ARR nin akreditasyonunu destekleyen unsurlar

(1)

AGRICULTURAL MARKET AGENCY

ARR’nin akreditasyonunu destekleyen unsurlar

Joanna Jasińska

AB İşbirliği Ofisi Daire Başkanı

(2)

AB’ye üyelik hazırlığı için ulusal program

4 Mayıs 1999’da Bakanlar Kurulundan geçirilen ulusalprogram üyelik şartlarını yerine getirmek için

gerekli olan faaliyetlerin detaylı tanımından oluşmuştur.

Bunlar:

öncelikler (belli başlı faaliyetler ve görevler), uygulamadan sorumlu kuruluşlar,

uygulama zaman çizelgesi,

taahhütlerin maliyeti ve finanse edilmesi için kaynaklar

(iç ve dış).

(3)

AB’ye üyelik hazırlığı için ulusal program

Ortak Tarım Politikasının (OTP) uygulanmasına yönelik hazırlıklar, “AB Üyeliğine Hazırlık için Ulusal Program’ın orta

vadeli önceliklerinden olup, gerçekleştirilmesi için aşağıdaki hususlar

gerekli olmuştur :

AB kararlarına uygun olarak piyasa düzenlemelerinin uygulanmasına imkan veren yasal çerçeve

oluşturulması;

OTP araçlarını etkili uygulayabilmek için kurumsal bir

sistem oluşturmak.

(4)

ARR ARR ’ ’ nin nin AB’ AB ’ye entegrasyonu i ye entegrasyonu iç çin haz in hazı ırl rlı ık k stratejisi

stratejisi

ARR’nin OTP planlarının uygulanması ve finanse edilmesine yönelik hazırlıkları OTP’na

tam hazırlık sağlayacak ve etkili bir şekilde yürütülecek bir strateji benimsenmesini

gerektirmiştir.

1999’da “ARR’nin AB’ye entegrasyonu için

Hazırlık Stratejisi” meclisten geçirilmiştir.

(5)

ARR’ ARR ’nin nin AB’ AB ’ye entegrasyonu i ye entegrasyonu iç çin Haz in Hazı ırl rlı ık k Stratejisi

Stratejisi

Acil çözüm gerektiren başlıca konular aşağıda belirtilmiştir:

OTP’nin uygulamasından sorumlu kuruluşlar arasında nihai görev dağılımına ilişkin hükümet seviyesinde karar alınması, ARR’nin daha kapsamlı bir yetkinliği yürütebilmesini

sağlayacak yasal çerçeve oluşturulması,

ARR’nin zaman çizelgesindeki görevlerini yerine

getirebilmesi için bütçede uygun imkanlar sağlanması, OTP planlarının uygulanmasına ilişkin hazırlıklara iştirak eden diğer kuruluşlarla işbirliği sağlanması.

(6)

AKRED

AKRED İ İ TASYON STRATEJ TASYON STRATEJ İ İ S S İ İ

Kasım 2002’de ARR “Akreditasyon Stratejisi”ne başlamıştır

ANA AMAÇ!!!

“OTP kapsamındaki görevlerin yerine getirilmesi ile bağlantılı olarak Kurum temel hedefini, ödeme

kurumunun yetkilerinin yerine getirmesine izin verecek akreditasyonun kazanılması olarak

belirlemiştir.”

(7)

AKRED

AKRED İ İ TASYON STRATEJ TASYON STRATEJ İ İ S S İ İ

Yasal ve idari faaliyetler, Kurumsal faaliyetleri,

OTP kapsamında uygulanacak belirli programlar için izahnameler hazırlanması,

Yatay konulara ilişkin izahnamelerin hazırlanması

(belge düzeni, katılımcıların kaydı, müracaatların, ihale tekliflerinin kaydı, insan kaynakları idaresi ve rotasyon veya rotasyon dahilindeki hassas görevlerin etkili

kontrolü),

OTP programlarından kaynaklanan görevlerin yerine getirilmesine hizmet eden finansman ve muhasebe sistemi için izahname oluşturulması,

OTP programları için bilgisayar sistemi kurulması ve bunun yanında bilgi işlem için güvenlik izahnamesinin oluşturulması,

(8)

Phare programları

(9)

Ödeme kurumu görevini yerine getirmek için hazırlıklar(1)

1999’dan sonra, Phare programlarının desteğiyle, ARR ödeme kurumu görevini yerine getirmek için

hazırlıklar yapmıştır

Phare 1999 – OTP’nin uygulanmasına ilişkin hazırlık;

Phare 2000 – OTP Ortak Piyasa Düzeni;

Phare 2001 – OTP için eğitim;

Phare 2002:

Polonya’daki süt kota sisteminin uygulanması;

ARR’nin Ödeme Kurumu olarak

hazırlanması.

