AŞAMA 2 DENETİM RAPORU. DENETİM RAPOR No. A O 2 K Y S ISO 9001:2008 Standardına Göre Kalite Yönetim Sisteminin Denetimi

(1)

SİSTEMER ULUSLARARASI BELGELENDİRME LTD. ŞTİ. 1/11 F-080/02 (Rev 9,01.10.2016)

DENETİM RAPOR No.

A O 2 K Y S 2 0 0 0

ISO 9001:2008 Standardına Göre Kalite Yönetim Sisteminin Denetimi

Denetim tipi

(uygun birini işaretleyiniz):

Belgelendirme denetimi Takip denetimi Yeniden belgelendirme

Birleşik denetim Ortak denetimi Entegre Denetim

Denetim Hedefi:ISO 9001:2008 Yönetim sisteminin uygunluğunun doğrulanması, gereksinimleri karşılama kabiliyeti ve yönetim sistem etkinliğinin değerlendirilmesi ile yönetim sisteminin potansiyel gelişme alanlarının belirlenmesi

Denetim Kriterleri : ISO 9001:2008, Kuruluş yönetim sistemi dokümantasyonu, tanımlanmış prosesleri, uygulanabilir yasal ve düzenleyici şartlar, sektöre özgü standartlar.

Kuruluş Adı:

Adresi:

ALKİM SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ.

Cengaver Sok. Kapıcı Han No:7 Meskenler /BURSA

Kapsam:

EA/NACE:

Hidrolik, Mekanik Makine ve Aksamları Tasarımı ve Üretimi

18-28.12 18-28.15

Denetim tarihi:

Denetim süresi:

31.08.2016

1,5 Adam/gün

(2)

DENETİM EKİBİ:

1. (baş) denetçi EREN İŞMAN

2 .denetçi SELİM AĞAOĞLU

3. denetçi Teknik Uzman

Aday denetçi

Kuruluşun tanımlanması:

Üst yönetim: Mehmet Ali Kara

Yönetim Temsilcisi /

Ilgili Kişi – Pozisyonu :

Salih Ata

Toplam Efektif Çalışan Sayısı

(Kapsamla ilgili personel :Sürekli, geçici/

taşeron, part-time):

8

Toplam Taşeron Çalışan Sayısı :

8 Denetim gerçekleştirilecek adresler: Beyaz Sok. no:7 Yıldırım /BURSA

(Sürekli Saha, Şube / Şubeler)

Kuruluşun varsa diğer adresleri:

(Geçici Sahalar: On-site / Off-site)

ISO 9001:2008 standart şartlarına gore uygulanamayan maddeler (hariç tutma) :

YOK

(3)

AÇILIŞ KAPANIŞ TOPLANTI SORU LİSTESİ

Açılış Toplantısı Kapanış Toplantısı

BAŞLICA SAĞLANMASI GEREKEN ŞARTLAR SAĞLANMIŞ MI?

(E / H)

BAŞLICA SAĞLANMASI GEREKEN ŞARTLAR

SAĞLANMIŞ MI?

(E / H) Tanıtım,Tanışma ve Ziyaret Sebebi 

Çıkar Çatışması Doğrulanması -Gizlilik ve Çıkar Çatışması



Kapsam, Standart ve Kapsam Dışılar  Denetim ekibi ve Müşteri Arasındaki

Resmi İletişim Kanallarının Teyidi Denetim Prosesi ,Raporlama ve Bulguların Açıklanması

- Örnekleme ve Objektif Delil

- Değerlendirme Toplantıları

- Bulguların Tanımlanması

- Gözlemlerin Tanımlanması Kapanış Toplantısı



Yönetici Adı-Soyadı/Pozisyonu :

Mehmet Ali Kara

/ Genel Mdr.



Denetim Planı Gözden Geçirme

- Çalışma saatleri

- Öğle yemeği düzenlemesi

- Kapanış toplantısı

Not: Herhangi bir Değişiklik olursa Denetim Planı üstüne not alınız.



