pwc ErikJansen Revisionskonsult EmilEkbom Revisionskonsult Mars

(1)

ErikJansen Revisionskonsult EmilEkbom Revisionskonsult Mars

²⁰¹⁸

pwc

www.pwc.se

(2)

Innehåll

1.

Inledning ...

²

1.1.

Bakgrund ...

2

1.2.

Syfte och Revisionsfråga ...

2

i.3. Revisionskriterier ...

2

i.4. Kontrollfrågor ... ...

2

i.5. Avgränsning ... 3

1.6.

Metod ... ... 3

2.

Iakttagelser och bedömningar ... 5

2.1.

Ledamöternas kunskap kring styrande dokument ... 5

2.2.

Kunskapen om medborgarnas behov ... 6

2.3. Kontakten mellan medborgare och förtroendevalda ... 7

2.4. Avlämnande av verksamhetsrapport ... 8

2.5.

Redovisning av uppdrag ...

¹⁰

2.6.

Ekonomiskt resultat ...

10

3. Sammanfattande bedömning ...

11

3.I. Revisionen bedömning ... 12

3.2. Rekommendationer ... 13

2018-03-13

1- /

/

Erik J ansen

Revisionskonsult

Projektlet are

(3)

Regionfullmäktiges beredningar - demokratiberedningen - granskning av ansvarsutövande 2017

1. Inledning

1.1. Bakgrund

Region Norrbottens beredningar utses av regionfullmäktige. Till antalet finns idag fem beredningar: Allmänna beredningen, Demokratiberedningen, Framtidsberedningen, Häl- soberedningen och Sjukvårdsberedningen.

Regionfullmäktiges fem beredningar har alla uppdraget att föra dialog med medborgarna och förmedla kunskap om medborgarnas behov till regionfullmäktige. Beredningarnas arbete ska syfta till att öka medborgarnas demokratiska inflytande och engagemang. De rapporter som beredningarna upprättar ska även ligga till grund för regionstyrelsens be- redning av regionens strategiska plan.

Demokratiberedningen ska årligen inom sitt område:

• Öka kunskapen om medborgarnas behov

• Verka för bättre kontakter mellan medborgare och förtroendevalda

• Lämna rapport om genomförd verksamhet.

Regionfullmäktige har beslutat att för verksamhetsåret

2017

tilldela Demokratibered- ningen följande uppdrag:

• Vilket behov har de norrbottningar som talar något av de nationella minoritets- språken samiska, finska eller meänkieli av information etc.

på sitt modersmål när det gäller kontakter med Region Norrbotten?

Om fullmäktigeberedningarna inte skulle genomföra sina uppdrag på ett tillfredsställande sätt kan det innebära problem för regionstyrelsen att använda fullmäktigeberedningarnas arbete i den fortsatta beredningen av den strategiska planen. Brister i beredningarnas arbete kan även innebära väsentlig skada för den politiska trovärdigheten.

1.2. Syfte och Revisions.fråga

Granskningen syftar till att bedöma om allmänna beredningen utfört sitt uppdrag på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt samt med tillräcklig intern kontroll.

1.3. Revisionskriterier

Kommunallag, regionfullmäktiges reglemente för fullmäktigeberedningarna samt bered- ningens uppdragsbeskrivning för år

2017.

1.4. Kontrollfrågor

• Har beredningens ledamöter en tillfredsställande självskattad kunskap om de sty-

rande dokument som reglerar beredningens verksamhet?

(4)

• Kan beredningen visa att denne, på ett tillfredsställande sätt, arbetat för att öka kunskapen om medborgarnas behov?

• Kan beredningen visa att denne, på ett tillfredsställande sätt, verkat för bättre kon- takt mellan medborgare och förtroendevalda?

• Har beredningen avlämnat en verksamhetsrapport om genomförd verksamhet och överlämnat denna till fullmäktige?

• Redovisar beredningens verksamhetsrapport årets uppdrag på ett tillfredsstäl- lande sätt?

