ODTÜ YEŞİL KAMPÜS TOPLULUĞU TÜZÜĞÜ
09 Mart 2018
1
2 İÇİNDEKİLER
1 GİRİŞ: ... 3
2 KURULUŞ BİLGİLERİ: ... 3
3 AMAÇLAR: ... 3
4 FAALİYET ALANLARI: ... 4
5 TOPLULUK ÜYELERİNİN STATÜLERİ: ... 4
6.1. Genel Üyelik ... 4
6.2. Aktif Üyelik ... 4
Bölüm Temsilciliği ... 5
ODTÜ YKT(xxx) Grubu Üyeliği ... 6
ODTÜ YKT(xxx)4 Grubu Akademik Bölüm Temsilciliği ... 6
6.3. Mezun Üyelik ... 6
6 ÜYE OLMA HAKKI VE ÜYELİK İŞLEMLERİ ... 7
7.1. Üyelik ... 7
7 YÜRÜTME ORGANLARI (KURULLAR) ... 7
8.1. Genel Kurul ... 8
8.2. Yönetim Kurulu: ... 9
Yönetim Kurulu Başkanı ... 11
Başkan Yardımcısı: ... 12
Yönetim Kurulu Sekreteri: ... 12
8.3. Denetleme Kurulu ... 12
8 ÇALIŞMA GRUPLARI (ÇG) ... 14
9.1. Topluluk İçi Yönetimi ÇG ... 14
9.2. Bütçe ÇG ... 14
9.3. Topluluk Temsili ve Bağlantıları ÇG ... 14
9.4. Etkinlik ÇG ... 14
9.5. İletişim ve Tasarım ÇG ... 15
9.6. Araştırma ve Projelendirme ÇG ... 15
9 İŞLEYİŞ ... 15
10 MALİ KAYNAKLAR ... 16
11 DİĞER HUSUSLAR ... 17
12 EVRAKLAR ... 17
13 YÜRÜRLÜK ... 17
3 1
GİRİŞ:
ODTÜ Yeşil Kampüs Topluluğu, (ODTÜ YKT), ODTÜ yerleşkelerinin sosyal, ekonomik ve ekolojik açıdan dengeli şekilde gelişebilmesi konusunda faaliyet göstermek ve bu doğrultuda ODTÜ Strateji Planında belirtildiği üzere; ODTÜ yerleşkelerinin ‘sürdürülebilir, akıllı, dayanıklı ve engelsiz yerleşke’ olması hedefine ulaşılması konusunda, ODTÜ’nün farklılaşma stratejilerinden
‘Bütüncül Yaklaşım’ ve ‘İş birliği ve Etkileşim’i esas alarak her türlü bilgilendirme, araştırma- geliştirme ve koordinasyon odaklı çalışmalar yürütecek bir topluluk olarak varlık göstermek amacıyla Orta Doğu Teknik Üniversitesi Kültür İşleri Müdürlüğü bünyesinde kurulmuştur.
2 KURULUŞ BİLGİLERİ:
İsim: Orta Doğu Teknik Üniversitesi Yeşil Kampüs Topluluğu (bundan sonra ODTÜ YKT olarak anılacaktır).
Statü: ODTÜ YKT Orta Doğu Teknik Üniversitesi Kültür İşleri Müdürlüğüne bağlıdır.
İletişim Adresi: Orta Doğu Teknik Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü Kat: 3 No: 302 06531 Çankaya ANKARA
TEL: +90 312 210 2291-7350 FAX: +90 312 210 3729
WEB: www.greencampus.metu.edu.tr
Kurucu Üyeler: Umut Uygun, Yeliz Galioğlu, Raziye Aydın, Canet Cengiz.
Logo Tasarımı: İdil Ayçe Aba
3 AMAÇLAR:
3.1 ODTÜ Ankara yerleşkesini1, ODTÜ Strateji Planı'nda2 belirtildiği üzere
“sürdürülebilir/çevre dostu yerleşke” tanımı çerçevesinde ODTÜ yönetiminin ve idari birimlerinin yürüttüğü veya yürüteceği projelere eldeki imkanlar dahilinde katkı sunmak ve “sürdürülebilir, akıllı, dayanıklı ve engelsiz yerleşke yaklaşımları çerçevesi”ne göre varlık göstermek.
3.2 Yerleşke gelişiminin ekonomik, sosyal ve ekolojik açıdan dengeli şekilde sağlanmasına yönelik ulusal ve uluslar arası örneklerden faydalanarak kalıcı çözümleri araştırmak ve bu çözüm önerilerini ODTÜ mensuplarına ve kabulü halinde özellikle yetkililere sunmak.
3.3 ODTÜ Ankara yerleşkesinin gelişimi üzerine araştırma ve çalışma yapan her türlü öğrenci
1 Uzun vadede tüm ODTÜ yerleşkeleri için aynı amaçlar hedeflenmektedir.
2 Orta Doğu Teknik Üniversitesi 2018-2022 Stratejik Planı
4
topluluğu, öğrenci, akademisyen ve araştırma merkezi ile iş birliği yapmak ve bu kişilerin kendi aralarındaki iş birliğini arttırmak amacıyla uygun platformlar dahilinde buluşturulmasını sağlamak.
3.4 ODTÜ mensuplarının yerleşkeye olan aidiyet duygusunun arttırılması, yerleşkenin ekolojik ve sosyal bütünlüğüne dair farkındalığın arttırılarak korunmasına katkı sunmak.
3.5 Öğrencilerin yerleşke ile ilgili bilimsel çalışmalar yapmasını teşvik etmek ve bizzat topluluk üyelerinin de sürdürülebilir, akıllı, dayanıklı ve engelsiz yerleşke konusu dahilinde görünür çözüm önerileri sunarak ve/veya bu alanlarda yayın üreterek ulusal ve uluslar arası literatüre katkı sağlamak.
3.6 ‘ODTÜ Stratejik Planı Toplumsal Hizmet Amaçları’ çerçevesiyle uyumlu olacak şekilde ODTÜ birikimlerini toplumsal hizmet faydası gözeterek paylaşmak ve toplumca görünürlüğünün arttırılmasına katkı sağlamak.
3.7 Birleşmiş Milletler Sürdürülebilir Kalkınma Çözümleri Ağı (UN SDSN) Türkiye ODTÜ temsilciliğine, topluluğun faaliyet alanıyla ilgili konularda, eldeki imkanlar dahilinde destek vermek.
4
FAALİYET ALANLARI:
ODTÜ misyon ve vizyonuna uygun olacak şekilde yeşil kampüs bileşenleri (gıda, su, enerji, iklim değişikliği, eğitim ve farkındalık, yapılı çevre, doğal çevre, atık ve geri dönüşüm, malzeme ve ulaşım) ile ilgili eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme ve toplumsal hizmet çerçevesinde faaliyetler yürütülür.
