BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ VE YAZILIM DERSİ –EXCEL DERS NOTU
Excel, her türlü veriyi (özellikle sayısal verileri) tablolar ya da listeler halinde tutma ve bu verilerle ilgili
ihtiyaç duyacağınız tüm hesaplamaları ve analizleri yapma imkânı sunan bir uygulama programıdır. Excel ile, verilerle ilgili grafikler çizebilir, kolay ve hızlı bir şekilde raporlar, özetler hazırlayabilir, istenilen verilere ulaşabilir, sıralayabilir,
sorgulayabilirsiniz.
Excel programını kullanabilmeniz için bilgisayarınızda Microsoft Office programının kurulu olması gerekmektedir. Programımızı; Başlat>Programlar>Microsoft Office>Microsoft Excel simgesini tıklayarak çalıştırıyoruz. Karşımıza aşağıdaki ekran gelmektedir.
Excel Kullanırken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
• Excel programında bütün veriler hücreler içerisine yazılır. Hücrelere girilen verileri onaylamak için, veriler girildikten sonra Enter tuşuna veya yön tuşlarına ya da Tab tuşuna basılır. Girilen veriler onaylanmadan veri girilmiş olmaz. Veri onaylanmak istenmezse Esc tuşuna basılır.
• Hücreler üzerinde işlem yapmak için öncelikle hücrelerin seçilmesi gerekir. Bir hücreyi seçmek için hücre üzerine fare ile tıklamak yeterlidir. Birden fazla hücreyi seçmek için birinci hücre tıklanır, farenin sol tuşu basılı olarak seçilmek istenen hücreler üzerinde sürüklenir ve bırakılır. Seçili olan hücrelerin arka plan renkleri siyah renk ile boyanır.
• Veri girilmeden önce veri girilecek olan hücre aktif hale getirilmelidir. Bir hücre üzerine tıklandığında hücre aktif hale gelir. Aktif hücrenin kenarlıkları kalınlaşır.
• Hücrelerin içerisindeki verileri silmek için hücre ya da hücreler seçilir klavyedeki Del/Delete tuşuna basılır.
• Bir hücrenin içindeki verinin bir kısmı değiştirilmek istenirse; hücre içerisine çift tıklanır, veri üzerinde değişiklik yapılır veya hücre seçilir klavyede F2 tuşuna basılır, veri üzerinde değişiklikler yapılır ya da hücre seçilir, araç çubuğundaki formül çubuğundan veri değiştirilip Enter tuşuna basılır.
• Excel’e veri olarak; sayı, metin, tarih, parasal değerler, formüller girilebilir.
Sütun: Çalışma sayfasındaki dikey kısımlara sütun denir. Sütunlar harfler ile gösterilir (A, B, C…). Excel içerisinde her bir çalışma sayfasında 256 adet sütun bulunur.
Satır: Çalışma sayfasındaki yatay kısımlara satır denir. Satırlar sayılar ile gösterilir (1, 2, 3…). Excel içerisinde her bir çalışma sayfasında 65536 adet satır bulunur.
Hücre: Satır ve sütunların kesiştiği dikdörtgen kısımlara hücre denir. Veriler hücreler içerisine girilir. Excel içerisinde her bir çalışma sayfasında 256x65536 adet hücre bulunur. Her bir hücre içerisine 256 karakterlik bilgi girilebilir. Her bir hücrenin bir ismi vardır. Hesaplamalar bu isimler kullanılarak yapılır. Hücrelerin isimleri
kesişerek oluşturduğu hücrenin ismi A4, D sütunu ile 58. satırın kesişerek oluşturduğu hücrenin ismi D58 olur.
Bu isimler hesaplamalarda kullanılır. Örneğin A1 hücresi ile C20 hücresindeki sayılar toplanıp B10 hücresine yazılacaksa, B10 hücresine veri olarak =A1+C20 girilmelidir.
Çalışma Sayfası: Excel dosyalarına Çalışma Kitabı adı verilir. Excel çalıştırıldığında Kitap1 adında boş bir çalışma kitabı ile açılır. Çalışma kitaplarının içerisinde, hücrelerden oluşan çalışma alanlarının bulunduğu Sayfa1, Sayfa2, Sayfa3… adlarında çalışma sayfaları bulunur. Excel’de işlemler bu sayfalar üzerinde yapılır.
