HABERLEŞME VE ARŞİV BÖLÜMÜ YÖNETMELİĞİ

(1)

TÜRKİYE KIZILAY DERNEĞİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

HABERLEŞME VE ARŞİV BÖLÜMÜ YÖNETMELİĞİ

2004, ANKARA

(2)

DAĞITIM PLANI

SIRA

NO DAĞITIM YERİ MİKTARI

1 Teftiş Kurulu Başkanlığı 1

2 Hukuk Müşavirliği 1

3 Savunma Uzmanlığı 1

4 Kurumsal Gelişim ve Finansal Kaynak - Proje Geliştirme Bölümü 1

5 Uluslararası İlişkiler Bölümü 1

6 Basın, Tanıtım ve Halkla İlişkiler Bölümü 1

7 İnsan Kaynakları Bölümü 1

8 Yönetim Hizmetleri Bölümü 1

9 Kan Hizmetleri Yönetimi Bölümü 1

10 Sağlık Hizmetleri Yönetimi Bölümü 1

11 Sosyal Hizmetler Yönetim Bölümü 1

12 Afet Müdahale ve Yardımlar Yönetimi Bölümü 1

13 Şube Hizmetleri Bölümü 1

14 Eğitim Bölümü 1

15 Gençlik ve Gönüllü Organizasyonu Bölümü 1

16 Haberleşme ve Arşiv Bölümü 1

17 Satın Alma Bölümü 1

18 Gayrimenkul Yönetimi Bölümü 1

19 Yapı ve Teknik Hizmetler Bölümü 1

20 Mali İşler Bölümü 1

21 Bilgi İşlem Bölümü 1

22 İşletmeler ve İştirakler Bölümü 1

(3)

İÇİNDEKİLER

Sayfa

No Madde No 1. BÖLÜM

GENEL HÜKÜMLER 3-4

Bölümün Misyonu 3 1.1

Bölümün Vizyonu 3 1.2

Yasal Dayanaklar 3 1.3

Faaliyetler 3 1.4

Bütçe 3 1.5

İş Programları 3 1.6

Özlük Hakları 3 1.7

Atama, Nakil ve Terfi 4 1.8

Faaliyet Raporları 4 1.9

Çalışma Esasları 4 1.10

İmza Yetkileri 4 1.11

Kontrol ve Teftiş 4 1.12

Diğer Makamların Kontrolleri 4 1.13

2. BÖLÜM

HABERLEŞME VE ARŞİV BÖLÜMÜNÜN YAPISI 4-6

BÖLÜMÜN ORGANİZASYONU 4 2.1

HABERLEŞME VE ARŞİV BÖLÜMÜ BİRİMLERİNİN GÖREVLERİ 5-6 2.2 3.BÖLÜM

BÖLÜM ÇALIŞANLARININ GÖREV, YETKİ, SORUMLULUKLARI VE POZİSYON PROFİLİ

VE YETKİNLİKLERİ 6-15

Unvanların Görevleri, Yetki ve Sorumlulukları 6-10 3.1

Pozisyon Profili ve Pozisyon Yetkinlikleri 11-15 3.2

4.BÖLÜM

YÜRÜTME VE YÜRÜRLÜK 15

Değişiklik 15 4.1

Yürütme 15 4.2

Yürürlük 15 4.3

(4)

1. BÖLÜM

Madde 1.GENEL HÜKÜMLER 1.1-MİSYONUMUZ:

Kızılay’ın ulaşmak istediği hedeflere, etkin, işleyişe destek sağlayacak ve güç verecek olan iletişim sistemini geliştirmek, kurumsal hafızasını oluşturarak toplumla paylaşıma açmak ve kurumun doğru tanınmasında ulusal ve uluslararası düzeyde hizmet üretmek.

1.2-VİZYONUMUZ:

Kızılay’ın evrak sistemini en güvenilir, seri, düzenli, zamanında, ekonomik ve doğru biçimde işletmek.

1.3- YASAL DAYANAK:

Bu Yönetmelik, Türkiye Kızılay Derneği Tüzüğünün ilgili maddeleri esasları dikkate alınarak hazırlanmıştır.

1.4.FAALİYETLERİ:

1.4.1. Teşkilatın dosya ve arşiv hizmetlerini yürütmek,

1.4.2. Genel Başkanlık ve Genel Müdürlükten çıkan yazıların kayıt işlerini yaparak ilgili makama ve yere gönderilmesini sağlamak,

1.4.3. Gidecek yazı ve belgeleri kontrol etmek, eksiklik varsa tamamlattıktan sonra işleme koymak,

1.4.4. Giden her yazı ve belgenin bir örneğini muhafaza etmek,

1.4.5. Bölümlerce hazırlanan tamimlere numara vermek ve dağıtımını yapmak,

1.4.6. Genel Başkanlığa ve Genel Müdürlüğe gelen yazıların kayıt işlemlerini yapmak, ilgili makama ve bölümlere zimmet karşılığı teslim etmek,

1.4.7. Gelen ve Giden yazılardan “gizli/süreli/ivedi” niteliği taşıyanlar hakkında gerekli özel işlemleri yerine getirmek,

