DOSYALAMA TÜRLERİ
Dosyaların harf sırasına göre alfabetik olarak sıralandığı Alfabetik Dosyalama Sistemi,
Dosya içinde bulunan yazışma evrakının ve dosyaların tarihleri esas alınarak yapılan,
Kronolojik (Tarihsel) Dosyalama
Sistemi,
Dosyalamayı coğrafi bölge ya da illeri esas alan Bölgesel Dosyalama Sistemi,
Tek konu-tek dosya sistemi de denen bu sistemde her konu için ayrı bir dosyanın
açıldığı Konulara Göre Dosyalama
Sistemi,
Dosyalamanın bir başka türünü de evraka verilen numaralara göre yapılan
1. Alfabetik Dosyalama Sistemi:
Bu sistem adında anlaşılacağı gibi, gerek dosyalar içindeki kayıt ve belgelerin,
gerekse dosyaların, A’dan Z’ye
gruplandırılarak sıraya konulmasını gerektirir.
İki harf arasına rehberler konularak, dosya erişimi kolaylaştırılır.
Alfabetik Dosyalama Sistemi
Sistemde, dosya isimleri esas alınarak, dosyalar alfabetik harf sırasına göre dizilmektedir.
Sistemin uygulanabilmesi için mutlaka dosyaların isimlerle ilgili ve aramada isimlerin ön planda olması gerekmektedir.
Saraç, Selvet Köksal, Tahir Karsl ı, Güzden Gürsoy , Şakir Gönü l, Hülya Bingöl , Esra
Alfabetik Dosyalamada Rehber Kullanımı: Co Ci Ce C Bu Bo Bi Be Ba B Ad Ac Ab A
a) Alfabetik Dosyalama Sisteminin Faydaları
Sistemin tasarlanması ve kurulması kolaydır
Kullanılması basittir
Dosyalara doğrudan ulaşım mümkün olduğu
için zaman kazandırır
Hata yapma oranı azdır
Genişleme ve daralma durumlarında esnektir
Konulara, kişilere ve bölgelere ait bilgilerin
b) Alfabetik Dosyalama Sisteminin Sakıncaları:
Konu adlarına, coğrafi bölgelere, kişi ve
kurum adlarına göre dosyalamada verilen kodların, konuların ve isimlerin aynı ya da birbirine benzer olması yanlış dosyalamaya neden olabilir.
Ana gruplar ve alt gruplardaki belge ve dosya
sayısının dengeli olmaması nedeniyle bazı harflerde ya da bölgelerde aşırı yığılma olabilir
Coğrafik esasa göre yapılan alfabetik dosyalamada sık
sık çapraz başvurma gerekebilir.
Coğrafik esasa ve konu esasına göre dosyalamada genellikle ayrıca, alfabetik bir indekse (fihriste) ihtiyaç duyulur.
Konu esasına göre alfabetik dosyalama, eğer konu
sayısı çok ise, karmaşık bir yapıda olabilir; ayrıca pahallı bir sistemdir. Bunun nedeni kayıt ve belgelerin çok farklı olması durumunda, çok sayıda gruplandırma yapılmasını gerektirmesidir.
2. Numaralı (Sayısal) Dosyalama Sistemi:
Alfabetik dosyalama sisteminde rehber ve kavalyelere harfler yazılır. Numaralı dosyalama sisteminde ise harflerin yerine numaralar yazılır.
Numaralamaya birden başlanır ve
numaralamanın belli bir sınırı yoktur; kaç
dosya ihtiyacı varsa o kadar numara
Numaralı Dosyalama Sistemi
Bu sistemin uygulanabilmesi için dosyaların sayılarla aranabilecek özellikler ihtiva etmesi gerekmektedir.
Belgeler, ihtiva ettiği özel sayılar esas alınmak suretiyle dosyalanır ve bu sayılar dikkate alınarak arşivlenir. Sistem, dosyaları tanımlayan bir araştırma vasıtasına (katalog, indeks vb.) ihtiyaç duymaktadır.