• Har beredningen bedrivit sitt uppdrag i enlighet med tilldelad ekonomisk ram?

1.5. Avgränsning

Granskningen avser verksamhetsåret

2017.

I övrigt, se syfte och revisionsfråga.

1.6. Metod

Dialog med beredningen

Granskningen inleddes genom dialogmöte där PwC tillsammans med regionrevisionens ordförande träffar samtliga fullmäktigeberedningars ordförande.

Utifrån granskningens iakttagelser genomfördes även en avslutande dialog där PwC till- sammans med regionrevisionens ordförande träffade samtliga fullmäktigeberedningarnas ordförande för att diskuterat resultatet av årets arbete.

Dokument- och informationsstudier

I vår granskning har vi begärt in underlag från beredningen som revisionsbevis kring hur beredningen bedrivit sitt arbete under året. Vi har i ett initialt skede erhållit underlag som översiktligt beskriver beredningens arbete. Inom ramen för granskningens faktakontroll har vi tydliggjort att beredningen äger ansvar att leverera revisionsbevis som styrker hur beredningsarbetet bedrivits då någon verksamhetsrapport inte upprätts för verksamhets- året

^2017.

Det underlag vi erhållit i form av översiktliga svar vi erhållit gällande bered- ningens metod i arbetet har legat till grund för de bedömningar vi slutgiltigt gjort i rap- porten.

Enkät

I granskningen genomförs en webbenkät som skickas ut till samtliga ledamöter i bered- ningen. Enkäten utformas med två huvudområden: En del som syftar till att inhämta granskningsiakttagelser samt en del med kunskapshöjande ansats.

Enkäten berör härigenom frågeområden som reglerar beredningens verksamhet, samti-

digt som respektive frågeområde kompletteras med informationstext om lagstiftning, sty-

rande dokument och praxis kring hur beredningsverksamhet kan bedrivas ur en kommu-

nallagsrättslig synpunkt.

(5)

Webbenkäten bidrar således till en kunskapshöjande aktivitet som kan stärka ändamåls- enligheten i beredningens arbete, samt den interna kontrollen.

Sakgranskning

Innan granskningsrapporten fastställs har beredningens ledamöter och tjänstemän getts

tillfälle att sakgranska rapporten.

(6)

2.

2.1. 2. 1.1.

Iakttagelser och bedömningar

Ledamöternas kunskap kring styrande doku- ment

Iakttage lser

Kontrollfråga: Har beredningens ledamöter en tillfredsställande självskattad kunskap om de styrande dokument som reglerar beredningens verksamhet?

Inom ramen för granskningen har vi inhämtat iakttagelser inom området genom den en- kät som sändes ut till beredningens ledamöter. I sammanhanget skall nämnas att 50 pro- cent av beredningens ledamöter svarade på enkäten. Resultatet av enkäten med ledamö- ternas bedömningar över den interna kunskapen kring styrande dokument framgår ne- dan.

Grundläggande förutsättningar

1.

Påstående: Jag känner till de lagar och regler som är av betydelse för beredningens verk- samhet samt i mitt unndrag som beredningsledamot

2.

Påstående: Jag har tillräcklig kunskap om beredningens uppdrag utifrån styrande doku- ment i form av reglemente och uppdragsbeskrivning för året för att kunna fullgöra mitt upp- drag som beredningsledamot

3. Påstående: Jag har tillräcklig kunskap om beredningens ansvar utifrån lagar och regle- mente för att kunna ta mitt ansvar som beredningsledamot

4. Påstående: Som beredningsledamot är det tydligt för mig vilken återrapportering som fullmäktige kräver av beredningens arbete

5. Påstående: Som beredningsledamot är det tydligt för mig när beredningen skall återrappor-

_!era sitt unndrag till fullmäktige

_-

0% 20% 40% 60% 80% 100%

1 28,57

•Instämmer helt

2 14,29 14 Instämmer till övervägande

del

•Instämmer i begränsad

3 42,86 utsträckning

Instämmer inte

4 28,57 1429 ^•Vet ej/Ingen uppfattning

5 14,29 14,29

Av diagrammet ovan kan utläsas att respondenterna överlag instämmer helt eller in- stämmer till övervägande del kring påståendena om grundläggande förutsättningar.

