversiteyi tanıtıcı çalışmalarında ve her türlü faaliyet raporlarında Üniversitemiz ve birimlerinin misyonu devamlı olarak belirtilecektir.
KOS 2.2.1
Üniversitemizin misyonunu gerçekleştirmeye yönelik olarak tüm akademik ve idari birimlerin, görev tanımları yazılı olarak belirlenecek ve üst yönetimin onayını müteakip tüm birimlere duyurularak uygulamaya konulacaktır.
KOS 2.2.2 Belirlenen görev tanımlarının birimlerin internet sayfalarında yayımlanması sağlanacaktır.
KOS 2.4.1
Üniversitemiz teşkilat şeması oluşturulmuş ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmiştir.Yapılanma ve faaliyetler sürecinde gerek duyulduğunda teşkilat şeması ve fonksiyonel görev dağılımında güncellemeler yapılıp web sayfasında yayımlanacaktır.
KOS 2.5.1
Üniversitemiz birimleri arasında yürütülen iş ve işlemlerle ilgili olarak yetki ve sorumluluk dağılımındaki aksaklıklar belirlenerek, iyileştirme çalışmaları yapılacaktır.
KOS 2.5.2
Mevcut evrak, kayıt ve raporlama sisteminde otomasyona (Elektronik Belge Yönetim Sistemi - EBYS) geçilecek, sistem daha güvenilir ve erişilebilir hale getirilerek hesapverilebilirlik sağlanacaktır.
KOS 2.6.1 Tüm birimler görev alanları ile ilgili riskleri belirleyip, hassas görevlerini tespit edip ilgili personele duyuracaktır.
KOS 2.6.2 Birimlerin görev alanları ile ilgili belirlenen hassas görevlerin yerine getirilmesi konusunda personele eğitim verilecektir.
KOS2.1
KOS2.5
01.12.2018 Üst Yönetim,
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
Tüm Birimler
Personele hassas görevleri ile ilgili farkındalık kazandırılarak risk yönetimine geçilecektir.
01.12.2017
Görev Tanımları 01.12.2017
KOS2.2
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Tüm Birimler Tüm Birimler
KOS2.6
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Kalite Koordinatörlüğü
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
Yönetim Bilgi Sistemi otomasyonu oluşturularak her türlü bilgi ve belgeye en kısa sürede ulaşılabilirliği sağlayacak e-kampüs sistemi kurulacaktır.
KOS 2.7.1 KOS2.4
Tüm Birimler
01.12.2018 Her düzeydeki yöneticiler verilen
görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.
İdare hassas görevlerle ilgili prosedürlerin uygulanmasında azami hassasiyet göstermektedir.
KOS2.7 KOS2.3
Tüm Birimler
Tüm Birimler İdarenin ve birimlerinin organizasyon
yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır.
Üst Yönetim,
Kalite Koordinatörlüğü, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
1-Sorumluluk dağılımındaki eksiklikler giderilmiş
olacaktır.
2-Mevcut bilgiye erişim
kolaylaşacaktır.
3-Etkili bir otomasyon sistemi kurulmuş olacaktır.
Üniversitemizin tüm birimlerinde personelin, çalışma usul ve esaslarına göre belirlenen yetki ve sorumluluklarını içeren görev dağılım çizelgeleri oluşturularak tüm personele yazılı olarak bildirilip web sitelerinde yayımlanacaktır.
Görev Dağılım Çizelgesi
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Üniversitemize bağlı birimlerin teşkilat şemaları ve buna bağlı fonksiyonel görev dağılımları mevcut olup, gerek duyulduğunda geliştirme ve güncellemeler yapılacaktır.
Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
KOS 2.4.2 İdarenin misyonu yazılı olarak
belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır.
İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir.
Tüm Birimler
Kurum misyonunun tüm kurum personeli tarafından bilinmesi ve benimsenmesi sağlanacaktır.
1- KONTROL ORTAMI
KOS 2.3.1
Birimlerin kendi içindeki ve birimler arasındaki hiyerarşik ilişki ve görevleri belirgin hale getirilecektir.
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Üst Yönetim, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı,
Kalite Koordinatörlüğü 01.12.2018
E-Kampüs Sistemi Üst Yönetim,
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Kalite Koordinatörlüğü
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
1- Stratejik Plan, 2- Performans Programı, 3- Birim ve İdare Faaliyet
Raporları
1- 5018 sayılı Kanun, 2- Kamu İdarelerinin Stratejik
Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar
Hakkında Yönetmelik, 3- Stratejik Plan
İdare birimlerde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir.
01.12.2018 01.12.2017
1- Birim ve İdare Faaliyet
Raporları, 2- İdari Teşkilat Şemaları
1- Yılı Merkezi Yönetim Bütçe
Kanunu,
2- Kesin Hesap Kanunu, 3- Birim ve İdare Faaliyet Raporu
1- Say2000i, e-bütçe, KBS 2- Personel Bilgi Sistemi 1- 657 sayılı Kanun,
2- 2547 sayılı Kanun
Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel
Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma Grubu
Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma
Tarihi Açıklama
KOS3
KOS 3.1.1
Üniversitemiz misyon ve vizyonunu gerçekleştirmek için stratejik planda yer alan amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlayacak insan kaynakları politikaları oluşturularak ilgili mevzuat çerçevesinde planlama yapılacaktır.
