ERASMUS+ Yetişkin Eğitimi Personel Hareketliliği Faaliyeti Başlangıç Toplantısı. Ankara, 2015

ERASMUS+

Yetişkin Eğitimi Personel Hareketliliği Faaliyeti Başlangıç Toplantısı

Ankara, 2015

İÇERİK

• 2015 Yılı İstatistikleri

• Proje Yönetimi I – Sözleşme Süreci - Sözleşme Öncesi Süreç

- Sözleşme Süreci ve Sözleşme Ekleri

• Proje Yönetimi II – Projenin Uygulanması - Hareketlilik öncesi

- Hareketlilik faaliyeti - Hareketlilik sonrası

• Bütçe

• Nihai rapor

• Mobility Tool+

• Yaygınlaştırma

YETİŞKİN EĞİTİMİ 2015

İSTATİSTİKLERİ

ERASMUS+

2015 Bütçesi

441 bin Avro

Sonuç

• 10 kabul proje

• 169 yedek proje

• 313 kabul edilmeyen proje

Kabul Edilemeyen Projeler

Uygunluk Ret;

26

Benzerlik; 26

Alt Kriter Eşik Puan Altı; 32 Yetersiz Puan;

229

2014-2015

Hareketlilik Bütçe Karşılaştırması

414.000 €

423.000 €

2014 Hareketlilik Bütçesi 2015 Hareketlilik Bütçesi

SÖZLEŞME SÜRECİ

PROJE YÖNETİMİ I

Sözleşme Öncesi Süreç

Sözleşme Öncesi Tamamlanması Gereken Belgeler:

Kamu ve özel tüm kurumlar için;

• Sözleşme Öncesi Bilgi Formu (TURNA)

• Tüzel Kişilik Formu (Legal Entity Form) (Güncelleme gerekli ise)

• Finansal Tanımlama Formu (Financial Identification Form) (Güncelleme gerekli ise)

• Ortaklık Yetki Belgeleri (Mandate) (Proje ulusal konsorsiyum halinde sunulmuşsa ve başvurunun eki olarak gönderilmemişse belgeler ilgili Ulusal Ajans uzmanına e-posta yoluyla gönderilmelidir.)

• Mobility Agreement (İmzalar tamamlandıktan sonra taranmış halinin e-posta ile ilgili Ulusal Ajans uzmanına gönderilmelidir.)

Sözleşme Öncesi Süreç

Sözleşme Öncesi Tamamlanması Gereken Belgeler:

Yararlanıcı kurum sivil toplum kuruluşu ise;

• Kuruluş ile ilgili kanun, tüzük, sözleşme vb. belgelerin tasdikli birer örneği,

• Yetkili resmi kurumdan alınacak halen faaliyette olduğunu gösterir belge,

• Sözleşmeyi imzalamaya yetkili kişinin imza sirküleri (noter tasdikli),

• Kuruluş adına hibe sözleşmesini imzalamaya yetkili olduklarını gösteren yönetim kurulu kararı,

• Projenin uygulanmasına ilişkin yönetim kurulu kararı,

• Şube ise, bağlı bulunulan merkezden alınacak, merkezin mali sorumluluğu üstlendiğine ilişkin yazının aslı,

* Belgelerin posta yoluyla Ulusal Ajans’a gönderilmesi gerekmektedir.

Sözleşme Öncesi Süreç

Sözleşme Öncesi Tamamlanması Gereken Belgeler:

Yararlanıcı kurum sivil toplum kuruluşu ise;

• Hibe miktarı 60.000 Avronun üstünde olan projeler için:

– Bilanço esasına göre çalışan kuruluş için son mali yıla ait bilanço (mali müşavir, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci tarafından onaylı)

– İşletme esasına göre çalışan kuruluş için son mali yıla ait işletme hesabı tablosu (yasal temsilci ve muhasip üye tarafından imzalı)

* Belgelerin posta yoluyla Ulusal Ajans’a gönderilmesi gerekmektedir.

