Türk
Kütüphaneciliği
12,
3
(1998),
201-230
Üniversite Kütüphanelerinde Stratejik Planlama:
Bir Araştırma*
; î
Strategic
Planning
for
Academic
Libraries:
An
Investigation
Asuman Çalış**
Öz
işletme
yöneticilerinin
dış çevrede,
ne
olup
bittiğini
takip
etmeleri hayati
bir
önem
taşımaktadır.
Bunun
için
dış
çevrenin
sürekli olarak ve
sistematik
bir
şekilde analiz edilmesi
gereklidir.
Bu
çalışmada,
Türkiye'deki
üniversite
kü-
tüphanelerinin
stratejik
bakış
açısına sahip
olup
olmadıkları
ve planlamq
yapıp
yapmadıkları
incelenmiştir.
Çalışmanın
verileri
üniversite kütüphane
lerine uygulanan anketle
sağlanmıştır.
Sonuç olarak,
ülkemizde
üniversite
kütüphanelerinde stratejik
planlama
yapılmadığı
belirlenmiştir.
Abstract
It is
vital
that
business administrators should
follow
what
is
going on
in
ex
ternal
environment.
Therefore,
the
external
environment
should
be analized
sistematically
and
frequently. In
this
study
it
was
investigated
that
if
the Tur
kish
University
Libraries, have
the
stratejic
point
of
view
or
not and
in
their
works,
they
do
planning
or
not.
Data
was
gathered
through
a
questionnaire
which was
completed by
academic
libraries in
Turkey.
As a
consequence, the
re
is no strategic
planning in
the
field
of academic
libraries
in Turkey.
*
Giriş
Günümüzde işletmeler
ekonomik,
sosyal
teknolojik
ve
politik açıdan
hare
ketli ve
belirsiz
bir
ortamda
faaliyet
gösterme zorunluluğundadır. İşletme
nin
uzun
dönemde
başarısını
belirleyen
ve
sürekliliğini
sağlayan
en
önemli
Bu makale,
“
Kütüphanelerde
strateji
formülasyonu
ve
üniversite
kütüphaneleri
üzerine
bir
araştırma” adlı
yüksek
lisans
tezine dayanmaktadır.
faktör
dış
çevredir.
Dolayısıyla
işletmenin hayatta
kalabilmesi,,
bu
belirsiz
ortamda sağlıklı
bir
biçimde gelişmesi gerekmektedir.
İşletmelerin
şimdiki
ve gelecekteki
yerini görebilmesi,
fırsat
ve tehditlerin önceden
tahmin edil
mesi
ve
başarılarım
devam
ettirebilmeleri yenilik yapmaya,
açık
ve
dışa dö
nük stratejiler
oluşturabilen
bir
yönetim
yapısına
sahip
olmaya
bağlı
kal
maktadır.
İşletmelerin değişime
uyum sağlayabilmeleri için
uygulamaları
gereken
yönetim
şekillerinden
bugün
artık
en
önemlisi
stratejik
yönetimdir.
Stratejik
yönetim,
“
etkili stratejiler geliştirmeye,
uygulamaya
ve sonuç
larım değerlendirerek
kontrol
etmeye
yönelik
kararlar
ve faaliyetler
bütü
nüdür
”.
(Dinçer,
1994:
s.22)
Stratejik
planlama, stratejik
yönetimin
bir fonk
siyonudur ve
tepe
yönetiminin
sorumluluğundadır.
Stratejik
yönetimin
ama
cı
geçmişteki
başarıları
tekrar
etmek
değil, beklenmeyen
durumların
üste
sinden
gelmek,
örgütün
kaynak
ve
kabiliyetleri
ile
çevre
şartlarının
arasın
da
uygunluk
sağlamak
ve
çevre
sorunlarını
çözmektir.
Çünkü,
işletmenin
alnaçlarının
gerçekleştirilmesi
ve
bunun
için
gerekli planların
hazırlanma
sı,
bu
uyum sürecine
bağlıdır.
Dış
çevre
faktörlerindeki değişme
ve
gelişme
ler
stratejik yönetimin
karar
ve
uygulamalarında
en
belir'eyici
öğedir. Çev
renin işletmeye
sunduğu
fırsat
ve
tehditler stratejik yönetim için
karar
odakları
oluşturur.
Araştırma-geliştirmenin
yapıldığı
ve
bilginin
üretildiği
yerlerin
başında
üniversiteler gelir.
Bir
üniversite
de,
araştırma-geliştirmenin yapılabilmesi
ve eğitimin üst
düzeyde
tutulabilmesi
için
çok
iyi
bir kütüphane
hizmetine
sahip
olması
gerekir. Sürekli
değişen bu
çevre
ortamında,
kütüphaneler bu
çevre ortamının
belirsizliğinden
etkilenmemek
için
iç
ve
dış çevre
faktörleri
ni
analiz
ederek,
konumlarını
belirleyerek,
pazarı ve kullanıcı tercihlerini
yakından
takip etmeleri
ve
buna bağlı
olarak pazarda
oluşan
tehdit
ve
fır
satları
kendi lehlerine çevirebilmeleri
gerekmektedir.
Stratej ik Planlama
Yönetim
faaliyeti
yerine
getirilirken
öncelikli olarak
yapılması
gereken
plânlamadır.
Planlama konusunda
birçok
tanım yapılmıştır.
Stueart
ve Mo
ran planlamayı,
“
geleceğin
değerlendirilmesini
ilgilendiren
analitik
bir sü
reç,
bü
gelecek
düşünülerek
varılmak istenen
amaçların
belirlenmesini,
bu
amaçların
gerçekleştirilmesi için
alternatif eylem
yollarının
gelişmesi
ve
al-te^atif
yollarm
arasından
en uygun
görülenin
seçilmesi” (Stueart
ve
Moran,
1987:199),
Koontz
ve
O’
Donne’le
ise
“gelecekte
neyin, ne
zaman, nasıl
ve
ki-Üniversite
Kütüphanelerinde
Stratejik Planlama:
Bir Araştırma
203
min
yapacağına karar
vermek
” (Kumar,
1987:
29)
olarak
tanımlamıştır.
Planlama
sadece
bir
davranış
değil,
örgütün şu
an
bulunduğu
yerden, belir
lenen
zaman içinde
istenilen
yere
gelmesi
için bir
yöntemdir.
Planlama
ile
ne
yapılmasını, nasıl
yapılmasını, ne
zaman yapılmasını ve
kimin
yapması
ge
rektiğine
karar
verilir.
Plânlama
gelecekle
ilgilidir,
çünkü geleceğin
belirsiz
olması,
planlama
nın geleceğe dönük
amaçları
belirleme
yönünden
önemini
ortaya
koymakta
(Rao,
1993:36)
ve belirsizlikleri azaltarak olaylara
daha
doğru
ve
akılcı
bak
mayı
sağlamaktadır.
Pazarı, sektörü toplumu incelemek
suretiyle
yapılan
planlama
gelecekteki
belirsizlikleri
en aza
indirir.
Çünkü,
yarının kütüpha
neleri,
bugünün planlamasının
sonucu
olacaktır. Planlama,
hedefler
ile
programların
ayarlanmasından
daha
önemlidir
ve
değişim
felsefesini Öngö
rür.
'Stratejik
planlama,
büyük
oranda,
değişen
çevreye
uyum sağlamaya
yö-'
neliktir.(Carr,
1992:
10)
Planlamanın
belki de en
önemli
nedenlerinden biri
belirsizlik
ve
değişmeyi
engellemektir. Değişen
çevre
ve
azalan bütçe,
enflas
yon,
bilgi
patlaması, personel ihtiyaçları
ve
beklentileri,
kullanım örnekleri
ve
kullanıcı
ilgileri
planlamayı
daha
Önemli
ve
canlı kılarak,
imkanların
tek
rar
tanımlanmasını
sağlar. (Rao,1993:19)
Stratejik
planlama
çevrenin, kütüphanenin
politikaların
ve hedeflerin
stratejilerin
ve
uygulama
planlarının
bir
bütün
olarak
ele
alındığı
bir
gÖZr
.
lem, inceleme
şekli
ve
devamlı
bir
süreçtir.
Kütüphane
açısından
da
strate
jik
planlama, örgütlerin
hızlı
değişim
gösteren
dinamik
ortamlarda varlıkla
rını
geliştirebilmeleri
amacıyla
yapılan
bir
planlamadır.
Plansız
,
olarak; bir
kütüphanenin başarıya
ulaşması
mümkün
değildir.
Geleceği
güvence
altına
almak
için; geçmişe
yönelik
araştırma yapmak
ve kütüphanenin
nerede
ol
mak
istediğinin
belirlenmesi
gereklidir. Bu
planlama
diğer planlama türle
rinden
farklıdır.