6 7 -752 -013 6 7 -752 -01 1 6 5 -752 -1 05 6 5 -752 -034 63 -752 -12 6 63 -752 -125
a) Sıra Numaralı Dosyalama Sistemi:
Bu sistem dosyaların “1” den başlayarak ihtiyaç duyulan numara kadar numaralan-ması ve tasnifin de rakam sırasına göre yapılmasıdır.
Bu tasnif sistemi basit ve kullanımı kolaydır. Ancak bu sistemin uygulanabilmesi için dosyaların rakamla ilgili olması gerekir. Çoğunlukla personel dosyaları için sicil numaraları esasına göre bu sistem uygulanır.
Sıra numaralı dosyalama fihristi 1-99 100-199 200-299 300-399 600-299 500-599 400-499 700-799 800-899 900-999
b) Desimal (Ondalıklı) Sistem:
Bu tasnif sistemi, bir kurumda görülen hizmetlerin onlu gruplara ayrılması ile oluşur.
Onlu gruplar, alt onlu gruplara ayrılır. Ancak her yeni alt bölümlemede yeni bir rakam eklenmesi zorunludur.
Sıfır rakamı daima genel konulara ayrılır.
0 Genel 1 Hukuk İşleri 10 Genel 11 Süren Davalar 12 Üst Mahkemedeki Davalar 2 Personel İşleri 20 Genel 21 Atamalar 22 Nakiller 3 Pazarlama 30 Genel 31 A Mamulü 32 B Mamulü 330 Genel 331 Marmara Bölgesi 332 Karadeniz Bölgesi 3320 Genel 3321 Samsun 3322 Ordu
Desimal Dosyalama Sistemi
Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv
yerleştirmesi yapılır.
Desimal dosyalama tasnif sisteminde belirlenmiş konu numaraları merkez ve taşra birimleri olmak üzere tüm teşkilatta aynen kullanılmalıdır.
235. N akill er 234 . A. T asdik İş le m . 233. İn ti bak İş le ml eri 232. T erfi İ şlem le ri 231. T ezkiye İş le mle ri 230. Pe rs . Öz lük İşl
3.Coğrafi Dosyalama Sistemi:
Bu sistemde kurumun çalışma ilgil alanına giren coğrafi bölgeler esas tutulur.
Kurumun dosyaları kıtalara, ülkelere, illere, ilçelere, köy veya mahallere göre bölümlenir.
Bazı kuruluşların işleri kıtalarla, dış ülkelerle, ilçe, köy veya mahallelerle ilgili olmayabilir. Bu durumda bölgesel bölümleme ya da illere göre bölümlenme yeterli olabilir.
Bu sistemde de coğrafi bölgeler alfabetik olarak sıralanır.
Nüfus müdürlüğü, askerlik şubesi, belediyeler, tapu sicil muhafızlığı, polis ve jandarma örgütleri, imar müdürlüğü, su elektrik, doğalgaz büroları, seçim kurulları vb. gibi bazı daireler yukarıda belirlenen tasnif sistemlerinin bölümlenmesini mahalle veya köylere kadar indirebilirler.
Coğrafik Dosyalama Sistemi
Sistem, kurum ve kuruluşların çalışma ve ilgi alanına giren coğrafik bölgeleri esas almaktadır.
