BİLGİ, BELGE, KAYIT
YÖNTEMLERİ
• Bilgi, en kısa tanımıyla bilgi, işlenmiş “veri”dir. Veri, olguların harf, sayı, renk gibi sembollerle ifade edilmesi iken, bilgi, herhangi bir konu ile ilgili verilerin bir araya gelmesi ile oluşan açıklayıcı ifadeler bütünüdür.
• Sözlük anlamıyla bilgi, öğrenme, araştırma ve gözlem yoluyla elde edilen her türlü gerçek, malumat ve kavrayışın tümüdür. bilgi, çok farklı şekillerde tanımlanmaktadır.
• Belge, iş amacıyla ortaya çıkarılan kağıtlardır. Özel bir belge olarak sayılmamaktadır. Bireylerin kendilerine ait notları veya mektupları gibi.
• Buradan yola çıkarak belge, bir bireyin niteliğini, bir şeyler üzerindeki hakkını veya kendisine verilen hakları bildiren resmi kâğıtlardır.
• Kısacası belge, bir gerçeğe tanıklık eden yazı, fotoğraf gibi dokümanlardır.
BELGELERIN ÖZELLIKLERI
• Özel veya kamu kurumlarının belleği niteliğindedir.
• Yazılı, basılı kayıtlardır.
• Kanıt özelliği vardır.
BELGE ÇEŞITLERI
• GELEN BELGELER
• Belge Ve Çeşitleri
• Acele Belge
• Gizli Belge
• Önemli Belge
• Değerli (Kıymetli) Belge
• Normal Belge
• GİDEN BELGELER
• Belge
Sınıflandırma
• Kayıt Alma Çeşitleri
• Giden Belge Kayıt Defteri
• Bilgisayar
• Acele Belge: Öncelikli işlem görmesi gereken yazılar anlamına gelmektedir. geldiği tarih dikkate alınarak en kısa sürede ilgililere ulaştırılmalı veya cevap verilmesi gerekir. acele belgelerde; “günlüdür”, “acele ve günlü”,
“ivedi” ibaresi vardır.
• Gizli Belge: Kapalı zarf içinde, ağzı mühürlü ve üzerinde gizlilik derecesi belirtilen belgelerdir.
ilgilisinden başkasının görmemesi gerekir. Bu belgelerin kaydı zarf üzerinde yapılarak ilgiliye teslim edilir. gizli belgeler derecesine göre;
• ÇOK GIZLI
• GIZLI
• ÖZEL
• HIZMETE ÖZEL
• KIŞIYE ÖZEL
• Önemli Belge: Kurum için ayrı önem ve anlam taşıyan yazılardır.
• Değerli (Kıymetli) Belge: Çek, bono, tahvil gibi paraya çevrilebilen kıymetler ve bu niteliği taşıyan diğer evraklardır.
• Normal Belge: Normal posta yolu ile gönderilen, özelliği olmayan evrakladır.
KAYIT YÖNTEMLERI
• BILGISAYARDA KAYIT
• BELGE VE BILGI YÖNETIM SISTEMLERI
• SANAL EVRAK YÖNETIM SISTEMI
• ÇAĞDAŞ OFISLERDE BILGI YÖNETIM SISTEMI
• ELLE KAYIT
• EVRAKIN İŞLEM SÜRECI