1.4.8. Dernekle ilgili tüm yazı ve belgelerin dosyalama sistemini oluşturarak arşivlemeye hazır hale getirmek,

1.4.9. Dernekle ilgili tüm yazı ve belgelerin arşivini kurmak, arşivin tertip ve düzeni ile arşivlenen dokümanın gerekli bakım ve korunma hizmetlerini yürütmek, zaman aşımına uğrayan dosya ve evrakı tespit etmek, imhası gerekenler hakkında gerekli işlemleri yapmak,

1.4.10. Tarihi değeri olan arşivlik bilgi ve belgeleri, araştırmaya yönelik hizmet taleplerini karşılamak,

1.4.11. Faks ile yapılan yazışmaları yürütmek,

1.4.12. Dernek içi iletişimin sağlıklı yürütülmesi amacıyla periyodik olarak telefon ve adres rehberleri yayımlamak,

1.4.13. Genel Müdürlük baskı ve fotokopi hizmetlerini, mevcut teknik imkanlarla yapıp basım işlerini yürütmek, makinelerin bakım, onarım ve korunmasını sağlamak,

1.5 -BÜTÇE:

Her yıl bütçede belirlenecek Program Bütçe Yönetmeliğine göre yürütülür.

1.6 -İŞ PROGRAMLARI:

Haberleşme ve Arşiv Bölümü 3 aylık ve yıllık iş programını Genel Müdürlüğe sunar.

1.7 -ÖZLÜK HAKLARI:

Kızılay’ın misyon, vizyon ve stratejilerine ulaşmada vereceği katkı, sorumluluklar ve çalışma koşulları gereği dikkate alınarak her yıl bütçede belirlenecek Türkiye Kızılay Derneği program bütçe yönetmeliğine göre ücret verilir.

(5)

1.8 -ATAMA, NAKİL VE TERFİ:

1.8.1. Haberleşme ve Arşiv Bölümü atama, nakil ve terfilerinde pozisyon profili ve yetkinlikleri dikkate alınarak Türkiye Kızılay Derneği Personel Yönetmeliğinde tespit olunan esaslar uygulanır.

1.8.2. Kadrolara atamalar için yapılacak sınav-mülakat ve değerlendirmelere Haberleşme ve Arşiv Bölümü Müdürü ve/veya atama yapılacak kadronun Birim Yöneticisi de katılır.

1.9 - FAALİYET RAPORLARI:

1.9.1. Haberleşme ve Arşiv Bölümü faaliyet raporlarını aylık, üçer aylık ve yıllık olarak bağlı bulunduğu yöneticiye sunar.

1.9.2. Bölüm Birimleri faaliyetlerini ve istatistiki sonuçlarını kapsayan raporlarını her ayın sonunda bölüm müdürüne sunarlar.

1.10 -ÇALIŞMA ESASLARI:

1.10.1. Bölüm Müdürünün yokluğunda yerine sırasıyla Dosyalama Birim Yöneticisi, Evrak Kayıt Birim Yöneticisi, Arşiv ve Kütüphane Birim Yöneticisi vekalet eder.

1.10.2. Haberleşme ve Arşiv Müdürü birimlerinin iş programını hazırlama, tetkik ve kabulünden sonra birimler arasındaki koordinasyonu ve bu esaslar dahilinde, birimlerin işlerini planlamasını ve sonuç olarak rasyonel iş düzeninin düzenlenmesini yapar. Birimler bu düzen içinde esasları tayin edilmiş işlerini yetkileri dahilinde yapıp sonuçları sıralı hiyerarşi içerisinde yöneticilerine ulaştırmak suretiyle otomatik bir kontrolün devamını sağlar.

1.10.3. Haberleşme ve Arşiv Bölümüne bağlı birimlerdeki çalışanlar Kızılay’ın Tüzüğü, bu yönetmelik ve diğer mevzuat ile Genel Müdürlükçe verilecek emirler doğrultusunda çalışmalarını yürütür.

1.11 - İMZA YETKİLERİ:

Müdürlükte imza yetkileri Genel Müdürlük İmza Yetkileri Yönetmeliğine göre yürütülür.

1.11 - KONTROL VE TEFTİŞ:

Haberleşme ve Arşiv Bölümü, Genel Başkanlığın mutat ve mutat dışı teftiş ve denetimine, Genel Müdürlüğün ise kontrolüne tabidir.

1.12 -DİĞER MAKAMLARIN KONTROLLERİ:

Haberleşme ve Arşiv Bölümü, özel mevzuatla yetki verilen diğer makamlar tarafından bu yönetmeliklerde yazılı konularda ve esaslar dahilinde teftiş ve kontrol edilirler.