Konsekvent genom samtliga fem påståenden ovan har drygt 14 % av de svarande angett

instämmer inte som svarsalternativ. Av fritextsvaren som lämnats i samband med dessa

påståenden anges flera utvecklingsområden, t.ex. att fullmäktiges uppdrag uppfattas som

(7)

lättvindigt och att det är svårt att finna stöd i exempelvis relevanta styrdokument då tjäns- temannaorganisationen varit alltför liten under året.

2.1.2. Bedömning

Kontrollfrågan, om ledamöternas självskattade kunskap om styrande dokument, bedöms till övervägande del vara uppfylld.

Bedömningen baseras på enkätresultatet som redogörs för enligt ovan. Bedömningen vi gör utifrån den bild som framträder av enkäten är till övervägande del positiv, där de le- damöter som svarat på enkäten anser att de har en relativt god kunskap om styrande do- kument.

I sammanhanget noterar vi även att samtliga ledamöter inte svarat på enkäten. Vår be- dömning av kontrollfrågan omfattar härigenom endast de ledamöter vars svar vi erhållit.

Vi noterar att viss utvecklingspotential signaleras genom enkäten avseende beredningsle- damöternas kunskap om styrande dokument, samt lagar och regler.

2.2.

2.2.1. Kunskapen om medborgarnas behov

Iakttagelser

Kontrollfråga: Kan beredningen visa att denne, på ett tillfredsställande sätt, arbetat för att öka kunskapen om medborgarnas behov?

Beredningen har inte avlämnat verksamhetsrapport under verksamhetsåret

2017.

Region- fullmäktige har istället genom beslut godkänt att verksamhetsrapporten inkommer under verksamhetsåret

2018.

Ärendet behandlades av fullmäktige den

22-23

november

2017.

Av fullmäktiges protokoll framgår att beredningens uppdrag fortsätter löpa under

2018

samt att rapporten avlämnas i juni

2018

till fullmäktige.

Då någon skriftlig verksamhetsrapport inte avlämnats baseras våra iakttagelser på granskningens dialog med beredningens ordförande, samt genom krav på skriftlig kom- plettering på ett antal frågor som vi begärt in från beredningen.

Våra granskningsiakttagelser genom de skriftliga svar vi erhållit visar att beredningen uppges ha planerat och genomfört medborgardialoger i enlighet med sitt uppdrag från regionfullmäktige. Dessa medborgardialoger har bedrivits med anpassning för att nå en bred representation av medborgare. Inför dessa dialoger har beredningen fått kunskaps- uppbyggnad av interna och externa sakkunniga för att sätta sig in i förutsättningarna för uppdragsområdet. Dialogerna uppges ha utgjort den kunskapsuppbyggnad som bered- ningen bedrivit för att öka kunskapen om medborgarnas behov.

Vår granskning visar härigenom att beredningen uppges ha bedrivit ett praktiskt arbete

genom att möta medborgarna i dialog. Avsaknaden av verksamhetsrapport eller annan

skriftlig dokumentation som närmre redogör för arbete gör att vi inte kan granska i vilken

omfattning arbetet bedrivits, hur urvalet av medborgardialoger motiverat utifrån fullmäk-

tiges uppdrag eller vilket resultat som beredningen själv bedömer att arbetet med att öka

kunskapen om medborgarnas behov inom området har nått.

(8)

2.2.2. Bedömning

Kontrollfrågan, om beredningen kan visa att denne arbetat för att öka kunskapen om medborgarnas behov, bedöms i begränsad utsträckning vara uppfylld.

