İÇ KONTROL İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER

(1)

(2)

İÇ KONTROL İLE İLGİLİ

GENEL BİLGİLER

(3)

İÇ KONTROL İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER

İÇ KONTROL NEDİR?

İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür.

İÇ KONTROL SİSTEMİNİN GENEL ESASLARI

İç kontrol; kamu kaynaklarının etkin, etkili, ekonomik ve idarenin amaçlarına uygun bir şekilde kullanılması, iş ve işlemlerin mevzuata uygunluğu, faaliyetler hakkında düzenli, zamanında ve güvenilir bilgi üretilmesi, idarenin varlıklarının korunması, yolsuzluk ve usulsüzlüklerin önlenmesi konularında yeterli ve makul güvence sağlayan bir yönetim aracıdır. İç kontrol, sadece kontrol faaliyetlerini değil, karar alınmasından işin sonuçlandırılmasına kadar geçen süreçte izlenen tüm prosedürleri kapsayan ve idarenin çalışanlarının tamamının rol aldığı bir süreçtir.

Bununla birlikte, kontrol faaliyetlerinin tasarım ve uygulama eksikliklerinin olabileceği, bu nedenle tam bir güvence sağlayamayacağı dikkate alındığında, iç kontrol sisteminin, sürekli izleme ve değerlendirmeye tabi tutulması gerekmektedir. Bu durum iç denetim faaliyetinin gerekliliğini ve rolünü ortaya koymaktadır.

İÇ KONTROLÜN ÖZELLİKLERİ

a) İç kontrol faaliyetleri, sürekli ve sistematik bir şekilde ve idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür.

b) İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır.

c) İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar.

d) İç kontrol mali ve mali olmayan tüm işlemleri kapsar.

e) İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir.

f) İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik, ekonomiklik, etkinlik ve etkililik gibi iyi mali yönetim ilkeleri esas alınır.

İÇ KONTROLÜN BİLEŞENLERİ

a) Kontrol ortamı: İdarenin yönetici ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlamaları, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olmaları esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır.

İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde

2

(4)

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRESİ BAŞKANLIĞI

belirlenir.

b) Risk değerlendirmesi: Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşılmasını engelleyecek iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir.

c) Kontrol faaliyetleri: Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır.

d) Bilgi ve iletişim: İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir.

e) Gözetim: İç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir.

İÇ KONTROL İLE İLGİLİ MEVZUAT

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 10.12.2003 tarihinde kanunlaşmış ve 01.01.2006 tarihinde de tüm hükümleriyle yürürlüğe girmiştir. Yeni mali yönetim ve kontrol sistemini oluşturan bu kanunla mali saydamlık, hesap verme sorumluluğu, stratejik planlama ve performans esaslı bütçeleme, çok yıllı bütçeleme ile iç kontrol ve iç denetim konuları temel unsurlar olarak düzenlenmiş bulunmaktadır.

5018 sayılı Kanunun 11’inci maddesine göre üst yöneticilere, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesi, iç kontrol sisteminin bir gereği olarak yazılı prosedür ve talimatların oluşturulması gibi her türlü düzenlemelerin yapılması, harcama yetkililerine ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari, malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişini sağlama sorumluluğu verilmiş bulunmaktadır.

5018 sayılı Kanunun 55’inci maddesinde iç kontrol; "idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünü" olarak tanımlanmıştır.

Kanunun 56’ncı maddesinde iç kontrolün amaçları;

• Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini,

• Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini,

• Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini,

• Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi

3

(5)

edinilmesini,

• Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek, kayıplara karşı korunmasını sağlamak olarak belirlenmiştir.

Kanunun 57’nci maddesinde ise kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemlerinin harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluştuğu belirtilmiş, yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için;

• Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması,

• Malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi,

• Belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması,

• Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi,

• Kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması, bakımından ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticileri tarafından görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli önlemlerin alınması öngörülmüştür.

Kanunun 60, 61, 63 ve 64ˈüncü maddelerinde, "mali hizmetler birimleri, muhasebe yetkilileri ve iç denetçilerin iç kontrol alanındaki görev ve sorumluluklarına yer verilmiştir.

Buna göre; mali hizmetler birimleri, idarenin iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak, ön mali kontrol faaliyetini yürütmekten; muhasebe yetkilileri, ödeme emri belgesi ve eklerinin kontrolünden, muhasebe işlemlerinin belirlenmiş standartlara ve usulüne uygun olarak kaydedilmesinden, raporlanmasından, muhafazasından ve denetime hazır halde bulundurulmasından; iç denetçiler ise idarelerin iç kontrol sistemlerinin denetlenmesinden ve geliştirilmesi yönünde önerilerde bulunulmasından sorumludurlar" hükümleri bulunmaktadır.

İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 5’inci maddesinde, iç kontrol standartlarının, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenip yayımlanacağı, kamu idarelerinin malî ve malî olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlü bulunduğu, Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla, idarelerce, görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirlenebileceği belirtilmiştir.

Kamu İç Kontrol Standartları; 5018 Sayılı Kanunun 55’inci maddesinin ikinci fıkrası ve İç ve Ön Mali Kontrol Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 5’inci maddesi gereği Maliye Bakanlığı tarafından Treadway Komisyonu Sponsor Örgütler Komitesi (COSO) modeli, Uluslararası Sayıştaylar Birliği (INTOSAI), Kamu Sektörü İç Kontrol Standartları Rehberi ve Avrupa Birliği İç Kontrol Standartları çerçevesinde belirlenmiş ve “Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği” hazırlanarak, 26.12.2007 tarihli ve 26738 Sayılı Resmi Gazeteˈde yayımlanmıştır.

4

(6)

Kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesine yardımcı olmak üzere ve iç kontrole ilişkin çalışmalarında kamu idarelerine rehberlik etmek amacıyla Maliye Bakanlığı tarafından Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberi hazırlanmış ve 04.02.2009 tarih ve 1205 Sayılı yazısı ile yayımlanmıştır.

İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların " İç Kontrole İlişkin Yetki ve Sorumluluklar " başlıklı 8’inci maddesinde “Üst yöneticiler, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama yetkilileri ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişinden sorumludur.

Üst yöneticiler ve bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri, her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporları ile idare faaliyet raporlarına eklerler.

İç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin işleyişi, yöneticilerin görüşü, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tâbi tutulur ve gerekli önlemler alınır.

Ayrıca Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberinde de;

"Eylem Planında öngörülen faaliyet ve düzenlemelerin gerçekleşme sonuçları, idarelerin strateji geliştirme birimleri tarafından en az altı ayda bir olmak üzere düzenli olarak izlenir, değerlendirilir ve eylem planı formatında üst yöneticiye raporlanır."

"İç kontrol sistemine ilişkin yürürlüğe konulan düzenlemelerin, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 27’nci maddesi uyarınca, üst yöneticinin onayını izleyen on iş günü içinde Bakanlığımıza (Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü) gönderilmesi gerekmektedir." denilmektedir.

5

(7)

ÜNİVERSİTEMİZDE İÇ KONTROL

STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI

HAZIRLANMA SÜRECİ

(8)

İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI HAZIRLANMA SÜRECİ

Kamu idarelerinin iç kontrole ilişkin çalışmalarında rehberlik yapmak amacıyla Maliye Bakanlığı tarafından Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi 04.02.2009 tarihinde yayımlanmıştır. Ayrıca Bakanlık tarafından kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin etkin bir şekilde kurulması ve uygulanmasının sağlanması amacıyla, idarelerin Kamu İç kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planları’nı 30.06.2009 tarihine kadar hazırlayarak üst yönetici onayını takip eden bir ay içerisinde Maliye Bakanlığı’na göndermeleri ve eylem planlarında öngördükleri eylemleri en geç 30.06.2011 tarihine kadar tamamlamaları istenmiştir.

26.12.2007 tarih ve 26738 Sayılı Resmi Gazete ’de yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ve Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi çerçevesinde Üniversitemizde İç Kontrol Standartlarının oluşturulabilmesi için Rektörlük makamının 09.04.2009 tarihli olurlarıyla aşağıdaki tabloda adı geçen kişilerden oluşan Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Kurulu oluşturulmuştur.

ADI SOYADI BİRİMİ KURULDAKİ GÖREVİ

Dr. Nur ŞAT İİBF Kamu Yönetimi Bölümü Kurul Başkanı

Arş. Gör. Mete DİBO İİBF Maliye Bölümü Üye

Arş. Gör. Semih ÇETİN İİBF Maliye Bölümü Üye

Arş. Gör. S. Fatih KOSTAKOĞLU İİBF İktisat Bölümü Üye

Arş. Gör. Serap SAP İİBF İşletme Bölümü Üye

Arş. Gör. Mustafa NAL İİBF İktisatBölümü Üye

Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Kurulu tarafından hazırlanan eylem planı taslağı, Üniversitemizin mevcut durumu, idari yapısı, birimlerin yetki ve sorumlulukları da göz önünde bulundurularak incelenmiş ve gereken düzenlemeler yapılarak son halini almıştır. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı, Üniversitemiz senatosunda onaylandıktan sonra uygulamaya konulmuş ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığıˈnın web sayfasında yayınlanmıştır.

Uygulamaya konulan Üniversitemiz İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı 24.08.2009 tarihli yazı ile Maliye Bakanlığı’na (Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü) gönderilmiştir.

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından 24.09.2009 tarihinde tüm harcama birimlerine Üniversitemiz İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı’nın hazırlandığı ve birimleri ilgilendiren eylemlerin süresi içerisinde tamamlanarak sonucun Rektörlüğümüze bildirilmesi hususunda bir yazı yazılmıştır.

7

(9)

İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI HAZIRLANMA SÜRECİ

Üniversitemiz İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı’nda belirlenen standartlara ve genel şartlara göre harcama birimlerine, yapmaları gereken iş ve işlemlerin yapılıp yapılmadığı, yapılmadıysa bunun nedenlerinin bildirilmesi hususunda 27.07.2011 tarihinde Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından bir yazı yazılmış, en geç 05.09.2011 tarihine kadar sonuçların bildirilmesi istenmiştir. Harcama birimlerinden gelen sonuçlar neticesinde bu rapor hazırlanmıştır.

8

(10)

İÇ KONTROL

STANDARTLARI, ÖNGÖRÜLEN

EYLEMLER VE YAPILAN

ÇALIŞMALAR

(11)

İÇ KONTROL STANDARTLARI,ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER VE YAPILAN ÇALIŞMALAR

1. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Standart 1: Etik Değerler ve Dürüstlük

Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.

Bu standart için gerekli genel şartlar;

1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir.

Bu genel şart için öngörülen ilk eylem: "Akademik ve idari birim yöneticileri ve tüm personel, Üniversitemizde uygulanacak İç Kontrol Standartları konusunda eğitilmeli ve bilgilendirilmelidir."

Eylem için sorumlu çalışma grubu Yönetim ve Organizasyon Anabilim Dalı öğretim üyeleridir. Eylemin çıktısı, iç kontrol konusunda bilgilendirme ve ortak kavramlar geliştirmedir. Eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Ancak belirlenen tarihe kadar bu eylemle ilgili bir çalışma yapılamamıştır. Dolayısıyla eylemle ilgili bir çıktı elde edilememiştir.

Bu genel şart için öngörülen ikinci eylem: "Etik kuralların neler olduğu hakkında tüm akademik ve idari personele bilgi verilmeli ve kuralların ilgililer tarafından benimsenmesini sağlamak için seminer çalışmaları yapılmalıdır."