Belgeler, ait olduğu coğrafik bölge dikkate alınarak dosyalanır ve dosyalar alfabetik olarak arşivde yerleştirme işlemine tabi tutulurlar. Arama ve ulaşımda coğrafi yer adları kullanılır. Y enimaha ll e-AN KAR A Mamak -ANKAR A Keç iören -ANKAR A Gölbaşı -ANKAR A Çan kaya -ANKARA Alt ındağ -ANKAR A
Coğrafi dosyalama sistemine göre bölgelere esas alan tasnif sistemi aşağıdaki gibi gösterilebilir:
ANA GRUPLAR
Akdeniz Bölgesi
Doğu Anadolu Bölgesi Ege Bölgesi
Güneydoğu Anadolu Bölgesi İç Anadolu Bölgesi
Karadeniz Bölgesi Marmara Bölgesi
Aşağıda bölgelere göre oluşturulmuş bir dosyalama sisteminde, bölgelerin 1 alt gruba ayrılması gösterilmektedir:
İÇ ANADOLU BÖLGESİ
Ankara Konya Kırşehir
Sivas Çankırı Kayseri
Coğrafi esasa göre yapılan dosyalama gerek duyulması halinde 2. alt gruplara göre de tasnif edilir. Bu ayırım aşağıdaki gibi olabilir:
İLLER Ankara Kayseri Konya Sivas Tokat Yozgat
İ L Ç E L E R
Ayaş Bünyan Akşehir Divriği Almus Çerkeş Beypazarı Develi Ereğli Gürün Artova Eldivan Çankaya Kocasinan Ilgın Hafik Erbaa Ilgaz Çubuk Melikgazi Karatay İmranlı Niksar Korgun Elmadağ Pınarbaşı Karapınar Kangal Pazar Kurşunlu Gölbaşı Sarız Kulu Suşehri Turhal Orta Haymana Talas Meram Şarkışla Yeşilyurt Ovacık Polatlı Tomarza Sarayönü Yıldızeli Zile Şabanözü Sincan Yahyalı Selçuklu Zara Yapraklı Y.Mahalle Yeşilhisar Yunak
Ankara Ayaş Çankaya Çubuk Elmadağ Beypazarı Gölbaşı Haymana Polatlı Sincan Mamak
Coğrafi Dosyalamanın Olumlu Yanları
İndekslemeye gerek kalmadan evrakın
doğrudan dosyasına konulması,
Coğrafi Dosyalamanın Olumsuz Yanları
Alfabetik dosyalamada olduğu gibi belgeler belli
harflerde toplanır,
Çapraz başvuruya ihtiyaç vardır,
Kuruluşun ihtiyaçlarını karşılamada yeterli
değildir,
Uygulama alfabetik dosyalama yöntemlerini de
gerektirir,
İş hacminin fazla olması durumunda ayrıntılı
4. Kronolojik (Tarih) Dosyalama Sistemi:
Bu sistemde dosyaların tarihleri esas alınır. Kuruluşun dosyalarının tarihlerinin ne kadar geriye doğru gittiğine bakılır.
Buna göre dosyalar varsa yüz yıllara, yüz yıllar yıllara, yıllar aylara, aylar günlere ayrılır.
Banka ve işletmelerde senet ve çeklerin belli günlerde ödenmesi ya da tahsili, askerlik şubelerinde belli günlerde yoklama, çağrı, sevk yapılma zorunluluğu vb. durumlar evrakın gün esasına göre tasnifini gerektirebilir.
Kronolojik Dosyalama Sistemi
Bu sistemde tarihler ön plana çıkarılarak, dosyalar tarih sırasına göre dizilmektedirler.
Bu tür dosyalamada esas olan dosyaların tarihidir. Tarih esasına göre kullanımı söz konusu olan dosyalar bu sisteme göre düzenlenir ve arşivlenirler.
0 1 .0 6 .19 7 5 -30.0 6 .197 5 0 1 .0 5 .1975 -30.05 .1975 0 1 .0 4 .1975 -30.04 .1975 0 1 .0 3 .1975 -30.03 .1975 0 1 .0 2 .19 7 5 -28.0 2 .197 5 0 1 .0 1 .1975 -31.01 .1975
Evraklar dosyalara; yıllara, aylara ve günlere ayrılarak yerleştirilir. Kronolojik dosyalama sisteminde, tarihlere göre planlar yapılır.
Evraklar yıllara, aylara ve günlere göre tasnif edilir.
Yapılan işlerin günlü olması durumunda, kronolojik dosyalama büyük kolaylık sağlar.
Kronolojik dosyalama sistemi, borç ve alacak işlemlerinin takibi için oldukça uygun bir sistemdir.
Kronolojik dosyalama sistemi evrak içeriğinin unutulması durumunda önemli kolaylıklar sağlar.
Örnek Kronolojik Dosyalama Sistemi AY/YIL 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Ocak Şubat Mart Nisan ---Ekim Kasım Aralık
Tarih sırasına göre yapılan dosyalama sisteminin alanı dar ancak, kullanımı kolaydır.