(10)

Ödeme kurumu görevini yerine getirmek için hazırlıklar(2)

Phare 1999, 2000, 2002 çerçevesinde, ARR’nin çalışanları AB Üye Ülkelerindeki belli başlı OTP programlarının işlevleri ve bu işlevleri tanımlayan dökümantasyon ve detaylara ilişkin genel yöntemler konularında öğrenilmesi elzem olan bilgiler edindiler.

Bunlar aşağıdadır:

Operasyonel-işlevsel modeller, İzahnameler,

Formlar,

Şube talimatları,

Bilgi materyalleri.

(11)

Ödeme kurumu görevini yerine getirmek için hazırlıklar(3)

AB uzmanları izahnamelere esas dökümanların hazırlanması konusundaki tecrübelerini ARR ile paylaşmış, kendi kurumlarında uygulanan döküman

ve form örneklerini temin etmişlerdir.

Seçilen ARR personeli AB ödeme kurumlarına çalışma ziyaretinde bulunmuşlar ve/veya staj

yapmışlar, belli başlı birimlerdeki görevleri inceleme imkanı bulmuşlar ve OTP programları için idari ve destekleyici işlemlerin yürütülmesi hakkında pratik

bilgiler elde etmişlerdir.

(12)

“Ortak Tarım Politikasının Uygulanması için Hazırlık”

Phare 1999 Amaçları

ARR’yi OTP programlarını yürütmek konusunda

hazırlamak (doğrudan ödemeler ile OTP’ye eşlik eden tedbirler haricinde);

Tarımsal Yeniden Yapılandırma ve Modernizasyon Kurumunu (ARMA) doğrudan ödeme ve eşlik eden uygun tedbirler gibi OTP programları için hazırlamak;

Tutarlı yapısal ve kırsal kalkınma politikalarının bir

parçası olarak OTP’nin uygulamasını desteklemek için danışmanlık hizmetleri hazırlamak.

(13)

“OTP Ortak Piyasa Düzenleri”

Phare 2000 Amaçları

OTP mekanizmaları ve araçlarından yararlanmak üzere yeterli bilgiye sahip olmak için sektörel kuruluşların, tarım üreticilerinin, işleyicilerin ve tüccarların hazırlanması;

Tarım ürünlerine ve tarımsal gıda ürünlerine ilişkin ihracat geri ödemesi sisteminin uygulanmasına yönelik tam

hazırlık yapılmasına ilişkin olarak ithalat ve ihracat lisans sisteminin uygulanması;

İhracat geri ödemeleri sisteminin izleme ve

denetlemesine ek olarak sübvansiyonların ödemesinin kontrolü ve vergilerin tahsilatından sorumlu bir

Departmanın (Bölümün) oluşturulması;

Patates nişastasının yanı sıra, süt ve süt ürünlerine yönelik OTP programlarının uygulanması için hazırlık;

OTP’nin Polonya’daki uygulamalarına ilişkin idari kapasitelerin artırılması;

Meyve ve sebze, tütün ve şerbetçiotu sektörlerindeki kurumsal altyapı çalışmalarının daha da ilerletilmesi.

(14)

“OTP için eğitim”

Phare 2001 Amaçları

OTP programlarından ve ARR’nin bu programları

uygulamak üzere kullandığı araçlardan faydalanmak üzere ilgili piyasa kesimlerinin hazırlanması, ör.

üreticiler, üretici grupları, işleyiciler ve tüccarlar OTP programları ve araçları konularında ARR personelinin, Tarım ve Kırsal Kalkınma Bakanlığı

personelinin ve Tarım ve Tarımsal Gıda Ürünleri Ticari Kalite Teftiş Kurulunun seçilmiş personelinin

hazırlanması

ARR çalışanlarının AB Kurumları ile iletişim

kurabilmeleri ve işbirliği sağlayabilmeleri için dil eğitimi

(15)

Phare 2001 kapsamında OTP programlarının esas eğitim amacı

40’ın üzerinde uygulama programı için 23 eğitim grubu oluşturulmuştur.