Sözleşmenin İmzalanması

• Sözleşme öncesi belgelerin tamamlanması

• Sözleşme Öncesi Bilgi Formlarının proje sahipleri tarafından TURNA’da doldurulması

• Ulusal Ajans tarafından Hibe Sözleşmesinin hazırlanması

• Yararlanıcı tarafından sözleşmenin TURNA’dan indirilmesi

• Gerekli kontroller yapıldıktan sonra iki nüsha halindeki hibe sözleşmesinin yasal temsilci tarafından imzalanması ve mühürlenmesi

• Sözleşmenin sonunda yer alan KDV Bilgi Formunun iki nüsha halinde aynı tarih belirtilerek imzalanması ve mühürlenmesi

• Sözleşme ve KDV Bilgi Formunun Ulusal Ajans Başkanlığınca imzalanması

• Her iki belgenin birer nüshasının yararlanıcı/koordinatör kuruma gönderilmesi

İlk Ödeme

• Sözleşmenin yürürlüğe girmesini izleyen 30 gün içerisinde hibe miktarının

%80'ine karşılık gelen ön ödemenin yapılması.

• Sivil toplum kuruluşları için yapılacak finansal kapasite analizi sonucuna bağlı olarak ilk ödeme yüzdesi değişiklik gösterebilir.

Sözleşmenin Gönderileceği Adres

İki nüsha halindeki Hibe Sözleşmesi ve KDV Bilgi Formunun gönderileceği adres:

Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (2014-1-TR01-KA104-…….. Yetişkin Eğitimi Personel Hareketliliği Hibe

Sözleşmesi)

Mevlana Bulvarı No:181 TR 06520 Balgat / ANKARA

Sözleşme Türleri

• Tek Yararlanıcısı Olan Hibe Sözleşmesi (Başvuran kuruluş dışında yerel ortağın olmadığı projeler)

• Birden Fazla Yararlanıcısı Olan Hibe Sözleşmesi (Ulusal konsorsiyum halinde başvuru yapılan projeler)

Koordinatör ile diğer yararlanıcılar, rol ve sorumlulukları hakkında kendi aralarında sözleşme imzalayabilir.

Sözleşmenin Geçerlilik Süresi

• Proje, başlangıç ve bitiş tarihleri de dahil olmak üzere 1 veya 2 yıllık süre içinde uygulanmalı, hareketlilik faaliyetleri de dahil olmak üzere tüm proje faaliyetleri bu süre içerisinde tamamlanmış olmalıdır.

• 2015 yılı Yetişkin Eğitimi Personel Hareketliliği faaliyeti kapsamında kabul edilen 1 yıllık projeler için başlangıç tarihi 01.Haziran.2015, bitiş tarihi 01.Haziran.2016’dır.

Sözleşme Ekleri

Tek Yararlanıcısı Olan Hibe Sözleşmesi

• Ek I. Projenin Tanımı (Faaliyet Detayları)

• Ek II. Tahmini Bütçe-Bütçe Detayları

• Ek III. Mali ve Akdi Şartlar

• Ek IV. Yararlanıcı ile katılımcı arasında kullanılacak hibe sözleşmesi modeli

Sözleşme Ekleri

Birden Fazla Yararlanıcısı Olan Hibe Sözleşmesi

• Ek I. Projenin Tanımı (Faaliyet Detayları)

• Ek II. Tahmini Bütçe-Bütçe Detayları

• Ek III. Mali ve Akdi Şartlar

• Ek IV. Yararlanıcı ile katılımcı arasında kullanılacak hibe sözleşmesi modeli

• Ek V. Diğer yararlanıcılar tarafından koordinatöre verilen yetki belgeleri

• Ek VI. Diğer Yararlanıcılar Listesi

PROJENİN UYGULANMASI

PROJE YÖNETİMİ II

Projenin Uygulanması

• Hareketlilik öncesi

• Hareketlilik faaliyeti

• Hareketlilik sonrası

Hareketlilik Öncesi

• Bilgilendirme ve seçim

• Hazırlık

• Katılımcı sözleşmeleri

• Konsorsiyumlarda hareketlilik

• Mobility Tool veri girişi

• Uygulamaya yönelik düzenlemeler

Hareketlilik Öncesi

Bilgilendirme ve Seçim

• Personel seçiminden gönderen kurum/kuruluş sorumludur.

