SİNOP ÜNİVERSİTESİ HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

(1)

KYT-FRM-003/00 1 Alt

Birimi Bütçe ve Performans Birimi / Stratejik Yönetim ve Planlama Birimi Sıra

No Hassas Görevler Görevin Yerine Getirilememesi

Kaynaklı Sonuç Risk Düzeyi* Prosedürü

(Alınması Gereken Önlemler)

Hassas Görevi Olan Personel (Adı-Soyadı-

Unvanı)

1 Üniversite Bütçesi Hazırlık Süreci

1. Mevzuata uygunsuzluk 2. Kaynakların etkili, etkin ve

ekonomikliğini sağlayacak şekilde doğru olarak tahsis edilememesi

3. Bütçe planlama eksikliğinden kaynaklı olarak kamu

hizmetlerinde aksaklıklar yaşanması ve itibar kaybı.

Yüksek

1. Mali takvim doğrultusunda güncel mevzuatın takip edilerek varsa gerekli düzenlemeler doğrultusunda bütçe hazırlık işlemlerinin gerçekleştirilmesi

2. Kurum ihtiyaçlarının önceden tespit edilerek planlamanın bu ihtiyaçlar doğrultusunda gerçekleştirilmesi

3. Harcama birimlerinin geçmiş yıllardaki bütçe gider gerçekleşmeleri dikkate alınarak gerekli planlamaların yapılması

Erol AKMAN (Şube Müdürü) Serhat SEZGÜL (Mali Hiz. Uzmanı)

Serap DÜREN (Şef) Recep BAKAR (Bil. İşletmeni)

2

Ayrıntılı Finansman Programı

Hazırlanma Süreci

1. Mevzuata uygunsuzluk 2. Aylar itibariyle birim bazlı

ödenek planlamalarının doğru yapılmaması durumunda hizmet ve ödemelerde aksaklıklar yaşanması

Yüksek

1. Güncel mevzuatın takip edilerek gerekli planlamaların yapılması

2. Geçmiş yıl verilerinden ve yasal dayanaklardan hareketle gelirlerin

gerçekleşme dönemlerinin tespit edilerek planlamanın bu doğrultuda yapılması 3. Harcama birimlerinin ihtiyaçlarının doğru

tespit edilmesi

(2)

KYT-FRM-003/00 2 3

Ödenek İşlemleri Süreci (Aktarma, Ekleme, Tenkis)

1. Kaynakların etkili, ekonomik ve verimli olarak kullanılamaması 2. Ödenek talep ve gönderme

belgelerinin zamanında

yapılmaması ve giderlerin faize düşmesi

3. Ödenek aktarma, ekleme ve revize işlemlerinde yasal mevzuattaki sınırlamaların göz ardı edilmesi

Yüksek

1. Ödenek talep ve göndermelerinin mevzuatta ön görülen süreler dâhilinde

gerçekleştirilmesi

2. Ödenek aktarma, ekleme ve revize

işlemlerine ilişkin talep ve işlemlerin ön mali kontrole tabi tutulması

3. Ayrıntılı Finansman Programı doğrultusunda ödeneklerin tahsis edildikleri amaçlar

doğrultusunda kullanılması ve ödenek üstü harcama yapılmaması

4

Kurumsal Mali Durum ve

Beklentiler Raporu Hazırlanma Süreci

1. Şeffaflık ve hesap verme sorumluluğunun yerine getirilmemesi

2. Güven ve itibar kaybı Yüksek

1. Yasal mevzuat doğrultusunda söz konusu raporun hazırlanması için gerekli

çalışmaların yapılması

5 Stratejik Plan Hazırlama

1. Mevzuata uygunsuzluk, 2. Stratejik Planlama Ekibi görev, yetki ve

sorumluluklarında yaşanılacak aksaklıklar,

3. Stratejik Plan kapsamında belirlenen amaç, hedef ve göstergelerin ölçülebilir,

Yüksek

1. Güncel mevzuatın takip edilerek varsa gerekli düzenlemelerin yapılması, 2. Stratejik Plan ekibinin görev, yetki ve

sorumluluklarının açık ve net olarak belirlenmesi,

3. Amaç ve hedeflerin gerçekçi ve ölçülebilir olarak belirlenmesi ve bu doğrultuda bütçe

Serap DÜREN (Şef)