Bu
farklılık, örgüt
kaynaklarının
“
gelecekteki performans
ve
yeteneklerde
köklü
bir
fark yaratabilecek
alanlarda
yoğunlaştırma
konu
sundaki
kararlı
çaba”
(Stueart,
1987:
25)
dır.
.
İşletmenin gerçekleştirilebilir
amaçlarım
ve
alternatif
stratejilerini
orta
ya
koyabilmesi
dış
çevrenin
ayrıntılı
bir şekilde tahlil edilmesine
bağlıdır.
Ancak bu
amaçlara
ulaşabilmek ve uygun
stratejiyi
seçebilmek
için
işletme
nin
kaynak
ve
kapasitesinin
de belirlenmesi,
güçlü
ve zayıf
yönlerinin açığa
çıkarılması
gerekir. (Dinçer,
1994:
127)
Herhangi
bir
plan
yapılmadan
Önce
gelecek
için
hizmetlerin neleri
gerçekleştirilebileceği ve
bunu
nasıl en
iyi
şe
kilde
sağlanabileceği
önemlidir.
Bir
işletmenin
analiz
edilmesi
ve
değerlen
dirilmesi
işletmenin
kimliğini
ortaya
koyma
çabasıdır.
İşletmenin
güçlü
Ve
zayıf yönlerinin
açıkça
bilinmesi
ve
analiz edilmesi
yönetimin
işletmenin
amaçlarına uygun stratejiyi seçmesini
kolaylaştıracaktır.
(Dinçer,
1994:
127-128)
Stratejik planlamanın
başarısının ön şartı
çevrenin
teşhisi ve geleceğin
tahminidir.
Bunun
için;
genel
çevre
analizinden
başayarak, kütüphane
sek
törünü
analiz
etmek ve sonra kütüphanenin
sektör
içindeki
yerini
belirle
mek gereklidir. Kütüphane
yöneticileri,
stratejik
yönetim sürecinde kütüp
hanenin
mevcut
şartlarını
değerlendirir,
iç kaynak
ve
kabiliyetleri analiz
eder
ve
planlar
geliştirirler.
Dış
çevrede oluşan değişmeler,
kütüphanenin
şimdiki
ve
gelecekteki
fırsat
ve
tehlikelerin
ana kaynağını
oluştururlar.
Stratejik
planların
geliştirilmesi
için
çevredeki değişmelerin
takip
edilmesi
ve
üniversite
kütüphanesinin
değişimlere
hazır olabilmesi
için, dışarıdan
ge
len
fırsat
ve
tehditlerin belirlemesi gereklidir.
Stratejilerin geliştirilmesi
ve
stratejik
planların hazırlanması
safhası
başlıca
üç
aşamada gerçekleştirilir.
1)
Dış çevrenin
analizi:
Kütüphanenin
dış
çevresindeki değişme
ve geliş
melere bağlı
olarak
kütüphanenin
karşı karşıya kalacağı fırsat veya
tehditlerin
önceden
tahmin
edilmesine yönelik
çalışmalar.
2)
Kütüphane içi
kaynak
ve
kabiliyetlerin analizi: Dış çevredeki
gelişme
lerden ne
kadar
istifade
edilebileceğinin belirlenmesi
için kütüphane
nin
sahip
olduğu
kaynak
ve
kabiliyetlerinin
teşhisine
yönelik
çalış
malar.
3)
Stratejik amaçların
ve
hedeflerin
belirlenmesi:
Bu iki analizden
sonra
kütüphane
içindeki ve
stratejik sorumluluk
alanına
göre
ulaşılmak
istenen
amaçlar
ve hedefler
tanımlanır.
Kütüphane
yöneticilerinin
dış çevrede
ne
olup
bittiğini
takip
etmeleri,
hayati
bir
önem
taşımaktadır.
Bunun
için
dış
çevrenin sürekli
olarak
ve
sis
tematik
bir
şekilde analiz
edilmesi
gerekmektedir.
Çevre
analizi
“
kendi
iş
çevresi
ve
&
enel
dış
çevrelerin
işletmeye sunduğu fırsat
ve
tehlikeleri
araş
tırına,
gözleme
ve
yorumlama
sürecidir” (Dinçer, 1994:
97)
Çevre
analizi
ya
pılırken
çevre
faktörleri
incelenir.
Kütüphane
ile
ilgili
çevre
faktörlerini ise
en içeriden
dışarıya doğru
gittikçe azalan
bir
etkileşim içinde
üç
gruba
ayı
rabiliriz.
1)
Uluslararası
Çevre:
Kütüphanenin içinde
yaşadığı toplumu
ve
genel
çevreyi
etkileyen
çevredir.
2)
Genel
Dış
Çevre:
Kütüphaneyi
dolaylı
olarak
etkileyen
çevredir.
Bu
çevre;
ekonomik,
teknolojik,
sosyo-kültürel,
hukuki-politik
ve
tabii
Üniversite
Kütüphanelerinde
Stratejik
Planlama:
Bir
Araştırma
. • . ’ <■ S) □ .1 rl 1 ,
3)
Kütüphanenin
Iş Çevresi: Kütüphaneyi
doğrudan
doğruya
etkileyen
ve yakın
çevre
faktörleri
olarak
da adlandırılan
çevredir.Kullamçılar,
yayınevleri,
sendikalar,
rakipler
vb.
bu
faktörler
arasında
sayılabilir.
■i . fî •.
Çevre şartları,
sürekli meydana
gelen
değişiklikler
sebebiyle
işlenmeyi
ya
bir fırsatla
ya
da
bir
tehditle
karşı
karşıya
bırakmaktadır.
Kütüphanenin
amaçlarına
ulaşabilmesi
için
gerekli yolların
araştırılmasında,
belirlenme-
‘
sinde
ve
böylece
stratejilerin
saptanabilmesinde
ilk aşama
kütüphanenin
bugün
nerede
olduğunun
belirlenmesidir.
Bu amaçla
SWOT
analizi
(etkile
şim
analizi)
yapılır. SWOT analizi, stratejik yönetimin
temel
süreçlerinden
birini oluşturur ve SWOT terimi,
yabancı
dildeki
“Strenghts, Weaknesses,
Opportunities,
Threats
” kelimelerinin
baş harflerinden
oluşturulmuştur.
"İşletmenin
bir
bütün
olarak
mevcut
durumunun
ve
tecrübesinin
incelenile
si,
üstün ve
zayıf
yönlerinin tanımlanması
ve
bunların çevre
şartlarıyla
uyumlu
hale
getirilmesi
sürecine
etkileşim
analizi” (Dinçer,1994:
132)
denil
mektedir. SWOT
analizi
kütüphanenin
güçlü
ve
zayıf
yanlan ile
fırsat ve
tehlikelerin belirlenmesinde
kullanılır. Her
kütüphanenin sahip
blcfuğüW^-nak
ve
kabiliyetlere
bağlı olarak
üstün
ve
zayıf yönleri bulunmaktadır?
Bu
analizle, kütüphaneyi etkileyen dış
ve
iç
etkenler belirlenir.
Kütüphanecin
iç
çevresinin
analiz
edilmesiyle
belirlenen
güçlü
ve zayıf yanlar/
kütüphane
nin
mevcut
durumunu
gösterir.
Kütüphanenin dış
çevresinin
analiz
edilme
siyle,
o
kütüphanenin karşılaşabileceği
fırsat
ve
tehlikeler
belirlenir.
*
Kütüphane
çevre
faktörleri
olarak
inclendiğinde,;
stratejik
sorunlar
hiz
metler üzerinde
etkili
olan
unsurdur.
Bunlar; mali,
teknoloji,
yayın
sağlama,
personel, kullanıcı
grupları
ve
pazarlama gibi
alanlar ile ilgilidir.
Üniversi
tede
bütçe
sağlanmasındaki
sürekli
değişmeler,
üniversite
ve
hükümet
sek
törleri
de diğer
önemli sorunlardandır. Örneğin
üniversite
kütüphane
sfiçin-en
önemli
tehdit,
devletin
eğitim
sistemine
yaptığı
etkidir. Özellikle biı
büt
çede
görülebilmektedir.
Stratejik
planlama
kullanıcı
için
kütüphane hizme
tinin
geleceğini
garantilemek için
önemlidir.
Çünkü,
kullanıcı
gruplarındaki
değişmeler hizmetin
yapısını
değiştirecektir.
Ayrıca,
kütüphanenin
güçlülü
ğü
ve
zayıflığı kütüphane
binası,
personel,
koleksiyon
gibi
kütüphane için
den,
oysa
kütüphane
kullanıcısındaki
değişmeler, enflasyonun
artması,
büt
çenin
yetersizliği
gibi
unsurlar
yani fırsat
ve
tehditler dışarıdan gelir. (John
son,
1994: 9)
52 Stratejik
kararlar
kütüphanenin
geleceği
ile
ilgilidir.