• Seçim kararının tek kişiden ziyade (kurum dışından kişilerin de yer alabileceği) bir komite tarafından alınması tavsiye edilir.

• Seçim sürecinde yer alacak kişiler, çıkar çatışmasına fırsat vermeyecek şekilde belirlenmelidir.

• Seçim kriterleri tanımlanmalı ve kayıt altına alınmalıdır.

• Tanımlanmış seçim kriterleri proje konusu ile uyumlu olmalıdır.

• Seçim adil, şeffaf, tutarlı, belgeli ve seçim sürecinde yer alan tüm tarafların erişimine açık olmalıdır.

• Muhtemel katılımcılara rol ve sorumlulukları ile proje konusu hakkında bilgi verilmelidir.

Hareketlilik Öncesi

Hazırlık

• Faaliyete yönelik

• Kültürler arası

• Dil hazırlığı (gerekli ise)

• Risk önlemeye yönelik hazırlık

– Katılımcıların güvenliğini sağlamak için gerekli düzenlemeler yapılmalıdır.

– Yurtdışında hareketlilik faaliyetlerine katılan katılımcılar sigorta yaptırmalıdır. Sigorta şu durumları kapsamalıdır:

Seyahat sigortası

Kaza ve ciddi hastalık

Ölüm

Hareketlilik Öncesi

Katılımcı Sözleşmeleri

• İkili sözleşme (Yararlanıcı-katılımcı)

• Üçlü Anlaşma (Mobility Agreement) (Gönderen kurum-ev sahibi kurum- katılımcı)

Hareketlilik Öncesi

Mobility Tool veri girişi

• Katılımcıların seçildiği en erken tarihte, yararlanıcı kurum/kuruluşun katılımcıya ve katılımcının yürüteceği hareketlilik türüne ilişkin genel bilgileri (örneğin, katılımcının adı, gideceği yer, hareketlilik süresi vb.) Mobility Tool’a girmesi gerekmektedir. Mobility Tool, Erasmus+ hareketlilik faaliyetlerinin yönetimi konusunda yararlanıcıyı destekleyecektir.

• Yararlanıcı kurum/kuruluş ayrıca hareketlilik proje döngüsü boyunca katılımcı ya da faaliyetlerde meydana gelen herhangi bir değişikliği güncellemekle sorumludur.

• Yararlanıcılar Mobility Tool’da nihai rapor oluştururlar.

• Katılımcılar da Mobility Tool’u kullanarak hareketlilik faaliyet raporlarını doldururlar.

Hareketlilik Öncesi

Uygulamaya yönelik düzenlemeler

• Seyahat (Pasaport , vize, bilet, yurtdışı çıkış harcı, transfer)

• Konaklama

• Sigorta

–seyahat sigortası,

–üçüncü şahıs teminatı (gerekli güvence veya mesuliyet sigortası dâhil), –kaza ve ciddi hastalık (kalıcı veya geçici iş göremezlik dâhil),

–ölüm (yurt dışında yürütülen projelerde kişinin ülkesine geri gönderilmesi dâhil).

• Rehberlik ve destek

• Ortaklarla hazırlık toplantıları

Hareketlilik Faaliyeti

• Yurtdışı eğitim

–Katılımcılarla paylaşma –Proje teklifine uygunluk

–Ev sahibi ortakla mutabakat –Hafta içi mesai saatleri içinde –Ortakların rolleri

• Rehberlik ve Danışmanlık

• Sertifikalandırma (katılımcı adı, proje konusu, faaliyet tarihleri, imza ve kaşe)

• Kültürel ve sosyal faaliyetler (mesai saatleri dışında)

Hareketlilik Sonrası

• Katılımcı raporlarının doldurulması

• Etki Değerlendirmesi (katılımcı, ortak ve hedef kitle açısından)

• Proje sonuçlarının yaygınlaştırılması (kamuya açık olma, erişilebilirlik)

• Değerlendirme (hedefler-sonuçlar)

• Nihai rapor

Koordinatör Kurum

• Projenin Sözleşmeye uygun olarak uygulanıp uygulanmadığını izler.