Bu dosyalama sistemi, diğer sistemlerle birlikte karma olarak kullanılması durumunda verim alınabilir.
5.Konularına Göre Dosyalama Sistemi:
Bu sistem sayı temeline göre dosyalama sistemine benzer, ancak gerek ana konular, gerekler alt konular onlu sıralamayla bağlı değildir.
Sistem ihtiyaca göre, dikey ve yatay olarak bölümlenmeye açıktır.
Ancak yatay bölümlenme sistemin gereği olarak daima üç kademelidir.
Örnek
İşareti Ana (Esas) Konu
PL Plan-Proje İşleri P Personel İşleri İ İnşaat İşleri H Hukuk İşleri T Teftiş İşleri M Muhasebe İşleri
R Reklam ve Halkla İlişkiler
MK Mekanizasyon ve Otomasyon ----
---Şimdi sistemin ayrıntılarına geçelim. Yine örnek olarak PERSONEL İŞLERİ (P) alınırsa ortaya şu çıkar:
P PERSONEL
P-1 Personel İhtiyacının Belirlenmesi P-2 İntibaklar P-3 İşe Alma P-4 Atama İşleri P-5 Nakiller P-6 İzin İşleri P-7 Sosyal Haklar P-8 Ücretler P-9 Emeklilik P-10 ---P-11
---Tek Konu---Tek Dosya Sistemi
1. ALT KONULAR
PE Personel, Eğitim PE-1 Kadro İşlemleri,
PE-2 İş Talepleri, Sınavlar ve Atamalar PE-3 Personel Özlük İşleri
PE-4 İzin İşleri
PE-5 Emeklilik İşleri
PE-6 Disiplin ve Ödüllendirme İşlemleri PE-7 Hizmetiçi Eğitim İşleri
PE-8 Burs İşlemleri PE-9 Diğer İşlemler
Tek Konu-Tek Dosya Sistemi
2. ALT KONULAR
PE-3 Personel Özlük İşleri PE-3-1 Tezkiye İşlemleri
PE-3-2 Terfi İşlemleri, PE-3-3 İntibak İşlemleri
PE-3-4 Asalet Tasdik İşlemleri PE-3-5 Nakiller
Tek Konu-Tek Dosya Sistemi
Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır. PE -3 -5 Na kill er PE -3 -4 A. T asdik İş le m. PE -3 -3 İn ti bak İş le ml eri PE -3 -2 Terfi İ şlem le ri PE -3 -1 Tezkiye İş le mle ri PE -3 Pe rs . Öz lük İşl
6.Karma Dosyalama Sistemi:
Kuruluşlar için çoğu zaman tek bir dosyalama sistemi yeterli olmayabilir.
Uygulamada kolaylık sağlamak için iki ya da üç sistemin birlikte uygulanması faydalı, bazen zorunlu olabilir.
Ana Gruplar 1.Alt Grup 2.Alt Grup
Coğrafi Esasa Göre Tarih Sırasına Göre Konularına Göre Tarih Sırasına Göre Coğrafi Esasa Göre Alfabetik Sıra Konularına GöreCoğrafi Esasa Göre
Coğrafi Esasa Göre Konularına Göre Coğrafi Esasa Göre Tarih Sırasına Göre
7. Sanal Dosyalama Sistemleri
Bilgisayarlar internet, intranet sayesinde evrakların
alınması, kaydedilmesi ve saklanması ve bilgilerin kullanıma hazır hale getirilmesi yoluyla yönetilen bir dosyalama sistemidir.
DOSYALAMA ARAÇLARI
Dosyalama ve arşivlemede kullanılan donanım ve yardımcı araçlar; büro çalışanlarına kolaylık sağlayan, görevli kişinin işini verimli ve sağlıklı bir şeklide yapabileceği malzemelerdir.
Bir evrak, çeşitli işlemlerden geçtikten sonra, ilgili dosyaya takılır.