Sayfaların isimleri, isimler üzerine çift tıklanarak değiştirilebilir. Sayfa isminin olarak sayfanın içerisindeki veri ile ilgili olması kolaylık sağlayacaktır.
Excel Çalışma Ekranını Düzenlemek
Daha önce çalışılmış ve kullanan kişiye göre özelleştirilmiş bir Excel ekranı ile karşılaşılabilir. Bunun için öncelikle kurulum üzerine başlatılmış bir Excel ekranının oluştuğu öğeleri düzenleyelim.
Başlık Çubuğu: Ekranı kaplayacak biçimde yerleştirilmiş belgenin adı, çalışan programın adı, pencere yönetim araçları(Simge durumuna küçült, Ekranı kapla/Önceki boyut, Kapat) yer alır.
Menü Çubuğu: Excel’e ilişkin yerleşik menüler yer alır.
Standart Araç Çubuğu: Genel düğmelerle birlikte Excel’e özel sık kullanılan düğmeler bulunur.
Biçimlendirme Araç Çubuğu: Hücrelerin biçimlendirilmesine ilişkin sık kullanılan düğmeler bulunur.
Formül Çubuğu: Sayfa yatay boyutları, paragraf girintileri, sekmeler varsayılan ölçü birimi ile görüntülenir.
Nesnelere(Metin kutusu, sütun vb.) ilişkin düzenlemelerde cetvel ile yapılabilir.
Satır ve Sütun başlıkları: Sayfa dikey boyutları belirlenebilir.
Dikey ve Yatay Kaydırma Çubuğu : Çalışma sayfası üzerinde (Yatay ve dikey) kolay hareket etmeyi sağlayan çubuklar.
Durum Çubuğu : Belgede o an konumunuz ve yaptığınız işlemlerin görüntülendiği çubuk.
HÜCRELERDEKİ DEĞERLERİ BİÇİMLENDİRME:
Hücrelere yazılan tarih, para birimi, telefon gibi bilgileri istediğimiz biçimde görüntüleyebiliriz. Örneğin;
hücreye 02.07.1978 olarak girdiğimiz bir tarihin 2 Temmuz 1978 biçiminde görünmesini sağlayabiliriz.
Bunun için o hücreye fareyle sağ
tıklayıp Hücreleri Biçimlendir kısmına gireriz ve Sayı sekmesinden tarih biçimini ayarlarız.
(Resim-2)
Hücreleri Biçimlendir kısmı, Sayı sekmesinden para birimi ve telefon biçimini de ayarlayabiliriz. (Resim-1) deki “FOTO” yazısına dikkat ediniz. Bu yazının 45 derece eğimli yazıldığını görüyoruz.Bunun için
“FOTO” yazısının bulunduğu hücreye fareyle bir defa tıklayıp giriş sekmesindeki simgesine tıklanır ve
Yönlendirme
komutuna tıklanarak “Saat yönünde ters açı” seçilir. (Resim-2) de gösterilmektedir.Uyacak şekilde daralt ve Metni kaydır özellikleri:
(Resim-1) (Resim-3)
Bir hücreye yazdığımız yazı sığmaz ise bu yazının hücrenin dışına taşmasını önlemek için iki yöntem
1-Uyacak şekilde daralt: Bu yöntemle hücreye sığmayan yazı otomatik olarak küçültülür. Bu işlemi uygulamak için o hücreye fareyle sağ tıklayıp Hücreleri Biçimlendir kısmına girilir.
Hizalama sekmesinden Uyacak şekilde daralt işaretlenip tamam düğmesine tıklanır.
aldığımızda görünmezler, sadece bize kılavuzluk eder.Siyah çizgiler ise kenarlıktır ve bu kenarlık çizgilerini biz ekleriz. Kenarlık eklemek için önce tablo seçilir ve sonra seçili kısmın
üzerinde farenin sağ tuşuna tıklanıp Hücreleri Biçimlendir kısmına girilir. Buradan kenarlık
sekmesine girilir ve sırasıyla çizgi stili, renk seçilir ve çerçeve, iç düğmelerine tıklanır ve tamam simgesine tıklanır. Burada sırasının takip edilmesi önemlidir.