• Yararlanıcılar ve Merkez arasındaki tüm iletişim için aracı rolü oynar ve özel olarak koordinatör:

– bilgisi dâhilinde, yararlanıcılardan herhangi birinin adının, adresinin veya yasal temsilcisinin değişmesi veya hukuki, mali, teknik, kurumsal veya mülkiyet durumunda değişiklik olması veya projenin uygulanmasını etkileyebilecek veya geciktirebilecek herhangi bir olay olması halinde Merkez’i derhal bilgilendirir;

– Sözleşmede aksi belirtilmediği müddetçe, Sözleşme kapsamında gerekli olabilecek tüm belge ve bilgilerin Merkez’e sunulmasının sorumluluğunu üstlenir;

diğer yararlanıcılardan bilgi alınması gerektiğinde, bu bilgilerin alınmasından ve Merkez’e iletilmeden önce doğrulanmasından koordinatör sorumludur;

• Sözleşme kapsamında gerekli olan mali teminatlar için uygun düzenlemeler yapar;

Koordinatör Kurum

• Sözleşme uyarınca ödeme taleplerini tesis eder;

• Tüm yararlanıcılar adına ödemeler için tek alıcı olarak atandığı durumlarda, gerekli tüm ödemelerin diğer yararlanıcılara gerekçesiz gecikme olmaksızın yapılmasını sağlar. Koordinatör, diğer yararlanıcılara yapılacak tüm ödemeleri banka havalesiyle yapar ve her yararlanıcıya gönderdiği miktarlarla ilgili gerekli belgeleri Hibe Sözleşmesinin Madde II.20'de atıfta bulunulan kontrol ve denetimler için saklar.

• Nihai ödeme öncesinde kontrol ve denetimler başlatılması ve Madde II.20 ve II.21 kapsamında değerlendirme yapılması hallerinde gerekli tüm belgelerin temin edilmesinin sorumluluğunu üstlenir.

• Koordinatör, görevlerinin herhangi bir bölümünü diğer yararlanıcılara veya başka herhangi bir tarafa taşeron olarak yaptıramaz.

Konsorsiyum Üyeleri

• Ulusal Konsorsiyumların amacı, hareketlilik faaliyetlerinin düzenlenmesini kolaylaştırmak ve her bir gönderen Yetişkin Eğitimi kurumunun tek başına neler sunabileceğine kıyasla faaliyetlerin kalitesi açısından daha fazla katma değer sağlamaktır.

• Konsorsiyum üyesi olan kurumların hareketliliğin düzenlenmesine ilişkin hizmetleri birleştirmesi ya da paylaşması ve temas kişileri ile karşılıklı işbirliği ve paylaşımlar aracılığıyla bu hizmetleri uluslararasılaştırmaları beklenmektedir.

Konsorsiyum Üyeleri

• Ortak faaliyetler tipik olarak hareketliliğin idari, akdi ve mali yönetimini, katılımcıların ortak seçimini ve/veya hazırlanmasını ve onlara rehberlik yapılmasını ve aynı zamanda, ilgili durumlarda, ev sahibi kurum bulmak ve kurumlar ile katılımcıları eşleştirmek için bir merkezi noktayı içermektedir.

• Konsorsiyum koordinatörü, diğer kuruluşlar ile birlikte ev sahibi kurumlar ile olan temasları geliştirme ve personel için de eğitim yerleri bulma, bu faaliyetleri teşvik etme ve bilgi sağlama vb. konularda aktif rol oynamalıdır.

Konsorsiyum Üyeleri

• Her bir gönderen Yetişkin Eğitimi kurumu hareketlilik dönemlerinin kalitesinden, içeriğinden ve tanınmasından sorumludur.

