ARŞİVDEN DOSYA YA DA BELGEYİ ÖDÜNÇ VERME
SİSTEMLERİ
• Ödünç verilen dosyanın takibi, dosyalama görevini yürüten personelin sorumluluğundadır.
• Bunun için dosya takip çizelgesi hazırlamalı ve sık sık bu çizelge kontrol edilmelidir.
• Ödünç alınan dosyaların geri getirildiği veya kaybolmaların halinde; hangi dosyanın olmadığı, dolayısıyla hangi belgelerin iade edilmediği bu şekilde rahatça takip edilebilir.
• Ödünç alınan dosyalar geri getirildiklerinde mutlaka kontrol edilmeli, eksik veya fazla belge olup olmadığı teyit edilmelidir.
Ödünç Verme Kayıt Sistem Araçları
• Bir dosyayı görmek ve üzerinde işlem yapmak isteyen bir bölüm veya personel için bu belge, dosyasından çıkarılmaz. Belge, dosyası ile birlikte dolaşır.
• Böylece belgenin yıpranması ve kaybolması engellenir. Belgeyi görmek isteyen kişi, dosya isteme fişi doldurarak dosyalama işini yürüten personele verir veya gönderir.
Dosya İsteme Fişi
• Belgeyi görmek isteyen kişiye dosya ile ulaştığında konu ile ilgili diğer belgelerin de görülebilmesi adına daha ayrıntılı inceleme imkanı sağlar.
Hatırlatma Kartı
• Belgeler dosyadan, üst yönetim veya mahkeme, denetleme kurulu gibi resmi makamların istemesi gibi özel durumlarda çıkarılabilir. Dosyadan çıkarılan belgenin yerine hatırlatma kartı konur. Gerekli bilgilerin yazıldığı bu kart, belge yerine konulduğu zaman iptal edilir.
Dosya Takip Çizelgesi
• Arşivden çıkan dosyaların takibi, geri dönmelerini çabuklaştırmak amacıyla hatırlatma dosyasının sürekli olarak kontrol edilmesi ve ödünç verilmiş dosyanın geri gelmeme nedeninin saptanması sağlanmalıdır.
• Dosyalama personeli; her bir dosya verişinde dosyanın verilişiyle ilgili bilgileri, birimler için ayrı ayrı tutması gereken bir dosya izleme listesine işlemelidir.
Dosya Transfer Fişi
• Arşivden çıkarılmış dosyaların, ödünç alınan bölümden başka bir bölüme geçmesi gibi durumlarda; bir dosya transfer fişi hazırlanmalı ve bu fiş üzerine dosyanın aktarıldığı bölüm yazılmalıdır.
• Dosyayı başka bir bölüme gönderen kişi, bu işlemi dosyalama personeline de bildirmeli veya dosya transfer fişini göndermelidir. Dosyalama personeli de aldığı bu dosya transfer fişini ilgili göze koyar ve dosya isteme fişini ilgiliye iade eder.
