OMS
(Offer Management Software – Teklif Yönetim Yazılımı)
Kullanıcı Kılavuzu
Mayıs 2019
2
İçindekiler
OMS Teknik Özellikler ... 3
Kullanıcı Girişi ... 4
Ana Sayfa ... 6
Ayarlar Menüsü ... 7
ERP Veri Tabanı ... 7
Mail ... 8
Rest Servis ... 9
SMS, WhatsApp, Fax ... 9
Ön Değerler Menüsü ... 11
Kullanıcı ... 11
Firma ... 12
Satış Menüsü ... 13
Teklif detay ... 14
Satın Alma Menüsü ... 21
3
OMS Teknik Özellikler
OMS (Offer Management Software – Teklif Yönetim Yazılımı) Logo Tiger Yazılımı Arayüzü ile girişi yapılan satış ve satın alma tekliflerinin müşteri ve tedarikçiler ile buluşmasını sağlayan web tabanlı bir B2B (business to business) yazılımıdır.
OMS; ilgli satış ve satın alma tekliflerini müşteri ve tedarikçilere mail ile bilgilendirir, bahse konu mailde bulunan OMS bağlantısı maharetiyle yanıtları müşteri ve tedarikçilerden toplar ve OMS sistemini kullananlara bilgilendirme gönderir.
OMS sistemini kullananlar; müşterilerden ve tedarikçilerden toplanan yanıtları Logo rest servisi yetenekleri ile Logo Tiger yazılımına aktarırlar. Böylelikle OMS sistemini kullananlar Logo Tiger yazılımında bulunan teklifleri dış dünyaya açarlar ve veri girişlerini çevrim içi (online) olarak muhatabına yaptırarak zaman kazanırlar.
OMS JSF 2.2 (Java Server Faces) frameworkü üzerinde, jdk 1.8 ve Primefaces 6.2 kütüphanesi kullanılarak Apache Tomcat 8.0.27 uygulama sunucusu üzerinde çalışacak şekilde geliştirilmiştir.
Teklif raporları Jasperreports 6.0.0 raporlama aracı ile oluşturulmuştur. Veri tabanı olarak MSSQL Server veri tabanı üzerinde çalışmaktadır. Java 7 (Java EE 7) ve altı sürümlerle uyumlu çalışmaktadır.
4
Kullanıcı Girişi
OMS’ye kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapılmaktadır. Bahse konu giriş ekranı Şekil 1’de gösterilmiştir.
Şekil 1 : Kullanıcı giriş ekranı.
OMS veri tabanı bağlantı ayarları kullanıcı giriş ekranından görüntülenebilmekte ve test edilebilmektedir. İlgili bağlantı ayarları Şekil 2’de gösterilmiştir.
Şekil 2 : OMS veri tabanı ayarları.
5
OMS veri tabanı başarısız bağlantı uyarısı Şekil 3’te gösterilmiştir.
Şekil 3 : OMS veri tabanı başarısız bağlantı uyarısı.
OMS veri tabanı bağlantısının doğru olduğundan emin olunduktan sonra kullanıcı adı ve şifre girilerek “Giriş” tuşuna basılır. İlgili işlemler Şekil 4’te gösterilmiştir.
Şekil 4 : Girilen kullanıcı adı ve şifre işlemleri.
6
Ana Sayfa
Kullanıcı OMS’ye giriş yaptıktan sonra Ana sayfaya yönlendirilir. Ana sayfanın sol üst bölümünde menü bağlantıları, sağ üst köşesinde OMS’ye giriş yapan kullanıcının ad ve soyadı ile çıkış butonu, sağ alt köşesinde satış ve satın alma teklif bilgileri yönetilecek olan ERP firmasının kodu ve unvanı ile OMS’de kayırlı firma unvanı bulunmaktadır.
İsteğe bağlı olarak Ana sayfa özelleştirilebilmektedir. Ana sayfa için henüz geliştirme yapılmadığından, ana sayfada yapım aşamasında olduğuna dair uyarı bulunmaktadır. Ana sayfaya ait görsel Şekil 5’te gösterilmiştir.
Şekil 5 : Ana Sayfa.