Bu
nedenje
sj^te-jik
planlar belirlenirken
kütüphanede
köklü
değişikliklerin
yapılmasngere-kebilir.
Stratejik
plan
kütüphanenin gelecekte
kendisine
çizdiği
yönü
göşte-recektir.
Böylece
kütüphanenin
belirlenmiş
bu
yolda
ilerlerken önüne
çıka
bilecek
olaylar ya
da
gerekleri önceden tahmin
ederek
gerekli
önlemleri
al
ması
mümkün
olabilecektir. Kütüphane
açısından stratejik'planlamayı
özet
lersek;
kütüphane
yönetimi, analizler sonucu
ortaya
çıkan bilgilere dayana
rak
stratejilerini
uygulamaya
koymadan önce;
Nereye varmak istiyoruz?
Kütüphanenin varmak
istediği amaç
ve hedeflere
karar
verilir.
Neredeyiz?
Kütüphanenin, zayıf
ve güçlü
yönlerini,
etkileyen
çevre faktörlerini, fır
satları
ve tehlikeleri
incelenir.
Ne
yapmalıyız?
Kütüphanenin
belirlediği
hedeflere
varabilmek
için
stratejiler
ve planlar
hazırlanır.
Nâsıl
ilerliyoruz?
Seçilen
amaçlar,
hedefler,
politika
ve
stratejilerin ne ölçüde
gerçekleştiği
kontrol
edilerek,
gerekli
görülen değişiklikler
yapılır
ve
sonuçlar
test
edilir.
Af aştırmanın Amacı
Türkiye
’deki
üniversite kütüphanelerinde
verimliliği
arttırmak,
hizmet
üs
tünlüğü
sağlamak
ve kütüphanenin günümüzdeki
bu
değişimden
en
az etki
lenmesi için
çeşitli
tekniklerden
biri
olan
stratejik
planlamanın
üniversite
kütüphanelerinde yapılıp
yapılmadığını belirlemek
ve stratejik planlama
yapan
kütüphanelerin,
stratejik planlama yapmayan kütüphanelere
göre
et
kin
hizmet
verip
vermediklerini
yani
hizmet
etkinliği
açısından
bir farklılı
ğın bulunup
bulunmadığım
belirlemek ve
üniversite
kütüphanelerinin stra
tejik
planlamayı
ne
şekilde
algıladıklarım
ortaya
çıkarmaktır.
Araştırmanın Yeri ve Veri Toplama Tekniği
Türkiye
’deki 62
üniversiteden
(Mayıs
1997 tarihi
itibariyle),
kütüphanesi fa
aliyette
olan
54 üniversite
kütüphanesine
hazırlanan anket formu (Mayıs
1997),
e-mail,
faks
ve posta
yöntemiyle
gönderilmiştir.
Anket
sonuçları,
28
üniversite kütüphanesinden(Haziran-Eylül
1997)
toplanabilmiştir.
Anket,
Üniversite
Kütüphanelerinde
Stratejik
Planlama: Bir Araştırma
;
207
Araştırmanın Hipotezleri
Araştırmada test
edilen
hipotez
şudur:
: Ho:
Türkiye
’deki
üniversite kütüphaneleri,
geleceğe
dönük
planlarye
stratejik
bakış
açısına
sahip
değildir.
Hır
Türkiye
’deki üniversite
kütüphaneleri,
geleceğe
dönük
planlar
.ve
stratejik
bakış
açısına sahiptirler.
?
t
Araştırmada Kullanılan İstatistiksel Yöntemler
Araştırmada
elde
edilen
verileri değerlendirmek amacı
ile öncelikle
tanımla
yıcı
istatistiksel yöntemlerden yararlanılmıştır.
Tanımlayıcı
istatistiksel
yöntemlerden
merkezi
eğilim
ölçüsü
olarak aritmetik
ortalama
kullanılmış
ve
çalışmada
ayrıca
çeşitli
kişisel ve
örgütsel
özellikler
açısından
belirli
ko
nulardaki
düşüncelerin
farklılık
gösterip göstermediğini
belirlemek: amacıy
la,
SPSS/PC+3.1
paket
programı kullanılarak,
t testi
ve
x
2
testi
analizi
ya-
pılmıştır.
Araştırmada
elde
edilen
bulguların
değerlendirilmesinde
.05
önem
düze
yi,
diğer bir
deyişle
.95
’
lik
güven
derecesi temel
alınmıştır.
Araştırmanın Bulguları
i •:: ? - ' , ’ ' • ' . ; - ■ l ■ \ ■ •'
x.
Üniversite Kütüphanelerinin Hizmet Faaliyetleri
Üniversite
kütüphanelerinin
hizmet
mesi
île
mümkün
olacaktır.
Kullanıcının
tatmini ve
hedeflerin
gerçekleştiri
lebilmesi,
yürütülen
hizmetin
etkinliğinin
ölçüleridir.
Stratejik planlama
ya
pan
üniversite
kütüphanelerinin,
stratejik
planlama
yapmayan
kütüphane
lere
göre
etkin
hizmet verip
vermedikleri ve hizmet
üstünlüğü
sağlayıp sağ
layamadığını
belirlemek
amacıyla
üniversite
kütüphanelerinin
verdiği
hiz
metler
ile
stratejik planlama
ilişkisi
irdelenmiştir.
• : . yi
■-i
Yararlandırma Durumu
; ' ■ '"'i'- •
Türkiye’deki üniversite
kütüphanelerinden ödünç alınan
kitap sayısı,
öğren
ci,
öğretim
elemanına
göre
incelendiğinde
(Tablo
1), yıldan
yıla
yararlanan
ölçül-ve ödünç
alman
kitap
sayısında istikrarlı
bir
artışdan ziyade
düşüşler
bu
lunmaktadır.
Tablo 1.
Yararlandırma
Durumu
Ödünç
Alınan
Kitap
Sayısı
Sıklık
1994
Ortalama
1995
Ortalama
1996 Ortalama
öğrenci
10001-20000
1
2
7
20001+
8
8
9
43491.04
Toplam
19
44413.737
21
44813
25
öğretim
0-1000
4
5
7
Elemanı
1001-10000
6
8
10
10001+
,
3
3
4
7003.524
Toplam
13
7537.846
13
6860.25
21
Yararlanan
Kullanıcı
Sıklık
1994
Ortalama
1995 Ortalama
1996
Ortalama
öğrenci
10001-20000
1
2
7
20001+
8
8
9
Toplam
19
44413.737
21
44813
25
43491.04
öğretim
0-1000
4
5
7
Elemanı
1001-10000
6
8
10
10001+
3
3
4
Toplam
13
7537.846
13
6860.25
21
7003.524
Kullanıcıların,
Materyaller
Konusundaki İsteklerinin
Karşılanma
Durumu
.Üniversite kütüphanesinin
görevi,
kullanıcının
kütüphaneden
yararlanma
sını
sağlamak
ve kullanıcıların materyal (kitap,
süreli yayın, kitap dışı
bel
geler
vb.)
isteklerini
karşılamaktır.
Tablo
2
’de
görüldüğü
gibi
ancak
7
kütüp
hane kullanıcının
materyal
isteklerinin
tamamım
karşılayabilmekte,
19 kü
tüphanede
ise
bir
kısmı karşılanmaktadır.
2
kütüphanede ise
kullanıcı
istek
leri
karşılanmamaktadır.
Tablo 2. Kullanıcı
İhtiyaçlarının Karşılanma
Durumu
Cevap
Sıklık
Geçerli
Yüzde
Birikimli
Yüzde
1,00
7
25,0
25,0
25,0
2,00
19
67,9
67,9
92,9
3,00
2
7,1
7,1
100,0
Toplam
28 100,0
100,0
Ortalama
1,821
Üniversite Kütüphanelerinde Stratejik Planlama: Bir Araştırma 209
Kullanıcıya Verilen Hizmet Türü
Kullanıcıya verilen hizmetler (Tablo 3) incelendiğinde, kullanıcıya verilen hizmetlerden %89.3 oranla müracaat hizmeti ve % 75 oranla kart kataloğu tarama hizmetidir. Bu sonuç, Türkiye’deki üniversite kütüphanelerinde ve rilen hizmetlerin çeşitliliğinin çok olmadığı, geleneksel hizmetlerin ise de vam ettiğini göstermektedir.
Tablo 3. Kullanıcıya Verilen Hizmetler
Hizmetler Hizmet Veriliyor Hizmet Verilmiyor Ort.