Eylem için sorumlu çalışma grubu Yönetim ve Organizasyon Anabilim Dalı öğretim üyeleridir. Bu eylemin çıktısı, etik değerleri benimsetmektir. Eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Ancak etik değerleri benimsetmek konusunda birim yöneticileri kendi personellerine şifahi bilgiler vermiş, bu konuda seminer çalışmaları yapılamamıştır. Dolayısıyla belirlenen tarihe kadar öngörülen eylemle ilgili bir çıktı elde edilememiştir.

Bu genel şart için öngörülen üçüncü eylem: "Faaliyetlerin saydam ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda yürütülmesine yönelik örnek çalışmalar seminerler yoluyla incelenmelidir."

Eylem için sorumlu çalışma grubu Yönetim ve Organizasyon Anabilim Dalı öğretim üyeleridir. Eylemin çıktısı, faaliyetlerin saydamlığının ve hesap verilebilirliğin kavranmasıdır.

Eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Ancak bu eylemle ilgili olarak belirlenen tarihe kadar herhangi bir çalışma yapılmamış ve istenen çıktı elde edilememiştir.

1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen ilk eylem: "Yöneticiler; keyfi davranışlarda bulunmayarak, açık ve kesin kanıtlara dayanmayan rapor düzenlemeyerek, mevzuata aykırı olarak kendileri için hizmet, imkân veya benzeri çıkarlar talep etmeyerek örnek teşkil ederler."

10

(12)

Eylem için sorumlu çalışma grubu Daire Başkanları, Enstitü Müdür ve Müdür Yardımcıları, Fakülte Dekan ve Dekan Yardımcıları, Yüksekokul Müdür ve Müdür Yardımcılarıdır. Eylemin çıktısı, dürüstlük ve adaletin bir değer olarak çalışma ortamında kabul görmesidir. Eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu eylem çalışma prensibi olarak benimsenmiştir. Bununla ilgili herhangi bir çalışma yapılmamıştır.

Bu genel şart için öngörülen ikinci eylem: "Yöneticiler personele iş ve işlemlerin etik yönleriyle ilgili açıklayıcı bilgileri vererek onları hizmet süreci boyunca aydınlatır ve teşvik ederler.”

Eylem için sorumlu birim Daire Başkanları, Enstitü Müdür ve Müdür Yardımcıları, Fakülte Dekan ve Dekan Yardımcıları, Yüksekokul Müdür ve Müdür Yardımcılarıdır.

Eylemin çıktısı İç Kontrol Sisteminin uygulanmasında örnek personellere ulaşılmasıdır.

Eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. İç kontrol sistemi tam olarak anlaşılamadığı için bu eylemle ilgili olarak somut bir çalışma yapılmamış, bir çıktı elde edilememiştir.

Bu genel şart için öngörülen üçüncü eylem: "Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri İle Başvuru Usul Ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin tüm personele okunmak üzere verilmesi"

Eylem için sorumlu birim Personel Dairesi Başkanlığı’dır. Eylemin çıktısı tüm personelin ilgili yönetmelik hakkında bilgi sahibi olmasıdır. Bu eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Ancak Personel Dairesi Başkanlığı tarafından, Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri İle Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin ikinci maddesine göre bu yönetmelik hükümleri üniversitelerde uygulanamayacağından eylem yerine getirilmemiştir.

1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Saydamlık ve hesap verebilirlik için ilan panolarından ağ sitesine değişik alanlarda, süreçlerin işleyişini açıkça gösteren belgelerin erişime açık tutulması"

Eylem için sorumlu birim Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı’dır. Eylemin çıktısı süreçlerin işleyişinin açıkça takip edilmesidir. Eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu eylemin yerine getirilebilmesi için, yapılan çalışmalar Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından sürekli olarak internet sitemizde erişime açık tutulmaktadır.

1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "İlgililerin ilgili kanunların izin verdiği çerçevede, kurumlarının ihale süreçlerini, faaliyet ve denetim raporlarını uygun araçlarla kamuoyunun bilgisine sunması"

Eylem için sorumlu birim Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı’dır. Eylemin çıktısı kamuoyu denetiminin sağlanmasıdır. Eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu

11

(13)

eylemle ilgili olarak, birimlerden gelen talepler doğrultusunda Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından ihaleler ile ilgili bilgiler ve faaliyet raporları sürekli olarak internet sitemizde yayınlanmaktadır.

1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Uygunsuz davranışların belirlenip gerekli düzeltmelerin yapılması için bir idari komisyon oluşturulması adil ve eşit hizmetin verilmesi ve gerekli önlemlerin alınması"

Eylem için sorumlu çalışma grubu Personel Dairesi Başkanlığı ve tüm Fakülte ve Yüksekokullardan eşit sayıda seçilen akademisyenlerdir. Eylemin çıktısı bu önlemlerin yasal ve idari düzenlemeleri uygulamayı, eğitim ve bilgilendirme konusunda uygun çalışmalar yapmayı ve idarecilerin kişisel davranışlarıyla personeline örnek olmalarıdır. Bu eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. İdari komisyon kurulamadığı için konu ile ilgili gerekli çalışmalar yapılamamış, istenen çıktı elde edilememiştir.

1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen ilk eylem: "İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dâhil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sistem oluşturmalıdır."

Eylem için sorumlu birim Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı’dır. Eylemin çıktısı sağlıklı işleyen bir bilgi ve belge yönetimine sahip olmaktır. Eylemin Ocak 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu eylemle ilgili olarak kapsamlı ve güncel bir çalışma yapılamamıştır.

Bu genel şart için öngörülen ikinci eylem: "Bilginin düzenlenmesi, erişimi, belge yönetimi, bilgi hizmetleri, bilgi kullanıcıları, bilgi okuryazarlığı, web tasarımı, dijital kütüphaneler, bilgi merkezleri ve yönetimi gibi konularda belli başlı araştırma projelerine dâhil olunması"

Eylem için sorumlu çalışma grubu Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ve Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı’dır. Eylemin çıktısı Üniversite olma ruhuna uygun olarak kurum içi iyileştirmelerin yine bilimsel yollardan faydalanarak yapılmasıdır. Eylemin Ocak 2010’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu eylemle ilgili olarak somut bir çalışma yapılmamış ve istenen çıktı elde edilememiştir.