• Konsorsiyumun her bir üyesi, rol ve sorumlulukları ve idari ve mali düzenlemeleri belirlemek amacıyla konsorsiyum koordinatörüyle bir sözleşme imzalamalıdır (MANDATE) Bu sözleşmede işbirliği usulleri, hazırlık, kalite güvencesi ve hareketlilik dönemlerinin takibi için mekanizmalar gibi konular yer almalıdır.

BÜTÇE

ÜST BAŞLIK

- Kurumsal destek - Seyahat desteği - Bireysel destek - Kurs ücreti

- Özel ihtiyaç desteği - İstisnai masraflar

Hibe Kalemleri

Se yaha t

Refakatçiler dahil olmak üzere, katılımcıların yerleşik oldukları yerden yurtdışı faaliyet yerine gitmek ve dönmek için kullanılacak birim maliyet üzerinden hesaplanan tutarlar:

Seyahat mesafesi için Avrupa Komisyonu – Hesaplama Aracı

Mesafe (km) Kişi Başı Ödeme Miktarı (Avro)

100-499 180

500-1999 275

2000-2999 360

3000-3999 530

4000-7999 820

8000 ve üstü 1100

Seyahat – Birim maliyet

• Başlangıç olayı: Katılımcının belirtilen seyahati fiili olarak yapması.

• Destekleyici belge: Katılımcının yurtdışındaki faaliyete katıldığına dair, ev sahibi kuruluş tarafından imzalanmış, katılımcının adını, yurtdışındaki faaliyetin amacını ve başlama ve bitiş tarihini gösteren katılım belgesi.

• Biniş kartlarının muhafaza edilmesi gerekmektedir.

• Gönderen Kuruluşun bulunduğundan farklı bir yerden veya ev sahibi kuruluşun bulunduğundan farklı bir yere seyahat edilmesi halinde, gerçek seyahat programı seyahat biletleriyle veya kalkış ve varış yerlerini gösteren başka faturalarla desteklenir.

Seyahat – Birim maliyet

• Yararlanıcı, seyahat için hibe desteği verilen her hareketlilik faaliyetinin başlangıç noktasını ve faaliyetin gerçekleşeceği yeri Mobility Tool’u kullanarak rapor eder.

• Seyahat gerçekleştirilmediyse ya da Erasmus + Programı haricindeki kaynaklar tarafından karşılandıysa yararlanıcı, Mobility Tool’u kullanarak bu durumu söz konusu her bir hareketlilik için rapor eder.

Bir ey sel Des tek

Bireysel harcırah miktarı (Katılımcı başına, kalış süresine ve gidilen ülkeye bağlı olarak)

Gün Sayısı Miktar Ev Sahibi Ülke Günlük Harcırah Miktarı

14. güne kadar

Günlük belirtilen

harcırah miktarı

Danimarka, İrlanda, Hollanda,

İsveç, İngiltere 112 (*78)

Belçika, Bulgaristan, Çek Cumhuriyeti, Yunanistan, Fransa,

İtalya, Güney Kıbrıs Rum Yönetimi, Lüksemburg, Macaristan, Avusturya, Polonya,

Romanya, Finlandiya, İzlanda, Lihtenştayn, Norveç, Türkiye

98 (*69)

*15-60 gün arası

Günlük belirtilen

harcırah miktarının

%70’i

Almanya, İspanya, Letonya, Malta, Portekiz Slovakya,

Makedonya 84 (*59)

Estonya, Hırvatistan, Litvanya,

Slovenya 70 (*49)

Bireysel Destek (Birim Maliyet)

• Hibe miktarının hesaplaması: Katılımcı başına gün/ay sayısı ile ilgili ev sahibi ülke için gün/ay başına geçerli birim maliyet tutarı ile çarpılarak hesaplanır.

• Başlangıç olayı: Katılımcının fiili olarak yurtdışındaki faaliyete katılmış olması.