Dosyalama sisteminin kurulmasında, dosyalama araçlarının tanınması, özelliklerinin bilinmesi ve sisteme en uygun araçların seçilmesi gerekir.
Dosyalama araçları, sistemin işleyişini kolaylaştırır. Dosyalamada, geleneksel ve sanal dosyalama araçları kullanılır.
Otomasyona dayalı sanal örgütlerde kullanılan dosyalama araçları, bilgisayarlar, yazılım ve donanım araçlarıdır.
Burada önce geleneksel dosyalama araçları, daha sonra da, sanal dosyalama araçları üzerinde duracağız.
1. Geleneksel Dosyalama Araçları
a. Dosya:
Dosya, mektupların,
raporların ve benzer yazıların konulduğu, ikiye katlanmış
karton veya plastikten yapılmış dosyalama araçlarıdır.
Düz dosya, dosya gömleği
olarak da anılır. Dosyanın adı, numarası, kodu gibi bilgiler, ön kapağa ve arka kapağa
Telli dosya, evrakın delgi makinesiyle delinerek, evrakların tele takıldığı dosyadır.
Evrak telli dosyada takılı iken incelenebilir. Yarım kapaklı telli dosyanın sırt kısmında, dosyayı mekanizmalı klasöre takmak üzere iki delik bulunur.
Dosyanın içine konulan evrakla ilgili bilgiler, üst kapağın ön yüzüne veya arka kapağa takılan kavalyeye yazılır.
Evrakın dosyalarda daha iyi
korunması isteniyorsa, bu
durumda evraklar plastik dosya gömlekleri içine konduktan
sonra telli dosyalara veya klasörlere konulur.
Yarım ve tam kapaklı dosyaların
yanında, dosyalamada askılı dosyalar da kullanılır.
Askılı dosyalar taşınabilir, masa
üstü kullanıma uygun demonte ve monte edilebilen dosya
b.Klasör
Klasör, dosyaların konulmasına yarayan, kalın kartondan,
mukavvadan ya da benzeri dayanıklı malzemeden
yapılmış dosyalama aracıdır.
İçine dosya konulacak
büyüklüktedir. Evrak önce dosyaya, daha sonra da
dosyalar klasöre konulduğu gibi, doğrudan klasöre de
konulabilir. Bu durumda dosya gömleklerinin kullanılması
evrakın daha iyi korunmasını sağlar.
Klasörlerin, mekanizmalı, bağlı, kutu klasör gibi
çeşitleri vardır.
Mekanizmalı klasör, içinde delgi makinesiyle
delinmiş evrakın veya yarım kapaklı telli dosyanın konulması için mekanizması olan klasör türüdür.
Bağlı klasör, üst ve alt kapağının üç tarafında
kapakları bağlamaya yarayan bağları bulunan klasördür.
Bağlar, dosya ve evrakın
düşmesini önler.
Kutu klasörler veya Arşiv
kutuları, üst kısmı açık, diğer kısımları kapalı olan, kutu biçiminde klasörlerdir.
Arşiv kutuları üst kısmından
açılır ve kapak özel bir çıtçıt ile tutturulur.
c. Dosya dolapları:
Dosyalar, dosyalama sistemi olarak
dolaplara yerleştirilir ve saklanır.
Dolaplar, çekmeceli veya raflı
olurlar. Bunların kullanış amacına göre değişik ölçüde olanları vardır. Mektuplar, haritalar, projeler,
filmler, bantlar için kullanılan dolaplar birbirinden farklıdır.
Raylar üzerinde yürüyen büyük ve
modern dosya dolapları, çalışma yerinden azami faydalanma imkanı sağlar.
Yatay çekmeceli ya da kapalı dolaplar
Çekmeceler yatay olup, dosyalar bu çekmecelere yerleştirilir. Yatay rafları kapatılmış dolap şeklinde olanları da yatay, kapalı dolaplardır.
Dikey çekmeceli dolaplar
Çekmeceler dik olup, dosyalar
çekmece içine dik olarak yerleştirilir. Bunlar raylar üzerinde hareket
edebilen, gözleri olan madeni dolaplardır. Dayanıklı ve
Açık raflı dolaplar
Bunlar dosyaların boylarına göre
yapılmış rafların bulunduğu
dolaplardır. Dosyalar yan yana bu
raflara yerleştirilir. Raflar kapalı değil açıktır.