KOS 3.1.2
Oluşturulan insan kaynakları politikalarına uygun biçimde, mevcut insan kaynağının birimlerin ihtiyaçları doğrultusunda dağılımlarına azami özen gösterilecektir.
KOS 3.2.1
Üniversitemizin insan kaynağı profili çıkarılarak, çalışanların görev tanımlarına yönelik eğitim ihtiyaçları tespit edilerek eğitimler verilecektir.
KOS 3.2.2
Üniversitemizde görevli tüm personelin görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yerine getirebilmeleri amacıyla periyodik olarak hizmet içi eğitimlerden geçirilmeleri sağlanacaktır.
KOS 3.3.1
Genel kabul görmüş mesleki yeterlik kriterleri yanında, özel mesleki yeterlik kriterleri belirlenerek her görev için en uygun personelin istihdam edilmesine özen gösterilecektir.
KOS 3.3.2
İş analizleri yapılarak mevcut personelin aldığı eğitim, daha önce yaptığı görevler ve sertifikalara göre değerlendirilerek personelin daha verimli olacağı alanlarda görevlendirilmesine özen gösterilecektir.
KOS3.4
Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır.
1- 657 sayılı Kanun,
2- 2547 sayılı Kanun, 3- Kariyer Meslek Gruplarına
İlişkin Yönetmelikler KOS 3.4.1
Personelin görevde ilerlemesine ilişkin atama ve görevde yükselme yönergesi hazırlanacak; personelin işe alınması ile görevde ilerleme ve yükselmesinde, ilgili mevzuata, objektif performans ölçütlerine, evrensel etik ilkelere ve liyakata riayet edilecektir.
Personel Daire Başkanlığı Tüm Birimler Atama ve Görevde Yükselme
Yönergesi 01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
KOS3.5
Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir.
1- 657 sayılı Kanun,
2- 2547 sayılı Kanun, 3- Kariyer Meslek Gruplarına
İlişkin Yönetmelikler
KOS 3.5.1
Üniversitemiz personelinin görevleri ile ilgili eğitim ihtiyaçları Personel Daire Başkanlığı tarafından birimlerin görüşleri alınarak yıllık olarak belirlenecek ve bu eğitimler yıllık plan ve bütçe imkanları dahilinde yerine getirilecektir.
Personel Daire Başkanlığı Tüm Birimler Hizmetiçi Eğitim Programları 01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
KOS 3.6.1 Personelin yeterliliği ve performansı ölçülebilir kriterler doğrultusunda bağlı olduğu yönetici tarafından yılda en az bir kez değerlendirilecektir.
KOS 3.6.2 Yöneticiler tarafından belirlenecek performans değerlendirme sonuçları ilgili personel ile birlikte değerlendirilecektir.
Tüm Birimler
Birim Yöneticileri
Personel Daire Başkanlığı Tüm Birimler
Tüm Birimler Personel Daire Başkanlığı
Personel Daire Başkanlığı
Performans Değerlendirme Personel Daire Başkanlığı
KOS3.2
İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır.
İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.
Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.
KOS3.6
Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir.
KOS3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir.
Akademik ve idari personele verilecek eğitimle çalışanın niteliği ve kurumun verimliliği artırılmış olacaktır.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
1- KONTROL ORTAMI
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
KOS3.1
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Liyakata göre istihdam ve terfi yapılarak, personelin motivasyonu ve verimliliği artırılmış olacaktır.
01.12.2018 Kurumun amaç ve
hedeflerine uygun norm kadro çalışması yapılarak nitelikli personelin alınması ve yetiştirilmesi sağlanacaktır.
01.12.2018
1- 657 sayılı Kanun,
2- 2547 sayılı Kanun, 3- Kariyer Meslek Gruplarına
İlişkin Yönetmelikler
1- 657 sayılı Kanun,
2- 2547 sayılı Kanun, 3- Kariyer Meslek Gruplarına
İlişkin Yönetmelikler.
1- 657 sayılı Kanun,
2- 2547 sayılı Kanun, 4- Kariyer Meslek Gruplarına
İlişkin Yönetmelikler.
1- 657 sayılı Kanun, 2- 2547 sayılı Kanun, 3- 190 sayılı Genel Kadro ve
Usulü Hakkında KanunHükmünde
Kararname
Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel
Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma Grubu
Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma
Tarihi Açıklama
KOS 3.7.1
Performans değerlendirmelerinde yetersiz bulunan personelin performansını geliştirecek önlemler (hizmet içi eğitim, rotasyon vb.) alınacaktır.
KOS 3.7.2 Yüksek performans gösteren personel için mevzuat doğrultusunda ödüllendirme mekanizmaları işletilecektir.
KOS3.8
Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır.
1- 657 sayılı Kanun,
2- 2547 sayılı Kanun, 3- Kariyer Meslek Gruplarına
İlişkin Yönetmelikler KOS 3.8.1
İnsan kaynakları yönetimi ve personelin özlük haklarına ilişkin yapılan tüm düzenlemeler (personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atama, eğitim, performans değerlendirmesi gibi ) sürekli güncellenerek web sitesi aracılığıyla tüm personele duyurulacaktır.
Personel Daire Başkanlığı Tüm Birimler
İnsan kaynakları yönetimine işlerlik kazandırılarak, personel bu konuda bilinçlendirilmiş olacaktır.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
KOS4
KOS 4.1.1
Üniversitemiz tüm birimlerinde her türlü faaliyet ve işlemlerin imza ve onay mercilerinin belirlenmesi amacıyla hazırlanan İmza Yetkilileri Yönergesinde gerekli güncellemeler yapılacak, bu yönerge doğrultusunda tüm harcama birimlerinin imza ve onay mercileri oluşturularak üniversite web sayfasında yayınlanacaktır.