Standart 2: Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler

İdarelerin görevi ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır.

12

(14)

Bu genel şart için öngörülen ilk eylem: "Her pozisyonun hangi noktası için kaç personele ihtiyacımız olduğunu doğru tespit etmek için norm kadro mantığında bir çalışma yapılması"

Eylem için sorumlu çalışma grubu Personel Dairesi Başkanlığı ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Eylemin çıktısı istihdam edilen personelin gerekli yeterlilikte olup olmadığının tespitidir. Bu eylemin Aralık 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Norm kadro hazırlanması için Personel Dairesi Başkanlığı tarafından şimdiye kadar herhangi bir çalışma yapılmamış olup, bu konuda çalışmalar başlatılacaktır.

Bu genel şart için öngörülen ikinci eylem: "Üniversitemizin amacı, hedefi ve bütçesinin Stratejik Plan içerisinden kapsamlı olarak duyurulması"

Eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı kurumsal kimliğin açığa kavuşturulmasıdır. Eylemin Eylül 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu eylemle ilgili olarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından hazırlanan Stratejik Plan içerisinde Üniversitemizin amacı, hedefi ve bütçesi kapsamlı olarak duyurulmakta ve bu eylem sürekli olarak yerine getirilmektedir.

2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Çalışanlara görevlerin ne olduğunu açıkça ortaya koyan bir rehberinin hazırlanması ve dağıtılması"

Eylem için sorumlu çalışma grubu Personel Dairesi Başkanlığı ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Eylemin çıktısı görev bilincinin oluşturulmasıdır. Bu eylemin Ocak 2010’da tamamlanması öngörülmüştür. Görevlerin personele öğretilmesinde daha çok uygulamaya yönelik bir yöntem izlendiğinden görevlerin ne olduğunu gösteren bir rehbere ihtiyaç duyulmamıştır.

2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Üniversitemizin kurumsal yapısının gözden geçirilerek tüm birimlerin gösterildiği bir organizasyon şemasının yayınlanması"

Eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı görev dağılım çizelgesinin ortaya çıkmasıdır. Eylemin Ocak 2010’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu eylemle ilgili olarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından organizasyon şeması yapılmış olup, hazırlanan raporlarda bu şemalara yer verilmiştir. Ayrıca Başkanlık web sayfasında yayınlanacaktır.

2.4 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "İşlerin tamamı belirlendikten sonra

13

(15)

Üniversitemizde yer alan tüm işlerin bir organizasyon şemasıyla birbiriyle ilişkilendirilmesi ve işlerin uzmanlık alanlarına göre sınıflandırılarak bunlara belirli bir önem sırası atfedilmesi"

Eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı iş akış şemalarının oluşturulması ve Üniversitemizde yer alan işlerin hangi sırada ve nasıl yapıldığının ortaya çıkmasıdır. Eylemin Ocak 2010’da tamamlanması öngörülmüştür.

Bu eylemle ilgili olarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından sadece Başkanlık bünyesinde yürütülen iş ve işlemlerin süreçleri şema haline getirilmiştir. Bu şemalar Başkanlık web sayfasında yayınlanacaktır.

2.5 İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Organizasyon şemasının işleyişinde meydana gelen aksaklıkların tespiti için yılda bir komisyon kurulması"

Eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı aksaklıkların giderilmesi olacaktır. Bu eylemin Şubat 2010’da tamamlanması öngörülmüştür. Komisyon kurulması konusunda üst yönetim tarafından herhangi bir çalışma yapılmadığı için eylem sonuçsuz kalmıştır.

2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Hassas görevlerin ne olduğunu tanımlayan dokümanlar hazırlanması"

Eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı hassas görevlerin bilinirliğinin artmasıdır. Bu eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Eylemle ilgili olarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından Başkanlık için hassas görevler belirlenmiştir ve Başkanlık web sayfasında yayınlanacaktır.

2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Her görevin bitiş dönemine ait denetim planları yapılması"

Bu eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı denetimin sağlanmasıdır. Bu eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür.

Her görevin başlangıç ve bitiş dönemi ile alakalı gereken denetimler yapılmaktadır. Ancak herhangi bir plan oluşturulmamıştır.

Standart 3: Personelin Yeterliliği ve Performansı

İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın

14

(16)

değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.

3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen ilk eylem: "Performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine ilişkin Personel Dairesi Başkanlığı çalışanlarına insan kaynakları alanında çalışan akademisyenlerin seminer vermesi"

Eylem için sorumlu birim Personel Dairesi Başkanlığı'dır. Bu eylemin çıktısı çalışanların performansının arttırılmasına ilişkin motivasyonun sağlanmasıdır. Bu eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Böyle bir seminer çalışması henüz gerçekleştirilememiştir.

Bu genel şart için öngörülen ikinci eylem: "Üniversitemizin geleceğe yönelik strateji ve hedefleri ile akademik ve idari tüm personelin ortak amaçlar doğrultusunda yönlendirilmesi ve yönetilmesi için temel bir nokta olan "ortak hedefin" ne olduğu konusunda bir atölye çalışmasının yürütülmesi"

Eylem için sorumlu çalışma grubu Rektör ve Rektör Yardımcıları, Fakülte Dekan ve Dekan Yardımcıları, Yüksekokul Müdür ve Müdür Yardımcılarıdır. Bu eylemin çıktısı çalışmanın üniversitenin kurum kimliğine ve gelişimine yön vermesidir. Eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Böyle bir atölye çalışması henüz yapılamamıştır.