7
Ayarlar Menüsü
Ayarlar menüsünde, ERP veri tabanı bağlantı ayarları, Mail göndermek için gerekli olan ayarlar, Logo Tiger rest servisi bağlantı ayarları bulunmaktadır.
SMS, WhatsApp ve Fax alt menüleri ihtiyaç dahilinde geliştirilmek üzere oluşturulmuştur.
ERP Veri Tabanı
OMS ile ERP yazılımını birbirine bağlamak için gerekli olan ayarlar bu menüde yapılmaktadır. İlgili ayarlar Şekil 6’da gösterilmiştir.
Şekil 6 : ERP Veri Tabanı Ayarları.
8
Satış ve satın alma tekliflerini mail göndermek için gerekli olan bağlantı ayarları Şekil 7’de gösterilmiştir. Girilen mail bağlantı bilgileri girilerek test edilebilmektedir.
Şekil 7 : Mail bağlantı ayarları.
9
Rest Servis
Logo Tiger yazılımına ait rest servisi bağlantı ayarları Şekil 8’de gösterilmiştir. Rest Servis Bağlantı bilgileri girilerek test edilebilmektedir. Bağlantı bilgilerinin hangileri olduğunu öğrenmek için ilgili Logo çözüm ortağı ile iletişime geçilmesi gerekmektedir.
Şekil 8 : Rest servis bağlantı ayarları.
SMS, WhatsApp, Fax
Satış ve satınalma tekliflerinin SMS, WhatsApp ve fax olarak gönderilmesi henüz geliştirme aşamasındadır. Geliştirme isteği olması halinde ilgili özellikler aktif hale gelecektir.
SMS, WhatsApp ve fax alt menüleri Şekil 9, 10 ve 11’de gösterilmiştir.
10
Şekil 9 : SMS alt menüsü.
Şekil 10 : WhatsApp alt menüsü.
Şekil 11 : Fax alt menüsü.
11
Ön Değerler Menüsü
Ön değerler menüsü ile OMS’ye giriş yapabilecek olan kullanıcılar tanımlanabilmekte ve OMS’de kullanılacak olan firma bilgileri tanımlanabilmektedir.
Kullanıcı
Kullanıcı alt menüsünde; kayıtlı kullanıcılar listelenmekte, istenen kullanıcılar silinip güncellenebilmekte, yeni kullanıcı kaydı yapılabilmektedir. İlgili işlemler Şekil 12 ve 13’te gösterilmiştir.
Şekil 12 : Kayıtlı kullanıcı listesi.
Şekil 13 : Yeni kullanıcı kaydı.
12
Firma
Firma alt menüsünde; kayıtlı firmalar listelenmekte, istenen firmalar silinip güncellenebilmekte, yeni firma kaydı yapılabilmektedir. İlgili işlemler Şekil 14 ve 15’te gösterilmiştir.
Şekil 14 : Kayıtlı firma listesi.
Şekil 15 : Yeni firma kaydı.
13
Satış Menüsü
Satış menüsünde, ERP yazılımından çekilen satış teklifleri listelenir. ERP’den Yenile tuşuna basıldığında ERP yazılımına girişi yapılan son on günlük satış teklifleri çekilerek listeye dahil edilir. Sütunlar tuşuna basıldığında gizlenmek istenen sütunların seçimi yapılabilmektedir. Her bir sütun üzerindeki arama kutuları ile kolon filtrelemesi yapılabilmektedir. Detay tuşuna basılarak ilgili satış teklifine ait detay ve teklif satırlarına ulaşılabilmektedir. Bahse konu işlemlere ait görseller Şekil 16 ve 17 de gösterilmiştir.
Şekil 16 : Satış teklifleri.
Şekil 17 : Sütunların gizlenebilmesi.
14
Teklif detay
Satış teklifine ait detaylar Şekil 18,19,20 ve 21’de gösterilmiştir. Satış teklifi ilgili müşteriye gönderilebilir, Pdf veya excel fotmatında inidilebilir, müşterimizin satır bazlı verdiği yanıtlar ve teklif geneli için verdiği yanıt açıklaması görüntülenebilmektedir.
Şekil 18 : Satış teklifi detayı.