2. BÖLÜM

Madde 2. HABERLEŞME VE ARŞİV BÖLÜMÜNÜN YAPISI 2.1. BÖLÜMÜN ORGANİZASYONU:

Kızılay Tüzüğü, Genel Müdürlük ve işbu yönetmelikçe tespit olunan faaliyetler kapsamı ve belirlenmiş esaslarla üstlenilen sorumlulukları dahilindeki işlerin gerçekleştirilebilmesi ve yürütülebilmesi için aşağıda belirtilen organizasyon şeması tanımlanmış olup; Haberleşme ve Arşiv Bölümü, organizasyon şemasında belirtilen biçim ve kadrolardan oluşmaktadır. (EK-1 Haberleşme ve Arşiv Bölümü Organizasyon Şeması ve Kadro Dökümü)

(6)

2.2 HABERLEŞME VE ARŞİV BÖLÜMÜ BİRİMLERİNİN GÖREVLERİ:

2.2.1. Haberleşme ve Arşiv Bölümünün Birimleri 2.2.1.1 Arşiv ve Kütüphane Birimi

2.2.1.2 Evrak Kayıt Birimi 2.2.1.3 Dosyalama Birimi

2.2.2. Haberleşme Ve Arşiv Bölümünün Birimlerinin Görevleri 2.2.2.1. ARŞİV VE KÜTÜPHANE BİRİMİ:

2.2.2.1.Derneğin kütüphane ve arşiv hizmetlerini yürütülmesi,

2.2.2.2.Kızılay’ın kuruluşundan bu yana muhafaza edilen ve tarihi özelliğe sahip dokümanların, korunması ve gelecek nesillere zayii olmadan aktarılması için gerekli çalışmaların

yapılması,

2.2.2.3.Kızılay’ın kuruluşundan bu yana muhafaza edilen ve saklanmak üzere düzenli olarak gönderilen evrak ve belgelerin arşivcilik tekniğine uygun esaslara göre düzenlenmesi, 2.2.2.4.Arşivdeki dosya ve evrakların kullanıcılara usulüne uygun bir şekilde verilip, geri

alınmasının takip edilmesi,

2.2.2.5.Tarihi özelliği olan evraklar için Derneğimize gelen araştırmacıların taleplerin karşılanması, bu esnada belgelerin korunmasına yönelik gerekli çalışmaların yapılması, 2.2.2.6. Derneğimize yapılan “kişi araştırmasına” yönelik taleplerin, arşivimizdeki bilgi ve

belgelerin taranarak karşılanması,

2.2.2.7.Dernekle ilgili tüm yazı ve belgelerin arşivini kurmak, arşivin tertip ve düzeni ile arşivlenen dokümanın gerekli bakım ve korunma hizmetlerini yürütmek, zaman aşımına uğrayan dosya ve evrakı tespit etmek, imhası gerekenler hakkında gerekli işlemleri yapmak,

2.2.2.8. Kızılay personelinin okuma ve araştırma alışkanlığı kazanması ve sürdürülmesine rehberlik edilmesi,

2.2.2.9. Kütüphane ve Arşiv hizmetlerinde teknolojik yeniliklerden faydalanmak üzere çalışmalar yapılması,

2.2.2.10Diğer ülke Kızılay ve Kızılhaç dernekleri Kütüphane ve Arşiv servisleriyle iletişim kurularak işbirliği yapılması; kitap, periyodik yayın vb. doküman değişimi için gerekli girişimlerde bulunulması,

2.2.2.11.Arapça ve yabancı dildeki evrak ve belgelerin gerektiğinde çevirisinin yapılması, 2.2.2.12.Gerektiğinde diğer birimlere destek hizmetleri de verilmesi.

2.2.2.2. EVRAK KAYIT BİRİMİ:

2.2.2.2.A-Gelen evrakla ilgili işler:

a- Derneğe gelen evrakı alıp açmak, müdürün havalesine sunmak, defter ve bilgisayar kayıtlarını işlemek ve imza karşılığı ilgili bölümlere veya makama zamanında teslimini sağlamak,

b- Gizli, kişiye özel vb. nitelik taşıyan evrakı vakit geçirmeden ilgili makama sunmak, bu makamlar tarafından havale edilenleri, imza karşılığında ilgili bölümlere teslim etmek, c- İşlemi biten evrakı teslim almak ve gelen evrak kayıt defterine “dosya” işaretini

belirtmek.

2.2.2.2.B-Giden evrakla ilgili işler:

a. Bölümlerce hazırlanıp sevki için gönderilen yazıları biçimsel yönden incelemek, eksiklikleri olduğunda bunları gidermek,

b. Dernek dışına yazılan tüm yazıları usullere ve yazışma talimatına uygun olarak kayıt etmek,

c. Kayıt edilen yazıların birer suretini ilgili Bölüme vermek,

(7)

d. Kayıt edilen evrakların zarflanmasına nezaret etmek, zarfları pullamak, elden verilmesi gereken evrakları zimmetle göndermek,

e. Zarflanan mektupları posta zimmet bordrosuna geçirmek

f. Bölümün ulaştırma giderlerini izlemek ve bütçe çalışmalarına yardım etmek, g. Dernek dışına sevk edilecek mektup ve matbuatın postalanmasını sağlamak,

h. Dernek dışından gelen yazılara verilen cevaplara, gelen evrak defterindeki “yapılan işlem” hanesinde giden evrakın numarası ve tarihini belirtmek,

i. Telgraf, kargo, kurye ve ivedi yazıları gecikmeden sevk etmek, 2.2.2.2.C- İç yazışmalarla ilgili işler:

a- İç yazışma kurallarına uygun yazılmış yazışmaları kaydetmek, b- Kaydı yapılan evrakların birer suretini dosyalamak,

c- Kayıt edilen evrakı zimmet karşılığı ilgili Bölüme veya makama vermek, d- Gerektiğinde diğer birimlere destek vermek.