(3)

KYT-FRM-003/00 3 ulaşılabilir sürdürülebilir

olmaması,

4. Stratejik Plan performans göstergelerinin izlenmesinde sorumlu birimlerden zamanında tutarlı ve eksiksiz veri temininin sağlanamaması,

5. Stratejik Plan değerlendirme aşamasında amaç, hedef ve göstergelerden sorumlu

birimlerin yılsonu gerçekleştirme sonuçlarının gerçekçi bir şekilde değerlendirilip revize edilmemesi dolayısıyla takip eden yıllarda belirlenen hedeflere

ulaşamaması.

planlamasının sağlıklı şekilde yapılması sağlanması,

4. Stratejik Plana bağlı olarak hazırlanan Performans Programı ile 3’er aylık dönemler halinde gerçekleştirme sonuçlarının

izlenmesi ve göstergelerden sorumlu birim yöneticilerinin verilerin zamanında tutarlı ve eksiksiz gönderilmesi hususunda gerekli önlemleri alması.

Recep BAKAR (Bil. İşletmeni)

6

İdare Faaliyet Raporunun Hazırlaması

1. Mevzuata uygunsuzluk

2. Birimlerin faaliyet raporlarının zamanında, tutarlı ve eksiksiz hazırlamaması ve göndermemesi, Birim faaliyet raporlarının süresi içinde gönderilmemesi sonucu İdare Faaliyet Raporunun kanunda belirtilen süre zarfında kamuoyuna duyurulamaması.

Yüksek

1. Güncel mevzuatın takip edilerek varsa gerekli düzenlemelerin yapılması,

2. Birim yöneticilerinin birim faaliyet raporlarını zamanında, tutarlı ve eksiksiz gönderilmesi hususunda gerekli önlemleri alması,

Belge ve raporların hazırlık sürecinde birim faaliyet raporlarının içeriğine ve kanunda belirtilen kurallara ve sürelere uygun olarak hazırlanması hususunda bilgilendirme yapılması.

(4)

KYT-FRM-003/00 4 7 Performans

Programının Hazırlanması

1. Mevzuata uygunsuzluk

2. Performans programında hedeflerin gerçekçi olarak belirlenmemesi ve stratejik plan- bütçe bağlantısının kurulamaması 3. Birimlerin performans gerçekleşme sonuçlarını ve hedeflerini zamanında, tutarlı ve eksiksiz hazırlamaması ve göndermemesi,

4. Birim performans

gerçekleşmelerinin ve hedeflerinin süresi içinde gönderilmemesi sonucu Yılı Performans Programının kanunda belirtilen süre zarfında kamuoyuna duyurulamaması.

Yüksek

1. Güncel mevzuatın takip edilerek varsa gerekli düzenlemelerin yapılması,

2. Performans hedeflerinin stratejik plan dahilindeki amaç ve hedefler doğrultusunda ölçülebilir ve gerçekçi olarak belirlenmesi, 3. Bütçe ödeneklerinin ilgili yıl performans

hedefleri doğrultusunda hazırlanması,

4. Birim yöneticilerinin birim performans gerçekleşmelerinin ve hedeflerinin zamanında, tutarlı ve eksiksiz gönderilmesi hususunda gerekli önlemleri alması.

