UYGULAMALARI STANDART DOSYA PLANI

(1)

STANDART DOSYA PLANI

UYGULAMALARI

(UZAKTAN EĞİTİCİ EĞİTİMİ)

(2)

(3)

EĞİTİMİN AMACI

• Bakanlığımızın 24.12.2020 tarih ve 39434888-612.01.02-601 sayılı Makam Oluru ile düzenlenen 2021-2022 Kamu Kontrol İç Standartları Eylem Planı gereği;

• İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planında, E.15.6.1 eylemi 2022/1.

çeyrek dönemde eğitim yapılması planlanmıştır.

• Amaç: Yüz yüze ve uzaktan eğitimle Standart Dosya Planı kodlarının

yazışmalarda etkin ve doğru bir şekilde kullanılmasını sağlamaktır.

(4)

Mevzuatlar:

✓ 11 Sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi

• 11 Yayımlandığı Resmî Gazetenin Tarihi - Sayısı : 16/7/2018 - 30480

✓ Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

• R.G. 18 Ekim 2019 Tarihli ve 30922 Sayı

✓ Resmi Yazışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik

• R.G. 10 Haziran 2020 Tarih ve 31151 Sayı

✓ Arşivlerde Gerçekleştirilecek Dijitalleştirme Faaliyetlerine Yönelik Usul ve Esaslar

• 2020 Devlet Arşivleri Başkanlığı

✓ EBYS konulu Genelge

• 2008/16 (TS13298)

(5)

(6)

RESMİ YAZIŞMA USUL VE ESASLARININ ÖNEMİ

• Yazışma yapan tüm birim personeli, resmi yazışma usul ve esasları hakkında eğitim almalıdır.

• Belgeyi oluşturan birim personelinin, resmi yazışma usul ve esaslarına göre belgeyi oluşturması;

belgelerin üretiminden imhasına kadarki süreçte oluşabilecek tüm aksaklıkların önüne geçecektir.

• Resmi Yazışma Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

(7)

DOSYA PLANI VE DOSYA KODU NEDİR?

• Dosya, aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur.

• Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.

• Dosya Kodu :Yazının konusunu, hangi dosyayı ilgilendirdiğini ve

nerede dosyalanacağını ifade eder.

(8)

Standart Dosya Planının Amaçları

Geriye dönük belge aramalarında

konunun esas olması

Kurumlarda dosyalama

usulünde standartlaşma

Aranılan bilgi ve belgeye kolay ve süratli Arşivlerde ‘’tasnif,

ayıklama, imha, saklama’’ gibi süreçlerin hızlı ve

Kurumsal

haberleşme ve

otomasyonlara

altyapı sağlama

(9)

SDP’NİN SAĞLAYACAĞI FAYDALAR

SDP bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu

ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı

bir şekilde ulaşılabilecektir. Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli,

süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin

kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlayacaktır.

(10)

1- Birimlerde, kurum içinde ve diğer kamu kurumları ile birliktelik sağlanır.

2- Belgeler ilk oluşumu aşamasında tanımlanır ve sınıflandırılır.

3- Doküman ve belge yönetimi kolaylaşır.

4- Belgelerin saklama süreleri tespit edilir.

5- Arşiv ve imha işlemleri kolaylaşır.

Kısaca SDP’nin Faydaları:

(11)

STANDART DOSYA PLANININ YAPISININ HAZIRLANMASI

Bu dosya planı, 2002 yılında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan “Standart Dosya Planı” projesinin sonucu olup, planda;

Ortak konulara ilişkin (000-099, 600-999) başlıkların hazırlanması ve revize edilmesi Devlet Arşivleri Başkanlığı,

Kurumsal konulara ilişkin Ana Hizmet Faaliyetleri (100-599) ise

kurumların kurum arşivi tarafından yürütülecektir.