3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Her kademe yönetici, personel için asgari bilgi/yetenekleri belirleyen bir çizelgenin hazırlanması"

Eylem için sorumlu birim Personel Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı asgari bilgi ve yetenek çizelgesine sahip olunmasıdır. Eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Personel Dairesi Başkanlığı tarafından bu konuda diğer birimlerle koordineli olarak bir çalışma başlatılması düşünülmektedir.

3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Mesleki yeterliliğe sahip ve görev için en uygun personel seçilmesi için yasal şartlar dışında bazı ölçüt belirlenmesi amacıyla bir akademik komisyonun oluşturulması"

Eylem için sorumlu çalışma grubu Daire Başkanları, Enstitü Müdür ve Müdür Yardımcıları, Fakülte Dekan ve Dekan Yardımcıları, Yüksekokul Müdür ve Müdür Yardımcılarıdır. Bu eylemin çıktısı yasal şartnamelere ek olarak daha iyi niteliklere sahip personellerin seçilebilmesidir. Eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür.

Üniversitemizde göreve başlayan personellerin ÖSYM tarafından merkezi yerleştirme sonucu

15

(17)

atanmasından dolayı bu konuda herhangi bir komisyon kurulmasına gerek duyulmamıştır.

3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Görevde ilerleme ve yükseltme konusunda liyakat ilkesi gereğince performans değerlendirilmesinin sürekli yapılması"

Eylem için sorumlu birim Personel Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı liyakat ilkesinin uygulanabilirliğidir. Eylemin Ocak 2010’da tamamlanması öngörülmüştür. Personel Dairesi Başkanlığı tarafından görevde yükselmelerde liyakat ilkesi göz önüne alınarak hareket edilmektedir. Ancak özel bir performans değerlendirmesi yapılmamaktadır.

3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Personelin yetiştirilmesine ve geliştirilmesine yönelik yapılacak eğitim planlarının hazırlanması"

Eylem için sorumlu çalışma grubu Personel Dairesi Başkanlığı ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı üniversitenin eğitim planları tabanına katkı sağlamasıdır. Eylemin Aralık 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Üniversitemize aday memur olarak başlayan her personele temel ve hazırlayıcı eğitim, uzmanlarımız tarafından verilmektedir.

3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Değerlendirme takvimi belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır"

Eylem için sorumlu çalışma grubu Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı ve Personel Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı bir değerlendirme takvimine sahip olunmasıdır.

Eylemin Kasım 2009’da onaya sunulması öngörülmüştür. Personelin performansını değerlendirmeye yönelik herhangi bir çalışma yapılmamaktadır.

3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Yetersiz bulunan personelin tamamlaması gerekecek eğitimlerin veya yüksek performans gösteren personellerin nasıl ödüllendirileceğinin göreve başlarken tebliğ edilmesi"

Eylem için sorumlu çalışma grubu Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı ve Personel Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı personellerin performans değerlendirme sonuçları hakkında bilinçlendirilmesidir. Eylemin Ekim 2009’da tamamlanması öngörülmüştür.

16

(18)

Herhangi bir performans değerlendirmesi yapılmadığı için bu eylem yerine getirilememiştir.

3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Bu konuda ilgili tüm personelin erişebileceği yerlerden (ilan panoları ya da üniversitenin ağ sayfası yoluyla) duyuruların yapılması"

Eylem için sorumlu birim Personel Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı şeffaf yönetimin sağlanmasıdır. Eylemin Şubat 2010’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu konuda yapılan tüm duyurular ilan panoları ve ağ sayfası yoluyla yapılmaktadır.

Standart 4:Yetki Devri

İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.

4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen ilk eylem: "Yetki devri yönergesinin hazırlanması ve yayımlanması"

Eylem için sorumlu birim Personel Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı üniversitede yetkilerin ve yetki devrinin sınırlarının açıkça belirlenmesidir. Eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Yönerge hazırlanmasına ilişkin herhangi bir çalışma Personel Dairesi Başkanlığı tarafından yapılmamıştır.

Bu genel şart için öngörülen ikinci eylem: "Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğinin idari birimlere dağıtılması"

Eylem için sorumlu birim Personel Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı iş akış süreçleri hakkında kesinlik oluşturulmasıdır. Bu eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, Personel Dairesi Başkanlığı internet sitesinde yayınlanacaktır.

4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Yetki devredilen personelin performans değerlendirmede başarılı çıkmış personellerden seçilmesi"

Eylem için sorumlu birim Personel Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı başarısını kanıtlamış personelin uygun işlerde çalışmasını sağlamaktır. Eylemin Ocak 2010’da tamamlanması öngörülmüştür. Yetki devri yapılması gereken durumlarda performansı yüksek personel tercih edilmektedir.

4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki

17

(19)

devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Kurum içi iletişime yönelik çalışmaların yapılması"

Eylem için sorumlu çalışma grubu Daire Başkanları, Enstitü Müdür ve Müdür Yardımcıları, Fakülte Dekan ve Dekan Yardımcıları, Yüksekokul Müdür ve Müdür Yardımcılarıdır. Bu eylemin çıktısı yetki devrinin konusu olan işin akışının nasıl sağlanacağının açıkça belirlenmiş olmasıdır. Bu eylemin Şubat 2010’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu eylemle ilgili olarak sorumlu kişiler tarafından özel bir çalışma yapılmamış fakat yetki devri yapılan kişilere gereken zamanlarda şifahi bilgiler verilmiştir.

2. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI Standart 5: Planlama ve Programlama

İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.

5.1 İdareler, görev ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle Stratejik Plan hazırlamalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Stratejik Plan hazırlanması"

Üniversitemizin 2010-2014 dönemini kapsayan bir Stratejik Planı mevcuttur ve 31.12.2014 tarihine kadar geçerlidir.