2.2.2.2.D -Gelen ve Giden Faks Kaydı ile ilgili işler:

a. Genel Müdürlüğe faks yoluyla gelen ve resmiyet taşıyan yazışmaları derhal kayda girmek, ilgili bölüm veya makama vakit geçirmeden zimmetle teslim etmek,

b- Genel Müdürlükte, faks formatında gönderime hazırlanan resmi yazışmaları vakit geçirmeden kayda girmek, fakslandıktan sonra evrakın aslını dosyalamak.

c. Gerektiğinde diğer birimlere destek vermek.

2.2.2.3- DOSYALAMA BİRİMİ:

a. İşlemleri tamamlanmış olan evrakların tasnif ve ayırımını yapmak, yönetmelik ve sistemine uygun bir şekilde dosyalamak,

b. Dosyalanacak evrakın dosya kod işaretini açmak ve bu işareti giden evrak kaydına işlemek,

c. Yazıların önceliğini bulmak, birleştirmek ve dosyasına koymak,

d. Önceliği istenen dosyaları çıkararak zimmetle talep eden görevliye vermek, e. Yıl sonlarında yılın dosyalarını koltukaltı arşivine göndermek,

f. Gerektiğinde Evrak Birimi ve Arşiv Biriminin çalışmalarına destek vermek.

3. BÖLÜM

Madde 3. HABERLEŞME VE ARŞİV BÖLÜMÜ ÇALIŞANLARININ GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK, POZİSYON PROFİLİ VE POZİSYON YETKİNLİKLERİ:

3.1. GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLAR

3.1.1. HABERLEŞME VE ARŞİV BÖLÜMÜ MÜDÜRÜ:

3.1.1.1. Görevleri :

a. Personelin Kızılaycılık ilkeleri ve Kızılay’ın amaçları doğrultusunda ahenk ve işbirliği içinde çalışmasını sağlamak,

b. Görevlerin gereği gibi yerine getirilmesini temin için personel arasında iş dağıtımı yapmak, çalışmaları izlemek, yönetmek, koordine ve kontrol etmek,

c. Bölüm personelinin iş içinde yetiştirilmesi için gerekli çalışmaları yapmak,

d. Bölümün yıllık faaliyet raporu ile çalışma programı ve bütçe önerilerini hazırlamak, e. Bütçe ve çalışma programı uygulamasına ait periyodik bilgileri ilgili birime vermek, f. Genel Müdürlükçe incelenmesi istenen konular hakkında inceleme ve araştırma yapmak,

rapor hazırlamak ve görüş bildirmek,

g. Çalışmaları düzenleyici yönetmelik ve talimat tasarıları hazırlamak ve önerilerde bulunmak,

(8)

h. Bölümünde terfi, izin, sicil ve disiplin işlerini Personel Yönetmeliği hükümlerine göre yerine getirmek, personelin devamını izlemek, talimatlara uyulmasını sağlamak,

i. Personelin düşüncelerini açıklayabilme, inisiyatif sahibi olmaya ve yönetime katılmayı özendirerek personel-kurum bütünleşmesini sağlamak,

j. Kırtasiye, büro malzemesi ile her çeşit araç ve gereç kullanımında tasarrufa dikkat edilmesini sağlamak; demirbaş eşyanın, daireye ait evrak, dosya vb belgelerin iyi bir şekilde muhafaza ve bakımı için gerekli önlemleri almak,

k. Yerleşme ve çalışma düzenini iş akışına uygun olarak, ilgili birimlerle işbirliği halinde tespit etmek,

l. Bölümüne alınacak personelin iyi ahlaklı, bilgili ve görevin gerektirdiği niteliklere sahip olarak seçimi konusunda Genel Müdürlüğe öneride bulunmak,

m. Bölüm teşkilatında mevcut kadroların iş tariflerinin yapılması ve bu kadrolarda çalışacak personelin niteliklerinin belirlenmesi için yapılacak çalışmalara yardımcı olmak,

n. Çalışmaları plan, program, prensip ve mevzuat esaslarına uygun olarak yürütmek,

o. Genel Merkez ve Genel Merkez Yönetim Kurulları tarafından alınan kararların uygulanmasına ilişkin etkin tedbirler almak, plan ve programlar yapmak, bunların gerçekleşmesini sağlamak,

p. Personelle periyodik toplantılar düzenleyerek işlerin müdürlük düzeyinde değerlendirilmesini yapmak, alınacak önlemleri tespit etmek,

q. Bölümünden çıkan yazıları gecikmeden sonuçlanmasını sağlamak,

r. Bölümde süratli, etkin, verimli, tasarruflu ve kaliteli hizmet ilkesini benimsemek ve uygulanmasını temin etmek,

s. Kendi alanı ile ilgili mevzuatı ve literatürü izlemek; yeni bilgi ve tekniklerin yansıtılmasını sağlamak,

t. Müşterek faaliyetlerde diğer Bölümlerle işbirliği yapmak ve gerekli koordinasyonu sağlamak,

u. Amirlerce verilen direktif ve işlerle ilgili durum ve gelişmeler hakkında emri veren makama zamanında bilgi sunmak,

v. Bölüm teşkilatında bilgi akışını sağlamak, çalışmalarla ilgili istatistikler hazırlamak ve gerekli değerlendirmeyi yapmak,

w. Tamimleri zamanında personele duyurmak, özel dosyasında muhafazasını temin etmek ve sürekli emirlerin takibini yapmak,

x. Görev alanına giren iş ve işlemleri yöneticilerinin direktifleri ve ilgili mevzuata göre zamanında gereği gibi yapmak,

y. Genel Müdürlük makamınca mevzuata uygun olarak verilecek diğer görevleri yapmak.