5 TOPLULUK ÜYELERİNİN STATÜLERİ:
6.1. Genel Üyelik
a. Orta Doğu Teknik Üniversitesi’ne kayıtlı tüm lisans, yüksek lisans ve doktora öğrencilerinden, Yönetim Kuruluna başvurup kabul alarak veya Yönetim Kurulunca davet edilerek, topluluğa isimlerini ve talep edilen kişisel bilgilerini kaydettirenler topluluğun genel üyesidir.
b. Buna göre yeni üyeler3, kabul edilmelerini takiben 1 dönem boyunca, aktiflik ve uyum açısından değerlendirme sürecinde kabul edilir ve bu süre içinde genel üye sayılır.
c. Genel üyeler, topluluk faaliyetlerine katkı koymayı, değerlendirme ve yürütme süreçlerini izlemeyi kabul etmiş sayılır.
6.2. Aktif Üyelik
a) Topluluk faaliyetlerinin düzenlenmesinde rol oynayan, Genel Kurul’da oy kullanma hakkına sahip üyelerdir.
b) Aktif üyelik ölçütü düzenlenen etkinliklerde görev alma sayısı olarak belirlenmiştir ve bir dönemde düzenlenen etkinlik sayısının %75’i oranında katılım sağlanmasını
3Bu maddeyi takiben tüzükte belirtilen belirli koşullar hariç.
5
gerektirmektedir. Ayrıca aktif üyeliğin devamı için toplanan her iki olağan genel kuruldan birine katılması koşulu aranır.
c) Aktif üye listesi her dönemin sonunda yönetim kurulu tarafından açıklanır.
d) Aktif üyeler seçme ve seçilme hakkına sahiptir.
e) Yurtiçi ve yurt dışındaki etkinliklere topluluğun temsili için gönderilen öğrenciler aktif üyeler arasından seçilir.
f) Denetleme Kurulu ve Yönetim Kurulu üyeleri sadece aktif üyeler arasından seçilebilir.
Bölüm Temsilciliği
a. Bölüm temsilcileri, ODTÜ’deki ilgili her bölümden ODTÜ YKT’yi temsil etmek üzere, Genel Kurul üyelerinden görüş alınarak YK tarafından oy çokluğu ile seçilen üyelerdir.
b. Oylama öncesinde temsilcilik yaklaşımını ve çalışacağı ekibi beyan eden bir sunum yapmakla yükümlüdür.
c. Bölüm temsilcileri doğrudan aktif üye olarak seçilmiş sayılır. Ancak aktif üye olarak kalma konusunda 6.2. maddesi b bendine tabidir. Üst üste iki dönem aktif üye listesine giremeyen bölüm temsilcisinin temsilciliği düşmüş sayılır.
d. Bölüm temsilcilerinin, kendi bölümünün yapısına uygun gördüğü şekilde en az 3 kişiden oluşan bir grup kurma ve yapılandırma yetkisi vardır. Bölüm temsilcisi kurduğu grubun başkanıdır ve bu grubun ODTÜ YKT’nin temel prensiplerine ve amaçlarına uygun olarak, verimli şekilde çalışmasından sorumludur.
e. Bölümdeki ekip üyelerinin sorunlarına çözüm bulmak, gerektiğinde Yönetim Kurulu’nu bilgilendirmekle sorumludur.
f. Bölüm temsilcileri, YK tarafından talep edilmesi halinde, kendi bölümünden bir Akademik Temsilci önermeyi kabul etmiş sayılır.
g. Bölüm temsilciliği, uzmanlıkları doğrultusunda ilgili konularda ODTÜ YKT’ye destek vermeyi kabul etmiş sayılır.
h. Bölüm temsilcileri, talep edilmesi halinde kendi bölümlerindeki faaliyetlerle ilgili rapor sunmaktan sorumludur. Bölüm temsilcileri her Genel Kurulda kendi bölümlerindeki YKT faaliyetleri, ihtiyaçları, sorunları ve proje önerileri gibi önemli konuları içeren bir rapor sunmaktan sorumludur.
i. Bölüm temsilcilerinin yılda (2 dönem içinde) en az 1 defa, ODTÜ YKT amaçları dahilinde kendi çalışma alanları ile ilgili etkinlik yapması beklenir.
j. Bölüm temsilcileri kendi grubundaki üyelerin aktif üye listesine alınmasını, gerekçesinin belirtildiği dilekçe ile talep edebilir. YK, 6.2. maddesi c bendi gereğince duyuruya çıkmadan önce, ilgili öneriyi değerlendirmekle yükümlüdür.
k. Bölüm temsilcisi, kendisi ve grubunun, Akademik Bölüm Temsilcisi ile uyumlu çalışma konusunda uzun süreli problem yaşanması halinde ODTÜ YKT’nin Akademik Danışmanlarına bilgi verir. Verilen bilgileri geçerli görmesi halinde, Akademik Danışman(lar) konuyu açıklamak ve çözüm önerileri getirmek amacıyla, ilgili akademik bölüm temsilcisi ile iletişime geçer.
6
ODTÜ YKT(xxx)4 Grubu Üyeliği
a. ODTÜ YKT Bölüm Temsilcileri tarafından kurulmuş olan gruba mensup genel üyelerdir.
b. Grup üyeleri yalnızca kendi bölümü ile ilgili konu ve etkinliklerden sorumludur. Ancak her grup üyesi, YK tarafından talep edilmesi halinde, 6.2.1. maddesi e bendi gereğince uzmanlık gerektiren konularda ilgili bölüm temsilciliği olarak destek olmayı kabul etmiş sayılır.
c. ODTÜ YKT çatısı altında daha kapsamlı çalışmaya istekli olan grup üyeleri, aktif üye olmak istediklerinde Bölüm Temsilcisine talebini aktarabilir. Bu durumda ilgili üye deneme süresinde kabul edilir.
d. Grup üyeleri, Bölüm Temsilciliği ile ilgili bir sorun yaşanması halinde, şikayetini doğrudan Denetleme Kuruluna bildirme hakkına sahiptir.