5.2 İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren Performans Programı hazırlamalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Stratejik amaçların ve ölçülebilir hedeflerin belirlendiği Stratejik Plan’ın hazırlanması, hazırlanan Stratejik Plan için gerekli kaynakların tespiti"

Eylem için sorumlu çalışma grubu Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı ve Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu’dur. Bu eylemin çıktısı Stratejik Plan ve Performans Programı’nın oluşmasıdır. Eylemin Aralık 2009’da tamamlanması öngörülmüştür.

Her yıl temmuz ayı sonuna kadar tüm birimlerden alınan maliyet bilgileri çerçevesinde Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından konsolide edilerek Performans Programı hazırlanmaktadır. 2010-2014 dönemini kapsayan Üniversitemiz Stratejik Planı uygulanmaktadır.

5.3 İdareler, bütçelerini Stratejik Planlarına ve Performans Programlarına uygun olarak

18

(20)

hazırlamalıdır.

5.4 Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, Stratejik Plan ve Performans Programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.

5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır.

5.6 İdarenin ve birimlerinin hedefleri, özellikli, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.

(5.3), (5.4), (5.5) ve (5.6) genel şartları için öngörülen eylem: "İdarelerin bütçelerinin Stratejik Plana uygun olarak hazırlanması ve yöneticilerin faaliyetlerinin Stratejik Planda belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunun sağlanması"

Eylem için sorumlu çalışma grubu Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı ve Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu’dur. Bu eylemin çıktısı Hedef- Gerçekleşme analizinin tamamlanmasıdır. Eylemin Aralık 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu eylemin yerine getirilmesi için Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından her yıl Üniversitemiz bütçesi Stratejik Plan ve Performans Programına uygun olarak hazırlanmaktadır. Performans Programı ve Stratejik Planda belirlenen amaç ve hedefler doğrultusunda faaliyetler yerine getirilmektedir. Ve her yıl hazırlanan Faaliyet Raporları sayesinde amaç ve hedeflere uygunluk denetlenmektedir. Ayrıca Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı için özel hedefler belirlenmiştir ve Başkanlık web sayfasında yayınlanacaktır.

Standart 6: Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi

İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir.

6.1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir.

6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir.

(6.1) ve (6.2) genel şartları için öngörülen eylem: "Amaç ve hedeflere yönelik risklerin belirlenmesi ve bu risklerin gerçekleşme olasılığı ile muhtemel etkilerinin her yıl belirlenmesinin sağlanması"

Eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı risk haritalarının oluşturulmasıdır. Eylemin Aralık 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu eylemi yerine getirmek için Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından Başkanlık için muhtemel riskler belirlenmiştir. Ancak bu risklerle ilgili herhangi bir analiz henüz yapılamamıştır.

19

(21)

6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Risklere karşı alınacak önlemlerin belirlenmesi"

Eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı eylem planının oluşturulmasıdır. Bu eylemin Aralık 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından Başkanlığın karşılaşacağı risklere karşı önlemler belirlenmiştir ancak herhangi bir eylem planı oluşturulmamıştır. Bu konuda çalışmalar devam etmektedir.

3. KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Standart 7: Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri

İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.

7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme vb.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen ilk eylem: "Önleyici, tespit edici ve düzeltici kontrol noktaları tespit edilerek süreçlere yerleştirilmesi"

Eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı düzenleyici, önleyici ve iyileştirici faaliyetler izleği elde edilmesidir. Eylemin Ocak 2010’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu eylem için iş süreçlerine kontrol noktaları yerleştirilmiştir. Böylece yapılan işlerde hata yapma olasılığı sıfıra indirilmeye çalışılmıştır.

Ancak bu konuyla ilgili bir izlek oluşturulmamıştır. Bu konuda yapılan çalışmalara devam edilmektedir.

Bu genel şart için öngörülen ikinci eylem: "İhtiyaç duyulan faaliyet alanları ve bunların risk kontrolleri ile ilgili olarak yöntemlerin belirlenip uygulanması"

Eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı kontrol izlekleri ve kontrol raporları elde edilmesidir. Eylemin Ocak 2010’da tamamlanması öngörülmüştür. Her bir faaliyet için kontrol yöntemleri Başkanlık tarafından uygulanmaktadır ancak herhangi bir rapor hazırlanmasına gerek duyulmamıştır.

7.2 Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Gerekli alanlardaki kontrollerin işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolü içerecek şekilde hazırlanması"

20

(22)

Eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı kontrol izlekleri ve kontrol raporlarıdır. Eylemin Ocak 2010’da tamamlanması öngörülmüştür. Kontrol eylemlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla e-bütçe, say2000i, Kamu Hesapları Bilgi Sistemi ve Taşınır Kayıt Sisteminde yetkilendirmeler (yetkilendiren, işlemi yapan, onaylayan) farklı kişiler tarafından yapılmaktadır. Böylece işlemin her aşamasında kontrol sağlanabilmektedir.

7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "İdarenin taşınır ve taşınmazlarının periyodik kontrolünün sağlanması"

Eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı taşınırların kayıt ve kontrolü izleğinin oluşturulmasıdır. Eylemin Kasım 2009’da onaya sunulması öngörülmüştür. Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından periyodik olarak tüm birimlerimizin taşınır kayıtları kontrol edilmekte, kayıt ve kontrol listeleri oluşturulmaktadır.

7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Kontrol metodunun idare üzerindeki yükü ile kontrolle elde edilecek faydanın kıyaslanması"

Eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı kontrol izlekleri ve kontrol raporları oluşturulmasıdır. Eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Kullanılan kontrol yöntemlerinin üniversitemiz için bir maliyeti bulunmadığından bu konuda bir kontrol izleği ve kontrol raporu oluşturmaya gerek duyulmamıştır. Bu konuda gereken çalışmalar ilerleyen zamanlarda yine yapılacaktır.

Standart 8: İzleklerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi

İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı işlemleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır.

8.2 İzlekler ve ilgili belgeler, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.