KOS 4.1.2
İş akış şemaları kalite standartlarına uygun olarak hazırlanacaktır.
Yararlanılan kaynaklar ve kullanılan evraklara Kalite Koordinatörlüğü tarafından verilen doküman numarası alınarak Üniversitemizde bir standard oluşturulması sağlanacaktır.
KOS 4.2.1
Üst yönetici tarafından mevzuat hükümleri doğrultusunda, devredilen yetkinin çerçevesini açıkça gösterecek biçimde bir Yetki Devri Yönergesi hazırlanacaktır.
KOS 4.2.2
Yetki devrinde, devredilecek yetkinin risk ve önemi doğrultusunda yetki devredilecek kişinin bu risk ve sorumlulukları karşılayabilecek bilgi ve deneyime sahip olmasına dikkat edilecektir.
KOS4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- Harcama Yetkilileri Hakkında
Tebliğ KOS 4.3.1 Yetki devrinde sorumluluk ve yetki sınırları belirlenecek; yetki devrinin,
devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmasına özen gösterilecektir. Tüm Birimler Personel Daire Başkanlığı Yetki devrinin, devredilen
yetkinin önemi ile uyumlu olaması sağlanmış olacaktır.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
KOS4.4
Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- Harcama Yetkilileri Hakkında
Tebliğ KOS 4.4.1
Yetki devredilen personel, yetki kademe ve hiyerarşik yapı içerisinden kademeler atlanmadan, ancak görevin gerektirdiği bilgi, deneyim, donanım ve yetenek göz önünde bulundurularak belirlenecektir.
Tüm Birimler Personel Daire Başkanlığı Görevin gerektirdiği bilgi,
deneyim ve yeterliliğe sahip olan personele uygun yetki devri yapılmış olacaktır.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
KOS4.5
Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- Harcama Yetkilileri Hakkında
Tebliğ KOS 4.5.1
Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi verecek, aksi takdirde yetki devreden bu bilgiyi talep edecektir.
Tüm Birimler
Personel Daire Başkanlığı Yetki devredilen
bilgilendirilmiş olacaktır. 01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Personel Daire Başkanlığı
Tüm Birimler Yönerge 01.12.2018
Genel Sekreterlik, Tüm Birimler
Kalite Koordinatörlüğü, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
Personelin etkinliği arttırılmış olacaktır.
Personel Daire Başkanlığı Tüm Birimler
Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir.
KOS4.1 KOS3.7
İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- Harcama Yetkilileri Hakkında
Tebliğ Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.
İmza ve Onay Mercileri belirlenip, iş akış şemaları oluşturulacaktır.
1- KONTROL ORTAMI
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
KOS4.2
01.12.2018
1- 657 sayılı Kanun,
2- 2547 sayılı Kanun, 3- Kariyer Meslek Gruplarına
İlişkin Yönetmelikler
Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir.
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
01.12.2018
Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel
Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma Grubu
Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma
Tarihi Açıklama
RDS5
RDS5.3
İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır.
1- Orta Vadeli Program, 2- Orta Vadeli Mali Plan, 3- Bütçe Çağrısı, 4- Bütçe Hazırlama Rehberi, 5- Stratejik Plan,
6- Performans Programı RD 5.3.1
Üniversite bütçesınin mevcut yasal dayanaklar rehberliğinde, stratejik plan ve performans programlarıyla uyumlu olarak hazırlanmasına hassasiyet gösterilecektir.
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
Tüm Birimler Yılı Bütçe Mevzuatta belirtilen
süre içerisinde
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
RD 5.4.1
Üniversitemiz faaliyetlerinin ilgili mevzuata stratejik plan ve performans programlarına uygunluğu periyodik olarak değerlendirilecektir.
RD 5.4.2
Faaliyet raporları, kurumsal mali durum ve beklentiler raporu ıle yatırım izleme ve değerlendirme raporları kamuoyuyla paylaşılacaktır.
Mevzuatta belirtilen süre içerisinde
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Tüm Birimler Performans Programı
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Tüm Birimler
İzleme ve Değerlendirme Raporu Üniversitemiz misyon ve vizyonunu
gerçekleştirmek için, ilgili mevzuatlar çerçevesinde hazırlanmış olan stratejik plan doğrultusunda performans ölçme, izleme ve değerlendirme çalışmaları yapılacaktır.
RD 5.1.1
RD 5.2.1
Tüm birimler ilgili mevzuat çerçevesinde Üniversitemizin stratejik amaçlarına ulaşılmasını sağlamak için gereken kaynakları içeren yıllık performans programının hazırlanması sürecinde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına katkı sağlayacaktır.
Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- Kamu İdarelerinde Stratejik
Planlamaya İlişkin Usul ve
Esaslar Hakkında Yönetmelik, 3- Kamu İdareleri İçin
Stratejijk Planlama Kılavuzu, 4- Stratejik Plan
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
Mevzuatta belirtilen süre içerisinde
Mevzuatta belirtilen süre içerisinde Stratejik plan İzleme ve Değerlendirme
Kurulu, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
1- Kamu idarelerince hazırlanacak Performans Programları Hakkında
Yönetmelik, 2- Performans Programı, 3- Performans Programı
Hazırlama Rehberi
Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.