Küt.sayı. Sıklık Yüzde Kütsayı. Sıklık Yüzde Multimedya 1 3,6 27 96,4 1,964 Masaüstü yayıncılık 2 7,1 26 92,9 1,929 i Halkla ilişkiler 2 7,1 26 92,9 1,929 N • M Kullanıcı Hizmeti 6 21,4 2 78,6 1,786 ti Elektronik dergiler 6 21,4 2 78,6 1,786 ’S s OPAC 12 42,9 16 57,1 1,571 «1 Internet 15 53,6 13 46,4 1,464 CD-ROM 20 71,4 8 28,6 1,286
Kart kataloğu tarama 21 75 7 25 1,25
K u li s Kütüphaneler arası ödünç verme 23 82,1 5 17,9 1,179 Müracaat hizmeti 25 89,3 3 . 10,7 1,107 Kütüphaneler arası işbirliği 26 53,6 13 46,4 1,464
Pazar Payını Artırmak ve Rekabet Avantajı Sağlamak ve CD-ROM Hizmeti
Üniversite kütüphaneleri pazar payım arttırmak ve rekabet avantajı sağla mak için çeşitli ve farklı hizmet türleri ortaya koyarlar. Bu rekabet farklı bir kurum olabileceği gibi bir üniversite kütüphaneside olabilir. CD-ROM hiz meti kütüphanelerde verilen hizmet çeşitliliği açısından önemlidir. Yapılan t-testinde kullanıcıya verilen cd-rom hizmeti ile pazar payım artırmak ve re kabet avantajı sağlama anket sonuçlarma (Tablo 4) göre anlam farklılığı tes pit edilmiştir. Bu sonuç Ho hipotezini desteklemektedir.
V188 (soru.30.7) V134 l(soru 18.3) V134 2 20 8 2,4000 3,7500 1,046 1,282 ,234 ,453 Anlam farkı = -1,3500 Varyanslarm Eşitliği: F= 1,160 P= ,291
t-testi için Anlamlılık Derecesi 95%
Varyanslar t-değer df 2-T. S.
Eşit -2,90 26 ,008 ,466 (-2,308; -,392)
Eşit olmayan -2,65 10,94 ,023 ,510 (-2,473; -,227)
Tablo 4. Pazar Payını Artırmak ve Rekabet Avantajı Sağlamak ve Kullanıcıya verilen CD-ROM Hizmeti
Dünyadaki Globalleşme Akımı ve Internet
Dünyadaki globalleşme akımı özellikle interneti kullanmayı zorunlu hale getirmiştir. Kütüphaneler açısından kullanıcıların ve personelin dünyada çı kan her türlü yayım takip etmesi açısından çok önemli bir araçtır Fakat, an ket sonuçlarına (Tablo 5) göre yapılan t testinde iki konu arasında anlamlı bir ilişki bulunamamıştır.
Tablo 5. Dünyadaki Globalleşme Akımı ve İnternet V183 (soru 30/2) V135 1 (soru 18/4) V135 2 15 13 3,5333 4,6923 1,407 ,855 ,363 ,237 Anlam Farkı = -1,1590 Varyanslarm Eşitliği:F= 14,173 P= ,001
t-testi için Anlamlılık Derecesi 95%
Varyanslar t-değer df 2-T. S.
Eşit -2,58 26 ,016 ,449 (-2,082; -,236)
Eşit olamayan -2,67 23,49 ,014 ,434 (-2,056; -,262)
Yöneticinin Stratejik Planlamaya Karşı Tutumu ve Internet
Anket sonuçlarının değerlendirilmesinde ise yöneticinin sorumlulukların dan stratejik planlamaya karşı tutumuyla kullanıcıya verilen hizmet türle rinden olan internet arasında yapılan t-testi sonucu (Tablo 6) anlamlı bir ilişki bulunamamıştır.
Üniversite Kütüphanelerinde Stratejik Planlama: Bir Araştırma 211
Tablo 6. Kütüphanenin Stratejik Planlama Yapılması ve Internet V189 (soru 31/1) V135 1 (soru 18/4) V135 2 15 13 4,1333 5,0000 1,506 ,000 ,389 ,000 Anlam Farkı = -,8667 Varyanslann Eşitliği: F= 39,021 P= ,000
t-testi için Anlam Derecesi 95%
Varyanslar t-değer df 2-T. S.
Eşit -2,07 26 ,048 ,419 (-1,727; -,006)
Eşit Olmayan -2,23 14,00 ,043 ,389 (-1,700; -,033)
Örgütsel Değişim, Personeli Değişim için İkna Etmek ve Internet
Kütüphanelerde teknolojinin etkisi çok büyük olduğu için personelin işlerin de de birtakım değişikliklere sebep olacak, bu ise örgütte birtakım değişim lere sebep olacaktır. Değişikliklerin kabullenmesinde daima ilk tepki, karşı koyma şeklindedir. Ancak, stratejik planlama ile bu değişimlere insanlar da ha önceden hazırlanırlarsa bu karşı koyma hareketi çok kolay ve olumlu yö ne çekilebilir. Anket sonuçlarına (Tablo 7) göre yapılan t testi sonucunda kü tüphane personelini değişimleri kabul etmeleri sağlamak ile Internet ara sında anlamlı bir ilişki bulunamamıştır. Bu sonuç da Ho hipotezini destek lemektedir. V197 (soru 31/9) V135 1 (soru 18/4) 15 4,2000 1,373 ,355 V135 2 13 5,0000 ,000 ,000 Anlam Farkı = -,8000 Varyanslann Eşitliği: F= 22,073 P= ,000 t-testi için Anlamlılık Derecesi 95%
Varyanslar t-değeri df 2-T. S.
Eşit -2,10 26 ,046 ,382 (-1,585; -,015)
Eşit Olmayan -2,26 14,00 ,041 ,355 (-1,560;-,040)
Tablo 7. Kütüphane Personelini, Değişimleri Kabul Etmelerini Sağlamak ve İn ternet İlişkisi
Teknolojinin Ürün ve Hizmet Kalitesini Geliştirmede Kullanılıp Kullanılma dığı ile Internet
Değişen çevrenin bir parçası olarak teknolojik gelişme, kütüphanelere getir diği ekonomik ve sosyal problemlerle başlı başına dikkatle ele alınması ge
reken konuların başında yer almaktadır. Stratejik planlama bu konuda risk leri ve tehlikeleri ortadan kaldırabilecek ya da en aza indirebilecek bir dizi hareket tarzını sergilemekte ve gelişmeye uyumu kolaylaştırmaktadır. Kü tüphanenin ürün ve hizmetlerinin kalitesini geliştirmede teknoloji büyük avantaj sağlar. Teknoloji, özellikle son yıllarda çok büyük bir hızla gelişmek te ve kütüphaneleri de oldukça etkilemektedir. Internet ile ürün ve hizmet lerin kalitesini artırma ilişkisini belirlemeye yönelik ifadeler arasında yapı lan t-testi sonucuna (Tablo 8) göre anlamlı bir ilişki bulunamamıştır. Bu so nuç Ho hipotezini desteklemektedir.
Tablo 8. internetle Ürün ve Hizmetlerin Kalitesini Artırma İlişkisi V203 (soru 32/4) V135 1 (soru 18/4) V135 2 15 13 3,5333 4,7692 1,457 ,832 ,376 ,231 Anlam Farkı = -1,2359 Varyanslarm Eşitliği: F= 21,254 P= ,000
t-testi için Anlamlılık Derecesi 95%
Varyanslar t-değeri df 2-T. S.
Eşit -2,70 26 ,012 ,458 (-2,178; -,294)
Eşit olmayan -2,80 22,76 ,010 ,441 (-2,150; -,322)
Bilgisayar Teknolojisinin Maliyetleri Azaltabilmek için Kullanılabilmesi ile Internet
Anket sonuçlarına göre yapılan t-testi sonucunda (Tablo 9) bilgisayar tekno lojisinin maliyetleri azaltabilmek için kullanılabilmesi ile internet arasında bir anlam ilişkisi bulunamamıştır. Bu sonuç Ho hipotezini desteklemektedir.
V204(soru 32/1) V135 1 (soru 18/4) V135 2 15 13 3,4000 4,6923 1,404 1,109 ,363 ,308 Anlam Farkı = -1,2923 Varyanslarm Eşitliği: F= 5,034 P= ,034
t-testi için Anlamlılık Derecesi 95%
Varyanslar t-değeri df 2-T. S.
Eşit -2,67 26 ,013 ,484 (-2,287; -,298)
Eşit olmayan -2,72 25,81 ,012 ,476 (-2,270; -,315)
Tablo 9. İnternet ile Bilgisayar Teknolojisinin Maliyetlerini Azaltabilmek İçin Kullanılması İlişkisi
Üniversite Kütüphanelerinde Stratejik Planlama: Bir Araştırma 213
Kütüphane ve Koleksiyon Tanıtım Çabaları
Kütüphane kullanımını yaygınlaştırma çalışmaları incelendiğinde (Tablo 10) en çok tercih edilen yöntemin, % 82.1 oranla “kütüphaneyi iyi kullanan lara yardım etme” olduğu görülmüştür. Koleksiyon tanıtımında ise en çok kullanılan yöntem, % 75 oranla “yeni yayınlar listesi hazırlama”dır.
