Toplantı Yönetimi

(1)

Toplantı Yönetimi

(2)

Toplantı Nedir?



Iş dünyasında toplantılar oldukça büyük önem taşırlar ve dünya çapında hergün binlerce toplantı yapılır.

Toplantı yönetimi,

toplantıların etkili bir şekilde

yürütülmesi ve sonuçlarının

ortaya çıkması açısından

oldukça önemlidir. Hazırlık

sürecinden, oturma düzenine,

toplantı gündeminden final

kapanışına kadar resmi ve

resmi olmayan toplantıların

her düzeyi için pratik öneriler

bulunmaktadır.

(3)

Etkin Toplantı Kullanımı

 Toplantıların zaman ve para maliyeti

vardır. Sadece gerçekten gerekli olduğu

zaman toplantı yapın ve toplantının özlü

ve yapıcı olacağından emin olun

(4)

 Bilgi Paylaşmak

 Talimatlar vermek

 Karar almak

 Yeni yaratıcı fikirler bulmak

 Belirli bir sorunu çözüme bağlamak

Amacınız Ne?

(5)

Toplantı Kararı Vermeden Kendi Kendinize Sorun

 Toplantının amacı herkes için açık mı?

 Toplantıya herkesin katılmasına gerek var mı?

 Konuya ilişkin olarak toplantı yapmaktan daha verimli bir yol söz konusu mu?

 Toplantıya genelde katılmayan kişilerin bu

toplantıya katılması toplantıya önemli bir katkı sağlar mı?

 Toplantıda bir takım görsel araçların

kullanılmasına gerek var mı?

(6)

Toplantı Kararını Verirken

 Toplantının amacını belirleyin

 Ne kadar sürmesi gerektiğine karar verin

 Katılması gereken kişilerden emin olun

(7)

Toplantılar

 İnformel (Gayri-resmi) Toplantılar

 Formel (Resmi) Toplantılar

(8)

İnformel (gayri resmi)Toplantılar

 Doğaçlama Toplantılar

 Küçük Ölçekli İnformel Toplantılar

 Beyin Fırtınası Oturumları

(9)

Doğaçlama Toplantılar

 Genellikle küçük ama acil sorunların çözümü için

kullanılır.

(10)

Küçük İnformel Toplantılar

 Sorunları tartışmak, çözüme bağlamak ve feedback vermek için uygun bir toplantı

biçimidir.

 Genellikle iki ya da üç kişinin katılımıyla yapılır. Katılımcı sayısı az olmasına

rağmen toplantının amacının belirli olması ve aklınızda zaman için bir kısıt belirlemiş olmanız bu toplantıları yönetmenizi

kolaylaştıracaktır.

(11)

İnformel Beyin Fırtınası Oturumları

 İnformel beyin

fırtınası oturumları genellikle yeni fikirler geliştirmek ya da

sorunlara çözüm olacak hızlı fikirler

bulmak için kullanılır.

(12)

Formel Toplantılar

 Yönetim Kurulu Toplantıları

 Alt komite Toplantıları

 Bir defaya mahsus toplantılar

 Kamuya açık toplantılar

 Konferanslar

 Dışarıdan katılımcılı toplantılar

 Yıllık genel toplantılar

 Olağandışı genel

toplantılar

(13)

Toplantıya Hazırlanma

(14)

Katılımcıları Davet Etme

 Katılımcıları Belirleme

 Katkıları Değerlendirme

 Katılımcıları Bilgilendirme

(15)

Katkıları Değerlendirirken Şu Soruları Sorun

 Paylaşacak bilgileri var mı?

 Özel bir takım önerilerde bulunabilirler mi?

 Mesleki statüleri işinize yarar mı?

 Alınacak kararın uygulanmasında pay

sahibi olacaklar mı?

(16)

Katılımcıları Bilgilendirme

 Daima toplantının yapılacağı yere ve

zamana ilişkin olarak yazılı bilgi notu

gönderin.

(17)

Unutmayın

 Tüm katılımcıların toplantının tarihi, zamanı, yeri ve amacı konusunda bilgilenmiş olması gerekir.

 Katılımcılar toplantıya ne gibi bir katkıları olacağını bilmeleri gerekir

 Toplantıdan makul bir süre önce toplantıya

ilişkin belgelerin katılımcılarla paylaşılmış olması gerekir.

 Toplantı yapılacak yerin uygun büyüklükte ve

uygun donanımlara sahip olması gerekir.

(18)

Toplantı Gündemi Belirlemek

 Gündem toplantının tarihi, zamanı ve yeri gibi ayrıntıları

içermelidir.

 Gündemde

toplantının konuları yer almalıdır.

 Basit, kısa ve

anlaşılır olmalıdır.