Bu genel şart için öngörülen ilk eylem: "İdare faaliyetleri, mali karar ve işlemleri ile ilgili izlek ve düzenlemelerin gerçekleştirilmesi, personelin bu düzenlemelerden haberdar edilmesi"

Eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı izlek ve bilgilendirmedir. Eylemin Ekim 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu eylemle ilgili olarak, personel düzenlemelerden haberdar edilmiştir. Ancak herhangi bir izlek

21

(23)

oluşturulmamıştır.

Bu genel şart için öngörülen ikinci eylem: "İzlek ve ilgili belgelerin standardizasyonunun sağlanması"

Eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı dokümantasyon ve izlek standartlarıdır. Eylemin Ekim 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’nda uygulanan tüm prosedür ve hazırlanan belgeler belli bir standart çerçevesinde hazırlanmaktadır.

8.3 İzlekler ve ilgili belgeler, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "İnternet aracılığıyla tüm personelin belirlenen izlek ve dokümanlara güncel olarak erişiminin sağlanması"

Eylem için sorumlu birim Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı doküman erişim izleğidir. Bu eylemin Aralık 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu eylemle ilgili olarak Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından gereken bilgi güncellemeleri yapılmakta ve erişim sürekli olarak sağlanmaktadır.

Standart 9: Görevler Ayrılığı

Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.

9.1 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.

Bu genel şart için öngörülen ilk eylem: "Görevlendirmelerde hata, eksiklik, yanlışlık ve usulsüzlükleri önlemek için işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve incelenmesinin farklı kişilerce yapılmasının sağlanması"

Eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu eylemle ilgili olarak uygulamada bir görev ayrımı yapılmış ve birleştirilemez görevler belirlenmiştir.

Bu genel şart için öngörülen ikinci eylem: "Her türlü faaliyet, mali karar ve işlemle ilgili görevlerin aynı kişilerde toplanmasının önlenmesi ve iş bölümünün etkinleştirilmesi"

Eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Yine bu eylemi yerine getirebilmek için uygulamada bir görev ayrımı yapılmıştır.

9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak

22

(24)

uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Personel yetersizliği durumunda personelin yer değiştirmeye tabi tutulmasının sağlanması"

Eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu eylemle ilgili sürekli olarak çalışma yapılmakta, gerekli durumlarda personel rotasyonu sağlanmaktadır.

Standart 10: Hiyerarşik Kontroller

Yöneticiler, iş ve işlemlerin izleklere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir.

10.1 Yöneticiler, izleklerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen ilk eylem: "Kontrol listelerinin hazırlanması"

Eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır.Bu eylemin çıktısı kontrol izlekleri ve kontrol listelerinin oluşmasıdır. Bu eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu eylemle ilgili olarak işlem sırasında gerekli kontroller yapılmış ancak herhangi bir izlek ya da liste oluşturulmamıştır.

Bu genel şart için öngörülen ikinci eylem: "Kontrol yöntemlerinin tanımlanması, geliştirilmesi ve uygulanması"

Eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Eylemin çıktısı kontrol izleklerinin oluşmasıdır. Eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu konuda Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından kontrol yöntemleri tanımlanmıştır ve sürekli olarak uygulanmaktadır.

10.2 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Hata ve usulsüzlüklerin asgari düzeye indirilmesinde yöneticilerin rolünün arttırılması ve süreç yönetiminin sağlanması"

Eylem için sorumlu birim Personel Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı kontrol işlemleridir. Eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Hata ve usulsüzlüklerin asgari düzeye inmesi için yöneticiler personelleri ile gereken görüşmeleri yapmaktadır.

Standart 11: Faaliyetlerin Sürekliliği

İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.

23

(25)

11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen ilk eylem: "İşin sürekliliğini sağlamak için yönerge hazırlanması ve personelin farkındalığının arttırılması"

Eylem için sorumlu birim Personel Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı yönerge ve faaliyet sürekliliğinin sağlanmasıdır. Eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Personel Dairesi Başkanlığı tarafından böyle bir çalışma yapılmamıştır.

Bu genel şart için öngörülen ikinci eylem: "Yedek personel çizelgesinin hazırlanması"

Eylem için sorumlu birim Personel Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı izlek ve çizelgelerin elde edilmesi ve faaliyet sürekliliğinin sağlanmasıdır. Eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu eylem için Personel Dairesi Başkanlığı tarafından herhangi bir çalışma yapılmamıştır.

11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Vekil personele hangi durumlarda ihtiyaç olacağının ve getirileceği göreve uygunluğunun denetlenmesi"

Eylem için sorumlu birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’dır. Eylemin çıktısı görevlendirme izleği oluşturulmasıdır. Bu eylemin Aralık 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Gereken durumlarda vekil personeller görevlendirilmiştir ancak herhangi bir denetleme yapılmamıştır. Dolayısıyla istenen çıktı elde edilememiştir.

11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Herhangi bir nedenle boşalan görevleri yapacak personele güncel doküman ve gerekli bilgilerin verilmesi konusunda izleğin belirlenmesi"

Eylem için sorumlu birim Personel Dairesi Başkanlığı’dır. Eylemin çıktısı görevlendirme izleği elde edilmesidir. Bu eylemin Ekim 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Birimlerimizde görevden ayrılan personel ile yerine görev yapacak diğer personel arasındaki bilgi akışı sağlanmaktadır.

Standart 12: Bilgi Sistemleri Kontrolleri

İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.

12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak

24

(26)

belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen ilk eylem: "Bilgi sistemlerinin kontrolü için teknik bir heyet oluşturulması ve çalışma usul ve esaslarının belirlenmesi"

Eylem için sorumlu birim Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı teknik heyetin oluşturulmasıdır. Eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu eylemi yerine getirebilmek için herhangi bir teknik heyet oluşturulmamış, bilgi sistemi kontrolleri Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı personeli tarafından yapılmıştır.