OTP konusundaki eğitim aşağıdaki ortak piyasa düzenlerini kapsamıştır:

süsüt ve st ve süüt t üürürünlerinleri hububat ve patates hububat ve patates nişnişastasastasıı

et et

ş ş eker eker

bitkisel

bitkisel üürürünlernler

(16)

Phare 2001 projesi kapsamında eğitim gören kişi ve kuruluşlar

Kamu Kurumlarından katılanlar

ARR Genel Müdürlüğü ve Bölge Müdürlükleri

ARiMR IJHARS

Gümrük Hizmetleri Veterinerlik Kurumu

Piyasadaki ilgili kurumlardan katılanlar Tüccar Birlikleri, Üretici Birlikleri, İşleyici Birlikleri Üretici grupları

Çok taraflı Ticaret Kuruluşları Tarım Danışmanlık

Merkezleri

Tarım ve Kırsal Kalkınma için Ulusal Danışmanlık

Merkezleri Ziraat Odaları

Tarımsal gıda ürünlerinin ithalatçı ve ihracatçı

(17)

“Polonya süt kotaları sisteminin uygulanması”

Phare 2002 Amaçları

Süt kota sisteminin idaresi için ARR Genel Müdürlüğünün ve Bölge Müdürlüklerinin uygun kurumsal yapısının

oluşturulması;

Süt kota sisteminin idaresi için bilgisayar sisteminin test edilmesi ve uygulamanın teyidi;

Süt alımları, veri transferi, süper vergilerin ve

avanslarının tahsilatı için alıcı kurumların hazırlığı;

Süt üreticilerini desteklemek üzere tarım işletmelerinde süt ve süt ürünlerine ilişkin tutulacak üretim ve tüketim kayıtlarına yönelik olarak Tarım Danışmanlık

Merkezinden ve Tarım ve Kırsal Kalkınma Ulusal

Danışmanlık Merkezlerinden (Bölge merkezleri dahil) danışmanların hazırlığı;

Alıcıları ve satıcıları denetleyen sistemin test edilmesi ve uygulanması.

(18)

“ARR’nin ödeme kurumu olarak hazırlığı”

Phare 2002 Amaçları

Ödeme Kurumu olarak akreditasyona ilişkin 1663/95

sayılı tüzükte şart koşulan hükümlerin yerine getirilmesi;

ARR’nin Genel Müdürlüğünde ve Bölge

Müdürlüklerindeki OTP mekanizmalarının uygulanması;

OTP’nin başlıca program ve uygulama araçları konusunda faydalanıcılar için bilgi sisteminin uygulanması.

(19)

Yürütülen Phare projelerinin sonuçları

OTP programları ve destekleyici işlemler için hazırlık belgelerinin olgunlaştırılması

Gerçekleştirilecek yeni görevler için ARR Genel Müdürlük personelinin hazırlanması

Ekipman altyapısının güçlendirilmesi

Başlıca OTP programlarının ve destekleyici işlemlerin otomasyonu için bilgisayar

sisteminin kurulması

(20)

Yürütülen Phare Projelerinin Sonuçları

OTP programları ve idari ve destekleyici

işlemler için izahnamelerin ayrıntılı bir şekilde hazırlanması

ARR’nin devrettiği görevleri yürütecek kurumlara ilişkin prosedür ve Şube

talimatlarının hazırlanması

Piyasadaki ilgili kesimler için başlıca OTP programlarına ilişkin bilgi broşürlerinin,

kılavuzların ve katılım koşullarının belirlenmesi

yönünde hazırlıkların yapılması.

(21)

Yürütülen Phare Projelerinin Sonuçları

OTP uygulamalarından faydalanmaları için sektördeki ilgili kesimlerin hazırlığı

OTP araç ve programlarının idari

hizmetlerinden kaynaklanan yeni görevleri yerine getirmek için kamu idari personelinin hazırlanması

Süt kota sisteminin uygulaması

Ödeme kurumu haline gelmesi için ARR’nin

akreditasyon sürecinin desteklenmesi

(22)

Çalışma Grupları

ARR Başkanının 23 Nisan 2005 tarihli kararı ile 1999 ve 2000 Phare projeleri

çerçevesinde ARR’nin Ödeme Kurumu olarak faaliyetini yerine getirmesi ile ilgili görevleri yürütmek üzere çalışma grupları

tayin edilmiştir.

(23)

Ç Ç al al ış ış ma Gruplar ma Gruplar ı ı - - g g ö ö revler revler

I. OTP programlarına hazırlık için Çalışma Grupları OTP programlarının uygulanmasına ilişkin kuralları tanımlayan kurumsal ve işlevsel model hazırlanması, OTP programlarının uygulanmasına ilişkin kuralları tanımlayan prosedürlerin ve personel ihtiyaçlarının belirlenmesi,

İlgili programın yürütülmesi için gerekli döküman, sözleşme, form, rapor ve kontrol kartı örneklerinin hazırlanması,

Üreticiler ve çiftçiler için ilgili programın işleyiş kurallarını ve katılım şartlarını belirten broşürlerin hazırlığı.