ODTÜ YKT(xxx)4 Grubu Akademik Bölüm Temsilciliği
a. ODTÜ YKT çatısı altında, ilgili bölüm temsilcisi ve grubunca talep edilmesi halinde uzmanlığının bulunduğu bölümle ilgili mentorlük yapmayı kabul ettiğini yazılı olarak YK’ya beyan etmiş öğretim görevlisidir.
b. Akademik bölüm temsilcileri, öğrenci görüşlerini dikkate alarak topluluğun ve ilgili grubun karakteri ile uyumlu çalışmayı kabul etmiş sayılır.
c. Akademik Bölüm Temsilcileri isteği doğrultusunda genel kurullara katılabilir, fikir beyan edebilir, ancak oy kullanamaz.
d. Akademik Bölüm Temsilcileri, ODTÜ YKT olarak alınan tüm kararlar hakkında bölüm temsilciliği tarafından bilgilendirilir.
e. Akademik Bölüm temsilcileri, gerekmesi halinde YKT etkinliklerine uzmanlıkları dahilinde görüş bildirmeyi ve/veya katılmaya gayret edeceğini kabul etmiş sayılır.
f. Akademik Bölüm temsilcisi, atandığı tarihten itibaren 3 yıl görev yapar. 3 yılın sonunda her biri 1 dönem süre ile 4 kez uzatma almak üzere 1 yıl daha görev yapabilir. 4 yıl görev yapmış Akademik Bölüm Temsilcisi görevini tamamlamış sayılır.
g. Görevini tamamlamış Akademik Bölüm temsilcisi, bölüm temsilciliği tarafından oy birliği ile tekrar seçilebilir. Oy birliğinin sağlanması halinde YK, ilgili Akademik bölüm temsilcisini tekrar atamakla yükümlüdür.
h. Akademik Bölüm Temsilcisinin görevini devretmek istemesi halinde durumu, kendisinin yerine gelebilecek en az 1 öğretim görevlisi önerisi ile en az 2 hafta önce yazılı olarak ilgili bölüm temsilcisine bildirmekle yükümlüdür.
6.3. Mezun Üyelik
a) Bölüm farkı gözetmeksizin bütün ODTÜ mezunları mezun üye olabilir.
4 İlgili bölümün ODTÜ sistemindeki kod adıdır. Örneğin ODTÜ İstatistik Bölümünün üniversite sistemindeki kodu STAT olduğundan bu bölümde kurulan grubun adı ODTÜ YKT-STAT Grubudur.
7
b) Öğrenciliği döneminde ODTÜ Yeşil Kampüs Topluluğu’nda üyelik yapmış kimseler mezun olduğunda kişinin kabulü halinde5 otomatik olarak mezun üye sayılır.
c) Mezun üyelerin seçme ve seçilme hakkı yoktur.
d) ODTÜ Yeşil Kampüs Topluluğu mezun üyesi olan kişiler, üyelik bilgilerindeki değişiklikleri bildirmekle yükümlüdür.
e) ODTÜ Yeşil Kampüs Topluluğu mezun üyesi olan kişiler, istendiği durumda ilgili olduğu alan ya da sektörle ilgili, topluluk üyelerini bilgilendirme amaçlı seminer ya da söyleşi konusunda destek vermeyi kabul etmiş sayılır.
f) Mezun üyeler Genel Kurul’a katılmakta serbesttir ancak zorunlu değildirler.
g) Mezun üyeler tarafından Genel Kurul’da yapılan itirazlar ve gelen soruların değerlendirilmesi gözetilecektir.
h) ODTÜ Yeşil Kampüs Topluluğu yaptığı her etkinliği mezun üyelerine, etkinlikten en az bir hafta önce, e-mail vasıtasıyla bildirmek ve davet etmekten sorumludur.
i) Tüm mezun üyelere, mezun üyeliğe geçiş yaptıkları Genel Kurul’da ODTÜ Yeşil Kampüs Topluluğu mezun üyesi olduğuna dair belge6 verilecektir.
6 ÜYE OLMA HAKKI VE ÜYELİK İŞLEMLERİ
7.1.Üyelik
A. Üyelik, Kültür İşleri Müdürlüğü’nden üyelik kartının alınması ile kesinleşir.
B. Aktif üye olunması; 6.2. maddesi b bendi uyarınca üyenin bir öğrenim yılı içinde topluluk çalışmalarında etkin olarak görev almasına ve Genel Kurullara katılmasına göre Yönetim Kurulu tarafından belirlenir.
C. Seçme ve seçilme hakkına yalnızca aktif üyeler sahiptir.
D. Her üyenin topluluktan ayrılma hakkı saklıdır. Ayrılma dilekçesinin Yönetim Kuruluna ulaşmasıyla üyelik hakları düşer. Yönetim Kurulu, topluluktan ayrılan üyenin dilekçesini, topluluk akademik danışmanına imzalatarak Kültür İşleri Müdürlüğü’ne iletir.Öğrenci yeniden üye olmak isterse topluluklara üye olma koşullarını yerine getirmek zorundadır.
E. Yönetim Kurulu, topluluğun amacına ters düşen davranışlar içinde bulunan üyelerin kendilerini gerekçe sunarak ve bilgilendirerek üyelikte çıkarılması talebiyle Genel Kurul’u olağanüstü toplar. Bu talebe karşı üye 1(bir) hafta içinde topluluk yönetim kurulu ve topluluk akademik danışmanına itirazda bulunabilir.
F. İtiraz değerlendirilip üyelikten çıkarma sonucu değişmezse yönetim kurulu, üyelikten çıkarılma kararını dilekçe ile Kültür İşleri Müdürlüğü’ne bildirir, durum Rektörlük onayı ile kesinleşir.
7 YÜRÜTME ORGANLARI (KURULLAR)
ODTÜ Yeşil Kampüs Topluluğu aşağıdaki kurullardan oluşur.
5 Dilekçe ile beyanı gerekmektedir.
6 YK’nın , belge yerine oybirliği ile uygun göreceği başka bir hizmet sunulmasına karar verme hakkı saklıdır.
8
• Genel Kurul (GK)
• Yönetim Kurulu (YK)
• Denetleme Kurulu (DK)
8.1. Genel Kurul
A. Topluluğun en yetkili karar organıdır.
B. Topluluğun kayıtlı üyelerinden oluşur ve seçimlerde sadece aktif üye niteliğindeki ODTÜ öğrencileri oy kullanabilir.
C. Bir öğrenim yılında en az iki kez, Genel Kurula katılma hakkı bulunan üyelerin yarısından bir fazlasının katılımı ile toplanır. Toplanma yeter sayısının sağlanamaması durumunda otomatik olarak bir hafta sonra tekrar toplanma kararı alınmış olur, durum Yönetim Kurulu tarafından üyelere bir kez daha elektronik posta ile duyurulur, ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz.
D. Genel Kurula katılma hakkı bulunan her üye bir oy hakkına sahiptir. Üyeler oylarını bizzat kullanırlar, vekaletle oy kullanmak mümkün değildir.