Bu genel şart için öngörülen ikinci eylem: "Yazılım kontrolleri, uygulama yazılımlarının geliştirilmesi, erişim kontrolleri, güvenlik programlaması ve planlaması ve öngörülmeyen bir durumun oluşması halinde önemli ve hassas verilerin korunmasını sağlayacak yöntemler belirlenmesi"

Eylem için sorumlu birim Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı kontrol prosedürleri, faaliyetleri ve raporlarının oluşturulmasıdır. Eylemin Ocak 2010’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu eylem için Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından rutin bilgi sistemi kontrolleri yapılmakta ancak herhangi bir rapor oluşturulmamaktadır.

12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Kaynaklara ve kayıtlara erişim yetkisinin kime veya kimlere ait olduğunun ve bunların saklanmasından ve/veya kullanılmasından sorumlu olan yetkili kişilerin belirlenmesi"

Eylem için sorumlu birim Personel Dairesi Başkanlığı’dır. Eylemin çıktısı bilgi sistemleri yetkilendirmesinin sağlanmasıdır. Eylemin Aralık 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Birimlerimizde bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmaktadır.

12.3 İdareler bilişim yönetimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Bilgi sistemlerindeki bilgilerin doğruluğunun kontrol edilmesini sağlamaya yönelik mekanizmaların oluşturulması"

Eylem için sorumlu birim Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı’dır. Eylemin çıktısı kontrol izlekleri, faaliyetleri ve raporlarının oluşturulmasıdır. Bu eylemin Aralık 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından bilgi sistemlerinin kontrolleri otomasyon programları üzerinden yapıldığı için herhangi bir mekanizma geliştirme gereği duyulmamıştır.

25

(27)

4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Standart 13: Bilgi ve İletişim

İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.

13.1 İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Örgüt yapısının yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemini sağlayacak şekilde yapılandırılması"

Eylem için sorumlu birim Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı bilgi ve iletişimi içeren örgüt yapısı oluşmasıdır. Eylemin Ocak 2010’da tamamlanması öngörülmüştür. Fakat bu eylemi yerine getirebilmek için şimdiye kadar bir çalışma yapılmamış, dolayısıyla istenen çıktı elde edilememiştir.

13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Örgütün bilgi ve iletişim sisteminin oluşturulmasında bilişim ağları, kayıt sistemleri, bilgi işleme yöntemleri ve gerekli insan kaynağından yararlanılmasına yönelik çalışmalar yapılması"

Eylem için sorumlu birim Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı’dır. Bu çıktısı veri hazırlama ve kontrol işleme izleğidir. Eylemin Aralık 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu eylemi yerine getirmek için herhangi bir çalışma yapılmamış, dolayısıyla istenen çıktı elde edilememiştir.

13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Yöneticilerin ve personelin ihtiyaç duyduğu bilgilerin ve dokümanların mevzuata uygun, zamanında, güncel, doğru ve elde edilebilir olması için sistem geliştirilerek yeterliliği, etkinliği konusunda değerlendirme yapılması"

Eylem için sorumlu birim Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı’dır. Eylemin çıktısı ulaşılabilir bilgi ve dokümanlardır. Bu eylemin Kasım 2009’da tamamlanması öngörülmüştür.

Bu eylem için sürekli olarak Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından bilgiler güncellenmekte ve erişime sunulmaktadır.

13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, Performans Programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir.

26

(28)

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Performans Programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında ulaşılabilmesinin sağlanması"

Eylem için sorumlu birim Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı bilgi ve dokümanların ulaşılabilirliğinin sağlanmasıdır. Eylemin Aralık 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Yine bu eylem için de Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından Performans Programı ve Bütçe ile ilgili bilgiler zamanında yayınlanarak güncel dokümanlara ulaşılması sürekli olarak sağlanmaktadır.

13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde tasarlanmalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Yöneticilerin ve personelin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgi ve belgelere kolay ulaşılmasını sağlayacak bilgi sistemi oluşturulması"

Eylem için sorumlu birim Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı’dır. Eylemin çıktısı anlaşılabilirliğin sağlanmasıdır. Bu eylemin Ocak 2010’da tamamlanması öngörülmüştür.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı kullandığı otomasyonlarla gerek öğrencilere gerekse personele gerekli olan bilgileri sunmakta ve güncellemektedir.

13.6 Yöneticiler, idarenin görev, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Örgüt içindeki iletişim kanallarının açık olmasına, bu konudaki engellemelerin ve sınırlamaların kaldırılmasına, esnek bir ulaşım/iletişim ortamı sağlanmasına ve kurum dışı iletişime açık olunduğuna ilişkin çalışmalar yapılması"

Eylem için sorumlu birim Personel Dairesi Başkanlığı’dır. Bu eylemin çıktısı kurum dışı/içi iletişim izleğidir. Eylemin Aralık 2009’da tamamlanması öngörülmüştür. Bu konuda gereken çalışmalar sürekli olarak yapılmaktadır.

13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır.

Bu genel şart için öngörülen eylem: "Bilgi ve raporlama kapasitesinin ve kalitesinin artırılmasının sağlanması ve bunun için Üniversitemizde Yönetim Bilgi Sistemi kurulması çalışmalarının tamamlanması"

Eylem için sorumlu birim Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı’dır. Eylemin çıktısı yönetim bilgi sisteminin oluşturulmasıdır. Bu eylemin Aralık 2009’da tamamlanması öngörülmüştür.

Bu eylemi tamamlayabilmek için daha rasyonel kararlar alınmasını, karar kalitesinin arttırılmasını, süreç verileri üzerinden en az iki boyutlu analitik raporlama yapılmasını;

yöneticilerin, süreç performansı, risk performansı, hata ve yolsuzluk bildirimleri gibi kontrol fonksiyonuna destek olacak takipleri yapabilmesini sağlayan yazılım (yönetim bilgi sistemi) geliştirilecek ya da satın alınarak kurumumuza uyarlanacaktır.