RDS5.4
1- 5018 sayılı Kanun, 2- Birim ve İdare Faaliyet
Raporu
2- RİSK DEĞERLENDİRME
RDS5.1
İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır.
RDS5.2
İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır.
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
İzleme ve Değerlendirme Raporu Tüm Birimler
Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel
Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma Grubu
Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma
Tarihi Açıklama
RDS5.5
Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır.
1- Stratejik Plan,
2- Performans Programı RD 5.5.1
Tüm birim yöneticileri görev alanlarıyla ilgili olarak kurumun hedeflerine uygun özel hedefler
belirleyecek, bu hedefleri personelle paylaşacaktır. Birim Yöneticileri İlgili Birim
Birimlerin yol haritaları belirlenecektir.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
RDS5.6
İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.
1- Stratejik Plan,
2- Performans Programı RD 5.6.1
Üniversitemizin tüm harcama birimleri hedeflerini, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmasını sağlayacak şekilde, stratejik plana uygun olarak belirleyecek ve takibini yapacaktır.
Tüm Birimler
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
Faaliyetlerin üniversitemiz amaç ve hedeflerine uygun ölçülebilir, spesifik, ulaşılabilir olması sağlanacaktır
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
RDS6
RD 6.1.1
Üniversitemizde Stratejik Plan ve Performans Programı ile belirlenen amaç ve hedeflere erişilmesini engelleyecek riskler, kurulacak olan Risk Belirleme Komisyonu tarafından yıllık olarak değerlendirilecektir.
RD 6.1.2 Belirlenen riskleri ortadan kaldırmaya yönelik önlemler geliştirilecektir.
RDS6.2
Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir.
1- 5018 saylı Kanun, 2- İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar
RD 6.2.1
Üniversitemizde amaç ve hedeflerin gerçekleşmesini engelleyecek muhtemel riskler yıllık olarak analiz edilecek; risklerin olası etkileri en aza indirilecektir.
Üst Yönetim, Risk Belirleme Komisyonu, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme
Kurulu,
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
Tüm Birimler 1-Risk analizleri
2-Risk haritaları 01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
RDS6.3
Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır.
1- 5018 saylı Kanun, 2- İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar
RD 6.3.1
Risk analizi sonucunda birimmler söz konusu riskleri gidermeye yonelik eylem planı
hazırlayacaklardır. Tüm Birimler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı,
Risk Belirleme Komisyonu Risk eylem planları 01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir.
2- RİSK DEĞERLENDİRME
RDS6.1
1- 5018 saylı Kanun, 2- İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar
Üst Yönetim, Risk Belirleme Komisyonu, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme
Kurulu,
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
Tüm Birimler Risk eylem planları
Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir.
Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve
Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
KFS7
KF 7.1.1
Üniversitemizin hedeflerinin gerçekleştirilmesine yönelik olarak, her harcama birimi tarafından iş süreçleri çıkarılacak, bu süreçlere ilişkin riskleri tespit edici, önleyici ve ortadan kaldırmaya yönelik kontrol mekanizmaları belirlenecektir.
KF 7.1.2
Süreç ve risklerin izlenmesi, karşılaştırılması, analizi ve raporlanmasına yönelik kontrol stratejisi ve yöntemleri geliştirilecektir.
KFS7.2
Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- İç Kontrol ve Ön Mali
Kontrole İlişkin Usul ve
Esaslar KF 7.2.1
Üniversitemizin tüm harcama birimlerinde gerçekleştirilen iş ve işlemlere ilişkin işlem öncesi, süreç ve işlem sonrası kontrollerine yönelik olarak kalite ve iç kontrol kapsamında etkili yöntemler geliştirilecektir.
Tüm Birimler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı,
Kalite Koordinatörlüğü, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu
Süreçler belirlenmiş, sorumluluklar dağıtılmış ve işlemlerin güvenilir olarak yapılması sağlanmış olacaktır.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
KFS7.3
Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- 2489 sayılı Kanun, 3- 3091 sayılı Kanun, 4- Taşınır Mal
Yönetmeliği, 5- Merkezi Yönetim
Muhasebe Yönetmeliği, 6- Kamu İdarelerine ait
Taşınır ve Taşınmazlarına
ait Yönetmelik KF 7.3.1
İlgili mevzuat kapsamında, varlıkların güvenliğini sağlayacak periyodik kontroller yapılacak, sabit kıymetlerin kayıt altına alınmasına yönelik çalışmalar yapılacaktır.
Tüm Birimler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı,
Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı
Kurum varlıklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanımı sağlanarak kayıplar önlenmiş olacaktır.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
KFS7.1
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Kalite Koordinatörlüğü, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.
Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- İç Kontrol ve Ön Mali
Kontrole İlişkin Usul ve
Esaslar Mevcut durum
yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
01.12.2018 Tüm Birimler
İş Süreçleri, Risk Eylem Planları
3- KONTROL FAALİYETLERİ
Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve
Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
KF 7.4.1
Üniversitemizde kontrol yöntemleri geliştirilirken maliyet-fayda analizleri yapılarak etkin, verimli ve ekonomik kontrol mekanizmaları oluşturulacaktır.
KF 7.4.2
Kontrol faaliyetlerinde yönetime değer katacak unsurlar belirlenerek ön plana çıkarılacak ve yüksek maliyetli kontrol yöntemlerine yer verilmeyecektir.