Bedömningen baseras på att beredningen genom det underlag vi tagit del av rent praktiskt kan visa att denne genomfört medborgardialoger med anpassning för att nå en bred re- presentation.

I avsaknad av en verksamhetsrapport kan vi dock inte fullt ut bedöma i vilken omfattning arbetet bedrivits eller hur urvalet av medborgardialoger motiverats utifrån fullmäktiges uppdrag. Avsaknaden av rapport gör att vi heller inte kan se beredningens egen analys över vilka resultat som uppnåtts.

Kontakten mellan medborgare och.förtroende- valda

2.3.1. Iakttagelser

Kontrollfråga: Kan beredningen visa att denne, på ett tillfredsställande sätt, verkat för bättre kontakt mellan medborgare och förtroendevalda?

Utifrån dialog med beredningsordförande samt av det skriftliga svar som inhämtats från beredningen uppges att beredningen genomfört medborgardialoger med medborgarna.

Underlaget redogör dock inte närmre för hur beredningen arbetet för bättre kontakt mel- lan medborgare och förtroendevalda.

Det uppges att beredningens ledamöter varit de metoder som använts för att genomföra medborgardialogerna i syfte att uppnå goda förutsättningar för konstruktiva samtal.

Vidare uppges att det under år

2018

kommer att finnas tid för beredningen att inom ra- men för uppdraget återkoppla resultat och iakttagelser till medborgarna. Under år

2017

har beredningen bedrivit ett arbete för att samla in kontaktuppgifter i syfte att kunna bed- riva ett gott återföringsarbete till medborgarna. Detta för att nå det av fullmäktige angivna målet om att arbeta för att stärka kontakten mellan medborgare och förtroendevalda.

2.3.2. Bedömning

Kontrollfrågan, om beredningen verkat för att skapa bättre kontakt mellan medborgare och förtroendevalda, bedöms i begränsad utsträckning vara uppfylld.

Bedömningen baseras på att beredningen förvisso genomfört medborgardialoger och på så sätt rent praktiskt verkat för att skapa bättre kontakt mellan medborgare och förtroen- devalda i enlighet med uppdraget från fullmäktige. Vi noterar därtill att beredningen upp- ges ha påbörjat ett arbete för återkoppling till medborgarna under

2018.

Dock gäller för denna bedömning på samma sätt som under föregående kontrollfråga

(2.2.2.)

att vi, i avsaknad av verksamhetsrapport från beredningen, inte fullt ut kan be-

döma i vilken utsträckning, urval eller med vilka resultat som följt för att skapa bättre

kontakt mellan medborgare och förtroendevalda. Avsaknaden av verksamhetsrapport gör

att vi ej heller kan se beredningens egen analys över måluppfyllelsen inom området.

(9)

Avlämnande av verksamhetsrapport

Iakttagelser

Kontrollfråga: Har beredningen avlämnat en verksamhetsrapport om genomförd och överlämnat denna till fullmäktige?

Som framgår av avsnitt

2.1.1.

i denna rapport har beredningen inte avlämnat en verksam- hetsrapport till fullmäktige.

Inom ramen för den enkät vi sände ut i granskningen mätte vi beredningsledamöternas uppfattning om sin måluppfyllelse, den interna kontrollen för att nå fastställda mål samt arbetssätt och samarbetsformer i beredningens arbete. Enkätsvaren skall ställas mot måluppfyllelsen i övrigt. Svaren skall även läsas med vetskap om att 50 % av ledamöterna svarat på enkäten . Nedan redovisade svar representerar således inte samtliga ledamöter i beredningen.

Verksamhetens mitl

1.

Påstående: Det finns dra för berednin ens verksamhet.

2.

Påstående: Beredningen har en god måluppfyllelse utifrån det uppdrag som fullmäktige fastställt för beredningens verksamhet.

0% 20% 40% 60% 80%

1

2 42,86

Intern kontroll

28.57

Instämmer till övervägande del

•Instämmer i begränsad utsträckning

•Instämmer inte

•Vet ej/Ingen uppfattning

1.