Denetim Ekibinin İhtiyaç Duyduğu Kaynak ve İmkanların Sağlanması



Çalışma ve Toplantı Odası Sağlanması  İş güvenliği, acil durum ve güvenlik

prosedürlerinin teyidi

Varsa Rehber ve Gözlemcilerin Mevcudiyeti, Rolü Teyidi



Denetimin zamanında önce sona erdirilmesini gerektirecek şartların bilgisi



Denetim sorumluluğunun ve planı yürütme kontrolünün denetim ekibinde olduğu bilgisi



Varsa önceki denetim bulgularının durumu



Örnekleme dayalı Denetim Metot ve prosedürlerinin bilgisi



Denetimin ilerleyişi veya sorunları hakkında firmanın bilgilendirme yapılacağının bilgisi



Sorulara cevap verme 

Varsa Ek Konular ve Genel Yorum :

SİSTEMER’ in seçilmesi ve konukseverlik için teşekkür etme



Kapanış Toplantısı için Katılımcı Listesi 

Gizliliğin Yeniden Teyidi 

Denetim Özeti - Pozitif Görüşler

- Örnekleme metodu ve bundan dolayı belirsizlik unsuru

- Uygunsuzluk Kaydı

- Bulguların Sınıflandırılması - Bulgularla ilgili Müşteri soruları



Uygunsuzluklarla ilgili;

- Düzeltici Faaliyet Tarihi - Uygunsuzlukların düzeltilmesi



Denetim Raporlama Yöntemi ve süresi  Uygunsuzlukların SİSTEMER tarafından ele

alınma süreci



Denetim sonrası faaliyetlerin açıklanması ve Belge Yayını hakkında bilgilendirme



Sonraki denetimler hakkında bilgilendirme 

Logo Kullanım Kuralları 

Belgelendirme Tavsiyesi:

 EVET  HAYIR veya  ASKIYA ALMA



Eğer EVET ise,

- Kapsamın Son olarak doğrulanması - Müşterinin Kalite Sistem Değişikliği

olursa ne yapılacağı

- SİSTEMER’in Belgelendirme sistemi değişiklikleri olursa ne yapılacağı - Düzeltici Faaliyetlerin onaylanması



Eğer HAYIR veya ASKIYA ALMA ise, Takip Denetimi



Şikayet ve İtiraz prosesi hakkında bilgilendirme 

Sorulara cevap verme 

Varsa Ek Konular ve Genel Yorum :

(4)

KATILIMCI LİSTESİ

Denetim Tarihi: 31.08.2016 Kapanış

Toplantısı

İsim Pozisyon Departman İmza

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Denetim Ekibi

Görev İsim İmza

Baş Denetçi EREN İŞMAN

Denetçi SELİM AĞAOĞLU

(5)

GÖZLEM FORMU

Sıra No Std. No

Bulgular

Bakım ile ilgili rapor ve dokümanların Merkezde de saklanması yararlı olacaktır.

1 6.3

Tasarım doğrulama için dışarıda yaptırılan testlerle ilgili zamanlama ve test detayı tasarım takip prosedüründe detaylandırılmalı.

2

7.3

Baş Denetçi Yönetim Temsilcisi / İlgili Kişi

Adı soyadı EREN İŞMAN Adı soyadı Mehmet Ali Kara

İmza İmza

(6)

UYGUNSUZLUK FORMU

Firma Adı ALKİM SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ. Denetim Tarihi 31.08.2016 Yönetim Temsilcisi /

İlgili Kişi

Salih Ata Baş denetçi Eren İŞMAN

Uygunsuzluk Çeşidi

 MAJÖR  MİNÖR

Bölüm Kalite Yönetimi

Standart ISO 9001:2008 Madde no 6.2

SİSTEMER DENETİM EKİBİ TARAFINDAN TESPİT EDİLEN UYGUNSUZLUĞUN AÇIKLANMASI PR-13 Eğitim prosedüründe , verilen eğitimden sonra performans değerlendirmesinin 3 ay sonra yapılacağı tanımlanmasına rağmen, 12.05.2016 tarihinde üretim personeline verilen “Üretimde hatalar, takip ve iyileştirme” eğitimi ile ilgili eğitim performans değerlendirmelerin yapılmadığı tespit edilmiştir.