(19)

Gündem Belirlerken

 Hangi konuların tartışılması gerektiğine karar verin,

 Katılımcılara bir gündem taslağı

gönderin ve önerilerini öğrenmek isteyin,

 Uygun önerilerle yeni bir gündem belirleyin,

 Gündemin son biçimini katılımcılara

gönderin ve onaylarını alın.

(20)

Toplantı Mekanı

Toplantı Yeri Gözönünde Bulundurulması

Gereken Noktalar

Ofisiniz -Tüm materyal elinizin altında olur

-Otoritenizi arttırır

-Telefon çalabilir ya da insanlar toplantıyı bölebilir

Astınızın Ofisi - Astın statüsünü veya moralini arttırabilir Kurumdaki Toplantı Odası - Herhangi bir katılımcının odasını

kullanılmasının neden olabileceği hiyerarşik sorunların önüne geçer.

Kurum Dışında Bir Toplantı Odası -Eğer gizlilik önemliyse uygundur.

-Maliyetlidir ve insanlar kendilerini yabancı bir mekanda rahatsız hissedebilirler.

Konferans Merkezi -Yüksek sayıda insanı alır.

-Teknik destek ve güvenlik olanağı vardır.

Şehir Dışı Mekan -Başka şehirlerden ya da ülkelerden

katılımcılar olduğunda tercih edilir.

- toplantıya bir cazibe katar.

-Çok yüksek maliyetlidir.

(21)

Toplantı Mekanını Seçerken

 Eğer bilmediğiniz bir mekanda toplantı yapacaksanız toplantı yerini önceden kontrol edin,

 Toplantı yapacağınız odanın pencereli bir oda olmasını tercih edin,

 Toplantı mekanındaki teknik ekipmanın nasıl kullanılacağı konusunda bilgi sahibi olun,

 Akustik konusuna özellikle özen gösterin,

 Toplantı mekanının lavabolardan çok uzakta olmamasını tercih edin,

 Toplantı mekanındaki koltukların on dakikadan fazla

oturmaya uygun olduğuna emin olun.

(22)

Toplantılarda Oturma Düzeni

(23)

Birebir Toplantılarda Oturma Düzeni

 Destekleyici Oturma Düzeni

 Ortaklığa Yönelik Oturma Düzeni

 Yüzleşmeye Yönelik Oturma Düzeni

(24)

Destekleyici Oturma Düzeni

(25)

İşbirliğine Yönelik Oturma

Düzeni

(26)

Yüzleşmeye Yönelik Oturma

Düzeni

(27)

Grup Toplantılarında Oturma Düzeni

 Grupların Karşılıklı Oturduğu Düzen

 Hiyerarşiyi Belirten Oturma Düzeni

 Ortak Tartışmaya Yönelik Oturma

Düzeni

(28)

Grupların Karşılıklı Oturduğu

Düzen

(29)

Hiyerarşiyi Belirten Oturma

Düzeni

(30)

Ortak Tartışmaya Yönelik

Oturma Düzeni

(31)

Taktiksel Oturma Düzeni

(32)

Kendiliğinden Oturma Düzenleri

(33)

Toplantıya Etkin Katılım

 Toplantıya katılmak için genel bilgilere sahip olmak şarttır,

 Toplantıya katılmadan önce diğer katılımcılarla ilgili araştırma yapmak olası müttefiklerinizi tanımanızı sağlar,

 Toplantı başlamadan önce diğer

katılımcılarla iletişime geçmek buzları

kırar ve toplantıya katılımı kolaylaştırır.

(34)

Toplantıda Görülür ve Duyulur Olmak İçin

 Toplantıya uygun giyinmiş olun,

 Kendinize güvenli görünün,

 İyi bir şekilde

hazırlanmış olun,

 Akıcı konuşun,

 Açık, özlü ve olumlu

olun.

(35)

Unutmayın



İlk izlenim önemlidir, gerekirse açılış cümlenizi önceden

hazırlayın,



Sadece bir kez söz hakkınız olması ihtimaline karşı

kendinizi iyi ifade etmelisiniz,



Eğer bir hata görürseniz uygun bir şekilde müdahale edin ki diğer katılımcılar konuya vakıf olduğunuzu görsünler,



Ses tonunuzu özenli kullanın,



Konuşmanızın sonunda ne

demek istediğinizi özetleyin.

(36)

Toplantı Sırasında Diğer

Katılımcıları Etkin Dinlemek İçin



İyi bir dinleyici dikkatli görünür, göz teması kurar, söz kesmez ve gerekli noktalarda notlar alır,



İnsanların neler söylediklerini dinlemek kadar beden dillerini takip etmek de önemlidir,



İnsanları dinlerken onlara ya da görüşlerine ilişkin önyargılarınızı bir kenara bırakmaya gayret edin,



Etkin bir dinleme daha sonra söz

aldığınızda kendi yapacağınız

konuşmayı da biçimlendirecektir.