Hizmetler Hizmet Veriliyor Hizmet Verilmiyor Ort.
Küt.sayı.
Sıklık Yüzde Kütsayı. Sıklık Yüzde Çalışma yapılamamaktadır. 1 3,6 27 96,4 1,964 Kütüphanecilik dersleri, 3 10,7 25 89,3 1,893 m in i m a la rı Film,teyp,video gibi araçlar, 4 14,3 24 85,7 1,857 » h a n e K u ll a n ı a şt ır m a Ç a lı ş Konferans, seminerler, 8 28,6 20 71,4 1,714 Kullanıcı eğitimi seminer, hazırlanması, 11 39,3 17 60,7 1,607 K ü tû p Y a y g ım ; Küt.rehber.haz. 16 57,1 12 42,9 1,429 Küt.kaynaklarını çekici kılarak, yeni yayınlan teşhir ederek, 20 71,4 8 28,6 1,286 Küt iyi kullananlara ilgi göstererek 23 82,1 5 17,9 1,179 § Hiçbir şekilde tanıtılamıyor. 4 14,3 24 85,7 1,857 -S
Yeni yayınlar listesi
hazırlayarak, 21 75 7 25 1,25 k si y o n ça b a ! Konferans ve program düzenleyerek, 6 21,4 22 78,6 1,786 o O
M Tamtıcı broşür, el kitabı vb. yay., 11 39,3 17 60,7 1,607
Tablo 10. Kütüphane Kullanımını Yaygınlaştırma ve Koleksiyon Tanıtım Çaba ları (soru 19, 20)
Teknolojinin Kütüphanelere Etkisinin Artması ile Kullanıcı Eğitim Seminer lerinin Hazırlanması
Teknoloji genel çevrenin en hızlı değişen öğesidir. Teknolojik değişiklikler iş letme için büyük fırsatlar sunduğu gibi onun varolmasını da tehlikeye soka- bilmektedir. Teknolojinin kütüphanelere etkisinin artması ile kütüphaneler de hizmet açısından değişiklikler ve kolaylıklar olduğu için ve kullanıcının kütüphaneyi kullanabilmesi için kütüphaneyi tanıması gerekir. Diğer yan dan, kullanıcı eğitim seminerlerinin hazırlanmasında teknolojinin araçları nı kullanmak ile mümkündür. Tüm bu hizmetler kullanıcılara yöneliktir. Anket sonuçlarına göre yapılan t-testi sonucu (Tablo 11) teknolojinin kütüp hanelere etkisinin artması ile kullanıcı eğitim seminerlerinin hazırlanması arasında bir ilişki kurulamamıştır. Bu sonuç Ho hipotezini desteklemekte dir. V185 (soru 30/4) V144 1 (soru 19/1) V144 2 11 17 5,0000 4,1176 ,000 1,409 ,000 ,342 Anlam Farkı = ,8824 Varyansların Eşitliği: F= 50,029 P= ,000 t-testi için Anlamlılık Derecesi 95%
Varyanslar t-değeri df 2-T. S.
Eşit 2,06 26 ,049 ,428 (,003; 1,762)
Eşit olmayan 2,58 16,00 ,020 ,342 (,158; 1,607)
Tablo 11. Teknolojinin Kütüphanelere Etkisinin Artması ve Kullanıcı Eğitim Se minerlerinin Hazırlanması Arasındaki İlişki
Kütüphane Rehberinin Hazırlanması ile Bilgi Teknolojisinin Kullanıcı Hiz metlerini Geliştirmede Kullanılması
Kütüphane rehberinin hazırlanması ile bilgi teknolojisinin kullanıcı hizmet lerini geliştirmede kullanılması arasında t-testi sonucu (Tablo 12) ilişki bu lunamamıştır.
Üniversite Kütüphanelerinde Stratejik Planlama: Bir Araştırma 215 V200 (soru 32/1) V145 1 (soru 19/2) V145 2 16 12 4,8125 3,8333 ,544 1,467 ,136 ,423 Anlam Farkı = ,9792 Varyanslann Eşitliği: F= 45,841 P= ,000 t-testi için Anlamlılık Derecesi 95%
Varyanslar t-değeri df 2-T.S.
Eşit 2,47 26 ,021 ,397 (,163; 1,795)
Eşit olmayan 2,20 13,28 ,046 ,445 (,020; 1,938)
Tablo 12. Kütüphane Rehberinin Hazırlanması ile Bilgi Teknolojisinin Kullanı
cı Hizmetlerini Geliştirmede Kullanılması Arasındaki İlişki
Kullanıcıya Verilen Hizmetin Memnuniyetinin Belirlenmesi
Uygulamada başarının ölçütü hizmettir. İyi hizmetin değerlendirilmesi ise kullanıcının tatmini ile ölçülmektedir. Kullanıcının ne ölçüde tatmin olduk ları, gerçekte ne düşündükleri, hizmetin tarafları ve verilen hizmeti geliştir mek için ne gibi önerilerin olduğu tespit edilmelidir. Bu tepki ve değerlendir melerin gelişigüzel değil, planlı şekilde değerlendirilmesi gereklidir. Kulla nıcının verilen hizmetler konusunda memnuniyetin belirlenmesinde çeşitli yöntemler bulunmaktadır. (Tablo 13) Bu yöntemler arasında en çok kullanı lan yöntemin %82.14 oranla yüzyüze görüşme yöntemi olduğu tespit edilmiş tir.
Tablo 13. Kullanıcı Memnuniyetinin Belirlenmesinde Yöntemler
YÖNTEM CEVAP SIKLIK YÜZDE GEÇERLİ
YÜZDE BİRİKİMLİ YÜZDE Anket (Soru 21/1) 1,00 4 14,3 14,3 14,3 2,00 24 85,7 85,7 100,0 Toplam 28 100,0 100,0 Ortalama 1,857 Yüzyüze Görüşme (Soru 21/2) 1,00 23 82,14 82,14 82,14 2,00 5 17,86 17,86 100,00 ======= ======= Toplam 28 100,00 100,00 Ortalama 1,17857 Kullanıcı İstatistikleri (Soru 21/3) 1,00 . 12 42,8 42,8 42,8 2,00 16 57,2 57,2 100,0 ======= ======= Toplam 28 100,0 100,0 Ortalama 1,5714 Şikayet ve istek Kutusu (Soru 21/4) 1,00 5 17,86 17,86 17,86 2,00 23 82,14 82,14 100,00 — — Toplam 28 100,00 100,00 Ortalama 1,8214 Çalışma Yapılmamaktadır (Soru 21/5) 1,00 4 14,29 14,29 14,29 2,00 24 85,71 85,71 100,00 — — Toplam 28 100,00 100,00 Ortalama 1,8214
Üniversite Kütüphanelerinde Stratejik Planlama: Bir Araştırma 217
Stratejik Planlamaya İlişkinDeğişkenler
Daha İyi Teknoloji ve Sistemlerinin Gereklilik Sebepleri
Ankete katılan kişilere, örgütlerindeki teknoloji ve sistemlerin yeterli görü lüp görülmediğini anlamak amacıyla, “Kütüphanenizin daha iyi bilgi tekno lojisi ve bilgi sistemleri ile donatılması niçin gereklidir?” sorusu yöneltilmiş tir. Bu soru için oluşturulan 4 cevap seçeneğini en önemlisi 1 olacak şekilde sıralamaları istenmiştir. Analiz aşamasında l.olarak tercih edilen seçenek 5 ile, 2.olarak tercih edilen seçenek 3 ile ve 3.tercih 1 ile çarpılarak her bir se çeneğin tercih puanı elde edilmeye çalışılmıştır.(Tablo 14) Böylece elde edi len sıralamaya göre, araştırmaya katılan yöneticiler en çok “bizdeki bilgi teknolojisi ihtiyaca cevap veremediği için” bilgi teknolojisinin yenilenmesini istemektedirler. Bu seçeneği “hizmetleri geliştirmek için”, “yurt içindeki re kabet avantajı sağlayabilmek için” seçenekleri izlemektedirler. “Yurt dışında rekabet avantajı sağlayabilmek için” seçeneği en düşük tercih olmaktadır. Bu durum üniversite kütüphanelerimizin ülke içi rekabete dönük olarak de ğerlendirildiklerini gösterilmektedir.