(12)

STANDART DOSYA PLANI İÇERİĞİ

000-099 GENEL KONULAR

100-599 ANA HİZMET FAALİYETLERİ

DANIŞMA VE DENETİM FAALİYETLERİ 600-619 ARAŞTIRMA PLANLAMA İŞLERİ

620-639 BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER 640-659 HUKUK İŞLERİ

660-679 TEFTİŞ / DENETİM İŞLERİ

YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER 700-719 BİLGİ SİSTEMLERİ

720-749 DIŞ İLİŞKİLER VE AVRUPA BİRLİĞİ 750-769 EMLAK VE YAPIM İŞLERİ

770-789 EĞİTİM İŞLERİ

800-819 İDARİ VE SOSYAL İŞLER 820-839 TANITIM VE YAYIN İŞLERİ 840-869 MALİ İŞLER

870-889 ÖZEL KALEM VE PROTOKOL İŞLERİ 900-929 PERSONEL İŞLERİ

930-949 SATINALMA VE SATIŞ İŞLERİ

(13)

MEVZUAT

BELGE/ DOSYA

FİZİKSEL DOSYALAMA SANAL

ELEKTRONİK DOSYALAMA E-

ERİŞİM / KULLANIM

E- SAKLAMA

SAKLAMA SÜRESİ VE TASFİYE KODU E-

TASFİYE

STANDART DOSYA PLANI UYGULAMASI

KAMU HİZMET VE FAALİYETLERİNE İLİŞKİN KAYITLARIN YAŞAM DÖNGÜSÜ

(14)

000-099 ve 600-

999

Kurumların her biriminde olan

ve her birim tarafından kullanılabilen

dosya kodlarıdır.

(15)

AÇIKLAMALAR

Açıklama: (1) Saklama Kodlarının Açılımı

A : Devlet Arşivlerine Gönderilir A1 : Örnek Yıllar Gönderilir

A2 : Örnek Seçilenler Gönderilir

A3 : Özellikli Olanlar DAGM'ne Gönderilir B : Kurumunda Saklanır

C : Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir D : Devlet Arşivlerine Gönderilmez

Açıklama: (2) Planda geçen saklama süreleri, dosyanın kapandığı tarihten itibaren saklanması öngörülen süreyi (yıl) ifade eder.

Açıklama: (3) 100-599 sayısal aralığında tanımlanmamış faaliyetler için "ortak alanlar"daki dosya kodları dikkate alınacaktır.

Açıklama: (4) Dosya Planının 2. ve 3. alt bölünmelerinde ihtiyaç halinde "99 Diğer"

adıyla dosya açılabilecektir.

SDP KODLARININ AÇIKLAMALARI

(16)

SDP ile arşiv malzemesinin tespit ve değerlendirme çalışmaları yapılırken saklama sürelerinin idari, mali, hukuki ve tarihsel açıdan değerlendirilmesi gerekmektedir.

Dosya Planı ve Saklama Süresi

(17)

Belgenin hazırlanma süreci E Elektronik Ortam,

Z Zorunlu Hal

O Olağanüstü Durum

(18)

HABERLEŞME VE YAZIŞMA KODU

Sayı: E ^- 57955685-805.02.02-2365-03.01.2021

Konu: Arşiv Yönetimi ve Ayıklama ve İmha İşlemleri

Birimin Yazışma/

Haberleşme Kodu (DETSİS Kodu)

Arşiv Yönetimi Ayıklama ve İmha İşlemleri

Evrak Numarası (sayı) ve Tarih

(19)

Standart Dosya Planı Kuralları

Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu dosyaların birbirinden ayrılması ve farklı konulardaki belgelerin bir arada tutulmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir

Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir.

Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın

yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “ ; ” (noktalı virgül)

işareti ile birbirinden ayrılacaktır.

(20)

Kullanılması Zorunlu Görülen Özel Kodlar Yazıya Nasıl Yansıtılacaktır?

• Sayı bölümünde dosya numarasının, haberleşme kodunun hemen ardından (-) işareti ile kullanılması gerektiği ifade edilmiştir.

• Seri numarası taşıyan veya dosyalanmasında özel numaraları önem taşıyan yazışmalarda, dosya numarasının hemen ardından “köşeli parantez” içerisinde özel numaralar dosya numarasına ilave edilebilmektedir.