(37)

Toplantı sırasında toplantı yöneticisinin

neden olduğu sorunlarla karşılaşırsanız

(38)

Bir Toplantı Yöneticisi Görevini Nasıl Kötüye Kullanabilir?

Kötüye Kullanma Nasıl Fark Edersiniz

Taraf Tutma Toplantı yöneticisi sizin toplantıya katılma

teşebbüslerinize izin vermez ya da çok az izin verir.

Kararsızlık Toplantı yöneticisi eğer sürekli olarak

katılımcılardan görüşlerini tekrar özetlemelerini istiyorsa bir sonuca

varamamış olabilir ya da varılan sonuçtan memnun olmamış olabilir.

Manipülasyon Toplantı yöneticisi katılımcıları belirli bir konu üzerinde tekrar tekrar düşünmeye çağırıyorsa belirli bir noktaya varılmasını sağlamaya çalışıyor olabilir.

Asabiyet Açığa çıkmış asabiyet kolayca anlaşılır

ancak bastırılan asabiyeti beden dilinden ya da tonlamalardan anlayabilirsiniz.

(39)

Toplantı Yöneticisine Ne Şekilde

Müdahale Edebilirsiniz?

(40)

İnformel Yöntemler

 Grup olarak toplantıya katkınızı kesin,

 Diğer katılımcılara toplantı yöneticisinin makul olmayan şekilde davrandığını

düşündüğünüzü ifade edin,

 Üstünüzden yeni bir toplantı yöneticisi

atamasını isteyin.

(41)

Formel Yöntemler

 Yeni bir toplantı yöneticisi belirlemek için tekrar bir araya gelin,

 Toplantı yöneticisini toplantıyı gerektiği gibi yönetmediğini düşündüğünüz

konusunda bilgilendirin,

 Toplantı yöneticisi konusunda toplantı

sırasında oylama yapılmasını talep edin.

(42)

Tutanak Tutmak

 Toplantı tutanağı toplantı sekreteri

tarafından tutulan ve nelerin

konuşulduğunun kaydı olarak

notlardır.

(43)

Uygun Bir Şekilde Yazılmış Bir Tutanakta,

 Toplantının zamanı, yeri, katılımcıları ve alınan kararlar yer alır.

 Tutanak tarafsız, açık, özlü ve hatasız

olmalıdır.

(44)

Tutanak Tutarken

 Tutanağınızı toplantı yöneticisine onaylatın,

 Tutanağı bir iki gün içinde gerekli yerlere dağıtın,

 Tutanağın toplantıya katılmayanlar için

de açık ve anlaşılır olduğundan emin

olun.

(45)

Katılımcı Olarak Becerilerimizi Değerlendirelim 

1) Konuşmadan karşımdaki konuşmacının kendisini ifade etmesini tamamlamasını beklerim.

2) Görüşlerimi açıklarken kendime güvenirim.

3) Hatalı olduğumda bunu kabul edebilirim.

4) Gergin hissettiğim zaman ses tonumu

kontrol edebilirim.

(46)

5) Beden dilim kendime güvenimi ifade eder.

6) Katıldığım toplantılara uygun kıyafetler tercih ederim.

7) Bir toplantıda diğer insanların söylediklerini dikkatle dinlerim.

8) Katıldığım her toplantıya adamakıllı

hazırlanırım.

(47)

9) Önceki toplantının notlarını dikkatlice gözden geçiririm.

10) Bir toplantıya katılmadan önce diğer

katılımcılarla ilgili enformasyon edinmeye çalışırım.

11) Bir toplantıya katılmadan önce amacımın ne olduğunu bilirim.

12) Toplantı süresince yöneticinin uygun olmayan

davranışlarına gerekli müdahalede bulunurum.

(48)

Değerlendirme

12-24 Toplantıya katılım becerileriniz üzerinde

biraz çalışmanızda fayda var. Bir toplantıya katılmadan önce amaçlarınızı belirlemenizde, etkin dinleme ve katılma becerilerini göz

önünde bulundurmanızda fayda olabilir.

25-36 Toplantıya katılım becerileriniz makul bir düzeyde ancak bir takım yeteneklerinizi geliştirmeniz gerekiyor.

37-48 Toplantıya katılım becerilerinizin hayli

yüksek olduğunu ifade edebiliriz. Ancak yine

de kendinizi geliştirmeye devam etmelisiniz.

(49)

Toplantıyı Yönetmek

(50)

 Toplantı yöneticisi bir toplantının

yürütülmesinden

sorumlu olan kimsedir.

Kurallara uyulması,

prosedürlerin izlenmesi

ve toplantının başarıyla

sonlandırılması onun

sorumluluğundadır.