Resim-6 yı inceleyiniz.
(Resim-4)
2- Metni kaydır: Hücreye sığmayan yazının alt
satıra kaymasını sağlar. Bu işlemi yapmak için o DOLGU RENGİ:
(Resim-6) hücreye fareyle sağ tıklayıp Hücreleri Biçimlendir
kısmına girilir. Hizalama sekmesinden Metni kaydır işaretlenip tamam düğmesine tıklanır.
HÜCRELERİ BİRLEŞTİR: 2 veya daha fazla hücreyi birleştirmenizi ve tek hücre olarak görünmesini sağlar.
Not: Resim-4 te Uyacak şekilde daralt ve Metni kaydır özelliklerinin aynı bölümde olduğunu görüyoruz.
KENARLIK EKLEME:
(Resim-5)
Resim-5 te gri çizgiler ve siyah renkte çizgiler görülmektedir. Bu gri renkteki çizgiler excel programının kılavuz çizgileridir ve yazıcıdan çıktı
Hücrelerin zemin rengine dolgu rengi denir. Dolgu rengi excelde standart olarak beyazdır ama biz bunu değiştirebiliriz. Bunun için öncelikle dolgu
rengini değiştireceğimiz hücre veya hücreleri seçmeliyiz. Sonra giriş sekmesindeki boya kutusu simgesinden istediğimiz rengi seçeriz. Resim-7 yi inceleyiniz.
(Resim-7)
EXCEL’DE FORMÜL OLUŞTURMA:
Formüllerle işlemler yapmak excel’in önemli özelliklerindendir. Basit ve karmaşık birçok işlemi excel’de formüllerle kolayca yapabiliriz.
Her formül = işaretiyle başlar ve enter tuşuyla biter.
Formülü düzeltmek için F2 tuşu kullanılır.
Formülü silmek için DELETE tuşu kullanılır.
Formülden çıkmak için ESC tuşu kullanılır.
Formüller çoğaltma yapılabilir.
Toplama ve çarpma işleminin fonksiyonu vardır. Ancak bölme ve çıkarma işleminin fonksiyonu yoktur.
Formüller elle yazılabilir ya da Formüller sekmesinden seçilerek eklenebilir. Ya da FX butonundan seçilebilir.
İki nokta üst üste: hücre aralığının işleme dâhil eder. Örneğin B2:B8 ise B2’den B8’e kadar olan tüm hücreler işleme dâhil olur. Yani B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8
Noktalı Virgül; Sadece o hücreleri işleme dâhil eder. Aralığı almaz. Örneğin B2;B8 ise sadece B2 ve B8 işleme dâhil olur. Yani B2+B8
SIRA NO
FORMÜL ADI GÖREVİ AÇIKLAMASI
1 =BUGÜN() Sadece Tarihi Verir. Zamana
Göre Güncellenir.
2 =ŞİMDİ() Tarih Ve Saati Hücreye Ekler.
Tarihe Göre Güncellenir.
3 =TOPLA(B2:B8) Toplama İşlemi Yapar. B2'den
B8'e Kadar Olan Hücrelerde Toplama İşlemi Yapar.
4 =ÇARPIM(B2:B8) Çarpma İşlemi Yapar. B2'den
B8'e Kadar Olan Hücrelerde Çarpma İşlemi Yapar.
5 =BÖLÜM(B2;C2) Bölme İşlemidir. B2: Pay
C2:Paydayı Temsil Eder. Bölümü Verir. Kalanı Göstermez.
6 =KUVVET(B2;2) B2 üssü alınacak değer. “2”
ise kaçıncı kuvvetinin alınacağını gösterir. Burada B2 hücresinin karesi alınacaktır.
7 =ORTALAMA(B2:B8) Ortalama Hesaplar. B2'den B8'e
Kadar Olan Hücrelerin Ortalamasını Bulur.