Sayı: _E-57955685 -903.07.02-[MM19280]-16543

İdari Birim Kimlik Kodu Dosya No Özel kod Evrak Kayıt No

Görevlendirme Yurtiçi Görevlendirme

(21)

Özel Durumlar İçin ‘‘ Köşeli Parantezin [ ]’’ Anlamı

-622.01/69: Talep ve Şikayetler (Bayburt) -724.01.03/DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya)

-641.04[2004/13]: 2004/13 no ’lu idari dava dosyası

-903.07.02[C-46]: C-46 Sicil Numaralı Selvet Saraç’ın Yurt içi Görevlendirmesi

-903.05 [MM19280]: Yıllık izin

(22)

Örnek: Farklı birimlerin aynı konudaki yazışmaları (Beş ayrı birim aynı konuda yazışma yapmıştır.)

010.06 B Birimi

C Birimi

D E

A

Birimi

(23)

Örnek: A Biriminin farklı konulardaki yazışmaları (A birimi 5 ayrı konuda yazışma yapmıştır.

Bunlardan birisi kurumsal alan diğerleri ortak alandır)

A Birimi

622.01

774.01.01

045.01 110.07.03

903.07.01

(24)

YÖNETİM HİZMETLERİ

GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

57955685

KURUM VE BİRİM ARŞİV BİRİMİ

805.02.02

BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV

İŞLEMLERİ Uygunluk Görüşü

10-C

2020

(25)

87951862 57955685 77950563 57955685 87155689

SİNOP

VALİLİĞİ İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

ANKARA

VALİLİĞİ İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

ANKARA VALİLİĞİ İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

010 040.05

^231.01.08

805.02.02 841.01.02

YATAKLI TEDAVİ KURUMLARI BİRİMİ

KURUM VE BİRİM ARŞİV BİRİMİ

KADIN SAĞLIĞI VE AİLE PLANLAMASI BİRİMİ

KURUM VE BİRİM ARŞİV

BİRİMİ Bütçe Birimi

15-A 10 -D 20-C 10-C 15-D

MEVZUAT

İŞLERİ

YÖNETMELİK YÖNERGELER GENELGELER

FAALİYET RAPORLARI

(Yıllık Arşiv Hizmetleri

Faaliyet Raporları)

KADIN SAĞLIĞI VE AİLE PLANLAMASI

(Kurtarılan Anneler ve Anne

Ölümleri)

Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri (Ayıklama ve İmha İşlemleri)

Bütçe Hazırlık Uygulamaları

(Ek Bütçe)

2019 2019-1 2019 2019-6 2019

(26)

T.C.

SAĞLIK BAKANLIĞI ANKARA İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ 565454456 İdari Hizmetler

Birimi 010 Mevzuat İşleri Saklama Süresi

2018

İDARİ HİZMETLER BİRİMİ

T.C.

Birimi 020 Olurlar/Onaylar

Saklama Süresi 2018

T.C.

Birimi 774 Eğitimler, Kurslar

T.C.

Birimi 902 Personel Alımı Saklama Süresi

2018

T.C.

Birimi 040 Faaliyet Raporları

T.C.

Birimi 132 Karantina Saklama Süresi

2019

T.C.

Birimi 401 Hasta Hakları Saklama Süresi

2019

T.C.

Birimi 605 Araştırma İşleri Saklama Süresi

2019

T.C.

Birimi 934 Satınalma İşleri Saklama Süresi

2019

T.C.

Birimi 410 Lojistik Hizmetleri

T.C.

Birimi 611 Çevre İşleri Saklama Süresi

2020

T.C.

Birimi 134.06 Hast. Kontrol Prog.

T.C.

Birimi 805.02.02 Ayıklama ve İmha

T.C.

Birimi 946 Ticari Belgeler Saklama Süresi

2020

(27)

Tanımlar

Dosya Aynı konuyu ihtiva eden yazılar gurubu

T.C.

CUMHURBAŞKANLIĞI Devlet Arşivleri Başkanlığı

Sayı: 12332345-903.02 .01 02.11.2018

Konu: Personel Ataması

Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığı

--- --- --- --- --- ---

T.C.

CUMHURBAŞKANLIĞI DEVLET ARŞİVLERİ

BAŞKANLIĞI

565454 Personel

Birimi 903.02.01

ATAMALAR (MM)

B-A 2018

(28)

Örnek Standart Dosya Planı Kullanımı

T.C.