KFS8
KFS 8.1
İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- 657 sayılı Kanun,
3-Performan Programı KF 8.1.1
Üniversitemiz birimlerince yürütülen faaliyetler ile mali karar ve işlemlere yönelik, ilgili mevzuat doğrultusunda yazılı prosedürler belirlenecek ve bunların sistematik olarak güncellenmesine özen gösterilecektir.
Tüm Birimler
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Kalite Koordinatörlüğü
1-Prosedürlerin ve talimatların belirlenmesi 2-İş akış şemaları
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
KFS7.4
Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- 2489 sayılı Kanun, 3- 3091 sayılı Kanun, 4- Taşınır Mal
Yönetmeliği, 5- Merkezi Yönetim
Muhasebe Yönetmeliği, 6- Kamu İdarelerine ait
Taşınır ve Taşınmazlarına ait Yönetmelik Belirlenen kontrol yönteminin
maliyeti beklenen faydayı
aşmamalıdır. Tüm Birimler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
En düşük maliyetle maksimum fayda sağlanacaktır.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
3- KONTROL FAALİYETLERİ
Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve
Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
KFS 8.2
Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- İhale Mevzuatı, 3-Muhasebe
Yönetmelikleri, 4- Merkezi Yönetim
Harcama Belgeleri
Yönetmeliği,
5- say2000i, 6- Taşınır Mal
Yönetmeliği
KF 8.2.1
Üniversitemizin tüm faaliyetleri ile mali karar ve işlemlerinin uygulanması amacıyla yapılacak düzenlemeler, işlemlerin bütün aşamalarını (başlama- uygulama-sonuçlandırma) kapsayacak
şekilde yapılacaktır. Tüm Birimler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
Mali karar ve işlemler ile ilgili prosedürler belirlenmiş olacaktır.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
KF 8.3.1
Üniversitemiz faaliyetleri ile ilgili tüm uygulamaları düzenleyen prosedür ve dokümanlar güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve kullanıcılar için anlaşılır olacak şekilde hazırlanacak ve kolayca ulaşılabilir hale getirilecektir.
KF 8.3.2
Üniversitemizin tüm faaliyetlerini kapsayan doküman ve prosedürler ilgili personelin erişimine açılacak, gerekli durumlarda uygulamaya yönelik hizmet içi eğitim verilecektir.
KFS9
KFS9.1
Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- İhale Mevzuatı, 3-İç Kontrol ve Ön Mali
Kontrole İlişkin Usul ve
Esaslar, 4- Merkezi Yönetim
Harcama Belgeleri
Yönetmeliği, 5- Harcama Yetkilileri
Hakkında 1 ve 2 nolu
Tebliğler KF 9.1.1
Üniversitemiz tüm birimlerinin her türlü faaliyetinin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesine yönelik görevler farklı kişilere verilerek, karşılaşılabilecek risklerin azaltılmasına yönelik kontrol yöntemleri geliştirilecektir.
Tüm Birimler
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
Süreçler belirlenmiş, sorumluluklar dağıtılmış ve işlemlerin güvenilir olarak yapılması sağlanmış olacaktır.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
3- KONTROL FAALİYETLERİ
Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.
Tüm Birimler
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Kalite Koordinatörlüğü,
Personel Daire Başkanlığı
01.12.2018 Düzenlenen tüm
prosedür ve doküman sonuçları web sayfasında duyurulacaktır.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- İhale Mevzuatı, 3-Muhasebe
Yönetmelikleri, 4- Merkezi Yönetim
Harcama Belgeleri
Yönetmeliği,
5- say2000i, 6- Taşınır Mal
Yönetmeliği KFS8.3
Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve
Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
KFS9.2
Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- İhale Mevzuatı,
3- 657 sayılı Kanun,
4- 2547 sayılı Kanun KF 9.2.1
Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda, karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim yöneticileri tarafından gerekli önlemler alınacaktır.
Tüm Birimler
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Personel Daire Başkanlığı
Personel yetersizliğinin giderilmesi ve mevcut personelimizin uzlanmaşması sağlanacaktır.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
KFS10
KFS10.1
Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- 657 sayılı Kanun, 3- 4353 sayılı Kanun, 4- 2489 sayılı Kanun, 5- Merkezi Yönetim
Muhasebe Yönetmeliği, 6- İç Kontrol ve Ön Mali
Kontrole İlişkin Usul ve
Esaslar, 7- Resmi Yazışmalarda
Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında
Yönetmelik,
8- 2547 sayılı Kanun KF 10.1.1
Birimlerdeki iş ve işlemlerin, iş akış şeması ve prosedürlerine uygun olarak yerine getirilip getirilmediği yöneticilerce
düzenli olarak izlenecektir. Birim Yöneticileri Kalite Koordinatörlüğü
Hata ve usulsüzlükler önlenmiş olacaktır.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
KF 10.2.1
Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla kontrol edecek, tespit ettiği hata ve usulsüzlükleri ilgili personele bildirecek, olumsuzlukların tekrarını önlemek amacıyla gerekli önlemlerin alınmasını sağlayacaktır.
KF 10.2.2
Özellikle riskli alanlarda bizzat yöneticiler veya görevlendirdiği kişiler tarafından uygun yöntemlerle inceleme yapılacak, iş ve işlemlerin doğru yapılıp yapılmadığı kontrol edilecek var ise hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi sağlanacaktır.
Hiyerarşik kontroller:Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir.
KFS10.2
3- KONTROL FAALİYETLERİ
Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir.