(24)

Ç Ç al al ış ış ma gruplar ma gruplar ı ı - - g g ö ö revler revler

II. Denetim ve Kontrol için Çalışma Grubu İç denetim izahnamesinin hazırlanması,

Çalışma gruplarında hazırlanan ve iç denetim birime havale edilen dökümanlar esas alınarak AB tüzükleri için düzenli olarak kontrol

planlarının hazırlanması,

İç Denetim Birimi için personel ihtiyaçlarının belirlenmesi,

Denetim ihtiyaçlarına yönelik işlem katalogları

için belirlenecek ilkeler.

(25)

Çalışma grupları-görevler

III. Finansman ve muhasebe sistemi için çalışma grubu

Finansman ve muhasebe sistemi için işlevsel bir model hazırlanması,

Finansman ve muhasebe biriminin organizasyon yapısını hazırlamak ve personel ihtiyaçlarının

belirlenmesi,

Finansman ve muhasebe konularına ilişkin döküman örneklerinin, prosedürlerin ve şube talimatlarının hazırlanması.

(26)

Çalışma Grupları-görevler

IV. ARR’nin teşkilat yapısı ve işleyiş modeli için Çalışma Grubu

ARR’nin teşkilat birimlerini ve onların detaylı görev kapsamlarını belirleyecek teşkilat ve işlevsel yapısının hazırlanması,

ARR’deki prosedürlerin, idari talimatların ve dökümantasyon yapısının hazırlanması,

Belge düzeni ve muhafazası için hazırlıklar V. Akreditasyon için Çalışma Grubu

OTP programlarının uygulanması için gerekli

prosedürün ve diğer dokümantasyonun hazırlığı için

(27)

Çalışma Grupları-görevler

IV. Bilgi İşlem (IT) için Çalışma Grubu

Çalışma Grupları tarafından planlanan modeller, işlemler ve personel ihtiyaçlarına dayalı olarak bilgi işlem

ihtiyaçları için katalogların detaylı olarak hazırlanması.

V. 4045/89 sayılı tüzüğün uygulanması ve izlenmesi için Çalışma Grubu

Usulsüzlükle mücadele birimi için ARR’nin teşkilat ve işlevsel modelini hazırlamak,

Personel ihtiyaçlarının belirlenmesi,

Görevlerin gerçekleştirilmesi için elzem olan

prosedürlerin ve şube talimatlarının hazırlanması.

(28)

Çalışma Grupları – üyeler ve yapı

Avrupa Entegrasyon Dairesinin Başkanı (Görevlerin gerçekleştirilmesini denetleyen)

ÇALIŞMA GRUBU I ÇALIŞMA

GRUBU I ÇALIŞMA GRUBU II ÇALIŞMA

GRUBU II ÇALIŞMA GRUBU III ÇALIŞMA

GRUBU III …… ÇALIŞMA GRUBU…

ÇALIŞMA GRUBU…

ÇALIŞMA GRUBU ÇALIŞMA GRUBU

Lider

(Avrupa Entegrasyon Dairesinin bir çalışanı) Lider Asistanı

(İcra biriminin bir çalışanı)

…

(29)

Eğitim

(30)

E E ğ ğ itim itim

I. kategori - OTP idaresine ilişkin prensipler alanında eğitim ve eğitim işlemleri - ARR personeli ve işbirliği olan kurumlar ile aynı zamanda piyasada faydalanıcıları.

II. kategori – harici yetkili kurumlar tarafından yürütülen teknik eğitim; sertifikalarla

belgelenen profesyonel vasıflar elde edilmesine, belirli teknik faaliyetlerin icrası

alanında teknik servis personelinin eğitimine,

örneğin numune alınması, organoleptik ürün

kontrolü, kontrol onayı gibi konularda imkan

sağlayacaktır.

(31)

E E ğ ğ itim itim

III. kategori – Farklı görevlerdeki personelin

profesyonel vasıflarının artırılmasını amaçlayan geliştirici eğitim. Personelin mezuniyet sonrası çalışmaları, kurslar (ör. Dil konusunda), teknik eğitim kursları (ör.iç denetim, kamu düzeni,

Avrupa entegrasyonu alanında); seminerler ve bu kategoride olan teknik toplantılar.

IV. kategori – Mesleki yükümlülüklerin icrası için elzem olan teknik eğitim, ör. Güvenlik ve hijyen, bilgi işlem.

farklı birimlerdeki personelin yer aldığı veya alacağı eğitim konusu bu kişilerin çalışma

faaliyetlerine bağlıdır.