E. Genel Kurul üyelerinin isimlerinin yer aldığı liste, topluluk Yönetim Kurulu tarafından hazırlanarak Genel Kurul yapılacak salonda hazır bulundurulur ve katılan üyeler tarafından imzalanır. Bu listenin muhafazası, Yönetim Kurulu’nun sorumluluğundadır.
F. Toplantıya katılacak üyeler, yönetim kurulunca düzenlenmiş listeleri imzalayarak toplantıya katılırlar. Çoğunluğun tutanakla saptanması zorunludur.
G. Toplanma yeter sayısının mevcut olduğunun tespitinden sonra, Yönetim Kurulu Başkanı veya görevlendirdiği bir üye tarafından Genel Kurul’un açıldığı ilan edilir.
Ardından, Genel Kurulu yönetmek üzere Divan Kurulu oluşturulur. Divan Kurulu, bir başkan ve iki yazman üyeden oluşur. Genel Kurul’da hazır bulunan üyeler kendileri aday olabilecekleri gibi, aday da gösterilebilirler. Divan Kurulu seçimleri açık oyla yapılır. Divan Kurulu, Genel Kurulun düzeninden sorumludur ve Genel Kurul tutanağını düzenler ve imzaladıktan sonra Yönetim Kurulu’na teslim eder.
H. Genel Kurul toplantısında gündemde7 yer alan konular görüşülür. Ancak Genel Kurul toplantısında hazır bulunan üyelerin görüşülmesini istediği konular oylama sonucu gündeme alınır.
İ. Genel Kurul’da karar alınabilmesi ve seçimlerde seçilebilmek için, Genel Kurul’a katılan üyelerin yarısından bir fazlasının oyunu almak yeterlidir.
J. Yönetim Kurulunun, Denetleme Kurulunun önerileri ya da üye çoğunluğunun (üye sayısının yarısının bir fazlası) yazılı isteğiyle olağanüstü toplanır.
K. Topluluk Akademik danışmanı gerek görürse Genel Kurulda gözlemci olarak bulunabilir.
L. Yönetim Kurulu genel kurul olağan ve olağanüstü toplantılarını on gün önceden duyurur.
Görevleri:
M. Topluluğun tüzük ve yönetmeliğini onaylar, değişiklik önerilerini görüşüp karara bağlar.
N. Yönetim ve Denetleme Kurulları asil ve yedek üyelerini seçer.
7Gündem, toplantıdan 10 gün öncesinde tüm üyelere duyurulur ve en geç toplantıdan 2 gün öncesine kadar görüş/ekmadde talebini bildirmesi beklenir.
9
O. Yıllık etkinlik raporunun kabul veya reddine karar verir.
Yetkileri :
P. Yönetim Kurulu’nun görevine son verebilir.
Q. Bir üyenin üyeliğinin düşürülmesi kararı alınabilir.
8.2. Yönetim Kurulu:
Yönetim Kurulu Üyelerinin Seçimi:
A. Genel Kurulda gizli oyla seçilen en az üç en çok yedi asil ve üç yedek topluluk üyesinden oluşur. Yönetim Kurulu üye sayısı her zaman tek sayıdan (3-5-7) oluşmalıdır.
B. Yönetim Kurulu üyesi, yalnızca bir topluluğun yönetim kurulunda yer alabilir ancak başka topluluklara üye olabilir.
C. Kararları oy çokluğuyla alır.
YK’nın seçilmesi:
D. Her aktif üye Yönetim Kurulu üyesi olmaya adaylığını koyabilir. Topluluk Yönetim Kurulu üyeliğine başvuru, ilan edilen Genel Kurul tarihinden en geç bir hafta
öncesine kadar Topluluk Yönetim Kurulu’na yapılır. Başvuruları alan Yönetim Kurulu adayların isimlerini tüm üyelere elektronik posta ile duyurur.
E. Seçimler kapalı oy usulüne göre yapılır. Yönetim Kurulu, ilan ettiği adayların isimlerinin soyadı sırasına göre yer aldığı oy pusulalarını hazırlar. Genel Kurula katılan üyelerin her birine imza karşılığı verir. Genel Kurulda oy kullanan üyeler, oy pusulasında yer alanlar arasından en az bir en fazla Yönetim Kurulu üye sayısı kadar olmak üzere adayı işaretlerler. Hiç bir adayın işaretlenmediği veya Yönetim Kurulu üye sayısından fazla adayın işaretlendiği veya pusulada belirtilmeyen başka bir ismin yazıldığı oylar geçersiz sayılır. Oyların sayımı Genel Kurul’da açık şekilde yapılır, en fazla oyu alan adaylar Yönetim Kurulu’nu oluşturur.
F. Yönetim Kurulu üyeliğine seçilemeyen adaylar, yedek üye listesinde aldıkları oy sayısına göre sıralanır ve Yönetim Kurulu üyeliklerinde boşalma olduğu takdirde göreve çağrılır.
G. İstifa veya diğer nedenlerle bir Yönetim Kurulu üyeliğinin boşalması durumunda, Yedek Üye Listesinde ilk sırada yer alan üye Yönetim Kurulu’na davet edilir. Bu durumda Yönetim Kurulu kendi içinde tekrar görev dağılımı yapar.
H. İlk toplantısında başkan, başkan yardımcısı, muhasip üyeyi seçer. Başkan topluluğun her türlü karar ve yürütme işinden sorumludur. Muhasip üye, Bütçe Çalışma Grubunun doğal başkanıdır ve topluluğun tüm parasal işlerini yürüterek gerekli belgelerin düzenli olarak tutulmasından sorumludur.
İ. Seçim sonuçlarını bir hafta içinde, tutanakla birlikte Kültür İşleri Müdürlüğü’ne iletir.
YK Üyeliğinin Düşmesi:
10
J. Mazeretsiz iki kez Yönetim Kurulu toplantısına katılmayan üyenin Yönetim Kurulu üyeliği kendiliğinden sona erer.
YK’nın seçilememesi durumu:
K. Genel Kurul oturum başkanının başkanlığa vekâlet ettiği bir YK oluşturulur ve en geç bir ay içinde yeniden Genel Kurul’a gidilir. Eğer herhangi bir sebeple YK adaylıklarından boş kaldığı kadar yedek yönetim kurulu üyelerinden kişiler görevi devralır. Göreve gelecek kişinin adaylık şartlarını sağlıyor olması gerekir.
Görev ve Yetkileri:
L. Genel Kurul toplantılarının gün, saat, yerini saptar.
M. Başkanın sorumluluğunda, topluluk amaçlarının ve çalışma konularının gerçekleştirilmesini sağlar, topluluk tüzüklerinde belirtilen görevlerini yerine getirir ve yetkilerini kullanır, Genel Kurul kararlarını uygular.