SAĞLIK BAKANLIĞI Sinop Devlet Hastanesi

Sayı: 12332345- 201.01 ^02.11.2018 Konu: Karaciğer Nakli

Ankara Üniversitesi Tıp Fakültesi Dekanlığına

--- --- --- --- --- ---

100 TOPLUM SAĞLIĞINA YÖNELİK ÇEVRE SAĞLIĞI (Genel) 130 BULAŞICI VE SALGIN HASTALIKLAR (Genel)

150 BULAŞICI OLMAYAN HASTALIKLAR VE KRONİK DURUMLAR (Genel) 180 AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI (Genel)

200 ORGAN, DOKU VE KÖK HÜCRE NAKLİ (Genel)

201 Organ Nakli B A

01 Karaciğer Nakli 02 Böbrek Nakli

03 Kalp Nakli

04 Akciğer Nakli 05 Pankreas Nakli 06 İnce Barsak Nakli 07 Organ Ticareti

99 Diğer

202 Doku Nakli B A

203 Kök Hücre Nakli B A

209 Organ, Doku ve Kök Hücre Nakli İle İgili Diğer İşler ^B ^A

(29)

Hatalı Uygulamalar

T.C.

Sayı: 123323- 234.01 ^02.11.2018 Konu: Bebek Sağlığı

--- --- --- --- --- --- --

T.C.

Sayı: 123323- 234.01.01 ^02.11.2018 Konu: Yenidoğan Bakımı

--- --- --- --- --- --- --

230 ANA - ÇOCUK SAĞLIĞI VE AİLE PLANLAMASI (Genel)

231 Kadın Sağlığı ve Aile Planlaması 30 A

232 Üreme Sağlığı 30 A

233 Evlilik ve Gebelik Öncesi Danışmanlık 30 A

234 Bebek, Çocuk ve Ergen Sağlığı 30 A

01 Bebek Sağlığı 01 Yenidoğan Bakımı 02 Neonatal Tarama 03 İşitme Taraması 99 Diğer

02 Çocuk Sağlığı 03 Ergen Sağlığı

99 Diğer

235 Beslenme 30 A

236 Bebek Ölümleri 30 A

237 Çocuk Enfeksiyonlerı 30 A

238 Bebek ve Çocuk İzlemeleri 30 A

239 Eğitim Materyali Geliştirme 30 A

240 Araştırma ve Uygulama Hizmetleri

Ana-Çocuk Sağlığı ve Aile Planlaması İle İlgili Diğer

(30)

Genel Konu Başlıklarının Kullanımı

T.C.

Sayı: 123323- 230 ^02.11.2018 Konu: Ana-Çocuk Sağlığı

--- --- --- --- --- --- --

230 ANA - ÇOCUK SAĞLIĞI VE AİLE PLANLAMASI (Genel)

231 Kadın Sağlığı ve Aile Planlaması 30 A

232 Üreme Sağlığı 30 A

233 Evlilik ve Gebelik Öncesi Danışmanlık 30 A

234 Bebek, Çocuk ve Ergen Sağlığı 30 A

01 Bebek Sağlığı 01 Yenidoğan Bakımı 02 Neonatal Tarama 03 İşitme Taraması 99 Diğer

02 Çocuk Sağlığı 03 Ergen Sağlığı

99 Diğer

235 Beslenme 30 A

236 Bebek Ölümleri 30 A

237 Çocuk Enfeksiyonlerı 30 A

238 Bebek ve Çocuk İzlemeleri 30 A

239 Eğitim Materyali Geliştirme 30 A

T.C.

Sayı: 123323- 234.01.01 ^2.11.2018 Konu: Yenidoğan Bakımı

--- --- --- --- --- --- --

(31)

• Birimde yazışma yapan personelin her türden yazışmanın sadece o birime ait olduğu düşünülen kodları kullanması hatalı bir uygulamadır.

Hatalı Uygulamalar

Hukuk Hizmetleri Müdürlüğü

640 Hukuk İşleri (Genel) 641 Dava Dosyaları 645 Tebligatlar

646 Vekaletnameler, Azilnameler 650 Bilirkişi ve Ekspertiz

651 Uzlaşma/Sulh İşlemleri 659 Hukukla İlgili Diğer İşler

(32)

(33)

(34)

010.07.02 (saklama süresi 2 yıl, saklama kodu C)

(saklama süresi 5 yıl, saklama kodu C)

(saklama süresi 30 yıl, saklama kodu A) (saklama süresi 50 yıl, saklama kodu D) Belgeyi üreten İçişleri Bakanlığı koronavirüs tedbirleri ile ilgili 153 kodunu kullanmış.