(32)

Avrupa Entegrasyon

Takımı

(33)

Avrupa Entegrasyon Takımının Tayini

ARR Başkanının 9 Ocak 2002 tarihli talimatı ile Avrupa Entegrasyon Takımı kurulmuştur.

Görevleri:

1. ARR’nin Ödeme Kurumu işlevinin yerine getirilmesine ilişkin hazırlıklarla ilgili olan bütün faaliyetlerinin

izlenmesi ve denetlenmesi,

2. Phare projeleri çerçevesinde eşleştirme kontratlarını yürütmek üzere tayin edilen çalışma gruplarının

sonuçlarının kabul edilmesi,

3. ARR’nin Ödeme Kurumu olarak işlevini yerine getirmek üzere hazırlanmasına yönelik faaliyetleri geliştirmek üzere kurumsal değişiklikler ve sorunların çözümü için önerilerde bulunmak,

4. ARR’nin AB standartlarına uyumu ile ilgili ihale işlemleri için ihale dokümanlarının kabulü.

(34)

Avrupa Entegrasyon Takımının Üyeleri

Avrupa Entegrasyon Takımı aşağıdaki üyelerden oluşmaktadır:

ARR Başkan Yardımcısı – (Takımın Başkanı)

Avrupa Entegrasyon Dairesinin Başkan ve Başkan Yardımcısı,

İcra Birimlerinin Başkanları, Akreditasyon Takımı Başkanı,

Finansman ve Muhasebe Birimi Başkanı, İç Denetim Biriminin Başkanı,

ve tartışılan konulara bağlı olarak Takım tarafından çağırılan diğer kişiler.

(35)

Kalite Yönetim

Sistemi

(36)

Yaz Yaz ı ı l l ı ı dok dok ü ü mantasyon mantasyon

2002 yılında ARR Başkanınca, ISO 9001:2000 standartına istinaden Kalite Yönetim Sisteminin (KYS)

uygulanmasına ilişkin aşağıdaki hususlarda bir karar alınmıştır;

Hazırlanmakta olan bütün dokümanın tek standart olarak uygulanması,

Yerine getirilen faaliyetler için şeffaflık sağlanması, Hataları en aza indirmek ve etkili işlem

gerçekleştirilmesinin temini

(37)

Neden

Neden ISO? ISO?

ARR’nin akreditasyon işlemini destekleyen bir araç olarak ISO standartlarının uygulanması 1663/95 sayılı Komisyon Tüzüğünde belirtilen akreditasyon şartlarına uygun olarak yazılı hale

getirilmiştir .

(38)

ARR ARR ’ ’ de de yap yap ı ı lan i lan i ş ş lemler lemler

ARR’deki Kalite Yönetim Sistemi işlem yaklaşımına dayandırılmıştır.

İşlem yaklaşımı ISO 9001:2000’e dayandırılan kalite yönetiminin sekiz kuralından biridir.

Bu yaklaşım, faaliyetlerin ve ilgili kaynakların

yöntemler dahilinde yürütüldüğünde daha etkili

sonuç (amaç) elde edildiğini belirtmektedir.

(39)

Kalite Y

Kalite Y ö ö netim Sistemi (QMS) netim Sistemi (QMS) Dok Dok ümantasyon Yap ü mantasyon Yapı ı s s ı ı

Kalite Kitabı;

İzahnameler aşağıdakileri içermektedir:

Temel işlemler, Detaylı işlemler, Şube talimatları;

Kurumu yönetmek için kullanılan diğer

dokümanlar.

(40)

ARR ARR ’ ’ deki deki i i ş ş lemlerin s lemlerin s ı ı n n ı ı fland fland ı ı r r ı ı lmas lmas ı ı

operasyonel – ARR’nin temel amaçlarını yerine getirmek

- OTP mekanizmaları ve finansman ve muhasebe işlemleri

yönetmek – teşkilatı geliştirmek için kurumun hedeflerinin belirlenmesi

destekleme – operasyonel ve idari işlemler için hizmet işlemleri olarak

değerlendirilmektedir.

(41)

ARR’ ARR ’de de kalite yö kalite y önetim sistemi uygulamalar netim sistemi uygulamaları ın nı ın n öng ö ngö ör rü ülen sonu len sonuç çlar ları ı

AB bütçesinden harcamalara ilişkin Topluluk şartlarını yerine getirmek üzere işlemlerdeki şeffaflığın artırılması

ARR’nin ödeme kurumu olarak

akreditasyonunun devamının sağlanması Tarım piyasasındaki diğer katılımcıların yanı sıra OTP uygulamalarından faydalananların beklentilerinin karşılanması

ARR nin akreditasyonunu destekleyen unsurlar