N. Topluluğun yapacağı etkinlikler için, topluluk akademik danışmanın resmi onayı ve başkanın/yönetim kurulu üyesinin yazılı başvurusu ile Kültür İşleri Müdürlüğü ve Rektörlükten izin alır.
O. Rektörlükten izin alarak kullanacakları yerlerin topluluk amaçlarına uygun olarak kullanılmasından ve denetlenmesinden sorumludur.
P. Çalışma alt grupları kurar ve bu grupların çalışmalarını denetler.
Q. Genel Kurulda alınan kararları üyelere ve ilgili birimlere duyurur, uygular.
R. Üniversite dışı yazışmaları Kültür İşleri Müdürlüğü aracılığıyla yapar.
S. Topluluğun etkinliklerini planlar ve yürütür. Yıllık etkinlik planını Genel Kurul’a sunar ve takibini sağlar.
T. Aktif üyeleri belirlenmesinden ve üyeliklerin düzenlemesinden sorumludur.
U. ODTÜ dışından gelen üyelerin başvurularını değerlendirmek, kabul veya reddedilmesine karar verir.
V. 8.2 maddesi H. Bendi uyarınca dönemlik mali durum raporu hazırlanmasını sağlar.
YK’nın Sorumlulukları:
W. Tüm Yönetim Kurulu üyeleri, Genel Kurul’a ve Denetleme Kurulu’na karşı sorumludur.
X. Yönetim Kurulu üyeleri Yönetim Kurulu Başkanı’na karşı sorumludur.
Y. Yönetim Kurulu Başkan ve Başkan Yardımcısı, Yönetim Kurulu üyelerinin faaliyetlerinden Genel Kurul ve Denetleme Kurulu’na karşı sorumludur.
Görev Süresi:
a. Seçimin yapıldığı Genel Kuruldan itibaren on iki aydır. YK’nin görev süresi Genel Kurul tarafından gerekli durumlarda oy çokluğu ile 3 ay daha uzatılabilir.
Görevden Ayrılma:
b. Yönetim Kurulu üyeleri seçildikten sonraki bir ay içinde mazeret bildirmeksizin kendi
11
istekleri ile görevden ayrılabilirler. Bir aydan sonra YK’ya geçerli mazeret bildirmek zorundadırlar.
c. Eğer bir YK üyesi görevini aksatıyorsa YK’nın salt çoğunluğuyla Disiplin Kurulu’na sevk edilebilir.
d. Disiplin Kurulu’ndan görevi sonlandırma kararı çıktığı takdirde; ayrılan üyenin yerine, en yakın Genel Kurul’a kadar görev yapmak üzere, yedek YK üyelerinden biri geçer.
e. Yedek YK üyesi göreve geldiğinde aktif üyeler arasından yeni bir yedek üye ilk Genel Kurlu’da seçilir.
f. Başkanın görevini aksattığının oy birliği ile diğer YK üyelerince tespiti halinde veya başkanın kendi isteği ile görevden ayrılması durumunda yedek üyelerden biri veya mevcut YK üyelerinden biri olmak üzere YK başkanı seçimine tekrar gidilir.
Yönetim Kurulu Başkanı Görev ve Yetkileri:
a) Tüzükte geçen maddelerin uygulanmasını sağlamak.
b) Topluluğun ve etkinliklerin organizasyonunu sağlamak.
c) Yönetim Kurulu üyelerinin görevleri kapsamına girmeyen konularda gerekli kararları vermek, gerektiğinde bu konuda sadece kendisine bağlı bir koordinatör atamak.
d) Mali rapor ve yıllık etkinlik raporunu görevlendirdiği YK’lar ile beraber düzenlemek, Genel Kurul ve Denetleme Kurulu’na sunmak ve savunmak.
e) Topluluğu her türlü protokolde temsil etmek.
f) YK üyelerinin faaliyetleri hakkında çıkan problemlerde ilgili makamlarla bu konuda temasa geçmek ve problemin çözümünü sağlamak.
g) YK üyelerinden birisini Başkan Yardımcısı olarak atamak.
h) Topluluğun genel disiplinini ve dinamizmini sağlamak ve korumak, bunun için gerekli önlemleri almak için girişimlerde bulunmak.
i) 150 TL’ye kadar olan harcamalar için, gerekli izni vermek. 150 TL’nin üzerindeki harcamaları YK’nın oyuna sunmak.
j) Eğer YK üyelerinden birinin ayrılması söz konusu ise Genel Kurul acil toplanamıyorsa, yedek YK üyesi atamak.
k) Başkanın çalışma grupları toplantılarına katılma, takım lideri toplantıda olsa dahi toplantıya başkanlık etme hakkı saklıdır.
l) Başkanın, bir ÇG’den çıkan kararın feshini YK’ya önerme hakkı saklıdır.
m) Acil durumlarda inisiyatif kullanıp -en kısa zamanda Yönetim Kurulu’na gereklerini anlatmak şartıyla- topluluk adına karar ve demeç vermek.
n) Yönetim Kurulu işleyişini, hazırlayacağı mevzuat ile, mevzuatın Yönetim Kurulu’nun salt çoğunluğunca kabul edilmesi şartı ile düzenlemek.
12 Başkan Yardımcısı:
Görevleri ve Yetkileri:
a) Yönetim Kurulu Başkanı’na topluluğun işleyişinin ve düzeninin sağlanmasında yardımcı olmak.
b) Yönetim Kurulu’nda Başkan’dan sonraki yetkili kişi olarak, Başkan’ın izni dahilinde karar vermek ve inisiyatif kullanmak.
c) Yönetim Kurulu toplantılarında Yönetim Kurulu Başkanı’nın hazır bulunamaması halinde toplantıya başkanlık etmek.
d) Yönetim Kurulu’nun onayı ve Başkan’ın izni ile Başkan’ın bulunamadığı durumlarda topluluk namına demeç vermek.
Yönetim Kurulu Sekreteri:
Görevleri ve Yetkileri:
a) Yönetim Kurulu toplantılarının raporlarını oluşturmak, Yönetim Kurulu’na ve üyelere sunmak, arşivlenmesini sağlamak.
b) Yönetim Kurulu’nca alınan kararların üyelere duyurulmasını sağlamak.
8.3. Denetleme Kurulu
A. Topluluğun faaliyetlerini denetlemekten sorumlu organdır.
B. Denetleme Kurulu, Genel Kurul tarafından seçileceği dönemde yönetim kurulu üyesi olmayan, ancak tercihen daha önce Yönetim Kurulu üyeliği yapmış topluluk üyeleri arasından seçilen üç asil bir yedek üyeden oluşur.
C. Üyeler kendileri aday olabilecekleri gibi, aday da gösterilebilirler. Seçim kapalı oy usulü ile yapılır ve seçilen üyeler kendi aralarında başkanı belirler.