Påstående: Som beredningsledamot vet jag var jag kan eftersöka de dokument som styr berednin ens verksamhet.

2.

Påstående: Beredningen analyserar och identifierar risker som kan påverka beredningens möjlighet att fullfölja sitt uppdrag (t.ex. analys över möjligheterna att inom tid, med tillgäng- li a resurser nå sina sitt mål u dra .

3. Påstående: I de fall som beredningen identifierar bristande möjlighet att nå uppsatta mål u dra vidtas åt ärder för att stärka målu llelsen.

4. Påstående: Som beredningsledamot anser jag attjag har tillräcklig kunskap om beredning- ens ansvar för den interna kontrollen.

0%

1 2 3 4

20% 40% 60%

57,14 57,14

42,86

28,57

80% 100%

M(f#M

•Instämmer helt

28.57 28.57

1429

Instämmer inte

•Vet ej/Ingen uppfattning

(10)

Beredningens arbetssätt och samarbetsformer

1.

Påstående: Som beredningsledamot anser jag att roll - och ansvarsfördelningen mellan be- redningen och dess tiänstemän är tvdlig.

2.

Påstående: Som beredningsledamot anser jag att beredningen har ett gott diskussionskli- mat vid sina sammanträden.

3. Påstående: Jag anser att jag får den information och utbildning jag behöver för att fullgöra mitt unndrag som beredningsledamot.

4. Påst ående: Som beredningsledamot upplever jag att beredningens ledamöter tar ett ge- _!!!_ ensamt ansvar för att fullgöra beredningens _l!Qpdrng.

0% 20% 40% 60% 80% 100%

1 42,86 28.57

2

3 14.29 14,29

4 28,57 42.86

•Instämmer helt

Instämmer inte

•Vet ej/Ingen uppfattning

Vår enkätundersökning visar att beredningen i allmänhet ställer sig positiv till att dess uppdrag är tydligt. Ledamöterna framför även att måluppfyllelsen till stor del är god. Be- redningens ledamöter instämmer vidare till största del positivt vad gäller beredningens arbete med den interna kontrollen. Såväl roll- och ansvarsfördelningen, diskussionsklimat och kunskap vad gäller arbetet för att fullgöra uppdraget anses gott.

Däremot framträder en bild där beredningens ledamöter inte bedömer att det tas ett ge- mensamt ansvars för att fullgöra beredningens uppdrag.

Trots att beredningen genom den utsända enkäten härigenom till stor del bedömer att såväl mål, intern kontroll som arbetssätt och arbetsformer anses fungera förhållandevis väl noterar vi att beredningen i praktiken inte avlämnat en verksamhetsrapport till region- fullmäktige och därmed fullgjort de mål och uppdrag som fullmäktige initialt tilldelat be- redningen. Vår granskning visar istället att beredningen vid fullmäktiges möte i november

2017

fick dispens med avlämnandet och bereds möjlighet att istället överlämna rapporten till fullmäktige under verksamhetsåret

2018.

Bedömning

Kontrollfrågan, om beredningen har avlämnat en verksamhetsrapport om genomförd verksamhet och överlämnat denna till fullmäktige, bedöms inte vara uppfylld.

Trots beredningens svar i enkäten konstaterar vi, vilket även framgår under avsnitt

2.2.1.,

att beredningen inte avlämnat verksamhetsrapport för

2017.

Måluppfyllelsen i övrigt och den interna kontrollen är härigenom inte lika god som beredningsledamöterna skattar den i den enkät som sänts ut inom ramen för granskningen.

I sammanhanget skall nämnas att beredningen är ansvarig för planering och genomfö-

rande av sitt beredningsarbete. Att beredningen från sin uppdragsgivare begärt dispens

att inkomma med en verksamhetsrapport bedömer vi i sammanhanget som positivt.

(11)

2.5.