Şekil 19 : Müşteri yanıt açıklaması.
15
Şekil 20 : Satış teklifinin pdf formatı.
Şekil 21 : Satış teklifinin excel formatı.
16
Satış teklifi türkçe ve ingilizce olarak müşterilere gönderilebilmektedir. Satış teklifini gönderme esnasında kimden ve bcc bölümüne OMS’yi kullanan kullanıcının ön değer olarak tanımladığı mail adresi, kime bölümüne müşterinin ERP’de tanımlı olan mail adresi otomatik olarak gelmektedir. Ayrıca maile ek de konulabilmektedir. İlgili işlemler Şekil 22’de gösterilmiştir.
Şekil 22 : Satış teklifinin müşteriye gönderilmesi.
Müşterinin görüntülediği satış teklifi sayfası Şekil 23’de gösterilmiştir. Müşteri ilgili sayfadan açıklama girebilir, teklifi kabul veya reddedebilir, teklif ile ilgili revizyon talep edebilir.
Satış teklifini pdf veya excel formatında indirebilmektedir.
Şekil 23 : Müşterinin görüntülediği teklif sayfası.
17
Müşterinin satış teklifi ile ilgili aldığı mail bildirimi Şekil 24 (ingilizce) ve 25’te (türkçe) gösterilmiştir. Maildeki OMS bağlantısına tıklandığında satış teklifine otomatik yönlendirme yapılmaktadır.
Şekil 24 : Müşterinin aldığı mail bildirimi (ingilizce).
18
Şekil 25 : Müşterinin aldığı mail bildirimi (türkçe).
Müşteri isterse satış teklifini ilgili bilirim mailindeki bağlantıyı tıklayarak tekrar görüntüleyebilmektedir.
Şekil 26 : Müşterinin tekrar görüntülediği satış teklifi sayfası.
19
Müşteri satış telifinin satırlarında belirtilen miktarları değiştirebilmektedir. Bahse konu işlem Şekil 27’de gösterilmiştir.
Şekil 27 : Miktarı değişen teklif satırları.
Müşteri satış teklifini yanıtladığında, teklifi yanıtladığına dair bildirim mesajı gösterilmektedir. İlgili bildirim mesajı Şekil 28’de gösterilmiştir.
Şekil 28 : Yanıtlanan teklif bildirim mesajı.
20
OMS kullanıcısı, yanıtlanan satış tekliflerini görüntüleyebilmektedir. Tekliflerin durumu;
onay bekliyor, kabul edildi, reddedildi, revizyon talep edildi veya revizeli kabul edildi durumlarından biri olmaktadır. Bahse konu durumlar Şekil 29’da gösterilmiştir.
Şekil 29 : Yanıtlanan satış teklifi.
Satış teklifinin detayına girilerek müşterinin giriş yaptığı yanıtlar görüntülenebilmektedir. Müşteri eğer teklif edilenden farklı miktarda giriş yaptıysa kırmızı renkte görüntülenmektedir. Bahse konu görüntülemeler Şekil 30’da gösterilmiştir.
Şekil 30 : Müşterinin giriş yaptığı satış yanıt detayları.
21
Satın Alma Menüsü
Satın alma menüsünde, ERP yazılımından çekilen satın alma teklifleri listelenir.
ERP’den Yenile tuşuna basıldığında ERP yazılımına girişi yapılan son on günlük satın alma teklifleri çekilerek listeye dahil edilir. Sütunlar tuşuna basıldığında gizlenmek istenen sütunların seçimi yapılabilmektedir. Detay tuşuna basılarak ilgili satın alma teklifine ait detay ve teklif satırlarına ulaşılabilmektedir. Yanıtlar tuşuna basıldığında, ilgili satın alma teklifine tedarikçiler tarafından verilen yanıtlar görüntülenebilmetedir. Bahse konu işlemlere ait görseller Şekil 31’de gösterilmiştir.
Şekil 31 : ERP’den çekilen satın alma teklifleri.
Satın alma teklifleri, detay görüntüleme sayfasındaki gönder tuşuna basılarak istenen tedarikçilere gönderilebilmektedir. Gönder tuşu Şekil 32’de gösterilmiştir.