8 =KAREKÖK(B2) B2’deki sayının karekökünü verir.
9 =YUVARLA(B2;0) Hücredeki Ondalıklı Sayının
virgülden sonrasında formüldeki basamak değeri kadar yuvarlama Yapar.
10 =MAK(B2:B8) En Büyük Rakamı Bulur. B2'den B8'e
Kadar Olan Hücrelerdeki En
11 =MİN(B2:B8) En Küçük Rakamı Bulur. B2'den B8'e Kadar Olan Hücrelerdeki En Küçük
Rakamı Bulur.
12 =EĞER(B2>50;"GEÇTİ";"KALDI") Bir Şarta Göre İki Yol Sunar Ve Bunlardan Birini Hücreye Uygulatır.
B2'deki Değer 50'den Büyük İse Geçti Yazar, Değilse Kaldı Yazar.
13 =EĞER(VE(A2>70;B2>70);"BAŞARILI";"BAŞARISIZ") Hem A2 hücresi hem de B2 hücresinin değeri 70’in üzerindeyse “başarılı” değilse
“başarısız” yazar.
14 =EĞER(YADA(A2>70;B2>70);"BAŞARILI";"BAŞARISIZ") A2 ya da B2 hücrelerindeki değerlerin herhangi biri 70’in üzerindeyse “başarılı” değilse
“başarısız” yazar.
EĞER FORMÜLÜ: Eğer formülünü bir örnek üzerinde açıklayalım.
Yukarıdaki resimde öğrencilerin not ortalamaları görülmektedir. Durum başlığının altına ise
öğrencilerin ortalamaları 44 ten büyükse GEÇTİ değilse KALDI yazması istenilmektedir. Bunun içi ise eğer formülü kullanılmalıdır. Eğer formülünde üç bölüm vardır; Koşul, Koşul doğruysa yapılacak işlem, Koşul yanlışsa yapılacak işlem. Şimdi adım adım bu formülü yapalım. Önce Formüller sekmesinden Mantıksal başlığına girip Eğer
formülünü seçelim. Sonra Mantıksal Sınama kısmına ortalama notu bulunan hücreye fareyle tıklayıp >44 yazalım. Eğer doğruysa değer kısmına
Eğer doğruysa değer kısmına GEÇTİ, Eğer yanlışsa değer kısmına ise KALDI
yazalım ve tamam tuşuna tıklayarak işlemi tamamlayalım.
SIRALA ve FİLTRE UYGULA:
Sırala, tablodaki bilgilerin istediğimiz kısma göre Küçükten Büyüğe yada Büyükten
Küçüğe sıralanmasını sağlar.
Yukarıdaki tablonun Adı kısmını Küçükten Büyüğe nasıl sıralayacağımızı anlatalım.Öncelikle Adı kısmının bulunduğu C sütununu seçelim. Sonra Giriş sekmesinden Sırala ve Filtre Uygula başlığından Küçükten Büyüğe Sırala’ya tıklayalım. Gelen pencerede Seçimi genişlet’i seçip tamam düğmesine tıklayalım.
Filtre, tabloda istediğimiz değerlere ait tabloyu görmemizi sağlar. Örneğin; yukarıdaki tabloda 6, 7 ve 8. Sınıftaki tüm öğrencilerin listesi var ama biz sadece 6/D sınıfındaki öğrencilerin listesini görmek istiyorsak Filtre uygulamalıyız. Bunun için;
öncelikle başlıkları seçip sonra Giriş sekmesinden Sırala ve Filtre Uygula başlığından
Filtre’ye tıklayalım.
1-
2- Daha sonra Sınıfı
başlığının yanındaki oka tıklayıp tümünü seç kısmındaki
işareti kaldırıp 6 yı işaretleriz ve tamam düğmesine
tıklarız. Şube kısmının yanındaki oka tıklayıp tümünü
seç kısmındaki işareti kaldırıp D yi işaretleriz ve tamam düğmesine tıklayarak işllemi
tamamlarız. Bu
yaptığımız işlemler sonucunda ekranda sadece 6/D sınıfının listesini görürüz.