D. Denetleme Kurulu, başkanının çağrısı üzerine toplanır. Denetleme Kurulundan boşalan asil üyeliğe sıradaki yedek üye getirilir.
E. Yönetim Kurulunun çalışmalarını denetleyerek, Genel Kurul toplantısından önce Genel Kurula ve Topluluk akademik danışmanına sunmak üzere bir rapor hazırlar.
F. Topluluğun bütçe ve hesap işlemleri ile ilgili defter ve belgeleri her öğrenim dönemi sonunda inceler, sonuç ve önerilerini Yönetim Kuruluna bir raporla bildirir.
G. Yönetim Kurulu tarafından düzenlenen bir sonraki öğrenim dönemine ilişkin programının ve bütçesinin görüşüleceği toplantıda hazır bulunarak önerilerini bildirir.
H. Denetleme kurulu, gerekli durumlarda akademik danışmanların da katılımıyla disiplin kurulunu kurar. Disiplin kurulu akademik danışmanlar dışında yedi üyeden oluşur ve bu üyelerden iki tanesi denetleme kurulundan olmalıdır.
Denetleme Kurulu üyeliği adayının seçilebilmesi için toplam oy sayısının en az 2/3’ü oranında kabul oy alması gerekir. Denetleme Kurulu üyeliği seçimleri, Genel Kurul Başkanı lüzum gördüğünde açık oylama ile yapılabilir.
Görev ve yetkileri:
Başkan ve tüm YK hakkındaki şikâyetleri Denetleme Kurulu ele alır ve gerekirse cezai işlem uygular.
Başkan ve YK’dan savunma alınmadan cezai karar verilemez. Böyle bir işlem yapılırsa tüzük gereği geçersizdir. Her üyenin başkanı veya YK üyelerini Denetleme Kurulu’na şikâyet hakkı vardır.
13
Disiplin Kurulu’nda çıkan karara itiraz edilecek merci Denetleme Kurulu’dur. Denetleme Kurulu, Disiplin Kurulu’nda alınan bir kararı uygun görürse feshetme hakkına sahiptir.
Seçim Genel Kurulu’na denetleme raporunu sunar ve Yönetim Kurulu’nun aklanıp aklanmayacağına karar verir. Denetleme raporu yıl içinde tutulan tüm tutanakları, tüm etkinliklerle ve bu etkinliklerin bütçeleriyle ilgili denetleme sonuçlarını içerir.
Denetleme Kurulu mali açık sebebiyle, kendi üyelerinden oluşan ve YK üyelerine cezai işlem uygulama hakkına sahip, Denetleme Kurulu Başkanı başkanlığında özel bir Disiplin Kurulu oluşturabilir.
Denetleme Kurulu, Genel Kurul üye sayısının üçte biri kadar üyenin isteği üzerine istenildiği zaman Yönetim Kurulu’nu denetleyebilir. Bu denetim için sadece Başkan’ın 2 hafta öncesinden haberdar edilmesi gerekli ve yeterlidir. Aksi halde denetim yapılamaz, böyle bir durumda denetim sonu tüm kararlar geçersizdir.
Rutin denetimlerle YK’nın faaliyet raporuna sadık kalıp kalmadığını saptamak ve denetim raporu hazırlamak Denetleme Kurulu’nun öncelikli görevidir. Her yıl en az bir rutin denetim olmak zorundadır. Rutin denetim tüm YK’nın denetimidir. Rutin denetim süresi YK’nın göreve gelmesinden altı ay sonrasında başlar ve Genel Kurul’a bir ay kalana kadar en az bir ay aralıkla, en fazla beş rutin denetim yapılabilir. Rutin denetimde tüm YK üyeleri mazeretleri yoksa hazır bulunmak zorundadır.
Hazır bulunmayan YK üyesinin yerine başkan dışında kimse vekâlet edemez. Mazeretsiz denetime gelmeyen üye hakkında Denetleme Kurulu tarafından cezai işlem uygulanır. Denetimde YK kurumunu temsilen Başkan ya da Başkan Yardımcısı’ndan birinin bulunması zorunludur, aksi halde denetim yapılamaz.
Denetleme Kurulu YK seçildikten ancak 6 ay sonrasından itibaren yaptığı denetimlerden YK’nın yetersiz olduğu sonucuna varabilir.
Denetleme Kurulu, YK’nın tümü ya da denetlenmek istenen bir YK üyesi ile toplantı yaparak yıllık faaliyetler ve bütçe yönetimi hakkında istediği zaman bilgi alabilir. Rutin dışı denetim sayısı veya süresi için aynı konuda ve aynı kişiyle iki rutin dışı denetimin arasının en az 15 gün olması dışında bir sınır yoktur. Rutin dışı bu denetimlerden denetim yapılacak komite başkanı, YK başkanı ve başkan yardımcısının haberdar edilmesi gerekli ve yeterlidir. Aksi halde denetim yapılamaz, böyle bir durumda denetim sonu tüm kararlar geçersizdir. Denetim sırasında kurul isterse sadece denetim yapılan kişiyle görüşebilir.
Mali denetimlerden bütçede %10’dan fazla açık çıktığı takdirde takip kararı verilebilir. Bu durumda sorumlu YK üyesi ve üyeler Denetleme Kurulu’nun yürüteceği bir disiplin kuruluna sevk edilir, bütçe yönetimini Denetleme Kurulu ya da Denetleme Kurulu’nun atayacağı bir üye devralır.
Eğer mali açık %25’den fazla çıkarsa YK yetersizlik kararı ile feshedilebilir. Sorumlu olan üyeler, YK üyesi, başkan ve başkan yardımcısı Denetleme Kurulu’nun yürüteceği bir disiplin kuruluna gönderilir.
Bu durumda topluluk faaliyetleri durdurulur ve Denetleme Kurulu’ndan bir üyenin başkanlığa vekâletiyle YK tarafından 1 ay içinde Olağanüstü Genel Kurul’a gidilir.
Denetleme Kurulu bir YK üyesinin yetersizliğine karar verebilir ve bu yönde karar alındığı takdirde YK’ya söz konusu üyenin görevden alınmasını önerebilir. Bu durumda karar YK’nın salt oyu ile belirlenir. Eğer üye görevden alınmazsa ve tekrar denetimden geçip hakkındaki yetersizlik kararı değişmezse bir daha YK üyeliğine aday olamaz.
Topluluk Başkanı hakkında yetersizlik kararı tüm YK için yetersizlik kararıdır. Bu durumda topluluk faaliyetleri durdurulur ve Denetleme Kurulu’ndan bir üyenin başkanlığa vekâletiyle YK tarafından bir ay içinde Olağanüstü Genel Kurul’a gidilir. Bu durumda başkan hariç YK üyeleri hakkında böyle bir karar yoksa diğer üyeler yeniden YK olmaya adaylığını koyabilir.