Tablo 14. Daha İyi Teknoloji ve Sistemlerinin Gereklilik Sebepleri (soru 14)
Sebepler Ağırlık
-Bizdeki Bilgi Teknolojisi İhtiyaca Cevap Veremeyecek Kadar Eski Olduğu için 81
-Hizmetleri Geliştirmek İçin 40
-Yurt İçindeki Rekabet Avantajı Sağlayabilmek İçin, 24
-Yurt Dışında Rekabet Avantajı Sağlayabilmek İçin 24
Örgütün Birimleri ile Amaçlarının İlişkisi
İşletmede, stratejilerin örgütün tüm kademelerinde tanınması, anlaşılabil mesi ve en önemlisi stratejik planlamanın amacına ulaşması için örgütün tüm üyelerinin bu planlamayı benimsemiş ve buna inanmış olması gerekli dir. Stratejik planlama ile, kütüphane içinde amaçlan farklı bölümleri, ge nel amaç etrafında birleştirme ve tüm bölümleri kütüphanenin temel hede fine yöneltme görevini gerçekleştirecektir. Anket sonuçlarına göre yapılan değerlendirmede kütüphanenin stratejik planlaması yapmak ile kütüphane nin örgütsel birimlerinin işbirliği içinde çalıştığı konusu üzerinde anlam
farklılığı t-testi (Tablo 15) sonucuna göre tespit edilmiştir. Kütüphanenin stratejik planlamasını yapan kütüphaneler, örgüte bu planlamayı benimset- tirmişlerse, yönetici amacına ulaşmış demektir. Yöneticinin stratejik planla ma sorumluluğu ile örgüt üyelerinin işbirliği içinde çalışması arasında doğ rudan ilişki bulunmaktadır. Fakat test sonucuna göre bir ilişki bulunama mıştır. Bu sonuç da Ho hipotezini desteklemektedir.
V189 (soru 31/1) V130 1 (soru 16) V130 2 25 3 4,7200 3,0000 ,980 1,732 ,196 1,000 Anlam Farkı = 1,7200 Varyanslann Eşitliği: F= 2,731 P= ,110 t-testi için Anlamlılık Derecesi 95%
Varyanslar t-değeri df 2-T. S.
Eşit 2,66 26 ,013 ,646 (,393; 3,047)
Eşit olmayan 1,69 2,16 ,224 1,019 (-2,374; 5,814)
Tablo 15. Stratejik Planlamasını Yapmak ile Örgüt Üyelerinin İşbirliği İçinde Çalışmaları Arasındaki İlişki
Araştırma-Geliştirmenin Önemi
Örgütte AR-GE faaliyetlerine önem verilip verilmemesi' gibi örgüte ait özel likler stratejik planlamada önem kazanmaktadır. Çünkü örgütlerde araştır ma ve geliştirme faaliyetlerine önem verilip verilmemesi kütüphane faali yetlerinin başarısını çok yakından etkilemektedir. Kullanıcı hizmetlerini ge liştirme ile araştırma geliştirme faaliyetlerine önem verilip verilmediği ko nusunda anlamlı bir ilişki t-testi (Tablo 16) sonucuna göre kurulamamıştır.
V200 (soru 32/1) V131 1 (soru 17) V131 2 16 11 4,7500 3,8182 ,683 1,471 ,171 ,444 Anlam Farkı = ,9318 Varyanslann Eşitliği: F= 20,123 P= ,000 t-testi için Anlamlılık Derecesi 95%
Varyanslar t-değeri df 2-T. S.
Eşit 2,22 25 ,035 ,419 (,068; 1,795)
Eşit olmayan 1,96 13,00 ,072 ,475 (-,095; 1,959)
Tablo 16. Kullanıcı Hizmetlerini Geliştirmek ile Araştırma-Geliştirmenin Faali yetleri Arasındaki İlişki
Üniversite Kütüphanelerinde Stratejik Planlama: Bir Araştırma 219 Diğer yandan kullanıcılar hakkında daha fazla bilgi sahibi olabilmek için araştırma ve geliştirme faaliyetlerine önem verilip verilmediği konusu arasında da t-testi sonucuna (Tablo 17) göre bir ilişki bulunamamıştır. Kü tüphaneler araştırma geliştirmede önemli bir kuruluştur ve kullanıcılara daha iyi hizmet vermesi için araştırma ve geliştirme faaliyetlerine önem ver mesi gerekmektedir. V202 (soru 32/3) V131 1 (soru 17) V131 2 16 4,0000 1,366 11 2,5455 1,214 ,342 ,366 Anlam Farkı = 1,4545 Varyanslarm Eşitliği: F= 2,323 P= ,140 t-testi için Anlamlılık Derecesi 95%
Varyanslar t-değeri df 2-T. S. Eşit 2,84 25 Eşit olmayan 2,91 23,25 ,009 ,008 ,512 (,400; 2,509) ,501 (,420; 2,489)
Tablo 17. Kullanıcılar Hakkında Daha Fazla Bilgi Sahibi Olabilmek için Tekno
lojinin Kullanılması ile Araştırma Geliştirme Faaliyetlerinden İşlet menin Hangi Gruplamaya Girdiği İlişkisi
Pazarlama Faaliyetlerinin Tkspiti
Bir hizmet işletmesi olan kütüphanenin hizmetlerini tanıtması ve duyurma sı için pazarlama faaliyetlerinde bulunması gerekmektedir. Hizmetin etkin liği ve duyurulması için hizmetin pazarlaması günümüzde oldukça önem ka zanmaktadır. Çünkü, pazar sürekli değişim halindedir. Mevcut ve potansiyel kullanıcıların kütüphanelerin sağlayacağı tüm hizmetler hakkında bilgi sa hibi olmaları gerekir. Kütüphanenin temel amacı, kullanıcıların sunulan hizmetlerden daha çok yararlanmalarım sağlamaktır. Kütüphane hizmetle rinin pazarlaması demek sadece ürünü önermek ve ürünlerin reklamım de ğil, kütüphanenin ne istediğini ortaya çıkarmaktır (Line, 1991: 100).
Tablo 18’da da görüldüğü gibi %46,43 oramyla 13 kütüphane pazarlama faaliyetlerinden biri ya da birkaçım kullanmakta, %53.57 oramyla 15 kütüp hane pazarlama faaliyetlerinde bulunmamaktadır. Bu da stratejik planlama yapmayan kütüphanelerin hizmetlerini de pazarlamadıklarını göstermekte dir. Özellikle pazarlama faaliyetlerinde önemli bir yeri olan çok kullanılan halkla ilişkiler faaliyetleri Türkiye’de yapılmamaktadır.
Tablo 18. Pazarlama Faaliyetleri
YÖNTEM CEVAP SIKLIK YÜZDE GEÇERLİ
YÜZDE BİRİKİMLİ YÜZDE Kullanma Oranı 1,00 13 46,43 46,43 46,43 2,00 15 53,57 53,57 100,00 Toplam 28 100,00 100,00 Ortalama 1,5397 Araştırma 1,00 8 28,57 28,57 28,57 2,00 20 71,43 71,43 100,00 Toplam 28 100,00 100,00 Ortalama 1,7 Kullanıcı Portföyü 1,00 2 7,14 7,14 7,14 2,00 26 92,86 92,86 100,00 ======= ======= Toplam 28 100,00 100,00 Ortalama 1,9285 Halkla İlişkiler 1,00 — — — — 2,00 28 100,00 100,00 100,00 — — Toplam 28 100,00 100,00 Ortalama 1,7 Reklam 1,00 9 32,14 32,14 32,14 2,00 19 67,86 67,86 100,00 Toplam 28 100,00 100,00 Ortalama 1,6785
Üniversite Kütüphanelerinde Stratejik Planlama: Bir Araştırma 221
Kütüphane ve Hizmetlerde İhtiyaç ve Sorun Ortaya Çıktıktan Sonra Karar Almada Yöntemler
Kütüphane ve hizmetlerde ihtiyaç ve sorun ortaya çıktıktan sonra karar alan kütüphanelerden Tablo 19’de görüldüğü gibi % 60,72 oranıyla 17 kütüp hane sezgi ve yeteneklerine güvenerek karar almakta, % 10,71 oranıyla 3 kütüphane geçmişteki başarılarını inceleyerek karar almakta, ancak % 28.57 oranıyla 8 kütüphane stratejik analizle karar almaktadır. Sonuç ola rak, üniversite kütüphaneleri stratejik analizi kullanmamaktadır. Oysa, stratejik analiz ile “amaçların yeniden tanımlanmasına, bunlara uygun stra tejilerin seçilmesine ve bu maksatlarla hem dış çevrenin hem de işletmenin inclenmesine yönelik çabaları kapsar” (Dinçer,1994: 50) Böylece kütüphane değerlendirilir ve dış çevre ayrıntısıyla inclenerek strateji ve politikalar ge liştirilir. Ayrıca, gelecekteki fırsatlar ve tehlikeler bugünden saptamak ve buna göre hareket etmek, stratejik planlamanın en önemli amaçlarından bi ridir. Çünkü, bugün alınan kararlar geleceği şekillendirecektir ve kütüpha nenin gelecekte kendisine çizdiği yönü gösterecektir. Böylece, kütüphanenin belirlenmiş bu yolda ilerlerken önüne çıkabilecek olaylar ya da gerekleri ön ceden tahmin ederek gerekli önlemleri alması mümkün olabilecektir.