Şekil 32 : Satın alma teklif detayı.
22
Tedarikçilere satın alma teklifi gönderim esnasında, listelenecek tedarikçiler otomatik olarak doldurulur. Otomatik doldurma şartı olarak ilgili satın alma teklifinde bulunan satırlar dikkate alınır. Satın alma teklifinin satırları için tanımlı olan kartlarda, ERP siseminden girilen tedarikçi bilgilerinden okuma yapılır. Gönderim yapılacak satın alma teklifi Şekil 33’de gösterilmiştir.
Şekil 33 : Satın alma teklifi gönderim sayfası.
İstenen tedarikçiler seçildiği sırada, ilgili mail adresi ERP’den otomatik olarak çekilir.
Satın alma teklifi gönderilirken istenirse ek de ilave edilebilmektedir. Seçilen tedarikçi ve ilave edilen ekler Şekil 34’de gösterilmiştir.
Şekil 34 : Seçilen tedarikçiler ve tanımlı mailler.
23
Satın alma teklifi gönderildikten sonra bildirim mesajı gösterilmektedir. İlgili bildirim mesajı Şekil 35’te gösterilmiştir.
Şekil 35 : Gönderilen satın alma maili bildirim mesajı.
Satın alma tekliflerini tedarikçiler mail olarak aldıktan sonra ilgili satın alma teklifine ait bağlantıya tıkladıklarında satın alma teklifini gösteren sayfa açılmaktadır. Tedarikçilerin aldıkları mail Şekil 36’da gösterilmiştir.
Şekil 36 : Tedarikçilere gönderilen bildirim mailleri.
24
Tedarikçiler satın alma teklifini açtıktan sonra, giriş yapan kişinin ad ve soyadını teklifin para birimini, satırlardaki miktar, birim, birim fiyat, açıklama ve stok durumunu değiştirebilirler.
Satın alma teklifini pdf ve excel formatında indirebilirler, satın alma teklifi veri girişini tamamladıklarına dair mail bildrimi göndermek için teklif veri grişini tamamla tuşuna basabilirler. Bahse konu işlemler Şekil 37, 38, 39 ve 40’da gösterilmiştir.
Şekil 37 : Tedarikçilerin gördüğü satın alma teklif detayı.
Şekil 38 : Birim fiyatı değiştirme işlemi.
25
Şekil 39 : Pdf formatındaki satın alma teklifi.
Şekil 40 : Excel formatındaki satın alma teklifi.
26
Tedarikçiler satın alma teklifi sayfasındaki teklif veri girişi tamamla tuşuna bastıklarında bildirim mesajı gösterilmektedir. Tedarikçilere gösterilen bildirim mesajı Şekil 41’de gösterilmiştir.
Şekil 41 : Tedarikçilere gösterilen bildirim mesajı.
Tamamlanan satın alma teklifleri için ilgili OMS kullanıcısına bildirim maili gönderilmektedir. OMS kullanıcısına gönderilen bildirim maili Şekil 42’de gösterilmiştir.
Şekil 42 : OMS kullanıcısına gönderilen bildirim maili.
27
OMS kullanıcısı; ilgili satın alma teklifi için gönderdiği maillere ve gönderilen bu maillere verilen yanıları görüntüleyebilmektedir. Aynı satın alma teklifi birden fazla kez birden fazla tedarikçiye mail gönderilebildiği için mailler gruplandırılmıştır. Ayrıca tedakçinin teklif girişini tamamladığının anlaşılması için durumu kolonu kontrol edilebilir. Bahse konu işlemler Şekil 43 ve 44’de gösterilmiştir.
Şekil 43 : Satın alma teklifi için gönderilen mailler.
Tedarikçinin satın alma teklifi için verdiği yanılara ulaşmak için yanıt tuşuna basılır.
Şekil 44 : Satın alma tekliflerinin yanıtlanma durumları.
28
Satın alma teklifi ERP’ye aktar tuşu ile ERP’ye aktarılabilir. Teklif girişine aç tuşu ile ilgili tedarikçinin tekrar teklifi girişi yapması sağlanabilir.
Şekil 45 : Tedarikçinin yanıtladığı satın alma teklifi.