3.1.1.2. Yetkileri:

a. Konusuyla ilgili olarak kurumlarda inceleme ve araştırma yapmak, önerilerde bulunmak, b. Parafe ve imza etmek,

c. Uygulamayı takip ve kontrol etmek.

d. Bölüm çalışanlarının performans değerlendirmesini yapmak,

e. Görevlerini yerine getirebilmek için Bölümü ile ilgili konularda birimler arası iş organizasyonunu, personelinin dağılımını, performanslarını ve izinlerini düzenlemek, f. Bölümüyle ilgili konularda yazışmaları parafe etmek yada imzalamak,

g. Bölümünün ihtiyaçları ve bütçesini belirlemek,

h. Yönetmeliğe uygun konularda diğer Bölümlerle yazışmak.

3.1.1.3. Sorumlulukları:

Bölümünün ilgili yönetmelik, karar ve talimatlarına uygun olarak etkin, verimli ve ahenkli yönetilmesinde Genel Müdürlük makamına karşı sorumludur.

(9)

3.1.2. ARŞİV VE KÜTÜPHANE BİRİM YÖNETİCİSİ:

3.1.2.1. Görevleri:

a. Derneğin Kütüphane ve Arşiv hizmetlerini yürütülmesini sağlamak,

b. Genel Merkez Arşivinden tarihi veya şahıs araştırmalarına yönelik araştırma taleplerinin karşılanmasını sağlamak,

c. Eski Türkçe ve Arapça tarihi evrak ve belgelerin çevirisinin yapılmasını sağlamak,

d. Arşiv ve Kütüphane Birimi ve bölüm hizmetlerini geliştirmeye yönelik araştırma ve çalışmalar yapmak,

e. Arşiv ve Kütüphane materyallerinin kullanımı, bakımı ve korunması için gerekli önlemleri almak,

f. Bölümün tüm birimlerini de kapsayan işlerinde istatistik, araştırma, bütçe, rapor vb.

çalışmalarına katılmak,

g. Arapça - Osmanlıca çeviri yapmak ve şahıs araştırma taleplerini cevaplamak, h. Arşiv ve Kütüphane Biriminde düzen ve organizasyonu sağlamak,

i. Görev alanına giren iş ve işlemleri yöneticilerinin direktifleri ve ilgili mevzuata göre zamanında gereği gibi yapmak,

j. Müdür tarafından mevzuata uygun olarak verilen diğer görevleri yapmak.

3.1.2.2. Yetkileri:

a. Konusuyla ilgili olarak kurumlarda inceleme ve araştırma yapmak, önerilerde bulunmak,

b. Parafe ve imza (imza yetkileri yönetmeliği gereğince yetki verildiği takdirde) etmek, c. Uygulamayı takip ve kontrol etmek.

d. Birim çalışanlarının performans değerlendirmesini yapmak ve müdüre rapor etmek.

e. Birimin ihtiyaç ve bütçesini belirlemek,

f. Dernek dışından gelen Araştırmacıları denetlemek, 3.1.2.3. Sorumlulukları:

Bölümünün ilgili yönetmelik, karar ve talimatlarına uygun olarak etkin, verimli ve ahenkli yönetilmesinde Bölüm Müdürüne karşı sorumludur.

3.1.3. EVRAK KAYIT BİRİMİ YÖNETİCİSİ:

3.1.3.1.Görevleri:

a. Biriminin büro hizmetlerini düzenlemek ve yürütmek, b. Gelen yazıları ilgili birimlere havale etmek,

c. Genel Müdürlüğün kayıt hizmetlerini yönetmelik esaslarına göre yürütülmesini sağlamak, d. Basım işlerini zamanında ve gereği gibi yürütülmesini temin için gerekli düzenlemeleri

yapmak, çalışmaları izlemek, yönetmek,

e. Personelin çalışmalarını düzenlemek ve izlemek, gördüğü eksik ve aksak yönlerin giderilmesi için gerekli tedbirleri almak,

f. Personelin yıllık izinlerini belirlemek, müdüre teklifte bulunmak,

g. Bölümlerce hazırlanıp sevki için gönderilen yazıları biçimsel yönden incelemek, kayıt numarası verdikten ve zarfları yazıldıktan sonra kontrol etmek,

h. Bölümün faaliyetlerinin daha iyiye gitmesi ve gelişmesi için çalışmalar yaparak, önerilerde bulunmak,

i. Dernek dışına gönderilen evrakların gönderilme biçiminin değiştirilmesi, eksik ve aksaklıkların giderilmesi için ilgili bölüme iade etmek,

(10)

j. Gerektiğinde Bölümün diğer birimlerine destek vermek,

k. Görev alanına giren iş ve işlemleri yöneticilerinin direktifleri ve ilgili mevzuata göre zamanında gereği gibi yapmak,

l. Müdür tarafından mevzuata uygun olarak verilen diğer görevleri yapmak.