• Destekleyici belge: Katılım belgesi

• Yararlanıcı, bireysel destek için hibe desteği sağlanan her bir yurtdışı hareketlilik faaliyetinin başlangıç ve bitiş tarihlerini Mobility Tool’u kullanarak belgeleyecektir.

Bireysel Destek (Birim Maliyet)

• Mobility Tool, bireysel destek için ayrılacak hibe miktarını geçerli birim maliyet oranlarına göre hesaplayacaktır.

• Hareketlilik faaliyetlerine iştirak eden katılımcılar, katıldıkları faaliyete ilişkin olarak, verisel bilgiler, yurtdışında geçirdikleri faaliyet dönemi, hazırlık süreci ve sonrasındaki takip süreci ile ilgili görüşlerini içeren geri bildirimlerini çevrimiçi bir anket aracılığıyla rapor eder.

• Bireysel destek hibeleri katılımcıların hesabına banka yolu ile aktarılmalı ve banka dekontları muhafaza edilmelidir.

K urumsal Des tek

Hareketlilik faaliyetlerinin uygulanmasıyla doğrudan bağlantılı olan her türlü harcama için;

• Avrupa Gelişim Planının hazırlanması ve takibi

• Personele bilgi ve yardım sağlanması

• Hareketlilik faaliyetleri için personel seçimi

• Ortak kurumlarla organizasyon düzenlemeleri

• Hareketlilik anlaşmalarının hazırlanması

• Hareketliliğe katılacak personel için hazırlık (dilsel, kültürel, pedagojik vb.)

Katılımcı Sayısı Katılımcı Başına Destek (Avro)

100 kişiye kadar

350

100 kişi ve üzeri 200

Kurumsal Destek (Birim Maliyet)

• Hibe miktarının hesaplaması: hibe miktarı toplam katılımcı sayısı ile ilgili birim maliyet tutarı ile çarpılarak hesaplanır. 100. kişiye kadar katılımcı başına 350 Avro; 100. katılımcıdan sonra 200 Avro. Hesaplamaya refakatçiler dahil edilmez.

• Başlangıç olayı: Katılımcının fiili olarak yurtdışındaki faaliyete katılmış olması.

• Destekleyici belge: Katılım belgesi.

• Hibe miktarı, yararlanıcı tarafından Mobility Tool+’da raporlanan hareketlilik faaliyetlerinin toplamına bağlı olarak otomatik olarak hesaplanır.

• Her türlü harcama belgesinin muhafaza edilmesi gerekmektedir.

Kurs Ücreti

Özel İhtiyaç Desteği

Engelli katılımcılar ile doğrudan ilişkili ek harcamalar

Belge karşılığı harcama

Uygun harcamaların %100’üne kadar ek katkı

Başvuru formunda gerekçelendirilme şartı

İstisnai Masraflar

Banka teminatı ile ilgili masraflar

Belge karşılığı harcama

Uygun harcamaların %100’üne kadar ek katkı

Başvuru formunda gerekçelendirilme şartı

Kurs Ücretleri (Birim Maliyet)

• Hibe miktarının hesaplaması: Hibe miktarı, kurs başına toplam gün sayısının katılımcı başına günlük 70 Avro ile çarpılarak hesaplanır (azami 700 Avro).

• Başlangıç olayı: Katılımcının yurtdışında kurs ücreti ödemesini gerektiren yapılandırılmış bir kursa katılmış olması.

• Destekleyici belge: Kursa kayıt olduğuna dair belge ve kurs ücretinin ödendiğine dair fatura suretinde belge veya düzenleyici tarafından hazırlanıp imzalanmış katılımcının adını, kursun adını ve kursun başlangıç bitiş tarihlerini gösteren belge.

Özel İhtiyaç Desteği (Gerçekleşen Maliyet)

• Hibe miktarının hesaplaması: Hibe, gerçekleşen uygun harcamaların

%100'ünün ödenmesi şeklindedir.

• Uygun harcamalar: Engelli kişilerin projeye katılımına olanak sağlamak için zaruri olan ve birim maliyet olarak desteklenen masraflara ilave olan masraflar.