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- 657 sayılı Kanun, 3- 5237 sayılı Kanun, 4- 2628 sayılı Kanun, 5- 4483 sayılı Kanun, 6- 4982 sayılı Kanun, 7- 5176 sayılı Kanun, 8- 2547 sayılı Kanun, 9- Kamu Görevlileri Etik
Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esaslarrı
Hakkında Yönetmelik
Birim Yöneticileri Birim Personeli
Hata ve usulsüzlükler önlenmiş olacaktır.
01.12.2018
Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve
Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
KFS11
KF 11.1.1
Hangi faaliyetlerden kimlerin sorumlu olduğu, kişilerin görev yerlerinde olmadıkları zamanlarda bu faaliyetlerden kimlerin sorumlu olacağı yazılı olarak belirlenecek, görev tanımları ile birlikte personele duyurulacaktır.
KF 11.1.2
Kadroların, çeşitli nedenlerle sürekli veya geçici olarak boşalması halinde görevlerin aksamaması için gerekli tedbirler (kurs, seminer, hizmet içi eğitim vb.) alınacaktır.
KFS11.2
Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- 657 sayılı Kanun,
3- 2547 sayılı Kanun KF 11.2.1
Kanuni izin, geçici görev, disiplin cezası uygulaması veya görevden uzaklaştırma nedeniyle görevlerinden ayrılan personelin yerine usulüne uygun olarak asil personeldeki asgari şartlara haiz vekil personel görevlendirilecektir.
Personel Daire Başkanlığı Genel Sekreterlik Birim Yöneticileri
1-Boş kadrolardan kaynaklanabilecek aksaklıkların önüne geçilmiş olacaktır.
2-Görevlerin zamanında ve mevzuata uygun yerine getirilmesi sağlanmış olacaktır.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
KFS11.3
Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- 657 sayılı Kanun,
3- 2547 sayılı Kanun, 4- Merkezi Yönetim
Muhasebe Yönetmeliği, 5- Taşınır Mal
Yönetmeliği, 6- Muhasebe Yetkilileri
Çalışma Usul ve Esaslar
Hakkında Yönetmelik KF 11.3.1
Birimlerce, görevinden ayrılan personele, yürüttüğü görevin önemlilik derecesine göre gerekli belgeleri de içerecek şekilde göreviyle ilgili rapor hazırlayarak, yerine görevlendirilen personele teslim etmesi hususunda gerekli tedbirler alınacaktır.
Tüm Birimler
Birim Personeli
Hizmetlerin aksamasının önüne geçilecektir.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Faaliyetlerin sürekliliği:İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.
Personel Daire Başkanlığı
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır.
Tüm Birimler
1- 657 sayılı Kanun, 2- 2547 sayılı Kanun
3- KONTROL FAALİYETLERİ
01.12.2018 Personelin yapılan
tüm faaliyetlerde konuya vakıf olmasının sağlanması için rotasyona gidilecek, mevzuat ve yöntem değişiklikleri düzenli olarak web sayfamızda yayınlanacaktır.
KFS11.1
Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve
Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
KFS12
KF 12.1.1
Üniversitemiz bilgi sistemlerinin envanteri çıkarılarak sistemin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak yazılı kontrol mekanizmaları belirlenecektir.
KF 12.1.2
Üniversitemiz internet erişiminin güvenlik ve denetiminin sağlanması için gerekli tedbirler alınacaktır.
KF 12.2.1
İlgili mevzuat çerçevesinde Üniversitemiz tüm birimlerinde oluşturulacak bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılacak, olabilecek hata ve usulsüzlüklerin tespiti ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar geliştirilecektir.
KF 12.2.2
Bilişim güvenliği konusunda standart sağlamak amacı ile bilişim suçları ile ilgili mevzuat doğrultusunda Üniversitemiz bilişim ağı ve internet kullanımı yönergesi hazırlanacaktır.
KF 12.2.3
Veri ve bilgi girişi yazılım programları gerekli olan bilgi ve raporları üretecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanacaktır.
KF 12.3.1
Üniversitemizde, bilgi güvenliği standardı olan ISO:27001 belgesi alınması için gerekli çalışmalar yapılacaktır.
KF 12.3.2
Bilişim yönetişimi prosedürlerinin geliştirilip uygulanması için gerekli olan donanım, yazılım ve iletişim altyapısı hazırlanacaktır.
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
Bilgisayar Uygulama ve Araştırma Merkezi Tüm Birimler
Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
KFS12.3 Bilgisayar Uygulama ve Araştırma
Merkezi KFS12.2
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Tüm personele kullanıcı adı ve şifre verilmiş olup yetkilendirme sağlanmıştır.
Bilişim yönetişimi çalışması mevcut değildir.
Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır.
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Bilişim Yönetişimi 01.12.2018
Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenliği sağlamak üzere güvenlik duvarları ve anti virüs programları satın alınmıştır.
Bilgisayar Uygulama ve Araştırma Merkezi Tüm Birimler
Bilgi sistemlerinin kontrolü yapılarak bilgi sistemlerinin güvenilirliği, sürekliliği ve verimliliği sağlanmış olacaktır.
1-Bilgiye ulaşım hızlı, kolay ve güvenli hale gelecektir.
2-Oluşturulacak mekanizmalar ile hata ve usulsüzlüklerin önüne geçilecektir. 3- Bilişim Ağı ve Internet Kullanımı Yönergesi
01.12.2018
İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.