3.1.3.2. Yetkileri:

a. Konusuyla ilgili olarak kurumlarda inceleme ve araştırma yapmak, önerilerde bulunmak,

b. Uygulamayı takip ve kontrol etmek.

c. Birim çalışanlarının performans değerlendirmesini yapmak ve müdüre rapor etmek.

d. Gelen evrakları ilgili bölümlere havale etmek, e. Biriminin ihtiyaçlarını belirlemek,

f. Yazıları parafe etmek,

g. Birimine bağlı asistanları görevleri doğrultusunda uyarmak, h. Birim çalışanlarına izin vermek ve planlamasını yapmak,

3.1.3.3.Sorumlulukları:

Görevlerinin yönetmeliğe göre gereği gibi yapılmasından Haberleşme ve Arşiv Bölümü Müdürüne karşı sorumludur.

3.1.4.DOSYALAMA BİRİMİ YÖNETİCİSİ:

3.1.4.1. Görevleri:

a. İşlemleri tamamlanmış olan evrakların tasnif ve ayırımını yapmak, yönetmelik ve sistemine uygun bir şekilde dosyalanmasını sağlamak,

b. Biriminin büro hizmetlerini düzenlemek ve yürütmek,

c. Personelin çalışmalarını düzenlemek ve izlemek, gördüğü eksik ve aksak yönlerin giderilmesi için gerekli tedbirleri almak,

d. Personelin yıllık izinlerini belirlemek, müdüre teklifte bulunmak,

e. Birimin faaliyetlerinin gelişmesi için çalışmalar yaparak, önerilerde bulunmak,

f. Dosyalanmak üzere birime gelen evrakın kontrolü sırasında eksik ve aksaklıkları varsa ilgili bölüme iade etmek,

g. Gerektiğinde diğer birimlere destek vermek,

h. Görev alanına giren iş ve işlemleri yöneticilerinin direktifleri ve ilgili mevzuata göre zamanında gereği gibi yapmak,

i. Müdür tarafından mevzuata uygun olarak verilecek diğer görevleri yapmak.

3.1.4.2. Yetkileri:

a. Dosyalanmak üzere Birimine gelen evrakların kontrolü sırasında eksiklikleri ve aksaklıkları varsa düzeltilmek üzere için geri çevirmek,

b. Biriminin ihtiyaçlarını belirlemek, c. Yazıları parafe etmek,

d. Birim çalışanlarına izin vermek ve planlamasını yapmak, 3.1.4.3.Sorumlulukları:

Görevlerinin yönetmeliğe göre gereği gibi yapılmasından Haberleşme ve Arşiv Bölümü Müdürüne karşı sorumludur.

(11)

3.1.5. ARŞİV UZMANI:

a. Derneğin Arşiv ve Kütüphane Biriminin görevlerini yerine getirerek Derneğin Arşivcilik alanına giren hizmetlerini gerçekleştirmek,

b. Birim Yöneticisinin verdiği birim iş dağılımında üstlendiği sorumluluğu yerine getirmek, c. Görev alanına giren iş ve işlemleri yöneticilerinin direktifleri ve ilgili mevzuata göre

zamanında gereği gibi yapmak,

d. Birim Yöneticisinin ve/veya Bölüm Müdürü tarafından mevzuata uygun olarak verilen diğer görevleri yapmak.

3.1.5.2.Yetkileri:

Görevleri ile ilgili konuları yerine getirmekle ve parafe atmakla yetkilidir.

Görevlerini yönetmeliğe uygun olarak gereği gibi düzenleyip yürütülmesinden Haberleşme ve Arşiv Birim Yöneticisine karşı sorumludur.

3.1.6. KÜTÜPHANE UZMANI:

a. Derneğin Arşiv ve Kütüphane Biriminin görevlerini yerine getirerek Derneğin Kütüphanecilik alanına giren hizmetlerini gerçekleştirmek,

b. Birim Yöneticisinin verdiği birim iş dağılımında üstlendiği sorumluluğu yerine getirmek, c. Görev alanına giren iş ve işlemleri yöneticilerinin direktifleri ve ilgili mevzuata göre

d. Birim Yöneticisinin ve/veya Bölüm Müdürü tarafından mevzuata uygun olarak verilen diğer görevleri yapmak.

Görevleri ile ilgili konuları yerine getirmekle ve parafe atmakla yetkilidir.

Görevlerini yönetmeliğe uygun olarak gereği gibi düzenleyip yürütülmesinden Haberleşme ve Arşiv Birim Yöneticisine karşı sorumludur.

3.1.7. BİRİM ASİSTANLARI:

3.1.7.1. Görevleri:

a. Bölüm içi iş organizasyonunda görev alanına giren birimin iş ve hizmetlerini yöneticilerinin direktifleri ve ilgili yönetmeliğe göre zamanında gereği gibi yapmak, b. Görev alanına giren iş ve işlemleri yöneticilerinin direktifleri ve ilgili mevzuata göre

c. Birim Yöneticileri ve/veya müdür tarafından mevzuata uygun olarak verilecek diğer görevleri yapmak.

3.1.7.2. Yetkileri:

a. Parafe etmek.