Tablo 19. Sorun Ortaya Çıktıktan Sonra Karar Alma Yöntemi, (soru 24) Cevap Sıklık Yüzde Geçerli Yüzde Birikimli Yüzde 1 17 60,72 60,72 60,72 2 3 10,71 10,71 71,43 3 8 28,57 28,57 100,00 Toplam 28 100,0 100,00 100,00 Ortalama 1,6785
Stratejik Planlama Yapılıp Yapılmadığının Tespiti
Türkiye’deki üniversite kütüphaneleri yöneticilerinden stratejik planlama yapıp yapmadıklarını belirlemek için stratejik planlama yapıp yapmadıkla rı sorulmuştur. Tablo 20’de görüldüğü gibi % 42,8 oranıyla 12 kütüphane stratejik planlama yaptıklarım bildirmişler, % 57,2 ile 16 kütüphane ise stratejik planlama yapmadıklarım bildirmişlerdir. Yukarıda ihtiyaç ve sorun
ortaya çıktıktan sonra karar alma yönteminde (Tablo 19) ancak 8 kütüpha ne stratejik analiz yaptıklarını belirtmiştir. Kütüphanelerin bilinçli bir şe kilde stratejik planlama yapılmadığı ve stratejik bakış açısına sahip olma dıkları sonucu ortaya çıkmaktadır.
Tablo 20. Stratejik Planlama Yapılıp Yapılmadığının Tespiti (soru 25) Cevap Sıklık Yüzde Geçerli Yüzde Birikimli Yüzde 1 12 42.8 42.8 42.8 2 16 57.2 57.2 100.0 Toplam 28 100,0 100,0 Ortalama 1,5714
Üniversite Kütüphanelerinde Stratejik Planlama Yapılıp Yapılmadığı
Üniversite kütüphanelerinde stratejik planlama yapıhp yapılmadığının be lirlenmesi sonucu ile çeşitli soruların sonucuna x2 testi yapılmıştır.
Bunlar; stratejik planlama yapılıp yapılmadığı ile yöneticinin stratejik planlama ile ilgili ifadelerden “çağdaş ve etkin kütüphane hizmeti verme” ile x2 testi yapılmıştır, sonucu ise 0,00306645, “teknolojinin kütüphanelere et kisinin artması” ile yapılan x2 test sonucu ise 0,000589106, “kütüphaneler de de çağdaş yönetim tekniklerinin kullanılmasının sağladığı yararlar” ile yapılan x2 testi sonucu 0,000765957 çıkmıştır. Bu durum stratejik planlama yapılıp yapılmadığının sonucu ile yukarıda x2 testi sonucu bildirilen strate jik planlama ifadeleri arasında anlam farklılığı bulunmaktadır.
Diğer yandan, aynı ifade yöneticilerin sorumlulukları ile ilgili tutum araştırması ile ilgili ifadelerden “kütüphanenin stratejik planlamasını yap makla x2 testi sonucu, 0,000255946, “iyi bir koleksiyona sahip olmak için yöntemler geliştirmek”ifadesi ile x2 testi sonucu, 0,000154835; “okuyucuya verilen hizmetler konusunda lider olmak”ifadesi ile x2 testi sonucu, 0,04108625; “kullanıcıların ihtiyaçlarını analiz etmek” ifadesi ile x2 testi so nucu 0,00345694 çıkmıştır. Bu sonuçlar yöneticinin sorumlulukları ile ilgili yukarıdaki ifadeler ile üniversite kütüphanelerinde stratejik planlama yapı lıp yapılmadığının sonuçları arasında anlam farklılıkları tespit edilmiştir. Bu sonuçlar Ho hipotezini desteklemektedir.
Üniversite Kütüphanelerinde Stratejik Planlama: Bir Araştırma 223 Ayrıca, üniversite kütüphanelerinde stratejik planlama yapılıp yapılma dığının sonucu ile bilgisayar teknolojisinin “kullanıcı hizmetlerini geliştir mek” ifadesi stratejik amaç için kullanılabildiği sonucuna x2 testi yapılmış, sonucu 0,001031855; “hizmetleri farklılaştırmak” ifadesi ile stratejik amaç için kullanılabildiği sonucuna x2 testi yapılmış, sonucu 0,000534157 çıkmış tır. Bu sonuçlar Ho hipotezini desteklemektedir.
Uygulanabilecek Stratejiler
Stratejiler kütüphanenin hedeflerine varabilmek için tepe yönetimince belir lenen hareket tarzlarıdır. Böylece stratejiler, stratejik planlamanın eleman ları olmaktadırlar. Bu nedenle, planın başarısı seçilen stratejilerin en iyi ve doğru bilgi kaynaklarına dayandırılarak, en uygun zaman belirlenmesi ve tespit edilen süreyi geçirmeden uygulanmasına bağlıdır. Kütüphaneler hiz metlerini geliştirmek için stratejiler geliştirmek zorundadırlar, ancak o za man etkin hizmet verebilirler. Kar etmeyen kuruluşlarda önemli olan kali teyi yükseltmektir. Tablo 21’de görüldüğü gibi en çok uygulanan strateji % 82.14 oranla “mevcut hizmetleri geliştirme” stratejisidir.
Kütüphaneler hizmetlerle ilgili geliştirme stratejileri de uygulamakta dırlar. Çünkü kütüphaneler stratejik planlama yaptıktan sonra stratejiler geliştirmek zorundadırlar. Tablo 22’de görüldüğü en çok uygulanan strateji % 46.4 oranla “karşılıklı planlama” stratejisidir.
Tablo 21. Hizmet Stratejileri
YÖNTEM CEVAP SIKLIK YÜZDE GEÇERLİ
YÜZDE BİRİKİMLİ YÜZDE Mevcut Hizmetleri Geliştirme 1,00 23 82,14 82,14 82,14 2,00 5 17,86 17,86 100,00 Toplam 28 100,00 100,00 Ortalama 1,7857 Hizmet Çeşitlendirme 1,00 21 75,00 75,00 75,00 2,00 7 25,00 25,00 100,00 Toplam 28 100,00 100,00 Ortalama 1,25 Maliyetleri Düşürme 1,00 5 17,86 17,86 17,86 2,00 23 82,14 82,14 100,00 Toplam 28 100,00 100,00 Ortalama 1,8214 Strateji Uygulanmıyor 1,00 1 3,58 3,58 3,58 2,00 27 94,42 94,42 100,00 — — Toplam 28 100,00 100,00 Ortalama 1,9642
Üniversite Kütüphanelerinde Stratejik Planlama: Bir Araştırma 225
Tablo 22. Geliştirme Stratejileri
Cevap Sıklık Yüzde Geçerli Yüzde Birikimli Yüzde 1,00 1 3,6 3,6 3,6 3,00 13 46,4 46,4 50,0 4,00 5 17,9 17,9 67,9 5,00 9 32,1 32,1 100,0 Toplam , 28 100,0 100,0 Ortalama 3,750
Rollerin Benimsenmesine İlişkin Değişkenler
Anket çalışmasına katılanların hizmet faaliyetlerine yönelik rol ve tutumla rı önceden tespit edilen kriterlere göre 5’li likert ölçeğinde değerlendirmele ri istenmiştir. Anket sonuçlarında yöneticilerin tutumları ve rolleri Tablo 23incelendiğinde daha önce cevapladıkları sorularla karşılaştırıldıklarında özellikle stratejik planlama ve etkin kütüphane hizmeti verme ile ilgili ko nularda çelişkilerin olduğunu saptayabiliriz. Kütüphane yöneticilerin rolle rinde özellikle 5’li likert ölçeğine göre tamamen katıldıkları konu kütüpha ne içi otomasyonu sağlamaktır, özellikle bu konu üzerinde yöneticiler yoğun laşmış ve birinci sıraya koymuşlardır. İkinci sırayı ise yönetici yetki ve so rumluluklarıyla ilgili ifade yer almakta, bütçe, koleksiyonla ilgili ifadeler bu sırada devam etmektedirler.
Diğer yandan, yöneticiler kütüphanenin stratejik planlaması yapılması konusundaki sorumlulukları konusundaki ifade ‘kısmen katılıyorum’ skala- smda ve onuncu sırada yer almakta ve ön sıralarda bulunmamaktadır. Çağ daş ve etkin kütüphane hizmeti verme amacı ise yedinci sırada ve ‘kısmen katılıyorum’ ölçeğinde yer almaktadır. Önemli konu olan okuyucuya verilen hizmetler konusunda lider olmak ise sonlarda yer almaktadır. Özellikle stra tejik planlama ile ilgili konularla ilgili tutum ve roller konusundaki ifadeler sonlarda yer almaktadır. Bu açıkça göstermektedir ki, yöneticiler henüz stratejik planlamanın rolü ve kütüphane hizmetleri konusunda yeterli bilin ce sahip değillerdir.