2.5.1. Redovisning av uppdrag

Iakttagelser

I Redovisar beredningens verksamhetsrapport årets uppdrag på ett tillfredsställande sätt?

Då beredningen inte avlämnat rapport, vilket framgår under tidigare avsnitt, kan kon- trollfrågan inte bedömas.

2.5.2. Bedömning

I Ej möjlig - Se ovan (2.5.i.)

2.6.

2.6.1. Ekonomiskt resultat

Iakttagelser

Kontrollfråga: Har beredningen bedrivit sitt uppdrag i enlighet med tilldelad ekonomisk ram?

Beredningen har tilldelats en budget om 1164 849 kr för år 2017. Justerat utfall för år 2017 är 410 142 kr, vilket genererar en positiv avvikelse med 754 707 kr.

2.6.2. Bedömning

Kontrollfrågan om beredningen har bedrivit sitt uppdrag i enlighet med tilldelad ekono- misk ram bedöms vara uppfylld.

Vår bedömning baseras på att beredningen för verksamhetsåret 2017 bedrivit sin verksamhet inom tilldelad ekonomisk ram genom den positiva avvikelsen.

I sammanhanget skall dock nämnas att det ekonomiska resultatet i den sammanfattande

revisionella bedömningen behöver ställas mot måluppfyllelsen i övrigt för att kunna

bedöma om ekonomisk tillfredsställelse/god ekonomisk hushållning föreligger.

(12)

3. Sammanfattande bedömning

Revisionen bedömning sker utifrån följande skala/gradering:

m ~ p ~ ~ ~ ~

Inte

(0-20)

I

beigronsad 11tsträckni11g/

Till öreniigandedi'l

.Ja (So-)

Bristande (20-49) (51--79)

I vår granskning har följande bedömningar gjorts kopplade mot granskningens kontrollfrågor.

Kontrollfrågor Bedömning

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

...

Har beredningens ledamöter en tillfredsställande självskat- tad kunskap om de styrande dokument som reglerar be- redningens verksamhet?

Kan beredningen visa att denne, på ett tillfredsställande sätt, arbetat för att öka kun- skapen om medborgarnas be- hov?

Kan beredningen visa att denne, på ett tillfredsställande sätt, verkat för bättre kontakt mellan medborgare och för- troendevalda?

Har beredningen avlämnat en verksamhetsrapport om ge- nomförd verksamhet och över- lämnat denna till fullmäktige?

Redovisar beredningens verk- samhetsrapport årets uppdrag på ett tillfredsställande sätt?

Har beredningen bedrivit sitt uppdrag i enlighet med tillde- lad ekonomisk ram?

1ill övervägande del

Vär enkät visar att de beredningsledamöter som svarat pä enkäten till övervägande del uppger sig ha en tillfredsställade självskattad kunskap om de styrande dokument som reglerar beredningen verksamhet.

I begränsad utsträckning

Vår granskning visar att beredningen genomfört medborgardialoger. Avsaknaden av

verksamhetsrapport eller annan dokumentation som tydliggör arbetet närmre gör dock att vi inte närmre kan bedöma resultatet av beredningens arbete för att öka kunskapen om medborgarnas behov.

I begränsad utsträckning

Vår granskning visar att beredningen genomfört medborgardialoger. Avsaknaden av

verksamhetsrapport eller annan dokumentation som tydliggör arbetet närmre gör dock att vi inte närmre kan bedöma om beredningen på ett tillfredsställande sätt verkat för bättre kontakt mellan medborgare och förtroendevalda.

Kontrollfrågan går ej att bedöma

Avsaknaden av en verksamhetsrapport gör att

kontrollfrågan inte går att bedöma.

(13)

Revisionell bedömning

Denna granskning har syftat till att bedöma om:

• Beredningen för verksamhetsåret

2017

utfört sitt uppdrag på ett ändamålsenligt sätt.

• Beredningen för verksamhetsåret

2017,

utfört sitt uppdrag på ett ekonomiskt till- fredsställande sätt.