(12)

3.1.7.3.Sorumlulukları:

Görevlerinin yönetmeliğe göre gereği gibi yapılmasında bağlı bulundukları Birim yöneticisine ve müdüre karşı sorumludur.

3.1.8.OFSETÇİ:

a. Genel Müdürlük bünyesindeki baskı ve fotokopi işlerini yapmak, b. Fotokopi ve baskı makinelerinin bakım, onarımının takibini yapmak.

c. Görev alanına giren iş ve işlemleri yöneticilerinin direktifleri ve ilgili mevzuata göre zamanında gereği gibi yapmak,

d. Birim Yöneticileri ve/veya müdür tarafından mevzuata uygun olarak verilecek diğer görevleri yapmak.

Denetimine verilen makinelerin doğru ve sağlıklı kullanımı için çalışma düzenini oluşturmakla yetkilidir.

Görevlerini yönetmeliğe uygun olarak gereği gibi düzenleyip yürütülmesinden Haberleşme ve Arşiv Birim Yöneticisine ve müdüre karşı sorumludur.

3.2.POZİSYON PROFİLİ VE YETKİNLİKLERİ:

3.2.1.HABERLEŞME VE ARŞİV MÜDÜRÜ:

3.2.1.1.Pozisyon Profili:

a. Öğrenim Durumu: Ün.mezunu olmak (Bilgi ve Belge Yönetimi bölümleri tercih sebebidir.)

b. Cinsiyeti: - c. Medeni Hali: -

d. Yabancı Dili ve Seviyesi:Tercihen İngilizce’yi en az okuyup anlayacak düzeyde e. Bilgisayar Bilgisi:Windows, MS Office (Word, Excel, Powerpoint), Internet f. Sürücü Belgesi: B sınıfı tercih sebebidir.

g. Sağlık Durumu:Görevini yapmaya sağlık açısından engeli olmamak.

h. Ofis Araç ve Gereç Bilgisi:Her türlü büro araç ve gereçlerini kullanabilmek.

i. Deneyimi: Dernek dışında en az 3 yıl aynı görevde veya benzeri bir görevde çalışmış olmak. Dernek içinde ise Birim Yöneticiliğinde ve/veya Uzmanlığında en az 2 yıl fiili görev yapmış olmak (Dosyalama Birim Yöneticiliğinde ve/veya Evrak Kayıt Birim Yöneticiliğinde ve/veya Kütüphane ve Arşiv Birim Yöneticiliğinde ve/veya Uzmanlığında çalışmış olmak öncelikli tercih sebebidir).

j. Uzmanlık Konuları:Evrak kayıt, haberleşme, dosyalama, arşiv vb. konulara hakim, yöneticilik deneyimi olmak.

k. Seyahat Durumu:Seyahat engeli olmamak.

l. Askerlik Durumu:Askerlik görevini yerine getirmiş olmak. (erkek adaylar için) 3.2.1.2.Pozisyon Yetkinlikleri:

a. Yazılı ve sözlü iletişim becerilerine sahip, b. Temsil yeteneği güçlü,

e. Çözümsel ve yönetim becerileri yüksek, d. Araştırmacı

e. Zamanı etkin kullanabilen,

(13)

f. Takım çalışmasına yatkın.

3.2.2. DOSYALAMA BİRİM YÖNETİCİSİ 3.2.2.1.Pozisyon Profili:

a. Öğrenim Durumu:Lise veya yüksek okul mezunu olmak(ün.tercih sebebidir).

d. Yabancı Dili ve Seviyesi:Tercihen İngilizce’yi en az okuyup anlayacak düzeyde e. Bilgisayar Bilgisi:Windows, MS Office (Word, Excel, Powerpoint), Internet f. Sürücü Belgesi:B sınıfı tercih sebebidir -

i. Deneyimi: En az 2 yıl aynı görevde veya benzer bir görevde çalışmış olmak.

j. Uzmanlık Konuları:Evrak kayıt, haberleşme, dosyalama, arşiv vb. konulara hakim, yöneticilik deneyimi olmalı.

k. Seyahat Durumu: Seyahat engeli olmamak.

l. Askerlik Durumu:Askerlik görevini yerine getirmiş olmak. (erkek adaylar için) 3.2.2.2. Pozisyon Yetkinlikleri:

a. Sözlü ve yazılı iletişim becerilerine sahip b Araştırmacı,

g. Zamanı etkin kullanabilen, h. Yenilikçi,

i. Takım çalışmasına yatkın.

3.2.3. EVRAK KAYIT VEDOSYALAMA BİRİM YÖNETİCİSİ:

a. Öğrenim Durumu:Lise veya yüksek okul mezunu olmak(ün.tercih sebebidir).

d. Yabancı Dili ve Seviyesi:Tercihen İngilizce’yi en az okuyup anlayacak düzeyde e. Bilgisayar Bilgisi:Windows, MS Office (Word, Excel, Powerpoint), Internet f. Sürücü Belgesi:B sınıfı tercih sebebidir -

i. Deneyimi: En az 2 yıl aynı görevde veya benzer bir görevde çalışmış olmak.

j. Uzmanlık Konuları:Evrak kayıt, haberleşme, dosyalama, arşiv vb. konulara hakim, yöneticilik deneyimi olmalı.

m. Askerlik Durumu:Askerlik görevini yerine getirmiş olmak. (erkek adaylar için) 3.2.3.2. Pozisyon Yetkinlikleri:

a. Sözlü ve yazılı iletişim becerilerine sahip b Araştırmacı,

j. Zamanı etkin kullanabilen, k. Yenilikçi,

l. Takım çalışmasına yatkın.