Hazırlayanlar Semra DEMİR (Şef)

Serhat SEZGÜL (Mali Hizmetler Uzmanı) Erol AKMAN (Şube Müdürü)

Onaylayan Alper Kadir ALTAY

Daire Başkanı

(5)

KYT-FRM-003/00 5 Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

Alt

Birimi Muhasebe-Kesin Hesap ve Raporlama ile Maaş Birimi Sıra

No Hassas Görevler Görevin Yerine Getirilememesi Kaynaklı Sonuç

Risk Düzeyi*

Prosedürü

Hassas Görevi Olan Personel (Adı-Soyadı-Unvanı)

1

Ödeme Emri Belgelerinin ödeme öncesi kontrolünü yaparak onaylanması

1. Mali sorumluluk doğması, 2. Kamu zararına sebebiyet verme, 3. Hak sahibinin mağduriyeti, 4. Vergi ziyanına sebep olunması,

Yüksek

1. Merkezi Yönetim ve Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve diğer mevzuat hükümlülüklerine uygun kontrolün yapılması

Tayfur DUGAN (Muhasebe Yetkilisi)

Ebru ÖZYÜREK (Şef) Nuray ŞEN (Bilgisayar İşletmeni)

Hilal ACAR (Bilgisayar İşletmeni)

Cezmi ÖZCAN (Memur)

2 Banka Hesaplarıyla Mizan Hesaplarının kontrolü

1. Muhasebe yönetmeliğinin uygulanamaması,

2. Hesap verilebilirliğin sağlanamaması.

Yüksek

1. Günlük banka ve mizan hesap bilgilerinin çift taraflı kontrol edilmesi.

Ebru ÖZYÜREK (Şef)

(6)

KYT-FRM-003/00 6

Nuray ŞEN (Bilgisayar İşletmeni)

3 SGK İşlemleri

1. İdari Para Cezası ortaya çıkması 2. Personelin mağdur olması

3. İtibar Kaybının ortaya çıkması Yüksek

1. SGK pirim kesintilerinin harcama birimleri tarafından zamanında tahakkukunun yaptırılması 2. İlgili birimden gelen tahakkuk

evrakı ile muhasebe kayıtlarında pirim tahakkuk miktarlarının karşılaştırılması

3. Muhasebe Yetkilisinin ayrıca süreci devamlı takip altında bulundurarak kontrol etmesi

Hasip AĞIRÇELİK (Şube Müdürü) Çiğdem MANGIR

(Şef)

4 İcra İşlemleri

1. Cezai işlem olması 2. Tekit

3. Kurum İtibarının zedelenmesi Yüksek

1. İcra Dairesinden gelen yazılara (en geç 7 gün içinde yerine ulaşmış olmalı) aynı gün veya en geç ertesi günü cevap verilmesi.

2. Maaştan Kesintisi yapılan tutarların maaş ödemelerinden sonra derhal icra dairesine gönderilmesi

3. Gerekli muhasebe kayıtlarını tutarak aylık bazda kalan icralık borç tutarının takip edilmesi

(Şef)

(7)

KYT-FRM-003/00 7

5 Muhtasar, KDV, Damga Vergisi Beyanname verme süreci

1. İdari Para Cezası ortaya çıkması 2. Vergi ziyanı ve gecikme cezasına

neden olunması

Yüksek

1. Mizan Raporları, Yardımcı defter tutarları ve vergiye tabi evrakların tutarlarının karşılaştırılması.

2. Yasal süreler dolmadan izleyen ayın 23. günü akşamına kadar beyanname verilmesi ve 26. günü akşamına kadar ödeme işleminin yapılması.

3. Beyannameler verilmeden önce Muhasebe Yetkilisi tarafından kontrol edilmesi

Çiğdem MANGIR (Şef) Ebru ÖZYÜREK

(Şef) Nuray ŞEN (Bilgisayar İşletmeni)

6 Projelerden yapılan döviz

ödemeleri 1. Mükerrer ödeme riski

2. Zaman kaybı ortaya çıkması Yüksek

1. Bankaya verilecek talimatın döviz gönderme emri kullanılarak ve para birimine dikkat edilerek gönderilmesi

2. Kur farklılığı nedeniyle yapılabilecek eksik/fazla ödemelerin tespiti için banka

(8)

KYT-FRM-003/00 8

hesap ekstreleri ve ödeme emrinin karşılaştırılması.