Takip Denetimi :  Evet (Takip Denetim Formuna bakınız) Baş Denetçi imza:

DENETLENEN KURULUŞ TARAFINDAN DOLDURULACAKTIR

KÖK NEDEN ANALİZİ (Uygunsuzluk Neden/Nasıl oluşmuş)

DÜZELTME DÜZELTİCİ FAALİYET

(Uygunsuzluğun tekrarını önlemek için yapılan faaliyet)

Planlanan Tarih:

Gerçekleşen Tarih:

Yönetim Temsilcisi / İlgili Kişi

(İmza)

SİSTEMER DENETİM EKİBİ TARAFINDAN UYGUNSUZLUK KAYDININ KAPATILMASI Cevabın kabulü :  Evet  Hayır (Nedeni: )

Baş Denetçi

(İmza)

Tarih :

ETKİNLİĞİN SONRAKİ TETKİKDE DOĞRULANMASI

Düzeltici/Önleyici faaliyet(ler)in etkinliği :  Kabul Edilir  Kabul Edilemez (Uygunsuzluk belirt)

Doğrulayan

(İmza)

Tarih :

(7)

UYGUNSUZLUK MATRİSİ

KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ ŞARTLARI Standart-Yıl: ISO 9001:2008

Not: Majör uygunsuzluk daire içinde gösterilmiştir.

Örnek : 2 Majör Uygunsuzluk - ② 3 Minör Uygunsuzluk - 3

Kuruluş Bünyesindeki Denetim Alanları

Üst Yönetim Kalite Yönetimi İmalat Satınalma Satış Depo

T O P L A M

4. Kalite Yönetim Sistemi

4.2.3 Doküman Kontrol 4.2.4 Kayıt Kontrol 5. Yönetim Sorumluluğu

6. Kaynak Yönetimi

1 1

7. Ürün Gerçekleştirme

7.1 Ürün Gerçekleştirmenin Planlanması 7.2 Müşteri ile İlişkili Prosesler

7.3 Tasarım ve Geliştirme 7.4 Satınalma

7.5 Üretim ve Hizmet Sağlama

7.6 İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü 8. Ölçme, Analiz ve İyileştirme

8.2 İzleme ve Ölçme 8.2.1 Müşteri Memnuniyeti 8.2.2 İç Tetkik

8.2.3 Proseslerin İzlenmesi ve Ölçülmesi 8.2.4 Ürünün İzlenmesi ve Ölçülmesi 8.3 Uygun Olmayan Ürün Kontrolü

8.4 Veri Analizi 8.5 İyileştirme

Toplam 1 1

(8)

BELGE KAPSAM FORMU

Firma Adı ALKİM SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ.

Adres Cengaver Sok. Kapıcı Han No:7 Meskenler /BURSA

Varsa Şube Adresi Beyaz Sok. no:7 Yıldırım /BURSA

EA/NACE Kodu 18-28.12 18-28.15

Standart ISO 9001:2008

Hariç Tutulan /

uygulanamayan

Maddeler

YOK

Belgelendirme

Kapsamı Hidrolik, Mekanik Makine ve Aksamları Üretimi

Eğer Son Kapsam Başvuru Formundakinden

Farklıysa

Baş Denetçinin Açıklaması :

Organizasyon

(Kaşe/İmza)

Baş Denetçi

(İmza)

Tarih : 31.08.2016

▶ Yukarıdaki bilgiler Sertifikada kullanılacağından okunaklı yazılmalıdır.

▶ Kapanış Toplantısında doğrulanmalı ve SİSTEMER’e denetim raporunda sunulmalıdır.

(9)

RAPOR ÖZETİ-1

GÖZLEMLER

Olumlu Uygulamalar İyileştirilebilecek Faaliyetler Firma üst yönetiminin KYS konusunda bilgili ve bilinçli

olması, personelin bilinçlenmesi için yönlendirmesi Müşteri memnuniyetinin arttırılması için, müşteriye geri bildirim süresinin kısaltılması uygun olacaktır.