14
8 ÇALIŞMA GRUPLARI (ÇG)
Çalışma grupları, topluluk üyelerinin daha verimli ve sistematik çalışma yürütebilmesi amacıyla oluşturulmuş komisyonlardır.
a. Her aktif üye ve deneme süresindeki her üye, dönem başlarında hangi çalışma grup veya gruplarında yer almak/kalmak istediğini (e-posta yoluyla)8 yazılı olarak YK’ya belirtir.
b. Diğer üyeler çalışma grubuna dahil olmayı yazılı beyanı ile (e-posta yoluyla) talep eder.
c. Her çalışma grubu, dönem başlarında bir takım lideri seçer.
d. Takım liderleri, kendi ÇG’sinin verimli çalışmasını sağlamaktan sorumludur.
e. 4.2.2 maddesi uyarınca aktif üyeliğe geçebilecek nitelikte olduğu çalışma grubu üyelerince tespit edilen genel üyelerin ilgili çalışma gruplarındaki katkıları, çalışma grubu liderince her dönem sonunda YK’ya bildirilir.
f. YK, çalışma gruplarının topluluk sitesinde duyurulmasını ve güncellenmesini sağlar.
g. Çalışma Grupları, Genel Kurul öncesinde YK’ya rapor verir.
h. Çalışma Gruplarının emeklerini her fırsatta görünür kılmak YK’nın sorumluluğundadır.
i. Talep edilmesi veya gerek görülmesi halinde, YK yeni bir çalışma grubu kurulması ya da ÇG görevlerinin düzenlenmesi konusunda oy çokluğu ile karar alabilir. Bu kararların bir nüshası güncel tüzük ile aynı dosyada muhafaza edilir.
9.1. Topluluk İçi Yönetimi ÇG a. Üyelerin koordinasyonundan, b. Topluluk içi organizasyondan,
c. ODTÜ Kültür İşleri Müdürlüğü ile iletişimden,
d. Genel Kurul’da sunulmak üzere dönem sonu faaliyet raporunun hazırlanmasından sorumludur.
9.2. Bütçe ÇG
Topluluk İçi Yönetimi ÇG’ye bağlı olarak çalışır.
a. Topluluk bütçesinin şeffaflıkla raporlanmasından, b. Dönemlik bütçenin belirlenmesindesn sorumludur.
c. Üyelerin kendi istekleri doğrultusunda topluluk bütçesine bağış yapması halinde, ilgili bağışın raporlanmasını ve takibini sağlar.
d. Sponsorluk gibi dış kaynaklı desteklerin bulunması ve sağlanması konusunda Topluluk Temsili ve Bağlantıları ÇG’ye destek vermekten sorumludur.
9.3. Topluluk Temsili ve Bağlantıları ÇG
a. YKT’nin işbirliği yapması planlanan ODTÜ içi ve dışındaki tüm topluluklar, araştırma merkezleri ve kurumlar arasındaki iletişim ağının kurulması ve takibinden;
b. Organizasyonlar için gerekli olacak maddi ihtiyaçların giderilmesi için etkin kaynak tespitinden sorumludur. Kaynak tespiti ve takibi konusunda Bütçe ÇG’den ve Araştırma ve Projelendirme ÇG’den destek vermesini talep edebilir.
9.4. Etkinlik ÇG
a. Seminer, eğitim, atölye çalışmaları, panel, anket çalışmaları, yarışmalar gibi düzenli ve çeşitli organizasyonların hazırlığı ve gerçekleştirilmesinin takibinden;
b. Kişi ve gruplar arası koordinasyonun sağlanmasını gerektiren işlerin planlanmasına destek
8 YK’nın farklı bir yolla yazılı beyan talep etme hakkı saklıdır. Ancak bu durumda, ilgili yolu tüm üyelere duyurmakla sorumludur.
15 vermekten;
c. Özellikle etkinliklerin yürütülmesinden sorumludur.
9.5. İletişim ve Tasarım ÇG
a. Sosyal medya gruplarının ve topluluğun internet sayfasının güncel tutulması, tasarımı ve yönetilmesi;
b. Topluluğun kullanacağı görsel materyallerin tasarımı ve baskısından sorumludur.
9.6. Araştırma ve Projelendirme ÇG
a. Dünya örneklerinin düzenli takibi ve topluluk üyelerini bilgilendirmek adına İletişim ve Tasarım ÇG başta olmak üzere ilgili komisyonlar ile çalışmak;
b. Kampüs içindeki teknolojik yeterliliğin öğrenci projeleri ve/veya tez çalışmaları ile arttırılması için ön fizibilite çalışmalarının gerçekleştirilmesini kolaylaştırmak ve teşvik etmek;
c. ODTÜ birimlerinden talep gelmesi doğrultusunda ilgili projeler için hibe alınabilecek destek programlarının araştırılması, uygun programın proje yetkilisine sunulması;
konularında sorumludur.
9 İŞLEYİŞ
I-Genel Kurul
a) Her dönemin başında ve bahar döneminin sonunda olmak üzere bir akademik yıl içinde en az iki defa toplanır.
b) Toplantı gündemi Yönetim Kurulu veya Yönetim Kurulu karar alamayacak durumda ise Denetleme Kurulu tarafından belirlenir ve Genel Kurul’dan bir hafta önce üyelere duyurulur.
c) Her yıl Genel Kurul’un başına aktif üyeler ve Denetleme Kurulu üyeleri arasından bir Genel Kurul Başkanı, Başkan Yardımcısı ve Sekreteri seçilir, gündemin tartışması yapılır ve gündem oylanır.
d) Etkinlik döneminin son Genel Kurulu’nda bir sonraki yılın Yönetim Kurulu seçilir ve görevi devralır. Bu Genel Kurul, Seçim Genel Kurulu olarak adlandırılır. Seçilen Yönetim Kurulu, bir önceki Yönetim Kurulu’ndan gerekli dokümanları ve bilgileri teslim alır; gerektiğinde önceki Yönetim Kurulu fikir ve tecrübeleriyle yeni Yönetim Kurulu’na yardımcı olur. Tecrübe aktarımı esastır.
e) Etkinlik döneminin başında yapılan Genel Kurul’da etkinlik planı Yönetim Kurulu tarafından Genel Kurul’a sunulur. Genel Kurul’da gerekli görülürse, etkinlik planında düzeltmeler ve plana eklemeler yapılır, plan oya sunulur. Eğer, plan salt çoğunlukla kabul edilmezse Genel Kurul Başkanı’nın kararıyla bir hafta sonrasına yeni bir Genel Kurul yapılır ya
da 1/3 oy sağlanmış ise etkinlik planının kabulü için Denetleme Kurulu’nun onayına gidilir.
f) Seçim Genel Kurulu’nda başkan faaliyet raporunu; Denetleme Kurulu da denetleme raporunu Genel Kurul’a sunar. Yönetim Kurulu’nun ibrası oylanır.