• Destekleyici belge: Yapılan harcamaları belgeleyen, düzenleyen kuruluşun adını ve adresini, tutarı ve para birimini ve tarihini gösteren faturalar.

• Yararlanıcı, özel ihtiyaçları olan katılımcılar için özel ihtiyaç hibe desteği sağlanıp sağlanmadığını Mobility Tool’u kullanarak rapor eder.

İstisnai Masraflar

(Gerçekleşen Maliyet)

• Hibe miktarının hesaplaması: Hibe, (mali teminat için) gerçekleşen uygun harcamaların %75’nin geri ödenmesi şeklindedir.

• Uygun harcamalar: Merkezin Sözleşmenin İlk Ödeme Maddesi’nde belirtildiği üzere, teminat istediği hallerde yararlanıcı tarafından yatırılan ön ödeme ile ilgili masraflar.

• Destekleyici belge: Mali teminat ile ilgili masraflara delil teşkil eden yararlanıcıya teminatı veren kuruluş tarafından hazırlanan, mali teminatı veren kuruluşun adını ve adresini, teminat masraflarının miktarını ve para birimini gösteren ve teminatı veren kuruluşun yasal temsilcisinin imzasını ve imza tarihini taşıyan belgeler.

• Yararlanıcı, istisnai masraflarını Mobility Tool’u kullanarak rapor eder.

Bütçe Aktarımları

• Kurumsal destek için tahsis edilen fonların %100'üne kadarı seyahat ve bireysel desteğe aktarılabilir.

• Özel ihtiyaç desteği için ilk başta hiç fon tahsis edilmemiş olsa bile, herhangi bir bütçe kategorisinden tahsis edilen fonlar özel ihtiyaç desteğine aktarılabilir.

• Kurumsal desteğe fon aktarımı yapılamaz.

Bütçe Kullanımına İlişkin Genel Kurallar

• Birim maliyet kalemlerinin kullanımı ve belge karşılığı harcamalar proje süresi içinde gerçekleşmiş olmalıdır.

• Birim maliyetler ve harcamalar projenin uygulanması için gerekli veya proje tarafından üretilmiş olmalıdır.

• Birim sayıları tanımlanabilir ve doğrulanabilir, kayıt ve belgelerle desteklenmiş olmalıdır.

• Projenin uygulanmasının mal, iş veya hizmet satın alınmasını gerektirdiği hallerde, yararlanıcılar ihaleyi ödenen para karşılığında en iyi değeri sunan teklife veya, uygunsa, en düşük fiyatlı teklife verir. Bunu yaparken, tüm çıkar çatışmalarından kaçınır.

NİHAİ RAPOR

ÜST BAŞLIK

Nihai Rapor

• Nihai Rapora ilişkin belgeler kurumu temsilen yetkili kişi tarafından imzalanır.

• Nihai Rapor, koordinatör tarafından Mobility Tool+’da hazırlanır ve proje bitiş tarihinden itibaren 60 gün içerisinde sunulmalıdır.

• Nihai rapor, yararlanıcının hibe bakiyesinin ödenmesi talebi olarak kabul edilir.

Nihai Rapor

• Yararlanıcı/koordinatör nihai ödeme talebinde sunulan bilgilerin eksiksiz, güvenilir ve doğru olduğunu belgelendirir.

• Koordinatör, nihai rapor ile birlikte birim ve gerçekleşen maliyete ilişkin belgeleri sunar.

• Nihai raporda harcama kalemleri Avro (€) cinsinden beyan edilir. Bu nedenle, herhangi bir harcama Avro’ya çevrilirken hangi yöntemin kullanılacağı Hibe sözleşmesinde yer almaktadır.

Nihai Rapor

• Ulusal Ajans, yararlanıcıdan nihai rapora ek olarak yapılan faaliyetlere ilişkin belgelerin asıllarının ibrazını isteyebilir.