Son Denetimden İtibaren Müşteri Yönetim Sistemini Etkileyen Önemli Değişiklikler (Ürün, Proses, Organizasyonel Yapı, Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili) (Yeniden Belgelendirme Denetimlerinde doldurulacaktır)

İlk belgelendirme denetimidir.

Kalite Politikası

(Yayın Tarihi ve Standarda Uygunluğu)

Kalite Politikası (KPO-01) 01.05.2016 tarihinde yayınlanmış, Tesis içerisinde asılarak duyurulmuş ve 20.05.2016 tarihli eğitim ile personele bilgilendirme yapılmıştır.

Kalite politikası amaca ve standart gereklerine uygun oluşturulmuş.

Kalite Amaç/Hedefleri

Hedefler 15.08.2016 tarihli toplantıda belirlenmiş, toplantı raporu ile kayıt altına alınmıştır.

KPL-06 Sürekli İyileştirme Planı oluşturulmuştur.

Eğitim süresi: 6 saat/adam/yıl Müşteri memnuniyet: Min. % 92 İade ürün: Max. 3 adet

İç denetimler

(Tetkik Tarihi ve Standardı Karşılama Durumu)

PLN-02 iç tetkik planı ile planlanarak 07.08.2016 tarihinde Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcısı, İdari ve Mali İşler Sorumlusu, Üretim ve Bakım Onarım Sorumlusu, Tasarım ve Destek Hizmet Sorumlusu Yönetim Temsilcisine iç tetkik gerçekleştirilmiş, YGG toplantısında sonuçları

değerlendirilmiştir. İç tetkikte 1 adet uygunsuzluk tespit edilmiştir Denetçiler kendi bölümlerini tetkik etmemişlerdir.

Tetkikçilerin eğitimli oldukları görülmüştür. Iç Tetkik sonuçları İç Tetkik Raporu ile kayıt altına alınmıştır.

İç Tetkik faaliyetlerinin standarda uygun olduğu görülmüştür

Yönetimin Gözden Geçirmesi

(YGG Tarihi ve Standardı Karşılama Durumu)

Yılda 1 kez YGG toplantısı yapılıyor. 15.08.2016 tarihinde yapılmış (duyuru 10.08.2016 YGG toplantısı çağrı formu ile).

Toplantı için yönetim temsilcisi 10.08.2016 tarihli performans raporu hazırlamıştır.

YGG toplantısı sonunda 2016 yılı için hedefler belirlenmiştir.

Standarda uygundur.

Müşteri Şikayetlerinin Durumu

2 adet müşteri şikayeti alınmış:

1-Montaj sonrası ürün parçalarının çalışmaması sebebiyle arıza (Arı Un / Beyşehir – 09.06.2016)

2-Makine elektrik arızası sonrası parça hasarı Şikayetlerle ilgili (Zambak End- 17.07.2016)

Şikayetler DÖF formu ile kayıt altına alınmış ve Düzeltici faaliyet KYT tarafından takip edilmiştir.

Düzeltici / Önleyici Faaliyetlerin Durumu

Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürleri tanımlanmış olup Düzeltici Faaliyet Formu ile kayıt altına alınmaktadır. 2 adet düzeltici faaliyet başlatılmış, düzeltici ve önleyici faaliyetler takip edilerek etkin olarak kapatılmıştır.

Müşteri Memnuniyeti Faaliyetleri

Yılda bir müşteri anketlerinin yapılması planlanmış,2016 yılı içinde müşteri anket formu 15 müşteriye uygulanmış ve %96 memnuniyet oranına ulaşıldığı görülmüştür.