Tablo 23. Rollerle ilgili tutumlar
Değişken Anlamı Standart Sapma Seçenekler
V198 4,89 ,57 28 Kütüphane içi otomasyonu sağlamak
V192 4,89 ,57 28 Kütüphanedeki yetki ve sorumluluklar,poli
tikalar ve süreçler konusunda yeterli bil giye sahip olmak,
V195 4,82 ,77 28 Yeni teknolojileri kullanıcıların ihtiyaçları
doğrultusunda adapte etmek,
V199 4,75 ,93 28 Bütçenin arttırılmasını sağlamak
V190 4,75 ,80 28 iyi bir koleksiyona sahip olmak için yöntem
ler geliştirmek
V193 4,64 1,06 28 İnsan davranışı, psikolojisi hakkında yeterli
bilgiye sahip olmak
V184 . 4,64 1,06 28 Çağdaş ve etkin kütüphane hizmeti verme,
V196 4,57 1,07 28 Kullanıcıların ihtiyaçlarını analiz etmek,
V197 4,57 1,07 28 Kütüphane personelini değişimleri kabul et
meleri
V186 4,56 1,09 27 Kütüphanelerde de çağdaş yönetim teknikle
rinin kullanılmasının sağladığı yararlar
V189 4,54 1,17 28 Kütüphanenin stratejik planlamasını yap
mak
V201 4,50 ı,ıı 28 Hizmetleri farklılaştırmak için
V185 4,46 1,17 28 Teknolojinin kütüphanelere etkisinin
artma-V200 4,39 1,13 28 Kullanıcı hizmetlerini geliştirmek için
V205 4,36 1,19 28 İşinizi daha iyi yapabileceğimiz yöntemler
keşfedebilmek
V194 4,32 1,25 28 Yeni bilgi sistemi ve teknolojilerinin örgüt
üyeleri tarafından benimsenmesi için,
V191 4,14 1,33 28 Okuyucuya verilen hizmet konusunda li
der olmak
V203 4,11 1,34 28 Ürün ve hizmetlerimizin kalitesini artırmak
için
V183 4,07 1,30 28 Dünyadaki globalleşme akımı
V204 4,00 1,41 28 Maliyetleri azaltabilmek için kullanılabili
yor,
V182 3,63 1,45 27 Geleceğin belirsiz ve değişimin hızlı olması
V202 3,46 1,48 28 Kullanıcılar hakkında daha fazla bilgi sahibi
olabilmek
V188 2,79 1,26 28 Pazar payını artırmak ve rekabet avantajı
sağlamak,.
V187 2,75 1,29 28 Rekabetin yoğunluğu,
V206 2,68 1,54 28 Kitap satıcıları ve pazarlayıcılarıyla iletişim
maliyetini düşürmek için,
V207 2,48 1,45 27 Stratejik planlama sürecini geliştirmek için
Üniversite Kütüphanelerinde Stratejik Planlama: Bir Araştırma 227
Sonuç
Kütüphaneler varlıklarını devam ettirebilmek ve amaçlarım gerçekleştire bilmek için faaliyette bulunurken diğer çevrelerle bütünleşmeninde getirdi ği yoğun bir rekabet baskısı altında bulunmaktadır. Bu rekabette başarılı olabilmek için diğer kütüphanelerin çalışma koşullarım ve verimlilik unsur larını da göz önünde bulundurarak faaliyetlerine yön vermelidirler. Bir kü tüphanenin rekabet gücünün varlığı, kütüphanenin mal ve hizmetlerinin üstünlüğüne, maliyetlerinin düşük olmasına, kullandığı teknolojiye, doğal kaynaklara hakim olma gücüne, yönetim ve pazarlama yeteneğine bağlıdır. Artık stratejik planlama yapan bir kuruluşun, yapmayan bir kuruluştan ya da bir kuruluşun stratejik planlama yapıldığı dönemin yapılmadığı dönem den daha karlı sonuçlar elde ettiği bir gerçektir. Maliyet tasarrufu sağlaya rak sonuçta karlılığı arttırıcı etkisi de stratejik planlamanın artık kütüpha neler için de vazgeçilmez olduğunun bir göstergesidir.
1) Kullanıcıya verilen hizmetler açısından bir değerlendirme yapıldığın da, kütüphaneden yararlanan kullanıcı sayısında ve ödünç alman ki tap sayısında da düşüşün olduğu, üniversitelerde kullanıcı tatminine yönelik çalışmaların ise oldukça yetersiz olduğu görülmektedir. Kul lanıcıların kütüphane materyalleri isteklerinin yeterince karşılanma dığı tespit edilmiştir. Kullanıcılara verilen hizmetlerde çeşitliliğe rastlanmadığı gibi geleneksel hizmet türlerinin (kart kataloğu gibi) daha çok kullamldığı, ayrıca kütüphanelerin koleksiyon tanıtımı ve kütüphane kullanımının yaygınlaştırması çalışmalarında da ise ter cih edilen genelde kütüphaneye kullananlara ilgi göstermek şeklinde dir ve diğer teknikler kullanılmadığı için bu çalışmalar da yetersizdir. Sonuç olarak, yapılan anket çalışması sırasında üniversite kütüpha nelerinde kullanıcı memnuniyetinin tam olarak sağlanamadığı gibi, sunulan hizmetler ve kullanıcı memnuniyeti çalışmalarında son dere cede yetersiz olduğu görülmüştür.
2) Üniversite kütüphanelerinde araştırma-geliştirmeye yeterince önem verilmemektedir.
3) Kütüphanelerde kullanıcıya hizmetleri tanıtmak için yeterli pazarla ma faaliyetlerinde bulunulmamaktadır.
4) Kütüphanelerin daha iyi teknolojiyle donatılmasının sebebi, mevcut teknolojinin eskidiği olarak gösterilmektedir. Diğer çıkarılan bir so nuç, üniversite kütüphanelerinin ülke içi rekabete dönük olduğudur.
Bu sonuç, kütüphanelerin stratejik planlama bakış açısına sahip ol madıklarını göstermektedir.
5) Anket sonuçlarında, kütüphanenin tüm örgüt üyelerinin işbirliği için de çalışması ile yöneticilerin stratejik planlama sorumluluğuna sahip olup olmadığı rolü arasında farklılık tespit edilmiştir.
6) Stratejik planlamayı yapacak liderlerin kendilerini geliştirmeye istek li olduğu saptanmıştır. Fakat, liderlerin stratejik planlama ile etkin hizmet verme konusundaki rolleri ve tutumları konusundaki cevaplar incelendiğinde, stratejik planlama ve etkin hizmet verme ile ilgili rol ve tutumlar konusunda henüz bu konuda istekli ve uygulamaya yat kın olmadığı sonucu tespit edilmiştir.
7) Diğer yandan kütüphaneler etkin hizmet vermek için çeşitli strateji ler geliştirmek zorundadırlar. Anket sonuçlarına göre en çok tercih edilen mevcut hizmetleri geliştirme ve hizmet çeşitlendirme strateji sidir. Fakat kullanıcılara verilen hizmet türlerine bakıldığında, hiz metlerde çeşitlilik olmadığı görülmüştür. Ayrıca hizmetlerle ilgili ge liştirme stratejilerini de yeterince uygulanmamaktadır.
8) Anket sonuçlarınm istatistiksel değerlendirme ve yapılan inceleme so nucunda üniversite kütüphanelerinde stratejik analiz ve stratejik planlama yapılmadığı saptanmıştır. Üniversite kütüphaneleri henüz stratejik bakış açısına sahip değillerdir. Kütüphanelerin asıl işlevi olan kullanıcıya iyi hizmet verilip verilmediğini belirlemeye yönelik sorular konusundaki faaliyetleri de yeterli değildir. Sonuç olarak, stratejik planlama yapmayan kütüphaneler yukarıda da belirtildiği gibi etkin hizmet verememektedirler.
Değerlendirme
Kütüphaneler bir hizmet ve kar amacı gütmeyen işletme olarak değerlendi rildiğinde kütüphanelerin sermaye, kar, iflas pazar, arz- talep açısından iş letme olduğu sonucu çıkarılmaktadır. Bu nedenle kütüphaneler bir işletme olarak stratejik planlamadan yararlanabilirler. Kütüphaneler, çevresindeki değişimlerden ve gelişmelerden etkilenmemek için çevresinde olan değişme leri ve gelişmeleri yakından izlemelidirler. Oysa günümüzde, birçok kütüp hane ancak sorunlarla karşı karşıya kaldığı zaman onları çözmeye çalışır ve üniversite kütüphanelerinin çoğunda açık seçik bir planlama sürecine sahip değillerdir. Bu tür bir stratejiden yararlanan kütüphane yöneticilerinin so-