(14)

3.2.4.ARŞİV VE KÜTÜPHANE BİRİM YÖNETİCİSİ 3.2.4.1.Pozisyon Profili:

a. Öğrenim Durumu: Üniversitelerin Bilgi ve Belge Yönetimi bölümlerinden mezun olmak.

d. Yabancı Dili ve Seviyesi: Arapça-Osmanlıca iyi derecede bilen(ingilizcede bilmesi tercih sebebidir)

e. Bilgisayar Bilgisi:Windows, MS Office (Word, Excel, Powerpoint), Internet f. Sürücü Belgesi: B sınıfı sürücü belgesi tercih sebebidir

i. Deneyimi:En az 3 yıl benzer görevde fiilen çalışmış olmak.

j. Uzmanlık Konuları:Arşiv ve Arşivcilikle ilgili konulara hakim olmalı.

a. Sözlü ve yazılı iletişim becerilerine sahip b. Araştırmacı,

c. Yenilikçi, d. Sabırlı

3.2.5. ARŞİV VE KÜTÜPHANE UZMAN:

a. Öğrenim Durumu: Üniversitelerin Bilgi ve Belge Yönetimi bölümlerinden mezun olmak.

d. Yabancı Dili ve Seviyesi: Arapça-Osmanlıca iyi derecede bilen(ingilizcede bilmesi tercih sebebidir)

e. Bilgisayar Bilgisi:Windows, MS Office (Word, Excel, Powerpoint), Internet f. Sürücü Belgesi: B sınıfı sürücü belgesi tercih sebebidir

i. Deneyimi:En az 1 yıl aynı görevde veya benzer görevde fiilen çalışmış olmak.

j. Uzmanlık Konuları:Arşiv ve Arşivcilikle ilgili konulara hakim olmalı.

m. Askerlik Durumu:Askerlik görevini yerine getirmiş olmak. (erkek adaylar için) 3.2.1.2. Pozisyon Yetkinlikleri:

b. Sözlü ve yazılı iletişim becerilerine sahip b. Araştırmacı,

c. Yenilikçi, d. Sabırlı

(15)

3.2.6. ARŞİV/DOSYALAMA VE EVRAK KAYIT BÖLÜMÜ ASİSTANLARI : 3.2.6.1.Pozisyon Profili:

a. Öğrenim Durumu:En az Lise mezunu olmak b. Cinsiyeti: -

c. Medeni Hali: -

d. Yabancı Dili ve Seviyesi:-

e. Bilgisayar Bilgisi:Windows, MS Office (Word, Excel, Powerpoint), Internet f. Sürücü Belgesi: B sınıfı tercih sebebidir

i. Deneyimi: - j. Uzmanlık Konuları: -

n. Askerlik Durumu:Askerlik görevini yerine getirmiş olmak. (erkek adaylar için) 3.2.1.2. Pozisyon Yetkinlikleri:

a. Sözlü ve yazılı iletişim becerileri b. Takım çalışmasına yatkın, c. Dikkatli

3.2.7. OFSETÇİ :

a. Öğrenim Durumu:En az lise mezunu olmak b. Cinsiyeti: -

c. Medeni Hali: -

d. Yabancı Dili ve Seviyesi:- e. Bilgisayar Bilgisi: -

f. Sürücü Belgesi: B sınıfı tercih sebebidir

h. Ofis Araç ve Gereç Bilgisi:Fotokopi Makinesi ve Baskı Makinesi.

i. Deneyimi: Teknik yönü olmalı, baskı ve fotokopi Makinelerini tüm özelliklerini kullanma becerisi olmalı.

j. Uzmanlık Konuları:Baskı

a. Sözlü ve yazılı iletişim becerileri olan d. Zamanı etkin kullanabilen,

g. Dikkatli,

(16)

4. BÖLÜM

Madde 4. YÜRÜTME VE YÜRÜRLÜK

4.1 DEĞİŞİKLİK:

Yönetmelikle ilgili değişiklikler her yıl Ekim ve Kasım aylarında Genel Müdürlüğe sunulur.

4.2. YÜRÜTME:

Bu Yönetmeliğin uygulaması Haberleşme ve Arşiv Bölümünce yapılır ve yürütme yetkisi Genel Müdürlüğe verilmiştir.

4.3. YÜRÜRLÜK:

Bu Yönetmelik Genel Merkez Kurulunun kabulü tarihinden itibaren yürürlüğe girer.

(17)

EK-1

HABERLEŞME VE ARŞİV

Dosyalama Evrak Kayıt

Arşiv ve Kütüphane

Müdür

- Birim Yöneticisi (1) - Uzman (Kütüphane) (1) -Uzman (Arşiv) (2)

- Ofset Baskı (1)

- Birim Yöneticisi (1) -Asistan (3)

- Birim Yöneticisi (1) - Asistan (2)

NORM KADRO Müdür 1 Birim Yöneticisi 3 Uzman 3 Asistan 5 Ofsetçi 1 TOPLAM 13