(10)

SİSTEMER ULUSLARARASI BELGELENDİRME LTD. ŞTİ. 10/11 F-080/02 (Rev 9,01.10.2016) Operasyonel Kontrolün Sürdürülmesi (Proseslerin

İzlenmesi, Ölçülmesi ve Kontrolü)

Proses gerçekleştirme kayıtlarına göre, planlanmış sonuçlara ulaşılıp ulaşılamadığı,proses performansları ölçüm formu ile izleniyor, proses hedefleri Yönetim ile yapılan toplantılarda değerlendiriliyor

Sürekli İyileştirmede Amaçlanan Planlanmış Faaliyetlerin Durumu

Firma bünyesinde sürekli iyileştirme faaliyetleri iç Tetkik, Toplantı, Eğitim, tedarikçi değerlendirmeleri vb. ile sağlanmaktadır.

Analizler ve iyileştirme çalışmalarının yapılması için periyodik raporlamalar ile performans takibi yapılıyor Bir Sonraki Denetimde Üzerinde Durulması Gereken

Konular

4.2, 5.1, 5.2,5.3, 5.4, 5.6, 6.1, 6.2, 7.2, 7.3, 7.5, 7.6, 8.1, 8.2, 8.4, 8.5

Marka /Logo Kullanımı Talimata Uygun Talimata Uygun Değil

İlk yıl olduğu için henüz kullanılmamış.

Önceki Uygunsuzlukların Durumu (Yeniden Belgelendirme Denetimlerinde doldurulacaktır)

-

Denetim Programını Etkileyecek Önemli Konular

Yeni üretim sahasının, Mart 2017de faaliyet geçmek için hazır olacağı belirtilmiştir. Bu sebeple, önümüzdeki yıl plana göre aktif faaliyete geçerse, denetim planı buna göre

yapılmalıdır.

RAPOR ÖZETİ-2

DOKÜMANTASYON DURUMU

Dokümanlar İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No

Kalite El Kitabı 01.09.2016 - 00

Prosedürler 01.09.2016 - 00

Gizlilik ilkesi

Bu rapor ve denetim sürecinde elde edilen bilgi, doküman ve kayıtlar gizli kalacak ve üçüncü şahıslarlarla kesinlikle paylaşılmayacaktır (sadece mutabakatla örneğin TÜRKAK gibi kurumlar hariç).

Bu raporda yer alan uygunsuzluklar, örnekleme metodu ile yapılan çalışmaları göstermektedir, bu sebeple uygunsuzluk ve gözlem bulunması sistemin diğer kısımlarında problem olduğu anlamına gelmemektedir.

Denetimde belirlenen uygunsuzluk sayısı Major : 0 Minor : 1 Gözlem : 1

Bir sonraki denetim tarihi

Ekim 2017

Yönetim sisteminin uygunluğu ve etkinliği, Belgelendirme Kapsamının uygunluğu ile ilgili açıklama, tetkik hedeflerinin yerine getirildiğinin doğrulanması :

Belgelendirme kapsamı firma yetkilisinin isteği üzerine firmada yeni ürün tasarımı da yapıldığı için Hidrolik, Mekanik Makine ve Aksamları tasarımı ve üretimi olarak değiştirilmiştir.

Varsa kuruluşla ilgili şikayetlerin gözden geçirilmesi (Yeniden Belgelendirme Denetimlerinde doldurucaktır):

-

(11)

SİSTEMER ULUSLARARASI BELGELENDİRME LTD. ŞTİ. 11/11 F-080/02 (Rev 9,01.10.2016) Tetkik Ekibinin Önerileri :

Müşteri yalnızca kendi düzeltici faaliyet formlarını kullanmıştır. DÖF formu , SİSTEMER Uygunsuzluk raporunda Müşteri düzeltici faaliyet formu ekte olarak referans vererek belirtilmiştir. Belgelendirmenin yapılması tavsiye edilmektedir.

Sonuç – Tavsiye Durumu

Belgelendirmenin başvuruda bulunulduğu şekilde tavsiye edilmesi

Belgelendirmenin uygunsuzlukların giderilmesini müteakip verilmesinin tavsiye edilmesi Belgelendirmenin başvuruda bulunan kapsamdan farklı olarak verilmesinin tavsiye edilmesi Takip denetimi

Belgelendirme yapılmaması