- ELEKTRONİK İMZA

(1)

13. HAFTA: ELEKTRONİK BELGE VE ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ

- ELEKTRONİK BELGE

- ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ

- ELEKTRONİK İMZA

(2)

ELEKTRONİK BELGE ve ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS)

Kamuda görev yapan kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucu oluşan belgelerin kayıt altına alınması, korunması ve istenildiğinde tekrar erişilebilir biçimde yönetilmesi, kurumsal faaliyetlerin ayrılmaz bir parçası ve kamu görevidir (Genelge, 2008).

Elektronik belge,

bilgisayar ortamında oluşturulan, gönderilen, alınan, kayıt

edilen ve saklanan her türlü belgeyi ifade eder.

(3)

Elektronik belge yönetim sistemi ise evrak standardını belirlemek,

evrak sevk ve paraf onayı sürelerini kısaltmak, dosyalama ve

arşivlemeyi kolaylaştırmak, harcanan emek kırtasiye giderlerin

tasarruf etmek, hızlı erişimi kolaylaştırmak, sorumluları belirlemek

amacıyla oluşturulan elektronik yazılım sistemidir.

(4)

EBYS, yapısal olmayan verinin çoklu kullanımına imkan veren bir

elektronik ortamda, merkezi bir şekilde kolay erişilmesini sağlayarak,

kurum içi iletişiminde bilginin etkin kullanımı kolaylaştırır. Kurum ve

kuruluşlarda karar verme ve yasal belge sağlama süreçleri kısalırken,

kırtasiye gibi giderler önlenerek maliyet azalır. Belgelerin

dosyalanabilmesi ve arşivlenebilmesi için sistematik bir yapı kurulur.

(5)

ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS): AMAÇLAR VE HEDEFLER

EBYS’nin amaçları;

• Evrak standardını belirlemek,

• Evrak havale, paraf ve onay sürelerini kısaltmak,

• Harcanan emek, zaman ve kırtasiye giderlerinden tasarruf etmek,

• Evrakları güvenli bir şekilde arşivlemek,

• Evraklara hızlı bir şekilde erişebilmektir.

(6)

EBYS ile neler yapılabilir;

• EBYS’de yer alan iş akış yollarını kullanarak evraklar zamanında kurum içi ve kurum dışı ilgililere en kısa yoldan ulaştırılabilir.

• Evraklar, birden fazla noktaya, aynı anda dağıtılabilir.

• İşlemdeki evrakların takibi yapılabilir.

(7)

• Evraklar otomatik olarak arşivlenebilir ve tekrar istenildiğinde erişilebilir.

• İzin ya da farklı durumlarda yerinize görev yapacak kişiye yetki verilebilir.

• Evraklara yetkisiz kişilerin erişimi engellenebilir.

Kitap_beyas.pdf

504-977-1-SM.pdf

(8)

ELEKTRONİK İMZA

Teknolojinin gelişmesiyle birlikte artık daha çok kamu kurum ve kuruluşlarındaki yürütülen iş ve işlemlerde e-imza kullanılmaya başlanmıştır. E-imza ile birlikte imzada sahteciliğin önüne geçilmiş aynı zamanda da sorumluluklar güvence altına alınmıştır.

Elektronik imza ya da diğer bir ifade ile sayısal imza, başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veridir. Kısaca, elektronik ortamlarda imza yerine kullanılabilen yasal kimlik doğrulama sistemidir. Elektronik imza sayesinde belgenin kimin tarafından imzalandığı bilgisi ve güvenilirliği kontrol altına alınmış olur.

(9)

ELEKTRONİK İMZA

Elektronik imza, bir bilginin üçüncü kişilere kapalı ortamda, bütünlüğü bozulmadan ve tarafların kimlikleri doğrulanarak iletildiğini elektronik veya benzer araçlar ile garanti altına alan harf, karakter veya sembollerden oluşur.

• E-imza, ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.

• E-imza, elektronik işlemlerde gönderilen bilginin yolda değişmediğini, gönderen kişiye ait olduğunu ve inkar edilemeyeceğini garantiler.

• E-imza elektronik ortamda gerçekleşen işlemlerde kişilerin kimlik bilgilerinin doğruluğunu garantiler.

• E-imza gerçek kişiler adına oluşturulur. Kurum adına e-imza oluşturulamaz.

(10)

ELEKTRONİK İMZA

Elektronik imza, bir bilginin üçüncü kişilere kapalı ortamda, bütünlüğü bozulmadan ve tarafların kimlikleri doğrulanarak iletildiğini elektronik veya benzer araçlar ile garanti altına alan harf, karakter veya sembollerden oluşur.

Elektronik imza, imzalanan metne göre farklılık gösterir. Elle atılan imza gibi tek

şekli yoktur. Elektronik imzada kodlar, harfler, karakterler vardır. Ülkemizdeki

5070 sayılı Kanun uyarınca e-imza, ıslak imza ile eş değerdir. E-imza, Bilgi

Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından, e-imza sertifikası dağıtmaya

yetkilendirilmiş kuruluşlardan edinilebilir.

(11)

ELEKTRONİK İMZA

E-imzanızı Nerelerde Kullanabilirbilir?

E-devlet uygulamalarında (turkiye.gov.tr),

E-imza kullanım zorunluluğu olan kamu projelerinde (Sanayi Bakanlığı, EKAP, UYAP,...), MERSİS Projesi kapsamında ticari sicil işlemlerinde,

Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankasında (TİTUBB), Banka talimatlarının e-imzalı gönderiminde,

Genel Kurul, Ortaklar Kurulu ve Yönetim Kurulu kararlarının imzalanmasında, Çalışan hizmet sözleşmelerinde ve diğer tüm sözleşmelerde,

Performans, izin, fazla mesai ve masraf onay formlarında, Bayi ağı iletişiminde sipariş sürecinde,

Kurumlar arası iletişimde,

İş akış sistemlerine entegrasyon ile kurum içi uygulamalarda, Elektronik arşivin e-imzalanmasında,

Islak imza gerektiren tüm uygulamalarda kullanılabilir.

(12)

EBYS SİSTEMİNİN İNCELENMESİ

(13)

14. HAFTA: GENEL DEĞERLENDİRME

Ders kapsamında neler öğrendik?

Bu ders bize ne kazandırdı?

Etkin bir yazışma yapabilir miyim?

(14)

YARARLANILAN KAYNAKLAR

 Altınöz, M. ve Parıldar, C. (2007). Yazışma teknikleri. Ankara: Nobel.

 Gökdere, H. (2003). Yazışma teknikleri. Ankara: Gazi Kitabevi.

 Küçük, M. (2017). Mesleki yazışma ve yazışma teknikleri. Ankara: Nobel.

 Özdemirci, F. ve Odabaş, H. (2005). Yazışma yönetimi ve dosyalama işlemleri. Ankara:

Alter Yayıncılık.

 Tutar, H. ve Ayyıldız, F. (2008). Örnekleriyle mesleki yazışma ve rapor hazırlama teknikleri. Ankara: Seçkin.