(35)

(36)

010.07.02 (saklama süresi 2 yıl, saklama kodu C)

(saklama süresi 30 yıl, saklama kodu C) (saklama süresi 20 yıl, saklama kodu C)

(saklama süresi 50 yıl, saklama kodu D) (saklama süresi 15 yıl, saklama kodu D) (saklama süresi 101 yıl, saklama kodu C) (saklama süresi 10 yıl, saklama kodu C) (saklama süresi 2 yıl, saklama kodu C)

Belgeyi üreten ilaçlama hizmeti ile ilgili 106.04 kodunu kullanacak.

(37)

DOSYA KODLARININ HATALI KULLANIMI ve KONTROLÜ

Dosya konu ve kodlarının kurumsal olarak yeterince anlaşılana

kadar çoğunlukla doğru, uygun veya özenli seçilmediği, tanımlı bir dosya adı bulunduğu halde ilk aşamada en genel kodların veya

"99 Diğer" kodlarının kullanıldığına ve hiçbir aşamada kontrol edilmediğine sıkça rastlanmaktadır.

İmza aşamasında amirlerce sonraki aşamada belge yöneticilerince

belirli aralıklarla birim dosya ve evrakı kontrol edilmelidir.

(38)

• Ünite amirleri ve birim sorumluları, Standart Dosya Planı (SDP) kodu ile ilgili hatalı işlemleri önlemeye yönelik kontrol işlemlerini yapacaklardır.

• 2005/7 sayılı Genelge

SDP Kontrolü

(39)

• Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her personel dosya planında yapmış olduğu yazışmalar için sık kullanılanları belirlemelidir.

• Bu zaman kaybını önleyecek, aynı konulu yazılara farklı dosya numarası verilmesini de engelleyecektir.

Standart Dosya Planı Öneri

010.03 Yönetmelik

040.05 Yıllık Faaliyet Raporu

045.01 Teknik ve Mesleki Görüşler 362.04 Tıbbi Amaçlı Bebek Gıdaları

324.02 Beslenme Analiz ve Değerlendirme 622.03 Bilgi ve Belge Talebi

SDP Sık Kullanılanlar

(40)

Dosyalama

200 ORGAN, DOKU VE KÖK HÜCRE NAKLİ (Genel)

201 Organ Nakli

01 Karaciğer Nakli B A

02 Böbrek Nakli B A

03 Kalp Nakli B A

04 Akciğer Nakli B A

05 Pankreas Nakli B A

06 İnce Barsak Nakli B A

07 Organ Ticareti B A

99 Diğer B A

202 Doku Nakli B A

203 Kök Hücre Nakli B A

(41)

Dosyalama

T.C.

SAĞLIK BAKANLIĞI Tokat Devlet Hastanesi

Sayı: 123323- 201.01 02.11.2018 Konu: Karaciğer Nakli

---

--- --- --- --- --- --- --

T.C.

SAĞLIK BAKANLIĞI Tokat Devlet

Hastanesi

2145654541 Organ Nakli Birimi

201

Organ Nakli

B-A 2017

T.C.

SAĞLIK BAKANLIĞI Tokat Devlet

Hastanesi

201.01

Karaciğer Nakli

B-A 2017

(42)

Dosyalama

T.C.

SAĞLIK BAKANLIĞI Ankara Şehir Hastanesi

Sayı: 123323- 201.01 Konu: Karaciğer Nakli

---

--- --- --- --- --- --- --

T.C.

SAĞLIK BAKANLIĞI Ankara Şehir

Hastanesi

201

Organ Nakli

B-A 2017

T.C.

Sayı: 123323- 201.03 Konu: Kalp Nakli

---

--- --- --- --- --- --- --

T.C.

Sayı: 123323- 201.05 02.11.2018 Konu: Pankreas Nakli

---

--- --- --- --- --- --- --

(43)