3. Değerleme işlemlerinin gerçekleştirilmesi

7 Teminat Mektupları İş ve İşlemleri

1. Mali sorumluluk doğması, 2. Kamu zararına sebebiyet

verme,

3. Hak sahibinin mağduriyeti, 4. İdarenin Güven Kaybı.

Yüksek

1. Teminat Mektubu Teslim Tutanağı ile teslim alınan Teminat Mektuplarının kasada saklanması 2. Süresi dolan Teminat

Mektuplarının iade işlemlerinin takibi

3. Teslim ederken ve teslim alırken mevzuatı gereği evrakların

bulundurulması. (sgk, vergi borcu yoktur, birim üst yazı vs..)

Cezmi ÖZCAN (Memur) Salih ESKİCİ

(Veznedar)

8 Taşınır Konsolide İşlemleri 1. Kamu zararına sebebiyet verme

2. Güven kaybı oluşması Yüksek

1. Taşınır Kayıt Kontrol Yetkililerinin yapacakları çalışmaların eksiksiz ve aksatmadan yürütülmesi için gereken önlemleri almak, 2. Birimler arası koordinasyon ve

işbirliğini sağlayarak, uyumlu çalışılmasını sağlamak

Nuray ŞEN (Bilgisayar İşletmeni)

(9)

KYT-FRM-003/00 9

3. Birimlerden gelen taşınırlara ait üçer aylık dönem raporlarının, say2000i sisteminden alınan raporlarla kontrol edip uygunluğunu sağlamak

9 KBS Personel Yetkilendirme İşlemleri

1. Ödeme evraklarında gecikmelerin meydana gelmesi

2. Görevde aksaklıkların meydana gelmesi

3. Hak kaybı oluşması 4. Yetkisiz işlem yapılması

Yüksek

1. KBS personel yetkilendirilmesi yapılırken ilgili birimden gelen yazıya istinaden

yetkilendirilmenin yapılması 2. Söz konusu yazıda

görevlendirmenin kime ve hangi göreve yetkilendirilmesi

yapılacağı açıkça belirtilmesi 3. Yazı ekindeki listenin ıslak imza

ile imzalanıp imzalanmadığının kontrolü

4. Görevde aksaklık meydana gelmemesi için görevlendirmenin en kısa zamanda yapılması

(Şef)

10 Banka Hesap İşlemleri

1. Kurum banka hesapları ile mizan arasında tutarların eşit olmaması.

2. Hesapların günlük takip

edilememesi Yüksek

1. Banka hesapları ile mizan karşılaştırılması

2. Vadeli hesapların vadesinin ne zaman dolacağının her gün kontrol edilmesi

3. Vadesi dolan hesapların faizinin tahsil ve tahakkuk işlerinin

zamanında ve eksiksiz yapılması 4. Banka hesabına yatan paraların

sürekli kontrol edilmesi ve kayıt altına alınması

5. Ödemesi yapılan işlemlerin miktarının doğru olup olmadığının

Cezmi ÖZCAN

(10)

KYT-FRM-003/00 10

kontrol edilmesi

(Memur)

11 Personel Ödeme İşlemleri

1. Personellerin hak kaybının ortaya çıkması ve mağduriyete sebep verme

2. Kurum itibar kaybı.

Yüksek

1. Her ayın 15 inden 2 iş günü önce anlaşmalı banka hesaplarına personel maaş ödemelerinin aktarılması

2. Muhasebe Yetkilisi tarafından Personel Ödeme İşlemlerinin Yeni Muhasebe Sisteminde kontrol edilmesi

3. İlgili personel tarafından her ayın on ikisinde saat 16.00 ile 17.00 arası personel maaş hesaplarının kontrol edilmesi

(Şef)

12 Kefalet ve Sendika Ödeme İşlemleri

1. Personellerin hak kaybının ortaya çıkması ve mağduriyete sebep verme

2. Kurum itibar kaybı.

Yüksek

1. Kefalet ve Sendika ödeme evraklarının harcama birimleri tarafından zamanında

tahakkukunun yaptırılması 1. Kefalet ve Sendika kesintilerinin

bankaya süresinde

gönderilebilmesi için sürecin titizlikle takip edilmesi

2. Sendika ödemelerinin her ayın 20'sine kadar ödemesi

3. Kefalet ödemelerinin ise her ayın son 4 gününe kadar ödenmesi 4. İlgili birimden gelen tahakkuk

evrakı ile muhasebe

kayıtlarındaki miktarlarının karşılaştırılması

(Şef)