(51)

Bir Toplantı Yöneticisinin Sahip Olması Gereken Kişisel Beceriler

 Zamanı ve sorunları yönetme becerisi,

 Konuları özlü bir şekilde ele alma becerisi,

 Değişik katılımcılarla iletişime geçme becerisi,

 Katılmadığı fikirleri dinlemeye açıklık ve hızlı bir şekilde kavrama,

 Tüm görüşlere önyargısız ve eşit mesafede

durabilme.

(52)

Bir Toplantı Yöneticisi

 Toplantıyı toplantı amacını ifade ederek açar ve gündemi katılımcılarla paylaşır,

 Tüm tarafların tartışılan konular üzerine fikirlerini ifade etmelerine izin verir,

 Uygunsuz tartışmaları engeller,

 Kullanılabilecek olumsuz taktikleri engeller,

 Bir oylama yapılmasının gerekli olup olmadığına karar verir,

 Oylamanın kurallara uygun yapılmasını gözetir,

 Toplantıyı bir özet yaparak kapatır.

(53)

Katılımcıları Araştırmak

 Çıkarlardan

haberdar olmak,

 Kişilik tiplerini öğrenmek,

 Kullanılan taktikleri

öngörmek

(54)

Katılımcı Tarafından Kullanılan

Taktik Toplantı Yöneticisinin Karşı

Hareketi

Parçala ve Yönet Gerçekleri Tekrarlama

Baskı Kurma Saldırgan Katılımcıya Meydan

Okuma

Yaygara Koparmak Kişiyi Susturmak

Asabiyet Sakinliği Korumak

(55)

Toplantı Zamanını Yönetmek

 Toplantıya zamanında başlamak,

 Gündeme bağlı kalmak,

 Zamanı etkin bir şekilde kullanmak,

 Aralar vermek.

(56)

Toplantıyı Canlandırmak İçin

 Pozisyonunuzu ve sesinizin tonunu değiştirin,

 Kıvrak konuşma becerisi olan konuşmacılara söz hakkı verin,

 Gündemdeki görece önemsiz konuları atlayın,

 Eğer gerekliyse toplantıyı sonlandırın ve

bir takip toplantısı için zaman belirleyin.

(57)

Bir Toplantıda Karşılaşılması Olası Problemler

Sorun Olası Çözüm Yolları

Bahaneler - Katılımcıya diğer emsallerinin

önünde görevini anımsatın,

- Katılımcının bu işi yaptığını takip etmek için bir süpervizör atayın ve işin yapıldığından emin olun,

-Sorumluluğu başka birisine verin.

Sabotaj -Sabotajcıyı hareketine dikkat

çekerek izole edin,

- Sabotajcı eğer sürekli olarak tartışmalarda araya giriyorsa toplantıyı erteleyin,

- Uç durumlarda katılımcıyı

toplantıdan çıkartın.

(58)

Zıtlaşma -Sürekli muhalif olan kimseye toplantının amacını ve bir sonuca varmak zorunda olduğunuzu

hatırlatın,

- Duruma bağlı kalın ve

katılımcıları sakin bir şekilde tartışmaları konusunda

cesaretlendirin,

- Tansiyonu düşürmek için

duruma ilişkin espri yapın ancak bunu yaparken muhalif katılımcıyı komik duruma düşürmeyin

Ciddi düzensizlik - Düzen çağrısı yapın,

- Düzeni bozun katılımcıdan salonu terk etmesini isteyin,

- Bir toplantı tarihi belirlemeden

toplantıyı bitirin.

(59)

Sorun Çıkartan Kimseyle Başa

Çıkmak İçin

(60)

Bir Toplantıyı Kapatmak

(61)

Bir Toplantıyı Kapatırken

 Katılımcılara eklemek istedikleri noktalar olup olmadığını sorun,

 Alınan kararları özetleyin,

 Toplantıyı değerlendirin.

(62)

Yönetici Olarak Becerilerimizi Değerlendirelim

1) Toplantıları belirlenen zamanda başlatırım.

2) Katılımcıların bir önceki toplantıda

tutulan tutanakları doğru anladığından emin olurum.

3) Her toplantıda kabul edilen gündemi takip ederim.

4) Toplantıdan önce toplantının amacını

katılımcılara açıkça anlatırım.

(63)

5) Herkese eşit söz hakkı tanırım.

6) Her katılımcının güdüleri ve kişisel gündemi hakkında fikrim vardır.

7) Tüm katılımcıların her toplantıda tam olarak kapsandığına emin olurum.

8) Her toplantıya uygun olarak hazırlanmış

olurum.

(64)

9) Toplantı sonrasında tutanağın tam ve

düzgün olarak tutulup tutulmadığını kontrol ederim.

10) Her katılımcının bir sonraki toplantıdan

önce neler yapması gerektiğini anladığından emin olurum.

11) Tüm katılımcıların sonraki toplantının yerini

ve zamanını anladıklarından emin olurum.

(65)