KFS12.1
3- KONTROL FAALİYETLERİ
Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve
Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma Grubu
Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
BİS13
Bİ 13.1.1
Üniversitemizde tüm yönleri ile kurum içi-kurum dışı iletişim kanalları (intranet, internet ve web mail sistemleri, web sayfaları) geliştirilerek, mevcut iletişim sistemlerinde gerekli güncellemeler yapılacaktır.
Bİ 13.1.2
Yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimin de dahil olacağı e-kampüs projesi hayata geçirilecektir.
Bİ 13.2.1
e-kampüs (Üniversite Yönetim Bilgi Sistemi ) projesi ile yönetici ve personelin görevlerini yerine getirirken gerekli bilgi ve belgelere kısa sürede ve güvenli olarak erişimi sağlanacaktır.
Bİ 13.2.2
Kurumumuzda kullanılan personel, öğrenci, kütüphane vb. bilgi sistemleri e-kampüs projesine entegre edilerek gerekli bilgi ve belgelere hızlı ve güvenli bir şekilde ulaşılması sağlanacaktır.
Bİ 13.3.1
Üniversitemiz birimlerinin faaliyet alanları ile ilgili bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmasını sağlamak amacıyla bilgiler sürekli olarak güncellenecektir.
Bİ 13.3.2
Her birimde verilerin güncellenmesinden sorumlu personel belirlenecektir.
BİS13.4
Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir.
1- Birim ve İdare
Faaliyet Raporları, 2- AEÜ Performans
Esaslı Bütçesi, 3- e-bütçe ve say2000i
Bİ 13.4.1
Performans programı ve bütçe uygulamalarıyla ilgili olarak kurum içi bilgi akışı aktif hale getirilecektir.
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı,
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Tüm Birimler Bilgiye ulaşım
kolaylaşacaktır. 01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır.
Üniversitemiz faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemlere mevcut otomasyon programlarından yürütülmektedir.
BİS13.1
Üniversitemiz web sayfasında e posta ile yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişim sağlanmaktadır.
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
Bilgisayar Uygulama ve
Araştırma Merkezi Tüm Birimler
Güvenilir bir iletişim ağı ile işlem ve iletişim kalitesi artırılmış olacaktır.
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
BİS13.3
Bilgisayar Uygulama ve
Araştırma Merkezi Tüm Birimler
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
01.12.2018 E-Kampüs
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Yönetim, personel ve paydaşların bilgiye daha güvenilir, hızlı ve anlaşılabilir bir yolla en az hatayla ulaşması sağlanacaktır.
4- BİLGİ VE İLETİŞİM
BİS13.2
Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir.
İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır.
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Mevcut yasaların
öngördüğü hesap vermeye ilişkin raporlar süresinde hazırlanmaktadır.
Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
Tüm Birimler
Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve
Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu
üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
BİS13.5
Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır.
1- Birimlerin Otomasyon
Sistemleri, 2- e-bütçe ve say2000i
Bİ 13.5.1
Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyacağı bilgi ve raporları sistem üzerinden anında alacak
şekilde tasarlanacaktır. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
Bilgisayar Uygulama ve Araştırma Merkezi
Yönetim bilgi sistemi otomasyonu ile karar alma sürecinde doğru, güvenilir ve güncel bilgilere zamanında ulaşılması sağlanmış olacaktır.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
BİS13.6
Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.
Kurum ve birimlerimizin misyon ve vizyonları belirlenmiştir.
Bİ 13.6.1
Yöneticiler, Üniversitemizin Stratejik Planında belirlenen misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini, periyodik toplantılarla personelle paylaşacaktır.
Birim Yöneticileri Birim Personeli
Stratejik Plandaki amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesi sağlanacaktır.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
BİS13.7
İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır.
1- 4982 sayılı Kanun, 2- 3071 sayılı Kanun, 3- Devlet Memurları
Şikayet ve Müracaatları
Hakkında Yönetmelik, 4- Portallar ve Çağrı
Merkezleri.
Bİ 13.7.1
Üniversitemiz personelinin, öneri ve sorunlarını elektronik ortamda iletebilecekleri mekanizmalar oluşturulacaktır.
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Personel Daire Başkanlığı
Çalışanların sorunları çözümlenerek memnuniyet ve motivasyonları sağlanacaktır.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
BİS14
BİS 14.1
İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- Stratejik Plan, 3- Performans Programı, 4- Birim ve İdare
Faaliyet Raporları, 5- Kurumsal Mali Durum
ve Beklentiler Raporu
Bİ 14.1.1
Tüm birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan İdare stratejik planı, faaliyet raporları ve performans programı, yatırım izleme ve değerlendirme raporları ilgili mevzuat çerçevesinde her yıl kurum web sayfasında kamuoyu ile paylaşılacaktır.
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
Tüm Birimler
Saydamlık ve hesap verilebilirlik sağlanmış olacaktır.
Mevzuatta belirtilen süre içerisinde
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.
4- BİLGİ VE İLETİŞİM
Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve
Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu
üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
BİS 14.2
İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- Kurumsal Mali Durum
ve Beklentiler Raporu, 3- Birim ve İdare
Faaliyet Raporları, 4- Kamu Hesapları
Bülteni, 5- Kamu İdarelerinin
Kesin Hesaplarının Düzenlenmesine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
Bİ 14.2.1
Üniversitemiz Kurumsal ve Mali Durum Beklentiler Raporu hazırlanarak kurum web
sayfasında kamuoyuna açıklanacaktır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Tüm Birimler
Saydamlık ve hesap verilebilirlik sağlanmış olacaktır.