(11)

KYT-FRM-003/00 11

13 Bireysel Emeklilik Sistemi Ödemeleri

1. İdari para cezası ortaya çıkması

Yüksek

1. BES kesintilerinin harcama birimleri tarafından zamanında tahakkukunun yaptırılması 2. BES kesintilerinin bankaya

süresinde gönderilebilmesi için sürecin titizlikle takip edilmesi 3. BES ödemesi işleminin ayın 15

inden itibaren 5 iş günü içinde ödenmesi

4. İlgili birimden gelen tahakkuk evrakı ile muhasebe

kayıtlarındaki miktarlarının karşılaştırılması

5. Muhasebe Yetkilisinin ayrıca süreci devamlı takip altında 6. bulundurarak kontrol etmesi

(Şef)

14 Hazineden Her ay Üç Aylık Nakit Talebinde Bulunma İşlemleri

1. İdari para cezasının oluşması

Yüksek

1. Hazırlanan nakit taleplerini, üç aylık nakit ihtiyaçlarının bildirilmesine ilişkin olarak hazırlanan Kılavuzda belirtilen esaslar çerçevesinde, bir adet merkez birimlerine, bir adet de taşra birimlerine ait olmak üzere NTAS’da yer alan formu

doldurmak suretiyle her ayın son iş gününden dört iş günü önce Müsteşarlığa bildirir

2. Sistem tarafından e-posta ile gönderilen sürelere dikkat etmek

(12)

KYT-FRM-003/00 12

3. Sistemindeki veriler

onaylanmadan önce Muhasebe Yetkilisi tarafından kontrol edilmesi

4. Verilerde güncelleme yapılacaksa verilerin sisteme girildiği takip eden haftanın ilk gününde güncelleme yapılması Hazırlayanlar

Semra DEMİR (Şef)

Daire Başkanı

Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Alt

Birimi İç Kontrol Birimi Sıra

No Hassas Görevler Görevin Yerine Getirilememesi Kaynaklı Sonuç

Risk Düzeyi*

Prosedürü

Hassas Görevi Olan Personel

(Adı-Soyadı- Unvanı)

1 İç Kontrol Sistemi Çalışmaları

1. Eylem Planının süresi içerisinde hazırlanıp yürürlüğe konulamaması

2. Eylem Planında yer alan Öngörülen Eylem veya Eylemlerin yerine getirilememesi kaynaklı Gerçekleştirme Raporunun hazırlanamaması ve rapora girecek veri bulunamaması

Yüksek

1. İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planının zamanında yürürlüğe konulması ve uygulanması

2. İç Kontrol Standartları

konusunda ilerleme yapamayan birimlere destek verilmesi.

Semra DEMİR (Şef)

(13)

KYT-FRM-003/00 13 3. Değerlendirme Raporunun zamanında

veya hiç hazırlanamaması

4. Sayıştay Başkanlığına gerekli evrakların sunulamaması

5. Mevzuatın öngördüğü zorunlulukların yerine getirilememesi

6. Güven kaybı oluşması

7. Kurumun amaç ve hedeflerine ulaşmasını engelleyebilecek muhtemel risklerin gözden kaçırılması

3. İç Kontrol konusunda eğitimler düzenlenmesi

4. İç kontrol düzenlemelerinin takip edilerek çalışmaların güncellenmesi

2 Birimde görevli personelin görevden ayrılması

1. Görevin aksaması

2. Devamlılığı olan işlerin tamamlanamaması 3. Kurumsal hafızanın zayıflaması

Orta

Görevden ayrılan personelin Görev Devri Formunu eksiksiz doldurması sağlanacaktır.

(SNÜ-FRM-146 Görev Devri Rapor Formu)

Tüm Personel

Hazırlayanlar Semra DEMİR (Şef)

Daire Başkanı