• Belgelerin asıllarının talep edildiği durumlarda yasal bir zorunluluk nedeniyle asılları sunulamıyorsa, bunu gerekçeli bir şekilde açıklamak suretiyle aslı gibidir onaylı kopyaları da sunulabilir.

• Proje sahibi kurum, projeye ilişkin tüm belgelerinin asıllarını, sözleşmeyle ilgili orijinal belgelerin onaylı kopyalarını, bakiyenin ödendiği tarihten itibaren 5 yıl süreyle Merkez Başkanlığının ve Avrupa Komisyonunun denetimine hazır vaziyette tutar ve muhafaza eder.

Nihai Rapor Hibe Kesintisi

Zayıf, kısmen ya da geç uygulama durumunda hibe kesintisi

• Merkez, projenin zayıf, kısmen ya da geç uygulanıp uygulanmadığına aşağıdakilere dayalı olarak karar verecektir:

• Koordinatör tarafından sunulan nihai rapor;

• Hareketlilik faaliyetlerine katılan bireylerin hazırladığı raporlar.

• Merkez, herhangi başka bir ilgili kaynaktan alınan ve Projenin sözleşme hükümlerine uygun olarak uygulanmadığını kanıtlayan bilgileri de göz önünde bulundurabilir. Diğer bilgi kaynakları Merkez'in gerçekleştirdiği izleme ziyaretlerini, ayrıntılı kontrolleri ya da yerinde denetimleri içerebilir.

Nihai Rapor Hibe Kesintisi

Zayıf, kısmen ya da geç uygulama durumunda hibe kesintisi

• Nihai rapor kalite kriterlerine göre değerlendirilecek ve 100 tam puan üzerinden puanlandırılacaktır.

• Nihai raporun aldığı puan 50'nin altındaysa Merkez, raporlanan tüm

faaliyetler uygun ve fiilen yerine getirilmiş olsa bile yetersiz, kısmi ya da geç uygulama sebebiyle kurumsal destek için verilen nihai hibe miktarında

kesinti uygulayabilecektir.

Nihai Rapor Hibe Kesintisi

Zayıf, kısmen ya da geç uygulama durumunda hibe kesintisi

• Kurumsal destek için verilecek nihai hibe miktarına, yetersiz, kısmi ya da geç uygulama durumunda aşağıdaki oranlarda kesinti uygulanabilir:

– Nihai raporun puanı en az 40 ve 50’den az ise %25;

– Nihai raporun puanı en az 25 ve 40’dan az ise %50;

– Nihai raporun puanı 25’den az ise %75.

Nihai Rapor Hibe Kesintisi

Zayıf, kısmen ya da geç uygulama durumunda hibe kesintisi

Nihai rapor, hareketlilik katılımcılarının raporlarıyla birlikte ve aşağıdaki hususlara odaklanan bir dizi ortak kalite kriteri kullanılarak değerlendirilir:

– Eylemin, onaylanan hibe sözleşmesinin içeriğine uygun olarak gerçekleştirilme derecesi,

– Öğrenme çıktılarının kalitesi ve katılımcılar üzerindeki etkisi, – Katılımcı kuruluşlar üzerindeki etki,

– Hareketliliği destekleyen pratik düzenlemelerin hazırlık, izleme ve hareketlilik faaliyeti süresince katılımcılara verilen destek bağlamındaki kalitesi,

– Katılımcıların öğrenme çıktılarının tanınması/onaylanması için yapılan düzenlemelerin kalitesi,

– Hareketlilik katılımcılarına verilecek hibe miktarlarının, Sözleşme’nin IV. Eki'nde verilen şablona uygun olarak yararlanıcı ve katılımcı arasında yapılan sözleşmede belirlenen sözleşme hükümlerine uygun olarak transfer edilme derecesi

Kontrol ve Denetimler

Ulusal Ajans ve AB Komisyonu tarafından uygulanan kontrol ve denetimler:

–Nihai rapor kontrolü –Ayrıntılı kontrol

–Yerinde kontrol

*Ulusal konsorsiyumun tüm üyeleri için geçerlidir.

İletişim

yetiskinegitimi@ua.gov.tr