Mevzuatta belirtilen süre içerisinde
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
BİS 14.3
Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- Birim ve İdare
Faaliyet Raporu Bİ 14.3.1
İdare Faaliyet Raporu hazırlanarak kurum web
sayfasında kamuoyuna açıklanacaktır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Tüm Birimler
Saydamlık ve hesap verilebilirlik sağlanmış olacaktır.
Mevzuatta belirtilen süre içerisinde
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
BİS 14.4
Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.
1- 5018 sayılı Kanun, 2- Strateji Geliştirme
Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları
Hakkında Yönetmelik, 3- İç Kontrol ve Ön Mali
Kontrole İlişkin Usul ve
Esaslar, 4- Kamu İdarelerince
Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında
Yönetmelik Bİ 14.4.1
e-kampüs projesinde yatay ve dikey raporlama sistemi oluşturularak raporların hazırlanması
konusunda ilgili personele eğitim verilecektir. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Personel Daire Başkanlığı
Görev ve sorumluluklara dayalı raporlama gerçekleşmiş olacaktır.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
BİS15
Bİ 15.1.1
Güncel mevzuat hükümleri çerçevesinde Üniversitemizdeki mevcut kayıt ve dosyalama sistemi (standart dosya planı), idare içi haberleşmeyi de kapsayacak şekilde eksiklikleri tamamlanarak daha etkili ve güncel hale getirilecektir.
Bİ 15.1.2
Kayıtların zamanında, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması, dosyalanması ve kurulacak olan arşiv sisteminde muhafaza edilmesi sağlanacak ve arşiv sistemi bu kıstaslara göre yapılandırılacaktır.
Bİ 15.1.3
Standart Dosya Planı uygulamaları e-kampüs projesine entegre edilecektir.
01.12.2018 Kayıt ve dosyalama sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.
Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır.
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
Tüm Birimler Standart Dosya
Planı, Arşiv Sistemi 4- BİLGİ VE İLETİŞİM
BİS15.1
1- Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında
Yönetmelik, 2- Başbakanlık Devlet
Arşivleri Genel Müdürlüğü Standart
Dosya Planı, 3- Birimleri Evrak
Otomasyon Sistemleri
Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve
Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu
üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama
BİS15.2
Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır.
1- Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında
Yönetmelik, 2- Başbakanlık Devlet
Arşivleri Genel Müdürlüğü Standart
Dosya Planı, 3- Birimleri Evrak
Otomasyon Sistemleri Bİ 15.2.1
Kapsamlı ve güncel bir kayıt ve dosyalama sistemi oluşturmak için idarece gerekli görülen tüm belge ve dokümanlar elektronik ortama aktarılarak, ulaşılabilirliği ve izlenebilirliği sağlanacaktır.
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
Tüm Birimler
Kayıt ve dosyalama otomasyonu ile kurum içi haberleşme en hızlı ve güvenilir yoldan sağlanacaktır.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
BİS15.3
Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır.
1- Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında
Yönetmelik, 2- Başbakanlık Devlet
Arşivleri Genel Müdürlüğü Standart
Dosya Planı Bİ 15.3.1
Kayıt ve dosyalama sisteminde, kişilerin gizlilik içeren bilgi ve belgelerinin güvenliğini sağlayacak gerekli tedbirler alınacaktır.
Tüm Birimler
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
Kişisel verilerin güvenliği sağlanmış olacaktır.
01.12.2018
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
BİS15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş
standartlara uygun olmalıdır.
1- Başbakanlık Standart
Dosya Planı Genelgesi, 2- Devlet Arşiv
Hizmetlerileri Hakkında
Yönetmelik, 3- Başbakanlık
Elektronik Belge Standartları Genelgesi
Bİ 15.4.1
Kayıt ve dosyalama sistemi, güncel mevzuatlar ve 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile öngörülen "Standart Dosya Planı"na uygun hale getirilecektir.
Tüm Birimler Kalite Koordinatörlüğü
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
Mevzuata uygun dosyalama sistemine geçilmiş olacaktır.
01.12.2017
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
BİS15.5
Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir.
1- Başbakanlık Standart
Dosya Planı Genelgesi, 2- Devlet Arşiv
Hizmetlerileri Hakkında
Yönetmelik, 3- Başbakanlık
Elektronik Belge Standartları Genelgesi
Bİ 15.5.1
Gelen ve giden evrakların zamanında kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması, ilgili birime ivedilikle sevki ve arşiv sisteminde uygun olarak muhafaza edilmesi sağlanacak ve bu konuda gerektiğinde personele eğitim verilecektir.
Tüm Birimler Genel Sekreterlik
Personel Daire Başkanlığı
Güvenli bir arşiv ve dosyalama sistemine ulaşılmış olacaktır.
01.12.2017
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
BİS15.6
İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır.
1- Kurum ve Birimlerin
Fiziki Arşivleri, 2- Devlet Arşiv
Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
Bİ 15.6.1
Her birim bünyesinde arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulacaktır.
Tüm Birimler
Genel Sekreterlik Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
Güvenli bir arşiv ve dosyala sistemine ulaşılmış olacaktır.
01.12.2017
Mevcut durum yeterli güvence sağlamadığından eylem öngörülmüştür.
4- BİLGİ VE İLETİŞİM