II- Tüzükte Değişiklik Yapılması:
Tüzükte değişiklik yapma hakkına sahip tek merci Genel Kurul’dur.
Tüzükte değişiklik yapılması için YK üyelerinden herhangi birinin ya da mevcut üyelerin 1/3‘ünün, Genel Kurul’a ilgili değişikliği gerekçeleriyle beraber sunması şarttır.
Tüzükte önerilen değişiklik Genel Kurul’un salt çoğunluğu sağlanırsa kabul edilir ve Kültür İşleri
16 Müdürlüğü’nün onayına sunulur.
III-Olağanüstü Genel Kurullar:
Olağanüstü Genel Kurullar aşağıdaki durumlarda toplanır.
a) Genel Kurul üyelerinin üçte ikisinin imzası ile
b) Yönetim Kurulu üyelerinin salt çoğunluğunun imzası ile c) Denetleme Kurulu üyelerinin tamamının imzası ile d) Yönetim Kurulu’nun kendini feshi halinde
Bu şartlardan herhangi birinin sağlanması halinde Yönetim Kurulu Olağanüstü Genel Kurul’un en geç bir ay içinde toplanması için gerekli girişimlerde bulunur. Olağanüstü Genel Kurulların işleyişi normal Genel Kurullarınki gibidir.
IV-Kurulların Toplanma Esasları:
a) Genel Kurullar:
Genel Kurul’un yapılabilmesi için Topluluk İçi Yönetim ÇG tarafından Genel Kurul’dan önce açıklanan aktif üye sayısının yarıdan bir fazlası kadar üyenin toplantıya gelmesi gereklidir. Toplanma yeter sayısının sağlanamaması durumunda otomatik olarak bir hafta sonra tekrar toplanma kararı alınmış olur, durum Yönetim Kurulu tarafından üyelere bir kez daha elektronik posta ile duyurulur, ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz.
b) Yönetim Kurulu:
Yönetim Kurulu en az üç haftada bir defa ve başkanın yazılı daveti ile toplanır. Başkan bu yazıda gündemi de teklif eder.
c) Denetleme Kurulu:
Her altı ayda bir denetim amacıyla zorunlu olarak toplanır.
Denetleme Kurulu Başkanı’nın yazılı daveti ile rutin dışı toplanır.
Topluluk üyelerinin üçte birinin imzasıyla denetleme amaçlı toplanır.
Bir üye tarafından YK başkanı ya da tüm YK hakkında şikayet söz konusu ise toplanır.
Her etkinlik döneminin son genel kurulunda (Seçim Genel Kurulu’nda) Yönetim Kurulu ile birlikte seçilir.
10 MALİ KAYNAKLAR
Topluluklar bağış, sponsorluk vb. gibi gelirlerini ODTÜ Geliştirme Vakfı nezdinde bulunan topluluk hesabına yatırırlar.
I-Kaynaklar: Topluluk sadece bilimsel (fen ve mühendislik bilimleri), ticari ve endüstriyel nitelik taşıyan kurum ya da kuruluşlardan yardım kabul edebilir. Topluluğun faaliyetlerden elde ettiği gelir ODTÜ Geliştirme Vakfi’nın topluluk adına açtığı hesapta muhafaza edilir.
II-Harcamalar: Harcamalardan Bütçe ÇG sorumludur. Her sene faaliyet planında bir seferde yapılacak harcama limiti belirlenir. Bu limitin üzerindeki harcamalar için Yönetim Kurulu üyelerinin salt çoğunluğunun ve başkanın izni şarttır. Limitin altındaki harcamalar içinse başkanın ve Bütçe ÇG liderinin onayı yeterlidir.
III-Hesapların Kontrolü ve İlanı: Yapılan harcamalar ve gelirler gelir-gider defterine; gelirlerin
17
nereden elde edildiği, harcamaların ne için, kim tarafından ve hangi tarihte yapıldığı belirtilerek işlenir, harcamaların faturaları düzenli olarak tutulur. Denetleme Kurulu gerekli gördüğü durumlarda topluluğun gelir-gider defterini kontrol etme hakkına sahiptir. Seçim Genel Kurulu’nda bir önceki etkinlik döneminin hesapları ibra edilir.
Eğer mali açık %25’ten fazla çıkarsa YK yetersizlik kararı ile feshedilebilir. Bu durumda başkanın yerine Denetleme Kurulu’ndan bir üye vekalet eder, topluluk faaliyetleri durdurulur ve Denetleme Kurulu tarafından bir ay içinde YK seçimi için Olağanüstü Genel Kurul’a gidilir.
11 DİĞER HUSUSLAR
A. Siyasi nitelik taşıyan hiçbir kurum ya da kuruluştan yardım kabul edilemez. Bu konuda ölçüt, destek alınacak kuruluşun kuruluş amaçlarının yazıldığı iç tüzüğüdür.
B. Her akademik yıl sonunda Yönetim Kurulu tarafından uygun görülen kişi ya da kişilere ODTÜ Yeşil Kampüs Topluluğuna Hizmet Ödülü verilir. Ödülün niteliği Yönetim Kurulu tarafından belirlenir.
C. Tüzükte yer almayan hususlar, Kültür İşleri Müdürlüğü Çerçeve Yönerge maddeleri geçerlidir.
12 EVRAKLAR
Toplulukta tutulacak kayıtlar aşağıdadır:
a) Gelen evrakların dosyaları b) Giden evrakların dosyaları c) Topluluk üye kayıtları defteri
d) Yönetim Kurulu ve Genel Kurul karar defteri e) Çalışma grubu raporlarının dosyası
f) Gelir-gider defteri
g) Yıllık faaliyet plan defteri
13
YÜRÜRLÜK
15.1. Bu çalışma ilkeleri …./…./…….günlü Rektörlük onayı ile yürürlüğe girmiştir.
15.2. Bu yönergenin yürürlüğe girmesinden sonra yapılabilecek değişiklikler Kültür
İşleri Müdürlüğü tarafından Rektörlük onayına sunulur.
18
ODTÜ YKT’nin logo tasarımı İdil Ayçe Aba tarafından yapılmıştır.
❖ Renkli (Mavi)
❖ Renkli (Yeşil)
❖ Siyah- Beyaz şekilleri ile kullanılabilir.
LOGO
EK-
19