• Beredningen har en tillräcklig intern kontroll.

Enligt god revisionssed i kommunal verksamhet anges att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt (god ekonomisk hus- hållning) genom att:

• Verksamheten lever upp till fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt gällande lagstiftning och andra föreskrifter som gäller för verksamheten,

• Verksamheten klarar att genomföra sitt uppdrag med tillgängliga resurser,

• Det finns en styrning och uppföljning mot mål och beslut.

Vidare anges att den interna kontrollen är tillräcklig då:

• Kontrollen är aktiv och ändamålsenlig, dvs. att den förebygger, upptäcker och åt- gärdar,

• Arbetet med den interna kontrollen är strukturerat samt integrerat i organisation, system och det löpande arbetet.

Vår sammanfattande revisionella bedömning är att:

• Beredningen i begränsad utsträckning bedrivit sin verksamhet på ett ändamålsenligt sätt.

• Beredningen i begränsad utsträckning bedrivit sin verksamhet på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt.

• Vår bedömning är vidare att den interna kontrollen i sammanhanget i begränsad utsträckning är tillräcklig.

Vår bedömning av ändamålsenligheten i beredningens arbete baseras på att beredningen

inte levt upp till fullmäktiges mål och riktlinjer. Däremot har beredningen levt upp till

fullmäktiges beslut om dispens att inkomma med verksamhetsrapporten under verksam-

hetsåret

2018

istället. Beredningen har därigenom följt upp sin måluppfyllelse i så motto

att den identifierat ett behov att begära dispens kring att inkomma med sin verksamhets-

rapport. Vår granskning kan dock inte styrka att beredningen vidtagit ändamålsenliga

(14)

åtgärder för att under året, i sitt beredningsarbete, styra verksamheten i syfte att uppnå samtliga av fullmäktiges mål med verksamheten under verksamhetsåret.

Vår bedömning av den ekonomiska tillfredställelsen skall ställas mot måluppfyllelsen i övrigt. Beredningen har för verksamhetsåret

2017

bedrivit sitt arbete inom tilldelad eko- nomisk ram. Då måluppfyllelsen i övrigt bedöms som låg bedömer vi även att den ekono- miska tillfredsställelsen i begränsad utsträckning är tillräcklig. Att bedriva verksamhet inom tilldelad ekonomisk ram utan att i övrigt nå de fastställda verksamhetsmålen är i sammanhanget inte att betrakta som en tillräckligt god ekonomisk hushållning.

Vår bedömning av beredningens interna kontroll baseras på att vår enkät visar att bered- ningens ledamöter i allt väsentligt har en självskattat god kunskap om de styrande doku- ment som reglerar beredningens verksamhet. Vår granskning visar att beredningen upp- täckt att verksamhetsrapporten inte kommer att kunna avlämnas i tid, varigenom dispens om detta begärts, och godkänts, av fullmäktige. I sammanhanget kan vår granskning inte styrka att beredningen genom aktiv och tidig analys och åtgärder i sin verksamhet före- byggt att verksamhetsrapporten inte skall kunna avlämnas i tid. Denna brist vad gäller att förebygga, upptäcka och åtgärda påverkar den interna kontrollen negativt.

Ur ett internkontrollperspektiv vill vi dock betona att det är positivt att beredningen vänt sig till sin uppdragsgivare för att formellt erhålla dispens att inkomma med verksamhets- rapporten under det efterföljande verksamhetsåret.

Däremot är avsaknaden av en avlämnad verksamhetsrapport inte fullt ut tillfredsställande sett till beredningens uppdrag, mål och syftet med verksamhetsrapporterna i övrigt.

3.2. Rekommendationer

I syfte att stärka beredningens arbete lämnas följande rekommendation:

• Beredningen vidtar ändamålsenliga åtgärder för att stärka den interna kontrollen genom att löpande analysera, förebygga och åtgärda hinder för att nå de mål och fullgöra det uppdrag som fullmäktige fastställt.