Açık raflarla, istenilen dosyanın
kolayca ve süratle bulunması kolaydır. Ancak fiziksel etmenlere açık olması ve herkesin görebileceği ve
ulaşabileceği şekilde ortada olması sakıncalıdır.
Hareketli dolaplar
Mekanik yaylar üzerinde yatay
ve dikey yönde hareket edebilen, kapalı veya açık raflardır.
Az alanda çok dosyalama
yapılabilir. Bir kişinin
dosyalama yapması sırasında bir başkasının rafları
d. Kasalar:
Dosyalama ve arşivlemede çok değerli belgelerin korunmasını sağlar.
Kasanın gözleri özel
hazırlandığından, manyetik bant, disket, mikrofilm ve benzer önemli belgeleri
olumsuz dış etkilerden korur.
Hırsızlara karşı da alarm,
şifreler ve değişken anahtar sistemi ile donatılmıştır.
e. Rehber ve Kavalyeler
Rehber, dosyalama sisteminde, ana ve alt
grupların, kendi aralarındaki kısımlarını ayırmak amacıyla kullanılan kartlardır.
Rehberler yardımıyla evrak kolaylıkla yerine konur,
arandığında çabuk bulunur. Rehberler, karton, mukavva, plastik levha gibi sert ve dayanıklı malzemeden yapılır.
Ana ve alt gruplar için farklı malzeme ve renkte
Kavalyeler
Dosyaların konulacağı raf veya özelliğine göre rehberlerin bir kenarına, kavalye konur.
Kavalye, bir çeşit rehber etiketidir. Kavalyeye, dosyalama sisteminin gerektirdiği harf, sayı, tarih gibi bilgiler yazılır ve ilk bakışta hemen göze çarpacak şekilde yerleştirilir.
Kavalye, karton, plastik veya metalden yapılır. Bazı dosyalar, kendinden kavalyelidir; bazılarına sonradan kavalye takılır.
f. Kalamoza
Daha çok kartların konulduğu kalın ve sağlam
kapaklı kartları tutan özel bir mekanizmanın bulunan dosyalama aracıdır.
g. Kağıt askısı
Bir tabla üzerinde dikine yerleştirilmiş 15-20 cm
uzunluğunda ucu sivri milden oluşur. Özellikle fiş kullanımında kullanılan bir dosyalama aracıdır.
Dosyalama ve arşivlemede en çok kullanılan
kutu dosya, etiket ve diğer malzemeler:
Tarih Damgası, Toplu İğne, Ataş, Yapışkan, Bant, Delgeç, Zımba , Makas, Dosya Kutusu, Günlük Fiş Kutusu, Resmi Gazete Kutusu, Yarım Kapak Telli Dosya, Tam Kapak Telli Dosya, Günlük Fiş Dosyası Telli Kapaklı, Kundak Dosya, Gömlek Dosya, Resmi Gazete Gömleği, Dosya Etiketi, Dosya Kutusu Etiketi, Arama-bulma Kartı, Deste Kutusu, Dosya Kutusu Kapaklı, Dosya Kolisi, Raflardaki Göz Yükseklikleri Büyük Dosya Kutuları İçin 37 Cm, Diğer Kutular İçin 31 Cm’dir.
2. Sanal Dosyalama Araçları
Elektronik belge yönetimi için gerekli olan bazı donanımlar vardır. Donanımların yanında bazı yazılımların bulunması gerekir.
Sanal evrak yönetim sistemleri, her tür rapor ve diğer yazıların kağıda dökülmek yerine, elektronik ortamda tutularak arandığında kolay ulaşımını mümkün kılar.
Kayıt edilebilir diskler: CD-ROM, DVD-ROM, Harici Hard Diskler, Flash Bellekler ve Hafıza Kartları vb araç gereçler sanal ortam evrak yönetiminin en üst düzeyde yürütülmesini sağlarlar.
